Dr CAILLOT, Mme LAVANANT, Mme PEREZ Les innovations en management des technologies Les rendez-vous du management de l’EHESP 25-26 octobre 2011, Rennes

1. 27/10/2011
RENCONTRE PROFESSIONNELLE
MANAGEMENT DE L’EHESP
GOUVERNANCE DU POLE :
exemple trio de pôle du CHU de Dijon
Dr CAILLOT, Mme LAVANANT, Mme PEREZ
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L’Organisation polaire du CHU de Dijon
D’une phase expérimentale
à une appropriation progressive
par des acteurs pluriels
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2. 27/10/2011
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L’Organisation polaire du CHU de Dijon
Etablissement précurseur dans la structuration des pôles en
perpétuelle évolution :
- 1er découpage dès 1998
- 1ère révision en 2004
- dernière modification liée à la configuration du site de
Bocage Central en 2010-2011
’
L’Organisation polaire du CHU de Dijon
Etablissement précurseur
• Principe de l’organisation polaire posé dans le projet d’établissement
1994-1998
« Améliorer le niveau des prestations hospitalières par la mise en place
d’une synergie médico-chirurgicale se traduisant par la création de pôle
d’activités »
• 9 pôles d’activité définis
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3. 27/10/2011
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L’Organisation polaire du CHU de Dijon
Les étapes clés :
• 1998 : mise en place du pôle biologie
• 1999 : regroupement des vigilances sanitaires en pôle
• 2000 : rédaction du règlement intérieur type
désignation à titre provisoire des responsables de pôle
• 2001 : généralisation de la mise en place :
- 15 pôles médico-chirurgicaux et médico-techniques
médico- médico-
- 4 pôles de direction
’
L’Organisation polaire du CHU de Dijon
Les étapes clés : suite
• 2004 : Première évaluation du fonctionnement :
- pas de remise en cause des pôles
- rôle du CSS vécu comme très positif
- révision du règlement intérieur
• 2004 : mise en place du Conseil Stratégique
(12 membres)
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4. 27/10/2011
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L’Organisation polaire du CHU de Dijon
Les étapes clés : suite
• 2005 :
- révision du RI suite à l’ordonnance du 2 mai
- réflexion sur la contractualisation interne et les délégations de
gestion
• 2006 :
- séminaire de direction sur la contractualisation interne
- renouvellement des coordonnateurs médicaux
- mise en place des cadres administratifs
- formation des acteurs des pôles
’
Un processus loin d’être achevé
Faire cohabiter des logiques différentes…
Directions fonctionnelles
Pôles
médicaux
…en tenant compte des hommes et des femmes.
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5. 27/10/2011
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Les outils à l’appui de la démarche
au CHU de Dijon
• Elaboration du règlement intérieur
- RI validé en 2001
- définit les missions, les modalités de fonctionnement et les
champs de responsabilités des acteurs et instances du pôle
- réajusté en 2004 et 2005
• Mise en place d’un Comité Opérationnel des Pôles
- réunions mensuelles / rencontre des chefs de pôles et de la
direction et CME
’
Les outils à l’appui de la démarche
au CHU de Dijon
• Formalisation du fonctionnement des instances suite à la
mise en place de la loi HPST
- règlement intérieur pour le Directoire et le COP
• Rédaction d’un guide polaire (en cours de finalisation)
- synthèse sous forme de fiches des différents éléments relatifs
