Презентация ABPMP Russia и процессного управления для слушателей ВШБИ НИУ ВШЭ. Андрей Коптелов, вице-президент ABPMP Russia. Москва, 11.02.2014

1. “Не товары, а процессы их создания определяют долгосрочный
успех компании”.
Д. Чампи, М. Хаммер
Мастер-класс
«Процессное управление»
Коптелов
Андрей Константинович
koptelovak@yandex.ru
1

2. ABPMP – центр процессной компетенции
• International Association of Business Process Management
Professionals (ABPMP International), www.abpmp.org
– Некоммерческое, независимое от производителей объединение
практикующих специалистов, нацеленное на развитие и
распространение процессной дисциплины
• Некоммерческое партнерство «Ассоциация профессионалов
управления бизнес-процессами»
– ABPMP Russian Chapter, www.abpmp.org.ru
• BPM Common Body of Knowledge (CBOK)
– свод знаний в области управления бизнес-процессами
– перевод на русский язык: II кв. 2014 г. (план)
• Certified Business Process Professional (CBPP)
– система сертификации
ABPMP.ORG
ABPMP.ORG.RU
2

3. Представлюсь
Коптелов Андрей Константинович
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Консультант
в
области
управления
бизнес-процессами
информационными технологиями
Более 10 лет специализации в области процессного управления
Руководство консалтинговой практикой IDS Scheer
Экспертиза консалтинговых проектов
и
Автор
ежегодного
российского
аналитического
исследования
«Управление бизнес-процессами» - совместно с компанией IDC
Более 30 завершенных проектов в области описания и оптимизации
бизнес-процессов
Более 40 выступлений на конференциях и других мероприятиях
Более 200 публикаций в российских и зарубежных изданиях
Преподавание в российских ВУЗах (ГУ ВШЭ MBA, МГУ ВМК, АНХ MBA,
РАН MBA, МИРБИС)
Вице-президент ABPMP Russia
3

4. Содержание
Процессный подход – преимущества и необходимость
Моделирование и автоматизация бизнес-процессов
Анализ и контроллинг процессов
Исследование российского рынка BPM 2013 года
Представление Российского отделения международной
ассоциации BPM профессионалов - ABPMP Russia
4

5. Функционально-ориентированные организации
Функционально-ориентированная организация – организация, структура которой имеет
вертикальную топологию, построенную в соответствии с выполняемыми функциями, и строгую
иерархическую подчиненность «сверху - вниз»
Здесь под функцией понимается направление
деятельности подразделения организации,
представляющее собой совокупность однородных
операций, выполняемых на постоянной основе
Положительные черты функционально-ориентированных организаций
• Специализация персонала в узких областях деятельности, позволяющая вырабатывать
профессиональные навыки высочайшего уровня
• Снижение затрат организации в следствие централизованного выполнения ряда общих
для всей организации функций (управление финансами, персоналом и т.п.)
• Строгая иерархическая структура организации, исключающая множественное
подчинение отдельных сотрудников и упрощающая построение и функционирование
системы управления
5

6. Зачем управлять процессами?
«Барьеры» коммуникационные,
информационные,
мотивационные и т.д.
Руководитель
Функциональное
направление 1
Процесс
Департамент 1
Отдел 1
Отдел 2
Департамент 2
Отдел 3
Функциональное
направление 2
Департамент 3
Отдел 4
Департамент 4
Отдел 5
Отдел 6
Департамент 5
Отдел 7
Отдел 8
Департамент 6
Отдел 9
При наличии «барьеров» теряется значительная часть «полезного» времени
при получении результата процесса
6
6

7. Понятие «процесс»
Процесс - это повторяющаяся совокупность
упорядоченных и взаимосвязанных
действий, создающая результат, значимый
для потребителя
Процесс – совокупность взаимосвязанных или
взаимодействующих видов деятельности,
преобразующих входы в выходы
Отличительные признаки понятия «процесс»
Составная часть процесса - действие
Деятельность
повторяемость во времени

логическая упорядоченность составляющих
его действий (с указанием начала и конца,
определением входов и выходов)

