1.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 Kff / ALLG01.PPT / V1.0/ 31.10.2020 / 1
Workflow
Vom Mainframe ins Internet
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Save Tagung
München 20.05.1999

2.
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Grundfunktionen von Workflow
Client-Module
Server-Module
Dienste
(separat oder in
Workflow integriert)
• Lokale Komponente der Vorgangssteuerung
• Lokale Komponente des Dokumenten-Managements
• Integrierte Applikationen wie Textverarbeitung, Textbausteine,
• elektronische Vordrucke, Berechnungsmodule
• Integrierte Hostkommunikation
• View-Funktionalität
• Vorgangssteuerung
• Dokumenten-Management (Caching etc.)
• Verwaltungsdatenbank
• Protokollierung
• Wiederanlauf
• Datensicherung
• Speicherhierarchie
• Versionsmanagement
• Benutzerverwaltung
• Tools zur Konfiguration, Pflege etc.
• Scannen
• Faxeingang, Faxausgang
• OCR/ICR
• Datenbank- und Applikationskommunikation
• Elektronische Ablage und Archiv
• Drucken
03030101

3.
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Workflow-Kategorien
• Production Workflow
• Administrativer Workflow
• Ad hoc Workflow
• Collaborative / Kooperativer Workflow

4.
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Production Workflow
• Strukturierte, vordefinierbare und konsistente Prozesse
• Alle Arbeitsschritte durch Bedingungen oder Regeln
steuerbar
• Vorhersehbare Ausnahmen mit vordefinierter Behandlung
• Zeitkritische, transaktionsorientierte Prozesse,
die in großer Zahl bearbeitet werden
• Strategische Bedeutung, externer Fokus
• Datenbankbasiert
• Beispiele
• Kreditanwendungen in Banken
• Schadensabwicklung in Versicherungen
• Rechnungswesen

5.
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Workflow-Technologien
• Prozeßorientierte Systeme
Prozeßsteuerdaten und Regeln werden im Prozeßmodell
gespeichert
• Dokumentorientierte Systeme
Dokumente beinhalten Informationen über Ersteller,
Applikationen und Regeln
• Mail-orientierte Systeme
Prozeßmanagement über “Mailbox”-Funktionen
• Objektorientierte Systeme
Intelligente Objekte nicht nur für Dokumente

6.
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Nutzenpotentiale von Workflow
• Schnellerer Informationsfluß (Dokumente)
• Integration von Anwendungen
• Aktuelle und vollständige Informationen
• Schnellere Prozeßausführung, kürzere Reaktionszeiten
• Kürzere Durchlaufzeiten
• Bessere Qualität der Arbeitsergebnisse
• Effizientere Geschäftsprozesse
• Höhere Kundenzufriedenheit
• Schnellere Anpassung an Veränderungen
• Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit

7.
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Auswahlkriterien für Workflow-Produkte
• Geeignet für die Prozeßarten des Unternehmens
• Benutzerfreundlichkeit
• Flexibilität
• Kosten
• Kompatibilität mit operativen Anwendungen
• Produkt-Support verfügbar
• Verläßlichkeit, Erfahrung von Hersteller / Anbieter
• Anpaßbarkeit, Erweiterbarkeit, Zukunftssicherheit
• Skalierbarkeit
• etc.

8.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 8
Verteilter Workflow
Varianten
• Gleiche Infrastruktur an verschiedenen Orten
• Verschiedene Infrastrukturen an verschiedenen Orten
(oder in verschiedenen Abteilungen an einem Ort)
• Workflow in einem Intranet
• Nutzung von Internet/Intranet-Technologien für
unternehmensinterne Netzwerke anstelle traditioneller
WAN-Technologien
• Geschlossene Benutzergruppe
Trend
• Workflow im Internet

9.
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Internet, Intranet und Extranet
• Nutzung von Standard-Browsern
• Client-Anwendungen auf Basis von Applets
• Kommerzielle Anwendungen unter Nutzung des
Web als Transportebene
• Neuartige Suchmaschinen
• "Push"-Strategien zur gezielten Verteilung von
Informationen
• Intelligent Agents
11010104

10.
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Voraussetzungen für verteilten Workflow
in WAN- und Intranet-Umgebungen
• Workflow-System muß mehrere Datenbanken und
mehrere Workflow-Engines verwalten können
• Workflow-Tasks oder Arbeitsschritte müssen
unabhängig voneinander, ohne die Steuerung durch
eine zentrale Workflow-Engine ausgeführt werden
können
• Workflow-Clienten müssen in der Lage sein, ihre
Workflow-Tasks eigenständig zu handhaben

