1. Nå målen med planerad
information och kommunikation

2. Varför kan det vara svårt med
kommunikationsplanering?
Skolinspektionen 11 maj 2011 2

3. SLÄCK BRANDEN!
Skolinspektionen 11 maj 2011 3

4. MISSION IMPOSIBLE
Skolinspektionen 11 maj 2011 4

5. Men ….
Om man tålmodigt jobbar strukturerat och
planerat så börjar omgivningen så
småningom att förstå.
Skolinspektionen 11 maj 2011 5

6. Vinsterna
 God planering bidrar till
att uppnå syften och mål.
 Genom att samordna samtliga
kommunikativa insatser uppnår
man bästa möjliga effekt.
Arbetet med planen ger
ett internt diskussions-
och förankringsunderlag – kan
sedan slängas i papperskorgen.
Skolinspektionen 11 maj 2011 6

7. Denna mall kan användas på olika sätt
 I sin helhet för större aktiviteter/projekt.
 I delar för begränsade insatser.
Men behöver oftast ledas av en professionell informatör.
Skolinspektionen 11 maj 2011 7

8. Planens innehåll
Skolinspektionen 11 maj 2011 8

9. Grundläggande begrepp
 Information är de strategiska budskapen som ska
leda till ökad kunskap.
 Kommunikation är processen av budskap som
bygger på interaktivitet bland dem som deltar i
processen och som ska leda till attityder eller
förhållningssätt.
 Relationen är ett ömsesidigt engagemang eller
gemensamma åtaganden som leder till handling och
resultat.
Skolinspektionen 11 maj 2011 9

10. Bakgrund
 Beskriv bakgrunden och anledningen till den
planerade kommunikationsinsatsen.
 Beskriv bakomliggande faktorer som är av vikt.
Skolinspektionen 11 maj 2011 10

11. Exempel – KIs
medarbetarundersökning
 Medarbetarundersökningen är ett led i KIs
utvecklingsarbete – gott ledarskap och ett gott
medarbetarskap.
 Det är viktigt att så många som möjligt svarar för att
resultatet ska kunna användas.
Skolinspektionen 11 maj 2011 11

12. Nulägesbeskrivning/nulägesanalys
 Sätt kommunikationen i sitt sammanhang; vilka andra
pågående företeelser inom organisationen kan vara
av betydelse. Glöm inte omvärlden.
• Analysera och beskriv nuläget av kommunikationen.
• Vad är det som ska kommuniceras i anslutning till
projekt/aktivitetens mål?
Skolinspektionen 11 maj 2011 12

13. Exempel KIs
medarbetarundersökning
 KI har aldrig genomfört något liknande förut
 Det pågår två andra enkäter samtidigt.
 Det pågår en omorganisation
 Det är riksdagsval samtidigt
 Såväl själva enkäten som uppföljningsarbetet är
viktiga att kommunicera
Skolinspektionen 11 maj 2011 13

14. Definitioner
 Finns särskilda begrepp, företeelser eller
sammanhang som särskilt måste beskrivas och
förklaras.
 En ordlista som bilaga till planen kan vara användbar
vid budskapsformuleringarna.
Skolinspektionen 11 maj 2011 14

15. Exempel
 AHA
 Chef
 K2
 Organisationslistor
 Respondent
Skolinspektionen 11 maj 2011 15

16. Avgränsningar
 Vilka är avgränsningarna, dvs vilka problem eller
uppgifter ska kommunikationen inte lösa?
 Tänk också igenom ambitionsnivån och vilka resurser
som finns. Ange gränsen för vad som är realistiskt att
genomföra.
Exempel: Denna kommunikationsplan ska inte hantera
generella frågor om arbetsmiljön.
Skolinspektionen 11 maj 2011 16

17. Syfte med kommunikationen
 Beskriv syfte med kommunikationen, varför ska vi
kommunicera och vad ska vi uppnå – effekter?
 Syftet ska uttryckas som den generella och
övergripande målsättningen och inriktningen kopplat
till projektets/verksamhetens/aktivitetens mål.
Skolinspektionen 11 maj 2011 17

18. Exempel
Huvudsyftet med kommunikationen av
medarbetarundersökningen är att bidra till
medarbetarundersökningens mål dvs att den uppfattas
på ett förtroendefullt sätt och att den skapar en vilja till
att svara på enkäten (hög svarsfrekvens, < 70%) samt
en vilja till och förtroende för fortsatt förbättring av
arbetsmiljön på KI.
Skolinspektionen 11 maj 2011 18

