20141105 DTIPolska - Przyczajony tygrys ukryty smok_LESSONS_LEARNED

Danish Technological Institute Polska Sp. z o.o.
ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | dti@dtipolska.com.pl | T +48 22 642 58 72 | F +48 22 642 58 73
Przyczajony tygrys, ukryty smok - czyli
o lessons learned w projektach.
Warszawa, 6 listopada 2014

278 odpowiedzi
od osób pracujących projektowo
w ciągu 3 dni
26-29 października 2014 roku.
Wysłaliśmy zaproszenie do badania bezpośrednio do osób pracujących projektowo.
Poprosiliśmy o pomoc w dystrybucji ankiety: IPMA Polska, Zarządzanie Projektami. Magazyn., 4pm.pl.

60,8 % osób deklaruje, że w ich organizacji pracuje się zgodnie z metodykami
zarządzania projektami.
25% badanych przyznało, że zarządzanie lessons learned w ich organizacji jest
całkowicie lub częściowo sformalizowane.
87,3 % osób przyznało, że w ich organizacji nie ma systemu motywacyjnego
związanego z zarządzaniem LL.
Lessons learned to, o dziwo, więcej dobrych praktyk:
90,3%
71,2%
Dobre
praktyki
Negatywne
dośw
Przepytaliśmy tylko tych, którzy pracują
projektowo i wykorzystują doświadczenia
z poprzednich projektów.
Wielokrotny wybór

Identyfikacja
Rozpowszech
-nianie
Dokumento-wanie
Kodowanie
i
segmentacja
Przestrzeń
istnienia
Wiedza w
organizacji
Badanie skonstruowaliśmy
w oparciu o podstawowy
model zarządzania lessons
learned wg dr Rosiny Weber.
Źródło: Mark White and Alison Cohan, „A Guide to Capturing Lessons Learned”

Rozpowszech-nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie
i segmentacja
Przestrzeń
istnienia
Wiedza w
organizacji
Kto?
Zwykle to kierownik projektu i członkowie zespołów
projektowych biorą udział w identyfikowaniu LL. [83,8%]
Bywa, że jest w to zaangażowany przełożony lub sponsor.
Jak?
LL wychodzą na jaw podczas rozmów bezpośrednich [67%]
lub podczas dyskusji w grupie [59,4%].
Zdarza się wysyłanie zapytania e-mailem do członków zespołu projektowego.
Kiedy?
Na końcu projektu [49,5%] albo w momencie wystąpienia
zdarzenia, które postrzegane jest jako LL [41,5%].
Bywa, że poszukuje się doświadczeń jeszcze na etapie analizy ryzyk na początku
projektu.
Identyfikacja

ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | dti@dtipolska.com.pl | T +48 22 642 58 72 6 | F +48 22 642 58 73
Rozpowszech-nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie
i segmentacja
Przestrzeń
istnienia
Wiedza w
organizacji
Jak gromadzi się LL?
LL najczęściej pozostają w pamięci osób pracujących przy
projekcie [58,9%], a dystrybuowane są w reakcji na konkretne
zapytanie [45,5%].
Jeśli się je spisuje, to w dokumentach w folderze danego projektu, ewentualnie na
dyskach sieciowych lub osobistych folderach członków zespołów projektowych.
Zdarza się, że dokumenty są umieszczane w chmurze.
Wyszukiwarki w bazach wiedzy i systemy do zarządzania projektami są rzadko
wykorzystywane do przechowywania LL.
Dokumentowanie

Rozpowszech-nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie
i segmentacja
Przestrzeń
istnienia
Wiedza w
organizacji
Czego dotyczą LL?
Dominuje wiedza na temat współpracy z partnerami
i podwykonawcami [57,9%], zakresu projektu [55,3%],
jakości rezultatu projektu [56%], harmonogramowania
[46,5%] i zarządzania ryzykiem [45,1%].
W mniejszym stopniu kosztorysowania, zasobów ludzkich i kompetencji miękkich.
Jak się je segmentuje?
Nie ma na to jednoznacznego rozwiązania [70,5%].
Jeśli LL są kategoryzowane, to zgodnie z obszarem występowania danego
doświadczenia [21%], a w mniejszym stopniu według specyfiki projektu [13%].
Kodowanie i segmentacja

