Werk verdelen, Plukken of Pull Kanban Pullsystemen op kantoor ConWIP op kantoor Sequencing

1. CREËER
KANTOOR Yokoten
op
6

2. 1 Het PERFECTE systeem en de Wet van Little
Yokoten
2 Kingmans vergelijking / wachtrij-theorie
3 Het STABIELE systeem met buffers
4 Een hoge bezettingsgraad met bundels
5 De Waardestroom-analyse
Alle 6 YouTube filmpjes over FLOW OP KANTOOR:
6 Werk verdelen en het Pull-principe

3. WERK
PULL-PRINCIPE
Yokoten
en het
6
VERDELEN
het

4. Boek:
Creëer Flow op Kantoor
Bert Teeuwen
Uitgeverij Yokoten
Elke (internet-)boekhandel
Yokoten

5. Wat heeft de voorkeur?:
1. Elke medewerker heeft een persoonlijke
voorraad of wachtrij met klantvragen?
2. Een centrale voorraad of wachtrij van
waaruit de medewerkers klantvragen
krijgen toebedeeld?
WERK VERDELEN 1

6. PERSOONLIJKE
Een eigen, persoonlijke voorraad heeft nadelen.
De volgorde van afhandelen (naar persoonlijke
voorkeur) is lastig te beheersen.
De bezettingsgraad is lager omdat elke
medewerker regelmatig tijd moet besteden (=
geen waarde creërende tijd, want omsteltijd) aan
het doorlopen van zijn voorraad om te bepalen
welke klantvraag nu aan de beurt is.
VOORRAAD of
WACHTRIJ

7. Team B
Team A
BUNDELEN VAN WACHTRIJEN
Bundelen is beter (les 4): Door de wachtrijen van meerdere
systemen samen te voegen (te bundelen) neemt de maximale
bezettingsgraad van een systeem toe.

8. CENTRALE VERDELING
Een werkverdeler voor
meerdere systemen heeft als
belangrijk voordeel dat de
voorraad door maar een
persoon wordt beheerd. Die
kan snel reageren op
veranderende prioriteiten.
En daarbij: de medewerkers
hoeven geen tijd te besteden
aan het beantwoorden van de
vraag: “welke klantvraag nu?”

9. Beter een gezamenlijke voorraad,
Dan een teamvoorraad
Dan een individuele voorraad

10. Yokoten
PULL & PUSH
Pull en Push zijn belangrijke Lean-begrippen. Klant-Pull betekent dat
er pas geproduceerd wordt als er een concrete klantvraag ligt. Klant-
Push is produceren op voorraad, zonder concrete klantvraag, maar
in de verwachting dat die klantvragen gaan komen.
In administratieve systemen is er vrijwel altijd sprake van klant-pull.
Zelden zal een administratief dienstverlener een product op maat
maken voordat zijn klanten daarom vragen.
Afdelingen in een proces kunnen onderling wel pull of push
afspraken maken.

11. PUSH: de persoon achter de
muur blijft kroketten bakken
zonder naar de klantvraag (lege
vakken) te kijken
PULL: alleen een kroket bakken
als er een klantvraag (leeg vakje)
is.
PUSH of PULL en KANBAN
Uitgelegd aan de hand van de krokettenmuur:
In een Kanban-systeem bepaald de vragende partij (de klant of de
ontvangende afdeling of en hoeveel er geleverd kan worden.

12. In administratieve systemen
is er bijna altijd
sprake van klant-pull
De klant start het proces met een
klantvraag.

13. 1. Plukken: De medewerkers bepalen welke klantvraag
ze op gaan pakken (medewerker-pull)
2. Centrale verdeling: De werkverdeler(s)
bepaalt/bepalen de volgorde van af te handelen
klantvragen en doseren.
WERK VERDELEN 2

14. PLUKKEN
PLUKKEN: de medewerkers
kiezen zelf uit welke klantvraag
ze uit de totale voorraad
pakken en gaan afhandelen.
Soms: willekeur of onjuiste
prioriteiten van
afhandelingsvolgorde

15. Met plukken ontstaat het
Chocolade-mini’s effect:
de volgorde wordt bepaald door
persoonlijke voorkeuren
(sommige niet zo populaire
klantvragen blijven liggen)

16. CENTRALE VERDELING
CENTRAAL VERDELEN: de werkverdeler(s)
bepalen de volgorde/afhandelprioriteit.
En kunnen bovendien bepaalde klantvragen
aanbieden aan medewerkers met een
specialisme.
Combineren met een kanban-systeem:
Als een medewerkers klaar is met een
klantvraag, is dat het signaal naar de
werkverdeler dat er weer een nieuwe
klantvraag doorgezet kan worden.

17. CENTRALE VERDELING met
DAGVOORRADEN
(DAILY PITCHES)
CENTRAAL VERDELEN MET DAILY PITCHES:
de werkverdeler(s) bepalen de
volgorde/afhandelprioriteit.
Het is een dagelijks Kanban-systeem.
Aan het einde van elke werkdag zijn alle
daily pitches klaar. En kunnen weer nieuwe
pitches klaargezet worden voor de volgende
dag.

18. CENTRAAL VERDELEN MET DAILY PITCHES: De verdelers geven elke
medewerker (of elk systeem) een dagelijks pakketje werk dat past bij
zijn/haar tempo. En dat past bij de hoeveelheid netto
uren die iemand die dag beschikbaar
heeft. Elke medewerker geeft dat de dag
van tevoren aan (= kanban-pull-systeem).
Zo kan de werkverdeler het
tempo en de wachtrij beter
beheersen.
En rekening houden met ieders tempo en
specialismen.