19. Mål för kommunikationen
 Kopplas till projekt- /aktivitets-/verksamhetsmål.
 Vilka konkreta resultat ska uppnås?
 Kvantitativa och kvalitativa.
 Kan indelas i:
- Kunskapsmål – från ”Känna till” till ”Kunna rabbla”.
- Attitydmål – från ”Tolerera” till ”Älska”.
- Motivationsmål – från ”Tänka sig att göra” till ”Kämpa för”.
- Beteendemål – från ”Pröva en gång” till ”Alltid göra”.
 SMARTA mål: (Specifika, Mätbara, Accepterade,
Realistiska, Tidsbestämda samt Adresserade)
Skolinspektionen 11 maj 2011 19

20. Strategi för kommunikationen
 Koppla strategin till behov och förutsättningar
 Alla projekt har risker och framgångsfaktorer,
en del av riskerna kan motverkas genom en
genomtänkt kommunikation.
 Ett bra sätt att arbeta fram strategin är att göra
en SWOT-analys.
Skolinspektionen 11 maj 2011 20

21. SWOT
Hjälper att nå målen Hindrar att nå målen
Interna egenskaper
S
Styrkor/
Strengths W
Svagheter/
Weaknesses
Externa företeelser
O
Möjligheter/
Opportunities T
Hot/
Threats
Skolinspektionen 11 maj 2011 21

22. Budskap
 Tänk vad, vem, varför, hur och när?
 Anpassning till olika målgrupper?
 Rationell eller emotionell?
 Tilltal och ton.
 Var noga med fakta.
 Översättning till andra språk?
 Dela upp i huvudbudskap och nedbrutna budskap – titta tillbaka
på syfte och mål för avstämning av budskapen.
 Repetera gärna men med variation.
 Stäm av mot begreppslista.
 Testa budskap på några ur målgruppen.
Skolinspektionen 11 maj 2011 22

23. Målgrupper/aktörer
 Definiera målgrupper, intressenter nyckelpersoner och aktörer
 Vilka är de?
 Vilken situation befinner de sig i? (Utgå från nulägesanalysen)
 Finns det primära och sekundära målgrupper - vilka ska
prioriteras?
 Ska vi kommunicera olika saker till olika målgrupper?
 Behöver vissa mer information än andra?
Skolinspektionen 11 maj 2011 23

24. Kanal/medieval
Några saker att beakta vid kanalval är
 Räckvidd
 Selektivitet
 Snabbhet
 Uppmärksamhet/verkningsgrad
 Kontaktkostnad
 Räcker befintliga kanaler eller behövs särskilda/nya
kanaler?
 Behövs särskilda distributionslistor upprättas?
Skolinspektionen 11 maj 2011 24

25. Styrtal, mätning och uppföljning av
informations- och kommunikationsinsatser
Har vi uppnått våra kommunikativa mål? Frågor
som bör ställas är:
 Vad måste jag undersöka?
 Vad vore intressant att undersöka?
 Vad har jag råd och tid att undersöka?
 När behöver jag svar?
Skolinspektionen 11 maj 2011 25

26. Ansvarsfördelning
 Vem eller vilka ansvarar för
kommunikationsinsatsernas olika delar
 Identifiera nyckelpersoner som är viktiga för planen,
lista kontaktuppgifter
 Särskilt ansvar vilar på chefer
Skolinspektionen 11 maj 2011 26

27. Tid- och aktivitetsplan
 Ange planerade kommunikationsinsatser, budskap
och målgrupper
 Ange datum de beräknas vara klara/genomföras
samt en kortare beskrivning av dem
 Utse alltid en ansvarig och vem som ska vara
utförare
 Gäller kommunikationsplanen för en längre tid är det
bra att dela upp aktiviteterna månadsvis.
 Gör tid- och aktivitetsplanen som en separat bilaga -
den kommer att uppdateras mer frekvent än planen i
sin helhet
Skolinspektionen 11 maj 2011 27

28. Exempel på tid- och aktivitetsplan
Datum Kommunikationsinsats, Budskap Kanal Ansvarig
aktör/målgrupp
2011-02-01 En första ”brief” till alla Ny ledningsorganisation Chefsbrevet xxx
chefer fr o m 1 maj
2011-02-18 En första information till Ny ledningsorganisation Chefsmötet xxx
alla chefermed möjlighet fr o m 1 maj – kom med
till diskussion och frågor synpunkter och frågor
2011-02-01 Utskick av infomaterial för Detta material ska E-post med xxx
vidare spridning i cheferna använda vid hänvisning
organisationen vidareförmedling, så här till intranät
ska det användas….
Skolinspektionen 11 maj 2011 28

29. Kommunikationsbudget
Ange kostnader och investeringar
kopplade till kommunikationsplanen
Några vanliga poster:
 Personalkostnader
 Material, tryckkostnader
 Utbildning
 Resor
 Konsultarvoden
 Annonsering
 Övriga kostnader
Skolinspektionen 11 maj 2011 29

30. Till sist signering
 Beställare – mottagare
 Ansvarig för planen
Skolinspektionen 11 maj 2011 30