Sản phẩm phần mềm (giải pháp) "1C:Quản lý văn bản (ECM)" được phát triển trên nền tảng công nghệ mới 1C:DOANH NGHIỆP 8.2, là sản phẩm kế thừa của phần mềm "1C:Archive 3", đã được áp dụng hơn 10 năm tại hàng nghìn doanh nghiệp và cơ quan nhà nước trong việc tự động hóa công tác quản lý văn bản.

1. Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
www.1vs.vn
1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN (ECM)
Quản lý hồ sơ và lưu trữ trong
doanh nghiệp
Người thuyết trình: Trần Hồng Thúy

2. Nội dung chính
Tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ trong 1C:Quản lý văn bản
(ECM)
 Danh mục hồ sơ;
 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
 Bảo quản lưu trữ;
 Sử dụng văn bản trong lưu trữ.
2

3. Tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ
Tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ
trong 1C:Quản lý văn bản (ECM)
trong 1C:Quản lý văn bản (ECM)
3

4. Danh mục hồ sơ
 Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm
văn thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo
quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định ;
 Trong tổ chức, danh mục hồ sơ bao gồm:
 danh mục hồ sơ của bộ phận;
 bảng tổng hợp danh mục hồ sơ của toàn bộ tổ chức.
 Ký hiệu hồ sơ trong danh mục hồ sơ có thể được biểu thị bằng các chữ cái
viết tắt của tên đơn vị, tổ chức kết hợp với số thứ tự hồ sơ mà đơn vị đó sẽ
lập.
4

5. Lập danh mục hồ sơ
 Danh mục hồ sơ được tạo ra trên cơ sở phân tích thành phần hoặc nội
dung văn bản đã lập trong quá trình hoạt động của tổ chức;
 Các bộ phận lập ra danh mục hồ sơ của bộ phận mình và chuyển lên để lập
bảng tổng hợp danh mục hồ sơ của tổ chức;
 Sau khi phê duyệt danh mục hồ sơ của tổ chức, các bộ phận nhận lại bản
sao kê các phần hành tương ứng với bộ phận của mình để sử dụng khi làm
việc;
 Nếu trong tổ chức có các văn bản, hồ sơ không được sắp xếp theo danh
mục thì sẽ đưa vào hồ sơ độc lập có tên gọi trong danh mục theo số dự
phòng.
5

6. Danh mục hồ sơ
 Có thể tùy chỉnh danh mục hồ sơ theo:
 Sơ đồ bộ phận;
 Sơ đồ quy trình sản xuất;
 Sơ đồ chức năng hoạt động.
6

7. In danh mục hồ sơ
7

8. Xác định thời hạn bảo quản văn bản
 Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội Vụ có quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
 Cần chỉ ra thời hạn bảo quản trong danh sách các văn bản mẫu lưu trữ,
điều hành đã tạo ra trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, cơ
quan hành chính địa phương và các cơ quan, tổ chức!
 Thời hạn bảo quản văn bản là bắt buộc, trong đó không được phép cắt
giảm thời hạn, nhưng được phép gia hạn trong các trường hợp phát sinh
theo như đặc điểm hoạt động của đơn vị.
 Thời hạn bảo quản văn bản sẽ bắt đầu tính từ ngày 1 tháng 1 của năm tiếp
theo, sau năm hoàn tất hồ sơ và nộp vào lưu trữ.
8

9. Lập hồ sơ
Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công
việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các
đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo
phương pháp khoa học.
 Hồ sơ được lập ra trong bộ phận của cơ quan, tổ chức. Hồ sơ được lưu trữ
trong khoảng thời gian nhất định tại bộ phận, sau đó chuyển vào lưu trữ cơ
quan.
 Trong hồ sơ chỉ được phép có các văn bản đã thực hiện tương ứng với tiêu
đề của hồ sơ theo danh mục hồ sơ – tại ngày kết thúc thực hiện, theo từng
phiên bản của văn bản.
 Tất cả văn bản có liên quan đến một vấn đề được sắp xếp cùng chỗ.
 Trong hồ sơ có các văn bản của một năm, ngoại trừ các hồ sơ không đóng
vào cuối năm, các văn bản bảo quản vĩnh viễn và có thời hạn bảo quản tạm
thời được gom nhóm riêng.
 Trong hồ sơ không có các văn bản được hoàn trả, phiên bản thừa, bản nháp.
 Hồ sơ không được quá 250 tờ.
9

10. Lập hồ sơ
10

11. Lập hồ sơ
11

12. 12

13. Biên mục hồ sơ
 Biên mục hồ sơ được hiểu là tạo và in bìa hồ sơ, mục lục văn bản và chứng
từ kết thúc.
13

14. Chuẩn bị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
 Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và lâu dài bao gồm các văn bản theo từng thành
phần được giao nộp vào lưu trữ trong cơ quan, tổ chức không quá ba năm
sau khi kết thúc quản lý hồ sơ.
 Khi bộ phận chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ trong tổ chức, nhân
viên lưu trữ sẽ kiểm tra:
 tính đúng đắn khi lập hồ sơ;
 tương ứng giữa số lượng hồ sơ của bộ phận với danh mục hồ sơ của
tổ chức.
 Nhân viên trong bộ phận có trách nhiệm sửa chữa tất cả các sai sót khi lập
hồ sơ đã phát hiện trong quá trình kiểm tra.
14

15. Chuẩn bị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
15

16. Chuẩn bị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
16

17. Sử dụng văn bản và hồ sơ trong lưu trữ
 Nhật ký chuyển giao được sử dụng để ghi nhận và kiểm soát việc hoàn trả
văn bản được lấy ra sử dụng từ các hồ sơ lưu trữ.
17

18. Sử dụng văn bản và hồ sơ trong lưu trữ
 Thẻ thay thế văn bản trong hồ sơ
18

19. Tiêu hủy hồ sơ
 Cần lập biên bản tiêu hủy
hồ sơ đã chọn.
 Trong biên bản có chỉ ra tất
cả hồ sơ cần tiêu hủy.
 Các hồ sơ được đưa vào
biên bản tiêu hủy, nếu đã
quá thời hạn lưu hồ sơ tính
đến ngày 1 tháng 1 năm lập
biên bản.
19

20. Lập mẫu in và báo cáo về hồ sơ
 1C:Quản lý văn bản (ECM) cho phép hiển thị các mẫu in của:
 danh mục hồ sơ;
 mục lục văn bản và mục lục hồ sơ nộp lưu;
 báo cáo về các văn bản trong hồ sơ;
20

21. Công ty cổ phần Hệ thống 1-V
Phòng 1507, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội
Xin chân thành cảm ơn!
Người thuyết trình: Trần Hồng Thúy