2. Proje
●
●
Benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç ortaya
çıkarmak için yürütülen geçici bir girişimdir.
Proje, bir yenilik getirmek üzere, belli bir amacı
gerçekleştirmek için, belirli bir sürede ve bir
arada yapılması gereken, birbirine bağlı veya
birbiriyle ilişkili faaliyetler grubudur.
Kritik kelime : Geçici
(Bu nedenle projelerin kesin başlangıç ve bitiş tarihleri
vardır)
– Örgütler iş yapmak üzere kurulurlar. İş genelde
«operasyon» veya projeleri kapsar.
–
3. Projenin Özellikleri
Her Proje;
•
Her proje benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç
oluşturur.
•
Bir projeye tek bir kişi, tek bir organizasyon veya
birçok organizasyon dahil olabilir.
•
Tanımlanmış bir zamanda başlar ve biter,
sürelidir
•
Tanımlanmış hedef ve amaçlara sahiptir
•
Sınırlı kaynaklara bağımlıdır
•
Planlama, Uygulama ve Kontrol süreçlerinden
geçer
4. Bazı Proje Örnekleri
●
●
●
●
Yeni bir ürün ya da hizmet geliştirmek
Bir kuruluşun yapısında, personel
kadrosunda bir değişiklik gerçekleştirmek
Bir bina yada altyapı inşa etmek.
Yeni bir iş sürecini ya da prosedürünü
uygulamaya sokmak
6. Ortak Noktalar
Bazı yönleriyle birbirleriyle çakışan bu iki
kavramın ortak özellikleri şunlardır:
İnsanlar tarafından uygulanırlar
Sonlu kaynaklarla yapılırlar
Süreç veya alt süreçlerle tanımlanabilirler
Planlanır, yürütülür ve kontrol edilirler.
7. Projenin Ana Elemanları
Proje, insan gücü ve diğer kaynakların belirli
bir bütçe ve süre dahilinde, belirli bir amaç
yada amaçlar dizisine ulaşmak için bir araya
geldiği rutin olmayan kendine has bir iş
yapısıdır.
* Zaman sınırlı * Kaynak sınırlı
- para, - malzeme, - teçhizat,
- insan gücü, - v.b.
● Zaman ve maliyet, kapsam ile birleştiğinde
projenin ana elemanları tanımlanmış olur.
8. Başarılı Projede Denge
Başarılı bir proje yönetimi, her üç kısıt için
Maliyet -
Zaman
-
Kapsam
belirlenen hedeflere ulaşılması ve proje
finansörünün veya müşterinin memnuniyeti
ile ölçülür.
9. Proje Kısıtları
Zaman-Maliyet-Kapsam üçlü kısıtın da;
Zamanı azaltmak özelikle fazla mesai gerekiyorsa maliyetlerde
artışa sebep olacaktır.
Maliyetleri düşürmeye çalışmak proje takvimini olumsuz yönde
etkiler. Hatta kapsamdan ödün vermek gerekebilir.
Kapsamı arttırmak maliyet ve zamanın artmasına neden olur.
Kapsamı düşürmek maliyet ve zaman kısıtlarında azalış sağlasa
da kaliteyi olumsuz yönde etkileyeceğinden, finansör veya
müşterinin tatminsizliğine yol açar. Bu ise yeniden düzenleme,
zamanda gecikme, verimlilikte düşüş ve maliyetlerin artması
demektir.
kaynak eklemek Devam eden bir proje için proje bütünlüğüne
zarar verebileceğinden verimsizliğe yol açabilir.
ÖZETLE PROJE YÖNETİMİ ÜÇ BOYUTLU BİR BÜTÜNDÜR.
10. Projelerin Sınıflandırılması
Projeler genel olarak, üretilecek mal veya
hizmetin yer aldığı sektöre göre sınıflandırılır.
tarımsal projeler,
madencilik projeleri,
enerji projeleri,
imalat sanayi projeleri,
ulaştırma-haberleşme projeleri,
turizm projeleri gibi
11. Projeler Niteliklerine Göre 3’e
Ayrılır
1-Yeni yatırım projeleri,
(Yeni yatırım projeleri, özellikle gelişmekte olan ülkelerde, sayısal ve
parasal yönden önemi büyük olan gruptur.)
2-Tevsi projeleri,
(Tevsi projeleri, kurulu bir tesisin, mal veya hizmet üretim kapasitesini
artırmak
amacıyla
yapılan
yatırımlardır.
Tamamlama
modernizasyon projeleri de tevsi projeleri kapsamında ele alınır)
3-Yenileme ve idame yatırımları projeleri
(Yenileme ve idame yatırımları, mal ve hizmet üretiminde
ve
kapasite
artırımı amaçlanmaksızın teknik veya ekonomik ömrünü tamamlayan
altyapı, tesis makine ve teçhizatın vb. yenilenmesi amacıyla yapılan
yatırımlardır. )
12. Proje Yönetimi Nedir?
●
●
●
Proje yönetimi;
bilgilerin, becerilerin, araçların ve
tekniklerin, projenin gereksinimlerini yerine
getirmek amacı ile projenin aktivitelerine
uygulanmasıdır.
Proje yönetimi, mantıksal olarak gruplanmış
42 proje yönetimi sürecinin uygun şekilde
uygulanması ve entegrasyonu yolu ile
gerçekleştirilir.
Bu süreçler 5 ana süreç grubunda
toplanmıştır.
16. Projenin Kısıtlarının Değişmesi
●
●
Projenin kendine özgü koşullarından dolayı
kısıt faktörleri arasında değişiklik olabilir.
