Fed -manuel centre-draft 1

Ministère à la Condition Féminine et aux Droits des Femmes
MCFDF
Centre de Documentation sur la Question de Genre
Manuel organisationnel et opérationnel
DRAFT 1
Juillet 2017

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TABLE DES MATIERES
Introduction Page 3
Liste des abréviations et des sigles – Glossaire Page 4
Chapitre I. Cadre légal, Mission et Buts Page 5
Chapitre II. Structure, Sous-structures et Liaisons fonctionnelles Page 5
Chapitre III. Composition, Gestion du personnel, Description des tâches
et Liaisons hiérarchiques Page 6
Chapitre IV. Inventaire, Acquisition et Gestion de stocks Page 11
Chapitre V. Classement et Déclassement, Gestion de Cardex et «Bulletinage» Page 13
Chapitre VI. Entretien, Sécurisation et Conditionnement de l’espace Page 15
Chapitre VII. Gestion, entretien des matériels et équipements Page 17
Chapitre VIII. Services aux usagers-usagères et leur mode de fonctionnement,
Infractions et sanctions Page 18
Chapitre IX. Gestion des Ressources financières et leur utilisation Page 22
Chapitre X. Partenariat et/ou Jumelage institutionnel Page 23
Chapitre XI. Dispositions finales Page 24
Annexe. Organigramme du CDQG Page 25

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Introduction
La question de genre depuis plus de deux décennies, occupe une place importante dans les
politiques nationales quoique de manière mitigée notamment avec la mise en place du
Ministère à la Condition Féminine et aux Droits des Femmes en novembre 1994, l’application
des différentes conventions internationales et régionales relatives aux droits des femmes et à
l’égalité des sexes, la production sous le leadership du MCFDF des Rapports d’application de la
Convention des Nations Unies pour l’Elimination de toutes les formes de Discrimination à
l’égard es Femmes (CEDEF-2006- 2010), l’élaboration et l’adoption par le MCFDF des Plans
Nationaux de l’Egalité des Sexes, la synergie d’actions entre le MCFDF et les organisations de
femmes pour lutter contre la Violence Basée sur le Genre (Gender-Based Violence), la
mobilisation des mouvements féministes et organisations de femmes pour la participation
politique et électorale des femmes aboutissant à la reconnaissance du Quota de 30% des
femmes à tous les niveaux de la vie nationale par la Constitution du 29 Mars 1987 Amendée de
12 Janvier 2012 en son article 17.1.
La question de genre n’est pas un phénomène sociétal isolé et passager, mais une construction
sociale liée dans le temps et l’espace aux facteurs historiques, culturels et sociaux de rapports
sociaux de sexe. C’est dans ce sens, qu’elle doit être appropriée par tous les acteurs de la
société et prise en compte par l’Etat haïtien dans toutes ses politiques nationales et
programmes gouvernementaux en termes de politiques publiques sectorielles de genre.
Cependant, pour que cette prise en compte soit effective et ait les impacts souhaités pour
pouvoir réduire les inégalités et la violence de genre, les données sexo-spécifiques doivent être
régulièrement collectées, actualisées et mise à contribution des acteurs sociaux et des
politiques sous forme de base données à travers une documentation organisée, centralisée,
sécurisée et durable. C’est dans cette perspective que le MCFD dans sa loi organique a prévu en
son article 34 un Service de Documentation et de Gestion des données et qui a été mise en
place depuis 1997 et évoluant sous la Direction de la Prise en Compte de l’Analyse selon le
Genre (DPAG). Ce service a évolué selon les besoins pour devenir Centre de Documentation sur
la Question de Genre (CDQG)
Aussi, ce Manuel organisationnel et opérationnel du Centre de Documentation sur la Question
de Genre avec le support de l’USAID à travers le « Projet KONBAT VYOLANS »est-il élaboré en
conformité avec l’article 34 de la loi organique du MCFDF. Il a pour principal but d’organiser et
réguler le fonctionnement dudit centre en vue de mieux organiser la documentation disponible
et de la rendre accessible aux besoins du Ministère, des autres Ministères, des institutions
privées et organisations de la société civile, des usagers et des usagères comme les étudiants-
étudiantes et les chercheurs-chercheuses?

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Liste des abréviations et des sigles - Glossaire
Abréviations et sigles
CDQG : Cendre de Documentation sur la Question de Genre
CIEL : Catalogue Informatisé en Ligne
DPAG : Direction de la Prise en Compte de l’Analyse selon le Genre
MCFDF : Ministère à la Condition Féminine et aux Droits des Femmes
SIGB : Système Intégré de Gestion de Bibliothèque
Glossaire
Acquisition : Ensemble des méthodes et moyens orientant l’acquisition de documents quel que
soit leur support, pour un accroissement et une mise à jour de bibliothèque ou d’un centre de
documentation d’un organisme ou d’une institution, en tenant compte de l’existant, des
intérêts et des besoins des usagers et usagères
« Bulletinage » : Opération dans une bibliothèque ou un centre de documentation qui
consiste à pointer chaque périodique de son arrivée. Dans les bibliothèques non informatisées,
le bulletinage se fait sur une fiche cartonnée par titre. L'ensemble des fiches constitue le
Cardex.
Cardex : Sorte de meuble de classement, qui est un classeur horizontal.
Inventaire : Méthode permettant d’identifier et de dresser une liste exhaustive et qualitative
des documents, des mobiliers, équipements et matériels possédés par l’établissement ou le
centre. Il désigne également désigne un type d’instrument de recherche décrivant chacune des
pièces qui constituent un article, par exemple chacune des feuilles se trouvant dans une liasse
ou un dossier. L'autre type d'instrument de recherche en usage dans les archives, le répertoire,
décrit l'ensemble du contenu d'un article.
Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB): Logiciel destiné à la gestion informatique
des différentes activités nécessaire au fonctionnement d’une bibliothèque ou d’un centre de
documentation (gestion des collections et des usagers-usagères, de la circulation des
documents, des acquisitions, édition de rapports statistiques).
Un SIGB repose en général sur une base de données relationnelle, un logiciel pour interagir
avec cette base de données, une interface graphique destinée aux professionnels, et une
destinée au public.

