1) O documento discute como o Office 365 pode melhorar a colaboração e comunicação entre equipes permitindo que funcionários trabalhem de qualquer lugar e em qualquer dispositivo de forma segura e em tempo real. 2) Também apresenta como ferramentas como OneNote, Yammer e Skype for Business facilitam a colaboração remota e reuniões virtuais para equipes distribuídas geograficamente. 3) Discutem como análises de dados e business intelligence no Office 2016 podem ajudar empresas a tomarem decisões melhores com base em informações.

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7 maneiras de otimizar ainda mais seu uso da nuvem

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Colaboração e comunicação eficientes são componentes vitais do sucesso
de qualquer empresa. Felizmente, com o Office 365, ficou ainda mais fácil
trabalhar de forma inteligente para você realizar o seu melhor. Além disso,
com os aplicativos do Office 365 como Word, Excel, PowerPoint e Outlook,
assim como outros aplicativos de produtividade, você pode redefinir como
deseja se comunicar e colaborar com seus colegas de trabalho. Recursos
de colaboração em tempo real, mensagens instantâneas, vídeo e voz facilitam
a criação, compartilhamento e trabalho em conjunto onde quer que você e sua
equipe estejam, em todos os seus dispositivos preferidos.
Neste e-Book, você aprenderá sete maneiras de como o Office 365 pode ajudar
você a melhorar a comunicação e o trabalho em equipe para que a sua empresa
se torne mais eficaz, colaborativa e obtenha ainda mais sucesso.

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Empresas de todos os tamanhos estão migrando para a nuvem e tirando
proveito das tecnologias móveis, para aumentar a produtividade,
a colaboração entre os funcionários, adaptar diferentes estilos de trabalho
e diminuir custos. Muitas empresas agora permitem que seus funcionários
trabalhem em qualquer lugar, fornecendo ferramentas de produtividade
para que eles possam se comunicar e colaborar de forma mais eficaz,
muitas vezes usando seus próprios dispositivos pessoais para o trabalho.
Em uma pesquisa de março de 2014 da Dimensional Research,
que entrevistou 300 profissionais de TI de pequenas e médias empresas,
97% afirmaram que o acesso a aplicativos e dados de qualquer lugar
e a qualquer momento torna os funcionários mais eficazes.3
Permitir que
os funcionários escolham de onde trabalhar, de qual maneira e em qual
dispositivo, pode gerar muito mais produtividade e melhorar a colaboração
entre colegas, especialmente quando ganham autonomia para trabalhar
juntos usando o Office 2016.
Com os novos aplicativos do Office 2016, você e seus funcionários podem
combinar dispositivos pessoais e da empresa enquanto se beneficiam de
uma experiência consistente nos seus desktops, laptops, smartphones
e tablets preferidos, com sistemas operacionais iOS, Android e Windows.
Com o Office 2016, você e sua equipe têm flexibilidade para acessar
e editar, em tempo real, seus documentos em todos os seus dispositivos
de forma segura, garantindo que todos trabalhem sempre na versão
mais recente dos documentos. Sua empresa só tem a ganhar com o
aumento de colaboração e com a possibilidade de realizar reuniões
de qualquer lugar do mundo, compartilhando documentos de forma
rápida e fácil.
Aumente a produtividade trabalhando em conjunto na nuvem
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"Nossos funcionários podem instalar programas do Office
em até cinco dispositivos, o que realmente ajuda a manter a
produtividade fora do escritório."
– Rick Owens, McClone Construction
Ganhe mobilidade
O mundo alcançou um novo marco em 2014, quando o número de
dispositivos móveis começou a ultrapassar o de pessoas pela primeira
vez. A tecnologia móvel está se multiplicando cinco vezes mais rápido
do que a população mundial, a uma taxa de aproximadamente 10
novos dispositivos por segundo.4
Além disso, mais de 260 milhões de
funcionários de pequenas empresas já trabalham remotamente ou usam
serviços baseados na nuvem.
Ao mesmo tempo, a nova geração mundial já nasce na era de dispositivos
móveis. Conforme a tecnologia móvel continua a redefinir como e
onde as pessoas se comunicam e estão presentes, as empresas têm a
oportunidade de explorar este mercado em desenvolvimento e aproveitar
essa nova força de trabalho móvel para o crescimento da empresa.
