La réduction des coûts et l’optimisation des investissements sont des préoccupations majeures pour tout entrepreneur qui se respecte. À travers ce document, AsterOffice souhaite aider les établissements de santé à évaluer les différentes options concernant la transcription médicale et à mieux répartir leurs ressources pour un résultat optimum.

1. Transcription
médicale:
comment faire
le bon choix
La réduction des coûts
et l’optimisation Ci-dessous, le point sur:
des investissements
sont des préoccupations — Les différents types de fournisseurs de services
de transcription médicale
majeures pour tout
entrepreneur qui se — Le phénomène d’externalisation
respecte. À travers
ce document, AsterOffice — Les barrières à l’externalisation
souhaite aider les
établissements de santé — Les avantages de l’externalisation de
à évaluer les différentes la transcription médicale
options concernant
la transcription médicale
et à mieux répartir leurs
ressources pour
un résultat optimum.

2. Quelles sont les différentes options qui s’offrent aux établissements
de santé en matière de transcription médicale?
Les centres médicaux, comme toute autre entreprise, comptent de nombreuses tâches
non-ciblées qui doivent être exécutées afin que l’ensemble du processus de travail se déroule
bien. Les informations contenues dans les dossiers des patients jouent un rôle déterminant
dans les soins de santé, et, la transcription médicale faisant partie intégrante de la gestion
de ces dossiers, le choix du fournisseur de service est décisif. Ainsi, les établissements
de santé peuvent choisir de se tourner vers:
1. Un personnel fixe
Embaucher une secrétaire médicale permanente peut sembler la solution la plus
avantageuse. En effet, elle permet de choisir un nouveau membre d’une équipe,
de le prendre à l’essai, de vous assurer de son engagement total pour répondre
à vos attentes, de contrôler à votre guise tous les processus et, cela, dans
le cadre d’un contrat de travail stipulant clairement les obligations de chacun.
Mais ce luxe a un prix. Premièrement, vous devrez fournir l’espace de travail
et le matériel adéquats. Deuxièmement, vous devrez verser à votre employé
un salaire fixe, y compris lorsque celui-ci n’est occupé que pendant 80% de son
temps de travail. Troisièmement, lorsqu’il tombe malade, il vous faudra trouver
un remplaçant d’urgence. Enfin, un certain nombre d’obligations vous in-
combent: vous devrez notamment prendre en charge les coûts d’assurance,
les arrêts maladie et les congés maternité. Cette solution est donc viable
à condition d’avoir des ressources et une charge de travail suffisantes.
2. Des professionnels indépendants
Cette solution est certainement la plus économique, mais elle est aussi la plus
risquée. En effet, il faut savoir que, derrière une opportunité alléchante,
se cachent des risques de rupture de confidentialité et un manque de confiance.
Les professionnels indépendants ne sont pas contraints de se soumettre
à des obligations en cas de problème. Quant à la qualité du travail, elle n’est
pas garantie. Cette solution pourrait donc vous convenir dans la mesure où vous
acceptez d’en encourir les risques.
3. Un fournisseur de services professionnel
Lorsque vous confiez vos tâches de transcription médicale à un fournisseur
de services professionnel, vous combinez flexibilité et confiance. Vous ne payez
que pour le travail accompli, seulement lorsque vous en avez besoin, et vous
êtes certain d’obtenir un résultat de haute qualité, dans les temps, tout en profit-
ant d’une garantie de protection des informations prévue par contrat. La plupart
des établissements de santé finissent par choisir cette solution et, pour ceux
d’entre eux qui s’en remettent au bon fournisseur de services, les bénéfices sont
nombreux. C’est ainsi que l’on parvient à dominer un secteur; en faisant des
investissements judicieux, en répartissant ses ressources et en gérant le flux
de travail de manière efficace.
Il va sans dire que, pour les centres de santé qui n’ont pas une charge régulière de transcription
médicale, les fournisseurs de service professionnels offrent une solution idéale, à la fois avanta-
geuse et garantie sans risques. Même les grands établissements de santé, qui comptent avec
des secrétaires médicales internes, ont intérêt à prévoir une option de secours pour parer aux
imprévus. Toutes les solutions présentées ci-dessus comprennent l’aspect organisationnel
de la collaboration professionnelle, mais pour obtenir une solution qui convienne aux véritables
experts en stratégie, il faut ajouter le facteur géographique : l’externalisation vers des régions
où la main d’œuvre coûte moins cher. Pourtant, sur ce point, beaucoup d’entreprises s’arrêtent
à des stéréotypes négatifs qui font obstacle à l’acquisition de nombreux avantages.