Örneğin;
–
●
Zaman çizelgesi kısaltıldığında projenin
kaynağını artırmak gerekebilir. Veya projenin
kapsam ve kalitesinden ödün vermek
durumunda kalınabilir.
Proje kısıt faktörlerinde değişiklik
durumunda, proje paydaşları arasında farklı
görüşler olabilir. Bunların dengelenmesi
gerekmektedir.
17. Proje Yönetimi, Program Yönetimi,
Portföy Yönetimi İlişkisi
●
●
●
Gelişmiş proje yönetimi organizasyonlarında
proje yönetimi; program yönetimi ve portföy
yönetimince yürütülen daha geniş bir
bağlamda ele alınır.
Portföyler ile programlar arasında,
programlar ile projeler arasında ilişkiler
vardır.
Projelerin, programların ve portföylerin farklı
yaklaşımları vardır.
18. Portföy Yönetimi
●
●
Portföy, stratejik iş hedeflerine ulaşmak için
etkin yönetim yapmak amacı ile bir araya
getirilmiş projelerden, programlardan ve diğer
işlerden oluşan bir derlemedir.
Portföydeki projelerin ve programların mutlaka
birbirleri ile bir bağlantıları olması gerekmez.
–
Örneğin; stratejik hedefi “Yatırımların getirisini
maksimum yapmak” olan bir alt yapı firması enerji,
su, karayolu, demiryolu ve telekom gibi alanlara
yönelik projelerin karışımını içeren bir portföy
oluşturabilir.
19. Portföy Yönetimi
●
●
●
Bir ya da daha fazla portföyün merkezi yönetimi
anlamına gelir.
Belirli stratejik iş hedeflerine ulaşmak için
projeleri, programları ve diğer bağlantılı işleri
saptama, öncelik sırasına
sokma, onaylama, yönetme ve kontrol etme
işlerini yapar.
Portföyün yönetimini yaparken kaynak
tahsisinde öncelikleri belirlemenin yanında proje
ve programların organizasyonun stratejisi ile
uyumlu olmasını gözetler.
20. Proje, Program ve Portföy
Karşılaştırma
PROJELER
PROGRAMLAR
PORTFÖYLER
Kapsam
Projelerin tanımlanmış
hedefleri vardır. Proje yaşma
döngüsü boyunca, kapsam
olgunlaşmaktadır.
Programlar daha geniş
kapsamlıdır. Daha önemli
faydalar sağlar.
Portföylerin organizasyonun
değişen stratejilerine göre
değişen bir kapsamı vardır.
Değişim
Proje yöneticileri daima
değişiklik beklentisi içinde
olup sürekli olarak değişimi
yönetmeye odaklanırlar.
Program yöneticisi hem
program içi hem de program
dışı değişiklikleri beklemeli ve
bunları yönetmelidir.
Portföy yöneticisi,
değişiklikleri sürekli olarak
daha geniş çerçevede izler.
Planlama
Üst düzey bilgiler aşamalı
olarak olgunlaştırılıp ayrıntılı
planlar oluşturulur.
Genel program planı
geliştirilip bileşen düzeyinde
ayrıntılı planlamaya yöne
verilir.
Portföyün tamamına ilişkin
süreçler oluşturulur ve
iletişim kurulur.
Yönetim
PJY ler proje hedeflerine
ulaşmak için proje ekibini
yönetirler.
PGY ler program personelini
ve PJY leri yönetir.Genel bir
vizyon ve liderlik sunar.
PFY ler portföy yönetimi
personelini yönetebilir ya da
koordine edebilir.
Başarı
Başarı ürün ve proje kalitesi,
süre, bütçe, müşteri
memnuniyeti ile ölçülür.
Başarı, programın başlangıçta
hedeflenen ihtiyaçları ve
faydaları karşılama derecesiyle
ölçülür.
Başarı, portföy bileşenlerinin
toplam performansı ile
ölçülür.
İzleme
PJY ler projenin hedefi olan
ürünleri, hizmetleri ya da
sonuçları izler ve kontrol eder.
PGY ler programın genel
hedefleri ve amaçlanan
faydalar ulaşmayı kontrol
eder.
PFY ler toplam performansı ve
değer göstergelerini izler.
21. Program Yönetimi
●
●
●
Tek tek yönetildiğinde sağlanamayan fayda ve
kontrolü elde etmek için koordinasyon içerisinde
yönetilen bağlantılı bir projeler grubu olarak
tanımlanır.
Programlar, bünyesindeki projelerin kapsamı
dışında kalan bağlantılı işlerin unsurlarını da
içerebilir.
Bir proje bir program parçası olabilir ya da
olmayabilir, ama her programın içinde mutlaka
projeler vardır.
22. Program Yönetimi
●
●
Bir programın içindeki projeler, ortak bir
sonuç ya da kolektif bir kapasite açısından
birbiri ile bağlantılıdır.
Projeler arasındaki ilişki bir müşterinin,
satıcının, teknolojinin ya da kaynağın ortak
olmasından ibaretse, çalışma bir program
olarak değil, bir projeler portföyü olarak
yönetilmelidir.
23. Program Yönetimi
●
●
Projelerin karşılıklı bağımlılıklarına odaklanır.
Projelerin yönetilmesi için optimal yaklaşımın
belirlenmesine yardımcı olur.
–
–
–
Sistemdeki çok sayıda projeyi etkileyen kaynak
kısıtlarını ve/veya çatışmaları çözmek.