O Office 2016 oferece a você e à sua equipe a possibilidade de visualizar
e editar documentos do Office em qualquer dispositivo Windows,
Android ou Apple. Isso significa que você e sua equipe podem revisar,
editar, analisar e apresentar documentos de forma consistente e com a
mesma experiência familiar dos seus dispositivos preferidos. Ao adquirir
um novo dispositivo, você garante que não irá perder nenhum arquivo.
Com a integração dos aplicativos do Office com o Microsoft OneDrive for
Business, você pode acessar documentos de qualquer lugar, recomeçar o
trabalho de onde parou em qualquer dispositivo e trabalhar remotamente
em parceria com outros colegas.
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Sincronize a sua empresa
É raro encontrar uma empresa hoje em dia que funcione rigidamente
das 9h às 18h. A maioria das empresas se tornaram muito mais flexíveis,
usando a nuvem e as tecnologias móveis para ampliar seu alcance e
competitividade no mercado. Essas empresas normalmente precisam
se comunicar e compartilhar informações com clientes, parceiros e
fornecedores em diferentes fusos horários ou países.
O armazenamento em nuvem sincroniza as informações em diversos
dispositivos, para que você e os seus colegas visualizem sempre a última
versão de um arquivo, independentemente do dispositivo usado. Quando
você usa ferramentas de produtividade e colaboração na nuvem, você
permanece em sintonia com parceiros distantes e colegas de outras filiais,
que podem ver o conteúdo mais atualizado dos documentos. A nuvem
também oferece um alto nível de segurança e privacidade, garantindo
também o controle de acesso necessário.
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Trabalhe muito
Um número crescente de empresas pioneiras está levando a criação de arquivos
compartilhados para um novo patamar com os blocos de anotações compartilhados
do Microsoft OneNote, que oferecem um local centralizado para compartilhar todas as
informações do projeto, incluindo fotos, vídeos, desenhos, notas digitadas ou escritas à
mão, recortes de tela e páginas da internet. Quando os membros da equipe trabalham
juntos no mesmo bloco de anotações, o OneNote sincroniza as alterações em apenas
segundos. Com as ferramentas de pesquisa e controle de versões, todos podem encontrar
rapidamente o que procuram.
Além disso, a adoção de tecnologias de redes sociais empresariais como o Yammer
pode conectar funcionários remotos e aumentar a colaboração. As organizações que
usam tecnologias de redes sociais observam uma melhoria de 37% na colaboração
em projetos,5
e quase 70% dos usuários concordam que a tecnologia de redes sociais
melhora a colaboração remota.6
Com o conjunto certo de tecnologias de redes sociais
para dar suporte a comunicações abertas e a uma colaboração ininterrupta, não importa o
local de trabalho, as empresas podem reagir mais rapidamente às condições do mercado
em processo de mudança.
Essas ferramentas de colaboração em tempo real não só podem ajudar seus funcionários
internos, mas também os externos, a trabalharem melhor. O Yammer e os arquivos criados
nos blocos de anotações do OneNote no Office 2016 podem ser compartilhados com
parceiros, fornecedores e clientes externos. De acordo com uma pesquisa da Yammer
de 2013, as empresas que usam essas tecnologias verificam uma melhora de 20% na
satisfação dos parceiros e fornecedores.7
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"A possibilidade de fazer reuniões online será cada vez mais
importante conforme expandimos geograficamente. Podemos
realizar reuniões produtivas sem que nossos gerentes percam
tempo com deslocações."
– Ted Vu, Tastea
Reuniões ainda mais simplificadas
As reuniões são uma parte importante de qualquer negócio, oferecendo
oportunidades valiosas de troca de ideias, colaboração, definição de
estratégias e compartilhamento de informações. Segundo as informações
compiladas pela Atlassian, a maioria dos funcionários participam de 62
reuniões por mês, sendo 31 horas gastas em reuniões não produtivas.
Essas reuniões desnecessárias custam caro às empresas: só nos EUA, isto
representa US$ 37 bilhões todos os anos.⁸
Novas ferramentas de comunicação e compartilhamento de arquivos
como o Skype for Business facilitam a realização de reuniões à distância,
que são mais eficientes e produtivas, pois oferecem recursos familiares e
fáceis de usar, além de segurança, proteção e controle para
uso corporativo.