целенаправленность – наличие
продукта/услуги для потребителя
(внутреннего или внешнего)

взаимосвязь с другими процессами. Все
процессы организации образуют систему
процессов

7
7

8. Процессный подход
•
•
Любая деятельность или комплекс
деятельности, в которой используются
ресурсы для преобразования входов в
выходы, может рассматриваться как
процесс.
Чтобы результативно функционировать,
организации должны определять и
управлять многочисленными
взаимосвязанными и
взаимодействующими процессами.
Часто выход одного процесса образует
непосредственно вход следующего.
Систематическая идентификация и
менеджмент применяемых
организацией процессов и прежде
всего обеспечения их
взаимодействия могут считаться
«процессным подходом»
• ИСО 9000, 8п.2.4.
Ф
Ф1
Ф2
Ф3
Ф4
Ф5
Ф11
Ф21
Ф31
Ф41
Ф51
Ф12
Ф22
Ф32
Ф42
Ф52
Ф33
Ф43
Ф53
Ф13
Ф131
Ф331
Ф132
П1
П2
П3
П5
П4
П9
П10
П12
П6
П8
П7
П13
П14
П15
П16
П18
П17
П11
8

9. Содержание
Процессный подход – преимущества и необходимость
Моделирование и автоматизация бизнес-процессов
Анализ и контроллинг процессов
Исследование российского рынка BPM 2013 года
Представление Российского отделения международной
ассоциации BPM профессионалов - ABPMP Russia
9

10. Архитектура процессов
Процессы
Верхнего
Уровня (ПВУ)
(группы процессов)
Процессы
Подпроцессы
…
Уровень 1
Уровень 2
Уровень 3
Уровень …
Операции
Детальность описания
10

11. Пример преобразования модели в документ
Модель процесса
«Открытие счета юридического лица»
Открытие расчетного счета юридического лица
клиент
ознакомлен
с условиями
открытия счета
пакет документов
на открытие счета
предоставлен
Регламент
процесса
комплект документов
для открытия счета
юр лица
комплект
документов
недостаточен
отказывает
в приеме
документов
в приеме
документов
отказано
проверяет
полноту комплекта
документов
комплект документов
для открытия счета
юр лица
специалист
по открытию
счетов
специалист
по открытию
счетов
комплект
документов
достаточен
специалист
по открытию
счетов
передает
комплект документов
на согласование
Отдел
правового обеспечения
комплект документов
банковских операций
для открытия счета
юр лица
комплект документов
передан
на согласование
Ссылка на полную
версию регламента
1.Общие положения
1.1 Назначение, область применения и
распространения документа
Настоящий документ устанавливает общие
правила ознакомления клиента с условиями
открытия счетов; открытия расчетного счета
юридического лица; переоформления счета
юридического лица; выдачи справки о
состоянии счёта юридического лица;
закрытия расчетного счета юридического
лица по заявлению клиента; закрытия
расчетного счета юридического лица по
инициативе банка в Открытом Акционерном
Обществе «ВсемИзвестныйБанк».
Настоящий документ распространяется на
деятельность:
Аппарата Президента;
Департамента бухгалтерского учета и
отчетности;
Синий шрифт - текст из шаблона скрипта
Черный шрифт - текст из модели ARIS
3 Открытие счета юридического лица
3.1. Если пакет документов на открытие счета
предоставлен и клиент ознакомлен с
условиями открытия счета, то специалист по
открытию счетов проверяет полноту
комплекта документов.
Далее при выполнении условий: комплект
документов недостаточен - исполняется
пункт 3.2 либо комплект документов
достаточен - исполняется пункт 3.3.
11

12. Что такое workflow - BPMS?
• Workflow - дословно «поток работ»
• Поток работ рассматривается в рамках бизнес-процесса
• Workflow – технология управления потоками работ и
бизнес-процессами
• Технология workflow - реакция рынка ИТ на внедрение
новых принципов управления, ориентированных на
процессы
• Workflow автоматизирует ПРОЦЕСС, а не функцию
• Теперь говорят Business Process Management Suite
12