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CHAPITRE I
Cadre légal, Mission et Buts
Article 1er
.-
Conformément à l’article 34 de la loi organique du MCFDF, il a été établi par décision
administrative le Cendre de Documentation sur la Question de Genre (CDQG).
Article 2.-
Le Centre de Documentation sur la Question de Genre (CDQG) selon l’esprit de l’article 34 en
son point 4 de la loi organique du MCFDF, a pour mission de « constituer une bibliothèque de
documentation pouvant servir comme base de données fiables, accessibles, de référence
centrale et de consultation sur la question de genre au profit du Ministère et des autres
Ministères, des usagers et usagères externes.
Article 3.-
Conformément à sa mission fixée à l’article 2 du présent manuel, le CDQG poursuit deux
principaux:
- Collecter, archiver et sécuriser toute la documentation produite sous quelle forme que ce
soit sur la question de genre au niveau international, national, régional et subrégional ;
- Mettre à disposition, à contribution et à profit des acteurs étatiques et non étatiques toute
la documentation sur la question de genre leur permettant de définir, d’élaborer et de
mettre en œuvre leurs politiques et leurs actions dans le secteur au regard des législations
internationale, régionale, subrégionale et nationale relatives aux droits des femmes et des
filles, à l’égalité entre les sexes et à l’équité de genre.
CHAPITRE II
Structure, Sous-structures et Liaisons fonctionnelles
Article 4.-
Conformément à l’article 34 de la loi organique du MCFDF, le CDQG est un Service rattaché à la
Direction de la Prise en Compte de l’Analyse selon le Genre (DPAG).
Article 5.-
En vue de répondre à sa mission et ses deux principaux buts, le CDQG est doté de trois (3)
principales sous-structures ou Sections :
a) Section d’Archivage et de Services aux Usagers-Usagères
b) Section de Commande, de Gestion de stock et d’Entretien des Documents

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c) Section de Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de
Sécurisation de l’Espace.
D’autres sections pourraient être définies et mises en place en fonction des besoins en
développement structurel et programmatique du centre.
Article 6.-
Le CDQG est en liaison hiérarchique fonctionnelle directe avec la DPAG de qui il reçoit des
orientations, des directives et des instructions en matière de politique de documentation
définie par le Ministère sur la question de genre, soumet des réquisitions, des rapports
réguliers et circonstanciés.
Le CDQG établit des liens fonctionnels avec les autres structures du Ministère tant du Bureau
Central que des Services déconcentrés dans le cadre de sa mission et ses buts principaux, mais
ne reçoit aucune instruction de ces dernières.
Article 7.-
Toute décision ou toute activité qui peut avoir une incidence administrative et programmatique
quelconque en termes de services aux usagers et usagères, le CDQG doit consulter la DPAG.
CHAPITRE III
Composition, Gestion du personnel, Description des tâches et
Liaisons hiérarchiques
Section 1: Composition
Article 8.-
Le CDQG est composé comme suit :
- Un personnel administratif et technique
- Un personnel de soutien
A. Du personnel administratif et technique. Il comprend :
a) Un Chef ou une Cheffe de Service
b) Un Technicien ou une Technicienne en Archivage et Gestion des Services aux
Usagers-Usagères
c) Un Technicien ou une Technicienne en Commande, en Gestion de stock et en
Entretien de la Documentation
d) Un ou une Technicienne en Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures,
d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace.
e) D’Archivistes et Relationnistes en Documentation et Relations publiques

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f) Des Programmateurs et Programmatrices, des Gestionnaires de Réseaux et
d’Equipements Informatiques.
B. Du personnel de soutien. Il comprend :
g) Des Ménagers et/ou Ménagères
h) Des Messagers et/ou Messagères
i) Des Chauffeurs et/ou Chauffeuses
D’autres types de personnel pourraient être définis, d’autres membres du personnel pourraient
être déterminés et/ou augmentés en fonction des besoins en ressources humaines du centre.
Section 2 : Gestion du personnel, Description des tâches et Liaisons hiérarchiques
Article 9.-
Le personnel administratif et technique du CDQG est géré selon la loi sur la fonction publique,
le Manuel organisationnel et Fonctionnel du Ministère, le présent manuel du centre.
Article 10.-
Outre les tâches définies au regard de la loi sur la fonction publique et selon le Manuel
Organisationnel et Fonctionnel du Ministère, les membres du personnel administratif et
technique sont astreints à des tâches leur permettant de répondre à la mission, aux deux
principaux buts et aux activités du CDQG.
Article 10.1.-
Du Chef ou de la Cheffe de service. Il/elle a pour tâches:
- De s’assurer du fonctionnement régulier du service en l’occurrence du centre;
- De superviser le personnel du centre;
- De veiller à l’utilisation rationnelle et équitable des biens du centre en termes de
documentation, d’espace physique, de matériels, d’équipements et de fournitures;
- D’assurer du suivi de toutes les réquisitions faites au profit du bon fonctionnement et de la
réalisation de ses activités;
- De préparer de concert avec le personnel technique les Rapports réguliers et
circonstanciés;
- D’évaluer de concert avec le personnel technique les besoins du centre;
- D’évaluer le personnel du centre;
- De représenter le centre sur demande de la Direction de Programmation et d’Analyse selon
le Genre ;
- D’évaluer les besoins du personnel en matière de formation continue et d’en assurer le
suivi ;
- De soumettre des rapports réguliers et circonstanciés à la Direction de Programme et
d’Analyse selon le Genre

