Comunicación en las organizaciones

1. COMUNICACIÓN EN LAS
ORGANIZACIONES
Ps. Diana Dueñas Castillo
Esp. En Gerencia de RRHH

2. DEFINICIÓN
No puede haber grupos sin
comunicación. Entendida como el
intercambio de significados
(información, ideas) entre sus
miembros.
Implica la transferencia y
comprensión del significado.
Cualquier idea, por buena que sea, es estéril hasta que
se transmite y los demás la comprenden.
La comunicación perfecta, si hubiera tal cosa, se daría
cuando un concepto o idea se transmitiera en forma tal
que la imagen mental que se formara el receptor fuese
exactamente la misma que concibió el emisor.

3. FUNCIONES
Control: La comunicación formal e informal
sirve para controlar el comportamiento de los
empleados.
Motivación: Al aclarar lo que los empleados deben
hacer, lo que están haciendo bien y lo que deben
mejorar.
Expresión emocional: La comunicación se convierte en
un escape de sentimientos satisfacción de necesidades
sociales entre los miembros de un grupo.
Información: Ofrece la información que individuos y grupos
necesitan para la toma de decisiones al transmitir datos para
identificar y evaluar opciones alternativas.

4. Ninguna de estas funciones ha de
considerarse más importante que
las otras.
Para que los grupos tengan un buen
desempeño, deben ejercer alguna
forma de control sobre sus
integrantes, deben ofrecer estímulos
para trabajar, medios para la
expresión de emociones y opciones
de toma de decisiones.
Casi todo acto de comunicación que
tiene lugar en un grupo u
organización realiza una o más de
estas cuatro funciones.
FUNCIONES

5. EL PROCESO DE LA
COMUNICACION
MENSAJ
E
MENSAJ
E
MENSAJ
E
MENSAJ
E
RETROALIMENTACIÓN

6. DIRECCION DE LA
COMUNICACION
• Descendente: La comunicación
pasa de un nivel de un grupo
u organización a un nivel
inferior.
• Ascendente: La comunicación
se dirige a un nivel superior en
el grupo u organización.
• Horizontal: Cuando la
comunicación tiene lugar entre
los integrantes del mismo
grupo de trabajo, entre los
miembros de grupos del mismo
nivel.

7. LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
Hay tres métodos básicos para intercambiar información entre los
miembros de un grupo:
1. Comunicación Oral
Discursos, encuentros formales entre dos personas o discusiones
en grupo y sistemas informales de rumores, son formas populares
de comunicación oral.
Ventajas:
-La velocidad y la retroalimentación.
-Si el receptor no está seguro del mensaje, el emisor lo detecta por
la retroalimentación inmediata y puede corregirse pronto.
La principal desventaja de la comunicación oral aflora en las
organizaciones o dondequiera que el mensaje deba pasar a través
de varias personas

8. LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
2. Comunicación Escrita
Memorandos, cartas, correo electrónico, transmisiones de fax,
publicaciones de las organizaciones, noticias publicadas en los
tableros de avisos y cualquier otro medio de transmitir por escrito
palabras o símbolos.
Ventajas:
-Es tangible y verificable. .
-Generalmente tanto el emisor como el receptor guardan un
registro del intercambio.
-El mensaje puede guardarse indefinidamente.
-Se es más cuidadoso con la palabra escrita que con la oral, por lo
que se está obligado a pensar mejor en lo que se quiere comunicar
en un mensaje escrito que en uno hablado.
Desventaja:
-Consumen tiempo.
-No cuenta con un medio incorporado de retroalimentación.

9. LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
3. Comunicación No verbal
Movimientos del cuerpo, la entonación o énfasis que damos a las
palabras, las expresiones del rostro y la distancia física entre el
emisor y el receptor.
Todo movimiento corporal posee un significado y ningún
movimiento es accidental. Actuamos de acuerdo con nuestro
estado de ánimo.
Los dos mensajes más importantes que comunica el lenguaje
corporal son 1) el grado en el que un individuo simpatiza con
otro y se interesa en sus opiniones, y 2) el estatus relativo
percibido entre emisor y receptor.
La posición o el movimiento del cuerpo no tiene por sí mismo
un significado preciso o universal, pero cuando se enlaza al
lenguaje hablado, confiere un sentido más completo al mensaje
del emisor.

10. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Redes Formales de grupos pequeños:
-Cadena: sigue rígidamente las líneas formales de
mando. La comunicación fluye de arriba abajo.
-Rueda: el líder actúa como conducto central de las
comunicaciones del grupo. La comunicación es más
restringida.
-Multicanal: permite que los miembros del grupo se
comuniquen activamente entre sí.

11. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Redes Informales:
•Rumores: Aunque sean informales, no quiere decir que no
sean una fuente importante de información. Tiene 3
características:
-No los controla la administración.
-La mayoría de los empleados les conceden más credibilidad
que a los comunicados formales emitidos por la dirección.
-Sirven sobre todo a los intereses personales de los
involucrados.
Señala a los administradores los temas confusos que
los empleados consideran importantes y que les crean
ansiedad. Por tanto, son a la vez un filtro y un sistema
de retroalimentación en el que se recogen los asuntos
relevantes para los trabajadores.

12. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Redes Informales:
•Comunicación por computadora:
-Correo electrónico
-Intranet y extranet
-Videoconferencia

13. Correo electrónico:
Ha reducido notablemente el número de memorandos, cartas y
llamadas telefónicas que hacían los empleados para
comunicarse entre ellos y con proveedores, clientes y otros
interesados externos.
-Los mensajes de correo electrónico se
escriben, corrigen y guardan
rápidamente.
-Se pueden enviar a una persona o a
miles con el clic de un ratón.
-Se pueden leer por completo, a
conveniencia del destinatario.
-El costo es una fracción de lo que
costaría imprimir, reproducir y
distribuir cartas o folletos
Su desventaja radica en la sobrecarga de información y que
adolece de contenido emocional

14. • Intranet y extranet: Las intranets son redes
privadas de información que se han convertido
rápidamente en el medio preferido de
comunicación entre los empleados de una
compañía.
Las organizaciones crean enlaces de extranets para
conectar a los empleados internos con ciertos
proveedores, clientes y socios estratégicos.

15. • Videoconferencia:
- Son una extensión de los sistemas de intranet y
extranet.
• Permiten a los empleados de la organización
sostener juntas con personas ubicadas en otros
lugares, a través de audio y video en vivo.

16. ELECCION DEL CANAL DE
COMUNICACION
Riqueza de canal: La cantidad de
información que puede transmitirse en un
episodio de comunicación.
Las conversaciones en persona son las más
ricas porque ofrecen muchas claves de
información,, retroalimentación inmediata
y el toque personal de “estar ahí”.
Los medios escritos impersonales, como los
informes formales y los boletines, son los
menos ricos
Depende de que el mensaje sea de rutina o
no.

17. Riqueza de información en los canales de
comunicación

18. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
EFICAZ
Filtrado: Manipulación deliberada de la
información por parte del emisor de tal
manera que sea más favorable a los ojos
del receptor.
El principal determinante del filtrado es el
número de niveles en la estructura de la
organización. Cuantos más niveles
verticales haya en la jerarquía, hay más
probabilidades de que se produzcan
filtrados.
Percepción selectiva: Los receptores ven y
escuchan selectivamente, basados en sus
necesidades, motivaciones e intereses y
otras características personales.

19. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
EFICAZ
• Sobrecarga de información: Cuando la
información con la cual debemos trabajar
excede nuestras facultades.
• Emociones: El estado de ánimo que se
tenga en el momento de recibir un
mensaje influirá en la forma de
interpretarlo.
• Lenguaje: las palabras tienen
significados distintos para diversas
personas.
• Ansiedad por la comunicación: Tensión
y ansiedad indebidas ante la
comunicación oral y escrita.

20. FIN