2. Phédra Clouner
Conseiller au SPF Justice
responsable de la gestion de l’information et des
applications
Membre fondateur et administrateur délégué de
FedISA Belgium, fédération pour l’ILM, le stockage et
l’archivage
Membre du CA de document@work, association
belgo-luxembourgeoise de l’ECM
Profil LinkedIn: http://be.linkedin.com/in/pclouner 2
3. Jacques Folon
Partner EDGE CONSULTING
Chargé de cours ICHEC
Membre fondateur et administrateur de FedISA
Belgium, fédération pour l’ILM, le stockage et
l’archivage
Mes coordonnées complètes:
http://jacquesfolon.tel/
3
18. La dématérialisation
Idée reçue: dématérialiser c’est scanner des
documents papier
Oui mais pas seulement!
Définition: transférer sur support numérique des
informations initialement analogiques (papier,
film, microfilm)
ET dématérialisation de processus: transposition
des étapes d’élaboration du document dans des
outils informatiquesinfo directement
numérique
18
19. Information analogique Information électronique
•Support + inscription •Structure + données + mise en
•Lisible/visible à l’œil nu forme
•Dépendante du support •Illisible/invisible à l’œil nu
•Suffisant pour la lecture directe •Codée en succession de 0 et 1
•Un seul « original » •Indépendante du support
•Pas suffisant pour la lecture
directe
•Plusieurs « originaux » possibles
19
21. L’information numérique
Avantages
Partage aisé de l’information
Recherche aisée
Prend peu de place physiquement
Outils d’accès ou de gestion efficaces
Désavantages
Rend tributaire d’un équipement complexe et
évolutif
Dissociation info/support pose le problème
de la garantie de l’originalité de
l’information 21
23. Evolution du tout papier à l’ILM
Tout papier
création et mise à jour réduite/ conservation dans son organisation
d’origine/archivage avec rupture (organisation spécifique), recherche possible
mais longue, procédure lourde
GED (gestion électronique de documents)
numérisation doc papier, stockage efficace des documents/recherche
rapide/accès simplifié au document
GEIDE (gestion électronique de l’information et des documents)
numérisation papier et documents numériques d’origine/gestion du flux,
modifications et ajouts de données possibles
ILM (Information Lifecycle Management)
tous types d’information (texte, image, vidéo, musique, musique)/gestion de
l’ensemble des flux et de l’information pendant tout son cycle de vie
23
25. ILM (1)
Informations:
Document
Données
Dossier
Structuré VS non structuré
Accès (IAM)
Confidentialité
intégrité
durée…
25
26. ILM (2): Life Cycle
V1 discutée
V2 diffusée
V1, V2, V3 V3 annule et remplace V2
FIGE
utilisateur responsabilité de
l’entreprise
Mémoire historique (1-5 %)
Court terme De 1 à yyy ans
Enterprise Content Management
26
27. ILM (3)
Management
Vue d’ensemble de l’info produite et archivée
Évaluation des risques
Compliance
En interne
Maîtriser les coûts
Rapport coût/efficacité
Toutes les données n’ont pas la même
importanceclassificationniv. de service
adaptéarchitecture adaptée
27
29. Donc la dématérialisation c’est :
Des supports : numérisation de
documents existants ou documents
numériques dès l’origine
Des échanges: mails, recommandé
électronique, télétravail, réseaux sociaux
internes
Des processus: facturation électronique,
e-governement, déclaration TVA, etc.
29
30. Avantages de la dématéralisation
Diminution des coûts,
Diminution des espaces de stockage
Meilleure efficacité des processus (mais il ne faut pas calquer
le nouveau processus sur l’archivage papier!)
Gains de productivité,
Amélioration des conditions de travail,
Sécurisation,
Environnement, développement durable (encore que…)
Qualité et efficacité des services,
Facilite l’accès à la connaissance, facilite l’innovation
compétitivité
30
31. Dématérialisation des documents (1)
Arguments de faisabilité et d’opportunité à
prendre en compte évaluation des bénéfices
Attention: parfois il faut garder la copie papier
Numériser quels documents?
Les dossiers les plus volumineux?
Les documents les plus importants?
Documents ou dossiers consultés souvent?
Par plusieurs personnes en même temps?
Préservation de l’information sur support analogique
de mauvaise qualité?
31
32. Dématérialisation des documents (2)
Quand dématérialiser?
Opération rétrospective de numérisation du stock
de dossiers utilisés par les services (reprise de
l’existant – sous-traitance?)
Numérisation à période fixe des dossiers clos
pendant la période envisagée (interne ou externe?)
