Clasificación archivística y cuadros de clasificación

La clasificación
archivística. Cuadros de
clasificación. Tipos
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

Organizar
• Establecer algo para lograr un fin,
coordinando personas y medios
adecuados (RAE, 2001).
• La fase en Archivística recibe el
nombre de Organización porque en
ella es donde se organizan los
documentos.

El término Organización
en Archivística
Español
Clasificación
y ordenación
Inglés Arrangement
Italiano Ordinamento
Francés Classement
2 procesos
1 proceso

Fase Organización. Etapas
Etapa
Clasificación
archivística
Etapa
Ordenación
archivística
Fase Organización
archivística

Clasificación
• Según el Diccionario de la Real Academia
Española de la Lengua, clasificar procede
del latín “classis facere”: hacer clases.
• Entendida como la separación en clases,
bien sea de objetos como simples
conceptos. Es una actividad inherente a la
naturaleza humana, en un intento por
simplificar, entender o, incluso, controlar
su entorno (Herrero y Díaz, 2011).

De las primeras referencias
sobre clasificación archivística
• Archivos del Palacio de Ugarit (1230-1175 aC).
–Ala noroeste del Palacio: archivo
administrativo.
–Zona este del Palacio: cartas, textos jurídicos y
alguno literario.
–Zona central de Palacio: cartas de la reina con
los monarcas de ciudades vecinas.
–Zona sur del Palacio: correspondencia
internacional, tratados, documentos jurídicos
y los generados fuera del país.

Palacio de Ugarit
Fuente: http://didcticadelpatrimonicultural.blogspot.com.es/2014/04/los-
archivos-de-ugarit-una-fuente.html

Clasificación archivística
• En la terminología archivística posee
un sentido matizado.
• En español se usó durante un tiempo
la palabra arreglo, hoy en desuso.

• Acción de separar o dividir un conjunto de
elementos estableciendo clases o grupos,
aplicable a la totalidad de un fondo o a las
secciones de ese fondo (Heredia, 1981).
• Interpretación del organigrama, formando
grupos o clases de documentos acordes con la
génesis o filiación respecto de la institución
productora y sus dependencias. Proceso de
identificación de series, pero formando parte
de una estructura general (Gallego, 1989).
• Acción de separar o dividir un conjunto de
elementos estableciendo clases o grupos,
aplicable a la totalidad de un fondo o a las
secciones de ese fondo (Heredia, 1981).
• Interpretación del organigrama, formando
grupos o clases de documentos acordes con la
génesis o filiación respecto de la institución
productora y sus dependencias. Proceso de
identificación de series, pero formando parte
de una estructura general (Gallego, 1989).

• Según el DTA (1995) la clasificación es la
operación archivística que establece categorías y
grupos que reflejan la estructura jerárquica del
fondo. Es el primer paso del proceso de
organización.
• Técnica que se utiliza para la identificación,
agrupación y distribución sistemática de
documentos o cosas semejantes, con
características comunes o sistema determinado y
que pueden ser con posterioridad diferenciada
según su tipología documental (González, 1999).
• Según el DTA (1995) la clasificación es la
operación archivística que establece categorías y
grupos que reflejan la estructura jerárquica del
fondo. Es el primer paso del proceso de
organización.
• Técnica que se utiliza para la identificación,
agrupación y distribución sistemática de
documentos o cosas semejantes, con
características comunes o sistema determinado y
que pueden ser con posterioridad diferenciada
según su tipología documental (González, 1999).

• Es un proceso intelectual que agrupa
jerárquicamente los documentos de un fondo
mediante clases, desde los más amplios a los más
específicos y concluye con la sistematización de
las series dentro de un cuadro de clasificación,
respetando los principios de procedencia y del
orden original (Cruz Mundet, 2001).
• El arreglo (de los documentos) de acuerdo con su
procedencia y en relación con la organización y
las funciones de la agencia que los ha creado
(Arévalo, 2003).
• Es un proceso intelectual que agrupa
jerárquicamente los documentos de un fondo
mediante clases, desde los más amplios a los más
específicos y concluye con la sistematización de
las series dentro de un cuadro de clasificación,
respetando los principios de procedencia y del
orden original (Cruz Mundet, 2001).
• El arreglo (de los documentos) de acuerdo con su
procedencia y en relación con la organización y
las funciones de la agencia que los ha creado
(Arévalo, 2003).

