Présentation sur le déploiement d'une solution de Gestion Electronique de Documents par l'intégrateur Sollan à la Direction des Services de Navigation Aérienne.

1. Déploiement d'une
solution de GED (Gestion
Electronique de Documents)
et conduite du changement
Thomas DECHILLY - SOLLAN
Jean-Marc BITTOUN – DSNA
Le 20 octobre 2009

2. Agenda
Sommaire

Introduction
•

Présentation Sollan
•

Thomas Dechilly, Sollan
Principaux enjeux
Principales réponses fonctionnelles
Conduite du changement
•

Jean-Marc Bittoun, DSNA
GEODe: une GED basée sur Alfresco
•
•
•

Thomas Dechilly, Sollan
Présentation du contexte Projet
DSNA/GEODe
•

Bruno Barret, Sollan
Jean-Marc Bittoun, DSNA
Questions / Réponses

3. Présentation
A propos de Sollan
 Société franco-anglaise fondée en 2001
•
Une expertise fonctionnelle et technique éprouvée
 Présent en France, Bénélux, Royaume-Uni, Espagne et
Pologne
•
Plus de 150 références clients en Europe
 Des services étudiés pour vous accompagner dans tous vos
projets ECM
•
14/01/2014
Dématérialisation, Production documentaire, Collaboratif, RSE, GED,
DAM, CMS, Intranet, Moteurs de recherche, BPM, Case Management
© SOLLAN - Structure the unstructured
3

4. Présentation
 Trois activités
Conseils, audits, expertise
fonctionnelle et technique
Intégration de solutions,
développements spécifiques
Edition de solutions
logicielles ECM
Expertise, Neutralité, Expérience
Expertise fonctionnelle et
technique
VCM - SME
14/01/2014
© SOLLAN - Structure the unstructured
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5. Présentation
Spécialiste de l’informatique documentaire


Création de valeur via la structuration de
contenu : structure the unstructured

14/01/2014
Expertise fonctionnelle et technique sur
l'ensemble de la chaîne documentaire
Accompagnement de vos prises de
décision en amont et lors de la mise en
œuvre de vos projets d'ECM
© SOLLAN - Structure the unstructured
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6. Références
14/01/2014
© SOLLAN - Structure the unstructured
6

7. Compétences
Facilitateur d’ECM
Technologies et partenaires
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© SOLLAN - Structure the unstructured
7

8. Les missions de la DSNA
 Assurer le service du contrôle aérien
•
•
En adéquation avec la réglementation européenne
Avec des objectifs en matière de sécurité, de qualité et de
respect de l’environnement très fort
 Assurer le développement et la maintenance de ses
systèmes techniques opérationnels
 Participer activement aux programmes européens
majeurs

9. Le trafic aérien
 Près de 8000 vols par jour
 29% du trafic européen

10. Les personnels de la DSNA

11. Les entités de la DSNA
DSNA
DO
DTI
CESNAC
5 CRNA
SIA
15 SNA

12. La gestion des documents
 La DSNA dispose d’un nombre important de bases
documentaires et d’outils, plus ou moins hermétiques,
et surtout incohérents
•
•
•
Au niveau DSNA: Intranet DO, Portail DO, Intranet
DGAC, Bases LOTUS…
Au niveau des entités: applications GED (rare),
répertoires réseaux (90%), Bases LOTUS, Portails
Intranet locaux
Au niveau des agents eux-mêmes: répertoires de travail
sur le disque dur local ou sur son espace réseau.

