Arquivologia MPU

Ministério Público da União
Técnico
Arquivologia
Prof.: Ana Paula Abruzzi

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DOCUMENTAÇÃO
Conceito
Documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção,
sistematização, distribuição e utilização de documentos. Em seu conceito mais amplo,
documentação envolve todas as técnicas de controle de informações, análise da
produção bibliográfica, mecanização das informações, reprodução de documentos,
controle e produção de traduções, trabalhos de referência em todas suas formas,
publicação e divulgação de informações.
A legislação arquivística nacional, através da Lei nº 8.159/1991, define gestão de
documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às
atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.
Importância
Devido ao desenvolvimento e crescimento de vários setores tanto nos órgãos
públicos como nas empresas é necessário cada vez mais estabelecer serviços
especializados com o objetivo de facilitar a obtenção e localização de informações e
dados atualizados.
Natureza
A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, conforme sua
organização, utilização e finalidade.
A documentação apresenta natureza comercial quando é, principalmente,
organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais.
A natureza científica da documentação está presente quando o objetivo principal é
o de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o
lucro.
A documentação assume natureza oficial quando sua organização e utilização têm
por finalidade auxiliar e assessorar a Administração Pública, atual e futura,
pressupondo a coleta e classificação de documentos oficiais, como, por exemplo: Leis,
Leis complementares, Decretos, Tratados, Convênios, Convenções, Portarias,
Resoluções e demais atos normativos próprios da Administração, Federal, Estadual ou
Municipal.
Finalidade
A documentação tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que
o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização,
proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia. Procura, também,
facilitar o acesso e a obtenção de dados atualizados de modo que ofereça melhor
rendimentos dos estudos e trabalhos. Numa abordagem restrita, a finalidade da
documentação, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de
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como é utilizada. Assim, quando elaborada e usada nas empresas, tem finalidade
comercial. A documentação oficial, por sua vez, tem por objetivo auxiliar e assessorar a
Administração Pública em todos os níveis: federal, estadual e municipal. Na
documentação de natureza científica ou didática, a finalidade é a obtenção de dados
para a realização de pesquisa técnica-científica ou pedagógica. Sem dúvida, porém a
principal finalidade é a de auxiliar e influir, direta ou indiretamente, na tomada de
decisão pelo administrador de empresa, ou pela autoridade pública, ou pelo
pesquisador.
Características
No passado, a documentação era tipicamente estática, já que significava uma
coletânea de dados históricos, de papéis e documentos à disposição de poucos, ou
funcionava apenas como simples arquivo. Nos dias atuais, porém, a documentação
assume uma característica predominantemente dinâmica, que a impulsiona a alcançar
com amis rapidez e eficácia sua principal finalidade, pois, atendendo de imediato às
inúmeras exigências da pesquisa, levantamento de dados e informações, direta ou
indiretamente, auxilia e influi na tomada de decisões.
Fases do processo de documentação
A documentação é basicamente dinâmica. Nos dias de hoje, perdeu seu caráter
estático de simples arquivo e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio ao
estudo, à pesquisa, ao planejamento e à tomada de decisão.
O processo de documentação desenvolve-se em três fases principais: recolhimento,
leitura e classificação.
Recolhimento: para constituir um serviço de documentação, exige-se senso de
julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, além de discernimento para
recolher o que é útil, imparcialidade na seleção de documentos.
Leitura: a leitura é fundamental, pois somente com base nela poderá tomar
qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação do documento.
Classificação: a classificação deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo
tempo, antecipar sua utilidade prática.
Classificação
Com o surpreendente aumento do número de bibliotecas e arquivos através dos
anos e em todas as partes do mundo, ficou provado ser mais conveniente a utilização
de sistemas padronizados e aceitos internacionalmente do que criar e construir um
sistema próprio de classificação.


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A classificação mais famosa e difundida é a de Melvil Dewey, que publicou sua
“Classificação Decimal” em 1876. O Plano de Dewey divide os ramos do conhecimento
em 10 grupos, que são, por sua vez, subdivididos inúmeras vezes, a fim de que
possam proporcionar grupos específicos de assuntos. Cada subdivisão recebe um
número decimal, daí o nome de Sistema. Esse número é usado nas lombadas dos
livros e nas fichas catalográficas para facilitar a localização.
Organizar documentos na empresa é uma atividade de grande importância,
principalmente quando for simples, dinâmica e eficiente.
A classificação representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes,
que designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas ou de pessoas. Os
procedimentos utilizados para a catalogação baseiam-se na semelhança do conteúdo das
palavras dos documentos.
De modo geral, determina-se que certos documentos
pertencem à mesma classe se forem semelhantes entre si, dependendo das palavras que
têm em comum. Pode-se, portanto, dizer que a classificação procura dar ordem aos
documentos que se encontram desordenados.
Levando em consideração que a organização de documentos mais comumente se
baseia em nome, assunto, origem, destino, ordem cronológica e local, os principais
sistemas de classificação são:
 Alfabético;
 Numérico;
 Alfanumérico;
 Assunto em ordem alfabética;
 Assunto em ordem de codificação;
 Cronológico;
 Origem ou destino em ordem alfabética;
 Origem ou destino em ordem de codificação;
 Geográfico;
 Natureza do documento.

Alfabético: é o sistema mis simples e mais utilizado. Os
ordenados por nome, assunto, origem, destino ou por local.

documentos podem ser

Numérico: esse método classifica os documentos pela ordem de entrada, sem considera
sua ordem alfabética. Ignora qualquer outro tipo de planejamento. O sistema, para
funcionar a contento, exigia antigamente organização de dois índices, preferencialmente
em fichas. Num deles, as fichas eram dispostas em ordem alfabética, e no outro de acordo
com a ordem numérica que o documento recebia ao dar-se entrada dele no fichário.
Modernamente, tudo isso pode ser arquivado eletronicamente em disquetes. Esse sistema
é também chamado de cronológico, pois a classificação vai-se desenvolvendo
numericamente, conforme a entrada de novos documentos. A única exceção ocorre

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quando se aproveita algum número baixo que ficou vago devido ao cancelamento do
documento antigo, ou invasivo, ou em desuso. O sistema é realmente econômico, não
pressupões qualquer planejamento, porém sua utilização é morosa, já que exige a
consulta prévia a um ou aos dois índices.
Alfanumérico: esse sistema procura aproveitar as vantagens dos sistemas alfabético e
numérico.
Assunto em ordem alfabética: esse sistema é uma derivação do sistema alfabético e já
foi analisado.
Assunto em ordem de codificação: esse sistema pressupõe a organização de um
índice. Assim, por exemplo:
1. Pedidos – A
2. Contratos – B
3. Correspondência – C
4. Catálogos – D
5. Reclamações – E
Naturalmente, a organização do índice, dos assuntos e dos catálogos correspondentes
não obedece a nenhum outro critério que não seja o de facilitar o trabalho. A principal
vantagem do sistema é que ele dificulta o acesso aos documentos, pois há necessidade de
consultar previamente o índice. Uma carta em que se faz um pedido de mercadorias será
classificada em A e poderá receber um número que significa uma ordem de chegada.
Cronológico: o sistema é também conhecido como numérico.
Origem ou destino em ordem alfabética: esse sistema deriva do sistema
alfabético, e já foi analisado.
Origem ou destino em ordem de codificação: sistema semelhante ao assunto em
ordem de codificação.
Geográfico: os documentos são classificados conforme divisão geográfica
previamente estabelecida. Assim, o critério será determinado pela própria empresa,
não havendo uma regra uniforme para todos os casos. É claro que uma empresa
dedicada principalmente à exportação de seus produtos precisará de uma classificação
que inclua os países importadores. Outra que esteja voltada para o mercado interno,
com relações e negócios em todos os Estados da federação, deverá possuir
classificação por estados, por cidades, talvez por regiões. Outra empresa, menor e com
negócios apenas em um outro Estado, sem dúvida terá classificação por Estados,

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cidades, mas dificilmente por região. No caso de uma empresa com grande atividade
numa cidade, é provável que ela tenha classificação por distrito, por zona, por bairro.
Natureza do documento: esse sistema é bastante parecido com o de assunto em
ordem de codificação. Por natureza do documento entende-se distinguir documentos,
como, por exemplo, um contrato, um traslado, uma certidão, um ofício, um
requerimento, um relatório, uma vistoria, um certificado, até mesmo uma carta.
Todos os sistemas são bons e proporcionam vantagens e desvantagens. A escolha
de qualquer deles depende fundamentalmente do tipo de atividade, do porto e dos
objetivos da empresa, assim como da frequência, da utilização e do sigilo dos
documentos.

ARQUIVO
O documento, por si só, não pode ser encarado como um entrave ao correto
desempenho da administração pública, por isso sua guarda e eliminação devem seguir
critérios para evitar o aniquilamento de nossa memória nacional, por isso a importância do
arquivo nas instituições.
Importância
A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição Federal, em seus
arts. 215 e 216, determina:
Artigos n° 215 e 216 da Constituição Federal
CAPÍTULO III
Da Educação, da Cultura e do Desporto
SEÇÃO II
Da Cultura
Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura
nacional, e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais.
§ 1.º O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, indígenas e afro-brasileiras, e das de
outros grupos participantes do processo civilizatório nacional.
§ 2.º A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta significação para os diferentes segmentos
étnicos nacionais


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Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados
individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes
grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
I - as formas de expressão;
II - os modos de criar, fazer e viver;
III - as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artísticoculturais;
V - os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico,
ecológico e científico.
§ 1.º O poder público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural
brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas
de acautelamento e preservação.
§ 2.º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as
providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
§ 3.º A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais.
§ 4.º Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei.
§ 5.º Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos
quilombos.

