Канцелярия, пожалуй, неотъемлемая составляющая российского делопроизводства. И при этом одна из самых сложных. Поэтому этой теме мы посвятили отдельный онлайн-семинар. Как правило, нагрузка по обеспечению "бумажного" документооборота и контроля исполнения поручений ложится на делопроизводственные службы организации: канцелярию, общий отдел, службу контроля исполнения документов, а также на ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. В презентации мы рассматриваем, чем отличаются два подхода ведения делопроизводства на примере российского и западного стилей управления документами. А так же, как найти золотую середину и оптимально сочетать преимущества каждого подхода, как работать с бумажными документами при разных вариантах автоматизации участников бизнес-процессов и какие есть риски бумажного делопроизводства и способы их предотвращения с помощью СЭД. Из записи семинара «С канцелярией или без? Два стиля управления в СЭД» (http://www.directum.ru/webinar/s_k%D0%B0nceljariej_ili_bez_dv%D0%B0_stilja_upr%D0%B0vlenija_v_sehd) вы сможете познакомитсья с практическим использованием ЕСМ-системы для работы служб делопроизводства. __________________________________________________________________________ Practicum DIRECTUM – ваш ECM-решебник. Это серия онлайн-семинаров (http://www.directum.ru/webinar/archive.aspx), в рамках которых эксперты сообщества DIRECTUM ежемесячно демонстрируют возможности использования ECM-технологий на практике.

1. С канцелярией или без?
Два стиля управления в СЭД
Вебинар серии Practicum DIRECTUM - ваш ЕСМ решебник

2. С канцелярией или без?
Как эффективнее организовать работу с документами -
с использованием модуля «Канцелярия» или без?

3. План
• Два стиля управления документами.
Особенности и отличия российского и западного
делопроизводства.
• Демонстрация. Два варианта работы в системе
DIRECTUM: с «Канцелярией» и без.
• Совмещенный стиль работы.
• Итоги.

4. Два стиля управления документами.
Особенности и отличия российского и
западного делопроизводства.

5. Особенности и отличия российского и
западного делопроизводства

6. Особенности и отличия российского и
западного делопроизводства

7. Особенности и отличия российского и
западного делопроизводства

8. Особенности и отличия российского и
западного делопроизводства

9. Особенности и отличия российского и
западного делопроизводства

10. C канцелярией или без?
Что такое канцелярия?

11. Что такое канцелярия?
Канцелярия - отдел, сектор в фирме, компании, учреждении,
занимающийся делопроизводством, служебной
перепиской, оформлением документации.
Канцелярия – это модуль системы DIRECTUM. Позволяет
облегчить выполнение рутинных операций по обработке
бумажных документов в соответствии с требованиями
ГСДОУ, на которых базируется традиционная российская
технология делопроизводства.

12. Функции канцелярии
Прием, обработка и регистрация документов
Распределение документов и доставка их исполнителям
Контроль за сроками исполнения документов
Формирование дел и сдача их в архив
Организация хранения и обеспечение
использования документов, хранящихся
в архиве

13. Демонстрация.
Два варианта работы в системе DIRECTUM:
с «Канцелярией» и без.
Видео демонстрации доступно на странице вебинара
С канцелярией или без? Два стиля управления в СЭД

14. Два варианта работы в системе DIRECTUM: с
«Канцелярией» и без
Российский стиль работы в DIRECTUM

15. Иванова Светлана
Денисовна
Сотрудник службы
делопроизводства

16. Регистрация и
распределение
документов
Контроль
исполнения
Формирование
дел и архивное
хранение

17. Российский стиль работы в
DIRECTUM
ДЕМОНСТРАЦИЯ
Видео доступно на странице вебинара
С канцелярией или без? Два стиля управления в СЭД

18. Схема работы с входящей
корреспонденцией
18

19. Схема работы с исходящей
корреспонденцией
19

20. Схема работы с исходящей
корреспонденцией
20

21. Российский стиль работы в
DIRECTUM
Функция С канцелярией
Регистрация
• РКК + электронный документ
• Присвоение номера в разрезе журналов регистрации
Исполнение
• Автоматизированные пользователи – задачи
• Неавтоматизированные пользователи – бумажные
поручения
• Вся информация структурируется
в справочниках модуля
Контроль
• Хранение информации
об исполнении централизованно
в справочниках модуля
Формирование дел и
хранение
• Ведение номенклатуры дел
• Быстрый доступ как к бумажному, так и к электронному
документу
• Получение различных отчетов по архивному хранению
(описи, справки и т.д.)

