En la XXXV Reunión Nacional de Archivos organizada por el Archivo General de la Nación de México Francisco Dodero (Responsable de Productos. Área de Archivos. Baratz México) presentó la ponencia "Gestor Documental electrónico integrado en una Plataforma de Preservación digital. Hacia una sistematización integral del ciclo de vida documental". En ella, se realizó un breve análisis de los planes futuros en los que está trabajando Baratz para dar respuesta a las nuevas necesidades que la gestión documental planteará a medio y largo plazo con la aparición de los nuevos soportes electrónicos, en un marco más global e integrador.

1. Gestor Documental integrado en
una Plataforma de Preservación
Digital (archivo electrónico)
Francisco Dodero Broullón
Responsable de Productos Archivos/ECM
BARATZ MÉXICO

2. índice
1. BARATZ
2. INTRODUCCIÓN
3. PLAN EJECUCIÓN
4. PROYECTO BARATZ:
1.
Gestor Documental
2.
Archivo Electrónico y Plataforma de Preservación Digital
3.
Gestor de Archivos
4.
Metabuscador y difusor
6. CONCLUSIONES.
2
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3. índice
INTRODUCCIÓN
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4. INTRODUCCIÓN
En la incorporación masiva de las TIC en la gestión electrónica
de la documentación, se ha diferenciado la gestión de la
documentación en su fase viva de su gestión en la fase pasiva.
Pero en la actualidad, la gestión documental es entendida como
un proceso global, corporativo e integral del proceso documental
de una organización, pública o privada, desde el momento de la
entrada en el sistema hasta su conservación o destrucción.
Es por ello, más acertado, hablar de Gestión Integrada de la
Documentación Electrónica, para controlar la producción, la
circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier
tipo de información de forma electrónica.
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5. Situación Actual
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Conjunto diverso de aplicaciones para la organización y gestión de
la documentación dependiendo de su fase en el ciclo vital.
Gestor
Gestor
Documental
Documental
+
Corresponden
Corresponden
cia / /Registro
cia Registro
+
Gestor
Gestor
Archivos
Archivos
+
Webs
consultas
Estas aplicaciones:
no están orientadas a la e-administración
no interoperan entre ellas
distintos fabricantes = distinta filosofía
Consecuencias:
ruptura del ciclo vital de la documentación
multiplicación de esfuerzos y gastos
multiplicación impresión, almacenamiento, correos electrónicos
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…..

6. Oferta Baratz
índice
Para satisfacer las necesidades manifestadas Baratz está trabajando en
un producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar
eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa como la
documentación de archivo, desde la entrada en el Registro hasta su
destrucción o conservación histórica.
La oferta de Baratz se compone de cuatro partes:
Gestor documental transversal para gestión de documentos
electrónicos .
Gestor del Archivo físico tradicional.
Sistema de Archivo electrónico integrado en una Plataforma de
preservación digital. Cubrir las necesidades que están surgiendo con el nuevo
soporte de la documentación y garantizando la seguridad, conservación y el acceso.
Metabuscador, recolector y difusor de activos.
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7. Características
Este sistema se distingue por las siguientes características:
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8. PLATAFORMA
PLATAFORMA
Media Search
Media Search
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
ELECTRÓNICA
ELECTRÓNICA
REGISTRO
REGISTRO
TRAMITADOR
TRAMITADOR
Colaboración
Búsqueda
Seguridad
Administración
G. Almacenamiento
Servicios comunes
Servicios comunes
PLATAFORMA
PLATAFORMA
FIRMA
FIRMA
GESTOR DOCUMENTAL
ERP
ERP
Servicios
ARCHIVO
ARCHIVO
ELECTRÓNICO
ELECTRÓNICO
REPOSITORIO DOCUMENTAL
REPOSITORIO DOCUMENTAL
Gestor de
Gestor de
Archivos
Archivos
ALBALANET
ALBALANET

9. VISIÓN GLOBAL
Gestor Documental como Único Repositorio de toda la documentación
que se genere, con las siguientes funcionalidades:
Capacidad de gestionar expedientes con carácter administrativos.
Inclusión progresiva de los procedimientos el Gestor de
Contenidos. Incorporación gradual
Control del ciclo de vida con información facilitada por cada una de
las aplicaciones. Cada una de estas aplicaciones irá alimentando de
información el expediente según la acción realizada.
Integración con herramientas archivísticas (autoridades, CC,
normas de conservación) para conocer desde la entrada del
documento al Gestor cuál es su ciclo de vida, clasificación, etc.
Archivo Electrónico integrado en la solución que recibirá los
expedientes y documentos de archivos según norma de conservación:
Gestor Integral de Archivos físicos.
Interfaz de consulta única para localizar tanto documentación de gestión
como de archivo
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índice

