1. 1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pendidikan tinggi diharapkan mampu menghasilkan sumber daya manusia yang
profesional terutama dalam menghadapi persaingan global. Kenyataan di
lapangan seringkali menunjukkan bahwa lulusan perguruan tinggi belum secara
optimal mengaplikasikan pengetahuan yang didapatnya dalam dunia kerja. Hal itu
disebabkan karena adanya kesenjangan antara teori yang diperoleh dengan
kenyataan dilapangan yang lebih kompleks terutama di suatu instansi dengan
sumber daya yang padat ilmu, padat teknologi dan padat karya.
Melengkapi kemampuan mahasiswa dengan pengalaman praktis di
lapangan, Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Kesehatan Masyarakat
(FKM-Unsrat) Manado menyelenggarakan Mata Kuliah Magang dengan bobot 3
SKS sebagai salah satu mata kuliah wajib dalam kurikulum Sarjana Kesehatan
Masyarakat.
Magang adalah kegiatan mandiri mahasiswa yang dilaksanakan di luar
lingkungan kampus untuk mendapatakan pengalaman kerja praktis yang
berhubungan dengan bidang ilmu kesehatan masyarakat, terutama sesuai dengan
bidang peminatannya, melalui metode observasi dan partisipasi. Kegiatan magang
dilaksanakan sesuai dengan formasi struktural dan fungsional pada instansi/unit
kerja tempat magang, baik milik pemerintah maupun swasta atau lembaga lain
yang relevan. (Anonim, 2014)
Pelayanan rumah sakit mengandalkan informasi secara intensif. Informasi
memainkan peranan vital dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi dapat
digunakan sebagai sarana strategis untuk memberikan pelayanan yang berorientasi
pada kepuasan pelanggan. Sistem Informasi Kesehatan (SIK) atau sering disebut
Sistem Informasi Manajemen Kesehatan (SIMK) adalah satu sistem yang
menyediakan dukungan informasi bagi proses pengambilan keputusan di setiap
jenjang administrasi kesehatan.
2. 2
Menurut Aditama Tjandra Yoga dalam bukunya Manajemen Administrasi
Rumah Sakit bahwa rekam medis sebagai salah satu bentuk sistem informasi
manajemen rumah sakit berperan penting dalam peningkatan mutu pelayanan
rumah sakit dalam beberapa aspek yaitu aspek administratif, hukum, keuangan,
riset dan edukasi, serta dokumentasi.
1.2. Tujuan Magang
1.2.1. Tujuan Umum
Mahasiswa diharapkan setelah mengikuti kegiatan magang , para peserta magang
telah mampu dan terampil dalam mengapliksikan ilmu pengetahuan dan praktik
yang diperoleh selama menempuh pendidikan di FKM Unsrat, serta memperoleh
gambaran mengenai tugas, fungsi dan tanggung jawab Sarjana Kesehatan
Masyarakat di instansi/unit kerja pemerintah maupun swasta.
1.2.2. Tujuan Khusus
1.2.2.1. Bagi Peserta Magang
Kegiatan magang mempunyai tujuan khusus bagi peserta magang yaitu sebagai
berikut:
a. Mampu mengidentifikasi dan menjelaskan tentang organisasi, sistem
manajemen. Prosedur kerja dan ruang lingkup pelayanan di Rumah Sakit.
b. Mampu mengidentifikasi masalah, merumuskan dan memberikan alternatif
pemecahan masalah (problem solving yang ada di Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi).
c. Mampu melakukan tindakan-tindakan standar yang umum dilaksanakan dalam
ilmu kesehatan masyarakat, ditentukan pada bidang minat yang digeluti yaitu
bidang minat epidemiologi.
d. Mampu bekerja sama dengan orang lain dalam satu tim sehingga diperoleh
manfaat bersama baik bagi peserta magang maupun instansi tempat magang.
3. 3
1.2.2.2. Bagi Fakultas dan Tempat Magang
Kegiatan magang mempunyai tujuan khusus bagi fakultas dan instansi/tempat
magang yaitu sebagai berikut:
a. Fakultas mendapatkan masukan yang berguna untuk penyempurnaan
kurikulum dalam upaya mendekatkan diri dengan kebutuhan pasar kerja.
b. Memberikan masukan yang bermanfaat bagi Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi.
c. Membina dan meningkatkan kerja sama antara FKM dengan Rumah Sakit
Tingkat III R.W. Mongisidi
d. Membuka peluang kerja bagi para lulusan untuk berkarir diinstansi / unit kerja
maupun swasta.
1.3. Manfaat Magang
Kegiatan magang tentunya mempunyai manfaat baik bagi mahasiswa peserta
magang, bagi fakultas maupun instansi/tempat magang.
1.3.1. Bagi Mahasiswa
a. Mendapatkan pengalaman dan keterampilan yang berhubungan dengan bidang
ilmu kesehatan masyarakat, terutama sesuai bidang peminatan yaitu
epidemiologi.
b. Terpapar dengan kondisi dan pengalaman kerja di Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi
c. Mendapatkan pengalaman menggunakan metode analisis masalah yang tepat
terhadap permasalahan yang ditemukan di Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi
d. Memperkaya kajian dalam bidang ilmu kesehatan masyarakat terutama sesuai
bidang minat yang digeluti yaitu bidang minat epidemiologi.
e. Penemuan baru mengenai analisis permasalahan dan kiat-kiat pemecahan
masalah kesehatan.
f. Memperoleh gambaran peluang kerja bagi Sarjana Kesehatan Masyarakat.
g. Mendapatkan bahan untuk penulisan skripsi/ karya ilmiah.
4. 4
1.3.2. Bagi Tempat Magang
a. Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisdi dapat memanfaatkan tenaga terdidik
dalam membantu penyelesaian tugas-tugas yang ada sesuai kebutuhan di unit
kerja khususnya Urusan Pelayanan Medis.
b. Tempat magang mendapatkan alternatif calon pegawai/ karyawan yang telah
dikenal kualitas dan kredibilitasnya.
c. Turut berpartispasi dalam peningkatan kualitas pendidikan perguruan tinggi
dalam menciptakan lulusan yang berkualitas, terampil, dan memiliki
pengalaman kerja.
1.3.3. Bagi Fakultas
a. Laporan magang dapat menjadi salah satu bahan audit internal kualitas
pengajaran.
b. Memperkenalkan program kepada stakeholders terkait.
c. Mendapatkan masukan bagi pengembangan program.
d. Terbinanya jaringan kerjasama dengan Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisdi dalam upaya meningkatkan keterkaitan dan kesepadaan antara
substansi akademik dengan pengetahuan dan keterampilan sumber daya
manusia yang dibutuhkan dalam pembangunan kesehatan masyarakat.
1.4. Waktu dan Lokasi
Kegiatan magang berlangsung selama 3 (tiga) minggu 5 hari yang dilaksanakan
mulai tanggal 13 Januari 2014 sampai dengan 7 Februari 2014 di
Rumah Sakit Tingkat III Robert Wolter Mongisidi Manado.
5. 5
BAB II
GAMBARAN UMUM
2.1. Analisis Situasi Umum Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
2.1.1. Gambaran Umum
Rumah Sakit Tingkat III Robert Wolter Mongisidi Manado merupakan rumah
sakit TNI-AD di wilayah Sulawesi Utara yang secara struktural dan teknis medis
dibawah pembinaan Denkesyah dan Kesdam VII/Wirabuana, namun dalam
operasionalnya dibawah pengendalian dan pengawasan Korem 131/Santiago.
Rumah sakit ini melayani personil TNI, Pegawai Negeri Sipil Pertahanan
Keamanan dan keluarganya diwilayah korem 131/Santiago yang terdiri dari 6
(enam) wilayah yaitu Kodim 1301/Sangir Talaud, Kodim 1309/Manado, Kodim
1302/Minahasa, Kodim 1303/Bolmong, Kodim1310/Bitung, dan Kodim
1304/Gorontalo. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pertahanan dan Keamanan
nomor: KEP/23/X/1990 tanggal 18 Oktober 1990, rumah sakit TNI diperbolehkan
melayani masyarakat umum. Selain melayani komunitas militer dan sipil di
wilayah Manado dan sekitarnya, rumah sakit ini juga melayani pasien rujukan dari
wilayah Kodam VII/Wirabuana maupun dari luar Kodam seperti dari Ternate dan
Ambon.
