La Gestion Electronique de Documents de A à Z expliqué par le spécialiste de l'ECM (Enterprise Content Management) Sollan. Tout ce que vous devez savoir sur la GED.

1. La GED pour les nuls
Thomas Dechilly
CTO SOLLAN

2. Sommaire
 A propos de Sollan
 La GED: une offre riche et diversifiée !
 Panorama fonctionnel
• Besoins des utilisateurs
• Fonctions proposées par la GED
• En pratique / retours d’expériences
 Questions/réponses

3. Présentation
A propos de Sollan
 Société franco-anglaise fondée en 2001
•
Une expertise fonctionnelle et technique éprouvée
 Présent en France, Bénélux, Royaume-Uni, Espagne et
Pologne
•
Plus de 150 références clients en Europe
 Des services étudiés pour vous accompagner dans tous vos
projets ECM
•
14/01/2014
Dématérialisation, Production
documentaire, Collaboratif, RSE, GED, DAM, CMS, Intranet, Moteurs
de recherche, BPM, Case Management
© SOLLAN - Structure the unstructured
3

4. Présentation
 Trois activités
Conseils, audits, expertise
fonctionnelle et technique
Expertise, Neutralité, Expérience
14/01/2014
Intégration de
solutions, développements
spécifiques
Expertise fonctionnelle et
technique
© SOLLAN - Structure the unstructured
Edition de solutions
logicielles ECM
VCM - SME
4

5. Références

6. La GED:
Une offre riche et diversifiée !
Archiving &
Imaging
Full lifecycle
management
Unified repository andLa GEDmodel
metadata
Une offre riche et diversifiée !
Web Content Management
Records Management
Advanced Workflow
Collaboration and
Social Computing
Digital Asset
Management

7. Panorama fonctionnel
Collaboratif
Espaces personnalisés / portails
Archivage
Record Management
Formulaires
eforms
Processus
Workflow / notification
Indexation
Recherche
Métadonnées
Fiche d’indexation
Protocoles accès
Droits d’accès
Fichiers
WCM
KM
Versions

8. Référentiel de fichiers
 Besoins
•
•
•
Référentiel unique pour le stockage et le partage de fichiers
Outils permettant le classement et le contrôle des accès
Recherche/indexation des contenus
 Fonctions GED
•
•
•
Stockage centralisé des fichiers
Mise en place de plan(s) de classement
Outils de recherche
 En pratique
•
•
•
Utilisation de disques réseaux partagés
Gestion des droits sur les répertoires et fichiers
Recherche: outils individuels (outils windows ou autres).

9. Référentiel de fichiers
illustrations

10. Référentiel de fichiers
illustrations

11. Référentiel de fichiers
illustrations

12. Référentiel de fichiers
illustrations

13. Référentiel de fichiers
illustrations

14. Référentiel de fichiers
illustrations

15. GED/Plan de classement/liens

16. GED/Plan de classement/liens

17. GED/Plan de classement/liens

18. Gestion des droits d’accès
 Besoins
•
Gérer les droits d’accès aux documents
(lecture/modification) au niveau de la DSI et par délégation
au niveau des responsables métier
• Couplage avec l’annuaire d’entreprise (personnes et
groupes)
 Fonctions GED
• Contrôler l’accès aux ressources documentaires (espaces /
fichiers) en fonction des droits de l’utilisateur,
• Gérer les droits au niveau de l’utilisateur et des groupes
d’utilisateurs
 En pratique
• Délégation de la gestion des utilisateurs
• Les utilisateurs ne connaissent pas les droits déclarés sur
leurs espaces. Le partage de ressources peut conduire à
certaines incohérences.

19. Gestion des
droits/groupes/utilisateurs

20. Protocoles d’accès
 Besoins
• Accès simple et efficace du type « disque dur »
• Accès depuis les applications bureautiques
 Fonctions GED
• Offrir différents moyens (protocoles) pour accéder aux
documents
• Web: logique de portail, moteur de recherche
• Explorateur de fichiers: simuler un accès disque
• FTP: faciliter les échanges avec les autres systèmes d’information
 En pratique
• L’interface « client lourd » ou « web » remplace
généralement l’accès de type « disque dur »
• Il est difficile d’interagir facilement entre son espace
personnel (poste de travail) et le référentiel documentaire