au fonctionnement polaire, à la contractualisation et à la
délégation de gestion
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6. 27/10/2011
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Les outils à l’appui de la démarche
au CHU de Dijon
•Contractualisation interne :
- phase expérimentale
- phase de généralisation (V1)
–2006 : Dernière phase de contractualisation V1
–2011 : Deuxième phase de contractualisation V2
•Mise en place par la Direction du contrôle de gestion et de
la contractualisation et de TB de suivi de la contractualisation
•Délégation de gestion : domaines RH, équipement…
Le CHU dans la démarche polaire
Caractéristiques et atouts
• Mise en place historique : le caractère
expérimental facilite l’aculturation
• Apprentissage d’un nouveau processus de
décision collectif
• Soutien institutionnel inconditionnel
… Mais un processus loin d’être achevé, en évolution
permanente… c’est « l’entreprise apprenante »
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7. 27/10/2011
Gouvernance des Pôles
Exemple du Pôle des
Pathologies Médicales
CHU Dijon
EHESP
Rennes 25/10/11
Pôle des Pathologies Médicales - CHU Dijon
Pôle Spécialités Médicales
Dermatologie
CRTH
Med Int Immuno Clinique 01/07/11
Med Int Mal Système =
Néphrologie - EER
Réa Médicale Pôle
Rhumatologie Pathologies
+ Médicales
Pôle Pathologies Lourdes
Département Infectiologie
Hématologie Clinique
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8. 27/10/2011
Pôle des Pathologies Médicales - CHU Dijon
2011 : 2 sites 2013 : 1 site
5 bâtiments 2 bâtiments
Site du Bocage
Bâtiment Bocage Central
Hémodialyse
Dermatologie
CRTH
Med Int Immuno Clinique
Bâtiment PPLV Med Int Mal Système
Départ. Infectiologie Néphrologie - EER
Hématologie Clinique Réa Médicale
Rhumatologie
Pôle des Pathologies Médicales - CHU Dijon
Spé Med (- Uro) Patho Lourdes
CRTH 48.8 M€ recettes 34.2 M€ recettes
Non médical = 307 ETP Non médical = 146 ETP
Département Infectiologie Médical = 66 ETP Médical = 28 ETP
Dermatologie
Hématologie Clinique
83 M€ recettes (1/4 pôles Med)
Med Interne Immuno Clinique Personnel non médical = 453 ETP
Med Interne Mal Système Personnel médical = 94 ETP
Néphrologie- Dialyse
Réa Médicale
Rhumatologie
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9. 27/10/2011
Pôle des Pathologies Médicales : projet 2012 -2016
3 axes de travail + Accréditation
Activité Médicale et Projets
Gestion Médico économique
Matériel Médical
Pb spécifique Bocage Central
Recherche Clinique et ARC
Enseignement polaire
Bureau de
Gestion Personnel non Médical Conseil de Pôle
Pool remplacement
Pôle élargi
(IDE/AS, Secrétariat)
Diet, Ass Soc, Kine
ASH Sous l’égide :
Chef de Pôle + Adjoint
Fonctionnement non médical Directeur délégué
Hôtellerie, Matériel non médical, Cadre Supérieur de Santé
Logistique… Assistant Gestion
Bureau de Pôle élargi (n ≈ 17)
(secondaire à l’expérience polaire du CHU depuis 2000)
- Chef de Pôle : D Caillot
- Adjoint : B Bonnotte
- Directeur : Mme Lavanant
- Cadre Sup : C Perez
- Adjoint cadre sup : N Hartmann Réunions : 1/mois
- Assistant Gestion : Mme Labache ≈ 2h00
- Secrétaire Ref : Mme Margaroli
Mercredi 17h00
- Secretaire Pôle : Mme Choual
- Dpt Infectiologie : P Chavanet
- Dermatologie : S Dalac Médecins Référent par Service :
- Réa Med : PE Charles -PMSI et activité
- Med Interne HG : Ph Bielefeld -Aspect médico-économique
- Rhumatologie : JF Maillefert -Projet Service
- Néphrologie : G Zanetta -Porte parole
- CRTH : F Vollot
- Référent DIM : R Cailliod
- Pharmacie : A Lazzarotti