2.1.2. Sejarah Singkat
Sejarah terbentuknya Rumah Sakit Tingkat III Robert Wolter Mongisidi Manado
melalui proses yang panjang mulai dari bentuk sederhana hingga bentuk bangunan
seperti sekarang, yakni :
a. Periode Pra Perang Kemerdekaan
Pada periode pra perang kemerdekaan di Manado didirikan Noed Zieken Zaal
oleh Belanda yang merupakan bagian kegiatan Belanda di Indonesia.
b. Periode Perang Kemerdekaan
Setelah peristiwa 14 Februari 1946, dua hari kemudian dibentuk TRISU
(Tentara Republik Indonesia Sulawesi Utara) dan dilakukan pengambil semua
6. 6
jawatan sipil dan militer yang kemudian pada bulan Desember 1949 berubah
menjadi Militery Hospital Teling.
c. Periode Rumah SUMU
Pada tahun 1950, Militery Hospital Teling diubah menjadi Rumah Sakit
Tentara Sulawesi Utara dan Maluku Utara (SUMU).
d. Periode Rumah Sakit Komando Pasukan B
Pada periode ini Rumah Sakit SUMU berubah menjadi Rumah Sakit
Komando Pasukan B yang bertugas melakukan pemeriksaan kesehatan dan tes
kesehatan bagi calon pasukan B.
e. Periode RI – 24 Tahun 1952 – 1957
Dengan adanya perubahan nama di tingkat Komando, Rumah Sakit Komando
Pasukan B berubah nama menjadi Djawatan Kesehatan RI – 24 yang disingkat
DK – RI – 24 .
f. Periode KDM – SUT tahun 1957 – 1958
Sehubungan dengan Komando RI – 24 berubah nama menjadi KDM – SUT,
maka DK – RI – 24 berubah menjadi DK – KDM – SUT (Djawatan Kesehatan
Komando Daerah Militer Sulawesi Utara Tengah).
g. Periode tahun 1958 – 1963
Pada tanggal 16 Juni 1962, tepat HUT Kodam XIII/ Merdeka yang keempat,
dilaksanakan peletakan batu pertama untuk membangun RST Teling dan pada
tanggal 05 Oktober 1963 gedung baru diresmikan oleh Pangdam
XIII/Merdeka Kolonel Soenandar Prijosoedarmo.
h. Periode tahun 1964 – 1967
Pada tahun 1965, bangunan kamar bedah yang masih sederhana direhabilitasi
dan diresmikan oleh Menpangad Letjen TNI A. Yani.
i. Periode tahun 1969 – 1972
Pada periode ini dilakukan pembangunan gedung laboratorium, Verlor Kamar
(VK) dan bangunan bangsal E, F dan G yang diresmikan oleh Pangdam
XIII/Merdeka Brigjen Wijoyo Soejono tahun 1971.
7. 7
j. Periode 1972 – 1985
Berdasarkan surat keputusan Menhankam Pangab nomor : Skep/151/1973
rumah sakit Dam XIII/Merdeka menjadi Rumah Sakit Integrated Use.
k. Periode 1985 – sekarang
Dalam rangka likuidasi Kodam XIII/Merdeka menjadi Kodam VII/Wirabuana,
rumah sakit ini berubah menjadi Rumkit Tingkat. III 07.06.01 Manado.
Perubahan nama Rumah Sakit Rumkit Tingkat III 07.06.01 Manado
berdasarkan Surat Pangdam VII/Wirabuana Nomor : B/1401/XI/2007 tentang
persetujuan memakai nama Rumah Sakit Robert Wolter Mongisidi Manado.
2.1.3. Keadaan Geografi
Rumah Sakit Tingkat III R. W. Mongisidi Manado terletak di pusat kota Manado
di Jl. 14 Februari Teling Bawah, Kotamadya Manado, Provinsi Sulawesi Utara.
Rumah sakit TNI – AD Teling Manado ini berdiri diatas lahan seluas ± 107.885
m2 dengan luas bangunan keseluruhan ± 10.085 m2, luas bangunan lantai 1 ±
8.570 dan luas lantai bangunan bertingkat ± 1.515 m2. Rumah sakit ini memiliki
batas-batas wilayah sebagai berikut:
a. Utara : Perumahan penduduk
b. Selatan : Asrama gabungan TNI – AD
c. Timur : Mako Yonif 712/Wiratama
d. Barat : Perumahan penduduk
2.1.4. Falsafah dan Motto
Falsafah Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi adalah “Tumou Tou” yang
artinya mensejahterahkan orang lain, sedangkan motto Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi Manado adalah “Setia Hingga Akhir”
1. Senyum, Sapa, Sopan, Santun
2. Empathy, Efektif, Efisien dalam Pelayanan
3. Tulus, Terampil dan Tanggap atas keluhan dan kebutuhan pelanggan
4. Ikhlas dalam pelayanan
5. Aman, Akurat dalam pengelolaan Rumah Sakit
8. 8
6. Hati nurani sebagai andalan utama
7. Indah dan rapih
8. Nyaman dan bersih
9. Gagah dan perkasa
10. Gesit dan terampil dalam pelayanan
11. Aktif dan antusias
12. Akrab dan aman dalam bertindak sesuai standar pelayanan dan keselamatan
kerja
13. Kepentingan pelanggan/pasien diutamakan
14. Handal dalam pelayanan
15. Inovatif, intensif dalam pencapaian tugas
16. Ramah dalam melayani
2.1.5 Visi dan Misi
Visi dan misi Rumah Sakit Tingkat III R.W.Mongisidi Manado adalah sebagai
berikut:
1. Visi
Menjadi rumah sakit trauma center di kawasan Indonesia Timur
2. Misi:
a. Tertib administrasi, manajemen dan rekam medis
b. Pelayanan medis yang optimal
c. Pelayanan gawat darurat yang handal
d. Pelayanan perawatan yang professional
e. Keselamatan pasien yang prima
2.1.6. Tujuan
Tujuan rumah sakit Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi adalah menjadi
rumah sakit kebanggaan prajurit dan pegawai negeri sipil beserta keluarganya di
wilayah Korem131/Santiago dan masyarakat umum.
9. 9
2.1.7. Fasilitas Pelayanan Kesehatan
Fasilitas pelayanan di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi adalah sebagai
berikut:
1. Instalasi Rawat Jalan
Instalasi rawat jalan meliputi poliklinik umum, poliklinik interna, poliklinik
bedah, poliklinik mata, poliklinik THT, poliklinik anak, poliklinik KIA dan
KB, poliklinik obstetri dan ginekologi, poliklinik VCT (Voluntary Counseling
Test)/TB – Paru, Unit Gawat Darurat (UGD) 1 x 24 jam, radiologi dan ESWL
(Extracorporeal Shock Wave Lithotripsy).
2. Instalasi Rawat Inap
Ruang rawat terdiri dari perawatan bedah, perawatan penyakit dalam,
perawatan kebidanan dan kandungan, perawatan anak, Intensive Care Unit
(ICU), kamar bersalin dan kamar operasi. Kelas perawatan pada instalasi
rawat inap terdiri dari perawatan UGD, VVIP, VIP A dan VIP B, Wisma kelas
I/II/III, IMC dan Cendana, ICU, Melati (G), Dahlia (Anak), OK (Kamar
Operasi), Flamboyan (EF) dan VK.