21. Exemple CIFS/WebDAV/FTP

22. Exemple CIFS/WebDAV/FTP

23. Métadonnées
Fiche d’indexation
 Besoins
•
Identifier les documents avec des métadonnées définies au
sein d’un plan de gestion documentaire
• Homogénéiser la description des documents
 Fonctions GED
• Décrire les documents stockés en utilisant des champs
descripteurs libres ou contrôlés (liste de valeurs)
• Assurer la recherche à partir de ces descripteurs
 En pratique
• Les utilisateurs ne complètent pas exhaustivement les
fiches d’indexation: trop long à remplir
• Les valeurs prédéfinies ne sont pas régulièrement mises à
jour ou ne correspondent pas aux besoins locaux
• Les métadonnées déclarées au niveau du document ne
sont pas reprises automatiquement

24. Métadonnées
Fiche d’indexation

25. Indexation
Recherche
 Besoins
• Retrouver un document
• Trouver un document sans savoir s’il existe
• Trier en fonction de critères de comparaison
 Fonctions GED
• Rechercher les documents à partir d’un descripteur
• Recherche plein texte
• Tri des résultats et pondération
 En pratique
• Descripteurs définis au sein des fiches d’indexation ne sont
pas systématiquement remplis
• La combinaison recherche/résolution des droits peut être
problématique (performance)
• Unifier les descripteurs communs à l’entreprise

26. Indexation
Recherche

27. Processus documentaire
« Workflow »
 Besoins
•
•
•
•
•
Automatiser le traitement de processus documentaires ou processus
métiers (validation, approbation)
Processus séquentiels et/ou parallèles
Enrichissement documentaire (résumés, métadonnées, notes de
révisions) – fusion d’information au sein des documents mobilisés au
sein du workflow
Modification des statuts documentaires (brouillon, en
relecture, validé, archivé…)
Notification des utilisateurs mobilisés
 Fonctions GED
• Workflow / processus standards de validation
• Atelier de modélisation de workflow (technique ou orienté
utilisateur final)
 En pratique
•
•
Se restreindre aux principaux processus, chercher la simplicité
Peut nécessiter une intégration avec le reste du Système d’Information

28. Mise en œuvre d’un workflow

29. Gestion des versions
 Besoins
•
•
Conserver les différentes versions d’un même document
Protéger les contenus validés
 Fonctions GED
•
•
Gestion des versions (majeures / mineures ou spécifiques)
Automatisation des montées de version sur action prédéfinie (ex:
workflow)
 En pratique
•
•
•
•
Suivre le plan de gestion documentaire de l’entreprise si défini
Conserver une méthode simple (ex: version majeure/mineure)
Différencier « version de travail » / « version publiée »
Pointer systématiquement sur la « dernière version » ou au
contraire sur une version « identifiée » du document

30. Différentes versions d’un
document

31. Formulaires
« eforms »
 Besoins
•
•
Saisir des données (contenus) semi-structurées
Organiser, partager ces données
 Fonctions GED
•
•
•
Fiche d’indexation permettant aux utilisateurs de déclarer leur
propres données
Atelier de modélisation de « formulaires » permettant la saisie et
l’organisation de données semi-structurées
Sous-partie du module « workflow »
 En pratique
•
•
Modéliser et unifier des formulaires « métier » est une tâche qui
nécessite une expertise GED
Vers l’usage « KM », pérenniser l’actif documentaire porteur de
mémoire

32. Espaces personnalisées
Portails
 Besoins
•
•
« Publier » les informations de son service à une communauté
Créer et maintenir une identité (principe de l’intranet)
 Fonctions GED
•
•
Personnalisation d’espaces
Fonctions « portail », « blog »
 En pratique
•
•
•
•
Souvent sous-estimé lors des démarrages de projets GED
Réel facteur d’appropriation de l’outil
Convergence: « espace collaboratif » avec les outils de GED
Remplacer les « écrans techniques » par des écrans simples et
fonctionnels

33. Exemple de personnalisation

34. Portail Web utilisant le référentiel
Alfresco

35. Collaboratif
 Besoins
•
Partager sur l’élaboration et la diffusion de documents/contenus
 Fonctions GED
•
•
•
•
•
Personnalisation d’espaces
Fonctions « portail », « blog »
Workflows
Notification, forums, discussions
Travail simultané sur des documents Office
 En pratique
•
•
Nécessite une maturité des équipes ou une contrainte
organisationnelle forte (ex: équipes distribuées…)
En complément de la fonction GED centrale (référentiel de fichiers)

36. Autres usages de la GED





Web Content Management
Knowledge Management
Gestion de documentation structurée (XML)
Record Management
Intégration au Système d’Information
• Standardisation du référentiel
• Standardisation des interfaces logicielles

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