Как организовать событие малыми ресурсами? Какие аспекты учесть? Какие есть примеры чеклистов и приемов по продвижению события, работе с участниками, организации пространства, подготовке спикеров?

1. ОРГАНИЗАЦИЯ
СОБЫТИЙ
Своими силами, малыми ресурсами, do-it-yourself
Аня Дворникова
29 июля 2О15

2. Аня Дворникова
Director of Talent Management, Improve Group
Основатель Improve Experience
113
47
2
21
20
13
образовательных и
нетворкинговых событий
стран
спикер, тренер, фасилитатор
или ведущая
конференций —
менеджер программы
TEDx в Новосибирске и в Москве
деИТология
за 3 года в Improve Group

3. Кто здесь?
15
57
2
3
6
4
HR
Организаторы событий
Маркетинг, пиар, коммуникации
Руководитель
Студент
ИТ
Другое

4. Зачем?
Для работы — 18
Для себя — 10
Оба варианта — 5
Для развития — 4

5. ПУСТЬ НАМ ВСЕМ БУДЕТ КОМФОРТНО
00:00
Off
Участие
Fun :)

7. Общее видение
Четкие измерители
Прописанные
процессы
Творческий
хаос

8. Общее видение
Четкие измерители
Прописанные
процессы
Творческий
хаос

9. Общее видение
Четкие измерители
Прописанные
процессы
Творческий
хаос
УПРАВЛЯЕМОСТЬ
МАСШТАБИРУЕМОСТЬ
СЕРИЙНОСТЬ
ПРЕДСКАЗУЕМОСТЬ

10. Что нас сегодня ждет
1. Типы событий
2. Форматы событий
3. Роли в команде организаторов
4. Работа с содержанием
5. Организация пространства
6. Работа с участниками, коммуникации, продвижение
7. Логистика и финансы
8. Работа с партнерами и спонсорами
9. Принципы поведения на событии и разбор полетов после
10. Нетворкинг

11. СОБЫТИЕ — ЭТО…
ВО ВРЕМЕНИ,
ПРОСТРАНСТВЕ
И СОСТАВЕ УЧАСТНИКОВОГРАНИЧЕННОЕ
ОРГАНИЗОВАННОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ,
НАПРАВЛЕННОЕ НА ДОСТИЖЕНИЕ
КОМПЛЕКСА ЦЕЛЕЙ.

12. Типы событий
РАЗВЛЕКАТЕЛЬНЫЕ СПОРТИВНЫЕ РЕКЛАМНЫЕ ПИАР/ДЕЛОВЫЕ
НЕТВОРКИНГОВЫЕ ЦЕРЕМОНИАЛЬНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ

13. Типы событий
РАЗВЛЕКАТЕЛЬНЫЕ СПОРТИВНЫЕ РЕКЛАМНЫЕ ПИАР/ДЕЛОВЫЕ
НЕТВОРКИНГОВЫЕ ЦЕРЕМОНИАЛЬНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ

14. Событие Основной тип Дополнительные
деИТология Нетворкинговое
Пиар-событие,
информационно-познавательное,
развлекательное

15. ФОРМАТЫ

16. Не знаете, с чего начать, —
начните с жестких форматов

17. Особенности форматов
ОДНОРАЗОВЫЕ
> «Банкет»
> Целостность
> Интенсивность и wow-эффект:
«Убить одним выстрелом»
> Превзойти ожидания
> Дольше подготовка
> Больше ресурсов
> Пан или пропал
> Мощный эффект
> Интенсивное промо
СЕРИЙНЫЕ
> «Завтрак-обед-ужин»
> Разнообразие
> Постоянство в чем-то:
«Вызывает привыкание»
> Попасть в ожидания
> Подготовка оттачивается
> Мало ресурсов
> Пространство для маневра
> Отложенный растянутый эффект
> Лояльность, ретеншен

18. ФУНКЦИИ И РОЛИ

20. Управление
проектом и
командой
Работа с
содержанием
(программа)
Работа с
пространством
(оформление)
Работа с
участниками,
коммуникации,
промо
Логистика
Финансы и
администри-
рование
Работа с
партнерами и
спонсорами

21. Управление
проектом и
командой
Работа с
содержанием
(программа)
Работа с
пространством
(оформление)
Работа с
участниками,
коммуникации,
промо
Логистика
Финансы и
администри-
рование
Работа с
партнерами и
спонсорами
ВНУТРЕННИЕ РОЛИ
Координатор
Спикеры
Ведущий
Оргкомитет или помощники
крайний за программу
крайний за оформление
крайний за участников
крайний за продвижение
крайний за логистику
крайний за технику
крайний за финансы
крайний за фандрайзинг
…
ВНЕШНИЕ РОЛИ
Участники (они же гости)
Партнеры/спонсоры
Спикеры
Ведущий

22. Управление
проектом и
командой
Работа с
содержанием
(программа)
Работа с
участниками,
коммуникации,
промо
Логистика
Финансы и
администри-
рование
Пример
деИТологии
Работа с
пространством
(оформление)
Аня
Вера
Маша и Коля

23. Что нас сегодня ждет
1. Типы событий
2. Форматы событий
3. Роли в команде организаторов
4. Работа с содержанием
5. Организация пространства
6. Работа с участниками, коммуникации, продвижение
7. Логистика и финансы
8. Работа с партнерами и спонсорами
9. Принципы поведения на событии и разбор полетов после
10. Нетворкинг

24. СОДЕРЖАНИЕ
(ПРОГРАММА)