• Identificación y estructuración sistemáticas de las
actividades de las organizaciones o de los
documentos generados por éstas en categorías
(…) y representados en un sistema de clasificación
(AENOR, 2006).
• Proceso archivístico cuya finalidad es estructurar
los documentos de una entidad, y para ello
identifica los tipos documentales, evidencia las
relaciones y los organiza en una estructura lógica
llamada cuadro de clasificación, que refleja dichas
relaciones jerárquicamente (Cruz, 2006).
• Identificación y estructuración sistemáticas de las
actividades de las organizaciones o de los
documentos generados por éstas en categorías
(…) y representados en un sistema de clasificación
(AENOR, 2006).
• Proceso archivístico cuya finalidad es estructurar
los documentos de una entidad, y para ello
identifica los tipos documentales, evidencia las
relaciones y los organiza en una estructura lógica
llamada cuadro de clasificación, que refleja dichas
relaciones jerárquicamente (Cruz, 2006).

• Operación intelectual para el tratamiento de un
fondo, fundada en el principio de respeto al
origen del fondo y en el principio de respeto al
orden original, que refleja la estructura
administrativa del organismo productor
(Mastropierro, 2008).
• Separar los documentos en grupos y categorías,
de acuerdo con la estructura orgánica y/o
funcional de la entidad productora (ADABI, 2009).
• Operación intelectual para el tratamiento de un
fondo, fundada en el principio de respeto al
origen del fondo y en el principio de respeto al
orden original, que refleja la estructura
administrativa del organismo productor
(Mastropierro, 2008).
• Separar los documentos en grupos y categorías,
de acuerdo con la estructura orgánica y/o
funcional de la entidad productora (ADABI, 2009).

Por tanto…
Clasificación es la operación
archivística donde se realiza el proceso
intelectual de jerarquización del fondo
en categorías, clases y series, que se
expresan mediante un cuadro de
clasificación, respetando los principios
de procedencia y del orden original.

Para clasificar
Tener en cuenta los siguientes aspectos:
• La normativa que rige al organismo
productor.
• La estructura del organismo productor y
su jerarquización.
• Las funciones, gestiones y/o trámites
propios de la institución productora.
• Las acciones y asuntos a que se refieren
los documentos (Herrero y Díaz, 2011).

Clasificación
• La clasificación debe retomar las
divisiones estructurales y/o funcionales
del fondo propuestas por el organismo
productor, en tanto sea posible.
• No es muy recomendable hacerlo si la
estructura organizacional cambia
sistemáticamente.
• Se puede retomar una clasificación por
funciones si éstas no han cambiado en el
tiempo aunque cambie la estructura.

Según Cruz Mundet (2001)
INSTITUCIÓN PRODUCTORA Y SUS
DEPENDENCIAS
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
GENERAN
RETOMA
CLASECLASECLASE
CLASIFICACIÓN

Entonces, la clasificación…
• Está implícita en el origen del fondo.
• Debe venir dada de las agrupaciones o
agregados documentales que definió
la institución productora.
• Pero hay que concebirla lo
suficientemente flexible para que
incluya los cambios de estructuras de
la institución y las modificaciones de
las competencias y funciones de ésta.

Clasificación
• La clasificación no debe violar los
principios de procedencia ni del orden
natural.
• Si la estructura del organismo
productor no ha sido estable o ha
cambiado en exceso sus funciones, la
clasificación debe seguir sus propios
patrones y confeccionarse en el
Archivo aunque el organismo haya
“clasificado” el fondo.

Ejemplo hipotético 1
Ministerio de Administraciones Públicas
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
Tramitación de quejas y
sugerencias al amparo del
Real Decreto 208/1996
SERIE
Tramitaciones de quejas y
sugerencias al amparo del Real
Decreto 208/1996
En la clasificación se define entonces:
¿Y para los
otros Reales
Decretos?
Expedientes de tramitación de
quejas y sugerencias

Ministerio de Información y
Turismo
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
Obtención de permisos de rodaje de
películas cinematográficas en España
del Ministerio de Información y Turismo
SERIE
Expedientes de rodaje de
películas cinematográficas del
Ministerio de Información y
Turismo
Expedientes de rodaje de
películas cinematográficas
Ministerio de Cultura

Ministerio de la Vivienda
•Otorgar subvenciones para
obras de reconstrucción de
edificios religiosos.
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
Expedientes de solicitud de
subvenciones para obras de
reconstrucción de edificios religiosos
SERIE
Expedientes de solicitud de
subvenciones para obras de
reconstrucción de edificios religiosos
del Ministerio de la Vivienda.
Ministerio de Obras Públicas
y Urbanismo
•Otorgar subvenciones para
edificios religiosos.

