Design av en Foundation for Business Execution (FoE) - FörvaltningsObjektArkitektur (FOA) eller EA as a Strategy

© Copyright På i Stockholm AB
Alexander Hedlund, På AB
FörvaltningsObjektArkitektur (FOA)
eller Hur designar jag en Foundation
for Execution (FoE)
ITARC 2013 April 17 W6
Alexander Hedlund, På AB, pm3

Agenda
• Inledning / Förkunskaper och förförståelse
• Baskunskap EA as a strategy – Creating a Foundation for
Business Execution
• Baskunskap pm3 (På Maintenance Management Model) –
Affärsmässig Portföljstyrning och Förvaltningsledning
• Hur designa en ”Operating Model”
• Hur designa en ”EA one pager” enligt pm3 –
FörvaltningsObjektArkitektur
• Hur designa en ”IT engagement model” enligt pm3 – IT
Governance, Portföljstyrning och Förvaltningsorganisation
• Hur få ihop helheten
• Summering
www.pm3.se 2

Schema
www.pm3.se 3
Tid Agendapunkt
13.00-13.15 Inledning / Förkunskaper och förförståelse
13.15-13.30 Baskunskap EA as a strategy – Creating a Foundation for Business
Execution
13.30-13.45 Baskunskap pm3 (På Maintenance Management Model) – Affärsmässig
Portföljstyrning och Förvaltningsledning
13.45-14.15 Hur designa en ”Operating Model”
14.15-14.45 Hur designa en ”EA one pager” enligt pm3 – FörvaltningsObjektArkitektur
14.45-15.00 PAUS 15 MINUTER PASSA TIDEN TACK!
15.00-15.30 Hur designa en ”IT engagement model” enligt pm3 – IT Governance,
Portföljstyrning och Förvaltningsorganisation
15.30-15.45 Hur få ihop helheten
15.45-16.00 Summering

Spelregler
Vi får alla mer ut av workshopen om vi kan hålla oss till följande:
 kom i tid (även efter pausen)
 stäng av mobiltelefonen – om du behöver ha den på i pausen –
kom ihåg och stäng av innan pausen är slut
 avbryt gärna under tiden med frågor
 det finns inga dumma frågor
 ge positiv feedback
 bidra gärna med egna exempel
 respektera varandras åsikter och rätt att uttala sig.
 säg till mig (Alexander) om det går för långsamt eller för snabbt

Du ska förstå:
1. Komponenterna i en ”Foundation for Execution”
2. Hur komponenterna är beroende av varandra
3. Hur komponenterna designas
4. Vad som krävs för att skapa komponenterna och få ihop helheten?
5. Hur resultaten och effekten av denna ”FOE” skapas och synliggörs av och med
affären/verksamheten
6. Vad som krävs av förändringsledning och intressentinvestering för att starta respektive
komma i mål
7. Vad som är kritiskt i designen av dessa komponenter, tex kunna identifiera
återanvändbara mönster eller notera avsaknaden av detta och innebörden av det.
Stämmer det med dina förväntningar?
Målsättningar med workshopen

Introduktion – Deltagare och
Förväntningar
• Introduktion – Förväntningar KORT
• Undringar
• Parkering

Förkunskaper och förförståelse
• INTE
– INTE en kurs i ”EA as a Strategy”
– INTE en kurs i pm3
• Hört talas om/Läst/Använt
www.pm3.se 7

Matchboll – vårt fallstudieföretag
• Eftersom detta är en Workshop kommer vi ha en
organisation att utgå ifrån
– Matchboll
– Ni har fått fallstudiebriefen
– Ni kommer få ytterligare information under resans gång på väg
mot EAaaS (S står för strategy – ingen molntjänst än)
– JA NI kommer att vara tvungna att jobba, skriva på gröna pm3
lappar, klistra upp flipcharts mm
– Indelning i Ledning, Ekonomiavdelning, IT-avdelning,
Säljavdelning
– RES MED!
www.pm3.se 8