3. Instalasi Penunjang Diagnostik
a. Laboratorium
Jenis pemeriksaan laboratorium terdiri dari pemeriksaan darah rutin, kimia
darah, parasitologi, feses, imunoserologi endokrinologi, enzim, elektrolit,
mikrobiologi, analisa cairan tubuh, urinalisis dan pap smear.
b. Radiologi
Jenis pemeriksaan radiologi terdiri dari general X-Ray, USG, CT – Scan
dan MRI
c. Pelayanan penunjang berupa farmasi
4. Bagian Administrasi
Bagian administrasi terdiri dari administrasi kesehatan, administrasi umum
dan bendahara.
10. 10
5. Instalasi Pengelolaan Air Limbah (IPAL) dan Insenerator
IPAL digunakan untuk pengelolaan limbah padat infeksius dan sitotoksik.
Untuk sampah medis atau alat kesehatan digunakan sistem
insenerator/pembakaran. Pemeriksaan fisika dan kimia limbah rumah sakit
diperiksa setiap 6 bulan sekali dengan parameter antara lain fisika meliputi
suhu, dan kimia meliputi pH, BOD, COD, TSS, NH3, PO4. Dengan mengacu
pada KEP–58/MENLH/12/1995.
6. Ruangan penunjang
Ruang penunjang meliputi dapur, laundry dan kamar jenazah
7. Kendaraan
Ada dua kendaraan Ambulans yaitu 1 buah kendaraan Kijang bantuan dari
Mabes TNI dan 1 buah ambulans Mitsubishi bantuan dari Gubernur KDH Tk I
Sulawesi Utara. Untuk pengangkutan jenazah karena rumah sakit tidak
mempunyai kendaraan kereta jenazah, maka pengangkutan dilakukan oleh
kereta jenazah kerjasama dengan perusahaan swasta.
2.1.8. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia Rumah Sakit TNI – AD terbagi 3 kategori yaitu militer,
pegawai negeri sipil (PNS) dan karyawan honorer dengan tingkat pendidikan
tenaga kesehatan dan non tenaga kesehatan. Jumlah personil menurut kategori
yaitu:
a. Militer sebanyak 34 orang
b. PNS sebanyak 27 orang
c. Honorer sebanyak 264 orang
Kualitas Sumber Daya Manusia tenaga kesehatan berdasarkan tingkat
pendidikan, 15 % sudah merupakan lulusan D.III Keperawatan. Jumlah tenaga
yang ada di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi dapat dilihat pada tabel 1.
11. 11
Tabel 1. Jumlah Tenaga Kerja di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
2.1.9. Struktur Organisasi
Struktur organisasi Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi dapat dilihat pada
gambar 1.
Gambar 1. Struktur Organisasi Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
No Jenis Tenaga
Status Kepegawaian
Jumlah
Militer PNS Honor Konsulen Tamu
1. Medis :
a. Dokter umum
b. Spesialis
c. Dokter gigi
2
3
1
3 16
3
2
7 41
21
54
3
2. Perawat:
a. Spk
b.D.III
c. S.I profesi
3
8
3
4
6
4
27
96
21
34
110
28
3. Diploma 4 23 27
4. Sarjana Umum 3 1 2 6
5. SD/SMP/SMA 11 5 76 92
Total 34 27 264 7 41 375
12. 12
2.2. Analisis Situasi Khusus Urusan Pelayanan Medis
2.2.1. Gambaran Umum
Salah satu yang tidak dapat dipisahkan dari sebuah rumah sakit adalah bagian
Urusan Pelayanan Medis (Uryanmed). Uryanmed bertanggung jawab terhadap
pendaftaran, administrasi umum dan rekam medik. Uryanmed merupakan unsur
penunjang pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
Manado.
Urusan pelayanan medis tidak lepas kaitannya dengan tempat
penyimpanan berkas rekam medis (status pasien). Bagian Uryanmed di
Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi terdiri dari empat ruangan yaitu ruang
pendaftaran pasien umum, ruang pendaftaran pasien anggota, ruang penyimpanan
berkas/status pasien dan ruang pengolahan data seperti surat keterangan medis dan
rekapituasi pasien rawat inap dan rawat jalan.
2.2.2. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia urusan pelayanan medis dapat dilihat dari jumlah tenaga
kerja di urusan pelayanan medis.
Tabel 2. Jumlah Tenaga Kerja di Urusan Pelayanan Medis
No. Kualifikasi Jumlah
1. Sarjana 1
2. Diploma 1
3. SMA/STM 13
4. SMP 0
5. SD 0
Jumlah 15
13. 13
2.2.3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi Urusan Pelayanan Medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W.
Mongisidi dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Struktur Organisasi Urusan Pelayanan Medis
2.2.4. Tugas Pokok dan Fungsi
Tugas pokok dan fungsi organisasi urusan pelayanan medis dapat diuraikan
sebagai berikut:
1. Kepala Urusan Pelayanan Medis
Kepala Urusan Pelayanan Medis bertanggung jawab kepada kepala rumah sakit
dan menerima laporan dari rawat inap dan rawat jalan. Kepala urusan
pelayanan medis membawahi:
a. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien
b. Petugas Koding dan indexing
c. Petugas pembuat surat keterangan medis
d. Petugas Asembling dan analising
e. Petugas penyimpanan (filing) dan pendistribusian berkas Rekam Medis
14. 14
f. Petugas Pelaporan
g. Petugas Administrasi umum
Tugas Pokok yaitu mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan
kesehatan di urusan pelayanan medis. Uraian tugas kepala urusan pelayanan
medis adalah sebagai berikut:
a. Merencanakan jumlah dan kategori tenaga uryanmed sesuai dengan
kebutuhan.
b. Merencanakan jumlah dan jenis peralatan yang diperlukan.
c. Merencanakan jenis kegiatan yang akan diselenggarakan sesuai dengan
kebutuhan.
d. Mengkoorganisasikan seluruh kegiatan pelayanan medis dengan bekerja
sama dengan berbagai pihak yang terkait.
e. Melaksanakan pertemuan berkala
f. Menyusun permintaan rutin meliputi kebutuhan alat, kertas dan buku lain
yang diperlukan.
2. Petugas tempat pendaftaran pasien
Petugas tempat pendaftaran pasien bertanggung jawab terhadap pelayanan di
tempat pendaftaran pasien kepada kepala urusan pelayanan medis. Tugas
pokok petugas tempat pendaftaran pasien yaitu melaksanakan kegiatan
pelayanan pendaftaran penerimaan pasien rawat jalan, rawat inap, dan UGD
untuk pembagian pasien anggota milter, pasien asuransi dan pasien umum.
Uraian tugas bagi petugas tempat pendaftaran pasien adalah sebagai berikut:
a. Setiap pasien diterima di tempat pendaftaran pasien dan akan diwawancarai
serta menulis identitasnya
b. Memasukkan identitas pasien kedalam komputer
c. Setiap pasien baru akan memperoleh nomor rekam medis
d. Membuat kartu berobat pasien.
e. Melaporkan hasil kerja dan permasalahannya kepada kepala uryanmed
15. 15
3. Petugas pembuat surat keterangan medis
Petugas pembuat surat keterangan medis bertanggung jawab terhadap
pembuatan surat keterangan medis seperti surat kelahiran, surat kematian, surat
lepas perawatan, dan lain-lain dan bertanggung jawab kepada kepala urusan
pelayanan medis. Tugas pokok yaitu membuat surat keterangan medis dan
meminta persetujuan kepala rumah sakit untuk ditandatangani dan memberi
cap kepala rumah sakit di bagian tata usaha dan urusan dalam (TUUD).
Uraian tugas bagi petugas pembuat surat keterangan medis adalah
sebagai berikut:
a. Membuat surat keterangan medis
b. Mencatat pada buku laporan keterangan medis seperti buku BLP (buku lepas
perawatan) dan lain-lain
c. Memberi nomor surat
d. Meminta penandatanganan kepala rumah sakit untuk surat keterangan medis
dan mencap kepala di bagian Tata Usaha Dan Urusan Dalam (TUUD)
e. Meminta administrasi pembuatan surat keterangan medis
4. Petugas pemberi kode (coding) rekam medis
Petugas pemberi kode rekam medis bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
pemberian kode (coding) rekam medis kepada kepala urusan pelayanan medis.
tugas pokok yaitu memberikan kode pada rekam medis sesuai dengan petunjuk
buku ICD – X baik itu penyakit, gejala, cedera maupun faktor-faktor yang
mempengaruhi kesehatan dan petunjuk buku ICD IX.
