Découvrez l'importance de: - Comprendre le contexte global - Appréhender les contraintes - Prioriser les objectifs - Établir une cartographie de l’existant et anticiper les risques - Définir le niveau de dématérialisation à retenir, en phase d’acquisition des données et de validation et d’intégration comptable - Comprendre la diversité des solutions - Choisir le mode d’exploitation - Définir sa stratégie de déploiement - Dimensionner la conduite du changement - Mesurer et optimiser votre ROI Atelier mené par Christine Foret, Consulting Manager - Dematerialization & BPM chez Sollan sur le salon Documation 2014

1. 27/03/2014
Christine FORET
Manager Senior Consultant
27/03/2014
Christine FORET
Manager Senior Consultant
Le spécialiste de l’ECM
*Enterprise Content Management
Projet de dématérialisation de factures
10 points clés!

2. La société
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A propos de Sollan
Société franco-anglaise fondée en 2001.
Spécialiste du secteur de l’Enterprise Content Management (ECM).
Présence en France, UK (siège), Pologne, Espagne et Belgique.
60 collaborateurs

3. 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 3
Références

4. Sommaire
1. Contexte et enjeux
2. Procédés autorisés
3. Principaux impacts
… 10 points clés!
10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 4
Projet de dématérialisation de factures
10 points clés

5. Préambule
10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 5
Dématérialisation
Dématérialisation d’un document ou d’un processus physique =
remplacement, partiel ou total, par sa contrepartie numérique.
• Numérisation d’originaux papier.
• Production/acquisition de documents nativement numériques.
• Dématérialisation des processus métiers.
La dématérialisation de factures peut donc s’appliquer :
• Aux supports qui véhiculent les données de facturation.
• Aux flux d’informations.
• Aux processus métiers.

6. Préambule
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Preuve des
engagements
Quittance
Justificatif en
cas
d’exportation.
Régime de
la TVA
Permet la
comptabilisation
d'une charge
Un document spécifique poursuivant plusieurs finalités
(opérationnelle, juridique, fiscale)

7. 10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 7
Un contexte favorable au déploiement des projets
10 points clés !
Evolution du marché
• Marché en expansion et effet réseau
• Mouvement d’entraînement initié par donneurs
d’ordres
• Niveau de maturation des entreprises
Facteurs technologiques/solutions
• Maturité des solutions
• Adaptation des offres aux besoins des
entreprises…
• Nouveaux modèles de
tarification/démocratisation
Contexte conjoncturel et structurel
Politique de rationalisation
Réduction des coûts de traitement
Optimisation de la productivité
Stratégies de différentiation face à concurrence
Contexte règlementaire/politique
Assouplissement et législations incitatives:
Loi 13 mars 2000, LME de 2008, Dir. 2010/45/UE,
LFR 2012-1510, Instruction fiscale 18/10/2013….
Etat , collectivités territoriales : Décret 12/2011,
Arrêté 03/08/11 (PESV2), Dir. UE 03/2014
commande publique (e-fact obligatoire - 2017/20)
Projets de dématérialisation de factures

8. ERP COMPTABILITE
FINANCES
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Dématérialisation
pièces justificatives
Factures fournisseurs
e-Parapheur
Workflow
Viseur/Signataire
Signature
électronique
Signataire
Comptable
public
Comptable
public
PortailDGFiP
Archivage à valeur
probatoire
_ originaux papier
_ originaux électro
Scan/LAD-RAD
Dématérialisation
Fiscale
Ex : Dématérialisation des factures de dépenses et passage PESV2 (Aller)
Intégration des
données de
facturation
GED
Dossiers Pièces de factures
++Validation et
automatisation
des traitements
comptables
Génération des
• Mandats
• Titres
• Bordereaux
Pièces
justificatives
++
Arrêté 03/08/11 : date limite
remplacement des
protocoles existants par
PESV2 = 01/01/15
1. Contexte

9. 1. Contexte
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Principaux enjeux
Mise en
conformité,
qualité et
traçabilité
Optimisation
des processus
de traitement
Réduction des
coûts
administratifs
Création de
valeur et
différentiation

10. 1. Contexte
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Nouvelles caractéristiques des projets
Une approche plus globale
• Fin de l’approche en silos et recherche de complémentarité
fonctionnelle
• Expansion géographique
Des procédés combinés
• Acquisition /émission multi-canal
• SCAN, LAD, Vidéocodage, fichier structuré/non-structuré, e-Signature.
• Workflow métiers, GED, e-archivage, etc.
Volonté de rationalisation/mutualisation
Combinaison des modes d’exploitation (internalisé, externalisé ou
mixte)

11. Sommaire
1. Contexte et Enjeux
2. Procédés autorisés
3. Principaux impacts
… 10 points clés!
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Projet de dématérialisation de factures
10 points clés

12. 10 points clés !
10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 12
Procédés de facturation autorisés depuis janvier 2013
Facturation papier et facturation sous toute forme électronique autre que
EDI et Signature électronique avancée.
• Piste d'audit fiable entre la facture et la livraison de biens ou prestation de
services qui en est le fondement.
• Contrôles documentés et permanents.
Facturation par voie électronique, via :
• La procédure de signature électronique avancée.
• L'échange de données informatisées (fichier structuré).
Dans tous les cas, le dispositif doit assurer:
• l'authenticité de l'origine (de l’émetteur)
• l'intégrité du contenu
• la lisibilité de la facture depuis la date de son émission jusqu’à celle de
l’expiration du délai de conservation.
Transposition de la Directive 2010/45/UE : LFR 2012-1510 et Instruction Fiscale 18 octobre 2013

