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El acta

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El acta es un documento que certifica y registra todo lo que ha acontecido o aquello que se ha pactado durante una reunión

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El acta

  1. 1. Universidad Central del Ecuador Facultad de Filosofía Letras y Ciencias de la Educación Carrera de Pedagogía de las Ciencias Experimentales, Química y Biología Lenguaje, Comunicación y Narrativa Anthony Granillo Marlith Sánchez María Herrera Dayana Lalangui Mauricio Viteri Primer semestre “B”
  2. 2. EL ACTA El acta es un documento que certifica y registra todo lo que ha acontecido o aquello que se ha pactado durante una reunión, sea esta de la índole que sea. Hay organizaciones que se refieren al acta como “minuta”, pero en realidad esa es una adaptación del término “minutes”, el cual significa acta en inglés. El término correcto en español es “acta” podemos dividir el acta en tres partes: introducción, contenido y cierre.
  3. 3. EL ACTA COMO DOCUMENTO DE UNA REUNIÓN O ASAMBLEA Es un recuento histórico de lo que sucedió y se determinó en ese evento. Ese recuento se da desde la perspectiva del secretario(a). Es decir, como oficial encargado de llevar el acta, esta reflejará su observación. Esto no quiere decir que el acta incluirá sus opiniones o preferencias pues, aunque cada persona tiene su estilo, el documento debe ser escrito de la manera más objetiva posible. Las actas de reunión nos permiten dar fe de lo acordado, afirmando la autenticidad de un hecho o de lo dicho por los asistentes. Muchas veces se considera que no es necesaria por la informalidad de la reunión, pero hay que pensar en un acta como un modo de registro de la información. (Raider,2018)
  4. 4. La redacción de actas en las reuniones  El trabajo importante para redactar el acta es poder tomar notas de manera correcta y rápida a medida que va desarrollándose la reunión  La taquigrafía es una de las técnicas que será de gran ayuda  Taquigrafía, es la disciplina que, apelando a abreviaturas, caracteres y signos, busca que la escritura pueda ser tan rápida como el habla.
  5. 5. El acta comienza anotando los datos de la propia reunión:  Numeración del acta y título del documento según suele hacerse en cada compañía.  Lugar  Día y hora (anotadas con letras y no con números)  Asistentes, indicando expresamente quién preside la reunión. En determinadas reuniones de carácter interno, no es necesario, por ejemplo, consignar os cargos de los intervinientes, pero sí lo será en reuniones más formales o con asistentes externos. Si hay personas ausentes que fueron convocadas, también debe hacerse constar.  A continuación se ha de indicar el motivo de la reunión y el orden del día de la misma.  Continuamos con el cuerpo del acta, donde se consignará el debate sobre el asunto que motiva la reunión, por orden de intervención de quienes realizan las aportaciones.  Cerramos con los acuerdos que se hayan adoptado si es procedente.  Cierre del acta: normalmente con una fórmula final predeterminada: “El presidente/la presidenta levanta la sesión, y como secretario/a extiendo este acta…”  Se realiza la firma del acta por parte de la persona que preside reunión y la de la persona que actúa como secretario/a de la misma.  Se incluyen los anexos correspondientes, numerando los documentos que se adjuntan.  Por último, en caso de que haya una convocatoria de una próxima reunión, se señala lugar fecha y hora de la misma.
  6. 6.  El tiempo verbal de redacción es el presente de indicativo, ya que se levanta acta de lo que acaece en este mismo momento.  Debe procurar utilizarse un lenguaje preciso, sin opinión personal o expresiones del tipo: pienso, creo…  Debe consignarse información veraz: recordemos que se levanta acta de lo que acontece.  Una vez finalizada la reunión, lo más efectivo es ponerse a redactar el acta cuanto antes, de esta manera la información se la tendrá mucho más reciente, y se la acabara de mejor manera y con menos esfuerzo. Si además se la distribuye a los interesados en un breve lapso de tiempo desde que terminó la reunión, se ayudará a que todos los integrantes puedan tener la información cuanto antes y se dará una muy buena imagen profesional de tu labor. (Fernández, 2017)
  7. 7. Estructura general de un acta Realización de un acta no se conoce una forma estandarizada de realización La persona que la realice , debe tener todo un horizonte de libertad para ser creativo, siempre y cuando no incurra en los errores Exceso de detalles Omisión de puntos fundamentales, que posteriormente se requieran para constancias o reclamos
  8. 8. Título: El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo. Este título se escribe así: ACTA DE SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o también ACTA DE SESIÓN DEL 27.05.2012. Introducción: es una fórmula de apertura que comprende :lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presidente y de secretario.
  9. 9. Texto: Éstas deben contener solamente la siguiente información; los asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados. Cierre de Acta: indica que la sesión ha terminado y señala la hora en la cual concluye este acto. Firmas de los que aceptan el acta: las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes por sólo el presidente y el secretario.
  10. 10. PARTES DE UN ACTA DE SESIÓN Las partes de un acta de sesión son: Título Introducción Texto Cierre del acta Firma de quienes aprueban el acta Redacción del acta de sesión ordinaria
  11. 11. TÍTULO El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo. Este título se escribe así: • ACTA DE SESIÓN DEL 24 DE JUNIO DE 2019, o • ACTA DE SESIÓN DEL 24.06.2019. Sin embargo, en los últimos años, muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma correlativa anual, con la indicación de la fecha en la que se llevan a cabo. • Por ejemplo: ACTA DE SESIÓN Nº 01-2019 DE FECHA 24.06.2019.
  12. 12. INTRODUCCIÓN La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende: lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actúan de presiente y de secretario, si los que concurren son muchos, solo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrón respectivo, y en su caso, los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatorias.
  13. 13. TEXTO  Las actas tradicionales hacen un relata minucioso de todo lo que acontece en la sesión; contienen todas las intervenciones de los asistentes, sin establecer ninguna distinción entre ellas. Este tipo de actas resultan extensas y complicadas. Las nuevas disposiciones legales acerca de la redacción de las actas de sesiones consideran que éstas deben contener solamente la siguiente información: Los asuntos tratados en la sesión La forma y el resultado de las votaciones en cada caso Los acuerdos adoptados
  14. 14. CIERRE DEL ACTA Es una fórmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesión ha terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto, por ejemplo: “No habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m. se dio levantada la sesión”.
  15. 15. FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA  Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas según: Por todos los asistentes, Por solo el presidente y el secretario, Por una comisión elegida para tal fin
  16. 16. REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o período fijado en las normas internas de cada institución, pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses .La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesión que se ha tratado en temas anteriores.
  17. 17. EJEMPLO

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