7 i̇letişim yonetimi

İletişim Yönetimi
Hazırlayan: Beka Cotur

Başlangıç Planlama Yürütme
İzleme
Kontrol
KapanışBilgi Alanı
İletişim
Yönetimi
Bilgiyi İletme
Planlama
İletişim Kontrolü

• Proje ile ilgili bilginin zamanında ve uygun yaratılması, toplanması,
dağıtımı, saklanması, geri getirilmesi ve atılması için takip edilir
• Proje yöneticileri, zamanlarının çoğu kısmını iletişime harcar
• İletişim aktivitesinin potansiyel boyutları:
• İç – dış
• İdari – gayri resmi
• Yatay – dikey
• Resmi – samimi
• Yazılı – sözlü
• Sözlü - sözsüz

• Dahili (proje içi) ve harici (müşteriler, tedarikçiler, diğer projeler,
organizasyonlar, halk)
• Resmi (raporlar, notlar, brifingler) ve gayrı resmi (e-postalar, notlar,
hazırlıksız yapılan tartışmalar)
• Dikey (organizasyonun üst ve alt kademeleriyle) ve yatay (aynı
kademedeki kişilerle)
• Kurumsal (haber bültenleri, yıllık rapor) ve kurumsal olmayan (kayda
geçmeyen iletişimler)
• Yazıyla ve konuşmayla veya sözlü (ses tonlamalan) ya da sözsüz (vücut
dili)

İzleme
Kontrol
Kapanış
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Paydaş listesi
• Paydaş yönetim stratejisi
• Çevresel İşletme faktörleri
• Organizasyonel süreç
varlıkları
• İletişim gereksinimleri
analizi
• İletişim teknolojisi
• İletişim modelleri
• İletişim metodları
• Toplantılar
• İletişim yönetim planı
• Proje dokümanı
güncellemeleri
Planlama
• İletişim Yönetimi Planlama: Paydaşların bilgi ihtiyaçlarını belirlemek ve
iletişim yaklaşımı planlamaktır.

• Potansiyel iletişim kanalları göz önünde
bulundurulmalıdır
• İletişim kanalı
Formül:
N=kişi sayısı
Araçlar
İletişim Yönetimi İletişim Yönetimi
Planlama
İletişim Gereksinimleri Analizi
• Tüm yönlere iletişimi gerektirir
• Kimin kiminle iletişim kuracağı ve kimin hangi bilgiyi
alacağının belirlenmesi ve kısıtlanması gereklidir.
Müşteri, sponsor, fonksiyonel
müdürler ve takım üyeleri
Diğer
proje
müdürleri
Diğer
projeler
Diğer
paydaşlar
Proje
2
)1( NN

İletişim Modeli
• Temel iletişim modeli
• Gönderen, bilginin net ve tam olmasını sağlamaktan sorumludur, böylece alıcı doğru olarak
alır ve tam olarak anladığını teyid eder
• Etkin bir iletişim yapabilmek için gönderici/alıcı şu faktörleri dikkate almalıdır:
• iletişimin %55’i sözsüzdür
• Dil ötesi: sesin tonu ve yüksekliği
• Etkin dinleme
Araçlar
AlıcıGönderen
Kodlama
Deşifre
Deşifre
Kodlama
Parazit
Parazit
Aracı
Planlama
Mesajı
lletme
Mesajın Alındığını
Bildirme

İletişim Metodları
• İnteraktif iletişim (Ör: toplantı, telefon, video konferans)
• Ortak bir anlayış sağlamak için en etkin yoldur
• İletme İletişimi (Ör: mektup, e-posta, basın yayımı, faks, ses postası)
• İletişimin ulaştığını ya da anlaşıldığını garantilemez
• Alma iletişimi (Ör: intranet sitesi, e-öğrenme)
• Büyük bilgi hacimleri ve büyük izleyici kitlesi için kullanılır
• Proje yöneticisi tüm iletişimi kontrol edemez, fakat iletişimsizliği, net olmayan
yönlendirmeleri ve kapsam kaymasını önlemeye çalışabilir
Araçlar
Planlama

