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7 Formas de Otimizar seu Uso da Nuvem

  1. 1. 1 7 maneiras de otimizar ainda mais seu uso da nuvem
  2. 2. 2 Colaboração e comunicação eficientes são componentes vitais do sucesso de qualquer empresa. Felizmente, com o Office 365, ficou ainda mais fácil trabalhar de forma inteligente para você realizar o seu melhor. Além disso, com os aplicativos do Office 365 como Word, Excel, PowerPoint e Outlook, assim como outros aplicativos de produtividade, você pode redefinir como deseja se comunicar e colaborar com seus colegas de trabalho. Recursos de colaboração em tempo real, mensagens instantâneas, vídeo e voz facilitam a criação, compartilhamento e trabalho em conjunto onde quer que você e sua equipe estejam, em todos os seus dispositivos preferidos. Neste e-Book, você aprenderá sete maneiras de como o Office 365 pode ajudar você a melhorar a comunicação e o trabalho em equipe para que a sua empresa se torne mais eficaz, colaborativa e obtenha ainda mais sucesso.
  3. 3. 3 Empresas de todos os tamanhos estão migrando para a nuvem e tirando proveito das tecnologias móveis, para aumentar a produtividade, a colaboração entre os funcionários, adaptar diferentes estilos de trabalho e diminuir custos. Muitas empresas agora permitem que seus funcionários trabalhem em qualquer lugar, fornecendo ferramentas de produtividade para que eles possam se comunicar e colaborar de forma mais eficaz, muitas vezes usando seus próprios dispositivos pessoais para o trabalho. Em uma pesquisa de março de 2014 da Dimensional Research, que entrevistou 300 profissionais de TI de pequenas e médias empresas, 97% afirmaram que o acesso a aplicativos e dados de qualquer lugar e a qualquer momento torna os funcionários mais eficazes.3 Permitir que os funcionários escolham de onde trabalhar, de qual maneira e em qual dispositivo, pode gerar muito mais produtividade e melhorar a colaboração entre colegas, especialmente quando ganham autonomia para trabalhar juntos usando o Office 2016. Com os novos aplicativos do Office 2016, você e seus funcionários podem combinar dispositivos pessoais e da empresa enquanto se beneficiam de uma experiência consistente nos seus desktops, laptops, smartphones e tablets preferidos, com sistemas operacionais iOS, Android e Windows. Com o Office 2016, você e sua equipe têm flexibilidade para acessar e editar, em tempo real, seus documentos em todos os seus dispositivos de forma segura, garantindo que todos trabalhem sempre na versão mais recente dos documentos. Sua empresa só tem a ganhar com o aumento de colaboração e com a possibilidade de realizar reuniões de qualquer lugar do mundo, compartilhando documentos de forma rápida e fácil. Aumente a produtividade trabalhando em conjunto na nuvem 1
  4. 4. 4 "Nossos funcionários podem instalar programas do Office em até cinco dispositivos, o que realmente ajuda a manter a produtividade fora do escritório." – Rick Owens, McClone Construction Ganhe mobilidade O mundo alcançou um novo marco em 2014, quando o número de dispositivos móveis começou a ultrapassar o de pessoas pela primeira vez. A tecnologia móvel está se multiplicando cinco vezes mais rápido do que a população mundial, a uma taxa de aproximadamente 10 novos dispositivos por segundo.4 Além disso, mais de 260 milhões de funcionários de pequenas empresas já trabalham remotamente ou usam serviços baseados na nuvem. Ao mesmo tempo, a nova geração mundial já nasce na era de dispositivos móveis. Conforme a tecnologia móvel continua a redefinir como e onde as pessoas se comunicam e estão presentes, as empresas têm a oportunidade de explorar este mercado em desenvolvimento e aproveitar essa nova força de trabalho móvel para o crescimento da empresa. O Office 2016 oferece a você e à sua equipe a possibilidade de visualizar e editar documentos do Office em qualquer dispositivo Windows, Android ou Apple. Isso significa que você e sua equipe podem revisar, editar, analisar e apresentar documentos de forma consistente e com a mesma experiência familiar dos seus dispositivos preferidos. Ao adquirir um novo dispositivo, você garante que não irá perder nenhum arquivo. Com a integração dos aplicativos do Office com o Microsoft OneDrive for Business, você pode acessar documentos de qualquer lugar, recomeçar o trabalho de onde parou em qualquer dispositivo e trabalhar remotamente em parceria com outros colegas. 2
