1. LA IMPORTANCIA DE LA GESTION DE LA INFORMACION Y CONOCIMIENTO
EN EMPRESAS CONSTRUCTORAS
Sofía Villagarcía1
Sinopsis: Con el fin de evitar “reinventar la rueda” cada vez que se ejecuta un nuevo proyecto
de construcción, es importante que la empresa tenga mecanismos de captura, diseminación y
actualización del conocimiento debidamente integrados. Estos mecanismos deben ser amigables
para evitar el rechazo de los usuarios.
Palabras Clave: Gestión del Conocimiento, bases de datos, integración, tecnologías de
información.
Introducción 1
Como se sabe, durante el desarrollo y
ejecución de un proyecto de construcción se
genera un gran conocimiento e información.
Sin embargo, la mayor parte de la misma no
queda capturada por la empresa, sino que
queda simplemente de experiencia para los
involucrados directos perdiéndose así el
potencial de poder compartirla y
diseminarla para otros proyectos futuros
que tengan actividades similares. Así vemos
que frecuentemente se repiten los mismos
errores y “se reinventa la rueda”
constantemente (Tan et al., 2006).
Es evidente que las características
particulares del “producto construcción” es
uno de los principales motivos que llevan a
este escenario. Los proyectos de
construcción son casi siempre productos
únicos. Además, para cada proyecto se
designa una cantidad de personal y recursos
que tiene como foco principal y exclusivo
el desarrollo de un determinado
emprendimiento, dentro de un plazo y costo
ya previsto.
Por otro lado, dado que la construcción es
artesanal y multidisciplinar, ya que
intervienen numerosos participantes
(personal de obra, proveedores de
materiales o componentes, subcontratistas),
tiene como consecuencia que cada proyecto
sea comparable a un sistema complejo con
elevada variabilidad, es decir un sistema
difícil de predecir. Así cada obra tiene una
carga para procesar información bastante
elevada y complicada para atender y
1
Ingeniero Civil, Magister en Ingeniería
Universidad de Sao Paulo, GyM SA,
svillagarcia@gym.com.pe
resolver las situaciones que surgen
diariamente.
Todas estas características, generan un
escenario bastante complejo que no
favorece que se den las condiciones para la
captura del conocimiento. En general, el
personal que labora en un proyecto está
focalizado casi exclusivamente en el éxito
de su obra y el hecho de registrar
información que no la necesita al corto
plazo genera una carga de trabajo más que
no se encuentra entre sus prioridades
inmediatas.
Sin embargo, desde el punto de vista de la
empresa, la información y conocimiento
generado en cada proyecto son valiosísimos
y es parte del know how de la organización.
El poder capturarla y usarla de una manera
organizada para no repetir errores y mejorar
nuestros procesos, podría constituir una
ventaja competitiva frente a sus pares. Por
lo tanto, es importante, que las empresas
tengan mecanismos formales que faciliten y
permitan:
 La captura y registro del conocimiento
e información durante el desarrollo de
los proyectos,
 la difusión y uso de la información
capturada.
El objetivo de este documento es discutir y
analizar las distintas herramientas y
técnicas que usan las empresas para la
Gestión de la Información y Conocimiento
y proponer algunas recomendaciones para
el mejoramiento de esta gestión en
empresas constructoras.
La información y el conocimiento en la
empresa
La información soporta el planeamiento,
control y la toma de decisiones específicas

2. como futuras en una organización. Sin ella
el escenario se vuelve incierto por lo que la
carga para procesar informaciones aumenta.
(Galbraith, 1974). Esta afirmación ratifica
la importancia de la información no solo
para el uso inmediato sino para decisiones
futuras.
Por otro lado, la Gestión del Conocimiento
tiene el fin de transferir el conocimiento e
información desde el lugar dónde se genera
hasta el lugar en dónde se va a emplear.
Implica el desarrollo de las competencias
necesarias al interior de las organizaciones
para compartirlo y utilizarlo entre sus
miembros. De esta definición podemos
inferir que la Gestión del Conocimiento
tiene dos puntos principales:
 Conocimiento e Información: que
incluye la captura, almacenamiento y
difusión del conocimiento e
información generada en la empresa.
 Personas: que son los que finalmente
toman las decisiones con la información
y conocimiento disponible.
Respecto al primer punto, la dificultad está
en capturar el conocimiento y usarlo para
alimentar y mejorar el sistema. Es una
actividad que demanda tiempo y esfuerzo y
que frecuentemente se realiza cuando el
proyecto ya está terminado y por ello se
pierde información. En este sentido, Tan et
al. (2006) afirman que es importante que la
captura del conocimiento se haga de una
manera “viva”, es decir, en el momento que
se genera el conocimiento. Algunos
beneficios de esta práctica son:
 Prevenir la pérdida de conocimiento
debido al periodo de tiempo
transcurrido entre la captura y la
ejecución.