Pode ser difícil para empresas em crescimento reunir toda a equipe em
uma sala. Com as chamadas de vídeo, compartilhamento de aplicativos
e arquivos e apresentações em HD do Skype for Business, os membros
da sua equipe podem participar ativamente de reuniões estejam onde
estiverem. Organize ou participe de uma reunião usando qualquer
dispositivo, seja ele iOS, Android ou Windows; apresente, compartilhe e
colabore em documentos ou crie atas durante a reunião.
Precisa mandar uma mensagem a alguém com uma pergunta rápida?
Use o chat do Skype for Business e adicione voz, vídeo e captura de tela
na conversa. Com apenas um ou dois cliques, você pode iniciar um chat,
compartilhar documentos ou marcar uma reunião online na qual os
membros da equipe em diferentes locais podem fazer videoconferência e
ver as mesmas informações, sem perder tempo ou dinheiro com viagens.
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Um número cada vez maior de empresas está usando soluções de business
intelligence (BI) para identificar tendências, riscos e encontrar novas oportunidades.
A previsão com um clique do Office 2016 ajuda pequenas e médias empresas a
transformarem seus históricos de dados em uma análise de tendências futuras.
Os novos gráficos no Office 2016 facilitam a visualização de dados complexos,
que podem ser publicados diretamente no Microsoft Power BI do Excel.
Use essas novas ferramentas para conectar, analisar e manipular dados de várias
fontes, incluindo tabelas de sites, fontes não estruturadas como o Hadoop e
serviços como o Salesforce. Os recursos melhorados do Power Pivot podem ajudar
você a mapear diferentes conjuntos de dados com um simples "arrastar e soltar",
e calcular centenas de milhões de linhas de dados com a nova funcionalidade
de análise.
Com o uso de ferramentas de business intelligence, sua empresa pode transformar
dados complexos em informações fáceis de entender, além de auxiliar na tomada
de decisões conscientes para ajudar a sua empresa a se manter competitiva.
Segundo um estudo realizado pela IBM e a MIT Sloan Management Review,
organizações que alcançam uma vantagem competitiva com análise de dados
e inteligência de mercado têm 2,2 vezes mais probabilidade de obter um
desempenho substancialmente maior que o da concorrência.9
6Transforme seus dados em
informações valioas

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"Acho que precisamos do Office para irmos mais além, pois
é realmente fundamental que estejamos todos na mesma
página."
– Julie Gaines, Fishs Eddy
Trabalhe em documentos em tempo real, com sua equipe
Os mercados competitivos se movem com rapidez, e as empresas que
chegam ao topo também. Para acompanhar esse ritmo, os funcionários
frequentemente precisam trabalhar em conjunto nos mesmo documentos,
como em planilhas de relatórios de vendas e planejamentos de marketing.
Um recurso de colaboração importante de ferramentas de produtividade
como o Office 2016 e o Office Online é a criação conjunta de arquivos
em tempo real, que permite que você e sua equipe editem documentos e
contribuam com eles ao mesmo tempo. Esses recursos são armazenados
na nuvem e são salvos automaticamente em qualquer lugar. Ao trabalhar
em equipe em um documento do Word, você pode acompanhar todas as
edições feitas no texto e na formatação no exato momento em que são
feitas. Também é possível consultar o histórico de versões anteriores ao
longo do processo de edição. Como o Office 365 é compatível com estilos
de trabalho móveis e flexíveis, não importa se você e os membros da sua
equipe estão trabalhando na web, em um desktop ou dispositivo móvel.
Todas as alterações serão sincronizadas no documento, automaticamente
salvas na nuvem e ficarão visíveis à equipe.
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10. Citações
1
Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, IDC, setembro de 2012
2
The Science of Teams and Teamwork, Lifetime Reliability Solutions, 2014
3
Business Applications and Tablet Adoption: A Survey of IT Professionals at Small and Mid-Sized Organizations, Dimensional Research, março de 2014
4
There are now more gadgets on Earth than people, CNET, outubro de 6, 2014
5
Inside Communication, 2012
6
Business Trends Customer Survey, Yammer, 2013
7
Ibid.
8
You Waste a Lot of Time at Work, Atlassian
9
The New Intelligent Enterprise, MIT Sloan Management Review and IBM Institute of Business Value, 2011
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11. Saiba mais como soluções em tecnologia móvel, social e de
nuvem podem tornar sua empresa mais flexível em
office.com/business.