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- D’exécuter toute autre tâche dans le cadre de fonctionnement et des politiques du
Ministère dans la matière, de la mission, des buts et des activités du Centre.
Article 10.2.-
Du Technicien ou de la Technicienne en Archivage et Gestion des Services aux Usagers-Usagères.
Il/elle est responsable de la Section d’Archivage et de Gestion des Services aux Usagers-
Usagères et a pour tâches:
- De s’assurer du bon maintien du système d’archivage et de sa mise à jour;
- De veiller à la qualité et au maintien des Services aux Usagers-Usagères
- D’encadrer et de superviser le travail des archivistes, des relationnistes, des
programmateurs /programmatrices et toute autre personne sous sa supervision ;
- D’évaluer les besoins de la section ;
- De soumettre des rapports réguliers et circonstanciés au Chef ou à la Cheffe de Service ;
Article 10.3.-
Du Technicien ou de la Technicienne en Commande, en Gestion de stock et en Entretien de la
Documentation. Il/elle est responsable de la Section de Commande, de Gestion de stock et
d’Entretien de la Documentation et a pour tâches:
- De s’assurer de l’alimentation et de la mise à jour de la documentation du centre dans
toutes ses composantes et formes ;
- De s’assurer de la tenue en état des documents et d’en proposer les améliorations et les
mises à jour en temps opportun ;
- De s’assurer de la mise à jour des outils de gestion du système de commande, de gestion et
d’entretien de stock ;
- D’encadrer et de superviser le travail des personnes ressources sous sa supervision ;
- D’évaluer les besoins de la section ;
- De soumettre des rapports réguliers et circonstanciés au Chef ou à la Cheffe de Service ;
Article 10.4.-
Du Technicien ou de la Technicienne en Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures,
d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace est responsable de la Section Gestion de Matériels,
d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, il/elle a pour tâches:
- De s’assurer de la Gestion des Matériels, des Equipements et Fournitures du centre ;
- De s’assurer du maintien en état et de la sécurisation de l’espace affecté au centre ;
- D’évaluer les besoins et d’en faire les réquisitions en temps opportun ;

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- De proposer et de conduire des séances de simulation relative à la sécurité notamment le
déclassement des ouvrages hors séries, le déplacement des œuvres d’arts, les alertes à
l’incendie de toutes sortes, au tremblement de terre et autres catastrophes naturelles,
l’évacuation du personnel et des usagers/usagères ;
- De s’assurer du déplacement et de la mise en lieu sûre des ouvrages d’importance
stratégique et hors séries, d’œuvres d’arts en cas de guerre ou de tout conflit armé
pouvant conduire à des actes de vandalisme du centre par les belligérants;
- D’encadrer et de superviser le travail des personnes ressources sous sa supervision;
- D’évaluer les besoins de la section;
- De Soumettre des rapports réguliers et circonstanciés au Chef ou à la Cheffe de Service ;
Article 10.5.-
Des Archivistes et Relationnistes. Ils/elles travaillent sous la supervision du Technicien ou de la
Technicienne en Archivage et Gestion des Services aux Usagers-Usagères. Ils/elles ont tâches :
- De déclasser et classer les documents ;
- Maintenir à jour le système d’archivage de la documentation notamment la numérotation,
le « cardex » ou « bulletinage » et la base de données informatisées ;
- De s’assurer de l’état des casiers et des ouvrages en rapportant les observations faites
pour suivi ;
- D’accueillir et d’orienter les usagers et usagères ;
- De fournir usagers et usagères les informations nécessaires sur le fonctionnement du
centre ;
- De veiller à la bonne utilisation des documents par les usagers et usagères,
- De mettre en garde tout usager et toute usagère tendant à vandaliser un ouvrage soit en
arrachant une ou plusieurs pages, soit en le camouflant pour l’emporter ;
- De veiller à ce que les usagers et usagères ne mangent ni ne boivent dans les salles de
consultation ;
- De veiller à ce que les usagers et les usagères ne troublent pas l’ordre de l’espace ;
- De participer à l’évaluation des besoins et des services du centre ;
- De dresser des rapports journaliers sur la fréquentation du centre et en soumettre des
rapports consolidés réguliers circonstanciés à leur supérieur hiérarchique direct ;
Article 10.6.-
Des Programmateurs et Programmatrices, Gestionnaires de Réseaux et d’Equipements
Informatiques. Ils/elles travaillent sous la supervision du Technicien ou de la Technicienne en
Archivage et Gestion des Services aux Usagers-Usagères. Ils/elles ont tâches :

