Comunidad SharePoint de Argentina - Presentación introductoria a la Gestión e Implementación de Proyectos SharePoint por Ariel García Sobrino (Consultor Microsoft)

1. Introducción a la Gestión e
Implementación de Proyectos
SharePoint
Ariel García Sobrino
Community Manager

2. SharePoint
La tecnología
Permite a las personas conectarse
Gestión de contenido centralizado
Herramienta colaborativa
Puede ser utilizada por cualquiera
Instalación y configuración rápida
Provee un conjunto amplio de capacidades
Instalada en respuesta a un requerimiento específico

3. Planificación del Proyecto
Definiciones
“Instalación” no es “implementación”
La implementación de un producto sigue un PLAN
Necesitaremos
Personas, hardware y software
Definir como deberá ser usado SharePoint en respuesta a
los requerimientos del usuario
Diseñar la estructura física y lógica
Implementar

4. Planificación del Proyecto
Situación
“Tenemos SharePoint instalado en un servidor. Cargamos
documentos, usamos los Blogs, la búsqueda. No necesitamos
ayuda. Fue fácil de instalar... Y aprendimos solos”
6 meses después...
“Ya tenemos 20 sitios. Mucho contenido.
No estamos seguros de lo que estamos
haciendo, ni cómo se conecta el
contenido. Creemos que podemos
administrarlo, pero no sabemos que tanto
puede crecer. No sabemos quien lo esta
usando ni cómo...”

5. Planificación del Proyecto
¿Cuál es el problema?
Se adopta tecnología sin análisis... sin planificación...
No hay Arquitectura de la información
Cómo la información, la estructura organizacional, el flujo de
información y procesos son conectados a los requerimientos
de los usuarios
Representa los requerimientos funcionales y no funcionales
desde el comienzo

6. Planificación del Proyecto
Consecuencias
SharePoint se convierte en una colección desorganizada de
sitios, links, usuarios y documentos
Se obstaculiza la productividad
Se hace difícil encontrar la información
Plataforma de corto plazo
No existe documentación que muestre cómo fue implementado
Riesgo de caer en estado “no soportado”
Implementaciones difíciles de corregir

7. Planificación del Proyecto
¿Metodología?
Metodologías de administración de
proyectos
PRINCE, SCRUM, PMBOK
No hay una metodología estándar
para proyectos SharePoint
La tecnología se basa en la comprensión de la organización y
aplicación del producto
Sistemas de gestión de contenido como SharePoint necesitan ser
diseñados, instalados, configurados, liberados y administrados
“Los proyectos SharePoint deberían ser creados por aquellos que
entienden SharePoint.”

8. Planificación del Proyecto
¿Por qué es importante la planificación?
Responsabilidades
Asignación de roles.
Responsabilidad para la acción, decisión.
Qué, Cómo, Cuándo, Por qué y Dónde
Sostenibilidad
La plataforma debe cumplir las necesidades actuales, pero
también los requerimientos futuros de la empresa
Resiliencia
Poder de recuperación. Habilidad para proveer y mantener un
aceptable nivel de servicio en caso de fallas o cambios en la
operación normal (Administración de la Configuración,
Disaster recovery, etc.)
Soporte
SharePoint precisa ser administrado. Se definen métricas
para el control de la implementación.

9. Planificación del Proyecto
No hay dudas...es importante...
No podemos dejar que el cliente complete la lista de actividades
del Proyecto
Comienza pensando que todo lo que él no hace... es fácil de
hacer!
Diseñar una plataforma SharePoint para soportar operaciones
globales no puede realizarse en 2 semanas...

10. Planificación del Proyecto
El “Por qué” se puede explicar... preguntando
Preguntas para un cliente que insiste en que implementar
SharePoint para su equipo de 20 personas en tan sólo 1 semana
¿Alguna de las 20 personas vio alguna vez SharePoint?
¿Alguna vez trabajaron en la misma información como un
equipo?
¿Tienen el hardware disponible?
¿Quién administrará SharePoint?
...
¿Podemos instalar y enseñar lo básico en 1 semana? Sí, pero...