25. Цели
конференции
Ключевой
посыл
Внутренняя
сюжетная линия
Смысловые
блоки
Составление
расписания
Подготовка
сессий
То самое
"экстра"
1 2 3 4 5 6 7
Разработка программы шаг за шагом

26. Работа со спикерами
и ведущим
1. Никогда не рано начать
договариваться!
2. Удобный обоим способ
коммуникации
3. Четко проговорить цели и
формат события, взаимные
ожидания
4. Составить и выдерживать
тайм-лайн подготовки
NOTHING
IS OBVIOUS
Нет ничего очевидного

29. ПРОСТРАНСТВО
(ОФОРМЛЕНИЕ)

30. Пространство
> Сколько надо вместить человек?
> Как они будут взаимодействовать
(общаться, делать что-то)?
> Как им для этого надо разместиться
(сидеть, стоять, двигаться)?
> Какое для этого нужно помещение?
> Какое нужно оформление?
МЕСТО
РАСПОЛОЖЕНИЕ
ПРЕДМЕТОВ
НАВИГАЦИЯ
ДИЗАЙН

33. Свое vs чужое место
+
> Свобода действий
> Куча материалов
> Знаем все ответы и FAQ
> Помощники на подхвате
> Дополнительный пиар
> Относительно бесплатно
–
> Приходится быстро
> Много лишнего
> Добираться неудобно
> Мешаем разработчикам :)
> Не специализированное

34. Где брать идеи
> Смежные отрасли
> Похожие события другого масштаба или серийные
> Event.ru
> Lifestyle блоги
> Pinterest
> Instagram
> Другие организаторы и «коллекционеры»

35. УЧАСТНИКИ
(КОММУНИКАЦИИ, ПРОМО)

36. Каждый участник хочет
НЕ ЗРЯ
> интересно
> полезно
> новые идеи
> вдохновение
> знакомства
> развитие
> …
КОМФОРТ
> физический
– удобно доехать
– удобное пространство
– возможность перекусить
– …
> психологический
– я здесь не один
– понятно, что будет происходить
– понятно, что от меня ожидают
– …

38. Продвижение деИТологии
> Блог на сайте — анонсы (http://goo.gl/zSyLHf)
> Блог на сайте — фотоотчеты (http://goo.gl/4wzfkj)
> Встреча в VK
> Анонсы в корпаккаунтах (VK, FB, Twitter)
> Приглашение участников группы VK
> Персональная рассылка
> Приглашение кандидатов на вакансии
> Сарафанное радио
> Видео (http://goo.gl/dTXBul)
> Обязательная регистрация + быстрая и личная коммуникация (Google forms)
> Статусные бейджи

40. Что нас сегодня ждет
1. Типы событий
2. Форматы событий
3. Роли в команде организаторов
4. Работа с содержанием
5. Организация пространства
6. Работа с участниками, коммуникации, продвижение
7. Логистика и финансы
8. Работа с партнерами и спонсорами
9. Принципы поведения на событии и разбор полетов после
10. Нетворкинг

41. ЛОГИСТИКА
(ВЕЩИ И ДВИЖЕНИЕ)

42. Базовые правила логистики
1. Обязательно письменный список!
a. Записать нужно абсолютно все вещи
b. Что нужно сделать из подготовительных перемещений
2. Вещи в привязке к программе
3. Напротив каждой вещи — ответственный
4. Найти vs купить

44. ФИНАНСЫ
(И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ)

45. Принципы и договоренности
> Уложиться в лимит
> Сделать wow-результат любой ценой
> Разумный минимум
> «Вы, главное, делайте»

46. ПАРТНЕРЫ И СПОНСОРЫ
(ПРОДАЖИ, АККАУНТ МЕНЕДЖМЕНТ)

47. ?ПАРТНЕР
СПОНСОР

48. ?ПАРТНЕР
СПОНСОР
Общие цели
Вклад в содержание
Общая ЦА
Вклад в бюджет

49. Что предложить
Аспект Партнеру Спонсору
Программа
Спикер
Участвовать в подготовке
Полезный материал на тему
—
Пространство
Размещение рекламных материалов, логотипов, баннеров на событии
Размещение логотипов в онлайне, в печатных материалах события
Брендированная зона: развлечение гостей, интерактивные инсталляции
Кейтеринг, съемка, онлайн-трансляция, афтепати
Участники
Доступ к базе
Личное взаимодействие
Сувениры
Рассылка по участникам
Другие
партнеры
Возможности нетворкинга —

50. УПРАВЛЕНИЕ
(ПРОЕКТОМ И КОМАНДОЙ)

51. Предусмотреть
всё
невозможно

52. Take it easy,
but take it

53. Управляйте
ожиданиями

54. Эффект
уточки

55. Разбор полетов
> Обратная связь с заказчиков, участников и партнеров
> Start – stop – continue

56. НЕТВОРК ЗНАНИЯ

57. ДАЛЬНЕЙШИЕ ШАГИ
> Прогоняем свое событие через
раздатку
> Обсуждаем с командой
> Пробуем делать по-другому
> Фиксируем результаты
> START-STOP-CONTINUE ;)

58. НЕКЛАССИЧЕСКИЙ
МЕНЕДЖМЕНТ
impxp.ru/experiences/another-mngmnt
> Есть ли альтернатива
классической бюрократии и
формализации процессов?
> Как мотивировать людей
нематериальными
факторами?
> Как воспитать в команде
коллективное принятие
решений?
> В каких случаях обобщенные
цели выгоднее конкретных?
26 АВГУСТА
8 ЗАНЯТИЙ
2 МЕСЯЦА
9000 руб

59. anya.dvornikova
redhairedAnya
anyadvornikova
Давайте общаться!