En esta presentación compartire algunas herramientas para la facilitación de reuniones remotas para utilizar en equipos agiles tales como los eventos de Scrum, sesiones de coaching, entrenamientos, planificaciones conjuntas entre otras, con el objetivo que los participantes pueden utilizar las recomendaciones en su dia a dia.

1. Herramientas Para Facilitar
Sesiones Remotas
GiovannyCifuentes
TRABAJO REMOTO
@igacifuentes
/igacifuentes
giovannycifuentes.com

2. 2 igacifuentes
El trabajar exitosamente en remoto
es una habilidad, como programar,
diseñar o escribir...
Y toma tiempo y compromiso
cultivarla
Alex Turnbull
Ceo Of Groove

3. Herramientas
“Ninguna tecnologia nos hace comunicar,
colaborar, crear, compartir, innovar, etc.”
La tecnología puede facilitar y
mejorar todas estas acciones.
Sin embargo la voluntad de las
personas es lo único que impulsa la
acción.
Formanchuk

4. 4 igacifuentes
Boards Digitales
Crea, colabora y centraliza la
comunicación para los equipos de
trabajo.
Son espacio de trabajo digital para la
colaboración visual.
MIRO
Source : https://miro.com
https://www.mural.co/
MURAL

5. 5 igacifuentes
Temporizadores
Mantiene el ritmo y el enfoque durante
su los tiempos de la agenda de las
sesiones.
Online stopwatch
Source : https://www.online-stopwatch.com
https://www.agilepokerclock.com/
Agile póker clock

6. 6 igacifuentes
Recolección de
información en
tiempo real
Interactúa con tu audiencia mediante la
recolección de información en tiempo
real
MENTIMETER
Source : https://www.mentimeter.com
https://kahoot.com
KAHOOT

7. 7 igacifuentes
Toma de
decisiones
Estableciendo los criterios sobre las
opciones y mostrarlos visualmente para
llegar a un concenso
JIRA
Source: https://www.atlassian.com/software/jira
https://www.planningpoker.com/
Planning poker

8. 8 igacifuentes
Repositorios de
Información
Lugar seguro para almacenar todos los
archivos y te permite tenerlos al
alcance de la mano en cualquier
momento por cada una de las personas
y trabajarlos de fomra colaborativa
One Drive
Google Drive

9. 9 igacifuentes
Comunicación
asincrónica
Herramienta centro de colaboración, los
miembros del equipo envían mensajes,
historial de búsqueda y organiza la
información
Teams
Slack
Source: https://www.atlassian.com/software/jira
https://slack.com

10. 10 igacifuentesSource : https://online-collaboration-tools.zeef.com/robin.good

11. Ice Breakers
“Actividades para energizar a las personas antes
de una sesion”
Los rompehielos virtuales son una
excelente manera de conocer a las
personas de su equipo.
¡Son preguntas rápidas y divertidas,
destinadas a aligerar el estado de
ánimo, iniciar una conversación y
hacer que todos hablen y participen
desde el primer momento!
collaborationsuperpowers.com

12. 12 igacifuentes
Ambientación
Luego de experimentar las emociones
se dan paso a los sentimientos y a las
conductas.
Se recomienda reproducir música antes
de iniciar una sesión
• Crea un ambiente ameno para los
participantes.
• El resultado de la música en los
organismos: una sonrisa, una carcajada
o una lágrima.
• La memoria tiene un fuerte componente
emotivo, y la música es una fuente
perfecta para evocar imágenes,
palabras y escenas del pasado.
• Buscar el ritmo, melodía y armonía que
se adapte al contexto.
¿Por que usarlos?
Source : https://puntoedu.pucp.edu.pe/opinion/por-que-una-cancion-es-alegre-o-triste/

13. 13 igacifuentes
Ice Breakers
Aunque los rompehielos virtuales
pueden ser muy divertidos, no son
apropiados para cada reunión.
Es importante que primero identifique a
su audiencia.
Se recomienda Activar las Camaras
durante las dinámica
• Crean una oportunidad para que todos
hablen al comienzo de la reunión, lo
que según la ciencia, aumenta
enormemente las posibilidades de que
vuelvan a hablar durante la reunión.
• Te dan una idea de las personalidades
o estados de ánimo de tus
compañeros de equipo.
• Con el tiempo, los rompehielos pueden
ayudarlo a conocer a las personas y
agregar una capa de diversión que
ayuda al equipo a unirse de una
manera muy singular.
¿Por que usarlos?
Source : https://www.collaborationsuperpowers.com/44-icebreakers-for-virtual-teams/