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10. 27/10/2011
Conseil de Pôle
Membres Conseil de Pôle
Médecins du Pôle
Réunions Trimestrielles
(ou plus si besoin)
Cadres du Pôle 2h00
Personnel non médical
Pôle des Pathologies Médicales
1) Volet Paramédical
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11. 27/10/2011
Pôle des Pathologies Médicales
Gestion du personnel non médical
Nouveau Pool Supl IDE à gérer
Absentéisme Cadre Sup : Mme Perez
Intérim + adjointe (Mme Hartmann)
Référents Hôteliers
ASH
Cadres
Services
Pôle des Pathologies Médicales
Gestion Non médicale
Hotellerie
Cadre Sup : Mme Perez
Logistique
+ adjointe (Mme Hartmann)
Matériel non Médical
Cadres
Services
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12. 27/10/2011
Pôle des Pathologies Médicales
Gestion des Secrétariats
Bocage Central
Bat Marion Secrétaire Réfèrente
HG Ch Margaroli
PPLV
Pôle des Pathologies Médicales
2) Volet médical
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13. 27/10/2011
Nécessité Médico-économique : incontournable
Il faut se fondre dans la T2A
Avoir des projets
médico-économiques
crédibles et évaluables
Amélioration des Optimisation
Ressources Humaines de la prise en charge
et Matérielles des patients
Situation actuelle du pôle
Pôle Pathologies Médicales (CREA 2010)
83 M€ de Recettes
83.8 M€ de Charges
Déficit = 0.8 M€ (0.9%) ≈ 15-20 ETP IDE / an
Mal Med Med Int Réa
Rhumato Derma EER Hémato Nephro
Inf Int HB HG Med
Recettes
(M €)
9.26 5.11 4.71 9.75 5.35 4.65 25.02 8.72 10.46
Charges
(M €)
8.84 4.74 4.54 9.63 5.27 4.58 25.01 9.76 11.51
Delta
0.42 0.38 0.17 0.12 0.08 0.07 0.01 -1.00 -1.00
(M €)
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14. 27/10/2011
Projet initial : équilibre de la CREA en fin 2012
En raison du delta négatif de 800.000 euros :
Il faut augmenter les recettes et/ou diminuer les dépenses
Recettes : 83 M€ Charges = 83.8 M€
dont GHS = 55 M€ (66%) dont Personnel = 27 M€ (33%)
Augmenter les Recettes : Diminuer les Dépenses :
GHS (activité) Dépenses Médicaments
Optimisation du PMSI Examens Labo
Suppléments Réa, SI et SC Imagerie
Publications (SIGAPS) Matériel et Consommables
Essais Cliniques (SIGREC) Optimisation Personnel
Pôle des Pathologies Médicales
Actions sur les dépenses…
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15. 27/10/2011
Pôle des Pathologies Médicales
Charges = 83.8 M€
dont Personnel = 27 M€ (33%)
Il faut diminuer les dépenses
en excluant
des réductions de personnel
Il y a des pistes pour diminuer les dépenses…
Niveau de dépenses 2010
Réa Med Med Int Rhum
Derma Nephro EER Mal Inf Hémato
Med Int HB HG ato
Médic
GHS 0.561 0.200 0.081 0.053 0.131 0.440 0.130 0.327 1.309
(M€)
ETS
(M€)
0.260 0.313 0.045 0.075 0.029 0.265 0.020 0.120 2.523
MO
hors GHS 0.250 1.362 0.290 1.077 0.105 0.892 0.304 0.392 5.400
(M€)
Labo
(M€)
0.790 0.817 0.470 0.234 0.475 0.960 0.262 0.848 2.915
Imagerie
(M€)
0.216 0.320 0.257 0.162 0.183 0.442 0.007 0.212 0.500
Actes Ext
Consom. 0.555 0.210 0.116 0.059 0.110 0.870 0.684 0.207 1.260
(M€)
15

16. 27/10/2011
Pistes pour diminuer les dépenses
Médicaments = 3.2 M€ ETS = 3.7 M€
(intra GHS) (intra GHS)
4 services > 300.000 €/an 4 services > 250.000 €/an
Hémato ≈ 40% Hémato ≈ 70%
Réa Med ≈ 20% Med Int HB ≈ 10%
85% 94%
Néphro ≈ 15% Néphro ≈ 7%
Mal Inf ≈ 10% Réa Med ≈ 7%
Niveau dépense doit être rapporté à l’activité
Médicaments GHS et Produits Sanguins (≈ 7 M €)
5 services = 90% dépenses
Hémato Néphro
Réa Med
≈ 40%
≈ 50% Med Int HB
Mal Inf
Y a t-il une possibilité de d’optimiser?