13. Актуальные проблемы автоматизации
• Высокая стоимость
Бизнес-модель
владения приложениями
собственной разработки
• Низкая гибкость
коробочных решений
• Процессы «заморожены»
внутри приложений
Адаптация
Модернизация
Интеграция
Внедрение
Изменения ИТприложений
становятся узким
местом с точки
зрения обеспечения
высокой скорости
изменений
Приложения
13

14. Реализация процессного слоя в системах класса BPMS
Бизнес-модель
Процессы и
интеграция
Приложения
Адаптация
Модернизация
Интеграция
Внедрение
14

15. Исполнение и контроль процессов
Исполнение процессов
 Настраиваемый веб-портал для исполнителей,
аналитиков и администраторов процесса
 Получение заданий как через портал, так и
через другие источники (напр., по E-Mail)
 Возможность удаленного (в т.ч. через
Интернет) доступа к порталу и к формам
заданий.
 Объединение информации из нескольких
систем на одной форме задания
Администрирование и контроль
 Контроль регламента, эскалация,
делегирование, заместители
 Мониторинг состояния процесса, аудит
пользовательских операций и автоматических
шагов
 Контроль доступа на уровне шагов процесса и
функций управления процессами
 Анализ причин процессных сбоев, перезапуск
процесса с места сбоя
15

16. Оперативный мониторинг и анализ процессов
Метрики процессов в реальном времени
(KPI):



Анализ показателей эффективности на
основе модели процесса (для отдельных
шагов и процесса в целом)
Анализ динамики и корреляции
показателей
Встроенные количественные и
временные показатели
Определение узких мест:
 Углубленный анализ нарушений до
отдельных экземпляров процесса
 Просмотр и сравнение значений
отклонений в исторической перспективе
 Выявление трендов и отклонений от
накопленной статистики
 Построение отчетов по заданиям и
исполнителям
Прогнозирование:
 Прогнозирование проблем на основе
шаблонов, выявленных в прошлом
 Диагностика причины возможной
проблемы
16

17. Содержание
Процессный подход – преимущества и необходимость
Моделирование и автоматизация бизнес-процессов
Анализ и контроллинг процессов
Исследование российского рынка BPM 2013 года
Представление Российского отделения международной
ассоциации BPM профессионалов - ABPMP Russia
17

18. Сквозной анализ процесса
Анализ
трендов
Распределения
Показатели
Что?
Как?
Кто?
Влияющие
факторы
Почему?
Взаимодействие
подразделений
Экземпляры
процессов
18

19. Процессы для контроллинга
1. Закупки
2. Сбыт
3. Техническое обслуживание и ремонт оборудования
4. Казначейство
5. Подключение к услуге (телекоммуникации)
6.Технологическое подключение (энергетика)
7. Бурение скважин (нефть)
19

20. Закупки | Срок проведения запроса предложений
Сроки проведения запроса
предложений от 3 до 12 дней в
зависимости от вида закупок
Срок проведения запроса
предложений - от даты
объявления конкурса до даты
окончания приема предложений
20

21. Закупки | Случаи превышения бюджета
«Анализ
превышения»
Экземпляр
процесса
Превышение бюджета/
экономия по лоту (руб)
Превышение бюджета/
экономия по лоту (руб) помесячно
21

22. Восстановленный процесс «Закупки»
~1500 экземпляров процесса
97%
100%
22

23. Закупки | Долгое согласование договоров
• Систематическая задержка
согласования договоров на
уровне 10% от общего
количества договорных
документов систематическое
неисполнение регламентных
сроков
23

24. Закупки | Виновники задержки при согласовании
Наблюдаются значительные
задержки согласования
договоров (>20 дней) в 8
отделах из 50 – оценка
результативности
подразделений и сотрудников
24

25. Закупки |Число поставок выполненных в срок
56,3 %
Доля поставок выполненных в срок
Симптомы
56% входящих поставок
выполняется в срок
44% входящих поставок не
выполняются в срок
25

26. Закупки | Задержка поставки
• Выплачиваются авансы, при этом
присутствуют задержки поставки на
несколько месяцев от плановой даны
– оборотный капитал «заморожен»
26

