2. ARHIVA INTERMEDIARA
Se constituie ca parte funcţional a institu iei/organiza ieiă ţ ţ
Anual, documentele se grupeaz în unit i arhivistice, potrivită ăţ
problematicii iş termenelor de p strare stabilite în nomenclatorulă
documentelor de arhiv , care seă întocme te de c tre fiecare creator pentruş ă
documentele proprii(art. 8 din Legea nr. 16/1996modificat iă ş
completat prină Legea nr. 358/2002 din 6 iunie 2002 (M.
Of. Partea I, nr. 476 din 03.07.2002),Ordonan a de Urgenţ ţă
nr. 39/2006 din 31 mai 2006 (M. Of. Partea I, nr. 486 din
05.06.2006)
3. Selectia documentelor din arhiva
curentă
În cadrul fiec rei unit i creatoare i de in toare de documenteă ăţ ş ţ ă
func ioneazţ ă
câte o comisie de selec ionare, numit prin decizia sau ordinulţ ă
conduc torului unit iiă ăţ respective,
compus din: un pre edinte, un secretar i un num r impar deă ş ş ă
membri numi i din rândul speciali tilor proprii. Aceast comisie seţ ş ă
întrune te anual sau ori de câteş ori este necesar, pentru a analiza
fiecare unitate arhivistic în parte, stabilindu-i valoareaă practic sauă
istoric ; hot rârea luat se consemneaz într-un proces-verbal,ă ă ă ă
întocmit potrivit anexei nr. 5.
4. Etapele procesului de
inventariere
Pentru desf urarea unitar a acestei opera iuni arhivistice se impun urm toarele etape:ăş ă ţ ă
prima etap -ă responsabilul cu arhiva va difuza tuturor compartimentelor formularul de inventar
(model anexa 2 din Legea 16/1996).
a doua etap - unit ile arhivistice (dosarele) odat constituite, încheiate, certificate, cu toateă ăţ ă
datele copertei corect completate[1], se grupeaz peă termene de p strareă ; fiecare
compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de p strare sunt prev zute înă ă
nomenclator, la compartimentul respectiv ( ex.: permanent, 50 de ani, 20 ani, 10 ani, 5 ani etc.).
Registrele, condicile i alte documente preconstituite (imprimate- tipizate) se trec în inventar dupş ă
dosare.
a treia etap - completarea inventaruluiă
[1] Pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unit ii i a compartimentului creator, num rul deăţ ş ă
dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început i de sfâr it, num rul deş ş ă
file, volumul i termenul de p strareş ă .
5. Inventarul arhivistic
constituie elementul de baz al eviden ei documenteloră ţ
El are, în principal, în cazul creatorilor i de in torilor deş ţ ă
arhiv , caracter administrativ, fiind necesar pentruă
gestionarea corect a fondului arhivistic, evitareaă
sustragerilor, depistarea eventualelor lipsuri.
6. Elementele de identificare ale
inventarului
În antet, în stânga sus, se trece denumirea unit ii i aăţ ş
compartimentului care a creat documentele, iar în titlul
inventarului se va men iona anul cre rii documentelor iţ ă ş
termenul de p strare.ă
Rubricile sunt urm toarele:ă
1. num rul curentă - fiecare unitate arhivistic (dosar) vaă
trebui s aib un num r curent, începând cu num rul 1, înă ă ă ă
continuare, în cadrul compartimentului, anului i termenuluiş
de p strare. Prin urmare, toate inventarele documentelor cuă
termen de p strare temporar ca i cele pentru documenteleă ş
permanente vor începe cu nr. crt. 1.
