När vi startar projekt brukar det definieras i termer av projektmål och effektmål. Vi låter projektledare ta ansvar för att driva mot projektmålet. Beställaren får ansvaret för effektmål, ofta genom att driva ett förändringsarbete, ibland som ett införandeprojekt och ibland i linjen. Men ofta glömmer vi bort en av de största framgångsfaktorerna; att anpassa projektets resultat för verklig användningssituation och nå acceptans hos människorna som förväntas realisera de önskade effektmålen.

1. HUR KAN KOMMUNER NÅ EFFEKTMÅL OCH MINSKA
RESURSSLÖSERI I PROJEKT?
Seminarium på temat: Bli bättre på att realisera nyttan i projekt
2013
www.frontit.se

2. Förändring som är konsekvensen av en vidtagen
åtgärd och som annars inte skulle ha inträffat.
Nytta
Effekter som uppfattas vara positiva för en
verksamhet
EFFEKT

3. Exempel på positiva värden:
• Spara tid
• Göra det enklare
• Minska sjukfrånvaron
• Höja effektiviteten
• Öka säkerheten
• Spara pengar
• Färre antal fel
• Öka demokratisk delaktighet
VAD VILL VI UPPNÅ FÖR EFFEKTER?

4. Mål är något mätbart,
något som går att uppnå, något
konkret som man arbetar med
inom en överskådlig tid.
Tips!
Ett välformulerat mål ska vara SMART:
Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt,
Tidsatt
MÅL

5. Förhoppningsvis leder projektmålet fram till önskade effektmål
• Effektmål
De nyttor som förväntas uppstå av en verksamhet efter en given tidpunkt när
projektets resultat har fått nyttjas
• Projektmål
De avsedda resultat som förväntas vara realiserade när projektet ska avslutas
Effekt
Tid
Beslut:
Start av projekt
Beslut:
Projekt avslut
Projektmål
Effektmål
OLIKA FÖRÄNDRINGAR – OLIKA MÅL

6. Var uppstår effekten?
Vilka kan realisera effekterna?
Hur kan vi mäta och följa upp?
HUR KAN VI NÅ EFFEKTMÅL?

7. Effekt
Tid
Beslut:
Start av projekt
Beslut:
Projekt avslut
Projektmål
Effektmål
Förstudie Utveckling Användning
Förändringsledning
Projekt
Effektmål
De nyttor som förväntas uppstå
av en verksamhet efter en given
tidpunkt när projektets resultat
har fått nyttjas
EFFEKTERNA UPPSTÅR I ANVÄNDNINGEN!

8. Projektets utfall, t ex ett it-stöd, kan främja
effekthemtagning om resultatet lever upp till användarnas
förväntningar och lösningen nyttjas till den grad (eller mer)
som en gång efterfrågades när man startade projektet.
Acceptans för användandet är avgörande
Effekthemtagning blir en utmaning när projektets resultat
inte når upp till användningsmålen.
Hur tekniskt kraftfullt ett it-stöd är spelar i slutändan
ingen roll om det är så att användarna har svårt att ta
till sig och anpassa sig till den nya tekniken.
PROJEKTET ÄR EN MÖJLIGGÖRARE

9. www.frontit.se
Systemfel – lärare drivs till vansinne
Publicerat: 18 september 2012 kl 11:36, Pedagogiska magasinet (Lärarförbundets tidning)
Digitala system införs för att hjälpa lärare att dokumentera, bedöma och kommunicera. Men verkligheten blir
ofta en annan. Lärare kämpar med trassliga system som stjäl värdefull tid och kritiken tycks inte nå fram.
Tre kollegor en eftermiddag i lärarrummet på Norra Ängby skola i Stockholm. Orden forsar fram. Stopp,
bönfaller jag, vänta, jag hinner inte, måste få anteckna! Någon hejdar sig, drar efter andan, börjar sedan om
lika fort. En annan väger orden noga, resonerar för och emot, förtydligar. Viljan att förmedla den egna
situationen är påtaglig, snudd på akut, och känslan som genomsyrar beskrivningarna är frustration.
Ämnet som engagerar så är Skolwebben, det vill säga Stockholms stads digitala system för dokumentation
och kommunikation. Lärare loggar in på Skolwebben för att registrera frånvaro, publicera information till
föräldrar och fylla i skriftliga omdömen för alla elever.
Men systemet har hittills fungerat dåligt. Läraren Amy Lindau beskriver svårigheterna med att kommunicera
med föräldrar via Skolwebben. Hon har lagt ner timmar på att publicera material som sedan försvinner eller
så hoppar texter runt när hon ska byta en bild. Att lägga upp en länk är också trassligt.
– Jag tycker att det är roligt att lägga in bilder och texter. Men Skolwebben är krånglig och jag förstår att
lärare ger upp. Jag har ruskat på huvudet och tänkt att det här är helt vansinnigt.
Tanken är att föräldrar ska läsa veckobrev på Skolwebben. Den idén är god i sig, men har inte fungerat i
praktiken, berättar kollegan Annika Lindmark. Med jämna mellanrum ligger Skolwebben nere vilket får till
följd att föräldrar inte loggar in,

10. För att säkerställa nyttan med it-stöd krävs även att
arbetsuppgifter, kompetens och användnings-situation beaktas.
Människa/
Medarbetare
Verktyg
Verksamhet
Process/
Arbetsuppgift
Kompetens
HELHETSSYN KRÄVS!