27. Закупки | Срыв графиков ремонтов
• 43% входящих поставок не
выполняется в срок, работы по
капитальному строительству и
ТОРО поставляются в срок в 27%
и 15% случаев соответственно –
срыв графиков ТОРО
27

28. Сбыт | Сторнирование счетов-фактур
Исполнитель…
Количество сторно…
2,5% (1572 ед.) от общего количества счетов фактур за период сторнировано
28

29. Обобщенный анализ структуры процесса
• 5200 экземпляров
процессов
29

30. Что находили при анализе процессов?
 Ошибки в планировании продаж и закупок, требующие
дополнительных действий для корректировки планов
 Большое число изменений в заказах, заявках, договорах, счетах,…
 Серьезные задержки в поставках, приводящие к замораживанию
финансов
 Регулярные задержки в согласовании договоров
 Случаи серьезного превышения лимитов и сроков
 Задержки при выставлении счетов, оформлении заказов, нарядов
 Создание большого количества документов с последующей их
отменой
 Ошибки вода данных, приводящие к излишним циклам доработок
 Несвоевременное внесение данных в информационную систему
 Неэффективность отдельных исполнителей
30

31. Содержание
Процессный подход – преимущества и необходимость
Моделирование и автоматизация бизнес-процессов
Анализ и контроллинг процессов
Исследование российского рынка BPM 2013 года
Представление Российского отделения международной
ассоциации BPM профессионалов - ABPMP Russia
31

32. Об исследовании
Компания «Логика BPM» (ранее BPM-практика «Логики бизнеса»)
выпускает очередное исследование российского рынка
процессного управления
Исследование проводится среди участников организуемых
«Логикой BPM» мероприятий, посвященных вопросам BPM. Эта
аудитория изначально заинтересована в управлении бизнесАвторы исследования:
процессами, поэтому статистически выборка для исследования
не совсем корректна. Зато эта аудитория опрашивается регулярно,
что позволяет следить за динамикой российского рынка BPM
Андрей Коптелов
В опросе приняли участие представители 120 компаний и
организаций, принявших участие в московском BPM-форуме
«Миссия выполнима 2013»
Директор по консалтингу
«Логика BPM»
Игорь Пичугин
Независимый
эксперт
32

33. На какой стадии находится описание
бизнес-процессов в вашей компании?
Описаны ключевые процессы
43%
29%
30%
30%
Описаны единичные процессы
13%
12%
12%
Будут описаны в ближайшее время
Все процессы описаны
Описание вообще не велось, планов по описанию нет
51%
49%
5%
5%
4%
2%
4%
11%
2013
2012
2011
Источник: исследование «Российский рынок BPM 2013», «Логика BPM»
Уровень процессной зрелости российских компаний неуклонно растет. Компаний, где описаны ключевые бизнеспроцессы, уже больше половины, в 2011 году таких было 43%. Компаний же, где процессы не описывались и даже
планов таких нет, только 2%, тогда как двумя годами раньше было 11%. Технологии BPM (по крайней мере,
технологии и методики описания бизнес-процессов) стали в России массовым инструментом совершенствования
деятельности организаций.
33

34. Для каких целей описываются
бизнес-процессы?
Для учета
8%
13%
15%
2012
15%
Для управления рисками
2013
2011
20%
21%
21%
23%
Для внедрения системы менеджмента качества
32%
Для оптимизации
53%
Для автоматизации
59%
60%
60%
70%
73%
73%
75%
70%
Для регламентации и стандартизации
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Источник: исследование «Российский рынок BPM 2013», «Логика BPM»
По-прежнему «три богатыря BPM» (три самые популярные цели, ради которых описываются бизнес-процессы) –
регламентация и стандартизация, автоматизация и оптимизация процессов. Устойчиво снижается интерес к
внедрению систем менеджмента качества и управлению рисками.
34