 Maximiza el valor de re-uso del
conocimiento ya que permite que el
conocimiento sea compartido y re
usado lo antes posible.
 Provee de información que puede ser
usada en el momento de operación,
mantenimiento, etc.
Estos mismos autores señalan que se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos para
que se viabilice la captura del conocimiento
en vivo:
 Carga de trabajo: el mecanismo usado
por la empresa para este fin no debe
incrementar la carga de trabajo del
empleado.
 La metodología o técnica usada para
capturar el conocimiento debe
garantizar la veracidad y exactitud del
conocimiento.
 El costo para capturarlo no debe ser
mayor a los beneficios obtenidos.
A seguir se lista las técnicas y tecnologías
más usadas para Gestionar el Conocimiento
en empresas relacionadas a la construcción
son (Tan et al., 2006):
 Reclutamiento: es una práctica para
obtener personal capacitado para cubrir
necesidades existentes o futuras de la
empresa.
 Mentoring: el mentor ayuda al
profesional a su cargo a desarrollar las
capacidades acordes con su potencial y
a conseguir, un comportamiento que
unido al conocimiento y habilidades
cumpla con los requerimientos de la
empresa.
 Desarrollo del talento: la empresa es
consciente que sus empleados son su
principal activo y son los que enfrentan
los retos en el día a día y toman
decisiones. Consiste en capacitar al
empleado para que desarrollen
competencias que le ayudaran a
desenvolverse en su cargo de una
manera efectiva.
 Rotación de puestos de trabajo: consiste
en rotar a los empleados en diferentes
puestos para que cambien de funciones
y aprendan nuevas competencias.
 Capacitaciones, reuniones, workshops,
presentaciones: bastante utilizado para
difundir conocimiento generado en los
proyectos.
 Relatorios o Informes Post Proyectos:
son realizados al culminar el proyecto.
 Forums: es una herramienta muy
poderosa para compartir información,
pero tiene la desventaja que es de
naturaleza pasiva, por lo que si un tema
no sale en el fórum no se llega a
compartir.
 Directorio de especialistas: es usado
para capturar la información de “quien
sabe qué” dentro de la empresa. Es útil

3. para conectar personas que necesita
conocimiento con las que tiene el
conocimiento.
 Intranets: se utiliza para compartir
conocimiento documentado entre
proyectos.
 Portales: que usan la internet para
compartir información específica y
tiene acceso libre o restringido.
 Softwares, etc.
Podemos apreciar que algunas herramientas
están enfocadas en mejorar las
competencias de los empleados mientras
que otras en registrar y diseminar el
conocimiento e información. El uso de estas
herramientas es un indicador de la
importancia que ha tomado este tema dentro
de las empresas del rubro.
A continuación se dividirá el análisis de la
información levantada en la bibliografía en
dos interrogantes:
¿Cómo capturamos y difundimos la
información en una empresa
constructora?
Si pensamos en un proyecto de
construcción por ejemplo, podemos
clasificar el conocimiento e información
que necesitamos capturar en dos tipos:
a) Información que se encuentra en
informes y archivos registrados de una
manera formal por la obra durante la
ejecución del proyecto, por ejemplo:
ratios de productividad, costos,
relatorios, etc.
b) Conocimiento no registrado
formalmente en obra, por ejemplo:
conocimiento resultante del aprendizaje
de implementar nuevos procesos,
tecnologías, equipos, etc. Lock Lee
(2005) llama a este tipo de
conocimiento tácito, está muchas veces
entendido como el “know how” no
codificado que resulta de la experiencia
humana, improvisación e innovación.
Se debe notar que el conocimiento no
registrado en la obra (Tipo b) es el que más
abunda y difícil de capturar.
Para poder aprovechar el potencial de la
información formalmente registrada (tipo
a), la empresa debe garantizar que se
encuentre almacenada de una manera tal
que sea de fácil acceso y recuperación. De
lo contrario, se duplicarían los esfuerzos al
buscarla o no se usaría, ya que los usuarios
no sabrían como encontrarla a pesar de
estar formalmente registrada.
Esta situación sucede frecuentemente en las
empresas donde si bien cada proyecto
desarrolla bastantes documentos o informes
que podrían ser útiles para otras obras y
áreas de la empresa, estos no se encuentran
almacenados de una forma que favorezcan
su difusión y uso posterior. Por ello, es
importante la información se encuentre
debidamente integrada y respaldada por un
sistema de informaciones que contemple
ese fin. Este sistema debe incluir el diseño
de sus flujos, formas de emisión, de
recepción y de registro de la información y
conocimiento
Debemos tener en cuenta que en los últimos
años las Tecnologías de la Información y
Comunicación- TIC´s) han evolucionado
tremendamente y facilitan la integración, la
captura, almacenamiento, filtro de
informaciones dentro de las empresas. Por
lo que las empresas deben garantizar que
estas cumplan una función estratégica
dentro de la organización y usarlas como un
soporte para la difusión de la información y
conocimiento.