5. Petugas Asembling dan analising
Petugas asembiling dan analising bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
assembling dan analising rekam medis kepada kepala urusan pelayanan medis.
Tugas pokok petugas assembling dan analising adalah:
a. Merakit formulir-formulir rekam medis menjadi dokumen .
b. Memeriksa kelengkapan berkas rekam medis yang akan digunakan.
c. Memeriksa kelengkapan dan keterlambatan rekam medis yang sudah
digunakan
d. Memisahkan rekam medis yang lengkap dengan yang tidak lengkap
16. 16
Uraian tugas bagi petugas assembling dan analising adalah sebagai
berikut:
a. Menyusun atau merakit formulir – formulir menjadi dokumen rekam medis
b. Menerima pengembalian dokumen rekam medis yang sudah digunakan
c. Melakukan pemeriksaan kelengkapan rekam medis rawat inap dan rawat
jalan sehingga dapat dipisahkan antara yang lengkap dan tidak lengkap.
a. Rekam medis yang tidak lengkap dikembalikan ke unit yang bertanggung
jawab untuk dilengkapi dan harus dikembalikan kembali paling lambat 2 x
24 jam
b. Menyerahkan rekam medis yang lengkap kepada petugas kooding untuk
diberi kode sesuai dengan petunjuk buku ICD – X.
6. Petugas penyimpanan (filing) dan pendistribusian berkas rekam medis
Petugas penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis bertanggung
jawab terhadap kegiatan filing dan pendistribusian rekam medis kepada kepala
urusan pelayanan medis. Tugas pokok petugas penyimpanan dan
pendistribusian berkas rekam medis adalah sebagai berikut:
a. Mengambil rekam medis dari rak penyimpanan rekam medis untuk
digunakan sesuai dengan kebutuhan.
b. Mengantarkan rekam medis ke bagian atau unit yang membutuhkan rekam
medis
c. Mengambil kembali rekam medis yang sudah digunakan.
d. Memasukkan kembali rekam medis yang sudah digunakan kedalam rak
penyimpanan rekam medis
Uraian tugas bagi petugas penyimpanan dan pendistribusian berkas
rekam medis adalah sebagai berikut:
a. mengambil rekam medis dari rak penyimpanan rekam medis untuk
digunakan sesuai dengan kebutuhan
b. mengantarkan rekam medis ke bagian atau unit yang membutuhkan rekam
medis dan mengambil kembali rekam medis yang sudah digunakan
c. memasukkan kembali rekam medis yang sudah digunakan kedalam rak
penyimpanan rekam medis
17. 17
d. melayani peminjaman/mengekspedisi peminjaman rekam medis
e. melaksanakan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik
f. melakukan penyusutan dokumen yang tidak aktif ke rak tempat
penyimpanan dokumen rekam medis non aktif
g. Menggabungkan dokumen rekam medis lama dan baru ke dalam satu map
h. Membantu dalam pemusnahan dokumen rekam medis
7. Petugas pelaporan
Petugas pelaporan bertanggung jawab terhadap pembuat pelaporan kepada
kepala urusan pelayanan medis. Tugas pokok petugas pelaporan yaitu
membuat dan mengirim laporan RL.1 sampai dengan RL. 6, melakukan surat
menyurat (Korespondensi) rekam medis sesuai dengan kebutuhan.
Uraian tugas bagi petugas pelaporan adalah sebagai berikut:
a. Menerima sensus bulanan dan merekap dalam RP. 1.
b. Menerima dan mengirim laporan individual pasien Rl. 1.2, 2.3 ke Depkes
c. Melaporkan data penyakit malaria dan data kematian ke Dinkes
d. Melaporkan data penyakit TB paru ke Denkesyah
e. Membuat laporan indikator rumah sakit (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR dan
GDR) setiap bulan dengan menampilkan grafik Barber Johson per tahun
f. Membuat laporan urutan sepuluh penyakit paling menonjol
g. Menyusun laporan berdasarkan RP. 1 dan RL.2a, 2b, 2a1, 2b1, 3, 4, 5
h. Memintakan tanda tangan kepala urusan pelayanan medis untuk laporan
laporan tersebut
i. Mengirim laporan-laporan tersebut ke Dinkes dan Denkesyah
j. Mengarsipkan laporan-laporan tersebut
18. 18
BAB III
HASIL KEGIATAN
3.1. Uraian Kegiatan
Kegiatan magang dilaksanakan selama 4 minggu di Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi Manado dimulai pada tanggal 13 Januari 2014 sampai dengan 7
Februari 2014, sesuai dengan surat permohonan izin magang mahasiswa Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi Manado. Dalam pelaksanaan
magang ini penulis ditempatkan di instalasi Urusan Pelayanan Medis (Uryanmed).
Secara umum kegiatan yang dilakukan selama kegiatan magang adalah sebagai
berikut:
1. Melapor pada Kepala Rumah Sakit Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
melalui Kepala Tata Usaha dan Urusan Dalam (TUUD) dan Dosen
Pembimbing Lapangan
2. Pembimbingan tentang pembagian area kerja, orientasi dan observasi serta
konsultasi dengan kepala ruangan tentang tupoksi kerja
3. Orientasi dan observasi berikutnya di bagian urusan pelayanan medis serta
bagiannya
Kegiatan penunjang yang dilakukan yaitu :
1. Menganalisis situasi umum melalui profil rumah sakit
2. Menganalisis situasi khusus melalui wawancara dengan petugas Urusan
Pelayanan Medis dan melakukan observasi di bagian Urusan Pelayanan Medis
3. Melakukan konsultasi dan pembimbingan dengan dosen pembimbing lapangan
tentang pembuatan laporan magang, masalah yang ditemukan dan alternatif
pemecahan masalah
4. Membantu pelaksanaan kegiatan harian di bagian urusan pelayanan medis
19. 19
3.2. Identifikasi Masalah
Masalah yang didapatkan selama kegiatan magang adalah belum optimalnya
manajemen berkas rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi.
Dalam hal ini, belum optimalnya susunan berkas rekam medis dikarenakan masih
ada berkas yang masih tercecer, hilang ataupun tergandakan pada tempat
penyimpanan rekam medis yang masih digunakan secara manual di Rumah Sakit
Tingkat III Robert Wolter Mongisidi.
Masalah yang didapat dapat digambarkan menggunakan metode fishbone
yang ditemukan oleh ilmuan Jepang yang bernama Kaori Ishikawa, metode ini
juga sering disebut diagram Ishikawa sesuai dengan nama penemunya.
Gambar 3. Diagram Fishbone
A. Manusia
1. Kurangnya tenaga di bagian urusan pelayanan medis (Uryanmed)
2. Penempatan sumber daya manusia belum sesuai latar belakang pendidikan
3. Kurangnya pelatihan sumber daya manusia di bidang pelayanan medis
khususnya bidang rekam medis
B. Metode
1. Pengelolaan manajemen sistem informasi berkas rekam medis masih
manual
Belum
optimalnya
pengaturan
berkas
rekam
medik
C.UangA.Manusia
D.MateriB.Metode
A1
A3
A2
B1
C1
C2
D2
D3
D1
20. 20
C. Uang
1. Tidak tersedianya dana untuk pelatihan di rekam medik
2. Kurangnya anggaran khusus untuk pelaksanaan pelatihan pada urusan
pelayanan medis
D. Materi
1. Masih kurangnya sarana komputer
2. Tempat penyimpanan berkas yang masih sedikit
3. Ruang penyimpanan berkas yang kurang luas
3.3. Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan masalah yang ada, maka alternatif pemecahan masalah adalah
sebagai berikut :
1. Penempatan Sumber Daya Manusia (SDM) pada suatu jabatan ataupun posisi,
disesuaikan dengan latar belakang pendidikan dan tugas serta tanggung
jawabnya pada bidang urusan pelayanan medis.
