Présentation en ligne du déjeuner-débat EIM360 organisé par Sollan sur le thème : "Dématérialisation et Archivage électronique : un duo incontournable ?". Avec les éditeurs Cecurity.com, Everteam, Generix Group et Kofax.

1. 16/02/2016
Christine FORET, Responsable Pôle Conseil DEMAT, Sollan
Paul TERRAY, Responsable Pôle Conseil GED - Archivage, Sollan
Dématérialisation et
archivage électronique :
un duo incontournable ?
Avec les éditeurs

2. Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 2
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires

3. A propos de Sollan
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 3
www.sollan.com
Conseil en gestion de
contenus (ECM)
VCM, Solution de gestion
photos, vidéos et sons
Conseil en gestion de
contenus numériques (ECM)
et transition digitale
Intégration ECM et
développements spécifiques
VCM, Solution de gestion
photos, vidéos et sons
Expert en gestion de contenus numériques (ECM).
Accompagnement à la transition digitale.
60 collaborateursSociété franco-anglaise
fondée en 2001.

4. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 4
Quelques Références

5. Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 5
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires

6. Sollan EIM360
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 6
L’esprit EIM360 de Sollan
 Des événements trimestriels.
 Des déjeuners-débats autour d’une thématique d’actualité,
perçue lors de nos expériences terrain, parfois « sensible »
ou polémique.
 Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage
pour appréhender les problématiques de chacun.
 L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs
du marché.
 La contribution des entreprises et organisations autour d’une
problématique commune.

7. Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 7
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires

8. Question du jour
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 8
Pourquoi un EIM Dématérialisation et e-archivage ?
 Constats : Côté métiers
• Prise en compte tardive
• des besoins d’archivage électronique
• de la transversalité du besoin
• Liée à des contraintes règlementaires afférentes aux besoins
verticaux
• Confusion entre sauvegarde, stockage, GED, archivage
• Difficulté à fédérer les attentes et décisions
• Pression variable selon les métiers
• Décalages de maturité d’analyse des besoins
• Souci de partage des budgets
• Contraintes de « fin de marchés » selon les métiers
• Un défaut de prise de conscience de la hiérarchie

9. Question du jour
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 9
Pourquoi un EIM Dématérialisation et e-archivage ?
 Constats : Point de vue de la DSI
• Notion d’archivage peu maîtrisé fonctionnellement
• Marché très hétérogène en terme de solutions
• S.A.E. / Coffre-Fort
• On Premise vs. SaaS
• Difficulté à prouver un R.O.I. sur ces projets
• Calcul sur le risque, complexe à calculer
• Projet complet
• Logiciel
• Matériel
• Procédures

10. Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 10
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires

11. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 11
Dématérialisation
Dématérialisation d’un document ou d’un processus physique
=
Remplacement, partiel ou total, par sa contrepartie numérique.
 La dématérialisation peut s’appliquer :
• Aux supports qui véhiculent les données.
• Aux flux d’informations.
• Aux processus métiers.
Dématérialisation et e-archivage

12. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 12
Dématérialisation et e-archivage
Dématérialisation : un périmètre en extension
Projets de dématérialisation
Facteurs économiques
Contexte conjoncturel et structurel
Facteurs
règlementaires
/ politiques
Contexte conjoncturel et structurel
Evolution /
pression du marché
Marché en expansion et effet réseau
Facteurs
technologiques
/ solutions
Maturité des solutions

13. Contexte global : quelques grands jalons
29/10/2015
Dématérialisation et e-archivage
15
Reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve : Loi 2000-230 du 13 mars 2000
adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique
Article 1316-1 du Code civil
Equivalence de force probante
entre les écrits sous forme papier
et électronique
Ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016
Réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations
Copie réalisée sur support électronique a la même force probante que l’original
Loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie
numérique
Validité des actes juridiques conclus sous forme électronique
2008 - Loi de modernisation de l’économie Convention cadre nationale
collectivités, EPL et EPS
Directive TVA 2010/45/UE
Égalité Facture papier/Facture
électronique
LOI NOTRe
2015
Nouvelle
organisation
territoriale de
la République
Ordonnance 2014-697 juin 2014 et Chorus
Portail Pro 2017