Ministerio de la Vivienda
AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL
Expedientes de subvenciones para
monasterios.
obras de reconstrucción de iglesias.
obras de reconstrucción de conventos.
SERIE
Expedientes de subvenciones para obras
de reconstrucción de edificios religiosos
Min. Obras Públicas

Fragmento del Cuadro de
Clasificación del Archivo
General Militar de Segovia,
España, confeccionado según
las 3 divisiones (Personal,
Asuntos y Material) indicadas
por el Reglamento Provisional
para el Régimen y Servicio de
Archivos Militares de 1898.
Fuente:
http://www.portalcultura.md
e.es/Galerias/cultural/archivo
s/fichero/2012_03_01_cuadro
_AGMS.pdf
Lo que no debe ser:
• 1.2. Asuntos
–1.2.1. Armamento
–1.2.2. Ascensos
–1.2.3. Asuntos Generales
–1.2.4. Contabilidad
–1.2.5. Destinos
–1.2.6. Estadística
–(…)
Productor: Secretaría de Estado y de Despacho
de la Guerra / Ministerio de Guerra/ Ministerio
del Ejército
POR
MATERIAS

Clasificación: estructura-función
Universidad
Área Recursos
Humanos
Dirección de
personal
Dpto. de personal
docente
Sección
contratación
de profesores
Coordinación
Gestión
Gestión
Contratación
Funciones-clasificación

Definición de cuadro de
clasificación
• Plasmación material del sistema de
clasificación escogido mediante una
estructura jerárquica.
• Andamio para sistematizar cada fondo en
secciones y en series; las primeras que se
identifican con la estructura o
funcionamiento de la institución, y las
segundas, que son testimonios de
actividades derivadas de aquella estructura
(Heredia, 1991).

Definición
• Estructura jerárquica y lógica que
permite la identificación y el
reagrupamiento físico o intelectual de
los documentos al igual que su
localización (Roberge, 1992).
• Instrumento de consulta que refleja la
organización del fondo y aporta los
datos esenciales de su estructura
(DTA, 1995)

Además es,
• Es el resultado del proceso de clasificación
archivística. Entonces, lo válido para la
clasificación, lo es para el cuadro de
clasificación.
• Es una estructura jerárquica y lógica que
refleja las funciones y las actividades de
una organización. También su estructura.
• Sistema que organiza intelectualmente la
información.

Clasificación y Cuadro de
Clasificación
Clasificación
Cuadro de
clasificación
Clasificación
orgánica
Clasificación
funcional
Clasificación
orgánico-funcional
Cuadro de clasificación
orgánico-funcional
orgánico
orgánico-funcional

Funcional
Gestión de
profesores
Función Cuadro de clasificación
1. Contratación de profesores
2. Planificación de la docencia
3. Control de la docencia
5. Evaluación de la docencia
4. Confección de medios
1.1. Expedientes de contratación

Las funciones de las
instituciones productoras y
su relación con el cuadro de
clasificación
• Según la Norma ISDF (2007), función es
cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad
o tarea asignada a una institución por la
legislación, política o mandato.
• Pueden dividirse en conjuntos de operaciones
coordinadas como subfunciones, procesos,
actividades, tareas o acciones.

Las funciones
• La función es la capacidad de actuación de los
órganos a través de actividades y tareas, es el
conjunto de competencias que delimitan los
grandes campos de actuación administrativa.
• Las Administraciones Públicas tienen
multitud de funciones que vienen
determinadas por la normativa: aprobar,
autorizar, controlar, cooperar, coordinar,
dirigir, fomentar, gastar, ingresar,
inspeccionar, entre otras muchas.