Numérisation « au fil de l’eau » (par les services
courrier et/ou gestionnaires de dossiers)
A l’entrée
A la sortie
Attention aux double emplois et aux oublis!
32
33. Dématérialisation des processus
Production et gestion de dossiers via
workflow ou plateforme collaborative
Éviter la transposition des processus
manuels!
Pratiques de diffusion doivent être revues
Plutôt un lien vers le document que
fichiers joints à chaque envoi
Duplication => partage d’accès
33
34. Dématérialisation: un exemple
Factures entrantes
Elaboration Mise en Envoi Vérification Intégration
par le SI page au SI Archivage
Numérisatio
n
OCR
Saisie
34
35. Dématérialisation: un exemple
Ce qu’il ne faut pas faire
Elaboration Envoi Vérification Intégration Archivage
au SI
Numérisatio
Impression n
OCR Archivage
papier
Saisie
Archivage
papier
35
36. Dématérialisation: un exemple
Véritable dématérialisation/e-invoicing :encore plus loin!!!
Elaboration Mise en Envoi Vérification Intégration Archivage
/ SI page au SI
Processus d’approbation automatique
Intégration à un ERP/logiciel
comptable
36
39. Pourquoi l’archivage numérique? (1)
Pourquoi devons-nous conserver les
documents à long terme?
Pour une organisation
Pour raisons légales, valeur probante (contentieux)
Pour leur valeur informationnelle et le fait qu’ils
permettent la CONTINUITE des activités et la
compétitivité
Réglementations/ lois à respecter
Pour la société en général
Pour la recherche scientifique et historique
Mais archiver veut aussi dire retrouver…
39
40. Pourquoi l’archivage numérique? (2)
La préservation du papier demande des espaces
de stockage importants
De plus en plus de documents sont créés
électroniquement et sont les seuls originaux
existants et documents à préserver
Ex: volume d’e-mails a augmenté de 350 % au cours des 5
dernières années
2012: volume des données en ligne atteind le yottaoctet (10 24 )
Et ce n’est pas fini…
40
41. Pourquoi l’archivage numérique (3)?
Les organisations sont amenées à respecter
des procédures, policies, réglementations
notamment suite à des crises et scandales
SOX
IAS/IFRS
MiFid
Bâle II
La conservation à long terme de l’information
devient vitale et incontournable
41
42. Archivage numérique: définitions (1)
Archivage numérique: une définition
C’est l’ensemble des actions visant à identifier,
recueillir, classer et conserver des informations,
en vue de consultation ultérieure sur un support
adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à
la satisfaction des obligations légales ou des
besoins d’information
42
43. Archivage numérique: définitions (2)
Record: une définition
créé, reçu, et maintenu comme une preuve et une
information (dans le cadre de la conduite des
activités de l’organisme émetteur) par une
organisation ou une personne, dans le cadre
d’obligation légale ou de transaction métier (définition
ISO)
par opposition à « documents » (qui ne prend en
compte que leur contenu informatif)
C’est un élément figé!
Peut être un objet tangible ou de l’information
digitale, qui a une valeur pour une organisation
43
49. Système d’archivage: principes
Sauvegarde ≠ archivage
Interdit la modification d’un document
Interdit la destruction d’un document en dehors d’un contrôle strict
Contrôle rigoureux des durées de conservation
Structure rigoureuse de classement (plan de classement), gérée et
contrôlée par un administrateur
Caractéristiques d’un document archivé (et d’un système
d’archivage):
Authenticité
Accès et pérennité
Fiabilité (tous les documents qui doivent être archivés sont archivés)
Intégrité
Exploitabilité
Conformité
Intelligibilité
Et donc AUDIT…
49
51. What ECM covers :
ECM is not a single system
ECM usually is a group of aligned systems
ECM is about ‘unstructured’ information
Unstructured information Structured information
• Used by humans • Processed by systems
• Images • Databases
• Office documents • Ordered data
• Graphics and drawings • Sales and invoicing
• Print streams • Accounting
• Web pages and content • Human resources
• E-mail
• Video
• Rich media assets
Source: What is ERM www.aiim.org/training
52. Why ECM?
Why do end users care about ECM?
COST-DRIVEN USERS CUSTOMER-DRIVEN USERS
- Improve efficiency - Better customer service
- Reduce costs - Leadership/Competitive advantage
- Increased profits/Better performance - Faster turnaround/Improved response
RISK-DRIVEN USERS
- Compliance
- Risk management/Business continuity
Source: What is ERM www.aiim.org/training
53. A quelles questions répond l’Archivage
numérique/RM?