11. Viktiga faktorer att ta hänsyn till:
• Målgrupper för effekthemtagning
Vem/vilka ska använda resultatet?
• Användningsmiljö
Under vilka situationer/förhållanden förväntas
resultatet användas?
• Intresse och engagemang
Vad vill målgruppen åstadkomma?
(motivation, värderingar, mål, kunskap, m.m.)
Om användarna inte förstår hur
projektets resultat skall användas eller
vilka fördelar det bidrar med, vad har
då de för incitament att ändra sina
beteenden och arbetssätt?
ANALYSERA ANVÄNDNINGSSITUATIONEN

12. Effektmål
Varför satsar vi på projektet?
Målgrupper
Vilka kan realisera effektmålen?
Användningsmål
Vad ska målgrupperna uppnå för resultat?
Åtgärder och verktyg
Vilka funktioner ska utvecklas?
Vilka tjänster ska erbjudas?
Vilka aktiviteter ska genomföras? Källa: I. Ottersten, M. Balic, 2010
SIKTA PÅ EFFEKT OCH DRIV PROJEKTET MED FOKUS PÅ
ANVÄNDNINGSMÅLEN

13. Parkeringsautomat
9 av 10 användare ska kunna betala
parkeringsavgiften inom 1 minut.
9 av 10 användare ska uppleva att det gick
smidigt att använda automaten för att utföra
betalningen.
Icke-funktionella krav
STÄLLA KRAV PÅ ANVÄNDNINGSMÅL

14. “You can use an eraser on the drafting table or a sledge hammer
on the construction site”
Frank Lloyd Wright
Kravanalys Utveckling/Genomförande Leverans
Förändringsmöjligheter Förändringskostnader
Källa: Bias & Mayhew, 1994
DEFINIERA FÖRST VÄGEN TILL EFFEKTMÅL, DÄREFTER VÄLJ
LÄMPLIGA VERKTYG/ÅTGÄRDER

15. Fråga inte vad användarna vill ha!
• Analysera behoven hos de målgrupperna som kan förverkliga effektmålen
• Ta fram ett resultat för att testa i riktig användningssituation
• Utvärdera testerna, justera resultatet och iterera på nytt
INVOLVERA ANVÄNDARNA I PROJEKTEN
Testa i riktiga användningssituationer!

16. Exempel från projektet Lättöppnade förpackningar
Testgrupp: Personer med nedsatt handfunktion
1. Hur var det att öppna förpackningen första gången?
2. Hur var det att ta första dosen?
3. Hur var det att stänga förpackningen?
4. Hur var det att öppna andra gången?
5. Hur var det att ta sista dosen?
6. Vad är ditt totala omdöme?
Fokus på användning,
ej på funktioner!
Extremt lättExtremt svårt
MÄTA, FÖLJA UPP, TESTA OCH FÖRBÄTTRA

17. Testmetod: Scenariobaserad utvärdering, 20 användare
Exempel på problem som identifierades:
• Dålig och otydlig sökfunktion
Tog tid innan sökfunktionen hittades. Oklart vad man söker i. Otydlig presentation av sökresultatet.
Avsaknad av funktioner. För få antal tecken i inmatningsfältet.
• Texternas kvalitet
Ej avskanningsbara texter, svåra ord och förkortningar.
• Otydlig navigering
Dåligt utformade länkar (”Läs mer…”). Oklart var man befinner sig på sajten. Besökta länkar
indikeras ej. Vissa länkar leder ”ut” från webbplatsen utan att detta angetts.
• Ej tillgängliga sidor
Bilder saknar alt-text. Låst teckenstorlek. Felaktigt gjorda tabeller. Saknar alternativ till multimediala
element.
• Prestandaproblem
Lång väntetid för nedladdning av vissa sidor.
EXEMPEL: EN MYNDIGHETS WEBBPLATS

18. Definiera effektmål
Projektets resultat
Idé
Konkretisera idé
Stäm av mot…
Vilka kan realisera
effektmålen?
Hur ska de
lyckas?
Gick det
bra?
Får vi rätt effekt?
Ständiga förbättringar
Affärsidé
Verksamhetsplan
Analys av behov
hos målgrupper för
effekthemtagning
Utvärdera
AGIL UTVECKLING MED ANVÄNDARCENTRERADE METODER

19. • Förändringsledare – med ansvar för värdehemtagning
N. Lindell
• Lean Software Development
M. & T. Poppendieck
• Effektstyrning av IT
I. Ottersten, M. Balic
• Användarcentrerad systemdesign
J. Gulliksen och B. Göransson
• The design of everyday things
D. Norman
• ISO 9241-11
Ergonomics of human-computer interaction
LÄSTIPS OCH REFERENSER

20. VAD HÄNDER NU?
 Utvärdering + presentationen till dig efter seminariet!
 Vill du ha Frontits nyhetsbrev och information om kommande seminarier?
– Anmäl dig på hemsidan – www.frontit.se
– Följ oss på sociala medier!
www.frontit.se

21. www.frontit.se
TACK!