14. 14 igacifuentes
1.Check IN y
Check Out
Actividades para que conocer
cualquier cosa que indique cómo
podría sentirse alguien.
• ¿Cómo te haz sentido trabajando desde casa?
• ¿Cuál es el estado de animo para la sesión?
• ¿Cuáles son los desafíos que se están presentando?
• ¿Qué te llevas de la sesión?
• ¿Cómo te pareció la sesión?
Pregunta
s
Presentar resultados

15. 15 igacifuentes
2.Preguntas y
Respuetas
Si se está buscando una forma
divertida de comenzar una reunión,
pruebe realizando una los
siguientes preguntas
• ¿Cuál fue lugar donde viajo que mas lo impacto?
• ¿Cuál fue su primer trabajo?
• ¿Cuál es tu película favorita y por qué?
• Si tuviera que renunciar a su comida favorita, ¿cuál
sería la más difícil de abandonar?
• ¿Cuál es un alimento que nunca querrás volver a
probar?
• Si ganara un boleto de lotería y tuviera un millón de
dólares, ¿qué haría con él?
• Se te ha dado acceso a una máquina del tiempo. ¿A
dónde y cuándo viajarías?
• Si pudieras ser un superhéroe y tener superpoderes,
¿cuál te gustaría tener y por qué?
• Si pudieras transportarte a cualquier lugar al instante,
¿a dónde irías y por qué?
• ¿Cuál es un elemento que realmente debería tirar, pero
que probablemente nunca lo hagas?
Preguntas
Source : https://www.icebreakers.ws/small-group/good-icebreaker-questions.html
https://www.collaborationsuperpowers.com/44-icebreakers-for-virtual-teams/

16. 16 igacifuentes
3.Interacciones
Ayuda a romper las barreras entre
los participantes de la sesión, crea
un entorno de confianza y permite
conectar entre las personas
DOS VERDADES Y UNA MENTIRA
• Pídale a cada participante que escriba tres
declaraciones sobre sí mismo. Use una nota adhesiva
por declaración. Asegúrese de que uno de ellos sea
una mentira y los otros dos sean ciertos.
• Cada miembro puede votar qué afirmación cree que es
la mentira colocando sus puntos de colores al lado de
la mentira.
• Una vez que todos hayan votado, revele la respuesta
correcta y brinde a los miembros del equipo la opción
de hacer preguntas de seguimiento sobre cualquier
declaración loca.
Actividades
Source : https://conceptboard.com/blog/icebreakers-in-virtual-
teams/

17. 17 igacifuentes
3.Interacciones
Ayuda a romper las barreras entre
los participantes de la sesión, crea
un entorno de confianza y permite
conectar entre las personas
TOMA UNA FOTO DE….
• Elija una de las categorías enumeradas en la pizarra:
su habitación / lugar de trabajo; algo en tu escritorio;
tus calcetines o zapatos; o una vista fuera de su
ventana; y luego borra los otros.
• Pida a los participantes que tomen una foto y la
agreguen a la pizarra para compartir.
• Asegúrese de darles a todos el tiempo suficiente para
tomar una foto antes de tener que compartirla con el
grupo.
• Juegue pidiéndoles a los demás que adivinen dónde
está o simplemente analice por qué eligió esa imagen.
• Puede hacer de este un rompehielos regular antes de
sus reuniones semanales eligiendo un nuevo tema
cada semana.
Actividades
Source : https://conceptboard.com/blog/icebreakers-in-virtual-
teams/

18. 18 igacifuentes
3.Interacciones
Ayuda a romper las barreras entre
los participantes de la sesión, crea
un entorno de confianza y permite
conectar entre las personas
ACERTIJOS VISUALES
• Utilicar acertijos para que los participantes traten de
descrubrir la respuesta.
Actividades
Source : https://www.cocolisto.com/acertijos-visuales/

19. Facilitacion de
Eventos Remotos
“Ajusta tus eventos ágiles
al nuevo contexto”
Establecer formas de trabajo
definidas proporciona
transparencia y orientación a los
equipos, asegurando que todos,
independientemente de su rol y
ubicación, estén
alineados a nuevos procesos y
mecanismos para trabajar juntos de
forma remota.
ThoughtWorks

20. 20 igacifuentes
Agendar Sesión
Garantizar que el equipo alcance
los objetivos / maximizar la
participación de las partes
interesadas adecuadas / optimizar
la colaboración
Establecer
objetivos
Comunicar objetivos explícitos para mantener
a las personas enfocados.
¿Cual es el resultado de la sesión ?
Invitación
Participantes
Grupos de 10-25 personas trabajan mejor. Las
actividades prácticas son difíciles con grupos
más grandes.
Incluya una combinación de roles para
diversas perspectivas.
Determinar
cómo
Colaborar
Haga estrategias para la situación remota de
su equipo. Es probable que necesite una
combinación de herramientas que
debe configurar y probar de antemano.
Establecer
fecha, hora,
Duración
Las sesiones de 1 a 2 horas funcionan mejor.
Programe segmentos múltiples si es
necesario, realice descansos para cada hora
de actividad
Calendario Programe la videollamada y asegúrese de que
los participantes remotos se unan desde un
lugar tranquilo.
Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators
FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL

21. 21 igacifuentes
Definir Dinámica
Fomentar la creatividad en el grupo
/ Crear un flujo fluido / Maximizar el
compromiso durante la sesión
Seleccione
actividades
Elija actividades para involucrar al grupo y
alcanzar sus objetivos. Ice breakers,
interacción y toma de decisiones
Personalizar,
Modificar
métodos
No todos los ejercicios funcionarán bien en
una configuración remota. Adaptar pasos para
trabajar
con las herramientas que tendrás en un
contexto remoto.
Tiempo de
Actividades
Establezca límites de tiempo para mantener la
atención enfocada. Divida las actividades en
pasos cortos. Visualice el tiempo para cada
actividad.
Mantener el
foco
Mantenga la acción en marcha. Aproveche la
multitarea y requiera que los participantes
usen diferentes canales, por ejemplo, cambiar
de chat a video a un documento y viceversa.
Preparar
Artefactos
Planifique los espacios para trabajar en las
herramientas, numere pasos claramente para
orientación.
Ensayar
Ejercicios
Realice cada paso usted mismo o con un co
facilitador para identificar posibles problemas,
por ejemplo, el tiempo necesario por ejercicio,
etc.Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators
FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL

22. 22 igacifuentes
Aumentar la probabilidad de
participación / reducir el riesgo de
desviarse / maximizar el tiempo de
colaboración juntos
Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators
FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL
Herramienta
Central
Establezca un lugar central en línea para
presentar el propósito de la taller y resumen de
los resultados. Esto sirve como base de
operaciones para el equipo.
Compartir
invitación
herramientas
Invite a los participantes y envíe recordatorios.
Sea claro sobre lo que se espera de ellos.
contorno
detalles del equipo, herramientas y tareas.
Introducir
herramientas
Las sesiones remotas se ralentizan si solo una
persona no puede usar las herramientas de
manera efectiva. Asegurar todos tienen acceso
e incluyen enlaces y guías para aprender por
adelantado.
Definir Dinámica

23. 23 igacifuentes
Durante la Sesión
Maximizar la efectividad de cada
actividad / Aumentar la
participación del equipo / Asegurar
que se cumplan los objetivos
Bienvenida
Únase temprano y salude a las personas
cuando vengan. Evaluar su configuración y
hacer ajustes,
por ejemplo, informar a alguien sobre el ruido
de fondo o solucionar problemas de acceso.
Presentarse
(Si no se
conocen)
Si no lo ha hecho, asegúrese de que todos
sean presentados. (Ver método "Yo en
Imágenes "). Pídales que compartan detalles
personales para una mejor formación de
equipos.
Explicar la
dinámica de la
sesión
Repase las herramientas y haga que todos
usen cada aplicación brevemente para
verificar que puedan colaborar.
Distribuya direcciones de correo electrónico y
manejadores de chat para conectar el grupo.
Energizar a los
participantes
Realice un ejercicio de calentamiento con los
participantes
Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators
FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL

24. 24 igacifuentes
Durante la Sesión
Maximizar la efectividad de cada
actividad / Aumentar la
participación del equipo / Asegurar
que se cumplan los objetivos
Visualizar
Información
Mostrar los artefactos o herramientas a utilizar
para que todos los participantes tengan un
entendimiento compartido de lo que se esta
conversando
Decidir juntos Obtenga el consenso del equipo utilizando el
chat para una votación rápida. O, configure
una encuesta por adelantado o use
Una herramienta para hacer votaciones.
Documentar
qué
Sucedió
Capture contenido en documentos
compartidos y en pizarras digitales a medida
que se crea.
Designe escribas para asegurarse de que todo
esté documentado.
Crear una
acción
Plan
Asigne responsables a los elementos
acordados en la sesión. Configurar un
repositorio de gestión para garantizar el
seguimiento.
Enviar una
Resumen
Enviar los artefactos de la sesión a los
participantes con los resultados clave y los
comentarios del grupo.
Solicitar
Feedback
Pedir feedback a los participantes para buscar
acciones de mejora en las sesiones
Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators
FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL

25. 25 igacifuentes
Reuniones Informales
Las charlas informales en la oficina
son cruciales para la integración
del equipo, la revisión de ideas y la
serendipia (ideas valiosas que
surgen por casualidad). Es
necesario continuar con esas
pausas de trabajo para fortalecer la
cercanía con el equipo
• Algunos equipos inician el día así, otros lo hacen
durante el almuerzo o al final del día.
• Otros reservan espacios de 15 minutos durante el día.
Y algunos otros, lo hacen espontáneamente.
• Lo que resulte para cada uno dependerá de su
dinámica de trabajo.
Antes de
Durante
• Dar a cada miembro del equipo que se reunirá el
tiempo para preparar una bebida o un snack.
• Cámaras encendidas para mejorar la interacción.
• Como en cualquier charla informal, no hay agenda ni
orden establecido.
• Alejarnos de la mesa de trabajo y conectarnos con un
dispositivo móvil nos permitirá libertad de movimiento y
permitirá crear el ambiente informal.
• Para no perder la percepción del tiempo es bueno usar
una alarma o temporizador.