13. Les constats


L’accessibilité est médiocre
Les bases ne sont pas tenues à jour (cohérence):
•
•
•

Des médias inadaptés pour
•
•

beaucoup de doublons,
documents périmés,
jusqu’à 80% de documents impropres
gérer correctement les documents (conception,
validation, mise à jour et surtout archivage),
partager, diffuser facilement les documents.
Peu de documents archivés

14. GEODe - une GED pour la
DSNA
 Le but du projet GEODe est de mettre en œuvre
•
•
un outil de GED
• Application GEODe
une organisation adéquate pour maîtriser nos documents
• Procédure de maîtrise documentaire

15. Une GED pour la DSNA
DSNA/EC
DO/EC
DTI
GEODe
5 CRNA
CESNAC
SIA
DOM-TOM
11 SNA

16. Ce que va apporter GEODe
 Avec la rationalisation des outils (70%), une amélioration
considérable de l’accessibilité des documents
 Maîtrise des documents sur l’ensemble du cycle de vie
 Une meilleure diffusion des référentiels national/locaux
• Textes règlementaires,
• Procédures et consignes nationales,
• Procédures locales d’exploitation (manuel du contrôleur)
 La collaboration entre les différentes entités
• Facilité le partage de documents dans le cadre des
projet et programmes et projets
• Accès direct à la documentation des systèmes
techniques opérationnels

17. Quels documents dans
GEODe?
 GEODe sera en mesure de gérer les documents:
• Applicables,
• Frappés d’une notion de validité,
• Partagés (publiés, diffusés, mis à la disposition
de…),
• Non confidentiel.
 Mais GEODe n’abritera pas:
• Les documents confidentiels
• Les documents personnels,
• Les documents ne rentrant dans aucune des
catégories explicitées ci-dessus.

18. Enjeux
 Assurer la maîtrise documentaire tout en adressant
les spécificités locales
• Plan de classement / orientation des utilisateurs
• Règles communes pour un plan de classement unique
• Prise en charge des plans de classement locaux compatibles aux
usages documentaires spécifiques
• Navigation transversale « par catégories » afin d’offrir un accès aux
organisations spécifiques
• Accueil personnalisé pour les utilisateurs afin d’éviter la désorientation
• Processus documentaires
• Procédure unique de gestion documentaire
• Prise en compte des exceptions afin d’adapter cette procédure aux
besoins spécifiques
• Production documentaire normalisée
• Permettre à chaque entité/service de définir ses propres modèles
documentaires tout en appliquant les règles stabilisées

19. Alfresco
 Besoin: un socle « GED » flexible afin de profiter des
mécanismes établis de la Gestion Electronique des
Documents:
•
•
•
•
•
Référencement, organisation, gestion des droits
Partage, gestion des versions
Recherche sur métadonnées ou plein texte
Moteur de processus documentaires (workflow)
Protocoles variés et unifiés pour accéder au référentiel
(Web, Cifs, WebDAV, FTP…)
• Personnalisation des IHM et règles de fonctionnement pour
l’adapter aux besoins métier.

20. Alfresco

21. GEODe

22. Classement et orientation

Environnement personnalisé « Entité, Service»
• Charte graphique intégrée
• Raccourcis personnalisés par rapport à l’annuaire
d’entreprise
• Accès direct à « son entité, son service »
– Sur la base d’un plan de classement
reprenant l’organisation de la DSNA en
entités / services
• Espaces et mécanismes unifiés pour la
« publication » des documents
• Délégation de la gestion fonctionnelle par entité
• La gestion et l’animation de menus
complémentaires
• La diffusion de « news » spécifiques à
l’actualités du référentiel documentaire
• Personnalisation de modèles documentaires
• Ajustement de processus documentaires
récurrents

23. Navigation transversale
 Jeux de catégories unifiées
• Indexation automatique de certains documents
• Indexation document par document
 Outil de navigation par « catégories »
• Définition de filtres personnalisés

24. Processus documentaires
assistées

Une procédure documentaire maîtrisée:
•
•
•
•
•

Capacité de définir des processus « par
défaut » applicables dans certains
contextes du plan de classement
•
•

Relecture
Vérification
Approbation
Publication
Diffusion
Délégation de la définition des processus
Simplifier l’intervention des utilisateurs
« ponctuels »
Gestion fine de l’avancement
•
•
•
Notification pour chaque étape
Tableaux de bord pour le suivi
Action de réassignation, annulation