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- De maintenir à jour et d’entretenir le système de programmation des logiciels d’archivage
et des services en ligne du centre ;
- De constituer et de maintenir la base de données d’archivage de toute la documentation ;
- D’aider et d’encadrer sous forme de séance d’orientation technique des archivistes
relationnistes sur le système d’archivage du centre ;
- De proposer des changements ou des adaptations du système d’archivage du centre selon
le Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB) ;
- De mettre à jour et d’entretenir le système des services de consultation en ligne du centre
- De s’assurer du maintien en état des équipements informatiques et photocopies ;
- D’évaluer les besoins de mise à jour du système d’archivage, de consultation en ligne, en
équipements informatiques et photocopies ;
- pour suivi ;
- De participer à l’évaluation des besoins et des services du centre ;
- De dresser des rapports réguliers circonstanciés à leur supérieur hiérarchique direct ;
Article 11.-
Le personnel de soutien du CDQG est géré selon la loi sur la fonction publique, le Manuel
organisationnel et Fonctionnel du Ministère, le présent manuel du centre.
Article 12.-
Outre les tâches définies au regard de la loi sur la fonction publique et selon le Manuel
Organisationnel et Fonctionnel du Ministère, les membres du personnel de soutien sont
astreints à des tâches leur permettant de répondre à la mission, aux buts et aux activités du
CDQG.
Article 12.1.-
Des Ménagers et/ou Ménagères. Ils/elles travaillent sous la supervision Du Technicien ou de la
Technicienne en Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures, d’Entretien et de
Sécurisation de l’Espace. Is/elles ont pour tâches :
- De maintenir en état l’espace des usagers et des usagères ;
- D’entretenir les casiers propres ;
- De signaler à leur supérieur hiérarchique toute situation pouvant affecter l’état des
documents et de la salubrité de l’espace ;

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Article 12.2.-
Des Messagers et/ou Messagères. Ils/elles sont au service du personnel administratif et
technique. Is/elles ont pour tâches :
- D’assurer la transmission des courriers internes et externes
- D’assurer la liaison entre le centre, les Directions et les autres Services du Ministère ;
Article 12.3.-
Des Chauffeurs et/ou Chauffeuses. Ils/elles sont au service du personnel administratif et
technique. Is/elles ont pour tâches :
- D’assurer le transport du personnel, des matériels et équipements du centre ;
CHAPITRE IV
Inventaire, Acquisition et Gestion de stocks
Section 1 : Inventaire, Acquisition et Gestion de stocks de la documentation
Article 13.-
Sous la supervision de la Section de Commande, de Gestion de stock et d’Entretien des
Documents, est procédé à la fin de chaque exercice à un inventaire de la documentation en dur
et en ligne.
Article 13.1.-
L’inventaire se fait sur toutes les gammes et variétés de la documentation du centre en dur et
en ligne comprenant :
- Des ouvrages
- Des bulletins et brochures
- Des revues
- Des œuvres d’arts
- Des œuvres audio (cassettes, CD) et audio-visuelles (DVD, films à bandes magnétiques)
- Du site de la documentation en ligne

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Article 13.2.-
L’inventaire se fait dans le but :
- De déterminer par comparaison à l’exercice passé la quantité et la qualité en termes
d’état des gammes et variétés de la documentation selon le SIGB ;
- De placer des commandes pour remplacer telle ou telle documentation
manquante encore disponible sur le marché ou dans les institutions donatrices;
- De procéder à la réparation d’ouvrages ou d’œuvres d’art en détérioration ;
- De retirer des casiers les ouvrages de très mauvais état qui risquent d’affecter l’état des
autres ouvrages ;
- De faire de nouvelles acquisitions d’ouvrages dans la thématique genre ou d’autres
liées à celle-ci par achat ou par demande en don ;
- De déterminer tout autre élément relevé lors de l’inventaire ;
- D’alimenter ou d’actualiser le site de la documentation en ligne selon le SIGB.
Article 13.3.-
A la fin de l’inventaire, la Section de Commande, de Gestion de stock et d’Entretien des
Documents dresse un Rapport détaillé qu’elle soumette au Chef ou à la Cheffe de Service du
CDQG pour suivi administratif et opérationnel.
Section 2 : Inventaire, Acquisition et Gestion de stocks de matériels, d’équipements et de
fournitures
Article 14.-
Sous la supervision de la Section de Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures,
d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, est procédé à la fin de chaque exercice à un
inventaire de matériels, d’équipements et de fournitures.
Article 14.1.-
L’inventaire se fait sur tous les matériels, équipements, fournitures et autres biens dans
l’environnement du centre comprenant :
- Des matériels de bureaux
- Des équipements informatiques
- Des équipements électromécaniques
- Des équipements électriques
- Des photocopieuses
- Des matériels roulants
- Des matériels électroniques
- Des matériels de sécurisation
- Des fournitures de bureaux
- Des matériels et fournitures d’ornement de l’espace
- De tous autres matériels, équipements et fournitures faisant partie des biens du centre