10. índice
PLAN DE EJECUCIÓN
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11. Gestor Documental
Gestor Documental
Gestión de Expedientes
Gestión de Expedientes
Archivo
Archivo
Evolución hacia la Gestión integral de Archivos
Evolución hacia la Gestión integral de Archivos
Metabuscador
Integrado con Gestor Documental/Archivo
Archivo Electrónico
Archivo Electrónico
DESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICO
DESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICO
SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL
SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL
CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN
CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN
ELECTRÓNICA
ELECTRÓNICA
SGDAE
SGDAE
I+D+I
HITOS
BKM + 1.0
Albala Net v 6.3
MediaSearch
AÑO 2014 – AÑO 2015
1ª Entrega
Archivo Electrónico
INTEGRACIÓN
GESTOR DOCUMENTAL
CON ARCHIVO ELCTRONICO

12. PLAN DE EJECUCIÓN
EVOLUCIÓN + DESARROLLO (I+D+I)
El plan para esta evolución se enmarca en cuatro grandes hitos:
BKM: Evolución hacia el control de los procesos y su gestión de
expedientes.
ALBALANET-ARCHIVOS: Evolución hacia la integración con Archivo
Electrónico para gestión de archivos mixtos.
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Desarrollo nuevo para satisfacer las
necesidades de gestión a largo plazo de los documentos de archivo
electrónicos.
SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN
ELECTRÓNICA: Integración de los productos para una gestión
completa de documentos durante todo su ciclo de vida.
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índice

13. índice
GESTOR DOCUMENTAL
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14. PLATAFORMA
PLATAFORMA
REGISTRO
REGISTRO
TRAMITADOR
TRAMITADOR
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
ELECTRÓNICA
ELECTRÓNICA
PLATAFORMA
PLATAFORMA
FIRMA
FIRMA
GESTOR DOCUMENTAL
ERP
ERP
Servicios
OTRAS
OTRAS
REPOSITORIO DOCUMENTAL
REPOSITORIO DOCUMENTAL

15. GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Gestión de documentos y expedientes derivados de las
aplicaciones de negocio/gestión:
Sistema de captura: Digitalización, integración, conversión formatos
Plan de Clasificación: Proceso automático o manual.
WorkFlow: Control y automatización de los flujos de trabajo
Gestión documental.
Descripción de documentos
Edición, Modificar, Actualización
Firma electrónica avanzada y sellado de tiempo
Control de versiones.
Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD documentales
Interfaz de búsqueda y recuperación ágil y eficaz.
Entorno colaborativo. Duplicados virtuales.
Control del acceso y gestión según grupos y usuarios
Traza y auditoría

16. BENEFICIOS
BKM es un software con las siguientes beneficios
documentales:
Gestión del almacenamiento de grandes cantidades de
documentación electrónica
Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD
documentales
Organización y clasificación del contenido
Búsqueda rápida y Recuperación eficaz de los documentos
Gestión de usuarios y Control de la seguridad
Gestión del flujo de los procesos documentales

17. ARCHIVO ELECTRÓNICO Y
PLATAFORMA PRESERVACIÓN

18. ARCHIVO ELECTRÓNICO Y
PLATAFORMA PRESERVACIÓN
PLATAFORMA
PLATAFORMA
REGISTRO
REGISTRO
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
ELECTRÓNICA
ELECTRÓNICA
TRAMITADOR
TRAMITADOR
PLATAFORMA
PLATAFORMA
FIRMA
FIRMA
ERP
ERP
ARCHIVO
ARCHIVO
ELECTRÓNICO
ELECTRÓNICO
OTRAS
OTRAS
REPOSITORIO DOCUMENTAL
REPOSITORIO DOCUMENTAL

19. ARCHIVO ELECTRÓNICO
- El gestor de archivo se integra con el gestor documental o con las aplicaciones
de negocio para la recepción de los documentos electrónicos, los transforma en
documentos de archivo y los gestiona de forma posterior.
- Establecer el ciclo de vida, políticas y normas de archivo definitivo de los
documentos y expedientes, que permite cerrar el ciclo completo del documento.
- Se apoya en un repositorio de objetos digitales de largo plazo, un componente
orientado a la preservación a largo plazo de los objetos digitales (incluyendo
documentos y expedientes electrónicos), de acuerdo con las políticas y normas de
archivo establecidas por el gestor de archivo,…

20. ARCHIVO ELECTRÓNICO
MÓDULOS
Ingesta. Aportará funcionalidades básicas que permitan recibir transferencias
automatizadas de documentos y expedientes de las unidades productoras.
Repositorio de Objetos Digitales. Lugar donde se encontrarán almacenados todos
los objetos.
Módulo de Gestión de la Conservación. Ejecutará las políticas de preservación y
disposición asociadas a cada serie documental.
Motor de índices y buscador. Permitirá la indexación de los metadatos así como
las búsquedas contra ellos y la visualización de los registros recuperados en la
consulta.
Módulo de Acceso. Gestionará la interfaz de consultas controlando que el Archivo
proporcione la información en el formato de difusión adecuado y de que se cumplen
las limitaciones de acceso en función de los permisos del solicitante.
Módulo de Administración. Gestiona el alta y mantenimiento de los objetos
Módulo de seguridad y auditoría: Donde quedarán reflejadas las trazas de las
acciones realizadas en los datos.