2. Penambahan Sumber Daya Manusia (SDM) dengan kemampuan di bidang
rekam medis khususnya tenaga diploma ataupun strata 1 bagian urusan
pelayanan medis.
3. Pelaksanaan orientasi dan pelatihan bagi seluruh staf dibagian urusan
pelayanan medis agar dapat lebih memahami tugas dan tanggung jawabnya
masing-masing, agar semua kegiatan pelaksanaan yang ada dapat berjalan
dengan efektif.
4. Mengoptimalkan sistem informasi manajemen dan berkas rekam medis dalam
hal ini sistem komputerisasi di urusan pelayanan medis yang membutuhkan
khususnya rekam medis.
5. Menambahkan fasilitas yang ada dalam bagian urusan pelayanan medis seperti
ruangan tempat penyimpanan berkas rekam medis, rak tempat penyimpanan
berkas rekam medis juga pendingin ruangan pada tempat penyimpanan.
21. 21
3.4. Kontribusi Bagi Instansi dan Peserta Magang
3.4.1. Kontribusi Bagi Instansi
Kontribusi kegiatan magang bagi instansi Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi adalah:
1. Mendapatkan masukan yang bermanfaat dalam melakukan tindakan atau
perubahan dalam pelayanan kepada masyarakat
2. Mendapatkan alternatif pemecahan masalah yang ada khususnya mengenai
manajemen berkas rekam medis.
3. Terciptanya kerjasama yang saling menguntungkan antara Rumah Sakit
Tingkat III R.W. Mongisidi dan mahasiswa dimana instansi dapat
memanfaatkan mahasiswa dalam memberikan saran dan masukan guna
meningkatkan kinerja pelayanan medis melalui peningkatan manajemen berkas
rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
4. Terjalin hubungan yang baik antara Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
dengan Fakultas Kesehatan Masyarakat dimana nantinya instansi dapat
memanfaatkan mahasiswa magang setiap tahunnya melalui kerjasama dengan
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi
3.4.2. Kontribusi Bagi Peserta Magang
Kontribusi kegiatan magang bagi peserta magang adalah:
1. Meningkatkan kemampuan dalam mengidentifikasi prosedur kerja di
Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
2. Meningkatkan kemampuan mengidentifikasi masalah, merumuskan dan
memberi alternatif pemecahan masalah
3. Mendapatkan pengalaman dan keterampilan kerja dalam bidang epidemiologi
4. Memperkaya kajian dalam bidang epidemiologi rumah sakit
5. Mendapatkan bahan untuk penulisan karya ilmiah dan skripsi
22. 22
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1. Manajemen Berkas Rekam Medik di Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi
Permasalahan yang didapat pada pengaturan berkas rekam medis di Rumah Sakit
Tingkat III R.W. Mongisidi adalah belum optimalnya susunan berkas rekam
medis dikarenakan masih ada berkas yang masih tercecer, hilang ataupun
tergandakan pada tempat penyimpanan rekam medis yang masih digunakan secara
manual.
Kurangnya sumber daya manusia khususnya pada urusan pelayanan medis
di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi terutama tenaga diploma dan strata 1
rekam medis. Jumlah ketenagaan pada urusan pelayanan medis adalah 15 orang, 1
orang diploma rekam medik, 1 orang sarjana ekonomi, sedangkan 13 orang
lainnya adalah SMA. Dengan demikian, diperlukan penempatan Sumber Daya
Manusia (SDM) pada suatu jabatan ataupun posisi, disesuaikan dengan latar
belakang pendidikan dan tugas serta tanggung jawabnya pada bidang rekam
medis.
Pengelolaan rekam medis membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM)
yang baik. Petugas atau pegawai rekam medis pada setiap rumah sakit diharapkan
adalah orang-orang yang mampu mengelola rekam medis baik fisik maupun isi
daripada rekam medis. Pegawai atau unit rekam medis merupakan unit vital dalam
pengelolaan, pemeliharaan, pelayanan, serta sampai proses pemusnahan rekam
medis. Pegawai rekam medis diharapkan dapat mengontrol siklus daripada rekam
medis yang merupakan milik dari setiap pasien rumah sakit tersebut.
(Zalukhu,2010)
Menurut Keputusan MenKes No.377/Menkes/SK/III/2007, seorang
pegawai rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan sebagai berikut :
a. Diploma 3 (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang ditempuh
selama 6 semester, dengan gelar Ahli Madya.
23. 23
b. Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8
semester, dengan gelar Sarjana Sains Terapan MIK.
c. Strata 1 (S1) Manajemen Informasi Kesehatan yang di tempuh selama 8
semester, dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan.
d. Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 4
semester, dengan gelar Megister Manajemen Informasi Kesehatan.
Sistem informasi manajemen dan penyimpanan berkas rekam medis di
Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi masih bersifat manual dan belum
terkomputerisasi secara keseluruhan, untuk itu perlu mengoptimalkan sistem
informasi manajemen dan berkas rekam medis dalam hal ini sistem komputerisasi
di urusan pelayanan medis yang membutuhkan khususnya rekam medis.
Melihat begitu pentingnya suatu rekam medis, perlu adanya pengelolaan
yang baik dan benar untuk mencapai keberhasilan tertib administrasi dalam
peningkatan mutu pelayanan rumah sakit kepada masyarakat. Dalam hal ini
rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi data yang ada di dalam rekam
medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan atau pemalsuan data yang ada
di dalamnya ataupun digunakan oleh orang yang tidak berhak, serta tidak boleh
dibawa keluar dari rumah sakit kecuali permintaan pengadilan dengan izin tertulis
dari kepala rumah sakit tersebut. (Zalukhu,2010)
Kurangnya pelaksanaan orientasi dan pelatihan bagi seluruh staf dibagian
pelayanan medis rumah sakit yang menitikberatkan pada keterampilan dan
motivasi kerja petugas pelayanan medis. Faktor lain yang mempengaruhi
kelengkapan berkas rekam medik adalah kurangnya fasilitas yang ada dalam
bagian urusan pelayanan medis Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi seperti
ruangan tempat penyimpanan berkas rekam medis, rak tempat penyimpanan
berkas rekam medis, pendingin ruangan pada tempat penyimpanan dan komputer
pada tempat pendaftaran dan pembuatan laporan.
Ruangan penyimpanan berkas harus dijaga kelembabannya agar tetap
kering. Agar ruangan tidak terlalu lembab perlu diatur berkisar 650-750 F
(180-240 C). Penggunaan pendingin ruangan berupa AC dapat mengurangi debu
dalam ruangan. Tempat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik,
24. 24
pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor
keselamatan petugas, bagi suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat
membantu memelihara dan mendorong kegairahan kerja, motivasi dan
produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan
penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban,
pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran. (Zalukhu,2010)
Ketidaklengkapan dokumen/berkas rekam medis menjadi salah satu
masalah karena rekam medis seringkali merupakan satu-satunya catatan yang
dapat memberikan informasi secara terperinci tentang apa yang sudah terjadi
selama pasien dirawat atau selepas pasien mendapat pelayanan medis di rumah
sakit Tentara Angkatan Darat ini.
Manajemen berkas rekam medik di Rumah Sakit Tingkat III R.W.
Mongisidi dimulai dengan pengisian berkas rekam medik berupa pengisian
format catatan pasien hingga rekapitulasi berkas rekam medis yang dibutuhkan.
Aspek manajemen yang ada di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi ditinjau
dari fungsi manajemen menurut George Terry yaitu:
1. Perencanaan
Perencanaan berkas rekam medik meliputi ketersediaan material berkas rekam
medik.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian berkas rekam medik meliputi pembagian petugas
kesehatan/petugas pelayanan medis dalam pengisian, pengaturan, pelaporan
dan penyimpanan berkas rekam medik.