No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi criado em 1836.
No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada principalmente
por seu valor histórico, Após a segunda Guerra Mundial, começaram a aparecer as
primeiras preocupações comum a nova concepção arquivística, em que o documento
perdia seu exclusivo enfoque histórico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a
racionalização da informação, a eficiência administrativa e a finalidade prática na toma da
de decisões.
Organização
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione de:
- Segurança
- Precisão
- Simplicidade
- Flexibilidade
- Acesso


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O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa também uma fonte
inesgotável de informações, que pretende atender a todos e a todas as questões.
Conceitos fundamentais de arquivologia
Vamos começar diferenciando os acervos de ARQUIVO, Biblioteca e Museu:
Origem/função

ARQUIVO
Documentos produzidos e
conservados com objetivos
funcionais

Aquisição
custódia

ou Os documentos não são
objeto de coleção; provêm
tão só das atividades públicas
ou
privadas.
Ou
os
documentos são produzidos
num único exemplar ou em
limitado número de cópias.
Há uma significação orgânica
entre os documentos.

Método
avaliação

de Preserva-se a documentação
referente a uma atividade,
como um conjunto, e não
como unidades isoladas.
Os julgamentos são finais e
irrevogáveis.
A documentação não raro
existe em via única.

Biblioteca
Documentos
produzidos
e
conservados
com
objetivos culturais
e/ou de pesquisa
Os documentos são
colecionados de fontes
diversas,
adquiridos
por compra, doação ou
permuta.

Museu
Documentos
produzidos
e
conservados
com
objetivos culturais.

Aplica-se a unidades
isoladas.
O julgamento não tem
caráter irrevogável.
O julgamento envolver
questões
de
conveniência, e não de
preservação.

Finalidade
de
conservar, estudar e
colocar à disposição
do público.

Os documentos são
colecionados
de
fontes
diversas,
adquiridos
por
compra, doação.

Método
de Estabelece
classificação Utiliza
métodos
classificação
específica
para
cada predeterminados.
instituição, ditada pelas suas Exige conhecimento do
particularidades.
sistema, do conteúdo e
Exige
conhecimento
da da significação dos
relação entre as unidades, a documentos
a
organização
e
o classificar.
funcionamento dos órgãos.
Métodos
Aplica-se a conjuntos de Aplica-se a unidades Aplica-se a conjuntos
descritivo
documentos.
discriminadas.
Os e unidades de peças e
As séries (órgãos e suas documentos (anuários, objetos
de
valor
subdivisões,
atividades periódicos, etc.) são cultural
(escultura
funcionais
ou
grupos unidades isoladas para exclusiva, coleção de
documentais
da
mesma catalogação.
quadros)
espécie) são considerados
unidades
para
fins
de
descrição.
Tabela adaptada: REIS, J.T.L. Arquivologia facilitada, Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

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Concluindo: os acervos das bibliotecas e museus são essencialmente culturais, o arquivo
até poderá ter caráter cultural, mas isso ocorrerá após transcorrer um tempo, pois alguns
documentos do arquivo poderão ser considerados posteriormente como parte da memória
da organização.

Conceito de ARQUIVO
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e
preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na
constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no
cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação.
A Lei nº 8.159/91 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e
é uma fonte primária para os estudos de arquivologia para concurso público.
De acordo com artigo 2º da Lei 8.159/91:

Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido as funções
naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar
registrados em diversos suportes informacionais.
CONCEITOS
ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública
ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da
natureza do suporte.
ARQUIVO CENTRAL: arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos
aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do
armazenamento. Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a expressão designa o
arquivo nacional.
Dicionário de terminologia Arquivística, 2005


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PRINCÍPIOS DE ARQUIVOLOGIA
Os princípios teóricos-metodológicos da terias arquivística podem ser definidos em
cinco:
1 – Proveniência: os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos,
de modo a respeitar a origem dos documentos, e não podem ser misturados a outros
fundos.
2 – Organicidade: reflete a estrutura, as funções e as atividades da entidade
produtora, em suas relações internas e externas.
3 – Indivisibilidade: determina que os fundos arquivísticos devem ser
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou
não autorizados.
4 – Unicidade: conservam o caráter único em função do contexto em que foram
produzidos.
5 – Cumulatividade: os arquivos constituem uma formação progressiva e natural
decorrente das funções e atividades de um organismo.
FUNDO: conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.
Dicionário de terminologia Arquivística, 2005

FUNDO FECHADO
FUNDO ABERTO
Quando o órgão gerador da documentação não Quando o organismo produtor e acumulador da
mais produz ou acumula documentos em virtude documentação ainda se encontra em atividade,
geralmente da cessação de suas atividades. Por continuando a gerar documentos arquivísticos.
exemplo: uma instituição governamental que
deixou de funcionar e foi extinta.
FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas.
Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas
atividades administrativas, judiciárias ou legislativas.
Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a suas atividades específicas.
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus
objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, não
devem misturar-se com o arquivo principal, já que o tratamento que a eles se deve dar é
diferente.


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Ciclo vital arquivístico ou Teoria das Três Idades
O gerenciamento dos documentos seguem três etapas e o objetivo aqui é classificar os
estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição: corrente,
intermediária e permanente.
Correntes
Conjuntos
de
documentos atuais,
em curso, que são
objeto de consultas
e
pesquisas
frequentes.

Temporários
Conjunto de documentos
oriundos de arquivos
correntes e que ainda
podem ser consultados
pelos órgãos que o
produziram.

Permanente
São conjuntos de documentos de
valor histórico, científico ou
cultural
que
devem
ser
apreensivos
ser
preservados
indefinidamente. E poderão vir a
ser consultados por terceiros.

GESTÃO DE DOCUMENTOS (administração de documentos)
A lei 8.159/91 define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento.
Objetivos da gestão de documentos:
- Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de
documentos;
- Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é,
quando e onde for solicitada.
- Assegurar o uso adequado da
reprografia, processamento automatizado de
dados e outras técnicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação.
- Assegurar a eliminação do documentos que não apresentem valor primário –
administrativo, fiscal, técnico, legal – ou valor secundário, ou seja, importância histórica
para a pesquisa científica.
- Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que merecem guarda
permanente por seus valores históricos e científicos.
Gestão de documentos correntes
Conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e
pesquisas frequentes. Estes arquivos estão localizados no local em que foram produzidos
os documentos.


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Gestão de documentos intermediários
Conjunto de documentos que não são consultados com tanta frequência por quem
os produziu. Os arquivos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos são
mantidos por razões legais e de acordo com os prazos prescricionais e precaucionais
previstos na Tabela de temporalidade e de destinação de documentos.
Os documentos no arquivo intermediário só podem ser consultados pelo órgão que o
gerou e por terceiros desde que tenham autorização do órgão.
Fases da gestão de documentos
Conforme Paes (2005), as fases básicas da gestão de documentos são:
1. Produção de Documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência
das atividades de um órgão. São projetados também modelos de formulários e
demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com as
necessidades dos órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou
de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar também os serviços de reprografia e
automação arquivística.
2. Utilizacão de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,
classificação, registro, distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de
acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações,
indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
3. Avaliacão e destinacão de documentos: geralmente considerada a mais complexa
das três fases da gestão de documentos, desenvolve-se mediante a análise e
avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus
prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e
os que deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação
para a instituição.
Diagnóstico arquivístico
É a análise detalhada dos vários aspectos relacionados a estrutura e ao
funcionamento do arquivo na empresa.
O processo de diagnóstico analisa:
-

existência de normas e manuais de arquivo;
localização e instalações físicas;
volume documental e espaço físico ocupado;
condições ambientais e de armazenamento dos documentos;
recursos humanos;
gênero e natureza dos arquivos
classificação/arranjo dos documentos, identificados os métodos de arquivamento adotado;
procedimentos e formas de acesso à informação;
controle de consultas, empréstimos e processos de reprografia e automação utilizados;

- estado de preservação e conservação dos documentos.


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Avaliação documental
A avaliação de documentos consiste, fundamentalmente, em identificar seus
valores e definir seus prazos de guarda. O processo de avaliação é vinculado a legislação e
em alguns casos também segue definições das empresas.
TABELA DE TEMPORARIEDADE: instrumento de destinação, aprovado por autoridade
competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o
recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.
Fonte: Dicionário de terminologia Arquivística, 2005

ESTRUTURA DE UMA TABELA DE TEMPORARIEDADE

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro:
Elsevier, 2011.

PROTOCOLOS
Podemos dizer que o protocolo executa as seguintes ações:
- recebimento de correspondência (malotes, etc)
- separação da correspondência oficial da particular
- colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com dados como data, hora do
recebimento e outras informações pertinentes.
- elaboração de resumo do assunto.
- encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário.
- controlam os documentos que ainda tramitam no órgão.
- expedição de correspondências.


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As atividades e suas respectivas características no setor de protocolo:
1. Recebimento
Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias
origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim
como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a
porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição.
2. Registro e Autuação
É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de
controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número codificado de
acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida
como protocolização. O protocolo também é responsável pela autuação de documentos
advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos
internos.
3. Classificação
Etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o
assunto do mesmo, classificando-os de acordo com o plano de classificação da instituição.
É importante enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser
abertos pelo setor de protocolo, para que seja efetuada a classificação efetiva dos
mesmos, desde que não sejam sigilosos ou particulares. Esses documentos de caráter
confidencial só devem ser abertos por seus destinatários.
4. Expedição/Distribuição
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se
de distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.
5. Controle da Tramitação/Movimentação
O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema
manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam
os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se
saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem
como para se consultar os últimos andamentos realizados na sua tramitação.