Program ve proje amaçlarını ve hedeflerini
etkileyen organizasyonel/stratejik doğrultuyu
belirlemek
Sorunları ve değişiklik yönetimini, paylaşılan bir
yönetim yapısı içinde çözmek
24. İletişim Uydusu Sisteminin
Devreye Sokulması (Program
Örneği)
Program örnek; yeni bir
●
●
iletişim uydusu sisteminin
devreye sokulması
gösterilebilir.
Bu program içerisinde,
uydunun ve yer
istasyonlarının tasarımı,
bunların inşa edilmesi,
sistemin entegrasyonu ve
uydunun fırlatılması gibi farklı
projeler olacaktır.
25. Projeler ve Stratejik Planlama
●
Projeler, organizasyonun stratejik planına
ulaşmak için bir yol olarak değerlendirilebilir.
28. Projeler ve Stratejik Planlama
• Projeler, organizasyonun stratejik planına
ulaşmak için bir yol olarak değerlendirilebilir.
• Pazardaki talep
• Stratejik Fırsat
• Müşteri talebi
• Teknolojik ilerleme
• Yasal zorunluluklar
29. Proje Yönetim Ofisi
●
●
Kendi alanına giren projelerin merkezi olarak
ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı
çeşitli sorumluluklar üstlenen organizasyonel
bir organ ve birimdir.
Sorumluluklar;
Proje yönetimi destek fonksiyonları sağlamak
Veya projenin doğrudan yönetimini duruma
göre üstlenmek
30. Proje Yönetimi
●
●
●
PYO nun desteklendiği veya yönettiği projeler
arasında bir arada yönetilmeleri dışında bir bir
bağlantı olmak zorunda değildir.
Bir PYO'ya her bir projenin başlangıcında ayrılmaz bir
paydaş ve başlıca karar alıcılardan biri olarak hareket
etme, tavsiyelerde bulunma, projeleri sona erdirme ya
da iş hedeflerinin tutarlılığını korumak için gerekli
başka eylemlerde bulunma yetkileri verilebilir.
Buna ek olarak, PYO, ortak kullanılan ya da projeye
tahsis edilmiş kaynakların seçimine, yönetimine ve
konumlandırılmasına katkıda bulunabilir.
31. PYO nun PJY leri
Desteklemeleri
• PYO'nun idare ettiği tüm projelerde ortak kullanılan
kaynakların yönetilmesi;
• Proje yönetim metodolojisinin, en iyi uygulama ve
standartların saptanması ve geliştirilmesi;
• Koçluk, rehberlik, eğitim ve gözetim;
• Proje denetimleri yoluyla proje yönetimi standartlarına,
politikalarına, prosedürlerine ve şablonlarına uyumun
izlenmesi;
• Proje politikalarının, prosedürlerinin, şablonlarının ve
diğer ortak belgelerin (organizasyon el süreç
varlıklarının) oluşturulması ve izlenmesi;
• Projeler arasındaki iletişimin koordine edilmesi.
32. PJY ler ve PYO lar Arasındaki
Farklar
●
●
●
Proje yöneticisi belirlenmiş proje hedeflerine odaklanırken
, PYO iş hedeflerini daha iyi bir şekilde yerine getirmek
için potansiyel fırsatlar olarak görülebilecek büyük çaplı
program kapsamı değişikliklerini yönetir.
Proje yöneticisi tahsis edilen proje kaynaklarını proje
hedeflerini en iyi şekilde yerine getirmek üzere kontrol
ederken, PYO tüm projelerde ortak kullanılan
organizasyonel kaynakların kullanımını optimize eder.
Proje yöneticisi kendi projesindeki kısıtları
(kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite vb.) yönetirken
PYO projeler arasında işletme düzeyindeki
metodolojileri, standartları, toplam riskleri ve fırsatları ve
karşılıklı bağımlılıkları yönetir.
33. Proje Yönetimi ve Operasyon
Yönetimi
●
●
Organizasyonlar,
aynı
ürünü
üreten
aktiviteleri sürekli olarak yürüten ya da
tekrarlanan bir hizmet üreten organizasyon
fonksiyonlardır.
Örnek;
üretim
operasyonları,
imalat
operasyonları, muhasebe operasyonları vb.
Projeler,
proje
yönetimi
gerektirirken, operasyonlar iş süreci yönetimi
ya da operasyon yönetimi gerektirir.
34. Projelerin Ürünün Yaşam Döngüsü
ile Kesişmesi
●
●
●
●
Her bir kapanış aşamasında;
Yeni bir ürün geliştirirken, bir ürünü
iyileştirirken ya da çıktıları genişletirken ;
Operasyonların ya da ürün geliştirme
sürecinin iyileştirilmesinde;
Ürünün yaşam döngüsünün sonunda,
operasyonların sona erdirilmesine kadar.
35. Operasyon ile Proje Temel
Farkı
●
●
Operasyonların doğaları gereği süreklilik arz
etmelerine
karşılık
projeler
geçici
girişimlerdir.
Operasyonlar, tekrarlanan çıktılar üreten
kalıcı girişimlerdir ve bir ürünün yaşam
döngüsünde kurumsallaştırılan standartlara
uygun şekilde, esas itibariyle, aynı görevler
kümesini yerine getirmek için tahsis edilmiş
kaynakları kullanırlar.
37. Proje Yöneticisinin Rolü
●
●
●
Proje yöneticisi, projeyi yürüten organizasyonun,
proje hedeflerine ulaşılması görevini verdiği
kişidir.
Proje yöneticisinin rolü, bir fonksiyonel veya
operasyonel yöneticinin rolünden farklıdır.
Genellikle, fonksiyonel yöneticiler idari bir alan
içinde yöneticilik gözlemi yaparken, operasyonel
yöneticilerde ana faaliyetin bir yönünden
sorumludur.