13. Sommaire
1. Contexte et Enjeux
2. Procédés autorisés
3. Principaux impacts
… 10 points clés!
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Projet de dématérialisation de factures
10 points clés

14. Points d’impacts
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Principaux points d’impacts
Financier
Organisation
Métiers
Juridique
Technique
Ecosystème

15. Sommaire
1. Contexte et Enjeux
2. Procédés autorisés
3. Principaux impacts
… 10 points clés!
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Projet de dématérialisation de factures
10 points clés

16. 10 points clés !
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Enjeux : Prioriser les objectifs
Permet des choix fonctionnels pertinents.
Permet d’anticiper le moyen terme et de prioriser les investissements.
Permet de légitimer les arbitrages.
Quels objectifs qualitatifs et quantitatifs ?
Quelles contraintes de planning ?
Quelles contraintes en termes d’investissements financiers, temps, hommes ?

17. 10 points clés !
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Cartographier l’existant et anticiper les risques
Permet d’évaluer l’ampleur et le potentiel du projet.
Permet de lotir et de calibrer la démarche (court, moyen, long terme)
Ce qui est
faisable

18. 10 points clés !
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Identifier le degré de dématérialisation pertinent
Quel degré de
dématérialisation retenir ?
en-tête – Pied de page de facture ? A
la ligne/au champ ?
Fichier structuré ? Fichier non-
structuré ?
Quel niveau d’intégration
automatique à l’ERP
comptable?

19. 10 points clés !
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Connaître le contexte légal du projet
Intégrer les contraintes juridiques et leurs impacts technico-fonctionnels.
Préserver les intérêts de l’entreprise.
Le cadre légal peut avoir un impact sur :
• La nature des solutions retenues
• Le déploiement
• Le contenu des documents
• Les contrats
• Les processus

20. 10 points clés !
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Scénarios de mise en œuvre et solutions
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Arbitrer les moyens techniques et modes d’exploitation les mieux adaptés.
Mesurer les impacts financiers.
Identifier l’architecture opérationnelle la plus adaptée, selon:
Les besoins
fonctionnels et
technique/sécurité
La nature de
l’organisation cible
Les volumétries
concernées
La répartition dans le
temps des volumes
« papier vs électro »
Analyse technico-fonctionnelle ET économique comparative des solutions
Solution sur site Solution externaliséeSolution mixte

21. 10 points clés !
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Scénarios de mise en œuvre et solutions
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Différents profils acteurs, peuvent intervenir en propre ou en attelage
Editeurs (LAD, RAD, OCR, workflow de validation, etc.)
Opérateurs de services (Plateforme, FAH, ASP, Saas)
Opérateurs EDI
Tiers archiveurs, TDT
SSII/Intégrateurs
Cabinets de conseil

22. 10 points clés !
10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 22
Définir l’organisation cible et conduire le changement
L’introduction de la dématérialisation des documents requière un
réexamen de l’organisation et des processus.
• Etat des impacts organisationnels au regard de la solution cible.
• Matrice Fonctions/Activités en solution cible.
• Matrice Responsabilité/Flux.
• Formalisation des nouvelles procédures.
Conduite du changement : prendre en compte la dimension humaine de la
mutation
• Evaluer la nature et la profondeur de la conduite du changement dans le cadre
du projet (Cible, rythme, direction, dispositif, méthode).
• Dimensionner les actions et les moyens alloués.
• Etablir un plan de conduite du changement.
• Mesurer son efficacité.
Anticiper le passage en fonctionnement courant

23. 10 points clés !
10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 23
Anticiper sa stratégie de déploiement
Permet de concrétiser les potentiels de gains et d’optimiser le RSI.
Permet de mieux négocier ses contrats prestataires.
Permet de mieux dimensionner ses besoins.

24. 10 points clés !
Evaluer le coût de traitement des factures
Mode de traitement retenu Coût de traitement moyen d’une
facture
Gains constatés
Processus « papier »
14 €
Processus SCAN/LAD
Worklow validation
10,5 €
- 25%
Processus « électronique »
Acquisition, validation,
intégration
7,6 €
- 27%
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Une information souvent sous-estimée….
Pourcentages constatés de
réduction des coûts selon les
niveaux de dématérialisation
retenus.

25. 10 points clés !
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Mesurer et optimiser votre ROI
10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 25
Coûts d'acquisition de la solution
Implémentation
Coûts additionnel de déploiement
Total investissement/an
Nouveau format d'intégration
Integration - Management de projet
Formation
Déploiement nouvelle entité
Implémentation EDI
Implémentation PDF signé
Implémentation Portail fournisseurs
Implémentation workflow de validation Métiers
Investissements
Calcul de RSI
Côuts récurrents
Total coûts récurrents/an
Maintenance Annuelle Workflow
…
Abonnement annuel
Déploiement fournisseurs
Coûts internes incompressibles
Coûts total traitement factures
Gains
investissement total/an
RSI =(gains-Investissement)/investissement
Coûts traitement factures papier en solution cible
Coûts traitement factures EDI en solution cible
Coûts traitement factures Signées en solution cible
Coûts actuels traitement factures fournisseurs
Données et hypothèses :
• Volumétries et coûts actuels du traitement.
• Répartition des flux papier vs électroniques.
• Périmètre de déploiement.
• Coûts d’acquisition de la solution.
• Coûts en fonctionnement courant.
• Couts internes incompressibles.

26. 10 points clés !
10/04/2014 © SOLLAN - Structure the unstructured 26
… pour appréhender les différentes dimensions du projet
Financier
Organisation
Métiers
Juridique
Technique
Ecosystème

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