Ejemplo de funciones de
instituciones
1. Ayuntamiento de Guadalajara, España.
• Dirigir la política, el gobierno y al administración
municipal.
• Establecer directrices generales de la acción de
gobierno municipal.
• Convocar a las sesiones del Pleno y las de la
Junta de Gobierno Local.
• Nombrar y cesar a los tenientes de alcalde y a los
presidentes de los distritos. (…)

instituciones
2. Dirección General de Sanidad de la Producción
Agraria (Ministerio de Agricultura, España)
• Desarrollar la producción agraria y forestal.
• Establecer las líneas directrices de la sanidad de
las producciones agrarias y forestales.
• Propiciar la remoción de los obstáculos técnicos
para la apertura de mercados en el exterior.
• Coordinar las redes de alerta veterinaria,
fitosanitaria y de alimentación animal. (…)

instituciones
3. UNESCO
• Apoyar las actividades informativas.
• Distribuir información relevante vinculada a las
diferentes esferas de competencia de la
UNESCO.
• Contribuye a distribuir información mediante la
preparación de bibliografías especializadas,
tanto para los usuarios nacionales como
regionales.
• Colaborar con instituciones culturales. (…)

Orgánico
1. Dirección de personal
1.1. Personal docente
Cuadro de clasificaciónEstructura
1.2. Personal no docente
1.1.1. Profesores
1.1.2. Investigadores
1.1.1.a. Expedientes de profesores
1.2.1. Personal de servicio

Banco Agrícola de la
República Dominicana

Unión Peruana de
Productores Fonográficos
(UNIMPRO)

Universidad centroccidental
Lisandro Alvarado

Ministerio de Fomento,
España

Orgánico- funcional
1. Dirección de Personal docente
Cuadro de clasificaciónEstructura y función
2. Dirección de Personal no docente
1.1. Subdirección de Profesores
1.1.a. Expedientes de contratación profesores
2.1. Expedientes de sanciones administrativas
1.1.b. Expedientes de control de la docencia
2.2. Expedientes de bajas laborales

Ejemplo de cuadro de
clasificación orgánico-funcional
01.00.00.00 ÓRGANOS DE GOBIERNO
01.01.00.00 Pleno
01.01.01.00 Expedientes de sesiones
01.01.02.00 Registros de actas de sesiones
01.01.03.00 Expedientes de normas
01.01.04.00 Expedientes de cargos de gobierno
01.02.00.00 Presidente
01.02.01.00 Disposiciones
01.02.02.00 Expedientes Gubernativos
01.03.00.00 Comisión Ejecutiva
01.04.00.00 Cabildo Sindical/Junta General
01.04.03.00 Expedientes Generales
(…)
Fuente: Archivos
Municipales de La
Rioja, España
Estructuras/
Órganos
Funciones/
Series

Requisitos
• Un cuadro de clasificación bastará con
llegar hasta el nivel de serie.
• El cuadro de clasificación se concibe de lo
particular a lo general (parte de la revisión
exhaustiva de cada documento, hasta
llegar al nivel del fondo) pero se presenta
de lo general a lo particular, o sea, de las
grandes agrupaciones hasta las menores.
• Requiere un largo proceso de estudio y
conocimiento tanto del productor como del
fondo.

Requisitos de los cuadros de
clasificación
• Los títulos o encabezados deben ser
claros, precisos, concretos, directos y
reflejar claramente la función,
actividad o estructura del productor.
• Debe haber un cuadro de clasificación
por cada fondo.
• No hay cuadros de clasificación
universales y únicos ya que responden
a productores distintos.

Requisitos
• No debe ser rígido ni inflexible sino
que debe propiciar la rectificación y
corrección.
• Se han definido varios niveles o partes
del cuadro de clasificación pero las que
no deben faltar son: Fondo, Secciones
y Series.
• Debe actualizarse siempre que se
requiera.

Principios
• Estabilidad: perdurar en el tiempo.
• Flexibilidad: permitir nuevas inclusiones.
• Simplificación: sin numerosas
subdivisiones.
• Unicidad: sin divisiones cronológicas.
Algunos de estos requisitos, son definidos
por Herrero y Díaz (2011) como Principios:

Además, para Herrero y
Díaz (2011)
• Los niveles sucesivos del cuadro de
clasificación deben ser consistentes:
un solo criterio en cada nivel.
• Separar las actividades sustantivas de
las “facilitativas”.
• Las actividades de mayor peso, deben
tener más subdivisiones, sin llegar a
excesos.

Funciones del cuadro de
clasificación
• Permite situar los documentos en sus
relaciones los unos con los otros.
• Normaliza la definición de las clases y
series.
• Requiere un pleno dominio de las
funciones y la estructura del productor.
• Evita la ambigüedad en la ubicación de
los documentos.

Funciones
• Organizar, describir y vincular los
documentos.
• Compartir documentos interna y
externamente.
• Proporcionar mejor acceso,
recuperación, uso y difusión de los
documentos.