What file
format?
Where?
How to What to Costs?
keep track keep?
who did Intrusion,
what and How to fire, pest
Business Process Human
when?
Management destroy? Availabilit processing
Auditable physical
y
Disposal archives
When?
Retention
What vs. need
media? for
evidence
Auditable electronic
archives
53
54. En un coup d’œil…
Lois
Réglementations
(évolutions)
vérification
Politique d’archivage
obligations conformité
Typologie de données
Niveaux de service
Niveaux de service
Audit
(certification)
Système
d’archivage
électronique
54
56. 1) STRATEGIE
Identification des intervenants
Groupe de travail multidisciplinaire !
(juridique, IT, archiviste, documentaliste, risk management, sécurité informatique, et
demandeur business)
POLITIQUE D’ARCHIVAGE AU NIVEAU DE L’ENTREPRISE (position
centrale)
Contraintes juridiques, fonctionnelles, opérationnelles et techniques à respecter par
les différents acteurs pour archivage sécurisé, définition des niveaux de service
Mettre au point un plan de classement: organiser et retrouver
l’information
arborescence qui s’appuie sur activités et processus de l’entreprise
Activité/processus
Dossier
Disponibilité et accessibilité des archives
L’information a une valeur et pour ne pas faciliter les choses celle-ci
change au fil du temps!
Ce qui signifie la mise en place de groupes multidisciplinaires
permanents
Politique d’archivage suffisament générale pour ne pas être remise en
cause lors des réorganisations de l’entreprise
56
58. 2) REFERENTIEL
Choisir les documents à archiver et qualifier
l’information
Mettre au point un référentiel de conservation
Savoir ce qu’il faut conserver(l’information a une
valeur critique ou pas)
Pour combien de temps
Permettre et contrôler l’accès à ce qui est conservé
Détruire ce qui est périmé
Suppression ≠ Destruction
58
59. Référentiel (Suite)
Mettre au point un référentiel de
conservation qui contient:
Code archivage (référence au plan
de classement)
Type de document
Durée de conservation
Original/copie
Responsable contenu
Responsable stockage
Accès
59
61. 3. Capture des documents
Capture
ECM system
Capture - getting information from source into ECM system
Source: What is ERM www.aiim.org/training
62. Capture (suite)
Capturer l’information dès validation dans le système
d’archivage et rattachement au référentiel de conservation et
plan de classement
capture de métadonnées
Contenu
Forme/format
de sensibilité
D’accès
Structure des documents
Gestion dans le temps/durée de vie
Allocation d’une adresse de stockage
horodatage
Audits réguliers
62
64. 4. Metadata - types
One way to categorize metadata;
Descriptive: Information describing the
content used for search and retrieval.
Structural: Information that ties this item
with others, such as pages in a book, or
the documents in a case folder.
Administrative: Information used to
manage and control access to the item.
Source: What is ERM64
www.aiim.org/training
65. Metadata - standards
Dublin Core
TheDublin Core Metadata Initiative
(DCMI) (Dublin, OH)
Now ISO 15836
Creator Title Subject
Contributor Date Description
Publisher Type Format
Coverage Rights Relation
Source Language Identifier
Source: What is ERM65
www.aiim.org/training
66. Metadata – vocabularies
Vocabularies represent potential metadata
values
Vocabularies can be controlled or uncontrolled
Controlled vocabularies: metadata must come from
a set list (e.g. “Province”)
Uncontrolled vocabularies: metadata can be applied
free-form (e.g. “Town”)
Source: What is ERM66
www.aiim.org/training
67. Metadata – vocabularies
• It’s important to control vocabulary so your searchers
don’t have to
• Standards need to be set to minimize confusion among
taggers/indexers
• Enforces terminological consistency
• Reduces spelling mistakes
• Enables interoperability
• Technology can manage thesaurus (“like”) terms
Source: What is ERM67
www.aiim.org/training
68. Metadata – manual process
For humans, adding metadata means work
• Indexers may not see the ultimate benefit of metadata themselves
– Benefits tend to accrue to the enterprise and content consumers
• To be sure, clerical staff can be forced to index
– In some imaging systems, it is a specialized skill
• In other cases: “Not my job”
• Sometimes humans provide incomplete or inaccurate metadata
So a question arises:
• Is there a way to get machines to add metadata for us?
