PMBOK v5'e göre hazırlanmış olan Kapsam Yönetimi eğitimi sunusudur. Sunu ve sunudaki resimler türkçe hazırlanmıştır, sunularda bulunan dokümanlar zip olarak ayrıca yüklenecektir

1. Kapsam Yönetimi
Hazırlayan: Beka Çotur

2. Kapsam Yönetimi
Gereksinimleri
Toplama
Kapsamı
Belirleme
İş Kırılım Yapısını
Oluşturma
Kapsamı
Onaylama
Kapsamı Kontrol
Etme
Başlangıç Planlama Yürütme
İzleme
Kontrol
KapanışBilgi Alanı
Kapsam
Yönetimi
Kapsam
Yönetimi
Planlama
Hazırlayan: Beka Çotur 2

3. • Proje Kapsam Yönetimi, projenin içine neler dahil, neler projenin
dışında kalıyor sorusuyla ilgilidir.
• Kapsam Ürün Kapsamı ve Proje Kapsamını gösterir
• Ürün kapsamı: Bir ürün, hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler ve
fonksiyonlardır
• Proje kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya
da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır. Proje kapsamı
teriminin bazen ürün kapsamını kapsadığı görülebilir.
• Gereksiz kapsamın projeye dahil edilmemesi gerekir, ek kapsam
talepleri onay sürecinden geçirilmelidir!
Kapsam Yönetimi
Hazırlayan: Beka Çotur 3

4. • Kapsam Yönetimi Planlama: Proje kapsamının nasıl tanımlanacağı, geçerli
kılınacağı ve kontrol edileceğini belgeleyen kapsam yönetimi planı oluşturma
sürecidir
Kapsam Yönetimi
Planlama
Başlangıç Planlama Yürütme
İzleme
Kontrol
Kapanış
Kapsam Yönetimi
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Proje yönetimi planı
• Proje başlatma belgesi
• Çevresel işletme faktörleri
• Organizasyonel süreç
varlıkları
• Uzman görüşü
• Toplantılar
• Kapsam yönetimi planı
• Gereksinim Yönetim Planı
Hazırlayan: Beka Çotur 4

5. Kapsam Yönetimi Planı
• Ayrıntılı bir proje kapsam bildirimi hazırlanmasına yönelik süreç;
• Ayrıntılı bir proje kapsam bildiriminden İKY oluşturulmasına yönelik süreç;
• İKY'nin nasıl sürdürüleceğini ve onaylanacağını belirlemeye yönelik süreç;
• Tamamlanmış proje teslimatlarının resmi kabulünün nasıl yapılacağını
belirlemeye yönelik süreç ve;
• Ayrıntılı proje kapsamı bildirimine yapılacak değişiklik taleplerinin nasıl
işleme alınacağını kontrol etmeye yönelik süreç. Bu süreç doğrudan Entegre
Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi sürecine bağlıdır.
Kapsam Yönetimi Kapsam Yönetimi
Planlama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 5

6. Gereksinim Yönetim Planı
• Gereksinim aktivitelerinin planlanma, izlenme ve raporlanma şekli;
• Yapılandırma yönetimi aktiviteleri: ürüne yapılacak değişikliklerin
başlatılma şekli, etkilerin analiz edilme biçimi, bu değişiklikleri
onaylamak için gerekli yetki düzeylerinin yanı sıra bunların izlenme ve
raporlanma şekilleri;
• Gereksinimleri önceliklendirme süreci;
• Kullanılacak ürün ölçütleri ve bunları kullanmanın gerekçeleri ve;
• Gereksinimlerin hangi özelliklerinin izlenebilirlik matrisine alınacağını
gösteren izlenebilirlik yapısı.
Kapsam Yönetimi Kapsam Yönetimi
Planlama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 6

7. • Gereksinimleri Toplama : Proje amacını gerçekleştirebilmek için paydaş
ihtiyaçlarının toplanması ve dokümante edilmesidir. Gereksinimlerin
önceliklendirilmesi ve anlaşmazlıkların çözümü gerekir.
Gereksinimleri
Toplama
Başlangıç Planlama Yürütme
İzleme
Kontrol
Kapanış
Kapsam Yönetimi
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Kapsam yönetimi planı
• Gereksinim Yönetim Planı
• Proje Başlangıç Belgesi
• Paydaş Yönetim Planı
• Paydaş Listesi
• Görüşmeler
• Odak Grupları
• Çalıştaylar
• Grup yaratıcılık teknikleri
• Anketler
• Gözlem
• Prototip
• Karşılaştırma
• Gereksinim Dokümanı
• Gereksinim Takip Tablosu
Hazırlayan: Beka Çotur 7

