Інструменти проектного менеджменту для малого та середнього бізнесу презентація

www.alternatyva.in.ua ©
alternative.lviv@gmail.com
"Інструменти
проектного
менеджменту
для малого та
середнього
бізнесу"

Зміст
сучасного

Що таке діяльність ?

Філософія
В широкому
(філософському)
розумінні цього
слова – це способи
дії з досягнення
бажаного результату

Цілі -
результати
Стан –
Бажано
Ситуація що змушує до
дій !
Стан –
НЕ влаштовує
ЯК або
ЯКИМ
ЧИНОМ ?
Ключове питання у будь-якій формі діяльності

Менеджмент
Проектний
менеджмент
- Процес управління
- Бачення управління
- Філософія управління
- Методи управління
РІЗНИЦЯ
- Способи ефективної
організації управління
- Методи та інструменти
раціоналізації процесу
управління
ДІЇ
ГОЛОВНЕ ЗАПИТАННЯ
Як управляти (діяти) ? Як управляти (діяти)
найкраще у
відповідності до ... ?

Що таке проект ?
Проект – це діяльність!
Але
- діяльність направлена на
досягнення чітко
визначених і вимірюваних
результатів за певний
проміжок часу, яка вимагає
залучення та використання
відповідної кількості
необхідних ресурсів!

Менеджмент Проектний менеджмент
1. Орієнтований на хід подій 1. Спрямований на досягнення конкретно
заданої цілі
2. Орієнтований на організацію самого
процесу
2. Орієнтований на результат
3. Часто розмитість термінів виконання 3. Абсолютна чіткість термінів виконання
4. Планування в першу чергу процесів 4. Ретельне планування ресурсів
5. Орієнтований на робочий процес 5. Орієнтований на визначення і
обов’язкове досягнення цілей
6. Орієнтований на стандарти та норми 6. Орієнтований на кінцевий результат
7. Характеризується надійністю та
стабільністю системи
7. Характеризується передбаченнями та
прогнозами
8. Є небезпека монотонності 8. Тяжіє до різноманітності
9. Залучений постійний персонал 9. Залучена проектна команда

Так в чому саме
різниця ?

Менеджмент та проектний менеджмент ?
Проектний
менедмент
Проектний
менедмент
«Фокус у фокусі!»

У сучасному розумінні проект
– це ЗАДУМ, який
характеризується
рисами:
1. Унікальністю ідеї;
2. Визначеністю термінів
виконання та обсягів
фінансування;
3. Зрозумілістю цілей;
4. Комплексністю дій;
5. Складністю
взаємозв’язків;
6. Ризиковістю та
стресовістю для учасників
проекту;
7. Інноваційністю.

Усі керівники є проектними менеджерами ?

Проектний менеджер
– це в першу чергу
талановитий та
фаховий ОРГАНІЗАТОР!
Можна сказати
«диригент!»

Проектний менеджер – це :
Волею-неволею він організує всі робочі процеси які відбуваються навколо,
ясно уявляючи, які для цього потрібні ресурси, скільки грошей і часу
знадобиться для досягнення результату, яка відповідальність лежить на
кожному з членів компанії.
Результатом його діяльності є те, що скорочується час для видачі завдань,
бо люди починають розуміти один одного з півслова, мислити одними
категоріями.
Проектний менеджер - це людина, яка однаково успішно може будувати
атомну електростанцію, розробляти сучасний програмний комплекс або
вирішувати інші, абсолютно не пов'язані з двома першими завдання.
Він послідовно і надійно вибудовує процес організації робіт з виконання
проекту, при якому кожен учасник проекту проводить єдину стратегічну
лінію компанії.

Проектний
менеджмент - це
практичний
менеджмент!
Тому, що відбувається постійна взаємодія
між людьми!

Пітер
Друкер
Складність та мистецтво
проектного менеджменту
полягають у тому, що
потрібно весь час
організовувати та навчати
учасників проектної
команди.
Необхідно створити
однакове бачення процесу
виконання проекту у всіх
його учасників, незалежно
від посад та рівня їх
професійних компетенцій!
І звичайно необхідно
створювати нові
інструменти ефективного
вирішення проектних
задач!

Практика
в Україні

Основні причини невдач у проектній роботі (статистична
інформація за даними International Project Management
Association, IPMA)
32 %
18 %
13 %
12 %
10 %
7 %
4 %
3 %
Інші
Не чіткі цілі та не чіткі вимоги до проекту
Відсутність реальної підтримки керівництва
Незадовільні методика та техніка управління
проектом
Недостатність ресурсів
Незадовільна кваліфікація, гнучкість та
активність
Невідповідність рівнів компетенції
Відсутність достатнього контролю і
моніторингу над проектом
Недостатня комунікація, відсутність обміну
інформацією, відсутність управління змінами
Недостатній досвід керівництва,
багатозадачність, недооцінка бюджету і ін.