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Article 14.2.-
L’inventaire se fait dans le but :
- De déterminer par comparaison à l’exercice passé la quantité et la qualité en termes
d’état de tout ce que possède le centre lors de l’inventaire comme matériels,
équipements et fournitures;
- De faire des acquisitions ou des réparations selon le cas;
- De mettre hors d’usage pour cause de sécurité certains matériels et équipements ;
- D’aménager, de rénover l’espace et/ou augmenter la capacité d’accueil ;
- De déterminer tout autre élément relevé lors de l’inventaire ;
Article 14.3.-
A la fin de l’inventaire, la Section de Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures,
d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace dresse un Rapport détaillé qu’elle soumette au Chef
ou à la Cheffe de Service du CDQG pour suivi administratif et opérationnel.
CHAPITRE V
Classement et Déclassement, Gestion de Cardex et «Bulletinage»
Section 1: Classement et déclassement
Article 15.-
Il est établi un système de classement et classement basé sur le Système Intégré de Gestion de
Bibliothèque (SIGB).
Outre le logiciel permettant l’établissement du système informatisé de la documentation, il est
établi un système physique ou encore non informatisée qui est le Cardex et « bulletinage en
corrélation et harmonie avec le SIGB.
Le classement et le déclassement se fait par les Archivistes-relationnistes sous la supervision de
la Section d’Archivage et de Services aux Usagers-Usagères avec le support des
Programmateurs/Programmatrices et Gestionnaires de Réseaux et d’Equipements
Informatiques.
Article 15.1.-
Le classement suit le processus ci-après:
- La répartition de l’espace pour le placement de chaque catégorie de documents tels
ouvrages, revues, bulletins, journaux de la place, collection d’œuvres d’arts, œuvres
audio (cd) et audiovisuelles etc.
- La fiche signalétique qui identifie clairement les rayons et les catégories de documents;
- La numérotation de chaque pièce (ouvrage, œuvre d’art, document audio ou
audiovisuel etc.…) de la documentation qui est établie selon le SIGB ;

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- Les Cardex, sorte de classeur horizontal métallique anti-feu qui contiennent des cartons
où sur chacun est inscrit le titre de chaque pièce, l’auteur ou l’auteure/les auteurs et/ou
auteures, l’édition, la date de parution, la numérotation, ce qu’on appelle le
« bulletinage ». Toutes ses données sont inscrites selon le SIGB ;
- L’insertion de toute nouvelle pièce dans le SIGB avant d’être classée dans un rayon et
dans une catégorie de document quelconque ;
- Le classement de toute pièce après sa consultation par les usagers et usagères ;
- La vérification de l’état de chaque pièce avant d’avant être classé dont un rapport
circonstancié est dressé et rapporté selon le cas ;
- L’établissement d’un Rapport de classement avec mention sur l’état des pièces si c’est le
cas en fin de fermeture des activités de la journée ;
Article 16.-
Le déclassement se fait selon SIGB, par Cardex et « bulletinage ». Il suit le processus ci-après:
- Le déclassement pour inventaire;
- Le déclassement pour évaluation de l’état des documents dans toutes ses gammes et
variétés;
- Le déclassement pour consultation des usagers et usagères. Ce type de déclassement se
fait par routine des Archivistes et par recherche dans les Cardex pour faciliter la
localisation du document;
- L’établissement d’un Rapport de déclassement avec mention sur l’état des pièces si
c’est le cas en fin de fermeture des activités de la journée;
Section 2 : Gestion de Cardex et «Bulletinage»
Article 17.-
Outre le SIBG, l’organisation de la documentation se fait par également par « bulletinage » en
vue de répondre à toute défaillance informatique du SIGB. Le « bulletinage » consiste à établir
des fiches cartonnées par titre.
Article 17.1.-
Le « bulletinage» doit faire régulièrement afin de pouvoir mettre rapidement les nouveaux
numéros à disposition des usagers-usagères et de pouvoir relancer éditeurs pour les numéros
manquants.
Article 18.-
Les fiches cartonnées par titre constituent le Cardex. Elles sont classées par ordre alphabétique
de A à Z.

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Article 18.1.-
Il est établi deux types de Cardex:
- Les Cardex pour la recherche par titre des documents sollicités par les usagers-usagères;
- Les Cardex contenant des fiches cartonnées de prêt pour usagers et usagers. Ces fiches
doivent contenir pour chaque usager et/ou usagère son Nom et Prénom (s), ses
numéros de pièces d’identité, son adresse personnelle, son adresse de travail, son
email, ses numéros de téléphone, deux personnes de référence.
CHAPITRE VI
Entretien, Sécurisation et Conditionnement de l’espace
Section 1 : Entretien
Article 19.-
Sous la supervision de la Section Gestion de Matériels, d’Equipements, de Fournitures,
d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, le centre est entretenu en vue de maintenir un
environnement physique propice au travail du personnel et aux consultations par les usagers et
usagères.
Article 19.1.-
L’entretien est régulier et circonstancié dans des situations spéciales qui l’exigent comme la
rénovation et l’aménagement par exemple. Il est assuré par le personnel de soutien et
comprend notamment :
- Le nettoyage de l’espace affecté au bureau du personnel administratif et technique ;
- Le nettoyage de la salle ou des salles de lecture ;
- Le nettoyage de la salle ou des salles audio et/ou audiovisuelles ;
- Le nettoyage de la salle ou des salles d’exposition d’œuvre d’arts ;
- Le nettoyage des casiers et classeurs ;
- Le nettoyage tout autre objet qui le nécessite.
Article 19.2.-
L’entretien à travers le nettoyage es fait avec des produits spéciaux qui ne sont pas nocifs ni
dégradants en vue d’éviter l’altération ou la pollution de l’air ambiant, la détérioration des
documents, des équipements en métaux ou en bois spéciaux anti feus, des matériels
informatiques et électronique, la dégradation du parquet et de tout autre objet d’usage dans
l’environnement direct de l’espace.