25. Production documentaire assistée
 Production documentaire assistée
• Création dynamique de documents
à partir de la sélection d’un modèle
• Les modèles peuvent être définis à
différents niveaux hiérarchiques et
sont applicables par les entités et
services qui dépendent de ces
niveaux
• Chaque entité peut enrichir sa liste
de modèle et a la main sur la
présentation graphique des
formulaires de saisie présentés aux
utilisateurs
• La fusion de données métiers est
assurée automatiquement par le
générateur (numéro chrono,
identifiant de service, autres valeurs
invariantes de l’organisation)

26. La démarche
 Mise en œuvre progressive, site par site:
• planning fonction des impératifs et de la maturité de l’entité
 Le groupe projet GEODe assurera:
• les formations des différents acteurs
• une assistance sur site sur la phase de démarrage
• le support et le suivi à distance sur les phases suivantes
 Le projet sera piloté localement dans les centres

27. Le déploiement
 Le déploiement se fera en trois phases
• Phase P1
• Mise en service de l’Espace de publication
• Phase P2
• Gestion progressive des documents avec GEODe
• Au rythme de la mise à jour des référentiels locaux
• Puis avec les autres documents qui partagé
quotidiennement
• Phase P3 Archivage (plus tard)

28. Le projet
Le projet aujourd’hui

29. Le projet
 Déploiement des échelons centraux DSNA et DO
• Démarrage le 4 avril 2009
• Mise en service fin novembre 2009
 Les autres sites
• La Direction de la Technique et de l’Innovation --> fin
2010
• Pour les entités de la Direction des Opérations
• À partir de janvier 2010
• SNA/NE (Strasbourg)
• CRNA/O (Brest)
• CRNA/SE (Aix-en-Provence)

30. Le déploiement
 Mettre en service une GED est finalement peu
compliqué
 La faire accepter par ses utilisateurs est en règle
générale assez difficile, parfois cauchemardesque
• La GED révolutionne les usages courants en matière de
gestion documentaire
• L’être humain, et plus particulièrement les gaulois que
nous sommes, sont culturellement réfractaires au
changement

31. Le déploiement
 Pour minimiser les risques d’échec
• Mettre en œuvre un outil fonctionnel, intuitif et convivial
• Assurer la promotion de l’outil auprès des agents
• Minimiser l’ampleur des changements en
• Adaptant au mieux l’outil aux usages courants
• Sensibilisant les agent sur les bénéfices apportés par
l’outil
• Se préparant au mieux à son arrivée

32. Le plan de communication
 Volet majeur de la conduite du changement, il
permettra de:
• toucher l’ensemble des acteurs, décideurs et utilisateurs,
avec des messages consistants et organisés dans le
temps,
• créer les conditions de l’appropriation,
• aider les utilisateurs à dépasser leur résistance
« naturelle » au changement,
• transférer les compétences pour conduire le changement
« de l’intérieur ».

33. Les pilotes de projets locaux
Référents
●
●
SMQS « moteurs »
Autres personnes impliquées dans
le management intermédiaire et
moteur (chef de div, sub ou cellule
doc)
En amont du déploiement de GEODe, il :
• assurera la coordination avec le chef de projet national,
• pilotera la conduite du changement de l'intérieur en assurant la
promotion du projet et de l'outil,
• pilotera les tâches préalables au déploiement

34. Les actions de
communications






Organisation d'un séminaire
La tournée du groupe projet dans les centres
Interventions au sein de groupes de travail
Mise en œuvre d'un portail intranet
Les bulletin Info-GEODe
Les articles de presse

35. Le bilan
 La GED est une nécessité pour la DSNA
• Audit de certification ISO en avril 2009
• 4 écarts mineurs dont 3 concerne la gestion
documentaire
• Audit de suivi courant mars 2010
 La « mayonnaise a pris », GEODe est attendu
• Particulièrement dans les centres opérationnels
• Moins vrai au sein des échelons centraux
 Nous sommes attendu au tournant, il ne faudra pas
décevoir

36. SOLLAN France
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Sollan France

37. Annexes