Neste case completo (e gratuito) é mostrado todo o processo de gerenciamento de projetos, desde a iniciação até a finalização. Mas espere! Muitos contratempos vão acontecer ao longo do projeto!

2. A Dinamus decidiu montar um festival de Rock
Bandas nacionais e internacionais
Evento para 50 mil pessoas
Diretrizes:
6 meses de organização e divulgação
5 milhões de reais de orçamento
Gerente de Projetos: Fred
FESTIVAL DE ROCK – ROCK IN SUMARÉ

3. Prazos
INICIAÇÃO

4. Objetivo
Fomentar o Rock no interior
paulista
Lucratividade de 15%
TERMO DE ABERTURA
Justificativa
Exposição da marca
Parcerias e Patrocínios
Contatos para novos eventos

5. Identificação de Stakeholders
Patrocinadores
Serviços públicos
Bandas internacionais
Bandas nacionais
Comunidade
Público-alvo
Serviços contratados
P
O
D
E
R
I N T E R E S S E

6. Prazos
PLANEJAMENTO

7. Escopo
“O que você vai produzir?”

8. Festival de Rock para 50 mil pessoas com
duração de 2 dias
10 bandas (7 nacionais e 3 internacionais)
Área total de 10.000m2
ESCOPO DO PRODUTO
Comércio
Lanchonetes
Pizzarias
Restaurantes
Cervejarias
Outros interessados
Diversão
Parque
Bungee jump
Tirolesa
Asa delta
Serviços
Segurança
Transporte público
Bombeiros
Polícia
Emergência
Banheiros

9. Organizar o evento como um todo
Contratar e organizar parcerias, patrocínio,
diversões e serviços (inclusive logística)
Contratar propaganda e acompanhar a
divulgação
Escopo Negativo:
Registro de vídeo e fotográfico do evento
ESCOPO DO PROJETO

10. Estudo de mercado
assegura o público
Patrocinadores
arcarão com a
construção dos
stands e lojas
Redes deTV farão a
cobertura do evento
Zoneamento deve
ser seguido à risca
PREMISSAS RESTRIÇÕES

11. ESCOPO – ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO
Festival de
Rock
Planejamento
Definições
Planos
Local
Pré-evento
Pessoas
Bandas
Infraestrutura
Parcerias /
Patrocínios
Publicidade
Evento
Shows
Serviços
Comércio
Diversões
Pós-evento
Desmontagem
Fechamento de
contas
Avaliação geral

12. ESCOPO - DICIONÁRIO DA EAP
Pacote Descrição
Definições Definir Bandas, tema, parcerias,
zoneamento etc
Planos Planejar todas as áreas do PMBOK, com
enfoque em Aquisições
Local Planejamento da contratação e
estruturação do local do festival
Descreve detalhes sobre os pacotes de trabalho da EAP
Festival
de Rock
Planejamento
Planos
Local
Definições

13. AQUISIÇÕES
Aquisições
Custos
Mostra os produtos, serviços (e terceirizações) a serem adquiridos para execução do projeto
Aquisições Qtd Valor
R$
Aluguel do Local 1 600.000
Aluguel e Montagem de estruturas 1 1.000.000
Agência de publicidade 1 500.000
Empresa de Segurança 10 60.000
Transportadora 1 100.000
Parque 1 250.000
Bandas 10 1.500.000
Subtotal - 4.010.000

14. _____CUSTOS
Despesas Qtd Valor R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Total de Aquisições -
4.010.000
Sub-total -
4.085.000
Reserva de contingência (5%) -
204.250
Reserva de gerenciamento (3%) -
122.550
Total -
4.411.800
O projeto é
viável?