=
Analyse par le référent médical de chaque service
16

17. 27/10/2011
Pôle des Pathologies Médicales
Actions sur les dépenses de Biologie…
Consommation Biologie 2010
≈ 8.65 M€ (7.8 M€ intra CHU)
Réa Med Med Int Rhum
Derma Nephro EER Mal Inf Hémato
Med Int HB HG ato
≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈
Total
0.810 0.900 0.520 0.250 0.500 1.250 0.300 0.925 3.150
Part
≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈
Service
/Pôle 10% 10% 6% 3% 6% 14% 4% 11% 36%
Efforts à concentrer sur 5 services
17

18. 27/10/2011
Examens de Biologie
Dépenses Réduction Réduction
2010 5% 7.5%
Examens
7.8 M€ ≈ 390.000 € ≈ 580.000 €
Labo CHU
Ex externes 0.85 M€ ≈ 40.000 € ≈ 60.000 €
Total ≈ 8.65 M€ ≈ 430.000 € ≈ 640.000 €
Il est possible de faire
400.000-500.000 €
d’économie sur la biologie
Réduction Examens de Biologie
Il y a sûrement une possibilité de d’optimiser…
Cadre Sup Pole
DIM ++ Référent médical
de chaque service Ass Gestion
Pôle Biologie
Dir Adm Pole
Evaluation
Plan d’action pour chaque service
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19. 27/10/2011
Projet de réduction
’
d’examens de biologie…
Exemple :
Hématologie Clinique
Projet réduction examens biologie en Hémato
Hémato Clinique = 3.15 M euros en 2010
Réduction 5% = 160000 euros
Objectif
Réduction 7.5% = 240000 euros
Projet 2011-2012
Réduction
Hémocultures Systématiques HC + HJ
Electophorèses/ImmunoFixations HJ
Iono urine systématique HC
Sérologies « Pulmonaires » HC + HJ
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20. 27/10/2011
Projet réduction examens biologie en Hémato
Hémato Clinique = 3.15 M euros en 2010
Réduction 5% à 7% :
Objectif
160000 – 220000 €
Réduction Réduction Réduction Réduction
Hémocs Séro Pneumo EdP/IF/DP Ig Iono U
HC + HJ HC + HJ HJ HC
= = = =
125000 euros 40000 euros 20000 euros 18000 euros
Total ≈ 200.000 euros sur 4 postes de biologie
Pôle des Pathologies Médicales
Actions sur les recettes…
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21. 27/10/2011
Pôle des Pathologies Médicales
Recettes : 83 M€
dont GHS = 55 M€ (66%)
GHS (activité en HJ et HC) et Optimisation du PMSI
Suppléments Réa, SI et SC
Publications (SIGAPS) Essais Cliniques (SIGREC)
Il y a des pistes pour augmenter les recettes…
Volet Recettes : GHS en HC
Réa Med Int Mal Med Int
Hémato Nephro Rhumato Derma
Med HB Inf HG
N Lits 26 15 32 35 20 19 20 16*
(SI+SC) (9+10) (15 Réa) (6+3) (0+4)
RSA HC 973 781 1137 2277 808 944 919 940
2010 vs vs vs vs vs vs vs vs vs
2009 956 756 978 2403 807 814 777 885
Valo HC
2010 10.43 6.73 6.43 5.91 4.57 2.83 2.58 2.46
(M €)
Valo HC 2010
1% augmentation ≈ 400.000€
≈ 42 M€
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22. 27/10/2011
Volet Recettes : Lits à Suppléments en HC
Réa Med Hémato Nephro Mal Inf
N Lits à 15 Réa 9 SI localisés 6 SI localisés -
