Lập Kế Hoạch và Triển Khai Công Việc

KHÓA HỌC
LẬP KẾ HOẠCH VÀ
TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh

TRÒ CHƠI

ĐI TÌM MỘT NỬA TRÁI TIM

MỤC TIÊU
 Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;
 Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;
 Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;
 Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;

NỘI DUNG
① Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc.
② Phương pháp lập kế hoạch công việc.
③ Cách thức tổ chức công việc hiệu quả.
④ Quản lý và giám sát triển khai kế hoạch.

Chia nhóm – Giới thiệu – Chấm điểm

CHIA NHÓM GIỚI THIỆU
• Đặt tên Nhóm. • Tên & Logo của Nhóm.
• Thiết kế Logo của Nhóm. • Ý nghĩa tên Nhóm.
• Bầu Trưởng nhóm. • Mong đợi của nhóm.

1
Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch
Và Tổ Chức Công Việc

HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 1
5 Phút thực hiện
Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế

HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 2
4 Phút lập kế hoạch + 5 phút thực hiện
Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế

Vì sao lại cần phải lập kế hoạch?

Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ở
Công ty mạng lưới VIETTEL thường xuyên phải lập?

Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêu
đã được xác định” là gì?

Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần

• Lần thứ nhất: sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế).

• Lần thứ hai: sáng tạo về mặt vật chất (xây).

Đâu là sự khác nhau giữa
Lãnh đạo và Quản lý?

Được Thấy

Làm

7 Việc quan trọng nhất cần làm

• Cải thiện việc giao tiếp với mọi người.
• Làm công việc chuẩn bị tốt hơn.
• Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn
• Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn.
• Tìm kiếm các cơ hội mới.
• Rèn luyện bản thân.
• Trao quyền cho người khác.

Vị trí của việc lập kế hoạch
đối với nhà quản lý

Trò chơi đuổi hình bắt gà

B
A

2
Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc

Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộc
Công ty Mạng lưới VIETTEL diễn ra như thế nào?

Đánh giá thực trạng các nguồn lực

Phân loại mục tiêu

Công ty

Bộ phận

Cá nhân

Phương pháp SMART

Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

Measuable: Đo đếm được

Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình

Relevant: Liên quan đến tầm nhìn chung

Time-bound: Có thời hạn

Lựa chọn các phương án

Xây dựng các kế hoạch bổ trợ

Hoạt động: Sợi dây kết nối

MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

5W1H

What

Where Who

How

When Why

5WH2C5M
• Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why).
• Xác định nội dung công việc 1W (What).
• Xác định 3W còn lại (Where,When,Who).
• Xác định cách thức thực hiện 1H (How).
• Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control).
• Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check).
• Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money,
Material, Machine, Method).

LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY

Thực hành lập kế hoạch
cho một công việc cụ thể tại VIETTEL

3
Cách Thức Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả

Việc tổ chức và
phân công công việc ở VIETTEL?

Xác định chức năng nhiệm vụ

• Xác định chức năng.
• Xây dựng quy trình.
• Định biên công việc.
• Xác định mô tả công việc.
• Phân công công việc.

Quản lý thông tin và Công việc

Xem xét đánh giá và điều chỉnh

Chương trình hóa tổng thể

6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

1
Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn

3
Lựa chọn mục tiêu
phần tư thứ hai cho từng vai trò

4
2
Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần

5
2
Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

4
Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch

Thế hệ quản trị thứ nhất

• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi
chép đơn giản và bản liệt kê công việc.
• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên
đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm.

1

Thế hệ quản trị thứ hai
• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm
xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.
• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.
• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam
kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.

2

Thế hệ quản trị thứ ba
• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.
• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu
tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.
• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và
tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch
hằng ngày.
3

Mô thức tầm quan trọng
Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm
quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.
• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố
này có xu hướng chi phối.
• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu
xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức
tầm quan trọng.
4

Mô thức tầm quan trọng
Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.
• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và
trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy,
khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I.

4

Làm Và Được
Được ít Được nhiều

Làm nhiều Làm nhiều Làm nhiều

Làm ít Làm ít Làm ít

Ma trận thời gian

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Quan trọng I II

Không quan trọng III IV

Ma trận quản lý thời gian
I II
 Khủng hoảng  Làm việc trong chiến lược
 Các vấn đề cấp bách  Tìm kiếm cơ hội
Quan trọng  Các dự án đến hạn
 Lập kế hoạch
 Xây dựng mối quan hệ
 Công việc tồn đọng  Trao quyền
 Nghỉ ngơi thực sự
III IV
 Các việc đột xuất  Các công việc vô bổ
 Thư từ, email  Điện thoại
Không  Tán gẫu
 Họp hành
quan trọng  Hoạt động giải trí
 Các vấn đề cấp bách  Những việc lãng phí thời gian
 Các hoạt động ưu thích  Thư từ không liên quan

Khẩn cấp – Quan trọng

I II

Kết quả:
 Căng thẳng.
Quan trọng  Kiệt sức mệt mỏi.
 Bận rộn công việc.
 Làm việc ngoài phạm vi chức năng.
 Quản trị khủng hoảng.
 Luôn phải chữa cháy.

Không III IV

quan trọng

Không khẩn cấp – Quan trọng

I II
Kết quả:
 Tầm nhìn, viễn cảnh.
Quan trọng  Cân bằng.
 Sống có kỉ luật.
 Chủ động.
 Quan hệ tốt.
 Ít khủng hoảng.
III
Không IV

quan trọng

Khẩn cấp – Không quan trọng

I II
Quan trọng
III IV

Kết quả:
 Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.
Không  Xử lý khủng hoảng.
 Tìm cách háo danh.
quan trọng  Công việc vụn vặt.
 Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.
 Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát.
 Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.

Không khẩn cấp – Không quan trọng
I II
Quan trọng
III IV

Kết quả:
 Vô trách nhiệm.
Không  Bị đuổi việc.
 Tách rời công việc.
quan trọng  Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về
tổ chức về những điều cơ bản.

HOẠT ĐỘNG

TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ

Chúc các Anh/Chị thành công!

Lập Kế Hoạch và Triển Khai Công Việc

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (8)

Similar to Lập Kế Hoạch và Triển Khai Công Việc

Similar to Lập Kế Hoạch và Triển Khai Công Việc (18)

More from Bill Quy

More from Bill Quy (7)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Lập Kế Hoạch và Triển Khai Công Việc