Livre blanc : Comment appréhender la NF 525 (BOI)

Erwann Torrent 7ème Sens
Comment l'appréhender
Livre blanc

Sujet à la mode, la mise en place de la norme 525 date tout de même de
2015, avec une application à compter du 01 janvier 2018.
Mais les éditeurs ont tous attendu un peu le dernier moment pour
devenir certifié.
Liée à la gestion de la TVA, donc valider que le marchand « ne triche »
pas, le champ d’application a évolué avec le temps. Au départ elle devait
aussi s’appliquer aux logiciels comptables et même les plateformes E-
Commerce.
Mais non, c’est cette chère bonne caisse enregistreuse qui a été la cible
finale du BOI.
Alors si vous êtes en pleine transformation de votre encaissement, ou si
vous souhaitez créer un nouveau, le marché est porteur en ce moment,
ce document est pour vous.

RAPPEL SUR LA LOI
LEXIQUE
LES 11 COMMANDEMENTS
LES BESOINS
QUESTIONS
MACRO PLANNING

I.1.1. Extrait du Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts
Obligation d'utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un
système de caisse satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de
sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du
contrôle de l'administration fiscale

I-B-3 - Condition de conservation
Les systèmes de caisse doivent, de plus, prévoir obligatoirement une clôture
journalière et une clôture mensuelle. Pour chaque clôture - journalière,
mensuelle et annuelle (ou par exercice) - des données cumulatives et
récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système
de caisse, comme le cumul du grand total de la période et le total perpétuel
pour la période comptable.

I-B-4 - Condition d’archivage
Pour les systèmes de caisse, la purge n'est que partielle : le système
doit conserver dans un état sécurisé « en ligne », c'est-à-dire dans le
système lui-même, les données cumulatives et récapitulatives
contenues dans le grand total de la période et le total perpétuel pour
la période dont les données ont été purgées.

Actions Notes
Arrivée caissier Premier login du caissier
Pause Log off automatique / manuel
Fin de pause Login en cours de journée donc pas le 1er 
Départ Z Clôture du caissier
Clôture Clôture « comptable » périodique du magasin
Ticket Transaction Vente, remboursement … contient du CA donc de la TVA
Ticket Administratif Action non liée à une vente mais faite sur la caisse et nécessitant un « ticket ».
Ticket Z Ticket de fin de journée généré par le départ Z
Bande de Contrôle Log de caisse contenant TOUTES les informations des actions faites sur une
caisse.

1 Editer des tickets de caisse ainsi que des Z de caisses avec détail et TVA.
2 Module de clôture de caisse quotidienne avec édition d’un justificatif de clôture.
3 Inviolabilité des tickets de commande (impossibilité de supprimer des tickets de caisse).
4 Traçage de toutes les écritures comptable (impossibilité de supprimer certaines lignes comptables).
5 Sauvegarde et sécurisation des tickets et Z de caisse.

6 Bandes de contrôle permettant de relever l’ensemble des actions réalisées sur la caisse.
7 Accès direct aux données de surveillance : ticket, Z et bande de contrôle.
8 Conservation des données pendant une durée minimum de 3 ans et 6 ans en cas d’enquête approfondie.
9 Données de gestion cryptées et inviolables.
10 Impossibilité de recours aux systèmes de stockage par clé USB.
11 Mise en place du Grand Total

Mise en place de la bande de contrôle
Mise en place du Ticket Z
Implémentation du Départ Z
Sécurisation de la donnée ticket & facture.
Mise en place des audits en caisse.

Mise en place d’une clôture périodique
(jour/mois/année).
Sécurisation de la donnée ticket & facture.
Mise du Grand Total,par caisse et magasin.
Mise en place des Audit par caisse et magasin.
Archives fiscale

 Sur la caisse :
 Bande de contrôle – Ticket et Départ Z
 « Sceau de sécurité »
 Audit
 Sur le serveur
 Clôture
 Grand Total
 Audit
 «Sceau de sécurité »
 Archive fiscale.
Les besoins peuvent se synthétiser en
plusieurs modules qui devront être
mise en place sur la caisse et/où le
serveur central.

 Réponse :
Par rapport aux besoins qui devront
être mis en place sur la caisse,listez
et différenciez ceux qui sont :
- Déjà existants
- Dans la Road Map
- Non pris en compte

 Réponses :
Par rapport aux besoins qui devront
être mis en place sur le serveur
central,listez et différenciez ceux qui
sont :
- Déjà existants
- Dans la Road Map
- Non pris en compte

 Réponses :
La notion de caisse est-elle
nativement implémentée au niveau
de l’’application ?
Si oui,comment différenciez -ous une
caisse d’une autre ?
Même question avec le caissier ?

 Réponses :
Comment avez-vous envisagé la
gestion article et plus précisément de
la TVA ?
Est-ce prévu au niveau de votre
applicatif ou est une information
héritée du back office client ? (sous
entendu,vous ne gérez pas le taux de
la TVA,vous faites simplement les
calculs)

 Réponses :
Avez-vous prévu,ou déjà mis en place
une gestion du mode offline au niveau
de la caisse ? (offline serveur central,
pas l’offline monétique).
En effet,ce mode de fonctionnement
a un impact technico-fonctionnel par
rapport au BOI

 Réponses :
Quelles sont les autres fonctionnalités
mises en place ou prévues sur votre
application et qui pourraient avoir un
rôle à jouer sur la NF 525 ?
- Statistiques diverses ?
- Moteur de promotion ?
- CRM ?
- Autres ….

 Réponses :
Pouvez-vous fournir un schéma de
fonctionnement simple de votre
application ?
Existe-il des documents types
spécifications techniques et/ou
fonctionnelles ? Si Oui pouvez-vous
les fournir ?

 Réponses :
D’autres points ?

Un parcours professionnel qui est né sur un tapis de caisse en 1999.
Un apprentissage du monde du Retail qui s’est transformé en expertise au
fil des ans.
Une vision technico-fonctionnelle globale de la caisse et de tout ce qui
l’entoure : paiement, Fidélité, CRM, parcours client, omnicanalité …
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