15. -والتقنية التوثيق الول الفصل
01.02.08: التقليدي الشرشيف و اللكتروني الشرشيف بين المقاشرنة -
1 توفير الحيز المكاني والتستغناء عن الرشيف الورقي وأكوام المعاملت والملفات
2. ربط أجزاء المؤتسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها
3 تسهولة وتسرعة نقل الرتسائل والوثائق اللكترونية بين فروع المؤتسسة أو خارج نطاق
. المؤتسسة
4. تسهولة الوصول إلى الوثائق اللكتروني أيا كان موقع المستفيد أو المستخدم لهذه الوثائق
5. مراقبة الوثائق وتحولتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة تسير المعاملت داخل المؤتسسة
6. ( المركزية في التعامل مع الوثائق )عدم التضارب والتكرار
7 توحيد المعايير في التعامل مع الوثائق والربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة بيانات
. تسواء داخل المؤتسسة أو خارجها
8. رفع أداء المؤتسسة
9.تمكين اتستعراض الوثائق لكثر عدد ممكن و لنفس الوثيقة و بنفس الوقت
1.تسهولة نشره على شبكة النترنت و توفيره لكثر شريحة
1.اً.الحفاظ على الوثائق التستراتيجة الصلية و ذلك بإتاحة اتستعراضها الكتروني
18. -والتقنية التوثيق الول الفصل
01.02.10:إلكتروني أشرشيف و إلكترونية حكومة -
-:حقيقة أصبحت اللكترونية الحكومة
دخلت الحكومة اللكترونية حيز التنفيذ قبل العلن الرتسمي عنها، باتستخدام البريد اللكتروني، وفتح مواقع "الواب"، وإصدار
...ل من الورق، واقتراح خدمات للجمهور بوتسائل آليةً. الملفات في الشكل الرقمي بد
في وقت متقارب، اطلقت ثل ث دول عربية هي الردن ومصر والمارت مشاريع بناء الحكومة اللكترونية ، وباشرت حكومتي
قطر والسعودية تنفيذ مشاريع شبيهة ، وهي فكرة اثارها ونادى بها نائب الرئيس المريكي السابق )آل جور( ، ضمن تصور لديه
لربط المواطن بمختلف اجهزة الحكومة للحصول على الخدمات الحكومية بانواعها بشكل آلي ومؤتمت اضافة الى انجاز الحكومة
. ذاتها مختلف انشطتها باعتماد شبكات التصال والمعلومات لخفض الكلف وتحسين الداء وتسرعة النجاز وفعالية التنفيذ
-اللكترونية الحكومة تقدمها التي الخدمات:
1 -الخدمة الصماء :
2 -خدمة التلكسTelex Service :
3 - الخدمة المتطورةDeveloping Service
ويتضح من ذلك ان الحكومة اللكترونية تتضمن جانبين هما:
العمل عن بعدRemote Work
وهنا يتجاوز العمل صيغة تحديد المكان والزمان لنجاز العمل اي ان العمل ينجز من دون حضور الموظف في مكان معين، فيمكن
ان يؤدي الموظف عمله في اي مكان، منزله مثل.
*الخدمة عن بعدRemote Service
وهنا يمكن للمستفيد الفادة من الخدمة في المكان والزمان اللذين يرتئيهما من دون الرتباط بزمان او مكان محددين. وهكذا فان
الخدمة اللكترونية تتسم بالل زمانية واللمكانية.