3. Externalisation: mythes et réalités
Avez-vous déjà ressenti les bénéfices de l’externalisation? Ne répondez pas tout de suite. Rien
n’est jamais tout noir ou tout blanc, et l’externalisation de toute tâche, qu’il s’agisse de transcription
médicale ou d’autre chose, présente à la fois des avantages et des inconvénients. Étudions, donc,
la situation de manière globale.
Sur quoi les critiques formulées par les opposants de l’externalisation portent-elles?
La qualité du travail?... Le manque de contrôle?... Les risques encourus?...
Ces inquiétudes sont-elles propres à l’externalisation? Vous, ou quelqu’un de votre entourage,
avez certainement déjà fait l’expérience d’une collaboration avec des fournisseurs de service locaux
qui tourne mal dû à des défaillances, à un partenaire malhonnête, ou qui cherche tout simplement
à économiser à tout prix. Il faut reconnaître que, même sans externalisation, le monde des affaires,
comme la vie en général, représente un parcours semé d’embûches.
Beaucoup de gens ne prennent pas la peine de comprendre le concept d’externalisation et le résu-
ment hâtivement à la seule réduction des coûts. Animés par cette idée, ils s’efforcent de compresser
au maximum les coûts en optant pour le contractant le moins cher ou, même, un indépendant.
Comprenez bien qu’il n’y a pas de quoi être surpris par le résultat d’une telle collaboration.
Afin d’en tirer de réels bénéfices, il faut considérer l’externalisation comme le fruit, non pas d’une
impulsion opportuniste, mais d’une stratégie commerciale approfondie. Une décision d’externaliser
bien pesée conduira à une réduction des coûts sans porter préjudice à la qualité, et à une gamme
d’avantages supplémentaires.
Délais d’exécution 61%
Réduction des coûts 29%
Efficacité accrue 13%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Progrès constatés par les entreprises qui externalisent la transcription médicale à des fournisseurs profession nels
Ce n’est pas un hasard si, Alors, oui, l’externalisation Comment faire, donc,
pour certaines entreprises, vise à réduire les coûts, pour transformer
l’externalisation représente mais là n’est pas sa rai- le facteur risque de
une source d’avantage son d’être principale. l’externalisation en
concurrentiel exception- Une approche réfléchie un facteur de réussite
nel. En réalité, elles ont de l’externalisation peut décisif?
eu l’intelligence de re- apporter à votre entre-
chercher, dès le début, prise toute une série
Il suffit de savoir que
non seulement une main d’avantages qui laisseront
le souci d’économie doit
d’œuvre bon marché, mais vos concurrents loin
un modèle commercial derrière vous: comporter certaines
de collaboration qui soit limites, et de prendre
efficace: en compte les autres
avantages de
• Diminution des coûts
• Accélération du
processus commercial l’externalisation.
Diminution des
• dépenses liées
au personnel • Accès à un personnel
compétent
Diminution des coûts
• d’infrastructure • Amélioration
du flux de travail