Organizasyona göre proje yöneticisi bir
fonksiyonel yöneticiye bağlı olarak çalışabilir.
38. Proje Yöneticisinin Sahip Olması
Gereken Özellikler
●
●
●
BİLGİ:Proje yöneticisinin proje yönetimi
hakkında bilgi sahibi olması
PERFORMANS:PJY nin projeyi yönetimi
bilgilerini uygularken neler yapabildiğidir.
KİŞİSEL ETKİNLİK:Tutum, karakter ve
liderlik özellikleri ile proje ekibine rehberlik
etme becerisidir.
39. Çevresel İşletme Faktörleri
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Organizasyonel kültür, yapı ve süreçler
Devlet yada sektör standartları
Altyapı(mevcut tesisler, sermaye teçhizatı)
Mevcut İnsan Kaynakları(Beceriler, disiplinler, hukuk,
satınalma…)
Personel yönetimi(işe alma, işte tutma, eğitim)
Şirketin iş onay sistemleri
Pazar koşulları
Paydaşların risk tolerasnları
Siyasi ortam
Organizasyonların iletişim kanalları
Ticari veritabanları(standartlaştırılmış maliyet tahmin verileri,
sektör risk bilgileri vs.)
Proje yönetim bilgi sistemleri(Proje yönetimi için toollar)
42. Proje Yaşam Döngüsü ve
Organizasyon
●
●
Proje yaşam döngüsü, genellikle sıralı ve bazen iç içe
geçen proje fazları grubudur.
Projeler, boyut ve karmaşıklık düzeyleri açısından
farklılıklar gösterir. Ancak tüm küçük büyük projeler şu
yaşam döngüsüne oturabilir;
Projeye başlamak
Organizasyon ve hazırlık işleri
Proje işlerini yerine getirmek
Projeyi kapatmak
Projenin ayrıntılarına vakıf olmayan yüksek yönetim kademeleriyle
ya da başka kuruluşlarla iletişime girildiğinde çoğu zaman bu genel
yaşam döngüsüne atıfta bulunulur. Bu yüksek düzeyli bakış açısı,
doğaları gereği birbirine benzemeyen projeleri bile karşılaştırmak
için ortak bir referans çerçevesi sağlayabilir.
45. Ürün ve Proje Yaşam Döngüleri
Arasındaki İlişkiler
●
●
Ürün yaşam döngüsü, genellikle,
organizasyonun imalat ve kontrol ihtiyacının
belirlediği, sıralı olan ve birbiri içine geçmeyen
ürün aşamalarından oluşur. Bir ürün için ürün
yaşam döngüsünün son aşması ürünün devre
dışı bırakılmasıdır.
Proje yaşam döngüsü, çoğu zaman bir ya da
daha çok ürün yaşam döngüsünün bir
parçasıdır.
Proje yaşam döngüsünü, ürün yaşam
döngüsünden ayırt etmeye özen gösterilmelidir.
Ürün daha üst perspektif olarak göze
çarpmaktadır(aö)
46. Projenin Fazları
●
●
●
●
Bir proje fazı, bir proje yönetimi süreç
grubu değildir.
Fazlı yapı, yönetimi, planlamayı ve kontrolü
kolaylaştırmak için projenin mantıksal alt
kümelere ayrılmasına izin verir.
Fazların sayısı, projenin büyüklüğüne,
karmaşıklık düzeyine ve potansiyel etkisine
bağlıdır.
Fazlar benzer özellikler gösterir.
47. Yaşam Döngüsü Boyunca Proje
Yönetişimi
●
●
●
●
Proje yönetişimi, projeyi kontrol etmek ve proje başarısı için kapsamlı ve
tutarlı bir yöntem sağlar.
Proje Yönetişimi yaklaşımı, proje yönetimi planında açıklanmalıdır.
Projede birden fazla fazın olup olmayacağına karar verilmelidir. Birden
fazla faz olursa o proje uygun faz yapısının belirlenmesi gerekir.
Bir fazın bitimi, yürütülen işlerin yeniden değerlendirilmesi ve
gerekiyorsa projenin değiştirilmesi ya da sona erdirilmesi için doğal bir
noktadır.
1.
2.
Projenin devamına ve bir sonraki faz geçilmesine karar verilmesi
Hataların maliyet açısından etkin bir şekilde saptanıp düzeltilmesi için
teslimatların ve proje performansının gözden geçirilmesi iyi bir uygulama
olarak değerlendirilmelidir.
(Resmi faz kapanışı her zaman bir sonraki fazın onaylanmasını kapsamaz.
Örneğin projeye devam edilmesinin risklerinin çok büyük olduğu
düşünülürse ya da hedeflere artık ihtiyaç duyulmuyorsa, faz başka bir fazın
başlatılmaması kararı ile sonlanabilir)
48. Fazlar Arası İlişkiler
●
●
Projeler çok fazlı olduğunda fazlar, projenin
uygun şekilde kontrol edilmesini ve istenen
ürün, hizmet ya da sonuca ulaşılmasını
sağlamaya yönelik tasarlanmış, genellikle
sıralı bir sürecin parçalarıdır.
Ancak iç içe geçen ya da eş zamanlı fazların
proje açısından daha önemli olduğu durumlar
da vardır.