Documentos Sigilosos e Ostensivos
Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
OSTENSIVOS ou ordinário: documentos cuja divulgação não prejudica a
administração.
SIGILOSOS: devem ser de conhecimento restrito e precisam de guarda especial.
Os sigilosos se classificam em quatro tipos: ultrassecretos, secretos, confidenciais
e reservados.


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No Brasil, a atribuição dos graus de sigilo e controle de documentos sigilosos são
regulamentados pelo Decreto Federal nº. 4.553/2002.

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro:
Elsevier, 2011.

Procedimentos Administrativos
No assunto relacionado aos protocolos, merecem atenção também os termos utilizados
com relação a procedimentos administrativos executados nas operações de tratamento e
tramitação de processos:
Veja as definições dos termos na Portaria nº05 de 19 de dezembro de 2002, do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, em anexo.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL
A classificação se dá por seis categorias, quanto:
1 à Entidade Arquivística;
2 ao Gênero dos Arquivos;
3 à Espécie dos Arquivos;
4 à Natureza dos Arquivos;
5 ao Suporte da Informação;
6 aos Valores dos Arquivos.
1 – Classificação quanto à Entidade Arquivística
Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos.
O conceito de entidade neste caso é tratado como sinônimo de empresa, instituição ou
organização administrativa. Entidade arquivística pode ser pessoa jurídica ou pessoa física
que produz e acumula, de forma natural, documentos as longo de suas atividades. Por
isso, os documentos arquivísticos podem ser públicos ou privados.


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Arquivos públicos: são criados e mantidos por entidade de caráter público, seja na
esfera federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias. Exemplo: Arquivo do Supremo Tribunal Federal, Arquivo da
Prefeitura Municipal do RJ.
Arquivos privados: são aqueles criados e mantidos por instituições de
caráter particular. Exemplo: arquivo do banco Itau.
IMPORTANTE: o conceito de entidade arquivística está atrelado à natureza jurídica
da entidade que gera os documentos: instituição de direito público ou de direito privado.
2 – Genêro dos Arquivos
Os documentos podem ser classificados quanto ao gênero, segundo o modo em que a
informação foi registrada no mesmo. Classificação quanto ao gênero:
Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em modo
escrito ou textual. Os documentos textuais se apresentam, basicamente, manuscritos,
datilografados e impressos. Exemplo: contratos, atas, relatórios, certidões,
Documentos iconográficos: são os que têm suas informações em forma
de imagem estática (que não estejam em movimento) Exemplo: fotografia, negativos,
diapositivos, slides, desenhos e gravuras. Exemplo de arquivo iconográfico: arquivo
fotográfico de uma revista.
Documentos sonoros: aqueles cuja informação esteja em formato de som.
Exemplo: fitas k7, discos de vinil, CDs musicais.
Documentos filmográficos: todos que possuem suas informações
representadas por um filme. Exemplo: filmes antigos sem tecnologia sonora.
Documentos audiovisuais: são os que têm suas informações em forma de
som e imagem em movimento. A junção de documentos sonoros com de documentos
filmográficos resulta nos documentos Audiovisuais. Exemplo: programas de Tv.
Documentos informáticos: são os que necessitam do computador
para que sejam lidos. Essa leitura se dá através de um software, que tem a capacidade
de decifrar as informações em linguagem de máquina (bits e bytes) contidas num
hardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse hardware (ou suporte) que
comporta as informações pode ser um HD (disco rígido), um CD- ROM, um CD-R, um CDRW etc. Eles são também denominados documentos digitais, uma vez que são
constituídos por dígitos binários (Zeros e Uns - 0 e 1). Ex.: um arquivo do processador de
texto MSWord, da planilha MSExcel, um arquivo de áudio do formato MP3, etc. Também
conhecido como documentos eletrônicos.
Documentos cartográficos:
aqueles que representam, de forma
reduzida, uma área maior. Apresentam-se em formatos e dimensões variáveis, contendo
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Exemplo: mapas, plantas.
Documentos Micrográficos: arquivos em suporte fílmico resultante da
microrreprodução de documentos. Eles se apresentam como microformas, tais como os


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microfilmes e as microfichas. A microfilmagem, por exemplo, é a técnica de reprodução
de documentos aplicada para a geração desse tipo documental.
3 – Espécie dos Arquivos
Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a
finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Exemplo: medidas provisórias,
decretos, estatutos, regimentos, regulamentos, resoluções, portarias, instruções
normativas, acórdãos.
Atos enunciativos: são aqueles de caráter opinativo, que esclarecem os
assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplo: pareceres, relatórios.
Atos assentamentos: são os configurados por registros, consubstanciando
assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplo: apostila, atas, termos.
Atos comprobatórios: são documentos que comprovam assentamentos,
decisões etc. Como o próprio nome sugere, são direcionados a certificar ou atestar
determinadas situações. Exemplo: traslados, certidões, atestados, cópias autênticas.
Atos de ajuste: são representados por acordos em que a Administração
Pública Federal, Estadual ou Municipal é parte. Exemplo: tratados, convênios, contratos,
termos aditivos.
Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em
sentido amplo. Exemplo: avisos, cartas ofícios, memorando, edital, intimação, notificação,
telegrama, alvará, circular.
4 – Natureza dos Arquivos
Quanto à natureza, os documentos arquivísticos são classificados em especiais eu
especializados.
ATENÇÃO não confunda natureza do assunto com a natureza dos documentos de
arquivos.
Natureza do assunto: ostensivos e sigilosos. E sigilosos em ultrassecretos, secretos,
confidenciais e reservados.
Natureza dos documentos de arquivos: especial ou especializado

Arquivos especiais: aquele que tem sob sua guarda documentos de
formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, microformas, slides, disquetes, Cds, etc.
– e que , por essa razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao

seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e
conservação.
Arquivo especializado: aquele que tem sob sua custódia os documentos
resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma
física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os
arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia, arquivos jurídicos.

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5 - Suportes de Informação
É a base em que a informação é registrada, ou seja, suporte é qualquer meio
utilizado para gravar ou registrar a informação. Exemplo: papel, HD, CDs, pendrives, etc.
Importante ressaltar que o suporte sozinho não é documento, é preciso que nele contenha
uma informação significativa para que adquira tal status.
Suporte de informação + dados e informações = DOCUMENTO

6 – Valores dos Arquivos
A utilidade que um documento pode ter
para uma instituição pode ser
administrativa ou histórica.
Valor primário ou administrativo: qualidade inerente às razões de criação de
todo documento, em decorrência das atividades de uma instituição. O mesmo que valor
imediato do documento, também conhecido por valor funcional. São documentos de valor
imediato e de guarda temporária aqueles que podem ser eliminados, sem prejuízo para a
coletividade ou memória de uma instituição.
Valor secundário ou histórico: qualidade informativa que um documento pode
possuir depois de esgotada sua utilização primária ( vigência administrativa). O mesmo
que valor mediato do documento. São documentos de valor mediato e de guarda
permanente aqueles que devem ser preservados por força das informações neles contidas,
como fonte de pesquisa para a história e memória de uma instituição.

FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada:
teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.


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MICROFILMAGEM
Introdução à Microfilmagem
A necessidade de alteração de suporte em algumas instituições também é conhecida
como atualização de arquivo, isto é, a informação de documentos originais é migrada para
outros tipos de suporte, como o microfilme, por exemplo.
Definição
Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em
gênero micrográfico (microfilme ou microficha).
A microfilmagem surgiu para ajudar na redução e racionalização da produção de
documentos, bem como sua conservação e arquivamento.
O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, chegando a
quase 95% do documento original
A microfilmagem pode ser usada se necessário:
- devolver às pessoas os originais;
- conservar os documentos por mais de cinco anos;
- conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanente;
- proteger os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto.
Aspecto legal da microfilmagem
A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou
indefinidamente. A reprodução de um microfilme no formato do documento exige, para
sua validade, que seja autenticado em cartório e à vista do documento original. Portanto,
a microfilmagem não deve ser entendida apenas como substituidora de documentos
originais.
IMPORTANTE: antes de qualquer alteração de suporte de arquivo, devem ser
considerados fatores relacionados a questões legais e também do estudo de viabilidade
econômica desta mudança.
Processos de reprodução por microfilmagem:
1 ª Estratégia - Microfilmagem de Substituição - É aplicada quando o objetivo
é microfilmar documentos tendo-se em vista a eliminação futura dos mesmos, com a
finalidade de redução de espaço. Como o próprio termo diz, substituem-se os
arquivos de outro suporte (por exemplo, papel) pelo microfilme. É aplicada no
âmbito dos arquivos correntes e intermediários. Essa estratégia é perfeitamente
possível porque a legislação brasileira autoriza a microfilmagem e reconhece que o
microfilme possui a mesma força probante dos originais inclusive em juízo.

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2ª Estratégia - Microfilmagem de Preservação - É aplicada quando o objetivo
é microfilmar documentos tendo-se em vista a conservação dos originais, com a
finalidade de preservá-los dos desgastes relacionados a consultas, por exemplo. É
aplicada principalmente na esfera dos arquivos permanentes, pois é nesta idade que
são arquivados os documentos históricos. Os originais dos documentos considerados
de valor permanente jamais poderão ser eliminados, por força da legislação em
vigor. Portanto, mesmo já microfilmados, tais documentos deverão permanecer
arquivados também em sua forma original.