Використання інструментів проектного
менеджменту компаніями України:
Статистична вибірка – 5000 компаній
Серед «великого бізнесу» (342 компанії) - лише 32 %
комплексно використовують інструменти проектного
Серед «середнього бізнесу» (2312 компаній) - лише 14 %
комплексно використовують інструменти проектного
Серед «малого бізнесу» (2346 компаній) - лише 4 %
використовують інструменти проектного менеджменту

ЧОМУ ?

У 78 % випадків
відсутність
комплексного
мислення
керівників !

Використання
основних
інструментів
менеджменту у
малому та
середньому
бізнесі

Основні ВИДИ проектів
1. Проекти розвитку
2. Дослідницькі проекти
3. Інвестиційні проекти
4. Організаційні проекти
Отримання нових
технологій та
продуктів
Нові цінності як
правило у
матеріальній формі
Розвиток структур
та операцій
(процесів)

Яким чином можна визначити ТИП
проекту ?

Матриця соціальної комплексності і постановки
задач у різних типах проектів
Комплексні
стандартні проекти
(створення інтернет-
магазину заводу)
Інноваційні проекти
(реінжиніринг
бізнес-процесів)
Рутинні (робочі)
проекти (будівництво
підсобного
приміщення)
Потенційні проекти
(розробка нової
рекламної компанії
фірми)
Висока
комплексність
(залучення різних
фахівців, фірм,
партнерів і т.д.)
Низька
(знайомі один
з одним члени
команди)
Визначена
(Зміст і кількість можливих
рішень обмежені)
Соціальна
Постановка
задачНевизначена
(Методи дій і рішення ще
необхідно розробити)

ЗАВДЯКИ ЧОМУ ПРОЕКТНА ДІЯЛЬНІСТЬ
МОЖЕ БУТИ УСПІШНОЮ ?
KSF

Фактори успіху
проектної діяльності
Під факторами успіху
розуміють – набір знань,
умінь, навичок, методик,
ресурсів, креативного
мислення, юридичних або
фізичних обставин, як
складових діяльності проекту
і інших чинників поєднання
яких, у кінцевому випадку,
призводить до ефективного
досягнення поставлених
цілей.

Перелік факторів успіху в управлінні проектами
Фактор успіху Зміст дій
1. Зрозумілість
(чіткість, ясність)
цілей
Вибрати правильну ціль.
Зробити правильний опис цілі.
Визначити ціль – шкала успіху проекту.
2. Підтримка
керівництва та
партнерів
Визначення структурних одиниць
відповідальних за прийняття рішень.
Організація коротких шляхів прийняття рішень.
Організація швидкого втілення прийнятих
рішень.
Створення достатнього обсягу необхідних
ресурсів.
3. Залучення усіх
учасників проекту
Розробка та аналіз програми залучення
учасників проекту.
Розробка схеми інформування учасників
проекту, комунікативна модель проекту.
Аналіз зовнішніх умов та ризиків проекту.

4. Керівництво
проектом
Обрання керівника проекту.
Отримання необхідних професійних
компетенцій.
Керівник проекту – лідер проекту.
5. Учасники проекту
– проектна команда
Вибір та підготовка необхідних учасників
проекту.
Створення умов командотворення.
Створення робочого клімату – моделі праці
учасників проекту.
6. Комунікація Дослідження питання як спілкується
управлінська команда.
Визначення змісту і шляхів руху інформації в
команді.
Створення моделі модерації процесу
комунікування членів команди.

7. Організація Впровадження проекту у вже існуючу
організаційну структуру компанії.
Або створення нової необхідної оргструктури.
Створення схеми взаємодії підрозділів
компанії задіяних у проекті.
5. Планування Зрозуміло структурувати задачі проекту.
Створити пакети робочих задач проекту.
Створення детального (покрокового) плану дій
по проекту.
Визначення та бюджетування ресурсів проекту.
Використання фінансових та операційних
показників контролю бюджетного процесу
управління проектом.
Дослідження інструментів прогнозування
проектної діяльності.

6. Система
управління
проектом
Створення схеми відповідальності та
делегування повноважень.
Розробка схеми прийняття і виконання
управлінських рішень проекту.
7. Контроль і
моніторинг
(проектний
контролінг)
Розробка системи контрольних показників
виконання проекту та управлінських рішень
(збалансована система показників проекту).
Розробка системи проектної документації.
Розробка програми оперативного контролю
(контрольних заходів) виконання проекту.
Розробка програми відстеження змін
(відхилень у проектній роботі), управління
змінами.