15. Projeto
VIÁVEL!!
Despesas Qt
d
Valor
R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Total de Aquisições - 4.010.000
Sub-total - 4.085.000
Reserva de contingência (5%) - 204.250
Reserva de gerenciamento
(3%)
-
122.550
Total - 4.411.800
O PROJETO CONTINUA VIÁVEL?
$4.411.800
Plano de Custos
=
Termo de Abertura
$5.000.000

16. RECURSOS HUMANOS
Nome Papel Depto Responsabildiades
Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do projeto
• Fazer o controle financeiro
Fred Gerente do
Projeto
Projetos • Gerenciar toda a execução do projeto
Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação da campanha
publicitária
John Comprador Compras • Supervisionar a contratação de todos
os fornecedores de serviços, comércio,
diversão e bandas.

17. TEMPO
Definir
atividades
Sequenciar
Estimar
Trabalho
Estimar Recursos

18. Parcerias/
Patrocínios
Publicidade
______ ____ __ _________DEFINIR LISTA DE ATIVIDADES
Entrega ID Nome da Atividade
Pessoas 1 Definir equipes
Pessoas 2 Treinar equipes
Bandas 3 Selecionar
Bandas 4 Definir agenda
Bandas 5 Fechar contrato
Infra 6 Contratar estruturas de ferro
Infra 7 Contratar empresa de
montagem/desmontagem
Infra 8 Contratar empresa de transporte
Infra 9 Montar
Parcerias 10 Buscar patrocinadores
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais
Publicidade 12 Contratar agência de publicidade
Festival
de Rock
Pré-evento
Bandas
Infraestrutra
Pessoas

19. SEQUENCIAR LISTA DE ATIVIDADES
Entrega ID Nome da Atividade Predecessora
Pessoas 1 Definir equipes
Pessoas 2 Treinar equipes 1
Bandas 3 Selecionar
Bandas 4 Definir agenda 3
Bandas 5 Fechar contrato 4
Infra 6 Contratar estruturas de ferro
Infra 7 Contratar empresa de montagem/desmontagem
Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7
Infra 9 Montar 6,7,8
Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais
Publicidade 12 Contratar agência de publicidade 5 II

20. ESTIMAR RECURSOS
Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos
Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury
Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon
Bandas 3 Selecionar Lennon
Bandas 4 Definir agenda 3 Fred
Bandas 5 Fechar contrato 4 John
Infra 6 Contratar estruturas de ferro John
Infra 7 Contratar empresa de
montagem/desmontagem
John
Infra 8 Contratar empresa de transporte 6,7 John
Infra 9 Montar 6,7,8 Fred
Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred
Publicidade 12 Contratar agência de publicidade 5 II John, Fred

21. ESTIMAR TRABALHO
Entrega ID Nome da Atividade Pred Recursos Duração (dias)
Pessoas 1 Definir equipes Fred, Mercury 1
Pessoas 2 Treinar equipes 1 Fred, Lennon 15
Bandas 3 Selecionar Lennon 15
Bandas 4 Definir agenda 3 Fred 10
Bandas 5 Fechar contrato 4 John 45
Infra 6 Contratar estruturas de ferro John 10
Infra 7 Contratar empresa de
montagem/desmontagem
John 10
Infra 8 Contratar empresa de
transporte
6,7 John 10
Infra 9 Montar 6,7,8 Fred 20
Parcerias 10 Buscar patrocinadores 4 II Lennon 90
Parcerias 11 Buscar parcerias comerciais 4II Lennon, Fred 90
Publicidade 11 Contratar agência de
publicidade
5 II John, Fred 20

22. CRONOGRAMA Inicio 02/01
Shows 21/06
Encerramento 17/07
O projeto
continua
viável?

23. Hotplay
BlueFloyd
Aquasmith
Goldalica
Seane
Para-choques
Os Cunhados
Barão Verde
L Quest
Ratos de
Sótão
QUALIDADE
Requisitos de Qualidade:
Papel revista
Impressão colorida
A5
Tolerância:
Papel comum invés de
Revista
Como mensurar:
Checklist de itens
obrigatórios a cada lote
BANDAS CONFIRMADAS