Source: Taxonomy Strategies
Source: What is ERM68
www.aiim.org/training
69. Metadata – automated
Need to consider:
Automatic classification tools exist, and have potential
Auto-categorization software as well as some search engines can
attempt to classify content
They still rely on an authoritative taxonomy or controlled vocabulary
Typically need “training” to achieve minimally acceptable results
But results are typically not as good as humans’
Degree of human involvement becomes a cost/benefit tradeoff
Source: Taxonomy Strategies
Source: What is ERM69
www.aiim.org/training
71. 5. Classification
Classification:
“the systematic identification and arrangement of
business activities and/or records into categories
according to logically structured conventions,
methods and procedural rules represented in a
classification system”
Source: MoReq
Source: What is ERM71
www.aiim.org/training
72. 5. Classification - examples
C Dewey Decimal
System
C C C
C C C C C C C C
C C C C
Personal
Classification
Faceted
Classification
Source: What is ERM72
www.aiim.org/training
73. 5. Classification - benefits
1. Providing linkages between individual records which accumulate to
provide a continuous record of activity
2. Ensuring records are named in a consistent manner over time
3. Assisting in the retrieval of all records relating to a particular function
or activity
4. Determining security protection and access appropriate for sets of
records
5. Allocating user permissions for access to, or action on, particular
groups of records
6. Distributing responsibility for management of particular sets of
records
7. Distributing records for action
8. Determining appropriate retention periods and disposition actions for
records
9. If it is not easy, users won’t use it !
Source: What is ERM73
www.aiim.org/training
74. 5. Classification - taxonomies
Taxonomy is the science of classifying
information Short-form name
American Samoa
Akrotiri Sovereign Base Area
FIPS Code
AQ
AX
Anguilla AV
A taxonomy is a law for classifying
Antarctica AY
Aruba AA
Ashmore and Cartier Islands AT
Baker Island FQ
information
Bermuda BD
Bouvet Island BV
British Indian
IO
Ocean Territory
Cayman Islands CJ
Controlled vocabulary
Christmas Island KT
Clipperton Island IP
Cocos
CK
(Keeling) Islands
Simple list C
Synonym ring C C C
Hierarchical classification C C C C C C C C
Thesaurus C C C C
Source: What is ERM74
www.aiim.org/training
75. 5. Classification - folksonomy
• Folksonomy: the anti-controlled vocabulary. Collaborative
vocabularies for tagging content, rarely with any sort of control
• Relevance between metadata and content may be determined
by users in a democratic fashion
– four users define an object as being “green”
– one user defines an object as being “aqua”
– relevance can be defined as "more green than aqua”
• Over time, clusters emerge and communities typically self-
organize around them
• Typically arise in Web-based communities where individuals
to share content, then create and use tags (e.g., blogs)
• Applied to enterprise use cases when there is a critical mass
of taggers to make it worthwhile
– Can be a useful “bottom-up” approach to developing taxonomies
Source: What is ERM75
www.aiim.org/training
80. 7. Conserver
Storage media obsolescence
Copy records to appropriate media before this
becomes a problem
Media degradation
Choose, store and protect
Bit-wise checking
Checksum calculation
Format obsolescence
Technology preservation
Emulation
Migration
Exotic techniques
Source: What is ERM80
www.aiim.org/training
82. Le support de l’information à
archiver
Concerne
Le support de stockage
De type WORM (write one – read many)
Le logiciel de codage
Les outils de lecture et de restitution
Intégrité (empreinte électronique)
Signature électronique (validité – conservation de la signature)
Changement de support
Cycle de vie de l’information
Élaboration
Validation (signature électronique)
Maintenance de l’information pendant la durée de validité
Fin d’utilité
82
83. Problème à contrer: pérennité de la
chaîne
Durée de vie des média de stockage
Vue optimiste: 100 ans
Vue réaliste: 5 à 25 ans
Changement de Hardware:
Opportunités économiques
Durée de vie des drivers
connecteurs, software drivers, operating system
Durée de vie du contenu/format
Sets de caractère (ASCII, EBCDIC, Unicode)
Formats des fichiers (formats standards et ouverts): XML, PDF/A, (WAV), etc
Il faut prévoir un plan de migration des médias, hardware et format
depuis le 1er jour
C’est votre décision, pas une fatalité
83
84. Solutions techniques: préservation
de la technologie (1)
Stratégie « computer museum »
Stockage du hardware et du software original, avec lesquels les records
on été créés ou gérés
Impossible pour une conservation à moyen ou long terme
Emulation
La plateforme concernée est simulée sur une nouvelle
infrastructure
Les records sont consultés dans leur format original
Techniquement très complexe
Coûts de développement et de maintenance élevés
Envisager a terme de convertir ou migrer les programmes
d‘émulation
Nombreux programmes d’émulation dans une organisation
84
85. Solutions techniques: préservation de
la technologie (2)
Conversion
Conversion du document digital d’une version
«ultérieure » vers une nouvelle version du même
format
Certains formats changent souvent
Les propriétés peuvent être perdues ou
modifiéesproblème pour la garantie de l’intégrité et
notamment de la signature électronique
Les documents électroniques sont conservés dans un
format dépendant du software ou de la version
85
86. Solutions techniques:
préservation de la technologie (3)
Migration
Les documents électroniques sont transformés en un
fichier d’un format d’archivage adéquat et standard
Indépendant
Spécifications du format de fichier disponible
Pour certains types de fichiers il n’existe pas de format
d’archivage standards (mais initiative de PDF/A.org)
Les propriétés et les fonctionnalités du format original
peuvent rarement être intégralement migréesperte
problème d’intégrité!
