1. Elektronische Personalakte aus der Cloud
DYNAMISCHE IT-INFRASTRUKTUREN IM UTILITYUMFELD
EFFEKTIV PLANEN UND UMSETZTEN
Wolfgang Will Leiter Shared Service
Stadtwerke Cottbus GmbH
Cloud-EcoSystem Winter Meeting in Darmstadt
24.01.2013
5. 01 Unternehmensdarstellung
Aktuelle Herausforderungen
Senkung der Kosten bei teilweise geringeren Erlösen
Kundenwachstum im regulierten Wettbewerb
Steigende Investitionen in IT
Marktorientierte Anpassung von Leistungen und
Geschäftsprozessen
Bestmögliche Ausrichtung und Vorbereitung auf weitere
gesetzliche und fachliche Anforderungen wesentlicher
strategischer
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6. 01 Unternehmensdarstellung
Stadtwerke Cottbus
Stabsstellen
Zentrale
GVC Shared Service Vertrieb Kaufm. Service Dienste
Zähler/Ablesun Vertriebssteuerun Einkauf Personal
Netzgesellschaft g g Rechnungswesen Infrastruktur-
EDM Portfoliomanageme Finanzen Services
Abrechnung nt Controlling Recht
HKWG Forderungsmngt Geschäftskunden
. Privatkunden
IT Technischer
Eigene Gesellschaften Service
- juristisch Arbeitsvorbereitu
verselbständigt ng
Planung/Bau
Netzführung
Betrieb
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7. 02 Aktuelle IT-Landschaft
Übersicht zur IT-Architektur rund um das SIV-System kVASy
:
o CRM
o EDM
o Input/Output-Management
o Anbindung Finanzbuchhaltung
o Kundenportal-Anbindung
o Business Intelligence
o EDI-Subsystem / Middleware für Marktkommunikation
o Archivsystem
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8. 02 Aktuelle IT-Landschaft
Hochverfügbarkeit mittels Oracle Data Guard mit Oracle-DB
11.2.g 64bit
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14. 03 IT-Strategie (Ist - Soll)
Shared Service als Dienstleister für ext. und int.
Auftraggeber
o Orientierung an den aktuellen Herausforderungen
o insbesondere den sich dynamisch ändernden gesetzl.
Anforderungen,
o den Anforderungen an die Effizienz und Geschwindigkeit, mit
der moderne ECM-Technologien zur Verfügung stehen müssen.
o Fokussierung auf die Hauptprozesse im Unternehmen
o Absolute Kostentransparenz
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15. 03 IT-Strategie (Ist - Soll)
Shared Service als Dienstleister für ext. und int.
Auftraggeber
IST SOLL
heterogene Serverlandschaft Konsolidierung Serverlandschaft
vorrangig IBM für Hauptprozesse mittels
Virtualisierung,
Skalierungsmöglichkeiten der
Hauptsysteme zeitabhängig
Storagesysteme unterschiedlicher SVC für gesamte
Ausprägung Storageinfrastruktur
zentraler RZ-Standort Verteilte RZ-Standorte
(Verbesserung Hochverfügbarkeit)
Kernanwendungen ausschließlich im aber , Nutzung dedizierter
eigenen Haus Services für Spezialanwendungen
sowie kosten- und zeitintensiver
Anwendungen mittels SaaS
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16. 04 neues Thema "Cloud" erfolgreich umgesetzt
Was beschäftigt die IT?
Die 5 wichtigsten Fragen, die sich IT-Leiter stellen:
1. Wie wird die IT in der Zukunft aussehen?
2. Wie gehe ich mit den steigenden Erwartungen
meiner Kunden um?
3. Was heißt Cloud Computing wirklich und ist es
für mein Geschäft sicher genug?
4. Wie erreiche ich Business- und IT-Alignment
und bekomme einen höheren ROI?
5. Wie wähle ich den richtigen Partner in dieser
komplexen IT-Umgebung?