En este sentido, el uso de redes y servidores
para cada proyecto es en la actualidad una
necesidad y es el punto de inicio para la
captura de información de la obra. En
muchas ocasiones se pierde mucho tiempo
buscando información dentro de un mismo
proyecto ya que los usuarios no la colocan
en el servidor sino que cada uno maneja sus
archivos en carpetas personales no
compartidas.
La estructura de la red debe definirse al
inicio de obra y de preferencia todas las
obras de la empresa deberían manejar la
misma para facilitar la búsqueda de
informaciones. La Figura 1 presenta un
ejemplo de una lista de carpetas para
guardar archivos en obra. La idea sería que
en todas las obras se utilice una
codificación única y esta debe estar definida
por un administrador del sistema. Así, una
persona que busque información podrá
encontrarla rápidamente ya que todas las

4. obras usan la misma “lógica” para
archivarla.
Figura 1- Carpetas del Servidor
Otra herramienta sumamente poderosa que
nos trae las TIC’s son las bases de datos
virtuales. Una base de datos es una
colección de datos almacenados con un fin
específico y organizados de una manera tal
que permite que su contenido sea
fácilmente recuperado, administrado y
actualizado (Learn IT: The Power of the
database, 2012). En casi todas las empresas
es bastante común el uso de bases de datos
para registrar información contable, costos,
ventas, órdenes de compras, facturas,
pagos, etc.
Figura 2- Base de Datos
Tomando el caso de una obra, una base de
datos virtual que contenga una evaluación
actualizada de proveedores, por ejemplo, es
una información sumamente importante que
podría evitar que se contrate a un proveedor
que ha tenido problemas anteriores con la
empresa. Es muy frecuente encontrar este
tipo de problema en obras porque no se
tiene la información disponible en el
momento oportuno.
Si además, tenemos otra base de datos
virtual que contenga información acerca de:
los diferentes sistemas, procedimientos y/o
tecnologías constructivas implementados,
los responsables que acompañaron la
implementación de los mismos y el
proveedor o subcontratista que lo realizó,
ya tendríamos una base de datos actualizada
de especialistas o “de quien sabe que”
dentro de la empresa.
Es decir si, por ejemplo, en una obra se va
hacer un Muro de Tierra Retenida – MTR y
se necesita información del tema, se podría
realizar una búsqueda en el sistema bajo
MTR y aparecerían: todas las obras que han
trabajado con este sistema, el responsable
de la implementación, el proveedor que
suministro el material, etc. Además, si esta
base está relacionada a otras bases de datos
como: la de proveedores, la de datos
generales de la obra, etc., la búsqueda
podría también proporcionar información
acerca del desempeño del proveedor para
ese proyecto, del gerente de obra de ese
proyecto, etc.
Figura 3-Estructura de Red (Villagarcia,
Frigieri, & Cardoso, 1999)
Esto es un pequeño ejemplo del potencial
de las bases de datos virtuales para
organizar conocimiento e información de
una manera eficaz. Es importante resaltar
que no basta con registrar la información y
el conocimiento, es importante que estos se
encuentren almacenados de una forma tal
que puedan ser consultados fácilmente y

5. soportados por una estructura de red que
integre las informaciones (Figura 3), de no
ser así, lo más probable es que su uso se
limite a persona que generó la información,
perdiéndose de esta manera, su potencial
para el uso colectivo.
Respecto al siguiente tipo de conocimiento
(tipo b), llamado también tácito y que no
responde a un registro formal, es sin duda el
más difícil de capturar y el más abundante.
Dentro de este grupo se encuentra:
 el conocimiento que proviene al
implementar una nueva tecnología o
proceso.
 el conocimiento (aprendizaje) que
proviene de realizar diariamente las
funciones propias del cargo del
empleado.
Se propone que el paso inicial debería ser
seleccionar el tipo de información que la
empresa considera importante registrar. Por
ejemplo, el conocimiento que proviene al
implementar una nueva tecnología o
proceso es definitivamente una información
valiosa y por lo tanto debería responder a
un procedimiento formal de la empresa.
Así, al iniciarse una obra se debe identificar
las nuevas tecnologías o procesos que se
implementaran y seleccionar los que se
registrarían formalmente. Uno de los
principales parámetros para la selección
debería ser el potencial de reutilización de
la información en la empresa. Cada gerente
de obra deberá ser responsable del
cumplimiento de este registro para que el
procedimiento sea realmente ejecutado.