Agenda
Business Execution
• Summering
www.pm3.se 9

Uppenbarelse
• ”We saw a pattern across those studies of what smart and profitable
companies did differently. These companies made a commitment to a way
of operating, and they were using IT to digitize that commitment”
• ”We have railed against traditional IT architecture efforts for their
remoteness from reality of the business and their heavy reliance on mind-
numbing detail represented in charts that look more like circuit diagrams than
business descriptions and that are as useful as little more than doorstops.”
• ”The breakthrough in our understanding lay in an apparent contradiction. In a
business world that is changing faster than ever before, the top-performing
firms create a stable base–they digitize their core processes and embed
those processes into a foundation for execution. This stable foundation
makes a company more efficient and more agile than its competitors.”
www.pm3.se 10
© Citat: Ross, Weill, Robertson

Baskunskap EA as a strategy – Creating a
Foundation for Business Execution
För-
dröjning
Affärs-
strategi
För-
dröjning
Lösnings-
design
För-
dröjning
Processer
Information
Applikation
Data
Infrastruktur
www.pm3.se 11
TÄNK OM!
Foundation for
Execution at UPS
Operativ
Modell
Strategisk
prioritet
Vilka
processer
Vilken
infrastruktur
Strategiska
initiativ

Agenda
Business Execution
• Summering
www.pm3.se 12

Baskunskap pm3 (På Maintenance Management Model)
– Affärsmässig Portföljstyrning och Förvaltningsledning
• FörvaltningsObjektArkitektur =
verksamhetsdriven EA på en sida =
Domänstack = Kärnverksamhet +
Stödverksamhet + IT-verksamhet
• IT Governance genom Affärsmässig
förvaltningsorganisation + FOA
styrgruppsnivåer +
Portföljstyrningsfunktion (Processer och
Uppdragsportfölj) = IT Engagement
Model
www.pm3.se 13

14
Management
Governance (Styrning)
Utveckling Förvaltning
Följa upp
Utvärdera
Ge Direktiv
Business processes
e.g. ITIL, PPS etc
pm³
Mätning
Ändringsförslag
Uppdrag
&Riktlinjer
Governance
Förvaltnings-
ledningarper
objekt
OF-styrgrupp objektfamilj 1 OF-styrgrupp objektfamilj 2 OF-styrgrupp objektfamilj 3
FOA-styrgrupp

På:s grundsyn på Styrning
• Affärsmässighet
– Inställning
– Beteende
• Samverkan
– Bilateral överenskommelse
– Virtuell organisation – alla nivåer
www.pm3.se

(Mål)Styrbarhet skapas genom
• Macro perspektivet – styrning på helhet
(FOA = EA på 1 sida)
• Micro perspektivet – styrning per verksamhet
(objekt)
www.pm3.se

Governance genom pm³ (macro)

Modellkomponenter i pm³ (micro)

Agenda
Business Execution
• Summering
www.pm3.se 19

Hur designa en ”Operating Model”
• En operativ modell - den ”klassiska” definitionen
Processer och Information/Standardiserade och
Integrerade
• Var hämtar vi svaret?
– I affären, från affärsmodellen/verksamhetsmodellen (om vi
skapar annan nytta än pengar)
– Om vi inte har någon? Då får vi använda en modell och leta
efter beståndsdelarna för att grovt bestämma en
affärsmodell/verksamhetsmodell
• Vilka frågor måste vi ställa för att skapa rätt design?
• Vad innebär svaret?
• Hur använder vi det för att designa en EA?
www.pm3.se 20

En modell för En affärs-/verksamhetsmodell
www.pm3.se 21
Källa: Bl a Alexander Osterwalder,
Business model canvas
Vilka aktiviteter är
viktiga?
Vilka kanaler är viktiga?
Vilka flöden är viktiga?
Etc. ger Standardisera och
Integrera

