La Sutter Industries S.p.A.è la multinazionale italiana che produce e commercializza prodotti per la pulizia e l’igiene degli ambienti domestici e professionali da oltre 5 generazioni. Il Gruppo aveva esigenza di risolvere problemi di efficienza e di efficacia sul ciclo passivo e automatizzare l’iter per la codifica di nuovi Prodotti Finiti, fino a prima gestito da un foglio Excel che raccoglieva le richieste di circa una decina di utenti.

1. Un nostra storia di successo

2. L’azienda
La Sutter Industries S.p.A. è la multinazionale italiana che
produce e commercializza prodotti per la pulizia e l’igiene degli
ambienti domestici e professionali da oltre 5 generazioni.
L’headquarter e l’unità produttiva sono situati in Italia, a
Borghetto Borbera, in provincia di Alessandria.
L’azienda è strutturata in due Business Unit:
Consumer riconosciuta con il brand Emulsio.
Professional si rivolge al settore del cleaning professionale
attraverso una capillare rete di distributori presenti in Europa e
altri Paesi del Mondo

3. L’azienda
200 dipendenti
150 anni di storia e innovazione
7 certificazioni aziendali e di prodotto

4. L’ Esigenza
Avviare in tempi rapidi la piattaforma documentale
Recuperare i documenti già archiviati nella precedente soluzione creando dei
profili di ricerca completi per ottimizzare il lavoro.
Risolvere problemi di efficienza e di efficacia sul ciclo passivo
Automatizzare l’iter per la codifica di nuovi Prodotti Finiti, fino ad ora gestito
da un foglio Excel che raccoglieva le richieste di circa una decina di utenti.

5. La Soluzione
Il Gruppo Sutter ha affrontato una software selection allo scopo di esaminare
piattaforme di Document & Process Management alternative rispetto a quella
storicamente utilizzata, al fine di acquisire un prodotto “duttile” e facilmente
personalizzabile per ottenere maggiore flessibilità ed autonomia nella gestione della
piattaforma stessa.
Dopo la fase di screening e di analisi la scelta è caduta sulla piattaforma di Information
& Process Management ARXivar

6. La Soluzione
Il progetto di avviamento e sostituzione della soluzione preesistente è avvenuta in
meno di 10 giornate di assistenza diretta
Il recupero dei documenti archiviati nel preesistente sistema
documentale è stato realizzato mediante un’esportazione in formato
CSV e successiva importazione in ARXivar mediante Spool Recognition.
Archiviazione di tutti i documenti del ciclo passivo (bolle, fatture)
tramite la tecnica del barcode ovvero l’affissione sul documento da
acquisire di una etichetta formata o preformata secondo regole
condivise per permettere la scansione massiva non presidiata dei
documenti.

7. La Soluzione
Per la Codifica di nuovi Prodotti Finiti è stato sviluppato un workflow che fa circolare la
richiesta di compilazione dei campi su form divisi per funzione.
Alla fine del workflow tutti i form compilati vengono «ricomposti» su un unico
documento che viene archiviato ed inviato per essere utilizzato per il data entry sull’ERP
aziendale.

8. I Benefici
 Piena autonomia nella gestione ed
implementazione della piattaforma
 Semplificazione del processo di archiviazione dei
DDT e delle Fatture Fornitori
 La gestione del processo di Codifica dei Nuovi
Prodotti Finiti sviluppata con ARXivar ha
permesso, inoltre, di semplificare, controllare e
ottimizzare il lavoro degli utenti coinvolti e di
velocizzare i tempi .
 Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella
semplicità d’uso del prodotto, nella sua flessibilità
nell’integrazione con il sistema informativo.

9. La parola al cliente
“Nell’ultimo anno abbiamo integrato la gestione documentale di
ARXivar con il nuovo ERP sfruttando al massimo la sinergia dei due
sistemi per tutte le società gestite.
Poiché la piattaforma ARXivar ha soddisfatto le attese aziendali,
pensiamo di utilizzarla per estendere il workflow ad alcuni
processi aziendali critici che richiedono integrazione tra
documentazione cartacea e dati gestionali strutturati.“
Giannino Massone – CIO Gruppo Sutter