Будь-яка геніальна
управлінська ідея, проект чи
задум залишаться не
почутими та не
реалізованими без їх
грамотної організації та
формалізації!
Процес управління завжди
вимагає його фахового опису,
фіксації, аналізу та контролю!
Дорогі колеги не забуваймо
про це!
Генрі
Гант

Основні принципи сучасної проектної діяльності
1. Креативність, відповідальність та старанність виконання дій
учасниками проекту
2. Створення необхідних умов для виконання проекту:
матеріальних і нематеріальних складових процесу
3. Обов'язкового проведення підготовки до процесу виконання
проекту його учасників
4. Створення системи моніторингу та проектної звітності
5. Використання технології управління змінами проекту
6. Інноваційності, інформативності, інтерактивності
7. Швидкості реакцій та адаптивності

Загальний цикл проектної роботи за
Гарцбургською моделлю
30 %
Структурування
10 %
Виконання
20 %
Підготовка
30 %
Планування
10 %
Закінчення
Фактори успіху за проектом в цілому та фазами його виконання
Інструменти досягнення цілей за проектом в цілому
та фазами його виконання

Якими є потреби середнього і малого бізнесу
у проектних інструментах ?
РІЗНИМИ

Основні інструменти проектного менеджменту за фазами
виконання проекту
Фаза проекту Назва інструменту
Підготовка 1. Матриця визначення типу проекту
2. Інструмент цілепокладання – концепція SMART
3. Інструменти оцінки ризиків проекту SWOT – аналіз, матриця ідентифікації ризиків,
діаграма оцінки ризиків, метод системного аналізу та перевірки наявних ризиків
проекту
4. Формалізація задач проекту – проектна заявка
Структурування 1. Структурування проекту – створення організаційної структури проекту – організаційної
схеми та таблиці взаємодії учасників
2. Розподіл ролей та обов'язків – матриця визначення компетенцій
3. Підбір учасників – методи визначення професійних та соціокомунікативних
особливостей учасників проекту, договори участі в проекті
4. Документування – класифікатор – довідник проектної документації, графік
документообігу проекту, журнал розподілу обов'язків
5. Оцінка якості дій – матриця оцінки якості, анкета контрольного листа управління
якістю
6. Аналіз витрат – таблиця попередньої вартості ресурсів, контрольна таблиця оцінки
корисності / витратності проекту, таблиця балансу прийняття рішення щодо проекту
7. Інформаційне забезпечення – аналіз корисності інформаційної системи
8. Для прийняття рішення щодо проекту - дерево рішень
9. Комунікація учасників проекту – методика проведення стартових зборів проекту,
матриця співвідношення функціональних задач проекту та професійних компетенцій
працівників, методика делегування та контролю повноважень

Планування 1. Структурний план проекту (PSP)
2. Контрольний лист структурного плану
3. Робочі пакети завдань
4. Карти думок
5. План строків та ходу робіт
6. Фізичний план використання ресурсів
7. Бюджет і фінансовий план
8. Методика контролю основних етапів, фаз та віх проекту
9. Методи управління часом: планування часу керівника проекту, планування часу
команди, матриця часових меж проекту
10. Методика планування та проведення зборів учасників проекту
Виконання 1. Проектний контролінг та проектна звітність
2. Методика роботи з факторами успіху проектного контролінгу
3. Аналіз силового поля
4. Методи прийняття управлінських рішень
5. Моделі комунікації та техніка ведення перемовин
6. Методи управління конфліктами та змінами
7. Методи мотивування персоналу

Закінчення 1. Методи накопичення, формалізації, збереження та передачі проектного досвіду та
знань
2. Методи створення ефективних презентацій
3. Методика проведення заключних зборів
4. Методики атестації учасників проекту
5. Методи управління знаннями та проектними базами даних
6. Методи реінтеграції учасників проекту у наступну діяльність

Роль
інструментів
менеджменту в
процесі
розвитку
діяльності
компанії

To
talk

«Завжди пам'ятайте,
що правильний
напрям руху є набагато
важливішим за
швидкість самого
руху!»
Дякую Вам за
увагу!

Інструменти проектного менеджменту для малого та середнього бізнесу презентація

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (9)

Similar to Інструменти проектного менеджменту для малого та середнього бізнесу презентація

Similar to Інструменти проектного менеджменту для малого та середнього бізнесу презентація (20)

More from DmytryLozovytskiy

More from DmytryLozovytskiy (9)

Інструменти проектного менеджменту для малого та середнього бізнесу презентація