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ARXivar per Casa del Dolce | Processi di offerta paparless

Casa del Dolce, azienda di prodotti dolciari, aveva esigenza di digitalizzare i processi a maggiore valore aggiunto per ridurre costi e tempi di ricerca dei documenti e migliorare la customer experience in fase di offerta.

a soluzione realizzata grazie alla versatilità e flessibilità di ARXivar è stata organizzata nei seguenti punti:

- Creazione di templates predefiniti che hanno permesso un inserimento guidato tramite form dei documenti necessari alla gestione del fascicolo offerta dei clienti.

- Tramite la creazione di un apposito workflow autorizzativo digitale si è resa possibile la circolazione delle informazioni senza supporti cartacei (paperless solution) garantendo comunque il normale flusso approvativo.

- Gestione dei flussi in uscita. Una volta approvato, il fascicolo viene inviato tramite e-mail (all’interno di ARXivar) direttamente al cliente.

- Risposte al cliente. Se il cliente risponde alla e-mail quest’ultima viene archiviata e automaticamente associata all’offerta, con apertura di un task all’utente responsabile dell’inserimento dell’offerta stessa così da indicare l’esito finale.

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ARXivar per Casa del Dolce | Processi di offerta paparless

  1. 1. Un nostro caso di successo
  2. 2. L’azienda Casa del Dolce è un’azienda di prodotti dolciari con sede a Fara Gera d’Adda (Bergamo). Nel 1950, Enrico Castellazzi decide di fondare il laboratorio artigianale dando inizio ad una lunga tradizione caratterizzata da attenzione alla persona, al mercato e ricerca e sviluppo.
  3. 3. L’azienda CANALI DI VENDITA +6 ESPORTAZIONI +60 PAESI FONDAZIONE 1950 LINEE DI PRODOTTO +10
  4. 4. L’azienda DOLCETTO CIUCCETTO TRINKETTO DOLCETTO PALLONCINO 1975 1969 1979
  5. 5. L’esigenza In particolare, si voleva verificare tutti i documenti gestiti all’interno dell’azienda definendo per ognuno le implicazioni per un’efficiente gestione digitale. 1 | DIGITALIZZARE I PROCESSI A MAGGIOR VALORE AGGIUNTO 2 | GESTIRE LE OFFERTE COMMERCIALI CON WORKFLOW APPROVATIVI Tradurre un obbligo di legge in un vantaggio per l’azienda. 3 | FATTURAZIONE ELETTRONICA INTEGRATA CON ERP Estensione del Document Management a tutte le funzioni aziendali 4 | AZIENDA FULL PAPERLESS . Rendere paperless il processo d’invio delle offerte e dei contratti cliente.
  6. 6. La soluzione
  7. 7. La soluzione Creazione di una Interfaccia con modelli preimpostati per gestire il fascicolo offerta clienti. Creazione di un apposito Workflow Autorizzativo Digitale capace di gestire il normale flusso approvativo. Se il cliente risponde alla e-mail quest’ultima viene archiviata e automaticamente associata all’offerta, con apertura di un task all’utente responsabile dell’inserimento dell’offerta stessa così da indicare l’esito finale. Una volta approvato, il fascicolo viene inviato tramite e-mail da ARXivar direttamente al cliente. 1. TEMPLATES PREDEFINITI 2. WORKFLOW AUTORIZZATIVO 3. GESTIONE FLUSSI IN USCITA 4. RISPOSTE CLIENTE
  8. 8. La soluzione Workflow Offerta clienti
  9. 9. I benefici  Semplificazione ed Ottimizzazione del lavoro dei dipendenti.  Autorizzazione totalmente digitalizzata.  Introduzione di una soluzione “paperless” che ha portato una significativa riduzione dei costi di stampa e di gestione.  Invio automatico dei documenti con relativa tracciatura dei documenti gestiti ed inviati.  Riduzione tempi del ciclo approvativo.
  10. 10. La parola al cliente «L’introduzione di ARXivar ha indubbiamente portato benefici all’interno dell’azienda, non solo inerenti alla dematerializzazione dei documenti, con conseguente riduzione di costi, tempi di ricerca e possibilità di smarrimenti, ma anche per un recupero di spazi e una qualità del documento che rimarrà indelebile nel tempo. ARXivar è stato introdotto inizialmente alla parte amministrativa e commerciale, successivamente alla sede di produzione, dal momento che il prodotto si presta alle diverse esigenze di ogni ufficio, grazie soprattutto alla possibilità di modellare la condivisione dei documenti in base al ruolo dell’utente, garantendone il livello di sicurezza e monitoraggio degli accessi». Baioni Chiara Ufficio Amministrazione Casa Del Dolce S.p.A.

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