24. RISCOS
Risco Impacto Probabilidade Exposição
Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6
Equipamento de som ser danificado 3 1 3
Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4
24
Plano de Resposta aos
Riscos
Plano de Custos
+ ?
Despesas Qtd Valor R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Reserva de gerenciamento
(3%)
-
122.550
Total - 4.411.800
Cronograma

25. COMUNICAÇÃO
Quem O que Quando Como
Marketing e
Financeiro
Número de pessoas no
evento
Nos dias do
evento
Relatório final
Marketing Análise de satisfação do
público
Nos dias do
evento
Relatório final
GP e
Patrocinador
Andamento da montagem Pré -evento E-mail
Marketing e
Financeiro
Volume de ingressos
vendidos
Ao longo do
projeto
Relatório final
Financeiro Volume de negócios Ao longo do
projeto
Relatório final
Quem precisa ser
informado?
De que? Quando?
Quem precisa ser
informado?
De que? Quando?

26. Despesas Qtd Valor R$
Transporte 50x5 7.500
Alimentação 50x5 5.000
Salário (Diárias de 250 $) 50x5 62.500
Reserva de gerenciamento (3%) -
122.550
Total - 4.411.800
APROVAÇÃO DOS PLANOS
Plano de Resposta aos
Riscos
Cronograma
Plano de Custos
Plano de
Recursos HumanosPlano de Riscos
Risco Im
p
Pro
b
Exp
Haver atraso na montagem por
causa de chuvas
3 2 6
Equipamento de som ser
danificado
3 1 3
Haver dificuldades para contratar
as bandas
2 2 4
Nome Papel Depto Responsabildiades
Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do
projeto
Fred Gerente do
Projeto
Projetos • Gerenciar toda a
execução do projeto
Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação
da campanha publicitária
John Comprador Compras • Supervisionar a

27. Prazos
EXECUÇÃO

28. PLANEJAMENTO
Definições Planos Local

29. Contratação de Pessoas
Contrato com as Bandas
Parcerias
Patrocínios
Publicidade
PRÉ-EVENTO
Hotplay
BlueFloyd
Aquasmith
Goldalica
Seane
Para-choques
Os Cunhados
Barão Verde
L Quest
Ratos de
Sótão
BANDAS CONFIRMADAS

30. __ ______PRÉ-EVENTO
Montagem da Estrutura e Som
Chuva atrasa
montagem

31. QUAL O IMPACTO NO PROJETO?
Tríplice Restrição
Que ação vai ser
tomada?
Requer alguma
mudança integrada?

32. Plano de Resposta
AÇÃO DE CONTINGÊNCIA PLANEJADA
Risco Impacto Probabi-
lidade
Exposição
Haver atraso na montagem por causa de chuvas 3 2 6
Equipamento de som ser danificado 3 1 3
Haver dificuldades para contratar as bandas 2 2 4
ID do Risco Estratégia Estratégia
1 Aceitar Minimizar impacto construindo coberturas o mais breve
possível. Se as chuvas ocorrerem antes, será preciso
replanejar o projeto.

33. Atraso total de 1 semana
Muitas horas-extras
Custo aumentou em 100.000
IMPACTO NO CRONOGRAMA
Despesas Qtd Valor
R$
Total de Aquisições - 4.010.000
Sub-total - 4.085.000
Reserva de contingência
(5%)
-
204.250
Reserva de gerenciamento
(3%)
-
122.550
Total - 4.411.800

34. Festival de
Rock
Planejamen
to
Definições
Planos
Local
Pré-evento
Pessoas
Bandas
Infraestrutu
ra
Parcerias /
Patrocínios
Publicidade
Evento
Shows
Serviços
Comércio
Diversões
Pós-evento
Desmontag
em
Fechament
o de contas
Avaliação
geral
Despesas Qtd Valor R$
Total de Aquisições
-
4.010.000
Sub-total
-
4.085.000
Reserva de contingência (5%)
-
204.250
Reserva de gerenciamento (3%)
-
122.550
Total
-
4.411.800
CHECAGEM FINAL DO PRÉ-EVENTO
Cronograma Plano de Custos Plano de Qualidade

35. Milhares de pessoas entrando no Festival
Tirolesa, roda-gigante, muito chopp!
Todas as emissoras de TV cobrindo o evento
No dia do Evento!!