4. Dépasser ses propres barrières
Les barrières auxquelles les entreprises se trou- Les patients réclament des prix toujours plus
vent confrontées, en matière d’externalisation, bas, les concurrents quant à eux, tentent
sont de nature purement psychologique. de conquérir votre clientèle, et de plus en
Il est décidément difficile à accepter que de plus de ressources peinent à maintenir le cap.
remettre certaines tâches importantes à une Dans un tel environnement, toute entreprise
autre entreprise, ou à un autre pays, n’est pas prudente se doit de modifier son modèle
forcément synonyme de perte de contrôle; économique. De plus, il n’y a aucun mal
que de payer un prix nettement inférieur à externaliser certains processus vers une
à celui pratiqué par vos partenaires locaux, entreprise qui crée des emplois, respecte les
ne vous empêchera pas d’obtenir un service lois en vigueur et paie ses impôts. En quoi
de qualité ; que d’envoyer vos dossiers très est-ce un crime d’essayer de développer
loin ne portera pas préjudice à la sécurité son activité, de fournir un meilleur rapport
de vos informations ; et que, en exportant qualité prix aux patients et de s’imposer
du travail vers un autre pays, vous ne poussez dans un secteur, plutôt que de faire faillite
pas vos compatriotes sous le seuil de pauvre- et de mettre tous ses employés au chômage?
té. Et pourtant, c’est bien vrai.
Quant au manque de contrôle et de sécurité,
Regardons la situation telle qu’elle est c’est un problème du passé. Les technologies
vraiment. La quantité de travail externalisé de l’information actuelles ne laissent aucune
augmente de manière significative d’année place au doute. Les fournisseurs profession-
en année. Des entreprises du monde entier nels d’impartition offrent à leurs partenaires
externalisent certaines activités afin d’en tir- un contrôle complet sur les opérations exter-
er un avantage concurrentiel, de fournir un nalisées, des rapports détaillés en temps réel,
meilleur service à leurs clients et de cibler la ainsi qu’une fonction de surveillance. Des sys-
distribution des ressources de développe- tèmes de protection des données à de mul-
ment. Les emplois dans les centres d’appel, tiples niveaux et l’encodage d’éléments par-
les services informatiques, la comptabilité, ticulièrement à risque permettent d’éliminer
le domaine juridique et les transcriptions tout danger de perte ou de divulgation
médicales, connaissent une croissance im- involontaire de données. Ces garanties font
pressionnante de l’externalisation s’élevant partie intégrante de tout partenariat avec
à 40% par année. un fournisseur professionnel de services de
transcription médicale, grâce à l’engagement
d’une équipe informatique et à des systèmes
de sécurité de l’information à un niveau
maximal et constant de performance.

5. Tirer pleinement profit de l’externalisation de la transcription médicale
Aux yeux des entrepreneurs qui considèrent l’externalisation comme un simple outil
de réduction des coûts, le prix est le paramètre déterminant dans la prise de décision.
Or, lorsque l’on choisit le fournisseur de services le moins cher, on est souvent déçu,
au point de développer une aversion envers l’idée même d’externalisation. En revanche,
lorsque l’on prend en compte les autres opportunités d’optimisation des processus
commerciaux, il y a de nombreux avantages stratégiques à la clé:
Réduction - Le choix du bon fournisseur, de la bonne équipe, des meilleurs
processus et technologies vous fera économiser 40% à 50% de vos
des dépenses
dépenses actuelles sans que la qualité en pâtisse
Accélération - Le fait de confier la transcription médicale à un professionnel
du flux spécialisé dans ce domaine garantit une qualité et des délais stables,
de travail ce qui simplifiera vos processus et votre gestion en interne
- L’embauche d’une secrétaire médicale professionnelle
Réduction
expérimentée coûte cher et implique de nombreuses obligations
des coûts
du côté de l’employeur. L’externalisation vous permet d’éviter
d’infrastructure
ces désagréments
- L’embauche de professionnels requiert un investissement
Réduction
important au niveau de l’espace, du matériel, des équipements
des coûts
et de la formation. Le fait d’éviter ces coûts est un gain de taille
d’infrastructure
pour beaucoup d’entreprises
Accés - Les entreprises de transcription médicale professionnelle
à un personnel emploient un personnel qualifié et en assurent la formation
compétent continue. Vos tâches seront accomplies par de vrais professionnels
- En réduisant vos coûts, vous dégagez des fonds pour
Avantage l’investissement de base. La compression des délais d’exécution
concurrentiel permet d’accélérer les processus. Un partenariat de confiance
contribuera à un service global de qualité
Meilleure - En réduisant vos coûts, vous pourrez offrir à vos patients des modèles
satisfaction de prix plus attractifs et l’optimisation des processus commerciaux
client libèrera des ressources pour améliorer le service client
À présent, posez-vous la question à nouveau: avez-vous déjà ressenti les bénéfices
de l’externalisation raisonnée? Maintenant que vous savez ce qui vous attend, le moment
est venu d’adopter un modèle commercial plus élaboré.
Si vous avez des questions ou besoin d’informations complémentaires, n’hésitez
pas à contacter AsterOffice, nous serons ravis de vous répondre.