22. Два варианта работы в системе DIRECTUM:
с «Канцелярией» и без
Западный стиль работы в DIRECTUM

23. Огурцов Григорий
Сотрудник службы
делопроизводства небольшой
современной компании

24. Регистрация и
распределение
документов
Контроль
исполнения

25. Западный стиль работы в
DIRECTUM
ДЕМОНСТРАЦИЯ
Видео доступно на странице вебинара
С канцелярией или без? Два стиля управления в СЭД

26. Западный стиль работы в
DIRECTUM
Функция Без канцелярии
Регистрация
• Электронный документ
• Присвоение номера электронному документу (ИД)
Исполнение • Только механизм задач/заданий
Контроль
• Хранение разрознено
в задачах/заданиях
• Затруднен быстрый сбор информации об исполнении
документа
Формирование дел и
хранение
• Организация хранения только электронных документов в
структуре общих папок
• Нет связи между электронным
и бумажным документом
• Нет возможности построить стандартные отчеты по ДОУ

27. Риски отказа от канцелярии
Риск утери оригиналов документов
Риск неисполнения важных поручений
руководства или нарушения сроков исполнения
Риск несвоевременного предоставления
отчетов об исполнительской дисциплине

28. Два варианта работы в системе DIRECTUM:
с «Канцелярией» и без
Совмещенный стиль работы

29. Совмещенный стиль работы в DIRECTUM
Когда рекомендуется использовать модуль «Канцелярия»:
1.Наличие оригинала бумажного документа
Контроль местонахождения
Автоматическое формирование дел и сдача документов в архив
Упрощение формирования стандартных форм и журналов
1.Оперативный контроль за сроками исполнения документов
Вся информация по контролю стекается в РКК
Упрощение подготовки отчетности по исполнительской дисциплине
3.Официальная переписка
Быстрый поиск зарегистрированного документа по произвольным
критериям
Повышение имиджа организации
• Поиск зарегистрированных документов по произвольным критериям

30. Совмещенный стиль работы в DIRECTUM
Примеры работы без «Канцелярии»:
1.Отсутствие документа, в том числе электронного
Различные запросы (о выделении транспорта, в службу поддержки и
т.д.)
Текущая работа над проектами
Поручения руководителя
1.Отсутствие централизованного контроля исполнения
Контроль исполнения на уровне задач и заданий
• Поиск зарегистрированных документов по произвольным
критериям

31. Совмещенный стиль работы
Оптимальное сочетание работы с бумажными и
электронными документами
Снижение нагрузки на сотрудников службы
делопроизводства
Снижение рисков утери оригиналов документов
Своевременное исполнение поручений руководителя
Своевременное предоставления
отчетов об исполнительской дисциплине
Повышение скорости принятия решений

32. Стиль работы
с документами
Требования к организации
работы
Компании
Западный
• Первый руководитель и сотрудники
грамотные пользователи ПК
• Переписка с контрагентами
преимущественно в электронном виде
• Четкое разделение обязанностей
по направлениям
• Небольшие компании
• Молодые компании
• Компании с высокой
степенью автоматизации
Российский
• Первый руководитель и его
заместители не работают с ПК
• Большой объем документооборота
• Централизованный контроль
• Крупные промышленные
предприятия с низкой
степенью автоматизации
Совмещенный
• Первый руководитель и сотрудники
грамотные к пользователи ПК.
• Средний или большой объем
документооборота
• Часть переписки с контрагентами
в электронном виде
• Средние и крупные
компании с высокой
степенью автоматизации,
нацеленные на активное
организационное развитие
Стили работы с документами

33. Если у вас появились вопросы,
присылайте их на адрес webinar@directum.ru
И мы постараемся на них ответить
Вебинар серии Practicum DIRECTUM - ваш ЕСМ решебник