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Section 2: Sécurisation
Article 20.-
d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, un système de sécurisation du centre est établi en
vue de protéger l’espace et le personnel, les matériels et les équipements, les usagers et les
usagères.
Article 20.1.-
Le système de sécurisation du centre suit un régime régulier et constant. Il comprend:
- La sécurisation de la structure de l’espace ou du bâtiment;
- La sécurisation du système d’électrification de l’espace ou du bâtiment;
- La sécurisation des rayons et des documents, des classeurs et des casiers ;
- La sécurisation des matériels informatiques et électroniques ;
- La sécurisation des équipements électromécaniques ;
- La sécurisation des matériels d’accueil (tables, chaises, bancs, etc.) des usagers et
usagères;
- Le contrôle physique et/ou vidéo de la salle ou des salles ;
- L’organisation annuelle de séance de simulation d’évacuation des personnes en cas de
cas d’incendie ou de catastrophes naturelles ;
- L’acquisition de matériels d’incendie
- L’acquisition de produits contre les termites ou toute autre bestiole s’attaquant aux
ouvrages ou à défaut faire appel à des firmes spécialisées dans le domaine;
- La dotation de points dans la salle ou les salles de bouches d’eau contre incendie
- La dotation d’un système d’alerte au feu et à la fumée ;
Article 20.2.-
En vue de mieux sécuriser les salles contre les risques de feu et protéger les documents, il est
recommandé l’usage des casiers et classeurs en métaux non dégradables ou non oxydables, ou
à défaut en bois précieux et non en pins qui peuvent prendre feu à la montée de la
température en période chaude ou augmenter de dimension en période froide si l’espace, la
salle ou les salles ne sont pas bien conditionnés.
Section 3: Conditionnement de l’espace
Article 21.-
d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, un système de conditionnement de l’espace est
établi en vue de maintenir un environnent propice de travail pour le personnel, de lecture ou
de consultation pour les usagers et les usagères.

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Article 21.1.-
Le système de conditionnement de l’espace est un préalable et doit être régulier. Il comprend :
- L’aération de la salle avec le maintien d’une température normale pour ne pas altérer
l’air ambiant ni occasionner la détérioration des documents et certains matériels
fragiles;
- Le maintien de l’espace, de la salle ou des salles à une température normale ou non
élevée si le système de conditionnement est climatisé en vue d’éviter la moisissure sur
les documents notamment les ouvrages et certains œuvres d’arts ;
- L’interdiction de boire et manger dans la salle ou les salles des usagers et usagères;
- Le revêtement de l’espace, de la salle ou des salles avec des peintures non nocives et
dégradables pouvant provoquer l’oxydation de certains matériels en métal, la
moisissure sur les murs et sur les documents ;
- L’usage des couleurs de revêtement non vives n’affectant pas la vue et le comportement
des usagers et des usagères;
- L’interdiction d’utiliser des appareils sonores pouvant troubler l’environnement de la
salle ou des salles
- La prévention de toute situation pouvant affecter le conditionnement de l’espace, de la
salle ou des salles ;
Article 22.-
Un rapport annuel et circonstancié sur l’état d’entretien, de sécurisation et de conditionnement
de l’espace est produit et transmis par la section au Chef de Service ou à la Cheffe de Service
pour suivi administratif et opérationnel.
CHAPITRE VII
Gestion, entretien des matériels et équipements
Article 23.-
d’Entretien et de Sécurisation de l’Espace, un système de gestion et d’entretien des matériels
et équipements est établi en vue de les protéger et de les préserver.
Article 23.1.-
Le système de gestion et d’entretien des matériels et équipements doit être régulier et
constant. Il comprend:
- La réparation au temps opportun des matériels de bureau du personnel et des salles
pour les usagers et usagères;
- La réparation au temps opportun des casiers et des classeurs;
- L’évaluation et la réparation si nécessaires des matériels informatiques et électroniques;

18
- Le service au temps opportun dans les matériels électromécaniques et les
photocopieuses;
- Le service au temps opportun dans les matériels roulants ;
- électromécaniques et les photocopieuses;
La réparation des matériels et équipements ou le service le cas échéant, peut faire l’objet
d’appel ou d’utilisation de firmes spécialisées.
Article 24.-
Un rapport annuel et circonstancié sur l’état des matériels et équipements est produit et
transmis par la section au Chef de Service ou à la Cheffe de Service pour suivi administratif et
opérationnel.
CHAPITRE VIII
Services aux usagers-usagères et leur mode de fonctionnement,
Infractions et sanctions
Section 1 : Consultation sur place
Sous-section 1 : Horaires d’ouverture
Article 25.-
Les horaires d’ouverture et de fermeture sont affichés au tableau d’affichage à l’entrée du
centre, dans les dépliants d’information et sur le site du Ministère à la page web destinée au
centre.
L’accès peut être restreint ou les portes peuvent être fermées en période d’inventaires, de
congés ou pour d’autres situations qui le requiert. Les usagers et usagères seront avisés (es) par
voie d’affichage sur place et sur la page d’accueil de la base de données sur internet.
Sous-section 2 : Conditions d’accès et d’usage
Article 26.-
Les formalités d’usage sont ce qui suit :
- Accès libre et gratuit pour tous les usagers et les usagères moyennant une « Carte
d’accès » est remise au moment de l’entrée et après inscription dans le Registre de
Contrôle journalier par les Archivistes-relationnistes.
- Catalogue des documents disponibles mis à disposition des usagers et usagères, est en
version dur et informatisé consultable sur Internet.