19. -والتقنية التوثيق الول الفصل
ماهي الحكومة اللكترونية و الدارة اللكترونية؟
- ما هوالرشيف اللكتروني؟
- ما هي الدعامات )الوتسائط( المستخدمة؟
- ما هي مدة حياة هذه الدعامات؟
- كيف تحدد مدة حفظ الرشيف اللكتروني؟
-ما هي طرق الحفظ؟
-هل يمكن إتل ف الرشيف اللكتروني؟
-ما هي شروط الطلع عن الرشيف اللكتروني؟
-ما هومصير الرشيف التقليدي على الورق؟
-هل يجب تصويره في الشكل اللكتروني؟
-ما هي قانونية المضاء اللكتروني؟
20. -الوثائق تصنيف نظام الثاني الفصل
:
:الناجح التصنيف خصائص
*التدشرج : وهو أن يأخذ نظام التصنيف بعين العتبار تسلسل الوظائف وتفريعاتها من العام إلى الخاص . وبذلك
يتكون نظام التصنيف من أصنا ف رئيسية تتفرع عنها أصنا ف فرعية وهذه الخيرة تتفرع بدورها إلى أقسام وأقسام
. فرعية . ويمكن إضافة مستوى تصنيفي آخر إذا اقتضى المر
*المنطقية : يجب أن يكون هناك تجانسا داخل الصنا ف وتفريعاتها بحيث يتم الجمع بين ما هو متشابه ويتم الفصل
بين ما هو مختلف من الوظائف والمواضيع، فيتسم نظام التصنيف بالتسلسل المنطقي أثناء ترتيب الوثائق داخل
. القسام
*التفرد : يسند إلى كل موضوع أو مفهوم موقعا واحدا داخل نظام التصنيف فنضمن بذلك الفصل بين مختلف
الصنا ف بحيث تصنف كل وثيقة في الصنف أو القسم المناتسب لها . هذا، ويجب تجنب تجميع الوثائق تحت عنوان
. "متفرقات" أو أي عنوان آخر غير دقيق
*الشمولية : وهي أن يكون نظام التصنيف شامل لجميع وثائق الوزارة أو الدارة العمومية مهما اختلفت أشكال هذه
. الوثائق وتنوعت المعلومات التي تتضمنها دون اتستثناء، وأن يكون أيضا جامعا لكافة الوظائف والعمال الدارية
فيخصص لكل وثيقة أو مجموعة من الوثائق مكانا محددا يتماشى وطبيعتها داخل مختلف مستويات المنظومة
. التصنيفية تسواء على مستوى الصنف الرئيسي أو الصنف الفرعي أو القسم أو القسم الفرعي
* للتمدد القابلية : وهي قابلية نظام التصنيف في التفريع عند الحاجة ليضمن احتواء نوعيات جديدة من الوثائق التي
. قد يتم إنشاؤها بعد اعداد نظام التصنيف أو نوعيات أخرى تنتمي إلى تدقيق تفريعات موجودة
22. -الوثائق تصنيف نظام الثاني الفصل
:
02.03: التصنيف طرق -
: توجد عدة طرق لتصنيف الوثائق، لكل واحدة منها جوانب إيجابية وجوانب تسلبية أو حدود . وتتمثل أهمها فيما يلي
-اللفبائي التصنيف : وهو ينطبق على الوثائق التي تحمل أتسماء لشخاص ماديين أو معنويين أو لمواقع جغرافية . فيمكن ترتيبها
ألفبائيا حسب الحرو ف المكونة لهذه التسماء وذلك باحترام التسلسل اللفبائي للحرو ف بالنسبة إلى اللغة المعتمدة في التصنيف . مثال
. (ذلك ترتيب الملفات الدارية للعوان حسب أتسماء أصحابها )ترتيب حسب اللقب العائلي وتحذ ف اللف واللم
-العددي التصنيف : ويتمثل في إتسناد رقم إلى كل وثيقة حسب التسلسل العددي، فيمكن التستدلل بسهولة على الوثائق . لكن
كن من التعر ف على الرقم المناتسب لكل وثيقة وعند ذلك يتيسر ضبطها فوق الرفو ف . تستخدمّن يستوجب هذا التصنيف أداة بحث تم
. هذه الطريقة مثل في تسجيل المراتسلت في مكتب الضبط