36. A banda BlueFloyd faltou o evento!!
NO SEGUNDO DIA …
O Risco não havia sido previsto, e agora??
A Hotplay aceita aumentar
seu tempo de show pela
bagatela de R$100.000
Solicitar
Analisar
Aprovar
Implementar

37. Reserva de Gerenciamento: R$122.550
Foi possível contratá-los!!
O Público foi embalado ao som de sua música
ORANGE: “Look at the stars…. Look how they
shine on you”
AÇÃO DE CONTORNO

38. Sucesso de Público
Negócios
Comemoração!

39. MONITORAMENTO E CONTROLE
Cronograma Tempo
Houve um atraso de 1
semana, sem impacto no
prazo final
Festival de
Rock
Planejamento
Definições
Planos
Local
Pré-evento
Pessoas
Bandas
Infraestrutura
Parcerias /
Patrocínios
Publicidade
Evento
Shows
Serviços
Comércio
Diversões
Pós-evento
Desmontagem
Fechamento
de contas
Avaliação geral
Escopo
Foi 100% cumprido, com uma
Mudança Integrada no show
do BlueFloyd e Hotplay

40. MONITORAMENTO E CONTROLE
Plano de Custos Custo
A reserva de gerenciamento foi
utilizada para aumentar a duração
do show da HotPlay
Plano de Qualidade
Despesas Qt
d
Valor
R$
Total de Aquisições
-
4.010.000
Sub-total
-
4.085.000
Reserva de contingência (5%)
-
204.250
Reserva de gerenciamento (3%)
-
122.550
Total
-
4.411.800
Qualidade
Sem desvios significativos
Risco Imp Prob Exp
Haver atraso na montagem por causa
de chuvas
3 2 6
Equipamento de som ser danificado 3 1 3
Haver dificuldades para contratar as
bandas
2 2 4
Riscos
A reserva de gerenciamento foi
utilizada para aumentar a
duração do show da HotPlay
Plano de Riscos

41. Nome Papel Depto Responsabildiades
Mercury Patrocinador Financeiro • Apoiar a execução do
projeto
Fred Gerente do
Projeto
Projetos • Gerenciar toda a
execução do projeto
Lennon Publicitário Mkt • Gerenciar a contratação
da campanha publicitária
John Comprador Compras • Supervisionar a
Plano de RH
Plano de Comunicação
Quem O que Quando Coomo
GP e Patrocinador Andamento da montagem Pré -evento E-mail
Marketing e
Financeiro
Volume de ingressos vendidos Ao longo do
projeto
Relatório final
Financeiro Volume de negócios Ao longo do
projeto
Relatório final
Aquisições Qtd Valor
R$
Agência de publicidade 1
500.000
Empresa de Segurança 10
60.000
Transportadora 1 100.000
Parque 1
250.000
Bandas 10
1.500.000
Subtotal -
4.010.000
Plano de Aquisições
Recursos Humanos
Sem desvios significativos
Comunicação
Ajustes para comunicar ao público
a mudança ocorrida nos shows
Aquisições
Ampliação de contrato
Litígio
MONITORAMENTO E CONTROLE

42. PÓS-EVENTO - ENCERRAMENTO
Desmontagem do
Evento
Pagamento de
fornecedores
Avaliação geral (lições aprendidas)
O projeto foi bem sucedido?
O que pode ser melhorado no
próximo?

43. Que lições aprendidas obteve com o case?
Sua percepção sobre a Gestão de Projetos
mudou?
Se fosse se autoavaliar novamente, qual seria
sua pontuação?
DISCUSSÃO FINAL

44. Curso Básico de Gestão de Projetos
Coordenação: Eli Rodrigues
www.elirodrigues.com