Hur ser nuläget ut
• Olika produkter har ofta egna silos
• Uppemot X olika applikationer för att
hantera Produkt
• Varje produktsilo äger sin data ofta med
en egen definition av viktiga termer
• Delar av processer återkommer på
många ställen
• Verksamhetsenheter äger sina
applikationer och har stor lokal kontroll
Integrationsgradiaffärsprocesser
Standardiseringsgrad i affärsprocesser
Idag

Vilken operativ modell är Målbilden
• Ett exempel: Affärsstrategin och IT-strategin
pekar på behov av långsiktiga förändringar
– Kärnprocesser definieras
– En processägare
– IT-stödet är processstöd
– Gemensamma IT-tjänster
– Standardiserade definitioner
– Ägandeskap till information/data olika
men samma
• Vad gäller för Matchboll?
Standardiseringsgrad i affärsprocesser
Idag

Effekt av Framtida målbild
ÖVNING: Matchboll
• Vilka processer ska vara
standardiserade? Vilka ska vara
integrerade (vilken
information)?
•I resan mot målbilden bör en
gemensam syn och användning
av processerna utgöra en första
anhalt
•För att nå målbilden ska de
affärsprocesser som enligt den
operativa modellen (given av
affärsmodellen) vara
standardiserad o/el. integrerade,
samma process och gemensam
data(-modell) används för alla
kunder Standardiseringsgrad i affärsprocesser
IT-stödförProdukt&Prissättning
IT-stöd för
Marknadsföring&
försäljning
IT-stödförFöretagsstödjande
IT-stöd för
Avtals-
hantering
IT-stöd för
XYZ-
hantering

Exempel på Operativa modeller
www.pm3.se 25
Fokus för standardisering och
integrering skiljer per Operativ modell
Vilket innebär vad för EA?

Agenda
Business Execution
• Summering
www.pm3.se 26

Hur designa en ”EA one pager” enligt pm3 –
• EA för strategisk styrning
• Hur många perspektiv behöver en EA ha? 1? 2? 3? 4? Fler?
• PåVe mm Metoder för att designa en FOA
• Verksamhet (vad som görs) alternativt produkt/tjänst är primära
indelningsgrunder för effektiva förvaltningsobjekt
• Organisation (vem som gör) och IT-komponenter utgör inga primära
indelningsgrunder för effektiva förvaltningsobjekt
• En IT-komponent kan bara tillhöra ett förvaltningsobjekt (undantag
modulära IT-system/SOA)
• e-tjänsteapplikationer och standardapplikationer fördelas på respektive
förvaltningsobjekt
• ÖVNING: Vilken FOA / EA på en sida har Matchboll?
www.pm3.se 27

FOA
Objekt-
familj
Objekt
Objekt
Objekt-
familj
Objekt
Förvaltnings-
produkt
Verksamhets-
komponenter
IT-komponenter
Förvaltnings-
produktObjekt
Objekt
Olika nivåer för beslutsfattande
28

Taktade Effektiva FörvaltningsObjekt
Ekonomi, Kontroll, Betalning
Teknisk plattform
Arbetsplats
Personal
Dokument, Ärende och Kvalitetshantering
X-net
BI&DW
Kundmötet
Försäljning
Gemensamma tjänster
Infrastrukturtjänster
Kanalhantering
Produkthantering
Varuhus
Kundtjänst/Tillägg/Returer/Hjälp
AffärsgemensamtMarknadsföring
SupplyDemand

Ett exempel – Carlsson - Diversification
www.pm3.se 30
Källa: Ross (MIT), Weill (MIT),
Robertson (IMD)

Agenda
Business Execution
• Summering
www.pm3.se 31

Hur designa en ”IT engagement model” enligt pm3 – IT
• Governance struktur / Styrstruktur vs Ledningsstruktur
• Hur många nivåer och dimensioner måste en styrstruktur
ha?
• PåVe mm Metoder för att designa en Governance struktur
– God IT-governance kännetecknas av att man aktiverar länken
mellan verksamhetsrepresentanter och IT-representanter i syfte
att öka verksamhetsnyttan av IT.
– pm3 som IT-governance modell klargör därmed:
• Vilka beslut som ska fattas
• Vem som ska fatta besluten
• Hur besluten ska följas upp
• ÖVNING: Vad behöver Matchboll för IT-Governance?
www.pm3.se 32