N’oubliez pas de préserver également le medium!
86
87. (Une parenthèse: le PDF/A)
Basée sur PDF 1.4
PDF/A: norme ISO (ISO 19005-X)
Sous-ensemble du format PDF à des fins d’archivage à long terme
Incorporation des polices de caractère
Pérennité fonctionnalités PDF exclues
Recherches avancées possibles
Métadonnées au format XMP (auteur, date création, mot-clés, etc)
PDF/A-2 : ISO 19005-2:2011spécifie l’utilisation du PDF 1.7 i tel que
formalisé dans l’ISO 32000-1, publié le 20 juin 2011 sous le nom
“Document management – Electronic document file format for long-
term preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)”.Très
récent et pas encore largement utilisé
Existe aussi PDF/X*, PDF/E*, PDF/UA, PDF/H
87
88. Le PDF/A-1a (niveau A de conformité) représente une conformité totale avec la
norme PDF/A actuellement approuvée ISO 19005-1 : Partie 1.
Il existe un niveau de “conformité minimale” pour le PDF/A : le PDF/A-1b (niveau
B de conformité). Les exigences du PDF/A-1b sont destinées à garantir la
reproductibilité de l’apparence visuelle rendue du fichier sur le long terme.
PDF/X (échange de documents dans le domaine de la pré-impression), PDF/E
utilisé dans le secteur de l’ingénierie et du bâtiment pour dessins techniques et
plans de bâtiments, norme ISO aussi
PDF UA (universal access)
Fonctionnalités exclues: mode transparent, inclusion de séquences sonores,
d’images animées, etc, d’hyperliens, formulaires de saisie, bref fonctionnalités
interactives, pas de cryptage, mais certaines de ces fonctionnalités sont prévues dans
PDFA/2
Aussi pour les e-mails
88
90. 8. Management
A. Document Centric Collaboration
B. Electronic Document Management
C. Electronic Records Management
D. Web Content Management & Portals
E. Email Management
90
91. A. Document Centric Collaboration
Collaboration is a working practice whereby
individuals work together to a common purpose to
achieve business benefit.
Key features of collaboration tools are:
Synchronous collaboration: online meetings and
instant messaging
Asynchronous collaboration: shared workspaces
and annotations
Many organizations are also looking at Free-form
Collaboration tools to improve collaboration and
reduce number of emails
Social Networking tools, blogs, and wikis
Source: What is ERM91
www.aiim.org/training
92. B. Electronic document Management
DM is an electronic capability that manages
documents.
Document can be defined as “recorded
information or object which can be treated as a
unit”.
Key DM features are:
Check In / Check Out and Locking;
Version Control;
Audit Trail;
Workflow
Source: What is ERM92
www.aiim.org/training
93. C. Electronic Records Management
• A Record is a Document that is…
– Required as proof of business decision
– Required for business continuity
– Required for legal or compliance reasons
• If in doubt – make it a record
An ERMS is an Key ERMS features are:
electronic capability that Declaration;
helps in the Classification;
management of records Access Control;
– both electronic records Disposition;
and physical records. Long-term preservation
Source: What is ERM93
www.aiim.org/training
94. D. Web Content Management
Web Content Management provides a set of procedures for
managing content – from its creation or import to its archive and
eventual destruction - that is destined for publication on the
Web.
The key features of web content management are:
Design and organise websites in order to provide users with
efficient and effective access to relevant and up-to-date
content;
Control and prepare the content ready for publication;
Control the content evaluation and approval process prior to
publication on the web site;
Automate key parts of the publishing process. When web
pages are being built dynamically by a content management
system, manual testing may need to be undertaken to
ensure that all components fit together properly prior to
publishing.
