Manual Básico de eFactory Project v1.0 Software de Administración de Proyectos en la nube

Factory Soft Venezuela C.A.
Manual Básico de eFactory Project
Versión 1.0
27 de noviembre de 2015

Factory Soft Venezuela C.A. 2
http://www.factorysoft.com.ve
Historial de Cambios
Versión Fecha Observaciones Responsable
V1.0 27/11/15 Creación del Manual RJG

Contenido
Historial de Cambios......................................................................................................................2
Flujo de Trabajo con eFactory Project .............................................................................................4
Insumos para las Partidas: Materiales/Artículos...........................................................................4
Otros Insumos: Equipos, Mano de Obra, Otros Gastos..................................................................5
Registro de Partidas ...................................................................................................................7
Proyectos......................................................................................................................................9
Consumos ...................................................................................................................................12
Ejecuciones .................................................................................................................................13
Ayuda.........................................................................................................................................14

Flujo de Trabajo con eFactory Project
En eFactory Project el flujo de trabajo comienza con la carga de los Materiales, Herramientas y
Equipos con los cuales cuenta la empresa para realizar sus operaciones. Estos serán usados para
cargar las Partidas que se incorporarán en cada Proyecto.
Además de las partidas, se puede crear Actividades, clasificadas en etapas, para controlar su
ejecución mediante proyectos.
Una vez definido el proyecto, se puede registrar el Consumo de materiales de ese proyecto; las
Ejecucionesde laspartidaspermitenllevarunregistrode avance real que puede ser comparado con
loproyectadoinicialmente.LasValuacionesse usaránpara hacercortes de las partidas, ejecutadas o
no,para eventualmente solicitarel pago de las porciones del proyecto en caso que este sea pagado
por partes.
Imagen 1: Panel Express de eFactory Project, con los principales formularios del sistema
Insumos para las Partidas: Materiales/Artículos
Los materiales en eFactory Project corresponden a los Artículos de eFactory Administrativo. Aquí
deben registrarse materiales como cemento, ladrillos, arena, pegamento, tablones, tornillos, y
cualquier otro que se requiera según el tipo de proyecto a ejecutar.
Para algunos proyectos puede ser suficiente con registrar artículos con nombres genéricos, como
“cementogris”,mientrasque para otros es necesario detallar los artículos según sus características,
e.g.“cementogrisde secadorápidopara interiores”,“cementogrisde secadorápidoparaambientes
húmedos”, etc.

Imagen 2: Registro de Materiales/Artículos
Otros Insumos: Equipos, Mano de Obra, Otros Gastos
Equipos:Ademásdel códigoynombre,el equipo debe tener información del costo del mismo, para
serimputadoal proyecto.Si el equiponoespropiode la empresa usualmente el tipo de costeo será
“por monto”,y se debe indicarel costodiarioo por hora que tiene el equipo. Si el equipo es propio,
lousual será que se costee por depreciación,encuyocasodebe indicarse el valor de adquisición y el
porcentaje de ese monto que se depreciará por día.
Imagen 3: Registro de Equipos

Mano de Obra: Esta se debe registrar en eFactory Nómina; consiste en definir los cargos,
departamentos, trabajadores, y/o conceptos de nómina que se registrarán en las partidas.
Usualmente serásuficientecondefinirloscargos, que seráncargados enlas partidas como “1 Albañil
de primera” o “2 Ayudantes de carpintero”.
Gastos Indirectos de MP y Servicios: Al igual que los materiales, estos son insumos que serán
consumidosal ejecutarunapartida,peroque por sunaturalezanoformanparte directadel producto
terminado, e.g. electrodos, cinta para enmascarar, etc.
Herramientas: Aun cuando el costo relativo de las herramientas es bajo, estas deben registrarse si
son imputables a los costos del proyecto. e.g. teodolitos, brochas, palas…
Imagen 4: Registro de Herramientas

Registro de Partidas
Una vez registrados los componentes de las partidas se comienza con la creación de las partidas.
Estas como informaciónmínima deben tener un código y un artículo que las represente; el nombre
del artículo será el nombre de la partida.
Imagen 5: Registro de Partidas
El rendimientoindicacuantasunidadesde esapartida(Kg,M3
,etc) se pueden producir según el tipo
de rendimiento indicado (Hora, Día o Semana); cada una de ellas se producirá con el costo unitario
indicado, el cual se calcula a partir de los componentes de la partida. La Etapa de la partida servirá
para agrupar esta partida con otras según su naturaleza u orden de ejecución.