3. Pelaksanaan
Pelaksanaan berkas rekam medik meliputi pengisian, pengaturan, pelaporan
dan penyimpanan berkas rekam medik yang dilakukan oleh petugas
kesehatan/petugas pelayanan medis.
4. Penilaian atau evaluasi
Rekapitulasi berkas rekam medis atau pelaporan dari berkas rekam medik yang
meliputi jumlah kunjungan pasien rawat inap, rawat jalan dan rawat darurat,
jenis penyakit menonjol, tagihan jaminan kesehatan dan obat-obatan.
25. 25
Fungsi manajemen ini dibutuhkan untuk kebutuhan sumber daya seperti
tenaga pelayanan medis dan fasilitas pelayanan medis agar pelayanan yang
diberikan dapat optimal dan memuaskan pelanggan.
Pengelolaan berkas rekam medik di Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi terus menerus dilakukan. Status atau kartu rekam medik yang
telah digunakan oleh pasien biasanya kembali ke ruang uryanmed untuk dilakukan
pengaturan berkas yang meliputi assembling dan koding. Setelah diolah melalui
sistem pelaporan, berkas rekam medik disimpan dalam ruang penyimpanan
berkas. Jika pasien yang sama datang kembali untuk menerima pelayanan medis
maka status atau kartu rekam medisnya dapat dipergunakan kembali.
4.2. Pelayanan Medis di Rumah Sakit
Pelayanan medis di rumah sakit merupakan satu ciri pokok yang sudah pasti akan
menjadi andalan, maka data pelayanan yang harus diolah agar dapat : “berbicara
dan menggambarkan” keadaaan pelayanan medis yang lebih komunikatif. Data
yang ada jangan hanya berderat, tetapi akan dapat diolah menjadi informasi yang
dapat dimanfaatkan oleh manajer rumah sakit dalam mengambil keputusan. Selain
itu data dari pelayanan medis dalam bentuk rekam medis, begitu banyak jenisnya
dan begitu besar jumlahnya. Sehingga perlu dipilih beberapa yang memang
relevan digunakan dalam pengambilan keputusan oleh manajer. (Sabarguna,2005)
Beberapa tujuan sistem informasi manajemen rumah sakit yang perlu,
diantaranya adalah informasi yang digunakan dalam rangka evaluasi program dan
tentunya akan terkait pula dengan informasi untuk perencanaan program. Sistem
informasi untuk perencanaan dan evaluasi program dapat diambil pada bidang
pelayanan medis yang kecenderungannya dengan lebih siap, artinya rumah sakit
dapat mempersiapkan pelayanan pada waktunya dibutuhkan. (Sabarguna,2005)
Pada dasarnya pelayanan rumah sakit terbagi atas pelayanan medis dan
pelayanan non medis. Pelayanan medis terkait dengan pasien untuk upaya
kesehatan, baik promotif, preventif, terapi atau rehabilitasi. Sedangkan pelayanan
non medis berhubungan dengan kebutuhan umum pasien seperti, ruangan,
tanaman dan makanan lainnya. (Sabarguna,2005)
26. 26
Masukan (input) adalah data dari rekam medis yang dicatat pada tiap
bulannya, untuk kepentingan manajemen puncak tentunya data global, diambil
dari register atau laporan bulanan. Proses yang dikerjakan dalam bentuk tabulasi
maupun grafik. Keluaran yang terjadi berupa tabel dan grafik informasi data
pelayanan bila dilihat dari nilainya dari yang terbesar hingga terkecil;
perkembangannya (naik atau turun) serta kecenderungannya (membaik atau
memburuk). (Sabarguna,2005)
Pelayanan medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado
masih secara manual diambil dari laporan harian, bulanan, triwulan, trimester dan
tahunan. Proses yang dikerjakan berdasarkan alur kerja rekam medis, mulai dari
pendaftaran, poliklinik/UGD yang dituju, pengisian berkas rekam medis,
assembling, koding, pelaporan data hingga penyimpanan berkas rekam medik dan
juga pembuatan surat keterangan medis berupa surat kelahiran, surat kematian,
surat keterangan pasien pulang, surat keterangan pasien masuk (rawat inap), dan
lainnya. Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat gambar 4. Berkas rekam medis
dibuat untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan
mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit Tentara Angkatan Darat ini. Untuk
mencapai tujuan tersebut maka dalam pengisian atau pencatatan rekam medis di
rumah sakit dilakukan oleh dokter dan perawat mengenai hasil kegiatan medis
yang telah dilakukan, untuk itu di dalam pelaksanaan pengisian dan pencatatan
dokumen rekam medis haruslah diisi dengan lengkap sehingga dapat
menghasilkan informasi yang akurat dan berkesinambungan.
28. 28
4.3. Rekam Medik
4.3.1. Pengertian Rekam Medik
Lima area data statistik kesehatan yang umumnya digunakan dalam epidemiologi
adalah laporan penyakit menular, catatan klinis dan catatan medis rumah sakit,
catatan perusahan dan lembaga, survei kesehatan dan penyakit, serta observasi
berkelanjutan terhadap insidensi kesakitan di dalam masyarakat. (Timmreck,
2001)
Catatan medis rumah sakit dan klinik tampak seperti sumber data penyakit
yang reliable. Akan tetapi, hal ini tidak selalu benar. Data dari catatan rekam
medis bisa menjadi bias. Data catatan medis dari praktik dokter swasta atau klinik
kecil hanya sedikit yang digunakan oleh ahli epidemiologi. Pada kenyataanya,
catatan tersebut mungkin justru merupakan sumber data kesakitan yang cukup
besar yang belum dimanfaatkan. Upaya untuk mendapatkan catatan medis
merupakan upaya yang penuh halangan, cara mendapatkannya sering kali harus
dilakukan secara manual karena tidak ada database yang tersedia dan cukup baik
dari praktik dokter swasta. Keterbatasan dana juga menjadi salah satu penghalang
karena tidak seorangpun bersedia mendanai pengumpulan data secara besar-
besaran dari catatan medis yang ada pada semua praktik dokter swasta.
(Sabarguna, 2004)
Rekam medik adalah keterangan baik tertulis maupun terekam tentang
identitas, anamneses, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa segala pelayanan
dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang
rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapat pelayanan gawat darurat.
(Sabarguna, 2004)
Rekam medik rumah sakit merupakan komponen penting dalam
pelaksanaan kegiatan manajemen rumah sakit. Rekam medik rumah sakit harus
mampu menyajikan informasi lengkap tentang proses pelayanan medis dan di
rumah sakit, baik di masa lalu, masa kini maupun perkiraan dimasa datang tentang
apa yang akan terjadi. Aspek hukum peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) RI
No. 749a/Menkes/Per.XII/1989 tentang pengisian Rekam Medis dapat
memberikan sanksi hukum bagi Rumah Sakit atau petugas kesehatan yang
29. 29
melalaikan, dan berbuat khilaf dalam pengisian lembar-lembar rekam medis.
(Muninjaya, 2004)
Penyelenggaraan rekam medis tidak hanya dalam rangka memenuhi
kewajiban saja, tetapi dapat secara jelas bisa dimanfaatkan. Pemanfaatan baru
akan terjadi bila telah diolah terlebih dahulu dan karena banyaknya data dan cara
yang bisa dipilih maka perlu secara selektif dicari dengan kebutuhan. Yang
bertanggung jawab atas kepemilikan dan pemanfataan rekam medik adalah
direktur rumah sakit. Pihak direktur bertanggung jawab atas hilang, rusak atau
pemalsuannya, termasuk penggunaannya oleh badan/orang yang tidak berhak. Isi
rekam medis dimiliki oleh pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya, terutama
oleh petugas kesehatan yang bertugas di ruangan selama pasien dirawat. Tidak
ada seorangpun dibolehkan mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medik di
sebuah rumah sakit untuk kepentingan pihak-pihak lain atau perseorangan, kecuali
yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangangan yang berlaku.