35. Есть ли в вашей компании подразделение,
отвечающее за описание, анализ
и оптимизацию процессов?
Да, специальное подразделение (процессный офис)
существует
59%
38%
70%
20%
24%
Нет, такого подразделения нет
51%
8%
Планируется создать
9%
13%
2013
2012
2%
4%
2%
Недавно расформировано
0%
2011
20%
40%
60%
80%
Источник: исследование «Российский рынок BPM 2013», «Логика BPM»
Прошлогодний обвальный переход от «партизанских» BPM-инициатив к централизованным продолжается.
Спецподразделения, отвечающие за централизованное описание, анализ и оптимизацию бизнес-процессов,
созданы в 70% компаний, до сих пор лишены такого органа как процессный офис лишь 20%. Впрочем, новое
поколение BPM-инструментов – так называемое BPM 2.0 – предполагает, что управлением своими бизнеспроцессами могут самостоятельно заниматься сотрудники всех бизнес-подразделений компании
35

36. Оцените уровень зрелости вашей компании в области
управления бизнес-процессами
2%
Ведется постоянный мониторинг и совершенствование
большинства процессов
2013
6%
4%
2012
2011
9%
10%
10%
Для большинства процессов установлен детальный и
контролируемый регламент
Ключевые процессы регламентированы и в целом
обеспечивают достижение заданных целей
32%
26%
Процессное управление применяется для отдельных
процессов без регламента и контроля
31%
29%
28%
17%
Процессное управление отсутствует, но есть
понимание необходимости
4%
Вопрос внедрения процессного управления вообще не
рассматривается
7%
0%
36%
20%
20%
9%
10%
20%
30%
40%
Источник: исследование «Российский рынок BPM 2013», «Логика BPM»
Эта диаграмма – наглядное подтверждение повышения уровня BPM-зрелости российских компаний.
Идеи BPM овладевают корпоративными массами
36

37. В чем проявился эффект от внедрения процессного
управления?
Качество взаимодействия подразделений
63%
60%
15%
49%
Управление
33%
10%
Сокращение времени
43%
33%
18%
Сокращение издержек
25%
18%
Улучшение качества
Нет эффекта
34%
2013
37%
40%
2012
13%
7%
0%
45%
2011
16%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Источник: исследование «Российский рынок BPM 2013», «Логика BPM»
Основной эффект от внедрения процессного управления люди видят в том, что бизнес-процессы становятся
управляемыми. Это не такой уж тривиальный факт: раз процессами теперь можно управлять, со временем
проявится и сокращение времени выполнения процессов, и сокращение издержек на их выполнение. Но раньше
всех проявляется эффект, связанный с улучшением качества взаимодействия подразделений. Это становится
очевидно, как только люди в компании попробуют поработать над сквозными бизнес-процессами. Не случайно
этот эффект респонденты отмечают чаще всего (63%)
37

38. Содержание
Процессный подход – преимущества и необходимость
Моделирование и автоматизация бизнес-процессов
Анализ и контроллинг процессов
Исследование российского рынка BPM 2013 года
Представление Российского отделения международной
ассоциации BPM профессионалов - ABPMP Russia
38

39. ABPMP – центр процессной компетенции
• International Association of Business Process Management
Professionals (ABPMP International), www.abpmp.org
– Некоммерческое, независимое от производителей объединение
практикующих специалистов, нацеленное на развитие и
распространение процессной дисциплины
• Некоммерческое партнерство «Ассоциация профессионалов
управления бизнес-процессами»
– ABPMP Russian Chapter, www.abpmp.org.ru
• BPM Common Body of Knowledge (CBOK)
– свод знаний в области управления бизнес-процессами
– перевод на русский язык: II кв. 2014 г. (план)
• Certified Business Process Professional (CBPP)
– система сертификации
39

40. Библиотека BPM CBOK v.3
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Business Process Management
Process Modeling
Process Analysis
Process Design
Process Performance Measurement
Process Transformation
Process Organization
Enterprise Process Management
BPM Technology
40

41. Спасибо за внимание!
Вопросы?
Коптелов Андрей Константинович
Вице-президент ABPMP Russia
Директор по консалтингу компании Логика BPM
email: KoptelovAK@yandex.ru
моб.:+7 (916) 131-11-69
Сайт ABPMP Russia: www.abpmp.org.ru
Блог компании Логика BPM: www.i-love-bpm.ru
41