Best Practices before starting Offshoring. Management and process tips and tricks.

1. Benny Westaedt

2.  Huidige situatie
 Trends
 Gevolgen en uitdagingen
 Succes factoren
 Hoe aanpakken?
 Workshop: proces design
 De meerwaarde
2

3. Succes en rendement verhogen
door middel van Proces- en IT-Architectuur
3

4. Wat is de realiteit in de onderneming?
4

5. Elk jaar wordt de GAP tussen de nodige
… en geleverde IT-oplossingen groter networks
…dependent on
5

6. De ontwikkeling van nieuwe toepassingen duurt vaak
zo lang
. . .dat de nieuwe oplossing niet meer voldoet aan
de actuele eisen bij levering
6
PAGE
11.03.2013 Process Innovation by 7P

7. 2/3 van het IT-budget wordt gespendeerd aan
We no longer seek perfection,
“keep the lights on”
but agility
http://www.flickr.com/photos/97968921@N00/2066174371/sizes/o/
7
PAGE
11.03.2013 Process Innovation by 7P

8. De standaard productie processen liggen binnen de
benchmarks
. . . maar wat juist buiten de standaard valt,
veroorzaakt problemen
8
PAGE
11.03.2013 Process Innovation by 7P

9. IT moet kosten verminderen en moet gelijktijdig
meer en sneller oplossingen leveren
9

10. 3 Trends
1. Klantenprojecten
– complexer (internationaal)
– krap gecalculeerd
– hoog aantal uitzonderingen
– meerdere experten teams
2. Productontwikkeling
– gereduceerde product levenscyclus
– complexere producten
– veeleisende klanten
– globalere concurrentie
3. Governance
– verscherpte eisen op accountability en verantwoordelijkheid
– grotere openheid en transparantie van structuren en processen
10

11.  Ongecoördineerde activiteiten door inefficiënte
overdrachten en communicatie tussen afdelingen en
partners
 Complexere processen leiden tot weerstand bij de
gebruikers en verhogen de foutenlast
 Onduidelijke interacties leiden er toe dat problemen niet
meer herkend worden
11

12.  Interne en externe veranderingen in bedrijfsprocessen
vereisen een permanente opleiding van medewerkers
en de voortdurende aanpassing van alle systemen
 Het risico van interferentie of een stilstand in de kritische
bedrijfsprocessen neemt toe en moet beheerst worden
 Processen binnen de voorgeschreven termijn en met
een aanvaardbaar risico, succesvol aanpassen
12

13. De uitdagingen van de toekomst kan men NIET oplossen
met de instrumenten en methoden uit het verleden
13
13

14. Succes factor
Management ondersteuning
Duidelijke doelstelling
Duidelijke en eenvoudige processen
Locatie
Het business model
Proces stabiliteit
Juist leadership
Governance
Hoe meten?
Hoe testen of het werkt?
Bron BCG
14

15. Tools
Processen
Leadership &
Ervaring
15

16. Succes factor Management Proces Tools
Management ondersteuning X
Duidelijke doelstelling X X
Duidelijke en eenvoudige
X X
processen
Locatie X
Het business model X
Proces stabiliteit X
Juiste leadership X
Governance X
Hoe meten? X X
Hoe testen of het werkt? X
16

17.  Weet wat je wil doen.
 Vertel wat er gedaan moet worden, niet
hoe.
 Doe je huiswerk.
 Geef het voorbeeld.
 Eis topkwaliteit, niet perfectie.
 Zorg voor je mensen.
 Wees nederig, bescheiden.
 Wees principieel, authentiek, eerlijk en
betrouwbaar.
17

18. Ervaring is een vorm van kennis of inzicht, die
door ondervinding geleerd wordt.
 Verzamelen & onderzoek
 Weten
 Doen
 Verwerken & relateren
 Beslissen
 Verspreiden
18

19. Standardisatie en integratie
Modular
Business
Optimized
Core
Standardized
Technology
Business
Silos
Architectuur niveau
19

20. Standardized
Continuous
Local IT Shared technical application
Topics improvement of
applications platforms components
business components
(processes and data)
X-enterprise process
ROI of local business Cost and Q of business
Business Objectives Reduced IT costs integration and market
initiatives operations
directing initiatives
Co-funded shared
Funding priorities Individual applications Shared infrastructure Enterprise applications
platforms
Design and update of
Key management Core process definition Strategic and tactical
Technology enabled CM standards and shared
capabilities and measurement enterprise programs
services
Strategic alignment to
Who defines Senior mgmt and
Local business leaders IT and BU leaders x-enterprise partner
applications process leaders
eco-system
Aligning project prio’s Enterprise architecture
Key IT governance Measuring and Local/global
with architecture is part of foundation for
issues communicating value responsabilities
objectives execution
Local/function & Business operational IT as competitive
Strategic implications IT efficiency
optimization efficiency advantage
MATURITY BUSINESS STANDARDIZED OPTIMIZED BUSINESS
20 PHASE SILOS TECHNOLOGY CORE MODULARITY

21. Business Standardized Optimized Modular
Standardisatie en integratie
Silos Technology Core Business
Peak
Performance
Base Camp
Equipment
Check
Cartografie
Architectuur niveau
21

22. 1. Introductie
 Luisteren naar de doelstellingen van de klant
2. Cartografie
 In kaart brengen van beslissingsmomenten, rollen en verantwoordelijkheden
 Bedrijfsproces architectuur
3. Equipment Check
 Bestaande tools en de toekomstige veranderingsfactoren samenvoegen in een
IT-architectuur
4. Base Camp
 Automatiseren en versnellen van rendementsverbeteringen in een
bedrijfsdomein
5. Peak performance
 In het gehele bedrijf de automatisatie en rendementsverbeteringen
gestructureerd doorvoeren
22

23.  Incident beheer
 Probleem beheer
 Change beheer
 Release beheer
 Versie beheer
23

24.  Max 20 stappen
 Max 5 richtingen vanuit een stap
 Informatie focus
 Beslissingsfocus
 Eenvoud
 Architectuur visie
24

25.  Welk proces?
 Proces blokken
 Transities
 Informatie
25

26.  Simpel
 Praktisch
 Functioneel
 Combinatie van
 UI
 DB
 Reporting
 Proces
 Rules
26

27.  We schenken je graag individueel onze tijd
om jouw situatie duidelijk te begrijpen en een
demo op je af te stemmen.
27

28.  Ervaring van de interne medewerkers structureren
 Werkmethode en proces extractie
 Modulaire bedrijfsproces architectuur voor business en IT
 Single proces optimalisatie
 Multi proces synchronisatie
 Proces catalogen en warehouse
 Context bewuste processen
 Afstemmen van procedures, processen en regels
 “Process Execution Engine” voor de automatisatie
 Snelle successen om de organisatie te mobiliseren
 Medewerker begeleiding
 Governance om de toekomst te beschermen
28
28

29. SAT User Interface (role based)
SAT 1 2 Process / Rules
Front Office
Project/Process 3
Project/Process 1
Project/Process 2
SAT
SAT ERP CRM Custom OTS
Back Office
SAT
Operational Data Store
Virtual Data store
29

30.  Verbeterd inzicht en sturing van business processen.
 Overzicht en versnelling van operationele activiteiten.
 Verzamelen van operationele kennis en ervaring.
 Verzekeren van kwaliteit en uitvoering.
 Minder frustratie en meer focus voor medewerkers.
 10%-35% efficiëntie verbetering.
 15% meer rendement.
30
30

31. CREDITS
flickr.com
Bedankt!
Benny Westaedt
benny.westaedt@westaedt.be
+32 478 37 10 58
31
31