Imagen 6: Detalle de Registro de Partidas
Materiales: Se cargan indicando la cantidad de cada material que se requiere para cada unidad de
partida. Los porcentajes de desperdicio y merma deben estar incluidos en esa cantidad.
Equipos: Se cargan los equipos que son necesarios para producir la partida. Para ello se indica el
costo del equipo por unidad de tiempo. Este costo es automáticamente transformado en costo por
unidad de la partida para computar el costo unitario.
Mano de Obra: Se carga del mismo modo que los equipos, y se puede registrar según el cargo, el
departamento, o directamente trabajadores específicos. Incluso es posible indicar conceptos de
nómina concretos que se generan por producir esa partida.
Herramientas: Se cargan del mismomodoque losequipos,indicandosucostoporunidadde tiempo,
y éste se recalcula como costo por unidad de partida.
Otros Gastos Indirectos: Aquí se puede registrar materiales y servicios (indirectos), conceptos de
gasto, o directamente cuentas contables, cuyo monto corresponde al costo por unidad de partida
producida.

Proyectos
La crear unProyecto,se debe indicaruncódigode identificaciónyun nombre; y se debe indicar si el
proyectotiene onoAnálisisde PreciosUnitarios. Si el proyectotiene APU entonces los costos de las
partidas se obtendrán a partir de los costos de los materiales, equipos, etc, que la conforman; en
caso contrario los costos de las partidas se asignan manualmente.
Imagen 7: Registro de Proyectos
Luego,se debe cargar las partidasque conformaránel proyecto. Algunos proyectos simples pueden
contar con solounas10 partidas,mientrasque proyectos complejos pueden contener alrededor de
1000. Para cada partidadebe indicarse lacantidadde esapartida que es necesaria (estas cantidades
son los cómputos métrico realizados sobre el proyecto por el especialista del área.
Adicionalmente,el proyectonecesitael tipoimpuestoaaplicar,yel calendarioausar por el asistente
de cronograma.
Imagen 8: Partidas del Proyecto

En la sección de totales, se debe indicar los recargos y bonos para mano de obra, los cuales son
imputables al proyecto.
Los RecargosBásicosse aplicaránsobre el montototal de las partidas (luego de los recargos y bonos
de manu de obra);los RecargosAdicionalesse aplicansobre el valorque incluye losrecargosbásicos.
Imagen 9: Recargos del Proyecto
Al guardar el proyectoéste se recalculará, mostrando los costos resumidos y totales por partida, los
recargostotalesaplicados, los totales por grupo de partidas (materiales, equipos …) y el costo total
estimado del proyecto.
Imagen 10: Formatos de Proyectos

Los proyectosincluyenunagrancantidadde formatosy reportesque permitenverlainformacióndel
mismo desde diferentes perspectivas: análisis de precios unitarios, consumo estimado y consumo
real de materiales, avance/ejecución del proyecto, etc.
Imagen 11: Work Place de eFactory Project
Puedes usar el Workplace de eFactory Project para acceder rápidamente a la información más
importante de cada proyecto.

Consumos
Los consumosrepresentanmaterialesque sonsacados del almacén para ser usados en un proyecto.
Cada consumo debe ser asociado a un proyecto, y opcionalmente a una partida y/o localización
dentrodel mismo.Losmaterialesconsumidos no necesariamente deben ser materiales registrados
enel proyecto,permitiendopodercambiarmaterialescuandoseanecesariosinrequerirmodificar el
proyecto original.
Una vez creadoel consumo,este debe confirmarse para generar un ajuste de inventario que rebaje
del almacén los artículos consumidos.
Imagen 12: Consumos
Existen varios reportes y formatos de consumos y de proyectos que permiten ver los materiales
consumidos por proyecto o por proveedor/contratista, o por material, y comparar el consumo
estimado inicial del proyecto con el consumo real del mismo.

Ejecuciones
Las Ejecuciones permiten controlar el avance del proyecto. Cada ejecución debe asociarse a un
proyecto,yopcionalmenteauna localización,yse debe indicarlaspartidasyla cantidadde unidades
de la misma que ha sido ejecutada.
Estos documentos deben ser cargados regularmente por supervisores que puedan medir las
ejecuciones cada cierto tiempo. Por ejemplo, cada día al final de la tarde se puede medir el avance
de la partida “Construcción de Cerca Perimetral”, indicando cuantos metros se avanza cada día.
Imagen 13: Ejecuciones
Una vez confirmado este documento, se actualiza el porcentaje de avance de cada partida del
proyecto y el avance general del mismo.

Ayuda
Puedes obtener más información de eFactory Project desde la página web del producto en
http://www.factorysoft.com.ve/Administracion-Obras-de-Construccion-en-la-Nube/eFactory-
Administracion-de-obras-de-construccion-en-la-nube.html.
Tambiéncuentasconla sección¿Cómolohago? http://www.factorysoft.com.ve/Como-lo-hago.html
de nuestrowebsite, ynuestro blog de manuales en http://manualesefactory.blogspot.com/ donde
puedes obtener más información de este y otros productos.

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