19
- Documents dans toute leur gamme et variété, ordonnés selon un classement
thématique que les usagers et usagères sont tenus de respecter lorsqu’ils/elles
remettent les documents en place ou avec l’aide des Archivistes-relationniste.
Article 26.1-
D’autres documents ne sont pas en libre-accès et leur communication est soumise à une
demande auprès du personnel en l’occurrence de l’Archiviste-relationnistes de Garde ou de
Contrôle du jour.
Section 2 : Prêt de documents
Article 27.1-
Les conditions de prêt de documents sont les suivantes :
a) Inscription : L’inscription s’effectue auprès du personnel du centre de documentation et
comprend quatre formalités :
1. La remise, pour l’exercice, d’un chèque fait à l’ordre du Ministère d’un montant qui
est fixé affiché par celui-ci au temps opportun ;
2. La fourniture des informations nécessaires sur l’usager et l’usagère afin de
constituer son fichier en dur de prêt et son compte informatisé d’utilisateur-
utilisatrice notamment mail, numéro de téléphone, adresse domicile). En cas de
changement de coordonnées, le centre de documentation doit impérativement être
averti.
3. Après inscription, il est remis à chaque usager ou usagère une Carte d’Identifiant de
Prêt et un mot de passe lui permettant d’accéder à son « Compte de lecteur ou de
lectrice » sur le catalogue informatisé. Ce compte permet notamment de visualiser
les prêts en cours et leur date de retour prévue.
4. La responsabilité incombe à chaque usager et usagère de retourner les documents
empruntés à la date prévue et si nécessaire de demander expressément la
prolongation du prêt avant la date d’échéance prévue.
b) Quota de documents empruntables : Trois (3) documents peuvent être empruntés.
L’emprunt de tout document doit être obligatoirement enregistré auprès du personnel
du centre de documentation. Le prêt peut être prolongé, une seule et unique fois, pour
une durée d’un mois si le document n’a pas été réservé par un autre usager ou une
autre usagère.
Cependant, certains documents sont exclus du prêt et ne peuvent être consultés que sur
place. Ils sont signalés comme tels sur le catalogue en dur et informatisé.

20
c) Pénalités en cas de retard: Le retard dans le retour des documents est passible de
suspension du service de prêt pour une durée égale au nombre de jours de retard ou
d’exclusion définitive s’il dépasse 90 jours ouvrables. En cas de situation répétée de
retard, ou si l’usager-usagère ne répond pas ou répond tardivement aux messages de
relance, une restriction, une suspension et/ou une exclusion définitive du service de
prêt sera appliquée.
Si les documents sont rendus abîmés ou s’ils ont été perdus, l’usager ou l’usagère est
tenu (e) de les remplacer ; au cas où le document abîmé ou perdu ne serait plus
disponible en librairie, l’utilisateur devra le rembourser au centre.
Section3 : Usage des Ressources Informatiques et Photocopies
Article 28.-
Il est tenu de faire bon usage des ressources informatiques et photocopies. Les ressources
informatiques comprennent le mobilier informatique, les ordinateurs, les imprimantes,
photocopieurs/imprimantes, les périphériques, les logiciels et le réseau informatique mis à
disposition du centre ainsi que les ressources extérieures accessibles via les réseaux
informatiques : world wide web, forums électroniques, archives et/ou portails de revues mis à
disposition des usagers et des usagères.
Article 28.1.-
Les ressources informatiques mises à disposition des usagers et usagères au centre permettent
l’accès à Internet, l’utilisation de logiciels de bureautique, la consultation, l’impression ou la
photocopie de documents, dans le respect du droit d’auteur et de la propriété intellectuelle. Ce
matériel est strictement réservé à la consultation du catalogue informatisé et à la recherche
d’information sur Internet.
L’imprimante est strictement réservée à l’impression de recherches bibliographiques. En cas
d’affluence, l’usage des postes informatiques pourra être limité à 30 minutes par usager et
usagère
Article 29.-
Tout usager ou toute usagère est responsable de son utilisation des ressources informatiques ;
il/elle s’engage à ne pas effectuer d’opérations susceptibles de nuire au fonctionnement des
postes, du réseau informatique et aux relations internes et externes du centre, ou tout acte
assimilé à du vandalisme informatique.
Article 29.1-
Aucun usager ou aucune usagère qu’il/elle soit du personnel ou externe n’est autorisé(e) à
copier ou à modifier tout ou partie d’un élément logiciel (programme, ensemble de
programmes, données ou ensemble de données) mémorisé dans un poste auquel il a accès.

21
Article 29.2-
Il est interdit aux usagers et usagères d’intervenir techniquement sur les ordinateurs,
imprimantes, photocopieurs ou tout autre matériel du centre. En cas d’anomalie, un
signalement doit être fait auprès du personnel du centre qui en avertira les services de
maintenance/réparation concernés.
Article 30.-
Les photocopies effectuées doivent respecter le droit d’auteur et de propriété intellectuelle,
conformément aux engagements pris par le centre. Des affiches rappelant les conditions
d’usage des photocopies sont apposées près du photocopieur.
Section 4 : Règles de conduite
Article 31.-
Les règles de conduite sont les suivantes :
- Il est interdit de boire, de manger et de fumer à l’intérieur des salles de lecture ou de
consultation et d’informatique ;
- Les usagers et usagères doivent prendre soin des documents. Il est interdit de découper
des pages, d’inscrire des notes ou de souligner des passages dans les documents;
- Les usagers et usagères sont responsables de la détérioration ou de la perte des
documents empruntés sous leur nom. En cas d’annotations présentes sur le document,
il sera demandé à l’usager ou l’usagère de les effacer, ou de remplacer le document en
cas de détérioration importante ;
- Les usagers et usagères doivent également prendre soin du mobilier et veiller à
maintenir la propreté des lieux.
- Il est exigé de chacun-chacune de travailler en silence. L’utilisation des téléphones
portables et des bandes sonores, est proscrite.
Section 5 : Consultation en ligne
Article 32.-
Les références des documents mis à consultation en ligne sont réunies dans le « Catalogue
Informatisé en Ligne (CIEL) » ou l’expression anglaise la plus utilisée par les bibliothécaires
«Online Public Access Catalog (OPAC), consultable sur Internet.
Article 32.1
La consultation en ligne n’est astreinte à aucune formalité. Toutefois elle peut être sujette à des
restrictions en vue de prévenir le piratage.

