Retour d'expérience de la DSI du Conseil Général des Hautes-Pyrénées sur la migration de leur portail intranet Sharepoint vers un intranet Open Source avec le CMS Ametys. Cette présentation a été faite dans le cadre des Rencontres régionales du Logiciel Libre à Toulouse le 14 novembre 2014.

1. Migration d’un intranet Sharepoint
vers un intranet Opensource
Retour d'expérience du
Conseil Général des Hautes-Pyrénées
• Eléments de contexte
• Etat des lieux Intranet
• Démarche projet
• Choix de la solution
CG65 – DSI – Jérôme Guinle & Nicolas Decoudun
Rencontres Régionales du Logiciel Libre – Toulouse 14/11/2014

2. L’état des lieux de l’usage des
logiciels libres au CG65
• Pas de démarche ou de politique logiciels
libres
• Inexistant sur les projets web (hormis
l’intranet)
• Limité sur l'infrastructure
• Inexistant sur les applicatifs métiers
• Des sujets ouverts : GED, archivage
électronique

3. Quelques éléments de contexte
• L’organisation de la DSI et du service
Applicatifs
• Un projet en phase avec notre organisation,
nos ressources et nos objectifs
• Le positionnement de l’équipe Décisionnel
Développement Intranet Internet

4. L’équipe Décisionnel
Développement Intranet Internet
• Les missions
• Les ressources, les compétences et
l’organisation de l’équipe
• Les technologies et outils utilisés

5. L’Intranet actuel
• Choix de Microsoft Sharepoint en 2009
car historiquement, le Conseil Général
des Hautes-Pyrénées avait un accord
Entreprise Microsoft
• Lancement en 2010 de la 1ère
version de
l’intranet avec Sharepoint 2007

6. Etat des lieux Intranet en 2013
• Retours utilisateurs satisfaisants
• Coûts de licences et d’exploitation de plus en
plus importants
• Extension de l’usage à tous les utilisateurs du
CG via un accès Extranet
• Pas de maitrise interne de l’outil et des
développements spécifiques posant
problème

7. Etat des lieux Intranet en 2013
• Offre surdimensionnée :
Sharepoint est utilisé uniquement pour :
– gérer des contenus, des espaces projets
collaboratifs, des calendriers de réservation
– diffuser des actualités et informations internes
• Volonté de maîtrise et de rationalisation des
coûts liés aux contrats Microsoft

8. Objectifs du projet
• Une réduction des coûts
• Une architecture technique simple intégrée aux
standards du Conseil Général
• Ne pas dégrader la satisfaction des utilisateurs
(et si possible faire mieux et apporter de
nouveaux services)
• Un outil simple d’utilisation pour les
contributeurs
• Un outil bien maîtrisé par les équipes internes
• Plus long terme : capitaliser sur l’outil choisi
pour répondre aux futures projets internet

9. Contraintes du Projet
• S’assurer de la pérennité du choix, pas de
projet de gestion de contenu d’entreprise
prévu au Conseil Général des Hautes-
Pyrénées qui aurait justifié de conserver
Sharepoint
• En parallèle, relance du marché Microsoft
au Conseil Général des Hautes-Pyrénées
• Un projet souhaité par la DSI et pas par la
maîtrise d’ouvrage, souhait d’un impact
utilisateurs quasiment nul

10. Choix de la solution
• Marché a procédure adaptée permettant
d'auditionner les candidats, de bénéficier
d'une démonstration des produits
et de négocier les offres
• Critères de choix :
- Coût global sur la durée du marché 30%
- Valeur de la couverture fonctionnelle
50%
- Valeur technique 20%

11. Choix de la solution
• Les candidatures reflétaient bien les différentes
typologies de solutions (Open source, propriétaire)
• Bilan de la consultation :
– 1ère
phase : 5 outils (3 open source, 2 propriétaires)
retenus sur 15 candidatures
– 2ème
phase : audition des 5 candidats et choix du CMS
Open Source Ametys,

12. Choix de la solution
réponse à nos objectifs
• Réduction des coûts
• Architecture technique
• Satisfaction des utilisateurs / richesse
fonctionnelle
• Simplicité d’utilisation pour les contributeurs
• Maîtrise par les équipes internes
• Plus long terme : capitaliser sur l’outil choisi
pour répondre aux futures projets internet

13. Avancement du projet
• Design
• Fonctionnalités
• Livraisons
• Tests
• Mise en production

14. Quelques fonctionnalités

15. Merci de votre
attention