(Muninjaya, 2004)
4.3.2. Kegunaan Rekam Medik
Rekam medik sebagai salah satu bentuk sistem informasi manajemen rumah sakit
memiliki peranan penting dalam peningkatan mutu pelayanan rumah sakit dalam
beberapa aspek yaitu aspek administrasi, medis, hukum, keuangan, penelitian,
pendidikan, dan dokumentasi.
1. Aspek administrasi
Aspek administrasi rekam medik penting ditinjau dari nilai administrasinya
karena isinya menyangkut kewenangan dan tanggung jawab tenaga medis dan
paramedik untuk mencapai tujuan perawatan pasien. Dalam hal ini, rekam
medik merupakan sumber informasi pasien yang berobat atau dirawat
disebuah rumah sakit.
2. Aspek medis
Aspek medis rumah sakit merupakan dasar untuk merencanakan pengobatan
atau perawatan pasien, termasuk alat komunikasi antar dokter dan antara
30. 30
dokter dengan petugas kesehatan lainnya dan untuk evaluasi kualitas
pelayanan rumah sakit.
3. Aspek hukum
Selain itu, rekam medik juga erat kaitannya dengan aspek hukum. Jik ada
tuntutan terhadap pelayanan yang diterima oleh pasien. Rekam medik berguna
dalam membantu perlindungan kepentingan hukum penderita, rumah sakit dan
praktisi yang bertanggung jawab.
4. Aspek keuangan
Dari aspek keuangan, rekam medik penting untuk menetapkan besarnya biaya
yang harus dibayar oleh pasien atau pihak-pihak yang menanggungnya.
5. Aspek penelitian dan pendidikan
Data rekam medik rumah sakit juga dapat dimanfaatkan untuk pendidikan,
penelitian dan sebagai dasar untuk menyusun laporan rutin rumah sakit.
6. Aspek dokumentasi
Data rekam medik berguna untuk dokumentasi riwayat penyakit pasien dan
perkembangannya, dalam hal ini rekam medik sebagai dasar untuk kaji ulang
studi dan evaluasi perawatan yang diberikan kepada penderita, juga sebagai
dasar perencanaan dan keberlanjutan perawatan penderita. Rekam medik juga
digunakan dalam melengkapi bukti dokumen terjadinya kesakitan penderita
dan penanganan serta peengobatan selama tinggal di rumah sakit.
Berkas rekam medik sebuah rumah sakit tidak boleh dikirimkan ke tempat
perawatan lain jika seandainya pasien dirujuk untuk mendapat perawatan lanjutan
di institusi atau rumah sakit lain, yang dikirimkan cukup resume (kesimpulan)
saja. Kelalaian dalam pengelolaan dan pemanfaatan rekam medik dapat dikenakan
sanksi oleh Dirjen Pelayanan Medik atau oleh direktur rumah sakit yang
bersangkutan. (Muninjaya, 2004)
Kegunaan rekam medik di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi sama
seperti yang telah dijelaskan diatas yaitu sebagai kepentingan untuk administrasi,
medis, hukum, keuangan, penelitian dan pendidikan serta dokumentasi. Kelalaian
dan kesalahan dalam pengelolaan dalam berkas rekam medik merupakan
31. 31
tanggung jawab dari kepala urusan pelayanan medis beserta stafnya dan juga
kepala rumah sakit Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado.
4.3.3 Ketentuan Umum Rekam Medik
Ketentuan umum rekam medik adalah :
1. Rekam medik harus mengandung semua informasi klinis yang signifikan dan
harus dirinci secara cukup untuk memungkinkan praktisi lain melakukan
perawatan penderita pada setiap waktu. Konsultan merekam pendapat setelah
pemeriksaannya dan praktisi memberikan perawatan berkelanjutan yang
efektif bagi penderita.
2. Berkas rekaman medik adalah milik rumah sakit dan direktur rumah sakit
bertanggung jawab atas hilang, rusak atau pemalsuan rekaman medik, serta
penggunaan oleh badan atau orang yang tidak berhak.
3. Isi rekam medik adalah milik penderita yang wajib dijaga kerahasiaannya
4. Untuk melindungi kerahasiaan tersebut, hanya petugas rekam medik yang
diijinkan masuk ruangan penyimpanan berkas rekam medik
5. Tidak diperkenankan mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medik untuk
lembaga atau badan maupun perorangan kecuali yang telah ditetapkan oleh
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6. Selama penderita dirawat, rekam medik menjadi tanggung jawab perawat
ruangan dan dijaga kerahasiaannya. (Siregar, 2003)
Ketentuan umum rekam medik di Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi memiliki ketentuan umum seperti halnya diterangkan diatas.
Rekam medik memiliki informasi klinis pasien, berkas rekam medik adalah milik
rumah sakit sedangkan isinya adalah milik pasien, dan untuk pasien rawat inap
berkas rekam medik menjadi tanggung jawab dari dokter, perawat, bidan yang
menanganinya. Isi rekam medik bersifat rahasia, oleh sebab itu hanya
berkepentingan yang diijinkan masuk ke ruang tempat penyimpanan maupun
pengolahan data rekam medik (uryanmed).
32. 32
4.3.4. Isi Rekam Medik
4.3.4.1. Isi Rekam Medik Secara Umum
Suatu rekam medik yang lengkap, jika mencakup data identifikasi dan sosiologis,
riwayat penyakit, riwayat penyakit keluarga, pemeriksaan fisik, pemeriksaan
khusus seperti laboratorium, sinar-x dan lain-lain.
Data identifikasi rekam medik pada umumnya terdapat dalam lembar
penerimaan masuk rumah sakit. Lembaran ini pada umumnya mengandung
informasi berkaitan seperti nomor rekam medik, nama, alamat penderita, nama
suami/istri, nomor telepon rumah, jenis kelamin, tanggal lahir, tempat tanggal
lahir, status perkawinan, pekerjaan, nama, alamat, diagnosis waktu masuk, tanggal
dan masuk rumah sakit. Pada lembar penerimaan itu, umumnya terlampir formulir
persetujuan untuk memberi kewenangan bagi penanganan medik atau bedah.
Lembar riwayat penerimaan biasanya diberi tempat untuk merekam nama
informan dan juga nama personel yang mengambil riwayat penyakit. Maksud
sejarah atau riwayat penerimaan adalah merekam keluhan utama penderita dan
uraian tentang kesakitan yang sekarang. Selama ini, sejarah penerimaan itu
memberi peluang untuk melindungi diagnosis sementara atau diagnosis
penerimaan yang biasanya dibuat penderita pada waktu penerimaan penderita.
Lembaran pemeriksaan sejarah dan fisik menyediakan pada dokter
informasi masuk rumah sakit pada waktu yang telah lalu, dengan diagnosis, bedah
dan luka utama yang telah dialami penderita, riwayat penyakit infeksi semasa
kanak-kanak dan dewasa, jika ada kehamilan maka harus menyediakan tanggal,
hasil pemeriksaan dan komplikasi, data imunisasi, dasar sosiologis mencakup
kebiasaan minum alkohol, merokok, makanan, tinggi dan bobot badan, tanggal
dan negara tempat tanggal lahir, pendidikan, sejarah pekerjaan, status perkawinan,
dan riwayat penyakit keluarga.
Lembar pemeriksaan fisik terdiri atas pengkajian sistematik pada kulit,
kepala, leher, pernapasan, jantung, dada, saluran cerna, uriner, genital dan
sebagainya. Setelah dokter menerima semua informasi itu, dokter merekam dalam
rekam medik suatu program usulan atau anjuran untuk dilakukan selama penderita
dirawat di rumah sakit itu.
33. 33
Lembaran laboratorium juga masuk dalam rekam medik penderita.
Laporan laboratorium mencakup kimia, hematologi, mikrobiologis, serologis,
patologi dan juga radiologi. Semua prosedur penanganan yang dilakukan pada
penderita direkam dalam rekam medik. Catatan bedah juga masuk dalam rekaman
dan mengandung uraian temuan, rincian teknik yang digunakan dan jaringan yang
dikeluarkan. Catatan kemajuan dibuat dalam rekam medik untuk maksud
memberikan kepada dokter gambaran kronologis, dan analisis dari rangkaian
klinis penderita.