26. 26 igacifuentes
Dificultades
La facilitación remota viene con
una multitud de variables y
desafíos.
Dificultad
La gente esta
aburrida
Deja de hablar, haz una pregunta.
¿Qué les impide participar?
¿Son estos los participantes adecuados?
La gente está
distraída
La multitarea sucede.
¿Es momentáneo o crónico?
¿Se puede aprovechar? Pídales que busquen
algo para el grupo.
¿La gente necesita un breve descanso?
El tiempo no
funciona
Running overtime is very common.
Can you safely omit an activity?
Can you reduce the number of share outs?
Can you break the agenda into two sessions?
La tecnología no
funciona
Averigüe cuántos están afectados.
¿Alguien puede hacerse cargo de la solución de
problemas?
¿Puedes cambiar el orden del día?
¿Puedes pasar a la discusión y tomar notas?
Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators
FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL

27. 27 igacifuentes
Dificultades
La facilitación remota viene con
una multitud de variables y
desafíos.
Dificultad
Confundido por
la dinámica
¿Cuántos están confundidos?
¿Alguien puede ayudar a entrenar a un grupo
pequeño?
¿Necesitas comenzar de nuevo con todos?
¿Puedes simplificar la tarea de completar?
No llegan a
tiempo
¿Fue inevitable?
¿Debería comenzar la sesión más tarde?
¿Pueden contribuir por adelantado o
asincrónicamente?
Ruido ¿Qué tipo de problema de audio es?
Diagnosticar un eco de inmediato.
Silenciar a los participantes de manera
predeterminada o manual.
Vuelva a llamar, a veces eso soluciona el
problema.
Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators
FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL

28. Mindset Digital
“Trabajar con equipos distribuidos no es sólo un
cambio de ambiente y herramientas, es cambio
de cultura y habitos.
Para identificar y dar una respuesta
efectiva a las oportunidades y retos
digitales, es crucial desarrollar una
mentalidad verdaderamente digital.
iese.edu

29. 29 igacifuentes
Prácticas
sociales
Los equipos pueden ser altamente
productivos trabajando de forma
remota, pero para lograrlo deben
generar confianza
y establecer "normas sociales" que les
permitan actuar
• Sé empático: reconocer ese cambio y sea
paciente mientras todos se adaptan a la
nueva "normalidad”. Muchos estarán en
situaciones desafiantes (niños en el fondo,
tranquilidad o privacidad limitada,
aislamiento social).
• La conectividad es crítica: Resaltar la
importancia de estar enfocados en las
reuniones estando PRESENTES
• Construir confianza requiere
compromiso: Asegúrese de que los
miembros del equipo tengan tiempo para
interactuar socialmente (a través de video)
ya que esto creará una conexión humana y
aumentará la confianza y la productividad.
Source : The Remote WorkPlaybook ThoughtWorks

30. 30 igacifuentes
Apoya a tu gente
Para que el trabajo remoto sea
sostenible, es crítico que
consideremos la experiencia del
empleado; ser deliberado sobre
cómo nos comprometemos, motivar
y apoyar a nuestros empleados
Source : The Remote WorkPlaybook ThoughtWorks
Ítem Descripción
Inducción Tenga materiales de capacitación / aprendizaje
y enlaces listos para cerrar brechas de habilidades
o pila de tecnología conocimiento para
incorporación de nuevos miembros del equipo
Feedback Establecer un marco de 1: 1 con el equipo
Miembros, confirme si los miembros del equipo se
siente bien en como trabajan ya que es un
diferente forma de trabajar y no todos hacen la
transición fácilmente
Bienestar Comparta información relacionada con el brote de
virus con el equipo más amplio, incluyendo estado,
acciones y actualizaciones de políticas.
Social El equipo ha reservado un tiempo regular para
juegos virtuales , deportes remotos o hacer algo
social juntos
Esto puede ser un período corto.
(10-15 min) diariamente o un período más largo (1
hora) semanalmente.

31. 31 igacifuentes
¿PREGUNTAS ?
Contact Info
Telefono: +57 311 565 4368
Email: me@giovannycifuentes.com
Web: www.giovannycifuentes.com
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32. 32 igacifuentes
GRACIAS POR ESCUCHARME