8. • Görüşmeler: Paydaşlarla direkt görüşme
• Odak Grupları: Kalifiye paydaşlar ve Konu uzmanları ile tartışmalar
• Çalıştaylar: Çapraz fonksiyonel gruplarla görüşme
• JAD (Joint Application Design): Ortak Uygulama Tasarımı/Geliştirmesi
• QFD (Quality Function Development): Kalite Fonksiyon Yayılımı
Yeni ürün geliştirirken kritik özelliklerini belirlemeye yardımcı olur
Müşteri ihtiyaçlarının toplanması ile başlar : VOC (Voice of Customer) :
Müşterinin Sesi
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri
Toplama
Araçlar
Hazırlayan: Beka Çotur 8

9. • Grup Yaratıcılık Teknikleri:
• Beyin fırtınası
• Nominal grup tekniği: oylama ve sıralama
• Delphi tekniği: uzman tarafından anket cevaplanması ve anonim geri dönüş
• Fikir haritalama
• Benzeşim şeması: benzer fikirleri gruplandırma
• Grup Karar Verme Teknikleri
• Oy birliği
• Çoğunluk (>%50)
• Çoğulculuk: en büyük kesimin kararının uygulanması
• Diktatörlük
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri
Toplama
Araçlar
Hazırlayan: Beka Çotur 9

10. • Benzeşim Şeması:
• Gereksinimler benzerliklerine göre gruplara ayrılır
• Daha önce fark edilmemiş kapsam riskini belirlemek için kolaylık sağlar
Kapsam Yönetimi
Kitabevi Bilgisayarlar Ofis Alanı Müşteri Hizmetleri
15000 kitap
Ortak kullanım için 48
bilgisayar
4 ofis, 15 kübik
Alan başına bilgisayar ve
telefon bulunan 1 masa
15 değişik kategori
Ziyaretçi hizmet masası
için 12 bilgisayar
1 yönetici ofisi
Kolay bulmak için
yukardakileri etiketleme
Personel ofisleri için 12
bilgisayar
Yönetim alanlarına yakın
müdür ofisleri
Her alan için yazıcı / Ortak
kullanım için 7 yazıcı
Her müdür alanına 5 kübik Yeni belirlenen
gereksinimler
Gereksinimleri
Toplama
Araçlar
Hazırlayan: Beka Çotur 10

11. • Anketler : çok sayıda cevap veren
• Gözlem : kişileri kendi ortamında izleme
• Prototip : çalışan bir model yaparak erken geri dönüş sağlanması
• Karşılaştırma
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri
Toplama
Araçlar
Hazırlayan: Beka Çotur 11

12. Paydaş Gereksinimlerini Dengeleme:
• Bazı sorunlar Proje Yöneticisinin çözemeyeceği kadar karmaşık olabilir
• Talep edilen gereksinimleri çözmek için aşağıdakiler göz önüne alınır:
• İşin gerekçesi
• Proje Başlangıç Belgesi
• Proje kapsam tanımı
• Proje kısıtlamaları
• Önerilen aktiviteler: Uyuşmazlık çözümü, takım dayanışması, problem çözme
becerileri, üst yönetime iletme, paydaştan onay alma
• Projenin yapılma nedeni ile ilgili olmayan istekler geri çevrilmelidir
Kapsam Yönetimi
!
Gereksinimleri
Toplama
Hazırlayan: Beka Çotur 12
Araçlar

13. • Gereksinim Dokümanı: her bir gereksinimin projeyle bağlantılı iş ihtiyacını
nasıl karşıladığını açıklar. Gereksinimler başlangıçta genel bir liste olarak
hazırlanabilir ve daha çok bilgi elde edildikçe kademeli olarak daha ayrıntılı
hale gelebilir.
• Gereksinimlerin net ve kabul edilebilir olması için aşağıdaki şartlar
karşılanmalıdır:
• Specific açık, net ve anlaşılır
• Measurable ölçülebilir
• Achievable ulaşılabilir
• Relevant ilgili
• Time bound zaman sınırlı
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri
Toplama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 13

14. • Gereksinim Dokümanının bileşenleri aşağıdaki gibi olabilir
• Aşağıdakileri içeren iş gereksinimleri:
• İzlenebilirlik açısından iş ve proje hedefleri;
• Projeyi gerçekleştiren organizasyonun iş kuralları;
• Organizasyonun yol gösterici ilkeleri.
• Aşağıdakileri içeren Paydaş gereksinimleri:
• Organizasyonun diğer alanları üzerindeki etkiler;
• Projeyi gerçekleştiren organizasyonun içindeki veya dışındaki diğer birimler
üzerindeki etkiler;
• Paydaş iletişimi ve raporlama gereksinimleri.
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri
Toplama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 14