21. Plataforma de Preservación
Objetivos
Objetivos:
Ofrecer una plataforma de preservación digital que permita mantener la documentación en
el largo plazo:
-
Obsolescencia de los soportes físicos
-
Obsolescencia de los formatos
Asegurar la integridad del documento
Autenticidad del documento
Legibilidad y accesibilidad del documento
No repudio de la firma electrónica, a través de los sellados de tiempo.

22. Plataforma Preservación
¿Cómo?
PRESERVACIÓN DIGITAL ACTIVA
Resellado de documentos, para dar validez a la firma y así verificar la integridad del
documento.
Comprobación regular de firmas, para controlar la integridad y validez de los documentos.
Una firma no válida provocaría la invalidez del documento
Normalización de formatos que conllevará la migración de formatos para posibilitar la
legibilidad y accesibilidad a los documentos, independientemente del formato original.
Repositorio seguro, al cual solamente accedan aquellas personas que tengan permiso y en
el cual quedarán trazas de todos los accesos, modificaciones, impresiones….
VALIDEZ, AUTENTICIDAD e INTEGRIDAD

23. GESTOR DE ARCHIVOS

24. GESTOR DE ARCHIVOS
PLATAFORMA
PLATAFORMA
REGISTRO
REGISTRO
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
ELECTRÓNICA
ELECTRÓNICA
TRAMITADOR
TRAMITADOR
PLATAFORMA
PLATAFORMA
FIRMA
FIRMA
Gestor de
Gestor de
Archivos
Archivos
ALBALANET
ALBALANET
ERP
ERP
REPOSITORIO DOCUMENTAL
REPOSITORIO DOCUMENTAL

25. GESTOR DE ARCHIVOS
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Descripción manual de metadatos de documentos y expedientes
(ISAD-G)
Gestión de Autoridades (ISAAR)
Gestión documental (ordenaciones, actualizaciones, transferencias,
recepciones, eliminaciones,…)
Gestión de expedientes híbridos.
Gestión de depósitos.
Módulo de circulación.
Valoración, selección y baja documental
Gestión de objetos multimedia: documentos electrónicos.
Reportes: CADIDO, Índice expedientes clasificados, Guía Simple,
Portada de expedientes, carátulas, etc.
Protección de Datos: Control de acceso a los datos y auditorías
pertinentes

26. METABUSCADOR Y DIFUSOR DE
ACTIVOS DE GESTIÓN Y DE
ARCHIVO

27. PLATAFORMA
PLATAFORMA
Media Search
Media Search
REGISTRO
REGISTRO
TRAMITADOR
TRAMITADOR
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN
ELECTRÓNICA
ELECTRÓNICA
PLATAFORMA
PLATAFORMA
FIRMA
FIRMA
ERP
ERP
REPOSITORIO DOCUMENTAL
REPOSITORIO DOCUMENTAL

28. METABUSCADOR
Recolector de datos compatible con cualquier sistema de gestión a
través del protocolo OAI
Novedosas funcionalidades relacionadas con la recolección en
diferentes bases de datos.
Incluye listados propios de descriptores/autoridades.
Búsquedas rápidas y efectivas:
- Facetadas, a través de caja única..
- Búsquedas avanzada, personalización de formularios…
Potente visor de imágenes Flash: modo lista, modo mosaico,…
Características Web 2.0:
- Favoritos
- Votaciones
- Comentarios
- Nube de etiquetas

29. CONCLUSIONES

30. CONCLUSIONES
Producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar
eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa
como la documentación de archivo
Proyecto gradual y escalable.
Única solución para necesidad múltiple.
Disminución de los tiempos de búsqueda de información interna
Colaboración entre los empleados de una organización en un único
sistema.
Preservar documentos sin ocupar ingentes cantidades de espacio.
Cumplimiento de las normas de seguridad.
Reducción de los costes de la organización.

31. CONCLUSIONES
índice
Entendemos este proyecto como la Implantación de un
Sistema de Gestión Documental y Gestión de
Archivo, integrado con una Plataforma de Preservación
Digital que garantice el control de todo el ciclo de vida
documental, el acceso controlado, y la disponibilidad,
legibilidad
y
conservación
a
largo
plazo
de
documentos y las firmas que los contengan.
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los

32. índice
www.baratz.es
Francisco Dodero Broullón
francisco.dodero@baratz.es
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