Présentation en ligne - Conférence Authentic Conseil sur la Dématérialisation fiscale de factures
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- 1. 12/05/2016 Christine FORET Responsable du pôle Dématérialisation, Sollan Consulting Dématérialisation fiscale de factures : Zéro papier!
- 2. A propos de Sollan 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 2 Conseil en gestion de contenus numériques (ECM) et transition digitale Intégration ECM et développements spécifiques VCM, Solution de gestion photos, vidéos et sons 60 collaborateurs Expert en gestion de contenus numériques (ECM) Accompagnement à la transition digitale Société franco-anglaise fondée en 2001.
- 3. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 3 Quelques Références
- 4. Sommaire 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 4 Sur le devant de la scène Les basiques Procédés de sécurisation Principaux impacts Dématérialisation fiscale de factures ou facturation électronique…
- 5. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 5 … sur le devant de la scène Directive TVA 2010/45/UE Principe d’égalité Facture papier/Facture électronique En France, depuis Janvier 2013 (LFR 2012-1510) Simplification, mais un corollaire exigeant : la piste d’audit fiable Ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 et Portail Chorus PRO 2017 D'ici 2020, les 100 millions de factures reçues par le secteur public tous les ans devraient être concernées. Article 222 de la Loi Macron, n° 2015-990 du 6 août 2015 (JORF n°0181 du 07/08/15) Le gouvernement pourra, par ordonnance sous 9 mois, instituer une obligation d’acceptation des factures émises de façon dématérialisée, pour toutes les entreprises. Comment se préparer à cette évolution? Facturation électronique
- 6. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 6 Dématérialisation : un périmètre en extension Projets de dématérialisation Facteurs économiques Contexte conjoncturel et structurel Facteurs règlementaires / politiques Evolution / pression du marché Marché en expansion et effet réseau Facteurs technologiques / solutions Maturité des solutions Les basiques Facture et dématérialisation
- 7. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 7 Dématérialisation de factures ou facturation électronique : les basiques
- 8. Les basiques Facture et dématérialisation 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 8 La facture Un document spécifique poursuivant plusieurs finalités : commerciale, opérationnelle, juridique, fiscale… Fournit les informations relatives au régime de TVA applicable. Permet l’exercice du droit à déduction. Permet à l'Administration fiscale d'exercer son droit de vérification et de communication. Pièce justificative Dépense – Recette Quittance et preuve des engagements Permet la comptabilisation d’une charge Régime de la TVA Justificatif en cas d’exportation
- 9. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 9 Dématérialisation : un périmètre en extension Dématérialisation d’un document ou d’un processus physique = Remplacement, partiel ou total, par sa contrepartie numérique La dématérialisation peut s’appliquer • Aux supports qui véhiculent les données • Aux flux d’informations • Aux processus métiers Les basiques Facture et dématérialisation
- 10. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 10 Principaux enjeux Mise en conformité, qualité et traçabilité Optimisation des processus de traitement Réduction des coûts administratifs Création de valeur et différentiation Réduction des délais de traitement, amélioration du Délai Global de Paiement ; Partage de l’information, suppression des contraintes de localisation. Automatisation des contrôles et alertes Rapprochements automatiques Réduction des documents papier et des consommables (éditique, affranchissement, ..) ETP et redéploiement des ressources Réduction des coûts de conservation, … Les basiques Facture et dématérialisation
- 11. Gains selon niveaux de dématérialisation Mode de traitement Gains/postes Processus « papier » ≈ - 27% Exemple de coût de traitement d’une facture 14 € ≈ - 25% 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 11 Pourcentages constatés de réduction des coûts selon les niveaux de dématérialisation retenus. Processus SCAN/LAD Workflow validation Saisie Contrôles - Validation Gestion des litiges Processus « électronique » Acquisition, validation, intégration Ouverture/tri Saisie Contrôles/validation Gestion des litiges Archivage 7,2 € 10,2 € Les basiques Facture et dématérialisation
- 12. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 12 Quels moyens de sécurisation des factures électroniques ?
- 13. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 13 Applicable depuis le 1er janvier 2013 : art. 289 VII CGI Dans tous les cas, la méthode utilisée doit assurer… Echange de données informatisées : message structuré selon une norme convenue entre les parties ART. 289 VII.3 CGI Constitution et maintien d’une piste d’audit fiable ART. 289 VII.1 CGI Fichier électronique porteur d’une signature fondée sur un certificat qualifié ART. 289 VII.2 CGI L’authenticité de l’origine de la pièce L’intégrité du contenu La lisibilité de la pièce Moyens autorisés en France
- 14. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 14 Modalités de transmission électronique Sous réserve de l’accord du destinataire, le mode technique de transmission des factures électroniques est libre. Courriel Pièce jointe à un courriel Réseau sécurisé Site internet sécurisé Plateforme de services Système EDI Moyens techniques de transmission ... Elargissement des modalités de recours à̀ l’e-facture Moyens autorisés en France
- 15. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 15 Facture sous fichier structuré (289VII – 3 CGI) Admis depuis 1991 • Facture constituée par un message structuré. • Selon une norme convenue entre les parties. • Pouvant être traitée automatiquement et de manière univoque. Moyens autorisés en France Traitements requis • Contrôle de présence des mentions légales obligatoires. • Liste récapitulative. • Fichier des partenaires. • Conservation et restitution de l’ensemble des éléments, dans leurs formats d’origine et de manière lisible.
