1. 1
Digitaal archiveren van papieren documenten:
Archiviewer biedt unieke oplossingen
Archiveren van eigentijdse, digitale documenten is in deze tijd niet al te moeilijk. Een heel ander verhaal
wordt het om een goed geordend en eenvoudig toegankelijk digitaal archief op te bouwen wanneer ook
papieren documenten daar een onderdeel van uit maken
Er wordt wel eens gedacht dat digitaal archiveren van papieren documenten een kwestie van scannen
is. Her scannen van papieren documenten is echter slechts een eerste stap om tot een digitaal archief
te komen. Na het scannen dienen documenten te worden gestructureerd en gerubriceerd. Dit klinkt
vanzelfsprekend, maar in praktijk is dit allerminst het geval. Archiviewer biedt voor elke organisatie
hiervoor de oplossing. Archiveren van papieren documenten gaat snel, eenvoudig en biedt een enorme
meerwaarde.
Webbased toepassing
Archiviewer is een webbased toepassing die al
uw documenten, zoals gedrukte teksten,
tekeningen, foto’s en films naar digitale
bestanden converteert en vervolgens
automatisch archiveert. Conform de wensen
die u vooraf bepaalt. Archiviewer kan geheel op
maat worden gemaakt en indien nodig worden
reeds bestaande rubriceringen en indexeringen
meegenomen. Organisaties die kennis hebben
gemaakt met de toepassing zijn unaniem van
mening dat Archiviewer een unieke oplossing
biedt voor hun archief. Maar niet alleen de
kwaliteit van het archief dat Archiviewer
realiseert spreekt tot de verbeelding, ook het
feit dat de toepassing slechts geringe kosten
met zich meebrengt is een belangrijk gegeven.
Centrale opslag, altijd toegankelijk
In het digitale archief van Archiviewer worden
documenten centraal opgeslagen. Op elke plek
en op elk gewenst tijdstip zijn ze voor u
toegankelijk. Het spreekt voor zich dat dit een
belangrijke mate van flexibilisering met zich
meebrengt.
Toegang via autorisatie
Uiteraard is het archief alleen toegankelijk voor
personen die daarvoor gemachtigd zijn. Een
veiligheidsprotocol zorgt ervoor dat alleen
geautoriseerde personen toegang hebben tot
uw archief. Archiviewer biedt de mogelijkheid
om verschillende autorisatieniveaus toe te
kennen.
Bewerken van bestanden
Nadat de documenten zijn gedigitaliseerd kunt
u ze in Archiviewer niet alleen raadplegen, u
kunt ze ook bewerken en de revisie opslaan.
Originelen blijven als u dat wenst altijd
bewaard. De digitale documenten worden
opgeslagen als PDF.
Gebruikersvriendelijk
Archiviewer is gebruikersvriendelijk en vereist
geen specifieke kennis. Om van Archiviewer
gebruik te maken hoeft u geen dure software
aan te schaffen.
Inrichten Archiviewer
Het inrichten van Archiviewer gebeurt altijd in.
Samen met u wordt een stappenplan
ontwikkeld. Wij zullen u onder meer adviseren
over:
- Het rubriceren en indexeren van de
documenten;
- Het meenemen van reeds bestaande
data over documenten;
- Naleving en controle op de door derden
aangeleverde documenten.
Geavanceerde functies
Archiviewer beschikt over diverse
geavanceerde functies die uw archief nog
2. 2
toegankelijker en ‘’intelligenter’’ maken. Zo
kunnen alle documenten onderling aan elkaar
gekoppeld worden ongeacht de rubricering.
Het is een veilig gevoel te weten dat
Archiviewer u met een alert waarschuwt als de
situatie daarom vraagt. Bijvoorbeeld als het tijd
is om actie te ondernemen in het kader van
legionellabeheersplan. Of als voor de voortgang
in processen het noodzakelijk is dat een bepaald
certificaat tijdig binnen is.
Tekeningbeheer
Archiviewer is een product van SmartWare
Solutions, een bedrijf met jarenlange ervaring in
het digitaliseren. Deze ervaring opgedaan bij
zeer uiteenlopende, vaak complexe projecten
zien we terug in Archiviewer. Bij de ontwikkeling
en toepassing is voortdurend rekening
gehouden met wat de klant belangrijk vindt. Dat
zien we bijvoorbeeld terug bij het opslaan van
tekeningen. Indien Archiviewer wordt gebruikt
voor tekeningen dan kunnen deze namelijk
zowel in DWG-formaat als Pdf-formaat worden
opgeslagen en aan elkaar worden gekoppeld.
De onderlinge relaties kunnen daarbij grafisch
worden weergegeven. Ook worden alle revisies
apart opgeslagen en zijn altijd terug te vragen.
Archiviewer is een unieke toepassing die u veel
werk uit handen neemt bij het digitaliseren van
papieren documenten. Het resultaat is dat u
beschikt over een uitermate toegankelijk
archief met diverse intelligente functies. Een
archief waarvan u zelf bepaalt hoe het er uit
komt te zien.
Voor meer informatie:
SmartWare Solutions
T : 033-3031089
info@smartwaresolutions.nl