19. KANBAN-PULL-SYSTEEM
CENTRAAL VERDELEN MET DAILY PITCHES (= een KANBAN-PULL-
SYSTEEM) werkt zo:

20. Creëer Flow op Kantoor
Bert Teeuwen
Uitgeverij Yokoten
Elke (internet-)boekhandel
Yokoten
Lees meer in ons boek:

21. Klaar zetten (kanban pull-systeem
met daily pitches) naar
aangegeven capaciteit geeft een
hogere bezettingsgraad
en een betere doorlooptijd dan
‘plukken’

22. Yokoten
PRIORITEITEN
PARADOX
de

23. VARIATIE IN HET SYSTEEM
In eerdere lessen hebben we het gehad over variatie in systemen.
Dat elk systeem, hoe dan ook, variatie heeft.
Werkverdelers/planners moeten uit kunnen gaan van beloofde
beschikbare netto capaciteit om goed te kunnen plannen.

24. VARIATIE in de BESCHIKBARE
NETTO CAPACITEIT
Je zou zeggen: het afhandelen van klantvragen (= waarde creëren)
heeft altijd voorrang. Maar helaas is dat niet altijd zo.
Soms krijgen trainingen, projecten en andere zaken voorrang, of
worden plotseling ingepland. De ‘rest’ van de capaciteit is
beschikbaar voor het behandelen van klantvragen. Zoals in dit
plaatje:

25. Dat noem je de “prioriteiten-paradox”. Eigenlijk moet het andersom
zijn. Elke medewerker, elk systeem (of team in het systeem)
garandeert een netto beschikbare capaciteit per dag of week. De rest
van de tijd is voor allerlei andere zaken.
De PRIORITEITEN-PARADOX

26. Goed plannen en verdelen vereist:
-Kennis van deze theorie
-Totaaloverzicht over de systemen
-En van de voorraden (WIR en WIP)
-Standaardisatie van de methodiek

27. Yokoten
PULL
AFSPRAKEN

28. In processen en ketens heeft niet elke behandelaar of elke team een
zelfde behandeltijd nodig voor een klantvraag. Soms is dat goed te
zien omdat ergens enerzijds tussenvoorraden ontstaan of anderzijds:
leegloop. Dat noem je onbalans in het proces.
Zoals in dit plaatje:
PUSH in de KETEN

29. PUSH in de KETEN: ONBALANS
Meestal hebben de verschillende leverende en ontvangende teams
of behandelaars ook geen pull-afspraken gemaakt: als een team klaar
is met een stapeltje (een batch) werk zetten ze die door naar de
volgende processpeler of ketenspeler, die daar nog niet om gevraagd
heeft. Gevolg: tussenvoorraden en lange doorlooptijden.

30. PULL in de KETEN
Het is beter om pull-afspraken te maken: aan leverend team mag pas
leveren als de ontvangende partij daarom vraagt.
En om balans in het proces te brengen: elke
processpeler/procesteam heeft een even lange behandeltijd per
klantvraag. Zodat er continue flow is, en niemand hoeft in te houden
of versnellen.

31. Yokoten
CONWIP
het
SYSTEEM

32. PUSH in de KETEN
In traditionele ketens gaan alle binnenkomende klantvragen meteen
het proces in. Dat is push. Met als gevolg dat er onderweg in het
proces overal voorraad ligt. En dat het vrijwel onmogelijk is om de
klant een voorspelling mee te geven hoelang de doorlooptijd zal zijn.

33. PULL met CONWIP in de KETEN
In een ConWIP-systeem komen nieuwe klantvragen bij de
werkverdelers in een centrale wachtrij (= de WIR).
Pas als er een klantvraag het hele proces doorlopen heeft en klaar is,
kan er een nieuwe klantvraag het proces in.
De totale hoeveelheid onderhanden werk (= de WIP) in het proces is
gelimiteerd -> de conWIP.

34. Yokoten
SEQUENCING
VOLGORDE
ZETTEN
op

35. VOORRANGSREGELS
Een vaak gebruikte voorrangsregel is FiFo: First In, First Out.
Klantvragen worden afgehandeld in de volgorde waarin ze binnen
komen.
Maar dat is niet altijd de beste voorrangsregel. Het beste voor de
klant.
Er zijn ook:
EDD: Earliest Due Date, de klantvraag die als eerste te laat klaar zal
zijn gaat als eerst.
SPT: Shortest Processing Time, de klantvragen die de kortste
behandeltijd hebben gaan voor.

36. VOORRANGSREGELS
SLACK: is een variant op EDD: de klantvragen die de kortste
resterende beloofde doorlooptijd hebben minus hun behandeltijd
krijgen voorrang.
In ons boek laten we aan de hand
van een voorbeeld zien dat de te
kiezen beste voorrangsregel afhangt
van je doelstelling.
Wil je een hoge tijdigheid? Of een zo
kort mogelijke gemiddelde
doorlooptijd?

37. 1 Het PERFECTE systeem en de Wet van Little
Yokoten
2 Kingmans vergelijking / wachtrij-theorie
3 Het STABIELE systeem met buffers
4 Een hoge bezettingsgraad met bundels
5 De Waardestroom-analyse
Alle 6 YouTube filmpjes over FLOW OP KANTOOR:
6 Werk verdelen en het Pull-principe
Bekijk onze YouTube-filmpjes of lees het boek.