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ARXivar per Lawer - Gestione digitale commessa

Lawer, azienda Biellese che opera da 50 anni nel campo dell’automazione industriale, aveva esigenza di Supportare le attività di qualificazione dell’opportunità commerciale, progettazione della proposta e selezione della documentazione di avvio commessa.

La gestione delle opportunità commerciali con ARXivar è organica ed efficiente: Dalla creazione dell’opportunità, alla gestione della collaborazione con gli uffici tecnici, fino all’approvazione finale, in modo da riuscire a presentare la miglior offerta al potenziale cliente.

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ARXivar per Lawer - Gestione digitale commessa

  1. 1. Un nostro caso di successo
  2. 2. L’azienda Lawer è una azienda Biellese nata nel 1970, che opera da 50 anni nel campo dell’automazione industriale applicata ai sistemi di dosaggio polveri e liquidi utilizzati in diversi settori industriali come Tessile, Gomma, Alimentare, Cosmetico e Vernici. VALORI • ​Ricerca costante della qualità duratura nel tempo. • Precisione in ogni piccolo particolare costruttivo. • Costante crescita degli investimenti, in primis sulle persone, nella ricerca e nelle nuove tecnologie. • Sicurezza per i propri Clienti. • Flessibilità e professionalità nell’assistenza. • Eco-sostenibilità
  3. 3. L’azienda Oggi Lawer è titolare di un numero consistente di brevetti depositati in molti paesi di tutto il mondo. Oltre alla sede Italiana dove si producono il 100% degli impianti di dosaggio, Lawer attualmente consta di 2 sedi commerciali/assistenza estere: • Turchia (Lawer Teknik Servis) • Cina Lawer Shanghai Dispensing Systems).
  4. 4. L’esigenza Il PROCESSO di acquisizione di una nuova commessa è complesso e molto strategico, perché è in questo momento che viene definito nel dettaglio il ciclo produttivo necessario per soddisfare i requisiti espressi dal cliente finale. Questo processo richiede la COLLABORAZIONE di diversi uffici aziendali: ufficio commerciale, back office commerciale, ufficio tecnico tessile, ufficio tecnico extra tessile e direzione. Supportare le attività di qualificazione dell’opportunità commerciale, progettazione della proposta e selezione della documentazione di avvio commessa.
  5. 5. L’esigenza: i documenti coinvolti Le due tipologie di documento fondamentali sono l’Offerta e il cosiddetto Configuratore, che contiene tutte le informazioni tecniche e i listini aggiornati dei prodotti/servizi offerti. Nell’arco della trattativa questi documenti subiscono numerose revisioni, che venivano gestite tramite repository su file system e con scambio di mail tra gli operatori.
  6. 6. Obiettivi del progetto  Riduzione del tempo impiegato dal personale per accedere e gestire la documentazione​ di commessa, ovviando il problema di dislocazione delle informazioni su diverse repository.  Poter consultare la documentazione in mobilità e in qualsiasi momento.  Definire e implementare un processo di lavoro collaborativo, fatto di diversi step e sottoposto ad una approvazione tecnica e commerciale finale.  Governare l’interazione tra diversi uffici, la complessità di gestione dei numerosi documenti e di tutti i flussi informativi del processo.  Avere una cabina di regia e di controllo sulle trattative in corso in modo da riuscire a stimare la produzione​ futura.  Gestire correttamente l’accesso alle informazioni sensibili, profilando gli utenti e assegnando i dovuti privilegi.  Poter consolidare la conoscenza acquisita nelle trattative in modo che diventi un patrimonio aziendale​.
  7. 7. La soluzione
  8. 8. Raccolta documentazione La gestione delle opportunità commerciali con ARXivar è organica ed efficiente: Dalla creazione dell’opportunità, alla gestione della collaborazione con gli uffici tecnici, fino all’approvazione finale, in modo da riuscire a presentare la miglior offerta al potenziale cliente. Efficientamento processo di raccolta, produzione e revisione della documentazione propedeutica all’apertura di una commessa:  Note Tecniche e Commerciali  Offerta commerciale  Layout & Dimensionamenti degli impianti  Istruzioni per installazioni Questi documenti vengono relazionati e raccolti in modo strutturato e, grazie alla fascicolazione automatica, sono facilmente ricercabili e accessibili.
  9. 9. Revisione: Task collaborazione tra funzioni
  10. 10. La soluzione  Accesso e gestione in mobilità dei documenti.  Attribuzione di Stati di Lavoro allo scopo di governare il processo end-to-end, mantenendo la corretta sequenza di attività ed i flussi approvativi.  Omogeneizzazione degli strumenti di lavoro, controllo sull’allineamento del versioning e gestione dei ruoli e delle policy di sicurezza.  Integrazione con il gestionale:  nella fase iniziale, per recuperare tutte le informazioni di anagrafica: cliente, sede, stabilimenti, reparti produttivi, macchine per la produzione  nella fase finale, per restituire le informazioni di commessa necessarie (Configuratore incluso) per la generazione dell’ordine di vendita  Gestione personalizzata delle revisioni dei documenti Offerta e Configuratore, in modo da garantire sempre l’allineamento congiunto del versioning di entrambi.
  11. 11. Funnel commerciale: overview opportunità in corso
  12. 12. Utilizzo delle pratiche
  13. 13. I benefici  Eliminazione attività ripetitive e drastica diminuzione del data entry; Tempo risparmiato in operazioni a scarso valore aggiunto.  «Carta Zero» grazie alla dematerializzazione dei documenti e accesso semplice e veloce a tutti le informazioni gestite dal sistema, anche in mobilità.  Grazie ad un approccio di «consulenza organizzativa» utilizzato per la configurazione dei workflow, è stato possibile disegnare un processo di Gestione Commerciale condiviso e collaborativo, che ha creato efficienza anche al di là dello strumento tecnologico adottato, ottenendo una operatività uniforme e misurabile.  Maggior sicurezza e controllo sugli accessi ai dati, nel totale rispetto della normativa e delle policy aziendali.
  14. 14. I benefici  Modulistica aziendale e modelli di documento sempre aggiornati per tutti gli utenti.  Riduzione del tempo di ricerca e consegna dei documenti ai destinatari interni.  Funnel Commerciale, dotato di una gestione scadenze, in grado di fornire indicazione sull’andamento delle trattative e che permette di avere stime sul portafoglio ordini nel breve e medio periodo.  Informazioni su articoli in offerta per il piano di produzione e statistiche su eventuali macchine non standard
  15. 15. La parola al cliente «ARXivar ha apportato alla nostra realtà aziendale vantaggi distintivi: • Un modus operandi condiviso tra tutti gli attori che hanno adesso uno strumento comune di lavoro, con informazioni e documenti condivisi e affidabili. Questa caratteristica ha decisamente aumentato la nostra produttività e ci permette di rispondere meglio ai clienti e più tempestivamente. • La dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti ha permesso di abbattere i costi di stampa e di distribuzione. • Ora i processi che gli utenti devo usare sono ben definiti, all’arrivo di una nuova persona il training ora è decisamente più veloce grazie alla strutturazione . Adesso vogliamo utilizzare il più possibile la modularità di ARXivar e gestire processi in diverse aree aziendali. Abbiamo molte idee per future implementazioni». Andrea Molesini, Responsabile ICT

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