14. Dématérialisation et e-archivage
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 14
Besoins métiers et documents/données numériques
PaiementPaiement
Recouvrement
Trésorerie
Sourcing
Paie
Composition
Fabrication
Liasse fiscale
Taxes
Contrôles
Market Achats Ventes Finances RH Prod.Fiscalité Qualité
Procédures
Manuels
Déclaratif
Prospection
Parc client
Commandes
Factures
fournisseurs
Commandes
Factures
clients
Déclaration
FournisseursClients
Organismes
sociaux
SalariéEtatBanques CitoyenProspects
Productivité
Efficienc
e
Concurrence
Sécurité
Service
Conformité Mobilité
Contraintes
Economies
R.O.I Qualité
Traçabilité
Appli Appli Appli Appli Appli Appli Appli Appli
e-mails, back office / front office, ..

15. Dématérialisation et e-archivage
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 15
Besoins métiers et documents/données numériques
Information stockée/conservée dans des systèmes métiers adaptés à sa nature
CRM ERP RSE GED PLM SIG

16. Dématérialisation et e-archivage
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 16
Objet numérique : preuve libre, preuve légale
 Modalités d’établissement des pièces correctement décrites
 Principe de conservation inscrit dans la loi...
... mais absence de règles uniformes de conservation
« Preuve libre »
Tous les moyens de preuve
sont recevables en cas de
litige.
Systèmeprobatoire
français
« Preuve légale »
La loi impose certains
moyens de preuve
 En cas de litige, l’entreprise doit pouvoir justifier ses droits.
 Exigences disparates
- Contenu
- Durées de conservation…
 Modalités spécifiques (comptabilité
informatisée, e-factures ou EDI, droit du
travail, ...)
 Pour une même pièce : durées
différentes selon domaine juridique
concerné.

17. Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 17
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires

18. Les fondamentaux
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 18
Objectifs génériques de l’archivage électronique
Pouvoir restituer une information au bout
d’une durée potentiellement longue
Garantir l’intégrité de celle-ci au moment de la
restitution
Sans que cela ne coûte trop cher !

19. Les fondamentaux
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 19
Objectifs génériques de l’archivage électronique
• Se conformer aux exigences légales et réglementaires
• Démontrer un état ou une action en cas d’audit
• Apporter une preuve opposable en cas de contentieux
Raisons juridiques ou
contractuelles
 Archivage à valeur
probatoire
• Capitaliser le savoir-faire pour l’exploiter ultérieurement
• Conserver le patrimoine historique de l’entreprise
Raisons entrepreneuriales et
mémorielles
 Archivage patrimonial
• Limiter la gestion des objets « obsolètes »
• Décommissionner les anciennes applications
• Diminuer les coûts de stockage
Raisons d’urbanisation
 Archivage SI

20. 3 étapes dans l’archivage traditionnel et numérique
29/10/2015
L’archivage
courant
• Documents actifs : classement de proximité ou archives courantes pour les
documents nécessaires à l’activité des services.
• Cet archivage est supporté par les applications métiers et les GED.
L’archivage
intermédiaire
• Documents semi-actifs qui, du fait de leur DUA, ne peuvent faire l’objet d’une
élimination.
• Besoins juridiques => Nécessité d‘une SAE (normes, agréments SIAF et
certifications).
• Peut être internalisé ou externalisé.
L’archivage
définitif
• Documents passifs : Pièces qui doivent être conservées sans limitation de
durée du fait de leur valeur patrimoniale (historique, statistique, scientifique).
• Ne ne peut pas être confié à un prestataire privé.
• Prise en charge pas une institution publique d’archives.
Les fondamentaux

21. Cadre normatif
Mandat archivage électronique
Fig. 3. Les principales normes de gestion du cycle de vie et de conservation définitive
Voir les fichesannexe :
Les conditions de l'interopérabilité et de la préservation sur le long terme : le respect du c
29/10/2015
Nombreuses normes, nombreux standards
qui ne couvrent pas les mêmes périmètres
 NF Z 42-013 : Spécifications relatives à la conception et
à l'exploitation de systèmes informatiques en vue
d'assurer la conservation et l'intégrité des documents
stockés dans ces systèmes
 MoReq 2010 : Modular Requirements for Records
Systems
 ISO 15489 : Information et documentation, «Records
management»
 ISO 14721: Open Archival Information System (OAIS)
Les fondamentaux