11.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 11
Was bedeutet WfMC?
Wf Workflow
M Management
C Coalition
Standardschnittstellen und Funktionen für Workflow
Anbieter- und Anwendervereinigung

12.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 12
Workflow Management Coalition
Standardisierung von Schnittstellen und Formaten:
• Prozeßdefinition-Tools
• Workflow-Client-Anwendungen
• Aufrufende Anwendungen
• Andere Workflow-Programme
• Administrations- und Überwachungstools

13.
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• Einheitliche Schnittstelle für verschiedene
Workflow Services
• Standards für Interoperation zwischen Produkten
verschiedener Hersteller
• Austausch von Arbeitsprozeßdefinitionen
zwischen verschiedenen Produkten
Ziele der Workflow Management Coalition

14.
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Datentypen in Workflow-Systemen
Workflow-Enactment-Service
Workflow Prozeßsteuerdaten
Workflow Prozeßdefinition
Applikationen und
IT Tools
Applikations-
daten
Tool zur Prozeßdefinition
Prozeßdesign &
Definition
Prozeßausführung
Prozeßausführung Benutzer
Prozeßänderungen
Workflowrelevante
Daten

15.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 15
Funktionen in Workflow-Systemen
Workflow
Definition &
Simulation
Workflow
Engine
Workflow
Status &
Statistiken
Workflow
Applikationen
Workflow
Services
Workflow Design Workflow Ausführung Workflow Monitoring

16.
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Herkömmliche Vorgangsbearbeitung
Beispiel: Hardware-Beschaffung
EDV-
Abteilung
Controlling Controlling-
Verantwortl.
Einkauf Abteilungs-
leiter
Geschäfts-
führer
festgestellter
Bedarf
prüfen
genehmigen
Bestellung
Vorschlag
prüfen
genehmigen
genehmigen
1
2
3 4
6
7
8
9
Entscheidung
J
N
5

17.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 17
Heutige Segmentierung des Workflow-Marktes
11 %
49 %
40 %
Prozeß-
orientiert
Mail-/Message-
orientiert
Dokument-
orientiert
Quelle: Delphi

18.
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Workflow Trends
• Anbieter von Design-Tools ergänzen ihre Produkte um
Workflow-Engines
• Workflow-Hersteller bieten reine Workflow-Engines und
Toolboxen zur Integration in Anwendungen an
• Komplette Softwarepakete einschließlich Archivierung,
Dokumenten-Management, Groupware und Workflow
• Integration von Workflow-Funktionen in kommerzielle
Anwendungen
• Workflow-Funktionen und Tools für Groupware- und
E-Mail-Systeme
• "Low-Cost"-Workflow wird Teil von Office-Paketen
• Zusammenwachsen der verschiedenen Dokumenten-
Management-Technologien

19.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 19
Work
item
Work
item
Work
item
Work
item
ActivityActivityActivity
Workflow - Definition
Prozeß
Aktivität
Task Task Task Task
Dokumente, Daten, Informationen
Work
Item
Work
Item
Work
Item
Work
Item
• Automatisierung und
Management von
Geschäftsprozessen
• Koordination, Steuerung und
Überwachung von Arbeits-
abläufen und Aufgaben
• Bereitstellung und
Kombination aller
notwendigen
Informationen

20.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 20
Quelle: Imaging Magazine 7/94
Workflow - Entwicklungsaufwand
Komplexität
und
Ausnahmen-
handhabung
Wissensbasierter
Workflow
„Off-the-shelf“-
Basissysteme mit
Datenbankeditor
Objektorientierte
Workflow-Tools
Programmierbare
Workflow-Tools (Skriptsprachen)
Zeit-/Kostenverhältnis der Entwicklung

21.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 21
Workflow und Business Process Reengineering
Erst BPR, dann Implementierung eines Workflow-Systems
oder
Implementierung eines Workflow-Systems und dann
• Ableiten von Informationen über Prozesse, Engpässe
etc.
• und schrittweise Verbesserung der Geschäftsprozesse

22.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 22
Workflow und Groupware
System
Benutzer
Produktivität
Zielrichtung der
Anwendung
Workflow
(Production Workflow)
Groupware
(Collaborative Workflow)
Aktiv
Passiv
Geschäftsprozesse
"Critical Mission"
Anwendungen
Passiv
Aktiv
Endbenutzer
Infrastruktur
Kontrolle System-/Regelgesteuert Benutzergesteuert
Prozesse
Informations-
einheiten
Strukturiert
Strukturiert
Unstrukturiert
Unstrukturiert
Imaging Wichtig Eher unwichtig