15. • Aşağıdakileri içeren Çözüm gereksinimleri:
• Fonksiyonel ve fonksiyonel olmayan gereksinimler;
• Teknoloji ve standart uyumu gereksinimleri;
• Destek ve eğitim gereksinimleri;
• Kalite gereksinimleri; ve
• Raporlama gereksinimleri, vb (çözüm gereksinimleri yazılı olarak, model oluşturarak
ya da her iki biçimde de belgelenebilir).
• Proje gereksinimleri şu şekildedir:
• Hizmet, performans, güvenlik, uyum, vb. konuların düzeyleri ve;
• Kabul kriterleri.
• Geçiş gereksinimleri.
• Gereksinim varsayımları, bağımlılıkları ve kısıtları.
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri
Toplama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 15

16. Gereksinim izlenebilirlik Matrisi
Gereksinim izlenebilirlik matrisi, ürün gereksinimlerinin başlangıç
noktalarıyla bu gereksinimleri karşılayan teslimatların bağlantısını
gösteren bir tablodur. İzlenmesi gereken maddeler:
• İş ihtiyaçları, fırsatlar, amaçlar ve hedefler;
• Proje hedefleri;
• Proje kapsamı/ İKY teslimatları;
• Ürün tasarımı;
• Ürün geliştirme;
• Test stratejisi ve test senaryoları;
• Genel gereksinimlerden daha ayrıntılı gereksinimlere geçme
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri
Toplama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 16

17. • Kapsamı Belirleme: Proje ve ürünün ayrıntılı bir açıklamasının
oluşturulması sürecidir. Projeye neyin dahil olup olmadığı belirlenir.
Kapsam Yönetimi
Başlangıç Planlama Yürütme
İzleme
Kontrol
Kapanış
Kapsamı Belirleme
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Kapsam yönetimi planı
• Proje Başlangıç Belgesi
• Gereksinim Dokümanı
• Organizasyonel Süreç
Varlıkları
• Uzman Görüşü
• Ürün analizi
• Alternatiflerin belirlenmesi
• Çalıştaylar
• Proje Kapsam Bildirimi
• Proje dokümanları
güncellemeleri
Hazırlayan: Beka Çotur 17

18. • Projede ve çıktılarda nelerin dahil edilip edilmeyeceği belirlenir
• Ürün Kapsamı: Bir ürün, hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler ve
fonksiyonlardır
• Proje Kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet
ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır
• Ürün Analizi:
• Sponsor / Müşteri tarafından belirlenmiş amaç ve tanım analiz edilerek
somut teslimatlara dönüştürülür. ürün kırılımı, sistem analizi, gereksinim
analizi, sistem mühendisliği değer mühendisliği ve değer analizi gibi
teknikleri içerir.
Kapsamı BelirlemeKapsam Yönetimi
Araçlar
Hazırlayan: Beka Çotur 18

19. Proje Kapsam Bildirimi
• Kapsam belirleme aktivitesinin sonucu çıkarılır, projenin kapsamı,
başlıca teslimatlar, varsayımlar ve kısıtlar açıklanır. Ayrıca, proje
teslimatları oluşturmak için gerekli teslimatları ve çalışmaları ayrıntılı
olarak açıklar.
Kapsam Yönetimi Kapsamı Belirleme
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 19

20. Proje Başlatma Belgesi vs Proje Kapsam Bildirimi
Kapsam Yönetimi Kapsamı Belirleme
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 20

21. • İş Kırılım Yapısını Oluşturma : Proje teslimatlarının ve proje
çalışmalarının daha küçük ve yönetilebilir bileşenlere ayrılmasıdır
Kapsam Yönetimi
Başlangıç Planlama Yürütme
İzleme
Kontrol
Kapanış
İş Kırılım Yapısını
Oluşturma
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Kapsam yönetimi planı
• Proje Kapsam Bildirimi
• Gereksinim Dokümanı
• Çevresel İşletme Faktörleri
• Organizasyonel Süreç
Varlıkları
• Bileşenlere ayırma
• Uzman Görüşü
• İKY (İş Kırılım Yapısı)
• İKY Sözlüğü
• Kapsam Dayanağı
• Proje dokümanları
güncellemeleri
Hazırlayan: Beka Çotur 21

22. • İKY Örneği:
• İKY bağımlılıkları göstermez
• İşleri çok fazla detaylandırmak, verimli olmayan yönetim çabasına
neden olur
• İş paketleri: İş Kırılım Yapısının zamanlanabilir, bütçelenebilir,
izlenebilir ve kontrol edilebilir en düşük seviyedeki detayıdır.
Kapsam Yönetimi İş Kırılım Yapısını
Oluşturma
!
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 22