Es importante que la empresa tenga un
formato estandarizado que incluya los datos
mínimos a registrarse por cada proceso
nuevo: recursos necesarios, ratios de
productividad, procedimientos, costos,
problemas encontrados, soluciones
propuestas, consideraciones a tenerse en
cuenta antes de la implementación,
consejos, etc., en fin todo dato que pueda
ser útil para usarse en el futuro.
Lo recomendable es capturar el
conocimiento en el momento de la
implementación (en vivo), para ello se
recomienda llevar un histórico digital donde
se registre la información relevante del día.
Esta información debe complementarse con
fotos, videos y también grabaciones.
Debemos tener en cuenta que actualmente
los dispositivos móviles tienen aplicaciones
que favorecen el registro de información in
situ. El reporte final será elaborado usando
la información recolectada y teniendo en
cuenta los parámetros mínimos que deberán
ser registrados, antes de registrarse deberá
pasar por una revisión para finalmente ser
registrado virtualmente y disponible para
consulta. Este reporte debe estar
almacenado en la base de datos de
procedimientos de la empresa.
Por otro lado, para el conocimiento que es
el generado como consecuencia del
aprendizaje de las funciones propias de
cada puesto se debe tratar que la
transmisión del conocimiento se de en el
momento de formación de subalternos. De
esta forma, todos los empleados que tengan
personal a cargo, cumplirán con la labor de
transmisores de conocimiento.
Además de estas herramientas se pueden
usar los fórums, charlas, capacitaciones,
etc. La empresa peruana Graña y Montero,
por ejemplo, tiene un portal del
conocimiento para compartir información
de diferentes obras y de la empresa. La
misma empresa promueve el Portal de
Ingeniería (Portal de Ingenieria, 2012), que
es de uso público y donde los usuarios
comparten información de ingeniería,
colocan artículos de interés para el sector,
hay fórums, en fin se comparte información
en línea.
Lo importante a tener en consideración es
que la información debe quedar registrada
virtualmente y disponible para consulta
desde las obras o áreas que la necesiten.
¿Cuál es la importancia del empleado en
la gestión del conocimiento?
El empleado es clave en este proceso ya que
por un lado es el que genera y trae el
conocimiento y por otro es el que enfrenta
las diversas situaciones que se presentan
diariamente y propone soluciones usando su
criterio basado en la información
disponible.
Por lo tanto, es importante que la empresa
garantice que los mismos tengan las
competencias necesarias para desenvolverse
eficazmente en sus cargos. Las

6. capacitaciones, mentoring, rotación de
puestos, reclutamiento son herramientas
usadas por las empresas para alcanzar este
objetivo.
La empresa Graña y Montero, por ejemplo,
identificando esta necesidad ha diseñado un
Programa de Crecimiento para sus
empleados. Se han identificado 21
competencias a alcanzar y 5 niveles de
desarrollo. Para ello se ha establecido un
Programa de Formación acorde con las
competencias que se desean alcanzar en
cada nivel. (Creciendo en Graña y Montero,
2012). Es claro que la implementación de
este programa requiere de una fuerte
inversión pero el objetivo de la empresa es
garantizar un crecimiento sostenido para el
futuro y tiene claro que su principal activo
son sus empleados. Además, es consciente
que para el sector es una empresa guía que
sirve de ejemplo y lo que hace tiene
impacto para las demás empresas de su
rubro, por ello su compromiso también es
con la sociedad.
Comentarios Finales
Se ha discutido la importancia de tener
información y conocimiento debidamente
registrado y accesible para las diferentes
áreas y proyectos de la empresa.
El diseño de un sistema de información que
integre la información y conocimiento y
que esté debidamente respaldado por las
TIC’s es vital. Como ejemplo, se han
planteado herramientas rápidas de
implementar y que ahorrarían tiempo y
dinero a la empresa como son: el crear una
base de datos de proveedores con
evaluación actualizada realizada desde la
obra, el tener una base de datos de
procedimientos implementados en obra,
relacionado a los responsables de
implementación, proveedores o
subcontratistas, ambas bases deben contar
con acceso desde obra. Así como también,
que el registro de nuevos procedimientos en
obras se haga en vivo y que este respaldado
por una política de la empresa.
Como se comentó en la introducción, uno
de los principales obstáculos para la captura
de información en empresas constructoras
es que, la gestión se hace por proyecto y por
ello los participantes están concentrados
particularmente en sus proyecto. Siendo así,
si la empresa no establece los lineamientos
respecto a la Gestión del Conocimiento y
diseñe un sistema de acuerdo a los objetivos
que se desean alcanzar en un corto y
mediano plazo difícilmente se va a tener
éxito en la captura y reaprovechamiento del
conocimiento generado dentro de las obras.
Es fundamental que la alta gerencia de la
empresa lidere y respalde el Sistema de
Gestión de Conocimiento que se decida
implementar.
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Simpósio Brasileiro de Gestão da
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