49. Fazlar Arası 3 Temel İlişki Türü
●
●
●
Sıralı, bir önceki fazın bitmesi gereken
müteselsil fazlar
İçi içe geçmiş fazlar
Bir fazın planlanıp diğer fazların planlama ve
teslimatları ilişkin çalışmaların sürmesi
52. Belirsiz Fazlar Olduğu Halde
Başlayan Projeler
●
Belli bir zamanda sadece bir faz başlamış
olur ve bir sonraki faz için planlama, mevcut
faz ve teslimatlara ilişkin çalışmalar ilerlerken
yürütülür. Bu yaklaşım, büyük ölçüde
tanımlanmamış, belirsiz ya da hızla değişen
ortamlarda, örneğin araştırma alanında
yararlıdır. Ama uzun vadeli planlama
becerisini azaltabilir.
53. Proje ile Operasyonel İş
●
Organizasyonlarda gerçekleştirilen işler proje
ya da operasyon çalışması olarak
sınıflandırılır. Bu iki tür çalışmanın ortak
özellikleri şunlardır;
–
–
–
–
Bireyler tarafından gerçekleştirilirler
Kısıtlarla sınırlandırılırlar (kaynak kısıtları dahil)
Planlanır, yürütülür, izlenir ve kontrol edilirler.
Organizasyonun hedeflerine ve stratejilerine
ulaşmak için gerçekleştirilirler.
54. Proje ile Operasyonel İş
Karşılaştırması
●
●
Temel Fark
Operasyonların sürekli olması ve tekrarlanan
ürünler, hizmetler ve sonuçlar üretmesidir.
Projeler geçici ve sonludur.
55. Paydaşlar
●
●
Paydaşlar, projeye aktif olarak katılan ya da
projenin yürütülmesinden ya da
tamamlanmasından olumlu yada olumsuz
yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır.
Başarılı bir proje yöneticisi çeşitli paydaşların
proje gereksinimleri ile ilgili etkisini
yönetmelidir.
58. Organizasyon
Üst yönetimin onay vermesiyle proje
faaliyetlerine başlanır.
Ancak daha önceden proje ekibinin seçilmiş ve
proje organizasyonunun yapılmış olması
gereklidir.
59. Proje Yönetiminde
Organizasyon
Karmaşık yapıda uzun süreli büyük projelerin
gerçekleştirilmesi farklı uzmanlık alanlarında
çalışanları gerektirir.
Projelerin amacına uygun olarak başarılı bir
şekilde yürütülmesi ve tamamlanabilmesi için
etkin bir proje organizasyonu ve yönetimi
gerekir.
61. Organizasyonun Proje Üzerindeki
Etkisi
●
●
●
●
Ortak vizyonlar, değerler, normlar, inançlar ve
beklentiler
Politikalar, yöntemler, prosedürer,
Yetki ilişkilerine bakış
İş etiği ve saatleri
Proje yöneticisi projesini etkileyebilecek farklı organizasyon
tarzlarını ve kültürlerini anlamalıdır. Örneğin bir
organizasyon şemasının en tepesinde olan kişi aslında
göstermelik bir yönetici olup gerçek bir yetkiye sahip
olmayabilir. PJY, organizasyonda kimlerin gerçek karar
alıcılar olduğunu bilmek ve projenin başarısı için onlarla
birlikte çalışmak zorundadır.
63. Geleneksel Yönetim
Projelere, proje yöneticisi veya yöneticilerinin
atanmasına karar vermek, geleneksel
yönetimin modelinde önemli değişikliklere yol
açar.
Geleneksel yönetim, hiyerarşik bir kuruluş ve
çeşitli fonksiyonlar etrafında uzmanlaşmaya
dayanan teşkilat biçimlerini aşağıdan
yukarıya dikey bir komuta zincirini ve yetkinin
merkezileşmesini esas alır.
71. Organizasyonel Süreç Varlıkları
●
●
●
●
Organizasyonel süreç varlıkları, projeye dahil olan
organizasyonların bazılarından ya da hepsinden
gelen ve projenin başarısını etkilemek için
kullanılabilen, süreçle bağlantılı varlıkların bazılarını
veya hepsini kapsar.
Resmi ve gayri resmi planlar, politikalar, prosedürler,
kılavuzlar, bu süreç varlıklarına dahildir.
Tamamlanan zaman programlarını, risk verilerini ve
kazanılmış değer verilerini de içine alabilir.
Organizasyonun bilgi tabanıarını, örneğin a l ınan
dersleri ve tarihsel bilgileri de içerir.
72. Organizasyonel Süreç 2
Kategori
1.
●
●
●
●
Süreçler ve prosedürler
Organizasyonun standart süreçleri, örneğinstandartlar ve politikalar (örneğin, sağlık ve güvenlik
politikası , etik politikası ve proje yönetimi politikası), standart ürün ve proje yaşam döngüleri, kalite
politika ve prosedürleri (örneğin, süreç denetimleri, iyileştirme hedefleri , kontrol listeleri ve organizasyon
içinde kullanılacak süreç tanımları);
Standartlaştırılmış kılavuzlar, iş talimatları, teknik teklif değerlendirme kriterleri ve performans ölçüm
kriterleri;
Proje kapanış kılavuzları ya da şartları (örneğin, nihai proje denetimleri, proje değerlendirmeleri, ürün
onaylamaları ve kabul kriterleri);
Sorun ve kusur kontrollerini, sorun ve kusur saptama ve çözümünü ve eylem öğesi izlemeyi içeren
sorun ve kusur yönetimi prosedürleri; ……………..
.…….
1.
●
●
●
Kurumsal Bilgi Tabanı
Süreç ve ürünlere ilişkin ölçüm verilerini toplamak ve hazır hale getirmek için kullanılan süreç ölçüm
veritabaniarı,
Proje dosyaları (örneğin, kapsam, maliyet, zaman çizelgesi)
işgücü saatleri, gerçekleşen maliyetler, bütçeler ve proje maliyet aşımı gibi bilgiler içeren mali
veritabaniarı.