22. Outils mis en œuvre
29/10/2015
Outils de GED /
Outils métiers
• Pour l'ensemble des données et documents quelle que soit leur
valeur
• Production, collaboration, données vivantes ;
• Numérisation, capture et contrôle des données externes ;
• Classement ; gestion et recherche ; accès, diffusion, etc.
Outils de records
management (RM)
• Pour les documents figés (qu'on ne peut plus modifier), essentiels à
valeur de preuve :
• Fonctions complémentaires :
• Gestion du cycle de vie des données et documents,
• Fonctions liées à l'intégrité et à la traçabilité
SAE
Fonctions complémentaires au RM, assurant la pérennisation des
données et des documents :
• identification et validation des formats, conversion des formats,
• gestion fine des métadonnées techniques sur les formats,
• plans de migrations des formats et supports...
Les fondamentaux

23. Les fondamentaux
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 23
Différence entre Stockage et Archivage
Stockage Archivage
Emplacement
Sur un espace partagé
Dans un système métier
Dans un système dédié
Objectif
Gérer et exploiter
l’information
Assurer la garantie de
conservation
Diminuer le coût de
conservation
Durée de
conservation
Durée d’utilisation
courante
Valeur de l’information
Accès Synchrone Synchrone / Asynchrone
Sécurité Accès régulier
Conformité
Accès long terme

24. Les fondamentaux
Pourquoi ne pas conserver la donnée dans les systèmes métiers ?
 Parce qu’ils n’offrent pas le même niveau
de sécurisation et de pérennisation
• Ils gèrent de la donnée « vivante », et donc pouvant être
modifiée
• Ils n’offrent pas de garantie « forte » d’intégrité des
données
• Les formats peuvent être propriétaires
 Parce que cela coûte cher
• La donnée « vivante » est plus chère à conserver
• Les systèmes doivent être maintenus
• La conservation n’est pas centralisée dans un seul
système
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 24

25. Les fondamentaux
14/10/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 25
Que recouvre l’archivage électronique
Archivage
électronique
Logiciel
Matériel
Intégration
Processus
Administration

26. Les fondamentaux
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 26
Fonctions socles d’un S.A.E.
Gestion de flux entrants
Organisation Sécurité des accès
Politique de rétention
Gestion des supports de stockage
Valeur probatoire Pérennité
Restitution des archives
Valorisation
Interfaces
Structuration
Conservation
Stockage

27. Les fondamentaux
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 27
Fonctions socles d’un S.A.E.
Gestion de flux entrants
Organisation Sécurité des accès
Politique de rétention
Gestion des supports de stockage
Valeur probatoire Pérennité
Restitution des archives
Valorisation
Interfaces
Structuration
Conservation
Stockage
Coffre-fort électronique

28. Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 28
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires

29. Quel arbitrage ?
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 29
Stratégie 1 : retenir un SAE vertical
 Solution d’archivage propre au besoin métier
• Adresser dans les temps des besoins très spécifiques / métiers
• Des solutions prenant en compte les obligations règlementaires
spécifiques au processus concerné
• Des solutions fonctionnellement adaptées aux besoins
• Plus forte autonomie dans la prise de décision interne
 Pose les questions autour de ...
• La couverture d’autres besoins de l’organisation
• La multiplication des solutions/prestataires
• La consolidation des archives électroniques

30. Quel arbitrage ?
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 30
Stratégie 2 : S.A.E. comme élément socle
 Solution d’archivage transverse
• Conservation du contrôle sur les données
• Permet d’adresser des besoins très spécifiques / métiers
• Diminue les coûts sur des gros volumes
• Permet d’archiver les données dans une logique transverse
 Couverture de l’ensemble des besoins
• Légal, Patrimonial, Technique
• Service plutôt que logiciel : devient une offre interne complète
• Permet également des systèmes intégrés archivage courant,
intermédiaire et définitif.