22
Section 6 : Infractions et sanctions
Article 33.-
L’usager ou l’usagère, par le fait de son inscription est soumis au présent chapitre. S’il/elle ne
respecte pas ces prescrits règlementaires, il/elle peut se voir interdire temporairement ou
définitivement l’accès au centre et à ses services.
Tout vol, détérioration volontaire, non respect des règles énoncées dans ce présent chapitre,
fera l’objet d’une sanction énoncée dans le paragraphe précédent. Cette sanction pourra
s’étendre jusqu’à un dépôt de plainte.
CHAPITRE IX
Gestion des Ressources financières et leur utilisation
Section 1 : Dépenses et revenus
Article 34.-
Les dépenses du centre proviennent de la ligne budgétaire du Ministère affecté à son
fonctionnement à travers la DPAG.
Article 35.-
Les revenus du centre proviennent des frais d’inscription pour prêt et de l’utilisation des
ressources informatiques et photocopies.
Article 35.1.-
Les revenus du centre sont affectés pour des besoins mineurs du centre comme les produits de
nettoyage, l’achat d’une pièce de rechange d’un montant n’excédant pas 2500 gourdes. Ils sont
gérés par la Direction des Affaires Administratives et du Budget du Ministère qui exécute les
réquisitions qui lui sont soumises par le Chef ou la Cheffe de Service.
Section 3 : Dons
Article 36.-
Le centre peu recevoir des dons en nature ou en espèce provenant d’institutions ou de
particuliers nationaux et/ou étrangers.
Article 37.-
Les dons en nature comprennent :
- Des ouvrages
- Des œuvres d’arts
- Des mobiliers

23
- Des équipements
- Des matériels informatiques
Article 38.-
Les dons en espèce sont constitués de fonds remis pour le compte du centre sous forme de
chèque émis à l’ordre du Ministère spécifiant « au profit du centre » sans limitation de plafond,
mais n’excédant pas un montant de plus 50.000.00 gourdes en provenance d’un particulier ou
d’une particulière.
Article 39.-
Les dons en espèce qui sont reçus pour le compte du centre sont affectés exclusivement à
l’investissement en termes d’aménagement ou de rénovation du centre, d’acquisition
d’ouvrages, de mobiliers, de matériels et d’équipements.
Toutefois, une partie peut être affectée à la formation continue et spécialisée du personnel
administratif et technique dument justifié à travers un « Document d’évaluation de besoins en
formation » de ce type de personnel.
Article 39.1.-
Les dons en espèce reçus pas le Ministère pour le compte du Centre, sont déposés dans un
compte séparé des autres comptes, ouvert à cet effet. Les fonds déposés et disponibles sont
des revenus exclusifs du centre et ne peuvent faire l’objet d’aucune virement à un autre
compte pour quelle cause que ce soit.
Article 40.-
En vue de maintenir la pérennité du centre, la préservation des documents, la fourniture d’un
service d’accueil confortable et de qualité aux usagers et usagères, un montant aux fins
d’investissement est prévu dans le Budget de l’Exercice annuel du Ministère sur présentation
du Rapport des besoins du Centre au moment du processus d’élaboration du budget.
CHAPITRE X
Partenariat et/ou Jumelage institutionnel
Article 41.-
Le centre est ouvert à tout partenariat avec des institutions publiques et/ou privées, nationales
et/ou internationales évoluant dans le même domaine ou dans un domaine connexe à la
question de genre.
Le centre est ouvert également au jumelage avec des centres étrangers pour des échanges, de
renforcement des capacités et de formation spécialisée du personnel sur la documentation et la
question de genre.

24
Article 42.-
Le partenariat ou le jumelage s’effectue à travers un Protocole d’Accord avec des engagements
mutuels clairement définis et dument signé par les institutions.
CHAPITRE XI
Dispositions finales
Article 43.-
Le/la responsable du centre ou son/sa délégué(e) est chargé(e) de faire respecter et d’appliquer
les prescrits de ce présent manuel.
Article 44.-
Ce présent manuel rentre en vigueur dès sa validation par le Directeur Général ou la Directrice
Générale et par décision administrative dûment signée par le Titulaire ou la Titulaire du
Ministère.
Article 45.-
Ce présent manuel peut être modifié en tout ou en partie au besoin par décision de la Direction
de la Prise en Compte de l’Analyse selon le Genre (DPAG) dont les suites se donneront selon les
prescrits de l’article 43 du présent manuel.
Fait à Port-au-Prince le ………………… 2017
Soumis par : __________________________________
X
Directrice de la DPAG
Vu et validé par : ________________________________
Y
Directrice Générale
Vu et approuvé par : ________________________________
Z
Ministre

25
ANNEXE
Organigramme du CDQG
DPAG
Section d’Archivage et de
Services aux Usagers-
Usagères
Section de Commande, de
Gestion de stock et
d’Entretien des Documents
Section de Gestion de Matériels,
d’Equipements, de Fournitures,
d’Entretien et de Sécurisation
de l’Espace.
CDQG

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