……..
73. Bir Proje İçin Proje Yönetim
Süreçleri
●
●
Proje
yönetimi, bilgilerin, becerilerin, araçların ve
tekniklerin, projenin gereksinimlerini yerine
getirmek amacıyla proje aktivitelerine
uygulanmasıdır.
Bilgilerin uygulanması, uygun süreçlerin etkin
yönetimini gerektirir.
75. Projenin Başarılı Olabilmesi İçin
Yapılması Gerekenler
●
●
●
●
Proje hedeflerine ulaşmak için gerekli ve uygun
olan süreçleri seçmek,
Gereksinimleri karşılamak için
benimsenebilecek tanımlanmış bir yaklaşım
kullanmak,
Paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini
karşılamak için gereksinimlere uymak,
Belirlenen ürünü, hizmeti ya da sonucu üretmek
için kapsamın , sürenin, maliyetin, kalitenin,
kaynakların ve riskin birbiri ile çekişen taleplerini
dengelemek.
76. Proje Süreçleri
1.
Proje Yönetim Süreçleri
Beceri ve yeteneklerin uygulanmasında kullanılan
araç ve
teknikler..
2.
Ürüne Yönelik Süreçler
Projenin kapsamı, belirlenen ürünün nasıl yapılacağı
konusunda temel bir anlayış olmadan
tanımlanamaz . Örneğin , inşa edilecek bir evin
genel karmaşıklık düzeyi belirlenirken çeşitli inşaat
teknikleri ve araçları değerlendirilmelidir.
77. Proje Süreçleri
●
●
●
Ürüne yönelik süreçlerin de proje yöneticisi
tarafından göz ardı edilmemesi gerekir.
Proje yönetimi süreçleri ve ürüne yönelik
süreçler, bir projenin yaşam süresi boyunca iç
içe geçer ve etkileşirler.
Proje yönetimi süreçleri küresel ölçekte ve her
sektör grubunda geçerlidir. İyi uygulama, proje
yönetimi süreçlerinin uygulanmasının çok çeşitli
projelerde başarı olasılığını artırdığı yönünde
genel bir fikir birliği olması anlamına gelir.
78. Proje Yönetimi Süreç Grupları
1.
2.
3.
4.
5.
Başlangıç Süreçleri Grubu: Yeni bir proje ya da mevcut bir projenin
yeni bir fazına başlamak için onay alarak bu projeyi ya da fazı
tanımlamak amacıyla yürütülen süreçler
Planlama Süreçleri Grubu: Projenin kapsamını belirlemek, hedeflerini
netleştirmek için gerekli eylem dizisinin tanımlandığı süreçler
Yürütme Süreçleri Grubu: Proje şartnamelerini karşılamak üzere proje
yönetimi planında tanımlanan çalışmayı tamamlamak üzere yürütülen
süreçler.
İzleme ve Kontrol Süreçleri Grubu: Projenin ilerlemesini, performansını
izlemek, gözden geçirmek ve gerekirse düzenlemek, planda değişiklik
yapılması gereken alanları belirlemek ve bunlarla ilgili süreçleri
başlatmak
Kapanış Süreçleri Grubu: Projenin ya da fazın resmi kapanışında tüm
süreç gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırmak için yürütülen
süreçler.
80. Bir Fazda ya da Projede Süreç
Gruplarının Etkileşimi
81. Proje Yönetimi Süreç Grupları
●
●
●
Bir süreç grubu, bir projenin sonucunun ya da
çıktısının bir diğerinin girdisi olduğu, karşılıklı
girdi ve çıktılarla birbirine bağlanmış proje
yönetimi süreçlerinden oluşur.
Süreç grupları, proje fazları değildir.
Büyük ve karmaşık projeler, fizibilite çalışması,
konsept geliştirme, tasarım, prototip, inşa, test
vb. şeklinde farklı fazlara veya alt projelere
ayrıldıklarında, normal koşullarda tüm süreç
grupları her faz veya alt proje için tekrarlanır.
84. Başlangıç Süreçleri Grubu
●
●
●
●
●
●
●
Yeni bir projeye veya mevcut bir projenin yeni bir fazına başlamak
için onay alarak bu projeyi ya da fazı tanımlamak için yürütülen
süreçlerdir.
Başlangıç süreçlerinde, başlangıçtaki kapsam tanımlanır ve
başlangıçtaki mali kaynaklar tahsis edilir.
Projenin nihai sonucunu etkileyecek ve bundan etkilenecek firma
içi ve firma dışı paydaşlar belirlenir.
Daha önceden atanmadı ise Proje Yöneticisi atanır.
Bu bilgiler proje başlatma belgesine ve paydaş listelerine işlenir.
Proje başlatma belgesi onaylanınca, proje için resmi onay alınmış
olur.
Proje yönetim ekibi proje başlatma belgesinin yazımına katkıda
bulunabilir, ama onay ve finansman proje sınırlarının dışında
gerçekleştirilecektir.
87. Proje Başlatma Belgesinin
Geliştirilmesi
●
Bir projeyi veya fazı resmi olarak onaylayan
bit belge geliştirme ve paydaşların
ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaya
yönelik başlangıç gereksinimlerini belgeleme
sürecidir.
88. Paydaşların Belirlenmesi
●
Paydaşların belirlenmesi, projeden etkilenen tüm kişi ve
organizasyonları belirleme ve onların çıkarlarına,
projeyle ilişkilerine ve projenin başarısı üzerindeki
etkilerine ilişkin bilgileri belgeleme sürecidir.