31. Quel arbitrage ?
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 31
Stratégie 3 : une cohabitation gérée dans le temps
 Exemple : Société de transport aéronautique
• Besoins très multiples et variés, dont beaucoup sont propres à son
activité
• Dématérialisation progressive mais peu encadrée globalement
• Connaissance faible des contraintes juridiques sur la dématérialisation
 Approche progressive
• Actions de dématérialisation en silo sur les fonctions transverses,
avec un archivage spécifique
• Prise de conscience sur des besoins dispersés et réflexion dans le
même temps d’une approche globale
• Justification par le coût (décommissionnement, diminution des coûts
de stockage) et par le risque

32. Statuts
Stratégie 3 : une cohabitation gérée dans le temps
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 32
ERP
Compta-Finances
Secteur public : démat Factures CPP 2017...
et PES - PJ « full démat » en cible
SAE (archives intermédiaires) T2
Dématérialisation et e-archivage
F1
F2
F3
F4
SAE T1

33. Sommaire
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 33
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Dématérialisation et e-archivage
Les fondamentaux
Quel arbitrage ?
Points de vue partenaires

34. Kofax – Une présence mondiale
Solide
Clients: 20 000+
Installations: 150 000+
Intégrations ERP, CRM, LOB : Dizaines de milliers
Cotée au NASDAQ & LSE: KFX
Siège social : Irvine, CA
Employés: 1,200+ in 30 countries
Partenaires : 800+ in 70 countries
34

35. ERP / CRM / LOB
ECM &
Records
Management
Databases
& Other
Archives
IT & Telecom Infrastructure
“Systèmes d’Enregistrement”
Kofax – Un positionnement unique : First Mile
KOFAX
Une experience
client optimisée
&
Des coûts
opérationnels
réduits au
maximum
“Systèmes d’Engagement”
Mobile
Emails
XML / EDI
Data Streams
MS Office / PDF
TIFF / JPEG files
Portails
Faxs
MFPs / MFDs
Papier
35

36. Capabilities and expertise for better engagement
36
Insurance Financial
services
Government Healthcare Retail Manufacturing Business process
outsourcing
Education
Accounting &
finance
Human
resources
Operations
Capture Manage Deliver
Mobile
Analytics
Integration
eSignatur
e &
signature
verificati
on
Multichan
nel
capture
Extraction
&
verificatio
n
Case
managem
ent
Content
managem
ent
Workflow
& process
automatio
n
Customer
communica
tion
manageme
nt
Document
compositi
on
Search

37. Tiers de confiance éditeur de logiciel pour l’échange sécurisé
et l’archivage des écrits électroniques
Acteur majeur du marché de la dématérialisation et de la confiance
numérique
• Coffre-fort électronique Communicant
• Système d'Archivage Electronique PEA
(Preuve, Echange & Archivage).
02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 37
Cecurity.com

38. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 38
Offre
Coffre-fort numériqueSystème d’Archivage Electronique
Coffre-fort électronique CommunicantPEA (Preuve Echange Archivage)
Documents
factures, fiches
de paie,
relevés,
contrats
Traces
jeux, logs de
connexion
Données
personnelles
financières,
santé
Disponibilité
outil de
recherche,
métadonnées
Conformité
intégrité
traçabilité
confidentialité
Scalabilité
stockage de
milliards de
documents
numériques
Produits
Valeurs
d’usage
Modèles
devente
Logiciels hébergés par le client ou Cecurity.com - Licence & mode SaaS
DestinataireEmetteur

39. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 39
Point de vue
 L’archivage électronique probant, composante indispensable, mais parfois sous-
estimée, d’un projet de dématérialisation
 Le socle d’archivage électronique probant favorise le développement de
nouveaux services de dématérialisation
 La complémentarité entre le SAE et le coffre-fort numérique dans un projet de
dématérialisation
• Archivage électronique probant de l’émetteur (SAE) et boîtes aux lettres électroniques sécurisée
des destinataires (CFN)
• CNF composant du SAE pour les archives électronique signées ou cryptées
 Dématérialisation, archivage électronique et chiffrement
• Un trio incontournable ?