Portföljstyrning
Projektportfölj Förvaltningsportfölj
pm³
PPS/PROPS/Projektil/Pejl?
projektledare
projektplan
mål
styrgrupp
ordning & reda
budget
projektorganisation
beslutsmandat
ansvarsroller
beslutsforum projektägare
projektstyrning
förvaltningsledare
förvaltningsplan
mål
styrgrupp
ordning & reda
budget
förvaltningsorganisation
beslutsmandat
ansvarsroller
beslutsforum
objektägare
förvaltningsstyrning
pm³
Uppdragsportföljen
www.pm3.se 33

OF-styrgrupp
objektfamilj 1
OF-styrgrupp
objektfamilj 2
OF-styrgrupp
objektfamilj 3
FOA-styrgrupp
Förvaltnings-
ledningar per
objekt
www.pm3.se 34
Beslutsfora för en FOA

Agenda
Business Execution
• Summering
www.pm3.se 35

Hur få ihop helheten – Foundation for
Business Execution
• FOA (EA) + ITG + OM = FoE
www.pm3.se 36
Ekonomi, Kontroll, Betalning
Teknisk plattform
Arbetsplats
Personal
Dokument, Ärende och Kvalitetshantering
X-net
BI&DW
Försäljning
Kanalhantering
Produkthantering
Varuhus
Kundtjänst/Tillägg/Returer/Hjälp
Marknadsföring
SupplyDemand
Portföljstyrning
Projektportfölj Förvaltningsportfölj
OF-styrgrupp
objektfamilj 1
OF-styrgrupp
objektfamilj 2
OF-styrgrupp
objektfamilj 3
FOA-styrgrupp
Förvaltnings-
ledningar per
objekt
Fokus för standardisering och
integrering skiljer per Operativ modell

Bra praxis
www.pm3.se 37
Källa: Ross (MIT), Weill (MIT),
Robertson (IMD)
Förvaltningsmodell
Förvaltningsorganisation
Förvaltningsstyrning
FOA
Förvaltningsportfölj
Portföljstyrningsfunktion
IT Governance struktur
IT Gov. för ITO, BPO, Cloud

• Ha strategiska mål och strategiska sponsorer, stöttning från ledningen
• Red ut förvaltningsstyrningens relation till andra styrmodeller inom organisationen för att få helhet och sammanhang.
• Ha en realistisk tidsplan och ha tålamod, förståelse, medvetenhet och om att det är ett förändringsarbete
som tar lång tid och inte går att forcera fram. Utmaning av det befintliga arbetssättet. Det tar tid innan man
märker av förändringarna/resultatet
• Bygg upp ”införande projektet” ej införandet i linjen
• Var lyhörd för behov av extra utbildning, coachning under resans gång och att denna information ges till samma
personer i förvaltningsorganisationen under förändringsarbetet
• Var öppen och ha en strategi för att alla individer i en förvaltningsorganisation inte är förändringsbenägna
• Poängtera betydelsen av tydlighet och kommunikation inom förvaltningsorganisationen
• Att ”eldsjälar” stöttas av ledningen
• Att arbetsgruppen är bemannad med rätt personer
• Att det införs en portföljstyrningsfunktion / Förvaltningskontor som fortsätter att driva förändringen och ständig
förbättring efter införandet
www.pm3.se 38
Framgångsfaktorer vid införande

