Sistema de automação de escritório

2.  Automação
 Histórico
 Conceitos
 Objetivos
 Vantagens
 Funções
 Suíte
 Exemplos

3.  Automação é a diminuição da mão de obra humana através
de computadores, pois as atividades são feitas com mais
eficiência e maior velocidade.
 Está divida em quatro categorias:
1. Industrial;
2. Comercial;
3. Residencial ou Domótica;
4. De Escritório.

4.  OAS servem as necessidades de informação ao nível de
conhecimento da organização.
 OAS ajudam principalmente os data workers.
◦ Data workers: pessoa com formação avançada menos
formal como secretária, contador, escriturário e
administrador
◦ Seu trabalho consiste principalmente em processar ao invés
de criar nova informação e conhecimento.

5.  O conceito de automação de escritório surgiu em meados
dos anos 1970 nos EUA, como fruto do desenvolvimento
de computadores de processamento distribuído (onde vários
usuários podiam acessar simultaneamente um único
equipamento). Baseava-se num tripé
(comunicação, periféricos e inteligência artificial), sobre o
qual fizeram-se grandes avanços, mas que ainda não atingiu
o estágio ideal imaginado naquela época. Hoje em dia a
automação de escritório ajuda a otimizar e automatizar os
procedimentos administrativos existentes.

6. O conceito de automação de escritório surgiu em meados
dos anos 1970 nos EUA, como fruto do desenvolvimento
de computadores de processamento distribuído (onde vários
usuários podiam acessar simultaneamente um único
equipamento). Baseava-se num tripé
(comunicação, periféricos e inteligência artificial), sobre o qual
fizeram-se grandes avanços, mas que ainda não atingiu o
estágio ideal imaginado naquela época. Hoje em dia a
automação de escritório ajuda a otimizar e automatizar os
procedimentos administrativos existentes.

7. Antigamente tudo o que se realizava nos escritórios eram feitos
de forma manual, o que gerava uma demora exorbitante sobre
os processos como também um acumulo de papéis que
deveriam ser arquivados, havia muita dificuldade quando se
precisava atualizar os relatórios, ou mesmo ao coletar dados
para a tomada de decisão. No início dos anos 70, segundo
Turban, McLean e Wetherbe (1996), foram desenvolvidos
sistemas com o objetivo de automatizar as operações
realizadas nos escritórios melhorando e agilizando as
atividades desempenhadas nos mesmos. O Sistema de
Automação de Escritório (SAE) auxilia no aumento
da produtividade, redução de custos e um resultado de maior
qualidade.

8.  OAS (Office Automation System):
◦ Aplicações de tecnologia de informação projetadas para
aumentar a produtividade dos data workers no escritório,
apoiando as atividades de coordenação e comunicação.

9.  Toda e qualquer tecnologia de informação que possui como
objetivo principal aumentar a produtividade pessoal dos
trabalhadores que manipulam as informações manipulam as
informações de escritório é considerado um SAE segundo
BATISTA (2004, p. 24).
 Os sistemas de automação de escritório são aplicações de
informática projetadas para aumentar a produtividade dos
trabalhadores de dados, dando suporte à coordenação e às
atividades de comunicação de um escritório típico", Segundo
LAUDON e LAUDON (2001, p. 33).

11.  Redução de papéis;
 Melhoria de atendimento;
 Minimização dos erros;
 Racionalização de processos;
 Troca e aproveitamento das informações;
 Obtenção de informações confiáveis e atualizadas
constantemente;
 Agilização na tomada de decisões.

12.  O aumento da competitividade;
 Concorrência;
 Redução dos custos;
 Alto nível de eficiência e velocidade;
 Mais produtividade;
 Mais Qualidade;
 Gestão mais efetiva;

13. Caso a automação seja feita para um usuário
não capacitado, ou seja, feita de forma a não
se adequar a instituição, ela pode vir a causar
problemas e transtornos indesejáveis.

14.  Gerência de Atividades Básicas:
Agenda Eletrônica;
Lembrete Eletrônico;
Gerência de Recursos (salas de reuniões, equipamentos, etc.);
Caixa de Entrada.
 Preparação de Arquivos e Recuperação de Documentos:
Processamento de Texto;
Arquivamento / Recuperação de Documentos;
Pesquisa de Documentos.

15.  Apoio a Decisão:
Computação Pessoal;
Análise de Dados;
Elaboração de Gráficos;
Consulta de Banco de Dados.
 Comunicação:
Correio Eletrônico;
Correio de Voz;
Teleconferência;
Vídeo-Conferência.

16.  Editores de texto
 Sistema de correio eletrônico
 Grupos de Notícias
 Máquinas de Fax
 Correio de voz
 Sistemas multimídia
 Sistemas de Informação Distribuídos
 Video-conferência

17.  Programas para escritório são todos os aplicativos voltados
para as tarefas de escritório. Enquadram-se nessa
categoria editores de texto, editores de planilhas, editores de
apresentação, aplicativos de agenda de compromissos,
contatos, entre outros.
 Em soma à estes, a suíte pode conter um programa de
apresentação, banco de dados, suíte gráficas e ferramentas
de comunicação, como um leitor de e-mails.

19.  O correio eletrônico ( e-mail ) é o serviço básico de
comunicação na rede. Ele é muito rápido, envia e recebe
mensagens em questão de minutos.
 Ex: Gmail, Outlook, Yahoo, Mail etc.

20.  Com ele, é possível criar desde documentos simples até
arquivos profissionais, que são mais complexos, tais
como: fax, cartas, currículos, ofícios, procurações e apostilas.
 Ex: Microssoft Office Word, Notepad, LibreOffice, Google
Docs etc.

21.  Algumas das principais funções das planilhas eletrônicas é
que você pode armazenar, manipular, calcular e analisar
dados. Pode também acrescentar gráficos, elementos
gráficos, tais como retângulos, linhas e caixas de texto etc.
 Ex: Microsoft Office Excel, LibreOffice calc etc.

22.  É um programa que, por meio de slides apresenta
determinado tema em uma reunião, palestras ou mesmo em
cursos, facilitando a comunicação.
 Ex: Prezi, Microsoft Office Powerpoint etc.

23.  Sistemas gerenciadores de banco de dados são usados em
muitas aplicações. É o método preferido de armazenamento,
recuperação de dados e informações para aplicações multi-
usuárias grandes onde a coordenação entre muitos usuários é
necessária.
 Ex: MySQL, ORACLE, SQLServer etc.

24.  O navegador é o instrumento que permite aos utilizadores da
internet surfar entre as páginas web dos seus sites
preferidos.
 Ex: Internet Explorer, Google Chrome, Mozila Firefox, Opera,
Safira etc.