11. Planificación del Proyecto
El camino al éxito
Planificar un proyecto SharePoint es visto como algo que...
Consume demasiado tiempo
Una molestia
No es entendido o debidamente discutido
Una implementación exitosa estará basada en sí la planificación,
el diseño, la construcción y la implementación se llevaron a cabo
correctamente.

12. Proyecto SharePoint
¿Por qué usar SharePoint?
La organización posee islas de información y aplicaciones
Demuestra lenta respuesta a los requerimientos del negocio y
de los usuarios
El cliente padece los efectos del desarrollo personalizado y su
mantenimiento
Poca información se comparte dentro y fuera de la empresa
Dificultad para encontrar los contenidos, datos y personas
adecuadas
Crecientes riesgos de administración de la información

13. Proyecto SharePoint
Primeros pasos
Entender y memorizar:
¿Qué quiere el cliente? (Visión)
Objetivos del Proyecto
¿Cómo beneficiará SharePoint a la organización?
Por qué y Para qué estamos aquí
Relevar experiencia con SharePoint
Equipo de Proyecto
Alcance
Organización del cliente
Conocimiento de la Tecnología
Definición del Alcance
Evangelización
El proyecto será un éxito
Cubrirá las expectativas del cliente

14. Proyecto SharePoint
Conociendo al cliente
Experiencia con SharePoint Preguntas
• ¿Alguna vez lo instalaron?
• ¿Hay licencias disponibles?
• ¿En dónde está localizado el cliente?
Nunca usaron SharePoint
• Tamaño de la empresa
• Industria a la que pertenece
• ¿Hay inconvenientes con la
plataforma?
Actualmente usando SharePoint
• ¿Conocen el valor de la misma?
• ¿Ha crecido la empresa desde la
implementación de SharePoint?
• ¿Cuándo fue implementado
Usaron SharePoint 2007, pero no se
SharePoint 2007?
usa actualmente. Están buscando
• ¿Por qué no está en uso?
volver a usarlo con la nueva versión.
• ¿Cuál es el estado actual?

15. Proyecto SharePoint
¿Cómo fue la experiencia con el producto?
Frustrante
Entendimiento de la situación
Influenciará cómo los usuarios verán a la plataforma
Posibles causas
El presupuesto no cubrió el alcance del proyecto
El alcance del proyecto no fue alcanzado
El proyecto tuvo grandes retrasos
El equipo de proyecto abandonó el proyecto
La capacitación no fue exitosa
No se explicó a los usuarios qué es SharePoint y para
qué fue implementado
Explicar al cliente cómo estos temas serán abordados en este
proyecto

16. Proyecto SharePoint
El sistema actual vs SharePoint
El sistema actual es el marco de referencia para los usuarios.
Brindar esperanza
Puede haber algo mejor
Manera más óptima
Explicar qué es SharePoint y que NO
No es WebSphere, SAP EP, Vignette, Facebook, Twitter, ...
Mostrar que es posible y que no.
Demostrar en lugar de hablar acerca de funcionalidades
Pruebas de Concepto (POC)
No sobrevender SharePoint.

17. Proyecto SharePoint
El equipo de trabajo
Líder de Proyecto
Arquitecto
Consultor Infraestructura
Analista funcional
Desarrollador
Diseñados gráfico
Tester
Instructor
Administrador SharePoint
Otros equipos (AD, SQL Server, Windows, Seguridad, Antivirus...)

18. Proyecto SharePoint
Capacidades del producto
Conocimiento
Requerimientos del usuario
Soluciones
Objetivos de la organización
Organizar la información
Gestionar la colaboración
Conectar a las personas
...