- 16. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 16 Facture avec Signature électronique (289VII – 2 CGI) Admis depuis la loi n°2002-1576 du 30 décembre 2002. Signature électronique avancée fondée par un certificat qualifié. • Les signatures électroniques conformes au RGS de niveau ** ou *** garantissent de façon autonome l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures. Moyens autorisés en France Contrainte côté récepteur • Obligation de procéder au contrôle de validité de la signature. • Lié par les modalités de sécurisation de l’émetteur.
- 17. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 17 Piste d’audit fiable Reconstituer la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’à l’émission ou la réception et la conservation du document facture. Garantir que la facture émise ou reçue reflète l'opération qui a eu lieu. Choisis par l'entreprise Mis en œuvre sous sa responsabilité Mis à jour à chaque évolution Organisés et permanents Les contrôles doivent être Moyens autorisés en France
- 18. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 18 Quelles pièces jalonnent la transaction commerciale? FOURNISSEURCLIENT Phase de Contractualisation contrat, devis ou BC avec CGV Phase de commande devis, catalogue, bon de commande ou devis accepté... Phase de réception bon de réception ou BL annoté et signé. Phase de livraison bon de livraison ,... Phase de facturation Phase de contrôle et de validation de la facture Phase de paiement avis d’opéré, avis de paiement ou relevé bancaire Moyens autorisés en France
- 19. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 19 Exemples de contrôles Moyens autorisés en France . La facture correspond à une opération économique, comptable et financière réelle. Les données sont complètes et exactes et n'ont pas été modifiées. Les mentions obligatoires figurent sur la facture. La facture ne fait pas l'objet d'un double traitement ou enregistrement L’ensemble des transactions a été pris en compte dans l'ordre chronologique. Les risques significatifs sont identifiés et maîtrisés (protection des dommages potentiel, back-up….).
- 20. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 20 Et dans le secteur public …?
- 21. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 21 Secteur public Ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 et portail Chorus facture PRO 2017 D'ici 2020, les 100 millions de factures reçues par le secteur public tous les ans seront concernées. Les collectivités locales et les établissements publics s’obligent, comme l’Etat, à recevoir les factures que leurs fournisseurs devront désormais transmettre par voie électronique Solution technique mutualisée : Portail Chorus Facture PRO 2017 Economie et des gains de productivité évalués à 710 millions par an, en année pleine, dont 335 millions pour les entreprises.
- 22. Calendrier de mise en œuvre 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 22 Secteur public
- 23. Chorus portail Pro 2017 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 23 Secteur public
- 24. Pièces prises en charge par CPP 2017 Les factures directes à destination de personnes publiques Les avoirs Les factures de recette issues des entités publiques Les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct Les demandes de paiement des cotraitants Les documents de facturation en appui des marchés de travaux Les ASAP 29/10/2015 Secteur public
- 25. ERPCompta-Finances FACTURES + PJ Direction financière E-Archivage légal – SAE 25 Secteur public Dématérialisation Factures Fournisseurs Fournisseurs Dépôt Portail web de saisie SAE Dépôt EDI - XML Consultation Suivi Statut de traitement de la facture LAD-RAD Vidéocodage Niv.1 Contrôlesautomatiques Niv. 2 Workflowvalidation Niv. 3
- 26. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 26 A chaque organisation, son projet
- 27. Mener un projet 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 27 Principaux points d’impacts - Impacts métiers et compétences. -Harmonisation des pratiques et des procédures. - Communication - Changement Coût du service actuel Coûts du projet de dématérialisation Coûts/Gains du service dématérialisé Délai pour un ROI… Législation en vigueur et impact sur les processus. Liasses contractuelles Mode d’exploitation Evolutions du SI Acquisitions de compétences Politique de sécurité … - Interactions écosystème - Valoriser l’évolution - Différentiation - Impact sur l’image
- 28. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 28 Cartographier l’existant et anticiper les risques Permet d’évaluer l’ampleur et le potentiel du projet. Permet de lotir et de calibrer la démarche (court, moyen, long terme). • Nature de l’organisation et de son écosystème. • Nature du processus visé. • Entités concernées : entités juridiques, acteurs internes/externes. • Périmètre géographique. • Typologie et nature des documents/données concernés. • Volumétries concernées et répartition par typologie de processus. • Cartographie des métiers et compétences (acquisition, intégration, validation, archivage, …). Ce qui est faisable Ce qui est complexe à atteindre Ce qui n’est pas faisable Mener un projet