Chama-se de microfilme de segurança, aquele que serve de cópia de segurança,
devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais, de preferência em
câmara de segurança.
Na microfilmagem, principalmente na estratégia de preservação, utilizam-se rolos de
filmes constituídos por sais de prata, uma espécie de material químico destinado a
prolongar o tempo de vida útil dos microfilmes. Esse tipo de filme, de acordo com
pesquisas científicas, possui uma expectativa de vida útil de até 500 (quinhentos) anos,
se for conservado em condições adequadas de armazenamento (20°C e 40% UR umidade relativa).
O microfilme, após produzido, só poderá ser lido por máquina específica que também
permitem a geração de uma cópia em papel do documento microfilmado.
São várias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos:
1) Validade legal: a microfilmagem é um processo de reprografia autorizado pela
Lei Federal nQ 5.433/1968 e pelo Decreto Federal nQ 1.799/1996. Isto confere ao
microfilme o mesmo valor legal do documento original, inclusive em juízo.
2) Redução de espaço: no modal de substituição, a microfilmagem é capaz de anular a
necessidade de serem mantidos os arquivos em suportes convencionais, como o papel.
Uma vez microfilmados, os documentos poderão ser eliminados, desde que não sejam
arquivos históricos.
3) Segurança: por determinação legal, para cada microfilme produzido deverá ser
extraído um filme cópia, que deverá ser armazenado em local distinto do filme original.
Isto contribui para a segurança da informação microfilmada.
4) Preservação longa: respeitando-se as normas técnicas da microfilmagem e
observando-se medidas adequadas de acondicionamento, conservação e manuseio, os
microfilmes podem perdurar por longos tempos.


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A desvantagem que se vê no primeiro momento é o alto custo exigido por toda a cadeia
do processo (desde a aquisição de máquinas de microfilmagem até a manutenção das
máquinas leitoras). Porém, a relação custo/ benefício pode ser bastante interessante e
favorável para a instituição de acordo com a análise das vantagens que passará a ter.
AUTOMAÇÃO/GED
Introdução à Automação Arquivística
A partir do advento da informática, as técnicas de tratamento dos arquivos vêm
contando cada vez mais com soluções automatizadas de gestão documental.
Dessa forma, deve-se entender que o computador é eficaz ao extremo para a gestão
exata e rápida de grandes massas de informação, assim como para implantar novos
sistemas de organização e gestão da informação, bases de dados e de conhecimentos.
Nesse sentido, no campo da gestão informatizada ou automatizada, surge o conceito
de GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O GED, que por muitos é chamado
também de Gestão Eletrônica de Documentos, é um conjunto de tecnologias que
permite o gerenciamento de forma eletrônica ou digital de documentos. Tais
documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som,
imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.
O GED é formado por uma gama de tecnologias, das quais, por ora, podem ser
destacadas:
1)

Document Management (DM)

2)

Document Imaging (DI)

3)

Records and Information Management (RIM)

O GED, dessa forma, é um conjunto de procedimentos informatizados com a
finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.
Vantagens para a instituição, através da implantação do GED:
 Redução de custos com cópias.
 Maior rapidez na localização de documentos.
 Múltiplo acesso para a mesma informação.

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 Aproveitamento de espaço físico.
 Aumento da produtividade.
 Mais agilidade nas transações entre organizações.
Tecnologias de Automação Arquivística
1) DM - Document Management
Gerenciamento de documentos digitais. Todos os documentos criados eletronicamente
precisam ser gerenciados. O DM controla o acesso aos documentos, ensejando maior
segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação. O foco é o controle das
versões dos documentos, as datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o
histórico da vida do documento da empresa. A tecnologia automatizada DM,
implementada pela GED, é uma grande contribuição à arquivística, inclusive com relação à
automação do setor de protocolo.
2) DI - Document Imaging
Gerenciamento da imagem dos documentos, isto é, documentos digitalizados. O grande
número de documentos em papel ou microfilme se utiliza da tecnologia de imagem para
agilizar os processos de consulta, processamento e distribuição de documentos. O DI usa
programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega
equipamentos específicos para a captação, armazenamento, visualização, distribuição e
impressão

das

imagens

dos

documentos.

É importante também diferenciar digitalização de digitação. A tecnologia de DI consiste na
imagem do documento captada através de scanners, como já observado anteriormente.
Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme, por
exemplo, para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits (dígitos binários),
não existindo uma codificação por caracteres, diferentemente da digitação, em que há
codificação de cada letra do texto por um teclado.
A digitalização, processo constante do conceito de DI, pode ser definida como a
reprodução, por varredura eletrônica, de documentos já existentes em outros suportes,
permitindo a visualização do documento em um terminal ou sua impressão em papel. Esta
técnica permite à instituição novas possibilidades de acesso à informação, pois os
documentos

poderão


ser

disponibilizados

na

Intranet
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ou até mesmo na Internet, podendo ser acessados simultaneamente por diversos
usuários, sem a necessidade de se buscar o documento original no local em que está
arquivado. A digitalização, assim, foca primordialmente a questão do acesso mais ágil aos
arquivos.
Os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico
preliminar, caso contrário seria digitalizada uma documentação em estado caótico, fato
que decisivamente implicaria o aumento de despesa e problemas futuros para a
instituição.
Por fim, as imagens digitais dos documentos digitalizados são indexadas, através
de descritores e metadados, e arquivadas eletronicamente no sistema de GED, tornandose acessíveis para os usuários .
METADADOS: Dados estruturados e codificados que descrevem e permitem
acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do
tempo.
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005.

O GED não permite que a instituição elimine completamente seus arquivos em
suporte papel. Mesmo digitalizados, os originais em suporte papel devem ser arquivados
para fins de prova em juízo, pois a digitalização não é totalmente aceita pela legislação
brasileira vigente. Além disso, os documentos considerados de valor histórico, mesmo
digitalizados, não podem ser objeto de eliminação, de forma semelhante ao que acontece
no âmbito da microfilmagem.
3) RIM - Records and Information Management
É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, de forma automatizada por meio
de softwares específicos, independentemente da mídia em que ele se encontra. O
gerenciamento informatizado da criação, armazenamento, processamento, manutenção,
disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de
documentos e tabelas de temporalidade.
4) Workflow
É a gestão dos fluxos de trabalho. É a tecnologia que permite gerenciar de forma
proativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento
constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e

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segurança. O worhflow também atua como um integrador de vários sistemas e
tecnologias específicas.
Preservação, Conservação e Restauração
De acordo com Cassares (2000), a preservação é um conjunto de medidas e estratégias
de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente
para a preservação da integridade dos materiais.
O conceito de preservação envolve as atividades de conservação, armazenamento e
restauração dos documentos. Preservação abrange todas as medidas necessárias para a
salvaguarda da integridade dos documentos arquivísticos pelo tempo que for necessário.
No caso de documentação permanente, isto é, de guarda definitiva, a preservação assume
papel de primordial importância dentre os procedimentos arquivísticos, já que as
informações deverão ser preservadas por meio das várias épocas.
A conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o
processo de degradação de documentos por meio de controle ambiental e de tratamentos
específicos. A conservação busca, assim, estender a vida útil do documento, procurando
mantê-lo o mais próximo possível do estado físico em que foi criado.
A restauração é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão
de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,
intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.
RESTAURAÇÃO Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e
reforço de documentos deteriorados e danificados.
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005.

Agentes Danosos aos Documentos
Os agentes exteriores que danificam os documentos podem ser classificados, em
três grupos:
1) Agentes Físicos (luminosidade, temperatura e umidade);
2) Agentes Químicos (poluição atmosférica, tintas, gordura e objetos metálicos);
3) Agentes Biológicos (insetos, micro-organismos, roedores e humanos).


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1) Agentes Físicos
Luminosidade: Qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco tempo, é
nociva e o dano é cumulativo, A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial,
proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de
mercúrio). Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes, que são fontes
geradoras de radiação ultravioleta (UV). É importante salientar também que devem
ser evitadas as reproduções de documentos em máquinas de xerox, por causa da
alta emissão de luz nesse processo, bem como a exposição dos arquivos a flashs de
câmeras fotográficas, A intensidade da luz é medida através de um aparelho
denominado luxímetro ou fotômetro.
Temperatura e umidade: temperaturas muito altas ou baixas aceleram a
degradação dos documentos, Por isso, tanto a umidade relativa do ar quanto a
temperatura devem ser controladas. Todos os materiais encontrados nos acervos
são higroscópicos, isto é, absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, expandem-se e contraem-se com as variações de temperatura e umidade
relativa do ar. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e
provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas,
ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas
emulsões de fotos ete. O mais recomendado é manter a temperatura o mais
próximo possível de 22°C e a umidade relativa de 45% a 55%, evitando-se de todas
as formas as oscilações de temperatura e umidade relativa do ar. A medição da
temperatura se faz com uso de termômetro, a da umidade ocorre por meio de
higrômetro, podendo-se utilizar também o termo-higrômetro (aparelho medidor da
umidade e temperatura simultaneamente), O termo-higrômetro é também chamado
de termo-higrógrafo.
'"
2) Agentes Químicos
Poluição atmosférica: O controle da qualidade do ar é essencial num programa de
conservação de acervos. Os poluentes contribuem fortemente para a deterioração de
arquivos. Há dois tipos de poluentes: os gases e as partículas sólidas - que podem ter
duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. Os
poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (50), óxidos de nitrogênio
(NO e N02) e o Ozônio (03), São gases que provocam reações químicas, com formação de
ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais.
Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para a
deterioração dos mesmos. Devem ser evitadas as tintas ferrogálicas, bem como as
hidrográficas e esferográficas. Em vez das tintas, recomenda-se a adoção de lápis macio
para inscrição de dados nos arquivos.
Gorduras e oleosidade: O manuseio inadequado dos documentos é um fator de
degradação muito frequente em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as
ações de tocar no documento, sejam elas durante a higienização pelos funcionários da
instituição, na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas
fotorreproduções, na pesquisa pelo usuário etc. O manuseio inadequado dos arquivos