89. Planlama
Plan, geniş anlamda tutulacak yön veya
davranış biçimidir.
Planlama, ne yapılacağının önceden
kararlaştırılmasıdır.
91. Planlama Neden Gereklidir?
Kuruluşlar, içinde bulundukları çevre şartları
nedeniyle, akılcı bir biçimde çalışmak
zorundadırlar.
Eldeki araç ve kaynaklardan en fazla verim
sağlamak için,
Maliyetleri düşürmek,
Gelecekteki riskleri azaltmanın yollarını
aramak için planlama yaparlar.
92. Planlamanın Yararları
Planlama zaman ve emek savurganlını azaltır.
Karar vericilerin dikkatlerini amaçlara doğru yöneltir.
Yapılan tüm faaliyetlerin uyumlaştırılmasını mümkün
kılar.
Tüm kaynakların amaca yönelip yönelmediğinin
kontrolünü sağlar.
Yetki devrini kolaylaştırır.
Daha akılcı ilke, yöntem ve kuralların geliştirilmesine
zemin hazırlar.
93. Planlama Süreçleri Grubu
●
●
●
●
İşin bütün kapsamını belirlemek, hedefleri tanımlamak ve
netleştirmek ve bu hedeflere ulaşmak için gerekli
eylemleri geliştirmek için yürütülen süreçlerdir.
Projeye ilişkin yeni bilgiler toplandıkça ve projenin
özellikleri daha iyi anlaşıldıkça ek planlama gerekebilir.
Proje yaşam döngüsü boyunca gerçekleşen önemli
değişiklikler, yeniden planlama süreçlerinden birine ya da
birkaçına, hatta belki başlangıç süreçlerinin bazılarına
dönülmesi ihtiyacını doğurabilir.
Proje yönetimi planının bu şekilde giderek daha ayrıntılı
hale gelmesi, çoğu zaman "yaklaşan dalga planlaması"
olarak adlandırılır. Bu ifade, planlama ve belgelemenin
tekrarlamalı ve kesintisiz süreçler olduğunu gösterir.
95. Proje Yönetimi Planının
Geliştirilmesi
●
●
Tüm alt planların tanımlanması, hazırlanması,
bütünleştirilmesi ve koordinasyonu için gerekli
eylemlerin belgelenmesi sürecidir.
Proje yönetimi planı, projenin nasıl planlanacağı,
yürütüleceği, izleneceği, kontrol edileceği, ve
kapatılacağı konularında başlıca bilgi kaynağı olacaktır.
105. Bütçenin Belirlenmesi
●
Onaylanmış bir maliyet temel çizelgesi
belirlemek üzere her bir aktivitenin ya da
çalışma paketlerinin tahmini maliyetlerinin bir
araya toplanması sürecidir.
106. Kalitenin Planlanması
●
Proje ve ürün için kalite gereksinimlerinin
ve/veya standartlarının belirlenmesi ve
projenin bunlara uyulduğunu nasıl
göstereceğinin belgelenmesi sürecidir.
107. İnsan Kaynakları Planının
Geliştirilmesi
●
Projede rollerin, sorumlulukların ve gerekli
becerilerin belirlenmesi ve belgelenmesi,
ilişkilerin raporlanması ve personel yönetimi
planının geliştirilmesi sürecidir.
111. Niteliksel Risk Analizinin
Yapılması
●
Risklerin gerçekleşme olasılıklarını ve olası
etkilerini değerlendirerek ve birleştirerek
daha ayrıntılı bir analiz ya da eylem için
riskleri önceliklendirme sürecidir.
116. Yürütme Süreçleri Grubu
●
●
Proje şartnamelerini karşılamak üzere proje
yönetimi planında tanımlanan işleri yerine
getirmek için yürütülen süreçlerden oluşur.
Bu süreç grubu, insanların ve kaynakların
koordine edilmesiyle ve proje aktivitelerinin
proje yönetimi planına uygun olarak
bütünleştirilmesi ve yerine getirilmesi ile
ilgilidir.
118. Projenin Yürütülmesinin
Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi
●
Projenin hedeflerine ulaşmak amacı ile proje
yönetimi planında tanımlanan işlerin yerine
getirilme sürecidir.
119. Kalite Güvencesinin
Sağlanması
●
Uygun kalite standartlarının ve operasyon
tanımlarının kullanılmasını sağlamak amacı
ile kalite gereksinim ve kontrol ölçümlerinin
sonuçlarının kontrol edilmesini sürecidir.
120. Proje Ekibinin Oluşturulması
●
Proje ekibinin oluşturulması, insan
kaynağının kullanılabilirliğinin kontrolü ve
proje görevlerini yerine getirecek ekibin
kurulma sürecidir.
121. Proje Ekibinin Geliştirilmesi
●
Proje performansının artırılması amacıyla
yetkinliklerin, ekip etkileşiminin ve genel ekip
ortamının iyileştirilmesi sürecidir.
122. Proje Ekibinin Yönetilmesi
●
Proje performansını optimize etmek amacıyla
ekip üyelerinin performanslarının izlenmesi,
geri bildirim sağlanması, sorunların
çözülmesi ve değişikliklerin yönetilmesi
sürecidir.
126. İzleme ve Kontrol Süreçleri
Grubu
●
●
Projenin ilerlemesini ve performansını
izlemek gözden geçirmek ve düzenlemek;
planda değişiklik yapılması gereken alanları
belirlemek; ve ilgili değişiklikleri başlatmak
için gerekli süreçlerdir.
Bu süreç grubunun başlıca faydası, proje
performansını düzenli ve tutarlı bir şekilde
izleyerek ve ölçerek proje yönetimi planından
farklılık gösteren durumların saptanmasıdır.