40. 02/03/2016
La société

41. L’offre
 Dans un contexte de dématérialisation amont. Everteam.archivage se
situe comme un réceptacle direct des flux.
 Dans un tel contexte, les fonctions clés sont les fonctions :
• De Capture de masse ou unitaire,
• De Stockage et de conservation (ISO 14641),
• De Gestion du référentiel d’archivage,
• De Recherche unifiée.

42. Point de vue
 Constats
• Plusieurs approches de mise en place possibles, en fonction :
• Des traitements à effectuer sur les documents
• De la valeur des documents, et de leurs cycles de vie,
• Du nombre de flux à gérer et de leurs volumétries,
• De la relation entre le support papier et électronique.
• L’articulation « GED » et « Archivage » est générateur de coûts et de
risques et fait progressivement place à des solutions de « Record
Management »
• La gestion de charge est un critère de succès important, notamment :
• La scalabilité des fonctions d’import de masse,
• La performance de la recherche
• La maitrise des flux, et l’application des destructions.
« 60% des entreprises disposent d’un référentiel d’archivage, mais seulement 34% l’applique
pour détruire des archives (Source : AIIM) »

43. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 43
Profil de Generix
 L’un des principaux éditeurs et opérateurs de services applicatifs
français : 54 M€ de CA et 400 collaborateurs
 Accompagne la transformation digitale de ses clients sur 2
principaux axes :
• Intégration et la collaboration multi-entreprises: EDI, demat.
documentaire (fax, OCR, smart PDF, webform), E-Invoicing,
portail collaboratif, onboarding, gestion de contenus, …
• Exécution et pilotage de la supply chain: WMS, TMS, VMI, …
 Présence locale et internationale : 6 filiales et 10 revendeurs
 Dernière acquisition : GMI connectivity
 Derniers contrats majeurs : Carrefour, Essilor, Presstaliss
 5 000 clients sur notre offre de collaboration inter-entreprises
 Cotée sur Euronext Paris
Vote Logo

44. I n t é g r a t i o n e t c o l l a b o r a t i o n B 2 B
A l l i n o n e c o l l a b o r a t i v e p l a t f o r m
44
Corporate
Applications
ERP
HR
CRM
FI
MKT
Generix Collaborative Integration
Paperless Services :
Smart PDF, OCR, …
EDI Managed
Services
Content Managed
Services
Regulated flow
Managed Services
Reporting & analytic Managed Services
Generix Collaborative Applications
Order to CashPurchase to pay
Supplier InvoicingCustomer Invoicing
Supply Chain MgtCPFR
Access Chanel
Web, mobile, IoT
Connexions
Social, community
Services
On boarding
services
Generix Collaborative Network
All in one Collaborative Platform
Customers
Suppliers
3LP
Carriers
Bank
Government
Others cloud
B providers
Connected
devices
Internet of
things
Web
users
Paper
users

45. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 45
Gestion des contenus numériques,
archivage, coffre fort, notre position
Nous traitons 2 millions de documents par jour principalement sur la chaine
logistique : référencement produit, commande, expédition, réception,
facturation, paiement
 Offres de dématérialisation de plus en plus verticalisées et à
destination des directions métiers : Purchase to Pay, Service après
vente, Traçabilité marchandises, E-Invoicing, …
 Au sein desquelles les systèmes d’archivage, le coffre fort, les pistes
d’audit, … sont intégrés soit pour respecter une réglementation, soit
pour le confort des utilisateurs et dans la logique d’une plate-forme de
collaboration All in one
 Des traitements multiples : traductions & transports de données,
contrôles, signatures, intégrité, intégration ERP,
archivage à vocation probatoire, …
 Agrégés au sein d’une IHM unique orientée
pilotage/optimisation des processus métiers
Vote Logo

46. 02/03/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 46

47. SOLLAN France
54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com
Tél : +33 (0)1 48 51 15 40
Fax : +33 (0)1 48 51 15 48
@ : contact@sollan.com
Nous serons sur le salon
Documation les 6 et 7 avril 2016