Rozpowszech-nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie
i segmentacja
Przestrzeń
istnienia
Wiedza w
organizacji
Kto ma dostęp do zgromadzonych LL?
78,4% respondentów uważa, że wszyscy członkowie zespołów
projektowych mają dostęp do LL.
Czy sięgają do zgromadzonych LL?
60,7% tak, ale gdy pojawia się problem, na który można znaleźć
odpowiedź.
16% badanych sprawdza poprzednie doświadczenia w momencie
rozpoczynania projektu.
Czy znajdują pomoc w dostępnych LL?
W skali od 1-zdecydowanie nie, do 6-zdecydowanie tak
Przestrzeń istnienia
5,8
11,9
23,4
31,7
19,8
6,5
1 2 3 4 5 6

ul. Wiertnicza 165 | 02-952 Warszawa | www.dtipolska.com.pl | dti@dtipolska.com.pl | T +48 22 642 58 72 9 | F +48 22 642 58 73
Rozpowszech-nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie
i segmentacja
Przestrzeń
istnienia
Wiedza w
organizacji
Co dzieje się z LL po zakończeniu projektu?
68% badanych deklaruje, że nadal LL pozostają w pamięci
osób pracujących przy projekcie.
W mniejszym stopniu służą jako podstawa wdrożeń, mających poprawić
pracę przy kolejnych projektach [30,2%]. Te zgromadzone mogą znaleźć
się w ogólnodostępnej bazie lub prezentowane na forum
współpracowników.
61,1% równocześnie przyznaje, że często występujące
podobne doświadczenia są impulsem do wprowadzenia zmian
w procedurach wewnętrznych organizacji.
Rozpowszechnianie

47,1%
67,3%
62,1% 60,3%
0,7%
Identyfikacja Gromadzenie Udostępnianie Wdrażanie inne
Gdzie jest problem
w zarządzaniu LL?

1. Lepiej jest dzielić się wiedzą na
bieżąco...
...ponieważ ludzie preferują kontakt bezpośredni.
Poza tym, w pracy nie ma czasu na biurokrację.
2. Potrzebna przestrzeń i narzędzia
Badani oczekują wdrożenia użytecznych rozwiązań, które pomogą im
w zarządzaniu lessons learned [formalnych i nieformalnych].
3. Potrzebne wsparcie z góry…
… czyli budowanie kultury dzielenia się wiedzą poprzez motywowanie
[dobry przykład, docenienie na forum, bonusy, wsparcie w rozwoju].
4. Budowanie własnej marki
Ludzie często traktują doświadczenie w projektach jako osobistą przewagę
konkurencyjną. Poza tym, wolą ukrywać niepowodzenia.
Dlaczego LL funkcjonują nieformalnie?

1. Jasny system zarządzania LL
i centralna baza wiedzy
System, który umożliwi gromadzenie i tagowanie informacji z funkcją
wyszukiwarki. System powinien zawierać szablony dokumentów
[np.: aktualne kosztorysy uwzględniające LL]
2 . Motywowanie do wymiany doświadczeń przez
kadrę zarządczą
Podkreślanie znaczenia wiedzy w organizacji w budowaniu przewagi
konkurencyjnej, kreowanie kultury opartej na współpracy,
włączenie LL w system motywacyjny.
3. Kontakt bezpośredni i prezentacje
Badani uważają, że częste spotkania i wspólne dyskusje na temat pojawiających
się trudności to skuteczna forma wymiany doświadczeń [o ile wnioski z takich
spotkań będą systematycznie dokumentowane, tagowane i ogólnodostępne].
Co wg badanych może zadziałać?

Lessons learned w organizacji to
przyczajony tygrys i… ukryty smok.

Kultura
Organizacji
Rozpowszech
- nianie
Identyfikacja
Dokumento-wanie
Kodowanie
i
segmentacja
Przestrzeń
istnienia
Wiedza w
organizacji

Kto udzielił nam odpowiedzi?
0-5 lat
22%
5-10 lat
31%
10-20
lat
35%
Ponad
20 lat
12%
Doświadczenie zawodowe
IT - Rozwój oprogramowania
Doradztwo/Konsulting
Edukacja/Szkolenia
Badania i rozwój
Sektor publiczny
Finanse/Ekonomia
Przemysł
Budownictwo
Produkcja
IT- Administracja
Sprzedaż/Handel
Telekomunikacja
Szkolnictwo wyższe
Pozostałe
K
M 45%
55%
Nie
Tak 43%
57%
Certyfikacja ZP
Płeć
Branże

RAPORT WKRÓTCE!
Realizacja badania
Małgorzata Kozioł
Wsparcie: Olga Gałek
Zespół DTI Polska
Zapraszamy
do dyskusji
dziękuję
Marcin Opas
marcin_opas@dtipolska.com.pl
Foto: „Przyczajony tygrys, ukryty smok” - Filmweb

20141105 DTIPolska - Przyczajony tygrys ukryty smok_LESSONS_LEARNED

Recommended

Recommended

More Related Content

Featured

Featured (20)

20141105 DTIPolska - Przyczajony tygrys ukryty smok_LESSONS_LEARNED