Suppléments localisés 10 SC localisés 3 SC admin 4 SC admin
Valorisation
2010 (M €)
4.1 2.52 1.61 0.68
Valorisés 95% Tx 100% SI 84% SI -
/Valorisables occup 100% SC >100% SC >100% SC
En 2010 => Suppléments du pôle ≈ 9 M€ (11% recettes pôle)
1 Journée en SC ≈ 326 € 1 Journée en SI ≈ 408 €
Volet Recettes : Lits à Suppléments en HC
En 2010
42 lits de SC dans le CHU valorisés à 90% :
Soit un équivalent de 4 lits non valorisés par an
Hémopathie Maligne en service de Médecine
= critères OK pour suppléments de SC
≈ 2-3 Pts/jour
Création
Med Int HB Hémopathie 2 lits localisés SC
(Ch + scopes proximité IDE)
Valorisation 100%
≈ 230.000 € / an
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23. 27/10/2011
Volet Recettes : HJ
Med Int Med Int
Hémato EER Nephro Mal Inf Derma Rhumato
HG HB
N Lits
(HJ) 36 17 7 10 8 4 1 (!) 2
RSA HJ 10737 12961 1423 1451 1347 788 654 516
2010 vs vs vs vs vs vs vs vs vs
2009 9145 12537 1430 1531 1322 798 504 516
Valo HJ
2010 5.34 4.41 0.84 0.82 0.75 0.49 0.32 0.18
(M €)
Valo HJ 2010
1% augmentation ≈ 130.000€
≈ 13 M€
Volet Recettes : Recherche Clinique
Publications (SIGAPS 2010)
900
750
600
450
300
150
0
Pôle Patho Med 2010
3500 pts ≈ 1 M€ 4% augmentation ≈ 40.000€
(1 point ≈ 300€)
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24. 27/10/2011
Au final : Aspect Médico-Economique
Recettes Dépenses
1% GHS HC + 400.000 Bio/Rx/Consom - 600.000
1% GHS HJ + 130.000 3% Medic/ETS + 200.000
New Lits SC + 230.000
1.5% Personnel + 400.000
4% SIGAPS + 40.000
+ 800.000 0 = équilibre
Projets Médicaux 2012-
2016
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25. 27/10/2011
Projets Médicaux 2012-2016
Projets de Pôle
Projets de Services Projets Transversaux
A décliner
avec aspect médico économique
(Assistants gestion, DIM/PMSI, Directeur administratif)
Demandes de postes médicaux s’intègrent dans les projets
Pole Pathologies Médicales
Projets Hématologie Clinique 2012-2016
Projet : Optimisation Recherche Clinique
Situation actuelle
Explosive!!
70 essais 4.8 ETP ARC/TEC
CHU Greffes LNH
1.5 ETP 0.5 ETP 0.5 ETP 100000 €/an
Budget annuel
220.000 €
Association AROH 120000 €/an
2.3 ETP + Heures sup
(≈50%) + Secrétaires
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26. 27/10/2011
Pole Pathologies Médicales
Projet Médecine Interne et Immunologie clinique 2012-2016
Projet : Optimisation Recherche Clinique
Situation actuelle
23 Etudes + 2 registres 3 ETP ARC/TEC
Budget annuel
Association ARICMI / Etudes 107 K€
But du projet : ½ ARC ou technicienne par centre de compétence :
- Cytopénies auto-immunes
- Lupus
- DICV
Somme nécessaire pour 1,5 ETP ARC/TEC
Moyens 50 K€
Conclusions
La volonté commune des acteurs
du Pôle des Pathologies Médicales,
devraient permettre
d’améliorer les conditions de travail
et par là la prise en charge des patients.
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