Casa del Dolce, azienda di prodotti dolciari, aveva esigenza di digitalizzare i processi a maggiore valore aggiunto per ridurre costi e tempi di ricerca dei documenti e migliorare la customer experience in fase di offerta. a soluzione realizzata grazie alla versatilità e flessibilità di ARXivar è stata organizzata nei seguenti punti: - Creazione di templates predefiniti che hanno permesso un inserimento guidato tramite form dei documenti necessari alla gestione del fascicolo offerta dei clienti. - Tramite la creazione di un apposito workflow autorizzativo digitale si è resa possibile la circolazione delle informazioni senza supporti cartacei (paperless solution) garantendo comunque il normale flusso approvativo. - Gestione dei flussi in uscita. Una volta approvato, il fascicolo viene inviato tramite e-mail (all’interno di ARXivar) direttamente al cliente. - Risposte al cliente. Se il cliente risponde alla e-mail quest’ultima viene archiviata e automaticamente associata all’offerta, con apertura di un task all’utente responsabile dell’inserimento dell’offerta stessa così da indicare l’esito finale.

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda
Casa del Dolce è un’azienda di prodotti dolciari con
sede a Fara Gera d’Adda (Bergamo).
Nel 1950, Enrico Castellazzi decide di fondare il
laboratorio artigianale dando inizio ad una lunga
tradizione caratterizzata da attenzione alla persona, al
mercato e ricerca e sviluppo.

3. L’azienda
CANALI DI
VENDITA
+6
ESPORTAZIONI
+60 PAESI
FONDAZIONE
1950
LINEE DI
PRODOTTO
+10

4. L’azienda
DOLCETTO
CIUCCETTO TRINKETTO
DOLCETTO
PALLONCINO
1975
1969 1979

5. L’esigenza
In particolare, si voleva verificare tutti i documenti gestiti all’interno dell’azienda definendo per
ognuno le implicazioni per un’efficiente gestione digitale.
1 | DIGITALIZZARE I PROCESSI A MAGGIOR VALORE AGGIUNTO
2 | GESTIRE LE OFFERTE COMMERCIALI CON WORKFLOW APPROVATIVI
Tradurre un obbligo di legge in un vantaggio per l’azienda.
3 | FATTURAZIONE ELETTRONICA INTEGRATA CON ERP
Estensione del Document
Management a tutte le funzioni
aziendali
4 | AZIENDA FULL PAPERLESS
.
Rendere paperless il processo d’invio delle offerte e dei contratti cliente.

6. La soluzione

7. La soluzione
Creazione di una Interfaccia con modelli preimpostati per gestire
il fascicolo offerta clienti.
Creazione di un apposito Workflow Autorizzativo Digitale capace
di gestire il normale flusso approvativo.
Se il cliente risponde alla e-mail quest’ultima viene archiviata e
automaticamente associata all’offerta, con apertura di un task all’utente
responsabile dell’inserimento dell’offerta stessa così da indicare l’esito finale.
Una volta approvato, il fascicolo viene inviato tramite e-mail da
ARXivar direttamente al cliente.
1. TEMPLATES PREDEFINITI
2. WORKFLOW AUTORIZZATIVO
3. GESTIONE FLUSSI IN USCITA
4. RISPOSTE CLIENTE

8. La soluzione
Workflow
Offerta clienti

9. I benefici
 Semplificazione ed Ottimizzazione del lavoro dei
dipendenti.
 Autorizzazione totalmente digitalizzata.
 Introduzione di una soluzione “paperless” che ha
portato una significativa riduzione dei costi di
stampa e di gestione.
 Invio automatico dei documenti con relativa
tracciatura dei documenti gestiti ed inviati.
 Riduzione tempi del ciclo approvativo.

10. La parola al cliente
«L’introduzione di ARXivar ha indubbiamente portato
benefici all’interno dell’azienda, non solo inerenti alla
dematerializzazione dei documenti, con conseguente
riduzione di costi, tempi di ricerca e possibilità di
smarrimenti, ma anche per un recupero di spazi e una
qualità del documento che rimarrà indelebile nel tempo.
ARXivar è stato introdotto inizialmente alla parte
amministrativa e commerciale, successivamente alla sede
di produzione, dal momento che il prodotto si presta alle
diverse esigenze di ogni ufficio, grazie soprattutto alla
possibilità di modellare la condivisione dei documenti in
base al ruolo dell’utente, garantendone il livello di
sicurezza e monitoraggio degli accessi».
Baioni Chiara
Ufficio Amministrazione Casa Del Dolce S.p.A.