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acaba por danificá-los, pois as mãos também deixam oleosidade e sujidades nos suportes.
Para evitar esse tipo de problema, devem ser utilizadas luvas durante o manuseio dos
documentos.
Objetos metálicos: grampos, clipes e colchetes metálicos devem ser evitados, pois os
mesmos tendem a enferrujar e danificar os documentos. O que acontece, nesse sentido, é
o processo químico da oxidação. A opção é a adoção de clipes e colchetes (hastes) e
presilhas plásticas, que não causam esse problema.
3) Agentes Biológicos
Insetos e roedores: Podem-se destacar as baratas, traças e brocas como os
insetos que mais atacam os documentos; também há os ratos, que causam a
degradação dos documentos.
Micro-organismos: são representados principalmente pelos fungos. Os fungos
consistem em um grupo grande de organismos, sendo conhecidos mais de 100.000
tipos que atuam em diferentes ambientes.
Humanos: Alguns consulentes dos documentos podem ser prejudiciais à
integridade dos acervos. Além do furto, o vandalismo é muito frequente. É
necessário, então, que seja implantada uma política de proteção dos arquivos contra
tais ameaças, mesmo que seja por meio de um sistema de segurança simples.
Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos minimizando drasticamente
os efeitos desses agentes, a começar por:
 treinamento e atualização dos profissionais na área da conservação e
preservação;
 monitoração do ambiente - temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis;
 uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos;
 adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos.
Fonte: Cassares & Moi (2000)

Principais operações de conservação:
Alisamento consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondoos à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em
uma câmara de umidificação. Em seguida são passados a ferro, folha por folha, em
máquinas elétricas
Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.
Encapsulação: Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de
poliéster transparente, cujas bordas são seladas.
Encolagem: Aplicação interna ou superficial de substância adesiva em papel ou cartão.
Fumigação: Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras
especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros micro-organismos.
higienização - ou limpeza - é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira,
sujidades e outros resíduos.

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Laminação: (Mesmo que Silhing): Processo de restauração que consiste no reforço de
documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa
gramatura, fixadas por adesivo natural, semissintético ou sintético, por meio de diferentes
técnicas, manuais ou mecânicas.
Velatura: Processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido
em qualquer face de uma folha.

SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Um arquivo moderno, bem estruturado, é um centro atuante de informações, um
instrumento de controle para a atividade administrativa, que auxilia na correta tomada de
decisão.
Sistema é um conjunto de princípios interligados, que orienta o que deve ser feito
para atingir um fim específico. São três sistemas:
Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de recorrer a
um índice. Usa-se método alfabético de arquivamento e suas variações.
Indireto: depende de um índice para ser consultado. Usa-se o método numérico e
suas variações.
Semi-indireto: pode ser consultado sem auxílio de índices, mas com uso de
tabelas em forma de cartão. Método automático, variedade do método alfanumérico.
Sistemas de arquivamento em órgãos públicos
Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organização de
arquivos em que o documento público é controlado desde sua produção. Ele é conhecido
como a “teoria das três idades”, concepção moderna de arquivística, em que se
distinguem três etapas quanto aos documentos:
- Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou
resposta.
- Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de consulta,
embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados ou as respostas, obtidas.
- Permanente: os documentos passam a ter valor cultural ou científico.
Métodos de arquivamento
Arquivamento: conjunto de operações destinada ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos.
O método estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo sistema
de arquivamento. Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de
documentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informações e proporciona
uma correta tomada de decisão.

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O importante é a decisão quanto ao método leve em consideração o tamanho, a
estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas
normalmente envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicitadas; e
os tipos de documento que devem ser arquivados.
São três os principais métodos de arquivamento:
1. Método alfabético
- específico ou por assunto;
- geográfico
- mnemônico
- variadex
2. Método numérico
- simples
- dúplex
3. Método alfanumérico
- decimal
- automático
- automático moderno
1. Método alfabético
É o método mais simples e utilizado, refere-se ao nome das pessoas, empresas ou
razões sociais.
a) Em primeiro lugar deve constar o sobrenome, ou, no caos de mais de um , o
último sobrenome, em segundo o prenome, em terceiro o outro prenome e/ou
sobrenome.
NOME
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Maria Luisa Vasconcelos

ORDEM DE ARQUIVAMENTO
Barbosa João
Cabral Pedro Álvares
Vasconcelos Maria Luisa

b) Os títulos e graus de parentesco, abreviados ou não, ou acadêmicos, que
antecedem ou seguem o nome, não são considerados no arquivamento, sendo
colocados no fim, entre parênteses.
NOME
Dr. Roberto de Lavor Medeiros
Medeiros Roberto de Lavor (Dr.)
Pedro Miquelino Filho
Miquelino Pedro (Filho)
João Pederneiras Jr.
Pederneiras João (Jr.)
Ministro Raul Soares
Soares Raul (Jr.)

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Prof. Francisco Simério

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Simério Francisco (Prof.)

Ou ainda, fica:
NOME
Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto

Almeida Filho Antonio
Ribeiro Júnior Paulo
Vasconcelos Sobrinho Joaquim
Viana Neto Henrique

c) No caso de sobrenome que vêm precedidos de prefixo ou preposição, em letras
maiúsculas, fazendo parte integrante do sobrenome, arquiva-se pela letra do
prefixo ou preposição.
NOME
Menotti Del Picchia
Del Picchia Menotti
Pierre La Fontaine
La Fontaine Pierre
Hans Von Stukert
Von Stukert Hans

d) Sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo deve permanecer
inseparável.
NOME
Humberto Alencar Castelo Branco
Castelo Branco Humberto Alencar
Felipe Casa Grande
Casa Grande Felipe
Dulce Coelho Dourado
Coelho Dourado Dulce

No arquivamento por nome de empresa ou razão social, existem algumas regras:
a) A ordem de arquivamento é normal, direta, mesmo quando a razão social se
inicia por nome de pessoa.
NOME
Banco Nacional do Norte AS
Banco Nacional do Norte AS
Samuel da Silva e Cia Ltda.
Comercial São José
Instituto Filhos Unidos SC
Instituto Filhos Unidos SC
Comercial São José
Nivaldo de Sousa e Filhos Ltda
Nivaldo de Sousa e Filho Ltda.
Samuel da Silva e Cia Ltda.
b) Os números são escritos por extenso:
NOME
2 Irmãos Confecções Ltda
3º Armazém de Secos e Molhados
Retífica 5 Irmãos Ltda.

Dois Irmãos Confecções
Retífica Cinco Irmãos Ltda
Terceiro Armazém de Secos

e

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Molhados
c) As instituições identificadas por siglas devem ser arquivadas como se fossem
palavras.
NOME
VASP
IBM
IBM
Petrobrás
Petrobrás
VASP
d) Quando o nome começar por artigo (o, a, os, as), o arquivamento deve
desprezar o artigo, que será colocado no fim, entre parênteses.
NOME
O Estado de S. Paulo
Os Pequenos Princípes Ltda.
A Lanterna Mágica SA

Estado S. Paulo (O)
Lanterna Mágica (A)
Pequenos Princípes Ltda (Os)

e) No caso de nomes de empresas iguais, muito com um com agências bancárias,
devemos considerar o estado em que a empresa está localizada, seguida por
cidade, bairro, rua.
Bradesco – Canoas (RS)
Bradesco – Porto Alegre (RS)
A ordem de arquivamento é:

Considerando os estados
Varig – Recife (PE)
Varig – Teresina (PI)
Varig – Assis (SP)

Considerando as cidades
Varig – Assis (SP)
Varig – Recife (PE)
Varig – Teresina (PI)

Considerando as cidades
Bradesco – Igara – Canoas (RS)
Bradesco – Centro – Canoas (RS)

Considerando o nome das ruas
Bradesco – Av. Guilherme Schell – Canoas (RS)
Bradesco –Av. Inconfidência – Canoas (RS)

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Considerando o nome das Agências
Bradesco – Agência Pq. Redenção– Porto Alegre (RS)
Bradesco – Agência Santana – Porto Alegre (RS)

Regras de alfabetização (Esquematizada), conforme o autor TIAGO (2011)
1ª Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último
sobrenome e depois o prenome.
2ª Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hífen não se separam.
3ª Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e
um substantivo.
4ª As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na
classificação de sobrenomes iguais.
5ª Os artigos e preposições, tais como a, o de, d’, da, do, e, um,
uma, não são considerados.
6ª Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,
Júnior, Neto, sobrinho, são considerados parte integrante do
último sobrenome, mas não são considerados na ordenação
alfabética.
7ª Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados
após nome completo entre parênteses.
8ª Os nomes estrangeiros são considerados pelo último
sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais.
9ª As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser
considerados. O mais comum é considerá-las como parte
integrante do nome quando escritas com letras maiúsculas.
10ª Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo
sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.
11ª Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são
registrados como se apresentam.
12ª Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam,
não se considerando, porém para fins de ordenação, os artigos
e as preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre
parênteses após o nome.
13ª Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias
e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por
extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.


