Lawer, azienda Biellese che opera da 50 anni nel campo dell’automazione industriale, aveva esigenza di Supportare le attività di qualificazione dell’opportunità commerciale, progettazione della proposta e selezione della documentazione di avvio commessa. La gestione delle opportunità commerciali con ARXivar è organica ed efficiente: Dalla creazione dell’opportunità, alla gestione della collaborazione con gli uffici tecnici, fino all’approvazione finale, in modo da riuscire a presentare la miglior offerta al potenziale cliente.

1. Un nostro caso di successo

2. L’azienda
Lawer è una azienda Biellese nata nel 1970, che opera da
50 anni nel campo dell’automazione industriale applicata
ai sistemi di dosaggio polveri e liquidi utilizzati in diversi
settori industriali come Tessile, Gomma, Alimentare,
Cosmetico e Vernici.
VALORI
• ​Ricerca costante della qualità duratura nel tempo.
• Precisione in ogni piccolo particolare costruttivo.
• Costante crescita degli investimenti, in primis sulle
persone, nella ricerca e nelle nuove tecnologie.
• Sicurezza per i propri Clienti.
• Flessibilità e professionalità nell’assistenza.
• Eco-sostenibilità

3. L’azienda
Oggi Lawer è titolare di un numero consistente di brevetti
depositati in molti paesi di tutto il mondo.
Oltre alla sede Italiana dove si producono il 100% degli
impianti di dosaggio, Lawer attualmente consta di 2 sedi
commerciali/assistenza estere:
• Turchia (Lawer Teknik Servis)
• Cina Lawer Shanghai Dispensing Systems).

4. L’esigenza
Il PROCESSO di acquisizione di una nuova commessa è complesso e
molto strategico, perché è in questo momento che viene definito nel
dettaglio il ciclo produttivo necessario per soddisfare i requisiti espressi
dal cliente finale.
Questo processo richiede la COLLABORAZIONE di diversi uffici
aziendali: ufficio commerciale, back office commerciale, ufficio tecnico
tessile, ufficio tecnico extra tessile e direzione.
Supportare le attività di qualificazione dell’opportunità commerciale, progettazione
della proposta e selezione della documentazione di avvio commessa.

5. L’esigenza: i documenti coinvolti
Le due tipologie di documento fondamentali sono l’Offerta e
il cosiddetto Configuratore, che contiene tutte le informazioni
tecniche e i listini aggiornati dei prodotti/servizi offerti.
Nell’arco della trattativa questi documenti subiscono
numerose revisioni, che venivano gestite tramite repository
su file system e con scambio di mail tra gli operatori.

6. Obiettivi del progetto
 Riduzione del tempo impiegato dal personale per accedere e gestire la
documentazione​ di commessa, ovviando il problema di dislocazione delle
informazioni su diverse repository.
 Poter consultare la documentazione in mobilità e in qualsiasi momento.
 Definire e implementare un processo di lavoro collaborativo, fatto di diversi
step e sottoposto ad una approvazione tecnica e commerciale finale.
 Governare l’interazione tra diversi uffici, la complessità di gestione dei
numerosi documenti e di tutti i flussi informativi del processo.
 Avere una cabina di regia e di controllo sulle trattative in corso in modo da
riuscire a stimare la produzione​ futura.
 Gestire correttamente l’accesso alle informazioni sensibili, profilando gli
utenti e assegnando i dovuti privilegi.
 Poter consolidare la conoscenza acquisita nelle trattative in modo che
diventi un patrimonio aziendale​.

7. La soluzione

8. Raccolta documentazione
La gestione delle opportunità commerciali con ARXivar è organica ed efficiente:
Dalla creazione dell’opportunità, alla gestione della collaborazione con gli uffici tecnici,
fino all’approvazione finale, in modo da riuscire a presentare la miglior offerta al
potenziale cliente.
Efficientamento processo di raccolta, produzione e revisione della documentazione
propedeutica all’apertura di una commessa:
 Note Tecniche e Commerciali
 Offerta commerciale
 Layout & Dimensionamenti degli impianti
 Istruzioni per installazioni
Questi documenti vengono relazionati e raccolti in modo strutturato e, grazie alla
fascicolazione automatica, sono facilmente ricercabili e accessibili.

9. Revisione: Task collaborazione tra funzioni

10. La soluzione
 Accesso e gestione in mobilità dei documenti.
 Attribuzione di Stati di Lavoro allo scopo di governare il processo end-to-end,
mantenendo la corretta sequenza di attività ed i flussi approvativi.
 Omogeneizzazione degli strumenti di lavoro, controllo sull’allineamento del versioning
e gestione dei ruoli e delle policy di sicurezza.
 Integrazione con il gestionale:
 nella fase iniziale, per recuperare tutte le informazioni di anagrafica: cliente, sede,
stabilimenti, reparti produttivi, macchine per la produzione
 nella fase finale, per restituire le informazioni di commessa necessarie
(Configuratore incluso) per la generazione dell’ordine di vendita
 Gestione personalizzata delle revisioni dei documenti Offerta e Configuratore, in
modo da garantire sempre l’allineamento congiunto del versioning di entrambi.

11. Funnel commerciale: overview opportunità in corso

12. Utilizzo delle pratiche

13. I benefici
 Eliminazione attività ripetitive e drastica diminuzione del
data entry; Tempo risparmiato in operazioni a scarso
valore aggiunto.
 «Carta Zero» grazie alla dematerializzazione dei
documenti e accesso semplice e veloce a tutti le
informazioni gestite dal sistema, anche in mobilità.
 Grazie ad un approccio di «consulenza organizzativa»
utilizzato per la configurazione dei workflow, è stato
possibile disegnare un processo di Gestione Commerciale
condiviso e collaborativo, che ha creato efficienza anche
al di là dello strumento tecnologico adottato, ottenendo
una operatività uniforme e misurabile.
 Maggior sicurezza e controllo sugli accessi ai dati, nel
totale rispetto della normativa e delle policy aziendali.

14. I benefici
 Modulistica aziendale e modelli di documento sempre
aggiornati per tutti gli utenti.
 Riduzione del tempo di ricerca e consegna dei documenti
ai destinatari interni.
 Funnel Commerciale, dotato di una gestione scadenze, in
grado di fornire indicazione sull’andamento delle trattative
e che permette di avere stime sul portafoglio ordini nel
breve e medio periodo.
 Informazioni su articoli in offerta per il piano di
produzione e statistiche su eventuali macchine non
standard

15. La parola al cliente
«ARXivar ha apportato alla nostra realtà aziendale vantaggi
distintivi:
• Un modus operandi condiviso tra tutti gli attori che
hanno adesso uno strumento comune di lavoro, con
informazioni e documenti condivisi e affidabili. Questa
caratteristica ha decisamente aumentato la nostra
produttività e ci permette di rispondere meglio ai clienti
e più tempestivamente.
• La dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti
ha permesso di abbattere i costi di stampa e di
distribuzione.
• Ora i processi che gli utenti devo usare sono ben definiti,
all’arrivo di una nuova persona il training ora è
decisamente più veloce grazie alla strutturazione .
Adesso vogliamo utilizzare il più possibile la modularità di
ARXivar e gestire processi in diverse aree aziendali. Abbiamo
molte idee per future implementazioni».
Andrea Molesini, Responsabile ICT