23.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 23
Workflow-Ausführung 1
• Prozeßinitialisierung
• Zusammenstellen von Prozessen
• Beenden von Prozessen
• Verwaltung des Arbeitsvorrates und Zuweisung von
Arbeitsschritten
• Zugriff auf Vorgänge und Dokumente
• Weiterleiten und Umleiten von Vorgängen, Dokumenten
• Anzeige von Vorgängen und Dokumenten
• Start und Steuerung von Anwendungen
• Wiedervorlage
• Ausnahmenhandhabung
• Prüfungen, Genehmigungen
• Notizen

24.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 24
Workflow-Markt
• Voraussichtliches Wachstum von 65% p.a.
GiGa (BIS Strategic Decisions)
• Marktvolumen $ 1.3 Billion in 1996
Delphi
• Marktvolumen $ 7 Billion in 5 Jahren
OVUM
03090103

25.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 25
Workflow-Ausführung II
• Imaging
• Dokumentenerfassung / -erstellung
• Indizierung von Dokumenten, Prozessen, Vorgängen
• Zusammenführen von Vorgängen und Dokumenten
• Posteingang und -ausgang
• Ablage und Archivierung
• Fax-Integration
• Formatierung
• Sortieren
• Retrieval
• Online-Hilfe
• etc.
03030105

26.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 26
Workflow-Design: Animation und Simulation
• Prozeßanimation zum Test des Modells
• Simulation von Alternativen
• Visualisierung des Arbeitsflusses
• Optimierung von Ressourcenverbrauch und
Laufzeitverhalten
• Generierung von Schulungs- und
Unterweisungssystemen
03030103

27.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 27
Workflow-Design: Prozeßdefinition
• Definition von Prozessen, Vorgängen, Arbeitsschritten
• Definition von Abläufen, Regeln und Rollen
• Definition des Datenmodells
• Sequentielle, parallele und selektive Tätigkeiten
• Wiederholen von Tätigkeiten
• Zuordnung von Dokumenten, Daten, Anwendungen
• Definition von Trigger-Mechanismen für Prozesse, Tasks
• Ausnahmenhandhabung
• Koordination von Rollen und übergeordneter
Benutzerverwaltung
• Formulardesign
• Dokumentation
03030102

28.
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 28
Workflow-Monitoring und Administration
• Performance-Monitoring
• Auslastungskontrolle
• Audit Trail
• Protokollierung von Aktivitäten, Wartezeiten,
Statusänderungen, Routing etc.
• Reports
• Auswertungen
• Vermeidung von Engpässen
• Daten für Prozeßverbesserungen
• Restart, Recovery
03030106

29.
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"Enabling" von Anwendungen
• Integration von Dokumenten-Management-
Funktionalitäten in vorhandene Lösungen und
bestehende Benutzeroberflächen
• Kontrolle durch die vorhandene Anwendung
• Nutzung spezialisierter Engines in kommerziellen
Anwendungen
• Integration im Office-Umfeld
01020201

30.
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Entwicklung der Internet und Intranet-
installationen (Schätzung, weltweit)
500.000
1.000.000
1.500.000
2.000.000
2.500.000
3.000.000
3.500.000
1995 1996 1997 1998 1999
Internet
Intranet
11010103

31.
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Warum das Web benutzen
• Ermöglicht den Zugang zu Verbrauchern,
Verkäufern, Overseas Büros etc.
• Das Internet wird zum weltweiten WAN
• Billiger oder kostenfreier Viewer
• "Cross-Platform"-Kompatibilität
• Ermöglicht kostengünstige weltweite
Informationsverteilung
11010107

32.
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• Verbindungsgeschwindigkeit (Modem, ISDN)
• Übertragungsbandbreite
• Layoutkontrolle bei Verwendung von HTML
Die Vorteile überragen bei weitem die
Probleme!
Grenzen des Webs
11010108

33.
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World Wide Web (WWW)
Weltweite "Hypermedia"
• 1992 Herausgegeben durch CERN
• Herbst 1993 Veröffentlichung von MOSAIC durch NCSA
• 1994 Take Off des Webs
• Oktober 1994 Veröffentlichung von Netscape
HTML und GIF als Dokumenten- und
Grafikstandards
• Ende 1995 Java
Microsoft und andere ziehen nach
• 1996 "Major Trend in IT"
• 1997 XML als neuer Dokumentenstandard am
Horizont
11010106