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Método específico ou por assunto
É um dos métodos mais difíceis de arquivamento, já que se propõe organizar as
pastas por assunto. A grande dificuldade reside em escolher a melhor palavra para definir
o assunto.
Suponhamos uma Agência de Viagens de porte médio, operando em todos os
setores permitidos para essa atividade. O método de arquivamento escolhido foi o
específico. Dividindo e subdidvidindo, por exemplo, dois assuntos relevantes, como:
Viagens internacionais

- Aéreas
- Marítimas
- Rodoviárias

Viagens nacionais

-

Aéreas
Marítimas
Rodoviárias
Rodoaéreas

-documentação
- excursões
- hotéis
- promoção
- vendas a crédito
- vendas a vista
- excursões
- hotéis
- promoção
- vendas a crédito
- vendas a vista

Método geográfico
Método muito utilizado quando há preferência de documentos segundo uma divisão
geográfica, que pode ser: Países, estados, regiões, distritos, zonas, cidades, bairros, etc.
Região SUL => RS => Canoas => Marechal Rondon
Região Sudeste => MG => BH => Floresta => Rua Pouso Alegre
Método mnemônico
É um método alfabético que procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a
memória. Inicialmente, relacionamos as 23 letras (ou menos) do alfabeto, dando
significado a cada uma, por meio de uma palavra-chave.
Exemplo:
Empresa: Imobiliária
1º passo:
A – ALUGUEL
B – ADMINISTRAÇÃO
C – COMPRA
F – FINANCIAMENTO
V – VENDA

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2º passo
A – ALUGUEL
A – Apartamento
C- Casa
E – Escritório

Método variadex
É um método alfabético moderno, de uso direto, que pode ser facilmente aumentado, de
acordo com a necessidade. Consiste em dar cores aos diversos grupos de letras, o que
auxilia a localização e o manuseio. A cor das guias é dada pela segunda letra da palavra
chave: Cinco cores e as respectivas letras:
abcd

efgh

laranja

amarelo
rosa

ijklmn
ou verde

opq
azul

rstuvwxy
z
Violeta

2. Método numérico
Esse método é mais fácil de ser organizado e propicia mais rapidez ao arquivamento. O
documento classificado recebe um número, conforme a ordem de chegada e, ao
mesmo tempo, esse número é transcrito numa guia que, colocada na pasta, que
ocupará lugar correspondente no arquivo.
2.1 Método numérico simples
Segundo esse método, são numerados assuntos, clientes, outros, pela ordem de
entrada dos documentos, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.
1º passo:
100 – ALUGUEL
200 – ADMINISTRAÇÃO
300 – COMPRA
400 – FINANCIAMENTO
500 – VENDA
2º passo
A – ALUGUEL
110 – Apartamento
120- Casa
130 – Escritório

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3º passo
A – ALUGUEL
110 – Apartamento
111 – Apartamento JK
112 – Apartamento 1 quarto

3. Método alfanumérico
Esse método procura utilizar as vantagens dos métodos alfabético e numérico. É
necessário planejamento prévio das divisões que serão feitas do alfabeto. A divisão é livre,
não obedecendo a nenhum critério rigoroso. Exemplo: as letras A, B, e H podem ser
divididas da seguinte forma: Aa-Am, An-Az, Ba-Bm, Bn-Bz, Ha-Hm, Hn-Hz. Em seguida,
procedemos à numeração:
Aa-Am 1
An-Az 2

Ba-Bm 3
Bn-Bz 4

Ha-Hm 15
Hn-Hz 16

3.1 Método decimal
O método foi inspirado na Classificação Decimal de Dewey, que determina a
organização de livros por assunto.
000 – Obras gerais
600 – Ciências aplicadas
900 – História, geografia
3.2 Método automático
Usado para arquivamento de pessoas e/ou firmas comerciais.

Arquivos de Prosseguimento
Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já que por meio deles se podem
acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências: cartas que esperam
respostas; duplicatas a cobrar, faturas a pagar, apólices de seguro que devem ser
renovadas, lembretes ou controles para renovação de assinaturas de jornais ou revistas,
contratos a serem assinados, enfim, inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente
arquivados e fatalmente esquecidos.
1. Método cronológico: em primeiro lugar, preparamos um jogo de doze guias com
os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de 1 a 31,
representando os dias do mês.

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2. Método alfabético: esses métodos também possibilita o uso de pastas ou
cartões. As pastas são colocadas em ordem alfabética.
3. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das empresas e da
tecnologia, notadamente da informática. Existem, entretanto oferecem fichas já
preparadas para os diversos controles, como, por exemplo, de pessoal, de estoque
e outros. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e
os dados principais são lançados também na margem superior das fichas, à vista do
manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.

Referências cruzadas
A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas que lidam com
arquivos, enquanto entre os bibliotecários a palavra mais empregada é remissivo.
A principal finalidade das referências cruzadas é ade informar a quem for consultar que
determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta.
Exemplo: nome fantasia da empresa e sua razão social.
No caso de siglas, devemos fazer uma referência cruzada.
Exemplo: Instituto Médico Legal => IML
Transferência
Há documentos que estão sujeitos ao fator do tempo, isto é, há aqueles que têm
valor de um ano; outros de dois, etc. e ainda há documentos que possuem valor
permanente e nunca poderão ser destruídos.
Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua utilização:
alguns são muito procurados, outros são consultados poucas vezes, ou quase nunca, e
ainda existem aqueles que, após a conclusão do fato que os criou, não servirão para mais
nada.
A transferência é a operação que visa separar os documentos que ainda estão em
uso, ou são bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não
seu valor.
Tipos de arquivo
No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem 3 tipos de arquivos:
Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e
referências constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de
uso, consulta e referência.

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Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referências
quase nulas.

Atualização de arquivo
Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um arquivo para
outro:
1. Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos
predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da
frequência de uso.
2. Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos
irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acontecem quando o
acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapalhar o bom
andamento do serviço.
3. Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em
ordem os arquivos ativos.
4.
Regras práticas para manter o arquivo atualizado
A função do arquivo é preservar, organizar e classificar a documentação. Por isso,
seja rigorosa quanto à seleção dos documentos ou papéis que devem ou não ser
arquivados.
Algumas regras:
- Não empilhe papéis
- Defina dia e hora para organizar o arquivo
- Trabalhe com dois arquivos: ativo e inativo
- Não use clipes para juntar documentos, é mais seguro grampos.


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BIBLIOGRAFIA
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: «http.z/wwwconarq.arquivonacional. gov.
br/Media/pu blicacoes/ dicionrio _ de_terminolo gia_arquivstica. pdb-.Acesso em:
19/01/2013.
BARBATI, Rodrigo. Resposta certa, vol. 18 Arquivologia. São Paulo: Editora Saraiva,
2012.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de
Janeiro: FGY, 2004.
BRASIL. Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei nº 5.433, de 08
de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras
providências.
Disponível
em:
http://www.planalto.gov.br/cciviL03/decreto/Antigos/D1799.htm>.
Acesso
em:

15/01/2013.

BRASIL. Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei Federal nº 8.159,
de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e

privados

e

dá

outras

providências.

Disponível:http://www2.camara.leg.br/legin/fed/decret/2002/decreto-4073-3-janeiro2002-430431-publicacaooriginal-1-pe.html em Acesso em: 22/01/2013

BRASIL. Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Dispõe sobre a salvaguarda de

dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da
sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal e dá outras
providências.
Disponível
em
<http://www.planalto.gov.br/cciviL03/decreto/2002/
D4553.htm>. Acesso em: 30/07/2010.
BRASIL. Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos
oficiais
e
dá
outras
providências.
Disponível
em
http://www.planalto.gov.br/cciviL03/LEIS/L5433.htm>. Acesso em: 20/01/2013.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em
«http.z/www.planalto.gov.br/cciviL03/LEIS/L8159.htm>. Acesso em: 22/01/2013.
BRASIL. Ministério do Planejamento Orçamento e Gestão. Dispõe sobre os procedimentos
gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública
Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.
Portaria
nº
05,
de
19
de
dezembro
de
2002.
Disponível
em:
http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/portarias/pn05_02.pdf Acesso em: 21/01/2013.
CASSARES, Norma C.; MOI, Cláudia. Como fazer conservação preventiva em arquivos e
bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.

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CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Resolução nº 10, de 06 de dezembro de 1999.

Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de
microfilmagem
de
documentos
arquivísticos.
Disponível
em:
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=47&sid=48&tp
l=printerview. Acesso em: 22/01/2013.

BRASIL. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Dispõe sobre o Código de

Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, e
os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da
Administração
Pública.
Disponível
em:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=46
Acesso em: 20/01/2013.

MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sônia. Manual da Secretária: técnicas de
trabalho. São Paulo: Atlas, 2009.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
PRADO, Heloísa Almeida. A técnica de arquivar. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões
comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.
SANTOS, João Tiago. Automação de unidades de informação arquivística. Salvador:
AABA, 2009.
VALENTINI, Renato. Arquivologia para concursos. Rio de Janeiro: Campus, 2012


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Questões de Concursos
FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e
questões comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.