  5. 5. 5 Sincronize a sua empresa É raro encontrar uma empresa hoje em dia que funcione rigidamente das 9h às 18h. A maioria das empresas se tornaram muito mais flexíveis, usando a nuvem e as tecnologias móveis para ampliar seu alcance e competitividade no mercado. Essas empresas normalmente precisam se comunicar e compartilhar informações com clientes, parceiros e fornecedores em diferentes fusos horários ou países. O armazenamento em nuvem sincroniza as informações em diversos dispositivos, para que você e os seus colegas visualizem sempre a última versão de um arquivo, independentemente do dispositivo usado. Quando você usa ferramentas de produtividade e colaboração na nuvem, você permanece em sintonia com parceiros distantes e colegas de outras filiais, que podem ver o conteúdo mais atualizado dos documentos. A nuvem também oferece um alto nível de segurança e privacidade, garantindo também o controle de acesso necessário. 3
  6. 6. 6 Trabalhe muito Um número crescente de empresas pioneiras está levando a criação de arquivos compartilhados para um novo patamar com os blocos de anotações compartilhados do Microsoft OneNote, que oferecem um local centralizado para compartilhar todas as informações do projeto, incluindo fotos, vídeos, desenhos, notas digitadas ou escritas à mão, recortes de tela e páginas da internet. Quando os membros da equipe trabalham juntos no mesmo bloco de anotações, o OneNote sincroniza as alterações em apenas segundos. Com as ferramentas de pesquisa e controle de versões, todos podem encontrar rapidamente o que procuram. Além disso, a adoção de tecnologias de redes sociais empresariais como o Yammer pode conectar funcionários remotos e aumentar a colaboração. As organizações que usam tecnologias de redes sociais observam uma melhoria de 37% na colaboração em projetos,5 e quase 70% dos usuários concordam que a tecnologia de redes sociais melhora a colaboração remota.6 Com o conjunto certo de tecnologias de redes sociais para dar suporte a comunicações abertas e a uma colaboração ininterrupta, não importa o local de trabalho, as empresas podem reagir mais rapidamente às condições do mercado em processo de mudança. Essas ferramentas de colaboração em tempo real não só podem ajudar seus funcionários internos, mas também os externos, a trabalharem melhor. O Yammer e os arquivos criados nos blocos de anotações do OneNote no Office 2016 podem ser compartilhados com parceiros, fornecedores e clientes externos. De acordo com uma pesquisa da Yammer de 2013, as empresas que usam essas tecnologias verificam uma melhora de 20% na satisfação dos parceiros e fornecedores.7 4
  7. 7. 7 "A possibilidade de fazer reuniões online será cada vez mais importante conforme expandimos geograficamente. Podemos realizar reuniões produtivas sem que nossos gerentes percam tempo com deslocações." – Ted Vu, Tastea Reuniões ainda mais simplificadas As reuniões são uma parte importante de qualquer negócio, oferecendo oportunidades valiosas de troca de ideias, colaboração, definição de estratégias e compartilhamento de informações. Segundo as informações compiladas pela Atlassian, a maioria dos funcionários participam de 62 reuniões por mês, sendo 31 horas gastas em reuniões não produtivas. Essas reuniões desnecessárias custam caro às empresas: só nos EUA, isto representa US$ 37 bilhões todos os anos.⁸ Novas ferramentas de comunicação e compartilhamento de arquivos como o Skype for Business facilitam a realização de reuniões à distância, que são mais eficientes e produtivas, pois oferecem recursos familiares e fáceis de usar, além de segurança, proteção e controle para uso corporativo. Pode ser difícil para empresas em crescimento reunir toda a equipe em uma sala. Com as chamadas de vídeo, compartilhamento de aplicativos e arquivos e apresentações em HD do Skype for Business, os membros da sua equipe podem participar ativamente de reuniões estejam onde estiverem. Organize ou participe de uma reunião usando qualquer dispositivo, seja ele iOS, Android ou Windows; apresente, compartilhe e colabore em documentos ou crie atas durante a reunião. Precisa mandar uma mensagem a alguém com uma pergunta rápida? Use o chat do Skype for Business e adicione voz, vídeo e captura de tela na conversa. Com apenas um ou dois cliques, você pode iniciar um chat, compartilhar documentos ou marcar uma reunião online na qual os membros da equipe em diferentes locais podem fazer videoconferência e ver as mesmas informações, sem perder tempo ou dinheiro com viagens. 5