- 29. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 29 Analyser les scénarios de mise en œuvre 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 29 Arbitrage des moyens techniques et modes d’exploitation les mieux adaptés. Mesure des impacts financiers. Choix de l’architecture opérationnelle la plus adaptée, selon: Les besoins fonctionnels et technique/sécurité La nature de l’organisation cible Les volumétries concernées La répartition dans le temps des volumes « papier vs électro » Analyse technico-fonctionnelle ET économique comparative des solutions Solution sur site Solution externaliséeSolution mixte Mener un projet
- 30. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 30 Définir l’organisation cible et conduire le changement L’introduction de la dématérialisation des documents requière un réexamen de l’organisation et des processus. • Etat des impacts organisationnels au regard de la solution cible. • Matrice Fonctions/Activités en solution cible. • Matrice Responsabilité/Flux. • Formalisation des nouvelles procédures. Conduite du changement : prendre en compte la dimension humaine de la mutation • Evaluer la nature et la profondeur de la conduite du changement dans le cadre du projet (Cible, rythme, direction, dispositif, méthode). • Dimensionner les actions et les moyens alloués. • Etablir un plan de conduite du changement. • Mesurer son efficacité. Anticiper le passage en fonctionnement courant
- 31. SI Compta Finances • Numérisation • Capture • videocodage Workflows Piste d’audit fiable EDI – XML 289 VII CGI Centre de traitement des flux électroniques SAE EDI A chaque organisation, son projet Secteur privé
- 32. Statuts 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 32 ERP Compta-Finances démat Factures CPP 2017... et PES - PJ « full démat » en cible F1 F2 F3 F4 SAE A chaque organisation, son projet Secteur public
- 33. 33 A chaque organisation, son projet Secteur privé
- 34. 26/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 3426/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 3426/05/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 34
- 35. SOLLAN France 54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com Tél : +33 (0)1 48 51 15 40 Fax : +33 (0)1 48 51 15 48 @ : contact@sollan.com Sollan France Retrouvez nos évenements et webinars sur notre blog www.sollan.com Rubrique News
Editor's Notes
- Société franco-anglaise fondée en 2001 Spécialiste du secteur de l’Enterprise Content Management (ECM). Sollan adresse l’ensemble des problématiques de la chaîne documentaire, de la dématérialisation à l’archivage, en passant par la gestion électronique de documents (GED) ou encore la production structurée (secteur de niche sur lequel Sollan a acquis une forte expertise notamment dans l'industrie avec des références comme Airbus Military, Editions Francis Lefebvre, etc.). {adapter selon le besoin du prospect avec les différentes expertises Sollan DAM, Moteurs de recherche, etc.} Sollan est présente en France, UK (siège), Pologne, Espagne et Belgique et est composé de 60 collaborateurs (35 en France
- En 2010 La Directive européenne TVA du 13 juillet 2013 pose le principe d’égalité de traitement entre facture papier et facture électronique. ARTICLE 233 précise que : « Chaque assujetti détermine la manière dont sont assurées l’authenticité d’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. « Il y est également indiqué que cela peut être réalisé par la mise en place de contrôles documentés et permanents qui établiraient une piste d’audit fiable, entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de service qui en est le fondement.
- Numérisation d’originaux papier pour consultation, traitements, stockage. Production/acquisition de documents nativement numériques. Dématérialisation des processus métiers.
- opérationnelle, juridique, fiscale Quittance (invitation au paiement). Preuve des engagements (matérialise la vente). Justificatif obligatoire en cas d’exportation. Ouvre le droit à la comptabilisation d'une charge. Dans le régime de la TVA : Fournit les informations relatives au régime de TVA applicable. Permet l’exercice du droit à déduction. Permet à l'Administration fiscale d'exercer son droit de vérification et de communication. = > Dans tous les cas , Il s’agira donc de s’assurer que la facture est un document authentique adossé à une réalité économique.
- Numérisation d’originaux papier pour consultation, traitements, stockage. Production/acquisition de documents nativement numériques. Dématérialisation des processus métiers.