Source: What is ERM94
www.aiim.org/training
95. E. Email management
Informations fondamentales dans les e-mails
Même politique applicable aux e-mails qu’aux autres documents de
l’organisation
Secteur public: loi belge sur les archives (1955): conserver tout
document administratif
Reprise automatique/ou non de certaines métadonnées (ex Dublin
Core, ISO 15836, MoReq2)
Expéditeur, destinataire, objet, date d’envoi, de réception, service émetteur,
fonction de l’agent, délai de conservation
Classement a effectuer
XML: format standard pour la conservation structurée des e-
mails+données contextuelles
Formats standards pour les pièces jointes!
95
96. E. Email management (2)
Sélection des e-mails à conserver: types de sujet/ responsabilité de
l’expéditeur, du destinataire/ de l’organisation
Séparation e-mail/pièces jointes mais conservation du lien entre les 2
Utilisation de la signature électronique
Différence: immédiatement figé!
Attention: protection de la vie privée (loi du 8/12/1992)
A priori on ne peut pas archiver les e-mails privés
Principes à respecter par l’employeur
Transparence (utilisateurs au courant qu’il existe système d’archivage)
Finalité (conforme à la législation sur les archives)
Proportionnalité (seuls certains mails seront conservés, pour durée déterminée)
Sécurité (accès aux données justifiés)
Confidentialité
Droit d’accès et de de modification (tte personne a le droit de savoir ce qui est conservé à son sujet,
de corriger toute info erronée, supprimer info illégitime)
96
98. 9 recherche d’informations
Moteurs de recherche
Mais méconnaissance des possibilités de
recherche et des outils
Classification « connue »
Question des mots clés et des métadata
L’information doit être facile à trouver!
Ils peuvent chercher sans connaître ce
qu’ils cherchent!
Le contenu trouve la personne
(RSS,push,etc.) 98
102. The characteristics of an authoritative content:
Authenticity
– proof that the content is what we say it is
Integrity
– proof that the content is complete and
unaltered
Reliability
– proof that the content belongs in the system
Usability
– we can find it and understand it
Source: What is ERM102
www.aiim.org/training
104. 11. MAINTENANCE
Maintenance
Pérennisation des données
Garantie de retrouver le contenu
Contrôle de la validité
Mise à jour des métadonnées (indice de sécurité de confidentialité,
etc)
Gestion rigoureuse des droits d’accès
Destruction
Intervention du responsable de l’archivage, des contenus, du
stockage
Mise à disposition, tout au long du cycle de vie de l’information
Attention la valeur de l’information/la confidentialité/la durée de
conservation peuvent varier!
104
106. Archivage numérique: ce n’est pas
que de la technique
Il existe des solutions techniques
Solutions logicielles
Formats standards et ouverts
Mais la technique n’est pas tout…
Il existe également des normes
MoReq2010, ISO 15489, AFNOR Z 42-013, DOMEA, US DoD 5015.2,
ISO 23081 (traite des métadonnées liées aux documents d’archive),
ISO 14721 (OAIS), ISO 27001
etc
Permettent de développer et offrir des produits et services rencontrant
des spécifications qui ont une portée mondiale, européenne et/ou
nationale
Assure un meilleure échange entre les différents acteurs et une
meilleure gestion des organisations
106
Norme ISO 27000
107. Un exemple de norme: MoReq2
Model Requirements for the Management of Electronic Records
A la demande de la Commission Européenne
Approche opérationnelle de la norme ISO 5489
Fournit une aide pour mettre en place un système d’archivage numérique
Schéma de classification
Contrôle et sécurité
Rétention et disposition
Capture des records
Searching ,retrieval et présentation
Fonctionnalités d’administration
Testing
Framework pour testing formel et certification d’application Software (>< MoReq)
Produits en cours de certification (un seul produit certifié au monde:
Fabasoft)
107
108. Qu’est ce qui différencie MoReq?
Besoins des secteurs public et privé
Pas limité à un seul pays
Traduits en 14 langues
Framework de testing et de certificagtion
Mise à disposition gratuite (>< ISO)
Développement collaboratif avec représentants de différents
secteurs
Mise à disposition de ressources pour formations
Approche modulaire
Mises à jour régulières (évolution marché/besoins)
108
109. MoReq2010
Lancée officiellement par le DLM Forum en mai 2010
The DLM Forum was created though an initiative of the European Commission in 1997 with support from the public
archives of European Union member states. Until 2002 the DLM Forum was an inter-disciplinary cooperative effort
led by the EU member states and the European Commission. Subsequently, the DLM Forum has evolved to become a
wider community of interested parties in archive, records, document and information lifecycle management throughout
Europe.From the third triennial conference in Barcelona in 2002 the DLM Forum has been an independent body and
attracted members from both the public and private sector. It now includes suppliers, end users, consultants, regulatory
bodies and associations. The DLM Forum is well established as an influential European centre, setting standards and
guidelines within the disciplines of electronic information archiving and management.