  8. 8. 8 Um número cada vez maior de empresas está usando soluções de business intelligence (BI) para identificar tendências, riscos e encontrar novas oportunidades. A previsão com um clique do Office 2016 ajuda pequenas e médias empresas a transformarem seus históricos de dados em uma análise de tendências futuras. Os novos gráficos no Office 2016 facilitam a visualização de dados complexos, que podem ser publicados diretamente no Microsoft Power BI do Excel. Use essas novas ferramentas para conectar, analisar e manipular dados de várias fontes, incluindo tabelas de sites, fontes não estruturadas como o Hadoop e serviços como o Salesforce. Os recursos melhorados do Power Pivot podem ajudar você a mapear diferentes conjuntos de dados com um simples "arrastar e soltar", e calcular centenas de milhões de linhas de dados com a nova funcionalidade de análise. Com o uso de ferramentas de business intelligence, sua empresa pode transformar dados complexos em informações fáceis de entender, além de auxiliar na tomada de decisões conscientes para ajudar a sua empresa a se manter competitiva. Segundo um estudo realizado pela IBM e a MIT Sloan Management Review, organizações que alcançam uma vantagem competitiva com análise de dados e inteligência de mercado têm 2,2 vezes mais probabilidade de obter um desempenho substancialmente maior que o da concorrência.9 6Transforme seus dados em informações valioas
  9. 9. 9 "Acho que precisamos do Office para irmos mais além, pois é realmente fundamental que estejamos todos na mesma página." – Julie Gaines, Fishs Eddy Trabalhe em documentos em tempo real, com sua equipe Os mercados competitivos se movem com rapidez, e as empresas que chegam ao topo também. Para acompanhar esse ritmo, os funcionários frequentemente precisam trabalhar em conjunto nos mesmo documentos, como em planilhas de relatórios de vendas e planejamentos de marketing. Um recurso de colaboração importante de ferramentas de produtividade como o Office 2016 e o Office Online é a criação conjunta de arquivos em tempo real, que permite que você e sua equipe editem documentos e contribuam com eles ao mesmo tempo. Esses recursos são armazenados na nuvem e são salvos automaticamente em qualquer lugar. Ao trabalhar em equipe em um documento do Word, você pode acompanhar todas as edições feitas no texto e na formatação no exato momento em que são feitas. Também é possível consultar o histórico de versões anteriores ao longo do processo de edição. Como o Office 365 é compatível com estilos de trabalho móveis e flexíveis, não importa se você e os membros da sua equipe estão trabalhando na web, em um desktop ou dispositivo móvel. Todas as alterações serão sincronizadas no documento, automaticamente salvas na nuvem e ficarão visíveis à equipe. 7
  10. 10. Citações 1 Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, IDC, setembro de 2012 2 The Science of Teams and Teamwork, Lifetime Reliability Solutions, 2014 3 Business Applications and Tablet Adoption: A Survey of IT Professionals at Small and Mid-Sized Organizations, Dimensional Research, março de 2014 4 There are now more gadgets on Earth than people, CNET, outubro de 6, 2014 5 Inside Communication, 2012 6 Business Trends Customer Survey, Yammer, 2013 7 Ibid. 8 You Waste a Lot of Time at Work, Atlassian 9 The New Intelligent Enterprise, MIT Sloan Management Review and IBM Institute of Business Value, 2011 10
  11. 11. Saiba mais como soluções em tecnologia móvel, social e de nuvem podem tornar sua empresa mais flexível em office.com/business.
  • Bonifaciofn

    May. 12, 2017

7 Formas de Otimizar seu Uso da Nuvem

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