• pm3 är en förvaltningsstyrningsmodell och inte bara en förvaltningsmodell, risk för att fokuset blir att lösa
operativa problem istället för övergripande styrning
• Bristande kommunikation från ledningen ner i organisationen om anledningen till införandet av pm3, vad
nyttan och syftet med införandet har för organisationen och för individerna
• Initiativet till införandet kommer från en part, t ex en IT avdelning vilket innebär att det saknas konsensus.
Man ser inte nyttan och helheten
• Införandet drar ut på tiden och rinner ut i sanden
• Man har fel fokus på t ex olika begrepp i modellen och försöker hitta fel och brister med modellen i sig
• Orealistiska förväntningar och risk för att man vill förvalta ”allt” som kommer i ens väg och
förvaltningsobjekten blir för stora
• För små förvaltningsobjekt/organisationer är sårbara vilket får till följd att det är svårt att se nyttan med
införandet
• Förvaltningsorganisationen har inte förståelsen och uthålligheten för att det är ett förändringsarbete som
tar tid
www.pm3.se 39
Fallgropar vid införande

Agenda
Business Execution
• Summering
www.pm3.se 40

Summering
• Design av en ”Operating Model”
– En operativ modell - den klassiska definitionen Processer och Information/Standardiserade och Integrerade
– Var hämtar vi svaret?
• I affären, från affärsmodellen
– Vilka frågor måste vi ställa för att skapa rätt design?
– Vad innebär svaret?
• Designa en EA?
– Designa en ”EA one pager” enligt pm3 – FörvaltningsObjektArkitektur – interaktiv session
– EA för strategisk styrning
– Hur många perspektiv behöver en EA ha? 1? 2? 3? 4? 5? Fler?
– PåVe mm Metoder för att designa en FOA
• Design av en ”IT engagement model” enligt pm3 – Portföljstyrning och Förvaltningsorganisation –
interaktiv session
– Governance struktur / Styrstruktur vs Ledningsstruktur
– Hur många nivåer och dimensioner måste en styrstruktur ha?
– PåVe mm Metoder för att designa en Governance struktur
• Helheten – Foundation for Business Execution (FoE)
www.pm3.se 41

Referens
• På AB – pm3 modellbeskrivning, respektive pm3 licens, 2012-12-
12. Finns även på engelska. www.pm3.se
• Nordström – Affärsmässig FörvaltningsObjektArkitektur – vägen
till IT-governance för vidmakthållande och vidareutveckling
PÅSYN 007A, 2009 På i Stockholm AB.
• Nordström, Welander – Mera Affärsmässig Förvaltningsstyrning,
2007. Finns även på engelska.
• Ross, Weill, Robertson – Enterprise Architecture as a Strategy :
Creating a Foundation for Business Execution.
• Alexander Osterwalder – Business model innovation
• Peter Senge – The Dance of Change
• Alexander Hedlund – EA dos and donts – www.Slideshare.net
• pm3 på fem minuter – www.Slideshare.net
• pm3 standardbilder – www.Slideshare.net
www.pm3.se 42

På AB
• Sedan 1997
• Expertis inom Affärsmässig förvaltningsstyrning och
IT-governance/Portföljstyrning/EA
• Förvaltningsstyrningsmodell pm3
• pm3 = På Maintenance Management Model
• Baserad på teoretisk och praktisk erfarenhet
• Branschstandard
• pm³ licens och kunskapsprodukter via webbshop
• www.pm3.se

Bakgrund
• pm3 ny version årligen – svensk och engelsk
• 121212 – release av svensk version 2.3
• januari 13 – release av engelsk version 2.3