İletişim Planı
• Paydaş iletişimi gereksinimleri
• İletilecek bilgiler (dil, format, içerik ve ayrıntı düzeyi dahil);
• Bu bilgilerin dağıtılmasının nedenleri;
• Gerekli bilgilerin dağıtılması için zaman çerçevesi
• Bilgileri iletmekten sorumlu kişi;
• Gizli bilgilerin açıklanması için yetki vermekten sorumlu kişi;
• Bilgileri iletmekte kullanılacak metotlar ya da teknolojiler
• Genellikle belirli yasa ya da düzenlemelerden, teknolojilerden, organizasyon
politikalarından vb. kaynaklanan iletişim kısıtları,
İletişim Yönetimi İletişim Yönetimi
Planlama
Çıktılar

• İletişim yönetim planı
• Performans raporları
• Çevresel işletme faktörleri
varlıkları
• iletişim teknolojisi
• İletişim metodları
• Bilgi dağıtım araçları
• Performans raporlama
• Proje iletişimleri
• Proje yönetimi planı
güncellemeleri
• Proje dokümanı
güncellemeleri
varlıkları güncellemeleri
İzleme
Kontrol
Kapanış
Bilgiyi İletmeİletişim Yönetimi
• Bilgiyi iletme: proje bilgilerinin oluşturulması, toplanması, dağıtılması,
saklanması, erişilmesi ve erişilebilir kılma sürecidir

Araçlar
Durum İletişim Türü
Proje planını güncelleme
Yönetime sunum
Karmaşık bir problemi çözmeye çalışma
Bir telefon görüşmesi ile ilgili notlar alma
Kontrata değişiklikler yapma
Bir takım üyesini zayıf performansı için bilgilendirme (ilk uyarı)
Bir takım üyesini zayıf performansı için bilgilendirme (ikinci uyarı)
Toplantı organize etme
Bir iş paketini netleştirme
Ek kaynak talep etme
Bir problemin temel nedenini belirleme
Bir sorunun netleştirilmesi için e-posta gönderme
Kilometretaşı kutlaması düzenleme
İhale konferansı düzenleme
Resmi Yazılı
Resmi Sözel
Resmi Yazılı
Gayrı Resmi Yazılı
Resmi Yazılı
Gayrı Resmi Sözel
Resmi Yazılı
Resmi Yazılı
Gayrı Resmi Sözel
Gayrı Resmi Sözel
Gayrı Resmi Sözel
Resmi Sözel
Bilgiyi İletme

Araçlar
• Kişisel beceriler
• Yönetim becerileri
• Sunum becerileri
• Uzlaşma
• Yazma becerisi
• Hitabet
• Vs..
• Liderlik
• Takım kurma
• Motivasyon
• İletişim
• Etkileme
• Karar verme
• Politik ve kültürel farkındalık
• Uzlaşma
• Vs..
Bilgiyi İletme

Araçlar
Etkin Toplantı Yönetimi
• Toplantıyı planlama veya hazırlama
• Tarih/saat ve katılımcıların belirlenmesi
• Her toplantı için net bir amaç olmalı ve davet sırasında iletilmeli
• Ajanda yaratılmalı ve önceden dağıtılmalı
• Plana bağlı kalma (Disiplin)
• Zamanında başlayıp zamanında bitirmeli
• Toplantı başkanı tanıtılmalı ve kimin toplantı tutanağını tutacağı belirlenmeli
• Ajanda maddelerini özetlemeli ve katılımcıların mutabakatıyla bitirilmeli
• İyi takip
• Tutanakları yapılacaklar listesi ve sonucuyla birlikte göndermeli
• Katılımcılardan geri dönüş almalı
• Tüm aksiyon maddelerinin durumu izlenmeliHazırlayan: Beka Cotur
Bilgiyi İletme

İzleme
Kontrol
Kapanış
• Proje yönetim planı
• Proje iletişimleri
• Sorun kaydı
• Çalışma performansı verileri
• Organizasyonel süreç varlıkları
• Bilgi yönetimi sistemleri
• Uzman görüşü
• Toplantılar
• Çalışma performansı bilgileri
• Değişiklik talepleri
• Proje yönetimi planı
güncellemeleri
• Proje belgeleri güncellemeleri
• Organizasyonel süreç varlıkları
güncellemeleri
İletişim Kontrolü
• İletişim Kontrolü: Proje paydaşlarının bilgi gereksinimlerinin
karşılanmasını sağlamak amacıyla proje yaşam döngüsü boyunca
iletişimi izleme ve kontrol etme sürecidir.

7 i̇letişim yonetimi

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

7 i̇letişim yonetimi