Focus sur
Access control (role-based)
Classification scheme(s)
Correlation to other standards
Modularisation
Vital records
Backup and recovery
Audit trail
Metadata model
XML Schema
Test materials
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111. Archivage et Gestion de risque
Types de risques
Risques de conservation des données archivées
Risques liés à la perte de l’information, à sa non-restitution, réversibilité
Risques liés à la probabilité d’un litige
Archivage interne
Archivage externe
Tiers archiveur:
Assurer la pérennité et l’intégrité technique de l’info
Obligation de résultat et non pas seulement de moyen
mais quelles sont les assurances données par le tiers archiveur?
(indemnités fonction de la valeur de l’info)
Cadre juridique pour la gestion de risque, mais en Belgique?
111
112. Retour d’expérience sur les
risques
Questions à se poser
Matérialisation de la perte
Coûts de la reconstitution des données
informatiques
Pénalités contractuelles
Pénalités légales
Qui supporte la perte?
Archivage interne: l’entreprise
Archivage externe: l’entreprise et le pestataire
112
115. Définition et contexte
• L’électronique discovery, appelé aussi e-discovery ou ediscovery
constitue le procédé par lequel une donnée électronique est
recherchée, localisée, sécurisée, identifiée afin qu’elle serve de preuve
à charge ou à décharge dans un litige civil ou pénal.
• L'accès rapide aux informations contenues dans les documents est
indispensable pour élaborer des stratégies gagnantes dans le cadre de
contentieux juridiques.
• Il est souvent impossible ou il faut trop de temps pour accéder efficacement
aux informations pertinentes dès le début du processus de découverte.
• De plus, les entreprises sont tenues de conserver et parfois de divulguer
des données qui n'existent que dans des langues étrangères.
• Avoir les bonnes données au bon moment est critique.
• Les entreprises ont donc besoin de solution pour trouver très rapidement les
documents requis quelle que soit leur langue.
Source www.systran.fr 115
118. Gestion de risque: e-discovery
Discovery:Etape des procédures judiciaires américaines permettant
à chacune des parties d’un procès d’obtenir des autres parties la
divulgation de ses éléments de preuve et informations et éléments
susceptibles
E-discovery: les documents sont majoritairement
électroniquesdiscovery des informations stockées
électroniquement
E-disclosure: équivalent de l’e-discovery mais dans le contexte
d’une investigation lancée par une autorité de contrôle ou dans le
cadre d’obligations légales ou réglementaires (SOX, Basel II, etc)
Nous concerne aussi!!!!
118
119. E-discovery
Nous concerne aussi en Belgique , car des clients d’entreprises
belges peuvent être amenés à assigner aux USA ou être
assignés
En tant que fournisseur, sous traitant ou prestataire de services
pour un client américain, ou même en tant que client d’une
entreprise américaine, on peut être amenés à devoir fournir de
l’information dans le cadre d’une procédure aux USA, et
sociétés belges, filiales d’un groupe américain…(IBM, MS,
etc)
Dans ce cadre de procédures, il faut pouvoir fournir la liste des
personnes au courant des systèmes informatiques et réseaux, la
liste des tous les systèmes informatiques, liste des docs
électroniques stockés hors de l’entreprise ou de son système
119
121. 4/ The Sedona Principles:
Best Practices Recommendations & Principles for Addressing
Electronic Document Production
(Second edition, June 2007)
The Sedona Guidelines:
Best Practices Guidelines & Commentary for Managing Information
and Records in the Electronic Age
(Sept. 2005)
GSA IT Quarterly Forum -- Aug 2007 121
122. The Sedona Guidelines
Second work product of working group
Draft published in September 2004 for public comment; published
in September 2005.
They are:
Important background and roadmap of issues
Link between RIM, IT and Legal Perspectives
Flexible, Scalable and Reasonable
They are not:
Standards or minimum requirements
Unchangeable
122
123. The Sedona Guidelines
1. An organization should have reasonable policies and
procedures for managing its information and records.
123
124. The Sedona Guidelines
2. An organization’s information and records management
policies and procedures should be realistic, practical and
tailored to the circumstances of the organization.
124
125. The Sedona Guidelines
3. An organization need not retain all electronic
information ever generated or received.