Workshop ledare
Alexander Hedlund
Fd Projektledare ISO 20000, Fram till april 2005 -
Marketing Director, Member of the board
Gamla Brogatan 11
SE-111 20 Stockholm
Sweden
Direct Dial: +46 8 454 1941
Direct Fax: +46 8 454 1901
Mobile: +46 733 10 47 41
Switchboard: +46 8 410 261 10
alexander.hedlund@itsmf.se
itSMF Sweden
Alexander Hedlund - Management Consultant, Utvecklingschef,
IT-chef På AB. Arbetar med strategier och införande av strategier foch
goverrnance, styrning samt ledning ör effektivare verksamhetsstöd och
informationshantering inkl. sourcing och service management. Han har 20 års
erfarenhet av dessa frågor. Inom dessa områden har Alexander arbetat som
Chefsarkitekt, IT-chef att hyra, Program-/projektledare, som Service manager för
EMEA (Europa, Mellersta Östern och Afrika) i en global shared services
organisation (90 000 anställda, kontor i 130 länder), som Change manager för ett av
Sveriges största förändringsprogram – ansvarig för framtagandet av avtal. Han är
även en av grundarna av den svenska delen av IT Service Management Forum,
organisationen som nu utvecklar ITIL (IT Infrastructure Library) som bästa praxis
på marknaden. Alexander har som ordförande i SIS AG2 lett arbetet med att ta fram
den svenska standarden Kvalitetsledningssystem för tjänster. Han är en van införare
av effektivare processer t ex ITIL. Alexander har även genomfört fulla sourcing-
/avtalslivscykler i ett flertal branscher och storlekar på organisationer. Exempel på
företag han har effektiviserat är Handelsbanken, Securitas Teknik, Telia, Ernst &
Young, samt:
• 4 år i Folksams IT-ledning +1 Miljard budget
• Han har lett arbetet med att förbättra Financial Management for IT Service (ITIL)
& tjänstepaketeringen på en stor bank.
• Han har lett arbetet med att införa IT Services Continuity Management (ITIL) på
ett ledande structured finance företag.
• Alexander var itSMF Swedens Projektledare för ISO 20000. Han var även
ordförande i SIS arbetsgrupp - Ledningssystem för IT-tjänster, samt Sveriges expert
i ISO.
• Han ledde framtagandet av IT-delen av införandeplanen för ett stort,
nordeuropeiskt bank- och finansbolag. Med syfte att införa en kostnadseffektivare
kundsupport och shared services.
•För ett stort, europeiskt energibolag drev Alexander arbetet med ett business case
för att införa ett intranät portal på en affärsenhet. Projektet innebar även en
genomsyn av kundtjänstprocessen och förslag på effektivare processer, bättre
stödsystem och nya interntjänsteavtal.
•Han har tagit fram en strategi för införandet av en förbättrad
tjänsteleveransorganisation i ett nordiskt mediabolag,
•Skapat sänkta kostnader till bibehållen kvalitet genom BPO hos en driftsleverantör
baserat på ITIL/ITSM och
•Infört ITIL-processer på ett stort nordiskt försäkringsbolag.
Tidigare har Alexander arbetat på Cap Gemini Ernst & Young där han ansvarade
för tjänster inom kunskaps, elärande och innovationslösningar, bl a ledde han ett
team som byggde upp kunskapstjänster inom ett stort nordiskt transportbolag.
Från 1998 till 2000 arbetade Alexander i USA på Ernst & Young International som
Service Mgr i ett Shared Service center med tjänsteleveranser i EMEA-
affärsområdet.
Han har en Master of Science från KTH 1986, samt vissa kurser i företagsekonomi
från Stockholms universitet 1984., Handelshögskolan i Stockholm Executive
Education 2010.
Alexander Hedlund
Fd Chairman Current Member AG2 IT Service
Management of TK303
The Swedish Technical committee of JTC1/SC7
sis-tk303-ag2@sis.se
SIS, Swedish Standards Institute
SIS - Swedish member of ISO & CEN

alexander.hedlund@pm3.se
+46 (0)70 595 33 37
http://www.pm3.se
Kontakt
http://se.linkedin.com/pub/alexander-hedlund/4/412/a61/

Design av en Foundation for Business Execution (FoE) - FörvaltningsObjektArkitektur (FOA) eller EA as a Strategy

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (16)

Similar to Design av en Foundation for Business Execution (FoE) - FörvaltningsObjektArkitektur (FOA) eller EA as a Strategy

Similar to Design av en Foundation for Business Execution (FoE) - FörvaltningsObjektArkitektur (FOA) eller EA as a Strategy (20)

More from Alexander Hedlund

More from Alexander Hedlund (7)

Design av en Foundation for Business Execution (FoE) - FörvaltningsObjektArkitektur (FOA) eller EA as a Strategy