171. (Cesgranrio - 2010 - IBGE) Todos os documentos de arquivo estão vinculados a um
ciclo vital que compreende três idades. Na segunda idade, são mantidos os papéis
que ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo, e que ainda podem
ser utilizados, mas apenas pelo seu:
a) acumulador;
b) orientador;
c) produtor;
d) pesquisador;
e) diretor.
172. (FCCjTj-PI - Analista judiciário 2009) Levando em consideração a ordem hierárquica
dos níveis de classificação, segue-se ao guia, no programa descritivo de uma
instituição de custódia de arquivos permanentes:
a) o catálogo;
b) a edição fac-similar de documentos;
c) o inventário;
d) o índice;
e) o repertório.
173. (FCCjTRT - 3" Região - MG - Analista judiciárioj2009) Os documentos que
apresentam valor primário e que são indispensáveis à manutenção das atividades
cotidianas de uma pessoa física oujurídica constituem, segundo jean-Vves Rousseau
e Carol Couture, os chamados:
a) arquivos intermediários;
b) sistemas de protocolo;
c) arquivos correntes;
d) processos e expedientes;
e) sistemas de gestão informacional.
174. (Cespe-UnB/TRE-MT - Técnico judiciário - Área Administrativa/2010) O princípio de
respeito aos fundos ou princípio da proveniência é um dos pilares da arquivologia.
Com relação a esse princípio, assinale a opção correta.
a) A aplicação do princípio de respeito aos fundos separa o arquivo em três fases: a
corrente, a intermediária e a permanente.
b) Esse princípio designa um conjunto de operações que, a partir da avaliação de
documentos, promove a guarda temporária ou permanente dos documentos.
c) Esse princípio permite a elaboração de um instrumento de pesquisa destinado à
orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o
acervo de um arquivo permanente.
d) Esse princípio é um elemento de identificação das unidades de arquivamento,
constituído de números, letras ou combinação de números e letras, que permite a
localização dos documentos.
e) Esse princípio determina que os documentos provenientes de uma mesma fonte
geradora de arquivo devem ser mantidos reunidos.

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175. (Cespe-UnB/Anac - Técnico Administrativo/2009) O fundo de arquivo é resultado da
aplicação da teoria das três idades.
176. (FCC/Tj-PI - Analista judiciário/2009) A divulgação das atividades e do acervo de um
arquivo junto à comunidade, por meio de publicações, exposições, cursos,
conferências e outras iniciativas, faz parte do chamado serviço de:
a) referência;
b) apoio cultural;
c) consulta;
d) processamento técnico;
e) reprografia.
177. (FCC/TRT - 3;> Região - MG - Analista judiciário/2009) Um documento é autêntico
quando preenche os requisitos necessários para que se reconheça:
a) seu valor histórico;
b) sua proveniência;
c) a intenção de seu signatário;
d) seu teor informativo;
e) a identidade de seu destinatário.
178. (FCC/TRT - 3ª Região-MG - Analista judiciário/2009) Para que sejam considerados de
arquivo, de acordo com Schellenberg, os documentos devem obedecer a uma dupla
condição: terem sido produzidos ou acumulados na consecução de um determinado
objetivo e:
a) manterem o arranjo que Ihes foi dado pelo órgão que os produziu ou acumulou;
b) serem preservados na sua totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição
das partes que os integram;
c) seguirem uma linha imaculada de custódia ininterrupta e responsável;
d) apresentarem regularidade e uniformidade de espécies, tipos, formatos e
suportes;
e) possuírem valor para fins outros que não aqueles para os quais foram
produzidos ou acumulados.
179. (FCCjTRT - 3" Região-MG - Analista Judiciárioj2009) Caderno e livro são
exemplos de:
a) formato;
b) tipo;
c) espécie;
d) suporte;
e) forma.
180. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socia1j2008) A respeito de conceitos
fundamentais de arquivologia, julgue o item a seguir. A justificativa para
organização de arquivos de órgãos públicos está na ordem direta do interesse
de três tipos de usuários que deles fazem uso: o administrador, o cidadão e o
pesquisador.
181. (Cespe-UnBj Antaq - Técnico Administrativoj2009) Acerca de arquivamento e
procedimentos administrativos, julgue o item a seguir. Os documentos de
arquivo não são objeto de coleção, mas produtos e subprodutos das funções e
das
atividades
de
uma
organização
pública
ou
privada e das atividades de uma pessoa física.

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182. (Cespe-UnBjDPF - Escrivão da Polícia Federalj2009) O princípio de respeito aos
fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira
idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da
administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos.
183. (Esaf - Analista Administrativoj2009) O desentranhamento é a:
a) juntada definitiva de um processo a outro;
b) juntada provisória de um processo a outro;
c) separação de processos após a juntada provisória;
d) retirada de folhas do processo;
e) abertura de um novo volume do mesmo processo.
184. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socia1j2008) Acerca dos arquivos
correntes, intermediários e da avaliação de documentos, julgue o item a seguir.
Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas,
obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.
185. (Cespe-UnB/TRT - 17ª Região-ES - Analista judiciário/2009) Acerca dos arquivos
correntes e intermediários, julgue os itens a seguir. Apensar um processo éjuntá-Io
em definitivo a outro processo, por necessidade do serviço .
186. (Cespe-UnB/TRT - 1 7ª Região-ES - Analista judiciário/2009) A instalação de arquivos
setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da organização como
um todo.
187. (Cespe-UnB/TRT - 1 7ª Região-ES - Analista judiciário/2009) Os documentos podem
passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo permanente, sem
necessidade de armazenamento no arquivo intermediário.
188. (Cespe-UnB/ Antaq - Técnico Administrativo/2009) Acerca de arquivamento e
procedimentos administrativos, julgue o item a seguir. O arquivo intermediário é
constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa.
189. (Esaf/ Aneel - Técnico Administrativo/2006) Quanto ao arquivo intermediário
podemos afirmar que:
a) é subordinado técnica e administrativamente ao arquivo corrente;
b) a economia é a razão principal para sua criação;
c) os documentos nessa fase têm uma classificação diferente da que Ihes foi dada
nos arquivos correntes;
d) armazenam, principalmente, documentos de valor histórico e secundário;
e) o acesso aos documentos é público, não havendo nenhuma restrição ao seu uso.


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190. (Cesgranrio/IBGE/2010) O arquivista. de uma universidade recebe documentação
várias unidades acadêmicas e verifica que, devido às suas características,
documentos recebidos são para a guarda permanente. Desse modo, a partir
identificação dos órgãos que enviaram a documentação, será possível colocar
documentos recolhidos no quadro de:
a) descrição;
b) arranjo;
c) levantamento;
d) avaliação;
e) temporalidade.

de
os
da
os

191. (Cespe-UnB/Tj-DF - Analista judiciário/2008) Os documentos pertencentes a
um mesmo fundo guardam relação orgânica entre s], constituindo uma
unidade distinta, não podendo seus componentes ser separados, para constituir
outros agrupamentos aleatoriamente.
192. (Cespe-UnB/T j-DF - Analista judiciário/2008) Os documentos de um órgão
público extinto formam, até a data da extinção, um fundo fechado, com data
inicial e final.
193. (Cespe-UnB/T j-DF - Analista judiciário/2008) A organização do fundo de
arquivo deve ser feita a partir da análise da proveniência, da história da
entidade, das origens funcionais, do conteúdo e dos tipos de material.
194. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Socia1f2008) Os arquivos de um órgão
público devem atender fundamentalmente às necessidades da administração, o
que não impede a sua utilização, por exemplo, como meio didático e de
pesquisa.
195. (Esaf/ANA - Analista Administrativo/2009) Evitar o congestionamento dos
arquivos permanentes com documentos que ainda não chegaram à idade de
serem custodiados ou que serão destruídos ao fim dos prazos indicados para a
eliminação é um objetivo do arquivo:
a) corrente;
b) inativo;
c) intermediário;
d) de gestão;
e) ativo.


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196. (Cesgranrio/BNDES - Técnico de Arquivo/2008) Em uma reunião de trabalho, o
arquivista orienta os Técnicos de Arquivo sobre o entendimento conceitual a
respeito da teoria arquivística. Inicia, comentando que é nos arquivos correntes
que se mantêm os documentos durante seu uso funcional; nos arquivos
intermediários, os papéis quejá ultrapassaram seu prazo de validade jurídicoadministrativo mas que ainda podem ser utilizados pelo produtor; e, nos
arquivos permanentes, os documentos conduzidos para a preservação
definitiva. Após a reunião, os Técnicos em Arquivos concluem corretamente
que o tema central referia-se à(ao):
a) categoria de arranjo dos arquivos;
b) análise diplomática de documentos;
c) tipologia central dos arquivos;
d) código de classificação de documentos;
e) ciclo vital de documentos.
201. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/201 O) Julgue os itens subsequentes,
relativos às rotinas de tratamento documental em arquivos correntes. As atividades
que compõem as rotinas de classificação são as seguintes: receber o documento; ler
o conteúdo do documento identificando a data e o assunto; localizar o código no
inventário de temporal idade e assuntos; anotar o código no verso do documento;
preencher uma folha de identificação com a data e o código.
202. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/20 10) O arquivamento consiste em
inspecionar o documento para verificar se está assinado e se é original; formar
dossiês, agrupando os documentos pela data em que foram emi-tidos em uma pasta
suspensa. Dentro da pasta, deve-se anotar o número de protocolo; fora da pasta,
deve-se colocar uma etiqueta com a data.
203. (Cespe-UnB/MPS - Agente Administrativo/201 O) O código de classificação é um
instrumento utilizado nos órgãos federais para agrupar os documentos de arquivo
em classes e subclasses, segundo as funções e atividades desempenhadas pelo
órgão. Também são identificados espécies e tipos documentais, que são chamados
de assuntos e recebem códigos numéricos.
204. (Cespe-UnB/TRE-MG - Técnico Judiciário - Área Administrativa/2009) Acerca do
gerenciamento da informação e das três idades documentais, assinale a opção
correta.
a) O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso
e com valor primário.
b) Os documentos de idade intermediária são os que são consultados
frequentemente e aos quais se tem livre acesso.
c) O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo, legal
ou fiscal.
d) O arquivo intermediário, conhecido também como arquivo inativo, é resultante da
transferência de documentos do arquivo corrente.
e) O recolhimento de documentos no arquivo intermediário deve ser feito após o
encerramento do valor probatório desses documentos.