127. İzleme ve Kontrol Grubu İçeriği
●
●
●
Değişikliklerin kontrolü ve çıkabilecek
sorunların önceden tahmin edilerek önleyici
eylemlerin tavsiye edilmesi,
Sürmekte olan proje aktivitelerinin izlenerek
proje yönetimi planıyla ve proje performansı
temel çizgisiyle karşılaştırılması ,
Entegre değişiklik kontrolünü engelleyen
faktörler üzerinde etkide bulunarak sadece
onaylanan değişikliklerin uygulanmasının
sağlanması.
129. Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve
Kontrolü
●
Proje
yönetimi
planında
tanımlanan
performans hedeflerine ulaşmak üzere
ilerlemeyi izleme, gözden geçirme ve
düzenleme sürecidir.
130. Entegre Değişiklik Kontrolünün
Gerçekleştirilmesi
●
Tüm değişiklik taleplerinin gözden
geçirilmesi, değişikliklerin onaylanması,
teslimatlardaki, organizasyonel süreç
varlıklarındaki, proje belgelerindeki ve proje
yönetim planındaki değişikliklerin yönetilmesi
sürecidir.
132. Kapsamın Kontrol Edilmesi
●
Proje ve ürün kapsamının durumunu gözden
geçirme ve kapsam temel çizgisindeki
değişikliklerin yönetilmesi sürecidir.
134. Maliyetlerin Kontrol Edilmesi
●
Proje bütçesini güncellemek üzere projenin
durumunun izlenmesi ve maliyet çizgisindeki
değişikliklerin yönetilme sürecidir.
137. Risklerin İzlenmesi ve Kontrol
Edilmesi
●
Proje boyunca risk yanıt planlarının
uygulanması , saptanan risklerin izlenmesi,
artık risklerin izlenmesi, yeni risklerin
saptanması ve risk süreci etkinliğinin
değerlendirilmesi sürecidir.
138. Tedarik İşlerinin İdaresi
●
Tedarik ilişkilerinin yönetilmesi, yüklenici
performanslarının izlenmesi ve gerekli
değişikliklerin ve düzeltmelerin yapılmasıdır.
139. Kapanış Süreçleri Grubu
●
●
Projeyi, fazı ya da sözleşmelerden doğan yükümlülükleri
resmi olarak bitirirken tüm proje yönetimi süreç
gruplarındaki tüm aktiviteleri sonuçlandırmak için
yürütülen süreçlerden oluşur.
Projenin ya da fazın kapanışında şunlar gerçekleşebilir:
–
–
–
–
–
–
–
Müşteriden ya da sponsordan kabul alınması ,
Proje sonrası ya da faz sonu gözden geçirme işleminin
gerçekleştirilmesi ,
Süreçlerde yapılan uyarlamaların etkilerinin kaydedilmesi,
Alın an derslerin belgelenmesi,
Uygun güncellemelerin organizasyon el süreç varlıklarına
uygulanması ,
Tüm ilgili proje belgelerinin tarihsel veriler olarak kullanılm ak
üzere Proje Yönetimi Bilgi Sistemi'nde arşvilenmesi
Tedarikçi ilişkilerinin sonlandırılması.
141. Proje ya da Fazın Kapatılması
●
Projenin ya da fazın resmi kapanışında tüm
proje yönetimi süreç gruplarındaki tüm
aktiviteleri sonuçlandırma sürecidir.
143. Proje Entegrasyon Yönetimi
●
Proje Entegrasyon Yönetimi, Proje Yönetimi
Süreç Grupları içindeki çeşitli süreçleri ve
proje yönetimi aktivitelerini belirlemek,
tanımlamak, birleştirmek ve koordine etmek
için gerekli süreçleri ve aktiviteleri içerir.
144. Proje Entegrasyon Yönetimi
Adımları
●
●
●
●
●
●
Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi
Proje Yönetimi Planının Geliştirilmesi
Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi
ve Yönetilmesi
Proje Çalışmalarının izlenmesi ve Kontrolü
Entegre Değişiklik Kontrolünün
Gerçekleştirilmes i
Projenin ya da Fazın Kapatılması
145. Proje Yönetim Ekibinin Yürüttüğü
Aktiviteler
●
●
●
●
Kapsamı analiz etmek ve anlamak. Bu aktivite, proje
ve ürün gereksinimlerini, kriterlerini varsayımlarını ,
kısıtlarını ve projeyle bağlantılı diğer etkileri ve
bunların her birinin proje çerçevesinde nasıl
yönetileceğini ya da ele alınacağını içerir.
PMBOK® Kılavuzu'nda açıklanan yapılandırılmış bir
yaklaşımı kullanarak, belirlenmiş bilgilerin alınıp bir
proje yönetimi planına nasıl dönüştürüleceğini
anlamak.
Proje teslimatlarını üretecek aktiviteler
gerçekleştirmek .
Projenin ilerlemesinin tüm yönlerini ölçmek ve
izlemek ve proje hedeflerine ulaşmak için uygun
eylemlerde bulunmak.
146. Proje Başlatma Belgesinin
Oluşturulması
●
●
●
●
●
Resmi yetkilendirme sağlar..
Paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini
karşılayan başlangıç gereksinimleri yazılır.
Bu süreç projeyi yürüten organizasyonel projeyi
talep eden organizasyon arasında bir ortaklık
tesis eder..
Onaylanan proje başlatma belgesi, projeyi resmi
olarak başlatır.
Projenin başlatıcısı ya da sponsoru, projenin
finansmanı için uygun bir seviyede olmalıdır.