7. Elementele de identificare ale
inventarului
indicativul dosarului dup nomenclatoră - cifra roman ,ă
litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul după ş ă ă ă
nomenclator; cifra romană reprezint Direc ia,ă ţ litera majusculă
Serviciul iar cifra arabă dosarul; acest element variaz în func ieă ţ
de structura unit ii: cifra roman , litera majuscul i cifra arabăţ ă ă ş ă
: I/A/1( când unitatea este compus din mai multe direc ii iar înă ţ
cadrul acestora figureaz servicii sau birouri); litera majuscul iă ă ş
cifra arab : A/1( când unitatea nu are în componen a sa direc iiă ţ ţ
ci doar servicii sau birouri); cifra arab (când unitatea are oă
organizare simpl , f r servicii sau birouri).ă ă ă
8. Elementele de identificare ale
inventarului
con inutul pe scurt al dosarului, registruluiţ - reprezintă
elementul cel mai important al inventarului. În elaborarea
rezumatelor dosarelor trebuie avute în vedere dou elementeă
esen iale:ţ genul documentelor (plan de activitate, dare de seam ,ă
raport, ordin, instruc iuni, coresponden , bilan , proiect, studiu,ţ ţă ţ
etc.) iş ac iuneaţ sau problema la care se refer .ă
(Spre exemplu: Regulamente de organizare i func ionare aş ţ ….., Acte
normative privind reglementarea problemelor de personal, Bilan ul deţ
venituri i cheltuieli peş anul….etc). Emitentul i destinatarul suntş
trecu i în inventar numai dac sunt al ii decât creatorul fondului.ţ ă ţ
9. Elementele de identificare
ale inventarului
datele extreme - la stabilirea datelor extreme ale documentelor se au în vedere anul primului
document i al ultimului document din dosarul respectiv. Spre exemplu, dac avem un dosar cuş ă
documente din anii 1931-1935, el va fi inventariat la anul 1931, iar la rubrica ,,date extreme” se
trec anii 1931-1935.
În cazul când în limitele unui an sunt mai multe volume ale unui dosar, la ,,datele extreme”
se trec lunile extreme pentru fiecare volum în parte ( ex. vol. I 1950 ianuarie-iunie; vol. II 1950
iulie-decembrie).
La bugete, bilan uri, d ri de seam i alte documente asem n toare nu se iau ca baz anii când s-ţ ă ă ş ă ă ă
au încheiat, ci anii la care se refer . De exemplu, bilan ul pe anul 1940 al unei unit i încheiat la 15ă ţ ăţ
februarie 1941, se trece în inventar la sfâr itul anului 1940 i nu la anul 1941.ş ş
Pentru registre sau condici, se iau în considerare anii la care se refer .ă
La stabilirea anilor extremi nu se iau în considerare documentele anexate, în copie sau original, cu
date mult mai vechi decât anul de început al dosarului. Spre exemplu, la autentificarea unei vânz riă
imobiliare efectuat în anul 1937 se afl depuse acte probatorii din anii 1860-1870. Data deă ă
început a unit ii arhivistice este 1937ăţ
10. Elementele de identificare
ale inventarului
num rul fileloră - se trece pentru fiecare unitate arhivistic (dosar) în parte;ă
dosarele nu trebuie sa aib mai mult de 250-300 file; în cazul dep irii acestuiă ăş
num r, se constituie mai multe volume ale aceluia i dosar.ă ş
observa iiţ - se completeaz cu date suplimentare privind unit ile arhivisticeă ăţ
(spre exemplu, dac unele dosare au fost scoase din fond i se p streaz subă ş ă ă
alt form ).ă ă
Completarea rubricilor inventarului se face f r prescurt ri sauă ă ă
formul ri evazive.ă
Pe ultima pagin a inventarului se trec urm toarele date: num rul fileloră ă ă
inventarului; num rul unit ilor arhivistice pe care le cuprinde inventarul; seă ăţ
enumer nr. crt. al unit ilor arhivistice l sate la compartimente (dac esteă ăţ ă ă
cazul); nr. crt. al unit ilor arhivistice care au lipsit la preluare (dac esteăţ ă
cazul); data pred rii-prelu rii; num rul unit ilor arhivistice efectiv preluate;ă ă ă ăţ
semn tura persoanei care pred documentele i semn tura persoanei careă ă ş ă
preia documentele.
11. Selectia documentelor din arhiva
curentă
Dup ce se efectueaz selectia dă ă ocumentele se depun la
depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea
an de la constituire.