125
126. The Sedona Guidelines
4. An organization adopting an information and records
management policy should consider including procedures
that address the creation, identification, retention, retrieval
and ultimate disposition or destruction of information and
records.
126
127. The Sedona Guidelines
5. An organization’s policies and procedures must mandate
the suspension of ordinary destruction practices and
procedures as necessary to comply with preservation
obligations related to actual or reasonably anticipated
litigation, governmental investigation or audit.
127
129. Dématérialisation et archivage: ici
et ailleurs (1)
Belgique
Cadre légal
Initiatives ponctuelles
Pas de loi au niveau national
Exemples
dossier ONP numérisé
déclarations IPP numérisées
Loi « Phénix »
AR/KB 26.04.2007 (MB/BS 18.06.2007) relatif à la force probante des données enregistrées, traitées, reproduites ou
communiquées par les dispensateurs de soins et les organismes assureurs
Copie originale vaut original jusqu’à preuve du contraire
Établissement de crédit et entreprises d’assurance (L 17/6/1991 art 196)
Diverses institutions financières (L 4/12/1999 art103 bis)
Idem si processus de reproduction est agréé
Secrétariats sociaux (AR 22/3/1993)
Autorisation de conserver le document en copie
Factures (art 60 CTVA et circ. AFER)
Pièces justificatives compta
Document sociaux (Art 25 AR 8/8/1980)
129
130. Dématérialisation et archivage:
ici et ailleurs (2)
En Belgique
Dématérialisation
Tax-on-web
Déclarations TVA électroniques (1/1/2010)
Contentieux fiscal
Facturation électronique
Moniteur
Titres au porteur
Déclarations de naissance et de décès (numérisation)
Dématérialisation des marchés publics/ journal officiel
130
131. Dématérialisation et archivage: ici et ailleurs (3)
En Belgique
Archives générales royaume
Conseil sur la bonne gestion documentaire
(record management)
Aspects légaux et règlementaires
Aspects techniques
Aspects normatifs (standards, normes, modèles, directives)
Papier et électronique
Proposition d’un plan d’action de numérisation en
10 étapes
- Phase A : Étude & Champ d’application (Étapes 1, 2 & 3)
- Phase B : Organisation (Étapes 4 & 5)
- Phase C : Fonctionnement (Étapes 6, 7 & 8)
- Phase D : Suivi & Monitoring (Étapes 9 & 10) 131
132. Dématérialisation et archivage:
Ici et ailleurs (4)
Ailleurs
Luxembourg: un exemple!
Législation sur l’archivage numérique depuis 24 ans MAIS peu connue et très peu
utilisée
Code de commerce+code civil: …permettent aux copies (numériques) de remplacer
les originaux à condition qu’elles remplissent
un certain nombre de conditions d’ordre technique
et organisationnel
Support irréversiblement modifié (WORM)
Code source, documentation du programme doivent être conservées (contraire à la politique
des éditeurs)
Loi devait être adaptée réforme en cours
Nouveaux enjeux:
Enjeux techniques
Enjeux de marché
Enjeux juridiques
132
133. Dématérialisation et archivage:
ici et ailleurs (5)
Ailleurs (Europe)
Rôle de la signature électronique (identité de l’auteur)
Espagne (loi du 10 avril 2007): destruction du papier possible si
certaines conditions remplies (factures)
Admissibilité d’un document archivé électroniquement comme preuve
Allemagne, Autriche, Espagne, France, Italie, UK
Attention garanties techniques et organisationnelles à fournir!
Existe néanmoins peu de référentiels détaillés en matière d’archivage
électroniquelimite la capacité des entreprises à démontrer la gestion
adéquate de son SAE
Mais quelques exemples: Allemagne (DOMEA; 1999), Autriche (art 212 Code de
commerce), Espagne (Art 107 Décret Royal 1720/2007; Art 299.2 code civil pour
facture électronique); France (AFNOR Z42-013) , Italie (Codice dell’ Administrazione
Digitale: distinction doc nativement électronique ou pas) etc
Attention le fait que le document soit archivé électroniquement
n’implique pas automatiquement que le document puisse être accepté133
comme preuve!
134. Dématérialisation et archivage:
ici et ailleurs (6)
Destruction de l’original après numérisation
Certains pays autorisent légalement la destruction d’un document
original papier après sa numérisation, mais dans des conditions
spécifiques et seulement pour certaines catégories de document (id.
Belgique)
Allemagne (déclarations TVA), Autriche (NOK), Espagne (factures),
France (NOK), Italie( après accomplissement du processus d’archivage
électronique, NOK pour doc. Contractuels) etc
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