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205. (Cespe-UnB/MTE - Agente Administrativo/2008) Acerca do arquivo, julgue o item a
seguir. As correspondências - ofícios, memorandos, cartas - mantidas no setor de
trabalho, isto é, próximas de quem trata dos assuntos relacionados a esses
documentos, e que aguardam a transferência ao arquivo intermediário, o
recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação, são consideradas
de arquivo corrente.
206. (FCC/TRE-RN - Técnico judiciário - Área Administrativa/200S) Na administração de
documentos correntes tem-se a preocupação de conservá-Ios de maneira ordenada
e acessível. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos
sejam bem:
a) classificados e manuseados;
b) classificados e arquivados;
c) selecionados e arquivados;
d) selecionados e classificados;
e) selecionados e manuseados,
207. (Cespe-UnB/TSE - Técnico judiciário - Área Administrativa/2007) julgue o item a
seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
I - Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a elimi- nação
dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total.
II - Prevalece, nessa fase, o valor secundário dos documentos, pela im- portância
administrativa que eles têm.
III - A ausência de normas que guiam a organização dos arquivos correntes pode
provocar a má utilização do espaço e do equipamento.
Assinale a opção correta:
a) Nenhum item está certo;
b) Apenas os itens I e 11 estão certos;
c) Apenas os itens I e 111 estão certos;
d) Todos os itens estão certos,
208. (Cespe-UnB/TRE-MA - Técnico judiciário - Área Administrativa/2009) A respeito dos
arquivos intermediários, assinale a opção correta.
a) O acesso aos documentos no arquivo intermediário é aberto ao público,
b) As características provisórias do arquivamento intermediário impedem a aplicação
da tabela de temporal idade,
c) Os arquivos intermediários são constituídos, fundamentalmente, por documentos
com valor informativo,
d) Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos
prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final: eliminação ou
guarda permanente,
e) Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a
vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-culturaL
209. (Cespe-UnB/TRE-MA - Técnico judiciário - Área Administrativa/200S) No âmbito do
gerenciamento da informação e da gestão de documento, as funções realizadas nos
arquivos intermediários incluem o(a):
a) descrição de documentos arquivísticos;
b) acompanhamento do trâmite dos documentos;
c) atendimento aos usuários internos para consulta aos documentos e empréstimo
ao órgão produtor dos mesmos;
d) elaboração dos instrumentos de pesquisa do acervo arquivístico;
e) elaboração do quadro de arranjo do acervo arquivistico,

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223. (Cespe-UnB/TRE-BA - Técnico judiciário - Área Administrativa/2010) O estágio de
evolução dos arquivos é conhecido como princípio de respeito aos fundos, que é o
principal fundamento da arquivologia.
224. (FCC/TRE-AM - Técnico judiciário - Área Administrativa/201 O) Os arquivos
acumulados por determinada instituição devem manter, a todo custo, sua
individualidade, sem que seus documentos sejam misturados aos de origem diversa.
Tal
recomendação
é
conhecida,
no
âmbito
da
Arquivologia,
como princípio da:
a) ordem original;
b) destinação;
c) temporalidade;
d) territorialidade;
e) proveniência.
225. (Cespe-UnB/MTE - Agente Administrativo/2008) Acerca do arquivo, julgue o item a
seguir. O conjunto documental produzido e(ou) recebido pelo MTE em decorrência
de suas funções administrativas é considerado arquivo público, diferentemente dos
conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituições de caráter público ou
por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, que são
considerados arquivos privados.
233. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Social/2008) Acerca dos arquivos correntes,
intermediários e da avaliação de documentos, julgue os itens a seguir.
É conhecido como prazo de prescrição o intervalo de tempo durante o qual o poder
público, a empresa ou qualquer interessado guardam o documento por precaução,
antes de eliminá-Io ou encaminhá-Io para guarda definitiva no arquivo permanente.
234. (Cespe-UnB/INSS - Analista do Seguro Social/2008) No que se refere ao documento,
valor mediato corresponde a valor primário ou administrativo.
235. (Cesgranrio/BNDES - Técnico de Arquivo/2008) Os dossiês do Departamento de
Pessoal do Banco Valparaíso estão completamente desorganizados, e vários usuários
desse departamento precisam de informações vinculadas às suas vidas funcionais.
Sabe-se que somente por meio dos dossiês será possível recuperar as informações
que não estão disponíveis em nenhum outro suporte. Uma sugestão para a
organização da documentação citada é utilizar o método alfabético, seguindo as
regras de alfabetação. Dessa forma, as pastas dos funcionários com os seguintes
nomes: (1) Jorge AIberto da Silva Neto; (2) Robson Ferreira de Marcedo; (3) Dr.
Moysés Souza Fraga Sobrinho, (4) Professora Georgete Alves da Silveira e (5)
Deputado João de Macedo Filho terão a seguinte ordenação:
a) 3,5,2,1,4.
b) 3,2,5,4,1.
c) 2,5,3,4, l.
d) 1,5,4,2,3.
e) 1,3,2,5,4.


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239. (FCC/Tj-PI - Analista judiciário/2009) Com o desenvolvimento das novas tecnologias
da informação e da comunicação, fala-se em "desmaterialização" dos arquivos, porque:
a) a web garante a integridade dos dados veiculados;
b) as ideias e pensamentos deixaram de se expressar por meio de palavras;
c) a legibilidade dos textos depende agora de expertise em criptografia;
d) os documentos não são mais tributários de um suporte único e estável;
e) os gêneros sonoros, iconográficos e audiovisuais sobrepujaram, em número, os
textuais.
240. (FCC/TRT - 3" Região-MG - Analista judiciário/2009) Os métodos diretos de
arquivamento:
a) baseiam-se em sistemas numéricos;
b) dispensam o uso de instrumentos de localização;
c) supõem a indexação coordenada;
d) só podem ser utilizados em empresas privadas;
e) dependem de recursos informatizados.
241. (FCC/TRT - 3ª Região-MG - Analista judiciário/2009) Com as mudanças tecnológicas
e a rápida obsolescência dos recursos computacionais, os documentos armazenados
em meio digital são transferidos de determinados suportes, plataformas ou formatos
para outros mais modernos. Esse processo, conhecido como migração, pode ser
feito por três procedimentos:
a) reprografia, termografia ou revelação;
b) microfilmagem, digitalização ou estereografia;
c) leitura óptica, cópia fotostática ou fotografia;
d) conversão, atualização ou reformatação;
e) maceração, velatura ou magnificação.
242. (Cespe-UnB/STj - Técnico judiciário - Area Administrativa/2008) O método de
ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é
conhecido como Duplex.
243. (Cespe-UnB/Antaq - Técnico Administrativo/2009) O método numérico simples
determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três
grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.
244. (Cespe-UnB/ Antaq - Técnico Administrativo/2009) Uma das vantagens apresentadas
pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de
documentos.
245. (Cespe-UnB/Anac - Técnico Administrativo/2009) A localização dos documentos de
arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou
de um código.
246. (Cespe-UnBjAnac - Técnico Administrativoj2009) É possível encontrar vários
esquemas padronizados de classificação por assunto em arquivos, entre eles o
esquema dígito-cronológico.
247. (Cespe-UnBjMEC - Técnico Administrativoj2009) Arquivamento é o conjunto das
operações de acondicionamento e armazenamento de documentos.


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248. (Cespe-UnBjMEC - Agente Administrativoj2009) É possível, na escolha do método
de arquivamento, definir um método principal e métodos auxiliares para a
organização da documentação.
249. (CesgranriojBNDES - Técnico de Arquivoj2008) No mundo moderno, a informação
analisada adquire enorme valor como um recurso caro, de poder, e que é
esgotável. Em uma instituição privada ou pública, é necessário identificar as
informações que devem ser preservadas, classificadas, compartilhadas ou
resguardadas. Assim, alguns métodos de arquivamento são basicamente
codificações para o acesso às informações contidas nos documentos, pois
somente a partir de um índice remissivo é possível recuperar documentos em
sistemas indiretos, como no método:
a) alfabético.
b) enciclopédico.
c) numérico.
d) dicionário.
e) geográfico.
250. (Cespe-UnBjAntaq - Analista Administrativoj2009) A adoção do sistema
descentralizado de arquivos correntês é mais adequada para pequenas
organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as
organizações mais complexas e fisicamente grandes.
252. (Cespe-UnBjDPF - Escrivão da Polícia Federalj2009 ) A respeito do gerenciamento da informação e da gestão de documentos, julgue os itens seguintes.
As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente
interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação
direta ou indireta com a missão dessa organização.
259. (Cespe-UnBjINSS - Analista do Seguro Socialj2008) O documento que entra no
órgão por meio de malote ou de serviço de entrega deve seguir diretamente ao
destinatário, sendo prescindível registrá-Io no setor de protocolo do órgão.
260. (Cespe-UnBjTRT - 17ª Região-ES - Analista judiciárioj2009) Os processos devem
ser autuados nos setores de protocolo, onde devem receber um número para seu
controle e terem os seus dados incluídos em um sistema manual ou informatizado.
261. (Cespe-UnBjMEC - Agente Administrativoj2009) A respeito dos procedimentos
administrativos, julgue os itens subsequentes. A correspondência oficial, com
indicações de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta
para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatário.
262. (Cespe-UnBjMEC - Agente Administrativoj2009) Para que ocorra a expedição de
documentos, os setores de trabalho devem encaminhar o original, acompanhado
de uma cópia, ao setor de protocolo, que faz o devido registro, arquiva o original
e expede a cópia do documento ao destinatário.


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