19. Proyecto SharePoint
Definiendo el Alcance

20. Proyecto SharePoint
¿Qué hacemos y qué NO hacemos?
Dentro del Alcance
El trabajo que hay que realizar para implementar SharePoint,
sus servicios, y ciertas características y funciones.
Claro, conciso y sin ambigüedades
Acuerdo con el cliente
El nombre del proyecto es un buen comienzo
“Proyecto SharePoint 2010” o “Implementar SharePoint
para mejorar la colaboración en la empresa”
Actividades fuera de alcance
Administración del alcance
Clave en Proyectos SharePoint
Impacto en costos y tiempo

21. Proyecto SharePoint
Relevamiento
Mapeo a funcionalidades clave
Colaboración
Wikis, Blogs, Tareas, Social Networking, Tagging, ...
Búsqueda
Búsqueda de Personas, Social, Datos del negocio, ...
Gestión de contenidos
Workflows, Plantillas de Sitio, Políticas de retención y
auditoría, Social media, IRM,..
Business Intelligence
Excel Services, Centro de reportes, KPIs, BDC, ...
Plataforma
Columnas de sitio, Tipos de contenido, RSS, Papelera de
reciclaje, Alertas, Master Pages, ...
...
Features  ¿Standard o Enterprise?

22. Proyecto SharePoint
Priorización
Escuchar y consensuar.
Tomar nota de todo lo que desean ver.
Priorización
Crear una matriz teniendo en cuenta el costo y la
importancia del requerimiento.
Costoso e importante Costoso y menos importante
Menos costoso y más Menos costoso y menos
importante importante
Pensar en los requerimientos que no podrán ser cambiados
fácilmente durante la implementación (Autenticación,
ubicación de los servidores, idioma de instalación,
licencia…)

23. Proyecto SharePoint
No tener miedo
Sugerir un método que mejore el proceso del cliente con el uso
de SharePoint
“No lo sé”
SharePoint es un producto complejo que nos brinda muchas
funcionalidades y variantes de solución para un mismo
requerimiento
NO puedo conocer todas las funcionalidades, y cómo
aplicarlas...
“SharePoint no será capaz de...”
“SharePoint no es la herramienta que Uds. necesitan...”

24. Proyecto SharePoint
¿Quién está del otro lado?
Dos tipos de personas con las que interactuar
Negocio: provee la visión
Técnicas: provee la infraestructura
Ambos son “partes interesadas” y tomadores de decisiones
Tienen sus propios requerimientos
Necesitamos a alguien que conozca SharePoint en profundidad
Traducción de los requerimientos del negocio en
requerimientos técnicos

25. Proyecto SharePoint
¿Qué le preocupa a cada uno?
El cliente del Negocio
¿Pueden los usuarios crear sus propios sitios y distribuir
contenido fácilmente?
¿Pueden los usuarios aplicar lo que conocen del sistema
actual en SharePoint?
¿Es fácil de usar?
¿Ayudará en la automatización de los procesos de trabajo?
El cliente Técnico:
¿Cómo responderá la plataforma?
¿Cómo se administra el producto?
¿Es necesario contratar un Administrador?
¿Cuánto cuesta el software?
¿Serán necesarios más servidores si aumentan los usuarios?

26. Proyecto SharePoint
Un buen Líder de Proyecto debería...
Vender SharePoint
Casos de estudio (de éxito!)
Modelo de licenciamiento del cliente
Acercarnos a las necesidades del cliente
Planificar cuidadosamente la implementación
Educar y dar el ejemplo

27. Proyecto SharePoint
Sitio de Proyecto
En el pasado, el e-mail era la herramienta colaborativa más
usada
La información precisa ser actualizada, clasificada, y revisada por
más de una persona
SharePoint permite centralizar, compartir y gestionar todos los
aspectos del proyecto
Centraliza los documentos y comunicaciones
Se integra con herramientas de gestión existentes (Project
Professional 2010)
Permite automatizar procesos de la gestión del proyecto
(Alertas para Riesgos)
Reportes del proyecto

28. Proyectos SharePoint
Para los próximos encuentros...
Ejemplo de Proyecto: Implementando una Intranet
Armando el equipo de trabajo
Conocimientos necesarios
Roadmap de aprendizaje
Arquitectura de SharePoint
Hardware, Software, Información
Personalización de SharePoint
Cuándo desarrollar, ambiente de desarrollo
Gobierno de SharePoint
Monitoreo y mantenimiento

29. ¿Preguntas?

30. Muchas gracias!!!