Présentation de Thomas Dechilly, CTO de Sollan à l'occasion d'un déjeuner-débat organisé par Sollan le 11/06/2013 (Plus d'information sur ces évenements trimestriels ou sur cette présentation, contactez nous : contact@sollan.com).

1. Le Drive : Quelle place dans la gestion
de documents aujourd’hui ?
mardi 11 juin 2013
Thomas DECHILLY – CTO SOLLAN

2. Page 2© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
• Présentation de Sollan
• EIM 360 by Sollan
• Les domaines de l’EIM
• Continuité des pratiques et des accès à l’information
• Urbanisation
• Le propos: la gestion de documents
• Les « Drives »
• Convergence des solutions « GED » historiques
• Points d’attention dans ce contexte
• Conclusion
AGENDA

3. Page 3© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Une expertise fonctionnelle et technique
éprouvée
Plus de 100 références clients en Europe
dans les administrations et services
publiques, banques assurances, industrie,
services et médias
Société franco-anglaise fondée en 2001
Présent en France, Royaume-Uni, Benelux,
Espagne et Pologne
Des services étudiés pour vous
accompagner dans tous vos projets ECM
GED, Collaboratif, CMS, Intranet,
Enterprise search, Production
documentaire, DAM, RSE,
Dématérialisation, Workflow, BPM
Présentation de Sollan
Sollan, le spécialiste de l’ECM

4. Page 4© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Conseils, audits, expertise
fonctionnelle et technique
Intégration de solutions,
développements spécifiques
Edition de solutions
logicielles ECM
Le spécialiste de l’ECM

5. Page 5© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Facilitateur
d’ECM
Nos références
Le spécialiste de l’ECM

6. Page 6© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Le spécialiste de l’ECM
Facilitateur
d’ECM
Facilitateur
d’ECM
Technologies et partenaires

7. Page 7© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
- Evènement trimestriel
- Une thématique de l’EIM est abordée en profondeur (Cloud, GED, DAM,
Production documentaire, etc…)
- S’en suit un déjeuner-débat d’une vingtaine de personnes dans un restaurant
parisien
- Les entreprises participantes sont issues de secteur variés : Saint Gobain,
Altran, Thales, Editions Francis Lefebvre, GENIE FLEXION, EDF, Euro Disney,
Campus Veolia, AGIRC-ARRCO, etc…
Plus d’information sur les Eim360 by Sollan : contact@sollan.com
Les Eim360 by Sollan
Les Eim360 by Sollan

8. Page 8© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
 L’information numérique au centre des processus
de l’entreprise
 L’information « non structurée »
 Nouveau gisement de productivité
 Passage inévitable pour l’entreprise
 L’augmentation exponentielle de la masse
d’information non structurée nécessite d’identifier
des outils appropriés
Les domaines de l’EIM

9. Page 9© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
 Nombreuses solutions:
 Messagerie électronique,
 Gestion Electronique des Documents (GED),
 Gestion de contenus (Content Management Systems, ou Web CMS),
 Portail intranet ou extranet,
 Moteurs de recherche transversaux,
 Systèmes d’archivage numériques,
 Dématérialisation,
 Outils permettant la collaboration synchrone ou asynchrone,
 Gestion des processus documentaires ou métiers (BPM),
 Systèmes de veille numérique,
 Intranets, extranets sociaux, Réseaux sociaux d’entreprise,
 Gestion et capitalisation des connaissances de l’entreprise.
 Réintroduction des usages provenant des applications
Web Grand Public (Web 2.0).
 Nouveaux acteurs (ex: logiciel libre, SAAS, …) et
nouvelles offres…
Les domaines de l’EIM

10. Page 10© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
 Dans le cas d’un nouveau besoin
 Ne pas « juxtaposer » la nouvelle solution aux solutions existantes
 Assurer la continuité des pratiques avec les applications existantes
 Gain de productivité en intégrant les fonctions de
la gestion de l’information (IM)
 Eviter une discontinuité des pratiques et des accès
à l’information
 Centraliser les accès aux applications et informations
 Et/ou permettre l’accès aux applications tierces et informations
associées depuis chaque application
Continuité des pratiques et des accès à l’information

11. Page 11© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
 Mise en place d’une démarche « d’urbanisation »
 Chaque fonctionnalité liée à la gestion de
l’information doit pouvoir être mobilisée comme
un service par les autres applications
 L’annuaire d’entreprise (identités et groupes
applicatifs): une application et un référentiel
essentiel pour cette démarche d’urbanisation
 Définir les périmètres applicatifs de chaque
solution en évitant les zones de recouvrement
Urbanisation

12. Page 12© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Le propos: la gestion de documents
Partager
Relire/valider

13. Page 13© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Les offres du Cloud: les drives

14. Page 14© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Quelques exemples

15. Page 15© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Quelques exemples

16. Page 16© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
 Continuité des pratiques par rapport aux disques
personnels ou réseaux
 Information toujours accessible et centralisée
 Synchronisation avec différents « devices »,
travail hors ligne
 Partage d’information
Les usages du drive

17. Page 17© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Convergence des solutions « GED » historiques

18. Page 18© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Les fonctionnalités « GED » couvertes
Desktop sync Tempo Box
Disque en ligne
      
Plan de classement
      
Tags
      
Gestion des droits
      
Synchronisation
offline
      
Mobilité
      
Notifications
      
Visualisation en ligne
      
Collaboration/
annotation
      
Workflows    
(Sharepoint)
  
Versions
      
Recherche
      
* Attention ce tableau n’est pas exhaustif et ne couvre pas toutes les fonctionnalités des offres. Il est important de le nuancer. Pour plus d’explications merci de nous
contacter sur contact@sollan.com

19. Page 19© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Points d’attention: la gouvernance
Clients
FORD
PSA
RENAULT
DEVIS
…
COMMANDES
…
Droits de
suppression
Le propriétaire de
l’information (hors
Google Vault)
Définition de
droits dans
l’espace
documentaire
Définition de
droits dans
l’espace
documentaire
Plan de
classement
Sans
gouvernance
Depuis l’espace
documentaire
Depuis l’espace
documentaire
Niveau de
partage
Dossier
Personnel ou
niveau de partage
d’un collaborateur
Dossier
Personnel ou
Toute la
bibliothèque
Dossier
personnel ou un
dossier de la
bibliothèque
Conflits Versions Versions ou
fusions
Versions

20. Page 20© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
 Gouvernance
 Différencier les approches « Drive personnel » et « Espaces partagés par le Drive »
• Drive personnel
– absence de gestion centralisée des plans de classement et des droits
– les collaborateurs sont seuls maîtres de l’organisation, de la gestion des droits et du cycle de
vie des documents
• Espaces partagés:
– Règles sur le niveau du partage peuvent varier (site collaboratif vs. dossier particulier)
 « Une seule fonction drive » dans l’entreprise
 Localisation géographique de l’information
 Le « Cloud » ne s’engage pas toujours sur l’endroit où sont stockées les informations
 Intégration avec le Système d’Information
 La gestion documentaire n’est pas l’exclusivité des collaborateurs, elle est également centrale
dans le partage de documents « entre applications »
 Par souci d’urbanisation, les modèles « hybrides » Cloud/SI internalisé constituent souvent une
approche incontournable des DSI
 Attention sur les services d’authentification, de sauvegarde et d’archivage
Points d’attention dans ce contexte

21. Page 21© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
CONCLUSION / Questions & Réponses

22. Page 22© SOLLAN - 12/06/2013, Structure the unstructured
Le spécialiste de l’ECM
France