Dosarele trebuie ordonate în interior, legate,
numerotate, certificate)
Predarea la compartimentul de arhiv , se face pe bazaă
inventarelor i proceselor verbale de predare - primireş
(anexele 2 i 3 din legea 16/1996ş
12. CIRCULATIA DOCUMENTELOR
Arhiva intermediara
Arhiva curenta
Interes istoric
nuda
Comisie de evaluare Comisie de evaluare
arhivare distrugere
13. Predarea la arhiva instituţiei
Se face conform unei program ri prealabile, stabilit de comun acord întreă ă
cele dou compartimente (pred tor i primitor), pe baz deă ă ş ă inventare iş
procese verbale
Inventarele se întocmesc în 4 exemplare pentru documentele permanente i înş
3 exemplare pentru cele temporare. Din fiecare inventar câte un exemplar
r mâne la compartiment, iar celelalte se predau la arhiv odat cuă ă ă
documentele. Dosarele sau registrele neîncheiate în anul respectiv sau cele care
din motive justificate se opresc la compartimente, se cuprind în inventarul
anului în care au fost create cu men iunea nepred rii lor.ţ ă
Procesul- verbal de predare primire a documentelor se întocme te în douş ă
exemplare (unul pentru responsabilul cu arhiva i unul pentru reprezentantulş
compartimentului).
14. Predarea la arhiva instituţiei
La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecareă ă
dosar, urm rind respectarea modului de constituire aă
dosarelor i concordan a între con inutul acestora iş ţ ţ ş
datele înscrise în inventar.
In cazul constat rii unor neconcordan e, ele se aduc laă ţ
cuno tin compartimentului creator, care efectueazş ţă ă
corecturile ce se impun.
15. Predarea la arhiva instituţiei
Odat cu trecerea la arhiva de depozit pe ling inventară ă
arhiva primeste si toate instrumentele de evidenta si
orientare alcatuite pina acum
16. Pastrarea documentelor in arhiva
curenta
Pe baza art. 9 din Legea 16/ 1996 i art. 25 iş ş
anexa 4 din Instruc iuni)ţ
Art. 5, lit. b din Instruc iunile privindţ
activitatea de arhiv la creatorii i de in toriiă ş ţ ă
de documente stabile te pentru personalulş
compartimentului de arhiv i obliga ia de aă ş ţ
,,asigura eviden a tuturor documentelor intrate iţ ş
ie ite din depozitul de arhiv , pe baza registruluiş ă
de eviden curentţă ă”.
17. Registrul de evidenţă curentă
este un instrument de baz al arhivei unei unit i în careă ăţ
sunt înregistrate inventarele fondului sau fondurilor
create i de inute i implicit num rul unit ilorş ţ ş ă ăţ
arhivistice dintr-un fond, precum i mi carea acestora înş ş
decursul anilor.
În cazul în care compartimentul de arhiv p streaz maiă ă ă
multe fonduri arhivistice, în registrul de evidenţă
curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond.ă ă
Acest registru are dou p r i sau capitole: ,, Prelu ri”ă ă ţ ă
i ,, Ie iriş ş ”.
18. La capitolul „Preluări"
Se trec în ordinea prelu rii, toate inventarele dosarelor preluate. Fiecare inventar seă
trece separat, sub un alt num r de ordine.ă
Pentru fiecare inventar se noteaz :ă
1. num rul de ordine al inventarului;ă
2. data prelu rii documentelor din inventarul respectiv;ă
3. denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
4. datele extreme ale documentelor;
5. totalul dosarelor din inventar;
6. totalul dosarelor primite efectiv în arhiv din inventarul respectiv;ă
7. num rul dosarelor l sate la compartiment i depuse ulterior.ă ă ş
Se va înscrie num rul din inventar al fiec rui dosar re inut de compartiment.ă ă ţ
19. La capitolul „Ieşiri"
se trec:
1. data ie irii dosarelor din eviden ;ş ţă
2. unde s-a predat;
3. denumirea, num rul i data actului pe baza c ruia auă ş ă
fost scoase din evidenţă
4. totalul dosarelor ie ite.ş
20. Scoaterea dosarelor din evidenţa
arhivei
se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau de in torilor deţ ă
documente i cu confirmarea Arhivelor Na ionale, în urmaş ţ
selec ion rii, transferului c tre alt unitate de in toare sau caţ ă ă ă ţ ă
urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute.ă
sunt scoase din eviden a arhivei pe baza unuia din urm toareleţ ă
acte, dup caz.:ă
1. proces-verbal de selec ionareţ (conform anexei nr. 5);
2. proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6);
3. proces-verbal de constatare a deterior rii completeă a
documentelor sau a lipsei acestora.