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17. 04 neues Thema "Cloud" erfolgreich umgesetzt
Gründe für die Einführung einer elektronischen Personalakte
oProzessoptimierung
oVerteilte Organisationen / Shared Service Center
oPlatzgründe
oEinsichtnahmen von anderen Personen, Führungskräften, Justiziare
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18. 05 Lizenz vs. SaaS
Vorteile einer elektronischen Aktenhaltung in der Cloud
o Kosten
„Mieten statt kaufen“
Invest- zu Betriebskosten
o Zeitgewinn
Dienstleister übernimmt Aufgaben (Pflege, Datensicherung, etc.)
Keine Installation notwendig – Es kann sofort gestartet werden
Ortsunabhängiger Zugriff
o Aktualität
Software stets aktuell
Modernste Technik
o Sicherheit
Hohe Ausfallsicherheit und Zuverlässigkeit
Mobilität
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19. 06 Projekt "Personalakte“
forcont factory FX | Personalakte - Einstieg
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20. 06 Projekt "Personalakte“
forcont factory FX | Personalakte - Aktensicht
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21. 06 Projekt "Personalakte“
forcont factory FX | Personalakte - Dokumentenansicht
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22. 06 Projekt "Personalakte“
Vorteile einer elektronischen Aktenhaltung
o Ablösung der Papierablage
o Schnelle Anlage von Akten
o Kurze Bereitstellungszeiten
o Selektiver Zugriff
o Nutzung von Fristen- und Terminkontrolle
o Dezentraler Zugriff von verschiedenen
Standorten
o etc.
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23. 06 Projekt "Personalakte“
Datenschutz zusammengefasst...
Gesetzgebung / Datenschutz gibt vor, was zulässig, geeignet und
angemessen ist
Es geht um
Transparenz
Vollständigkeit
Richtigkeit
Vertraulichkeit
Zulässigkeit
und ausserdem…
Es besteht das Gebot der Datenvermeidung und Datensparsamkeit
(BDSG)
Der Zugriff erfolgt über eine penible Regelung der
Zugriffsrechte Cloud-EcoSystem Winter Meeting www.stadtwerke-cottbus.de 23
24. 06 Projekt "Personalakte“
Zusammenfassung – Nutzensaspekte/ USP`s
o Verbesserte Entscheidungsgrundlage durch vollständige,
transparente Personalakte
o Verbesserung der Servicequalität (online Auskunft, schnellere
Durchlaufzeiten für Personalvorgänge)
o Beitrag zur Prozessoptimierung und Steigerung der Effizienz in
der Personalabteilung
o Risikominimierung durch automatische Fristenüberwachung mit
integrierter Vorgangssteuerung (Workflowsystem)
o Detailliertes Berechtigungskonzept sowie differenziertes
Zugriffsschutz
(durch Zugriffs- und Berechtigungsprofile)
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25. 07 Fazit
o Bedeutet für das Unternehmen Einstieg in SaaS
o Positives Feedback aller Beteiligten zu Umfang, Service
und Handling der Anwendung
o Eine Empfehlung des angebotenen Szenarios kann ohne
Einschränkungen ausgesprochen werden
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26. 08 Aktuelle Projekte
Eingangsrechnungsbearbeitung (kVASy® DMS)
kVASy® cloud services – compliance archive cloud:
Durch die Workflowkomponente des kVASy - DMS lassen sich vom
Posteingang bis zur Buchung der Rechnung zwölf Prozessschritte
komplett einsparen. Damit ergeben sich bei einer
Amortisationsdauer von nur 1,65 Jahren eine durchschnittliche
Zeiteinsparung von 85 % sowie Kostensenkungen um 70 %.
Hinzu kommt die automatische Archivierung aller
Ausgangsrechnungen, die revisionssichere Speicherung aller
eingehenden und ausgehenden Mails im Rahmen der
Marktkommunikation und – wenn gewünscht – die vollständige
Verschlagwortung aller Office-Dokumente.
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27. VIELEN DANK FÜR IHRE
AUFMERKSAMKEIT!
Karl-Liebknecht-Str. 130 Will, Wolfgang
03046 Cottbus Leiter Shared Service
Fon 0355 351-0 Fon 0355 351-118
Fax 0355 351-111 Fax 0355 351-299
info@stadtwerke-cottbus.de wolfgang.will@stadtwerke-cottbus.de