- Mise en conformité, qualité et traçabilité Mise en conformité. Qualité des données comptables et du contrôle interne. Traçabilité et auditabilité des processus. Optimisation des processus de traitement Fiabiliser et accélérer l’acheminement des factures. Supprimer/optimiser la ressaisie. En général, une facture est reproduite en 6 exemplaires Optimiser et raccourcir les délais de traitement, de paiement, optimiser le traitement des litiges. Partage de l’information, suppression des contraintes de localisation. Automatisation des contrôles et alertes (vérification des mentions légales obligatoires, de la CSF, des montants, des tiers, …). Rapprochements automatiques Archivage électronique et optimisation des recherches d’informations Factures et PJ. Réduction des coûts administratifs Création de valeur et différentiation
- Le BOFiP du 18/10/2013 a posé de nouvelles règles en matière de facturation. Ces règles s’appliquent aux factures papier et électroniques, et concernent l’émetteur comme le récepteur de la facture. Les nouvelles règles sont applicables à partir du 1er janvier 2013. Le BOFiP du 18 octobre 2013 définit trois modes d’échanges inter-entreprises en application de l’article 289 VII du Code Général des Impôts: La facture peut être émise sous format papier ou sous format PDF non porteur d’une signature électronique. Dans ce cas, une piste d’audit documentée doit attester de la réalité de la transaction économique (bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…). La facture peut être émise sous format PDF signé par un certificat électronique de niveau RGS** (ou supérieur). La facture peut être émise dans un format structuré EDI respectant des règles formelles. Le message doit contenir des données et mentions obligatoires, faire l’objet d’une liste récapitulative et être associé à un fichier des partenaires.
- Liste récapitulative des messages émis et reçus au fil de l’eau. le numéro et la date de la facture ; la date et l'heure de constitution du message ; les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction, ainsi que le code devise lorsque la facture n'est pas libellée en euros ; les éléments d'identification de l'émetteur ou du récepteur donnés par le système de télétransmission (code, nom ou dénomination sociale, n° SIRET ou SIREN, adresse, qualité de fournisseur ou de client) ; la version du logiciel utilisée. indique de façon claire et précise les anomalies éventuelles intervenues lors de chaque transmission) Constitution et archivage du fichier des partenaires : pour chaque partenaire, nom ou dénomination et adresse, qualité d'émetteur et/ou de récepteur, date(s) d'entrée en phase de dématérialisation et éventuellement date(s) de sortie.
- conformément à l'article 96 F bis de l'annexe III au CGI, Le destinataire doit : vérifier la signature électronique au moyen des données de vérification contenues dans le certificat électronique - et s'assurer de l'authenticité et de la validité du certificat attaché à la signature électronique. conserver la signature et le certificat électronique qui y sont attachés
- Comment définir e mettre en œuvre cette piste d’audit fiable ? Au travers des procédures contrôles permanents ? Ces contrôles étant adossés à des documents échangés chronologiquement entre le fournisseurs et le client, qui vont jalonner la relation commerciale ? Quels documents? Conservés pendant combien de temps ? Comment cohabitent les documents papier et électronique ? Quels traitements spécifiques pour les documents électroniques ? Par exemple une facture électronique va nécessiter de conserver des fichiers complémentaires , dissociés (logs, liste récapitulatives, date système de réception, mails, trace informatique de comptabilisation, etc..;) Moyens de scellement, horodatage, archivage sécurisé : horodatage scellement, éventuellement signature. procédure, redondance...
- Calendrier de l'AIFE : Recette du dispositif : 01/01/2015 Pilote en production : 01/06/2016 Entrée en fonction de la plateforme au 01/01/2017 Pas de gestion des référentiels particuliers aux entreprise publiques . Les entreprises publiques pourront paramétrer quelques éléments (zones obligatoires par exemple). Débat est actuellement en cours pour savoir si l'état offre le SAE (Service d’Archivage Electronique), notamment sur les modalités d'ouverture aux entreprises publiques.
- Calendrier de l'AIFE : Recette du dispositif : 01/01/2015 Pilote en production : 01/06/2016 Entrée en fonction de la plateforme au 01/01/2017 Pas de gestion des référentiels particuliers aux entreprise publiques . Les entreprises publiques pourront paramétrer quelques éléments (zones obligatoires par exemple). Débat est actuellement en cours pour savoir si l'état offre le SAE (Service d’Archivage Electronique), notamment sur les modalités d'ouverture aux entreprises publiques.
- La dématérialisation fiscale de facture est fortement préconisée dans la convention cadre Nationale relative à la dématérialisation de la chaine comptable et financière des collectivités, établissements publics locaux et établissements publics de santé. Attention : Chorus factures ne fait pas office de solution ou plateforme de dématérialisation fiscale de factures. Par exemple pour une connexion en EDI : 2 possibilités pour l’organisation émettrice de factures : Prestataire de dmat fiscale mandaté. Raccordement direct si choix de répondre par elle-même aux obligations règlementaires en matière d’échanges de factures en EDI (dans ce cas raccordement gratuit, sinon payant)
- Exemples : Montée en charge progressive