Ejemplos de Cuadro de
clasificación
Archivo Municipal de Motril

Archivo Histórico Municipal de Morelia
Tomado de Sierra Escobar, Luis Fernando. Consideraciones generales sobre
Cuadros de Clasificación Documental (CCD) (2006)

Archivos Municipales de Navarra

Universidad de Burgos

Ministerio de Empleo y Seguridad Social,
España

Archivo Diocesano de Bilbao

Extracto de la propuesta de cuadro
funcional de Herrero y Díaz (2011)
1. Servicios de carácter general
11. Alta dirección de organización y su gobierno
12. Administración general
13. Relaciones exteriores
14. Justicia
2. Defensa, protección civil y seguridad ciudadana
22. Seguridad y protección civil
3. Seguridad, protección y promoción social
31. Seguridad y protección social
32. Promoción social
4. Producción bienes públicos de carácter social
41. Sanidad
42. Educación
43. Ordenación del territorio, urbanismo y vivienda
44. Bienestar comunitario
45. Cultura
(…)

Ejercicio:
Funciones de la Subdirección General de Coordinación y
Seguimiento Universitario (MECD, España)
h) La elaboración y fomento de estudios e informes sobre las actividades
docentes, investigadores y de transferencia de conocimiento de las
universidades.
i) La realización de actividades de evaluación, análisis y estudio, así
como aquellas relativas a la innovación y mejora de la calidad de la
educación universitaria y, en particular, la formulación de los criterios
necesarios en este ámbito.
j) El desarrollo y la gestión del sistema integrado de información
universitaria, así como los indicadores necesarios para la evaluación y
seguimiento del Sistema Universitario Español.
k) La gestión de la unidad técnica y el secretariado permanente del
Observatorio Universitario de Becas, Ayudas al Estudio y Rendimiento
Académico.
l) La planificación y seguimiento de los modelos de financiación y de
contabilidad de costes de las universidades españolas.
m) La coordinación de los órganos colegiados en materia universitaria.

h. La elaboración y fomento de estudios e
informes sobre las actividades docentes,
investigadores y de transferencia de
conocimiento de las universidades.
Funciones:
•Estudios sobre la
docencia y la
investigación.
• Transferencias de
conocimientos.
• (…)
Cuadro de clasificación:
•Expedientes de
estudios.
• Informes de estudios
realizados.
• Programas de
eventos.
• (…)

i. La realización de actividades de evaluación, análisis y
estudio, así como aquellas relativas a la innovación y
mejora de la calidad de la educación universitaria y,
en particular, la formulación de los criterios
necesarios en este ámbito.
• Expedientes de
actividades evaluativas.
• Expedientes de
evaluación.
• Expedientes de
innovaciones
• Listado de criterios
• (…)
Funciones:
• Realización de
actividades evaluativas.
• Evaluación de
actividades.
• Realización de
innovaciones.
• Formulación de criterios
• (…)

j. El desarrollo y la gestión del sistema
integrado de información universitaria, así
como los indicadores necesarios para la
evaluación y seguimiento del Sistema
Universitario Español.
•Expedientes de gestión
de información.
• Listados de
indicadores de
evaluación.
• (…)
Funciones:
• Gestión de
información.
• Confección de
indicadores de
evaluación.
• (…)

k. La gestión de la unidad técnica y el
secretariado permanente del
Observatorio Universitario de Becas,
Ayudas al Estudio y Rendimiento
Académico. Cuadro de clasificación:
• Convocatorias de
becas.
• Convocatorias de
ayudas.
• Expedientes de
otorgamiento.
• (…)
Funciones:
• Otorgamiento de
becas
• Otorgamiento de
ayudas.
• (…)

l. La planificación y seguimiento de los
modelos de financiación y de contabilidad
de costes de las universidades españolas.
• Expedientes de
planificación financiera.
• Modelos de
financiamiento.
• Registro de gastos.
• Informes de costes.
• (…)
Funciones:
• Planificación
financiera.
• Control de gastos.
• Control de costes.
• (…)

m. La coordinación de los órganos colegiados
en materia universitaria.
• Actas de reuniones de
órganos colegiados.
• (…)
Funciones:
• Coordinación de
órganos colegiados.
• (…)

Conclusión
• La clasificación archivística nos viene
dada desde el origen del documento
pero precisa reafirmarse, y ello se
produce a través de un proceso
intelectual que jerarquiza en clases a
los documentos del fondo, lo cual se
refleja en un cuadro de clasificación
resultante que puede ser funcional,
orgánico o ambos a la vez.

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