23. • İKY ve İKY sözlüğü ile birlikte Kapsam Dayanağını oluşturur.
• İKY Sözlüğü: çalışma paketleri ve kontrol hesapları da dahil olmak
üzere, İKY’nin bileşenlerinin daha ayrıntılı olarak tanımlanmasını
sağlar.
• ürün kapsamı,
• çıktılar,
• ürün kabul kriterleri,
• kapsam dışı özellikler,
• ek riskler,
• kısıtlamalar ve
• varsayımları içerir
Kapsam Yönetimi İş Kırılım Yapısını
Oluşturma
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 23
• Hesap kodu
• İş tanımı
• Sorumlu kurum
• İlgili Kilometretaşı
• Gerekli kaynaklar
• Maliyet tahminleri
• Kalite gereksinimleri
• Teknik referanslar
• Kontrat bilgisi

24. • Kapsamı Onaylama: Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünün
resmi hale getirilmesidir
Kapsam Yönetimi
Başlangıç Planlama Yürütme
İzleme
Kontrol
Kapanış
Kapsamı
Onaylama
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Proje Yönetim Planı
• Gereksinim
dokümantasyonu
• Gereksinim Takip Tablosu
• Doğrulanmış Teslimatlar
• Çalışma Performansı
Verileri
• Denetim
• Gruplar halinde karar alma
teknikleri
• Kabul Edilmiş Teslimatlar
• Değişiklik İstekleri
• Çalışma Performansı
Bilgileri
• Proje Dokümanı
Güncellemeleri
Hazırlayan: Beka Çotur 24

25. • Tetkik, ölçüm, inceleme ve doğrulama gibi, çalışmaların ve
teslimatların gereksinimlere ve ürün kabul kriterlerine uyup
uymadığını belirlemeye yönelik aktiviteler içerir. Tetkik yerine bazen
gözden geçirme, ürün gözden geçirmesi, denetim ve adım adım
doğrulama terimleri kullanılır.
• Kalite Kontrolden farkı: Kalite kontrol teslimatların doğruluğu ile
ilgilenir, onaydan önce gerçekleştirilmelidir.
Kapsam Yönetimi Kapsamı
Doğrulama
Hazırlayan: Beka Çotur 25
Araçlar

26. • Kapsamı Kontrol Etme: projenin ve ürünün kapsam durumunun
izlenmesi ve kapsam dayanağına yapılan değişikliklerin kontrol
edilmesidir
Kapsam Yönetimi
Başlangıç Planlama Yürütme
İzleme
Kontrol
Kapanış
Kapsamı Kontrol
Etme
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Proje Yönetim Planı
• Çalışma Performans Verisi
• Gereksinim
dokümantasyonu
• Gereksinim Takip Tablosu
• Organizasyonel Süreç
Varlıkları
• Varyans Analizi • Çalışma Performans Bilgileri
• Değişiklik İstekleri
• Proje Yönetim Planı
Güncellemeleri
• Organizasyonel Süreç Varlıkları
Güncellemeleri
• Proje Dokümanı
GüncellemeleriHazırlayan: Beka Çotur 26

27. • Varyans analizi, temel çizgi ve gerçekleşen performans arasındaki
farklılık derecesini ve nedenini belirleme tekniğidir. Başlangıçtaki
kapsam temel çizgisinden sapmanın büyüklüğünü değerlendirmek için
proje performans ölçümleri kullanılır.
• Proje kapsam dayanağından sapmanın fazla olması durumunda
önleyici / düzeltici aksiyon alınması gerekir
Kapsamı Kontrol
EtmeKapsam Yönetimi
Hazırlayan: Beka Çotur 27
Araçlar

28. Kapsamı Kontrol
EtmeKapsam Yönetimi
Kapsam Kontrolü sırasında
kapsam değişikliği ihtiyacı
Maliyet ya da Zaman kontrolü vs
sırasında kapsama potansiyel etki
Entegre Değişiklik Kontrolü
Değişikliği Kabul Et / Reddet?
Kabul edilmiş değişikliği
ilerletmek için
Kapsam Kontrolüne dön
Hazırlayan: Beka Çotur 28
Çıktılar
• Kapsam Dayanağı Güncellemeleri: Onaylanmış değişiklik talepleri proje
kapsamını etkilerse, kapsam bildirimi, iKY ve iKY sözlüğü gözden geçirilir ve
Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi sürecinde onaylanan
değişiklikleri yansıtacak şekilde yeniden yayınlanır.