Setelah semua prosedur diagnosis selesai dilaksanakan, dokter wajib
merekam diagnosis final definitive dalam rekam medik yang didasarkan pada
istilah yang ditetapkan dalam nomenklatur baku dari penyakit dan bedah.
Setelah pembebasan penderita dari rumah sakit, rekam penderita
dimasukkan dalam rekaman medik, berupa ringkasan pembebasan. Jika penderita
meninggal dalam rumah sakit dan otopsi dilakukan. Rekam medik akan
mengandung protokol lengkap dari temuan yang dihasilkan dari otopsi.
(Siregar,2003)
4.3.4.2. Isi Rekam Medik di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
Isi rekam medik di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi terbagi dalam rawat
jalan, gawat darurat dan rawat inap. Pada pasien rawat jalan dan gawat berisi
nama, alamat, kesatuan, status perkawinan, nomor rekam medik, umur, tempat
dan tanggal lahir, tanggal masuk, diagnosis, keterangan dokter yang merawat,
surat keterangan jaminan sosial (BPJS atau Badan Penyelenggara Jaminan Sosial)
yang bekerja sama dengan rumah sakit, surat rujukan dari puskesmas atau dokter
keluarga (jika ada). Sedangkan berkas pasien rawat inap memiliki tambahan
berkas asuhan keperawatan maupun asuhan kebidanan (bagi pasien persalinan)
dan resume pasien pulang.
Berkas rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi berisi
sebagai berikut:
1. Identifikasi pasien, terdiri dari nomor rekam medik nama lengkap pasien,
umur, nama suami/istri/ayah, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, nomor
34. 34
rekam medis, agama, pekerjaan, kesatuan (umum, anggota TNI, BPJS,
jamkesmas, pertamina, jamsostek).
2. Tanda palang (+) untuk pasien meninggal ditulis dibelakang nama pasien pada
sampul luar berkas rekam medik.
3. Catatan mengenai data kesehatan pasien, meliputi penyebab sakit, penetuan
tindakan terapi, rehabilitasi, riwayat pasien dan keluarga, pemeriksaan klinis
(seperti laboratorium, radiologi dan pemeriksaan lain seperti yang telah
diuraikan pada analisis umum rumah sakit), perawatan dan terapi obat
terakhir.
4. Perintah dokter atau rencana perawatan, dokter atau perawat menuliskan
perkembangan pasien, rencana perawatan, hasil tes dan kondisi umum pasien.
Perintah dokter ini harus diberi tanggal dan ditandatangani.
5. Catatan perkembangan yang berisi kondisi dan respon pasien terhadap
perawatan yang diberikan
6. Catatan perawat dan diagram grafik, daftar pengobatan serta perawatan yang
diberikan kepada pasien
7. Laporan operasi seperti persetujuan bedah, laporan pra dan post anastesi
8. Lembar persalinan yang berisi catatan atau laporan persalinan
9. Ringkasan pasien masuk dan keluar, prognosis, perawatam pasien kembali
kontrol untuk follow up.
10. Dokumentasi keperawatan
11. Formulir informed consent atau formulir persetujuan tindakan medis yang
ditandatangani pasien atau perwakilan atas nama pasien (baik ayah/suami atau
keluarga pasien) yang bersangkutan sebelum dokter melakukan tindakan
medis tertentu.
Hal yang sering terjadi dalam pengaturan berkas rekam medik adalah
hilang atau tercecernya berkas di rekam medik karena sistem penyimpanan berkas
yang masih bersifat manual.
35. 35
4.4 Sistem Informasi Manajemen Urusan Pelayanan Medis
di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
Sumarni dan Suprihanto (1993) menyatakan bahwa sistem informasi manajemen
adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi,
guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam
suatu organisasi. Karena dewasa ini terdapat ledakan informasi, maka biasanya
sebuah sistem informasi manajemen menggunakan alat bantu berupa komputer
(Aditama Tjandra Yoga, 2010).
Instalasi rekam medik Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi, masih
menggunakan sistem informasi manajemen yang manual. Secara singkat, tugas
unit kerja instalasi rekam medik dimulai dari pengumpulan data, pemerosesan
data, dan penyajian informasi kesehatan. Data yang dikumpulkan berupa data
sosial dan data medis. Data sosial didapatkan ketika mendaftar sebagai pasien,
sedangkan data medis didapatkan setelah pasien mendapatkan pemeriksaan
maupun tindakan perawatan dari tenaga kesehatan di Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi Manado.
Pasien yang datang berobat di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
diwajibkan untuk membawa kartu pasien sebagai kartu pendaftaran dan
pengambilan berkas rekam medik.
36. 36
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Pelaksanaan magang di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado dimulai
pada tanggal 13 Januari sampai dengan 7 Februari 2014, dapat disimpulkan bahwa
urusan pelayanan medis membutuhkan sistem manajemen yang baik dalam hal ini
dalam pengaturan berkas rekam medis dan penambahan sumber daya manusia
pada bagian urusan pelayanan medis.
5.2. Saran
Agar berkas rekam medik dapat berfungsi sebagaimana mestinya maka diperlukan
rekam medik yang lengkap, akurat dan terintegrasi dengan baik dan untuk
kelancaran proses administrasi dan manajemen rumah sakit, maka sebaiknya:
1. Pihak manajemen rumah sakit segera menerapkan sistem informasi
manajemen dalam hal ini sistem komputerisasi di bagian/instalasi yang
membutuhkan khususnya rekam medis atau menggunakan rekam medik
elektrik yang saling terintegrisasi antara satu dengan yang lainnya.
2. Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado sebaiknya lebih
memperhatikan latar belakang pendidikan dan tugas serta tanggung jawab
dalam menempatkan sumber daya manusia pada suatu jabatan ataupun posisi
pada bidang rekam medis.
3. Bagi tenaga/petugas di bagian Uryanmed sebaiknya dapat menjalankan tugas
dan tanggung jawab sesuai job description yang diembankan kepadanya.
4. Rekam medik sebaiknya segera dikembalikan ke tempat penyimpanan setelah
pasien menggunakannya untuk pemeriksakan kesehatan, perawatan maupun
kepentingan administrasi.
37. 37
DAFTAR PUSTAKA
Alamsyah D. 2011. Manajemen Pelayanan Kesehatan. Yogyakarta: Nuha Medika
Anonim. 2014. Panduan Magang. Manado: Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Sam Ratulangi.
Anonim. 2010. Undang-Undang Kesehatan dan Rumah Sakit. Bandung:
Fokusindo Mandiri.
Anonim. 2013. Profil Rumah Sakit Tingkat III. 07.06.01 R.W. Mongisidi Manado.
Manado : Denkesyah 07.04.01 Manado.
Muninjaya G. 2004. Manajemen Kesehatan. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran
EGC.
Sabarguna B. 2004. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta:
Konsorsium Rumah Sakit Islam Jawa Tengah dan Yogyakarta.
Sabarguna B. 2005. Sistem Informasi Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium
Rumah Sakit Islam Jawa Tengan dan Yogyakarta.
Siregar C. 2004. Farmasi Rumah Sakit. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran EGC.
Siwy D. 2012. Laporan Pelaksanaan Magang di RSUP Prof.Dr.R.D.Kandou
Manado “Tingginya Jumlah Kasus Penyakit TB Paru di RSUP
Prof.Dr.R.D.Kandou Manado periode 1 Januari – 30 Juni 2012”. Manado:
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi.
Timmreck T. 2001. Epidemiologi Suatu Pengantar. Jakarta: Penerbit Buku
Kedokteran EGC.
Yoga A. 2010. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: Universitas
Indonesia
Zalukhu W. 2010. Pengelolaan Rekam Medis Dalam Upaya Peningkatan
Pelayanan Pada Rumah Sakit Umum Gunungsitol,i (online),
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/21393/4/Chapter%20II.pdf,
diakses 17 Maret 2014.