-الزمني التصنيف : ويتمثل في ضبط الوثائق حسب تاريخ صدورها وتستوجب هذه الطريقة معرفة تاريخ الوثيقة . ويمكن المزج
بين التصنيف اللفبائي والتصنيف العددي، أو بين التصنيف العددي والتصنيف الزمني . وعلى أية حال، يتعين على المصنف اختيار
. طريقة التصنيف التي تتماشى أكثر ما يمكن مع الوثائق المعنية بالتصنيف
- الوظيفي التصنيف : يعتمد التصنيف الوظيفي الوظائف التي يقوم بها المرفق العمومي كأتساس لتصنيف الوثائق، وتؤدي كل وظيفة
إلى صنف رئيسي . وتتفرع الوظيفة إلى وظائف فرعية تقابلها في نظام التصنيف أصنا ف فرعية . وتتفرع كل وظيفة فرعية إلى
أقسام ويتجزأ كل قسم إلى أقسام فرعية . وتتدرج تركيبة المواضيع الناشئة عن ذلك من العام إلى الخاص، وتكون قابلة للتمدد
والتطور . هذا وتصاحبها منظومة عددية تمثل رموز التصنيف لهذه المواضيع
24. -الوثائق تصنيف نظام الثاني الفصل
:
: الوظيفي التصنيف مزايا
1 يضع الوثيقة أو الملف في الطار الذي نشأت فيه، لن فصل الوثائق عن هذا الطار
قد يؤدي إلى صعوبة في فهم المعلومات التي تحتويها والعلقة التي تربط بينها؛
2 يبقى صالحا حتى وإن طرأ تغيير على المشمولت التي تضطلع بها الدارة لنه يسهل
تحيينه ؛
3. قابل للتمدد والتطور
4 ل يرتبط بالتنظيم الهيكلي للدارة المعنية لنه ينبني على الوظائف وتفريعاتها ول
. على أتسماء المصالح
25. -الوثائق تصنيف نظام الثاني الفصل
:
02.04:التصنيف نظام بناء يةّةمرحل -
1-: التفريعات إعداد
تتمثل المرحلة الولى من إعداد نظام التصنيف في ضبط التفريعات الرئيسية
.بعد ضبط الصنا ف الرئيسية، يجب تقسيمها وتفريعها حسب الحاجة إلى عدة مستويات
: يمكن اعتماد ثلثة مستويات لتفريع الصنف الرئيسي فيكون التقسيم كالتي
العامة الوظيفة رئيسي صنف
)Classe(
⇓
للتفريع الول المستوى فرعي صنف
)Sub-classe(
⇓
للتفريع الثاني المستوى قسم
)Division(
⇓
للتفريع الثالث المستوى فرعي قسم
)Subdivision(
26. -الوثائق تصنيف نظام الثاني الفصل
:
2 -: الترميز
. يتمثل الترميز في إتسناد رموز لجميع الصنا ف والقسام وتكون الرموز في شكل أرقام أو في شكل مزدوج بين الرقام والحرو ف
. هذه الرموز هي بمثابة المعر ف لي وحدة من وحدات التقسيم وهي التي تستجعل كل تفريع يتفرد عن غيره
: يلي ما في الترميز من الغاية وتتمثل
التمييز بين مختلف التقسيمات . فالرمز يحيلنا مباشرة إلى وحدة التقسيم ومستوى انتمائها ؛
.تسهيل عملية الترتيب التي هي امتداد لنظام التصنيف وتجسيما لوضعه حيز التنفيذ
تسهيل تجميع الوثائق ذهنيا )اتسترجاع قائمات لها انطلقا من الكشا ف( على أتساس الوظيفة أو النشاط أو الموضوع
. أو المصدر، وهو ما ييسر اتسترجاع الوثائق الموضوعة فوق الرفو ف
فيمكن بذلك التستدلل على مواضع حفظ الوثائق والرجوع إليها عند القتضاء بسرعة، نظرا لن الترفيف يراعي
التسلسل العددي لرموز التصنيف . ويتطلب المر إنشاء آداة بحيث تجمع المعطيات عن رموز التفريع وأماكن
الترفيف كما يمكن تحقيق التطابق مع نظام التصنيف لن الترميز يترجم عن أقسام التصنيف وتفريعاته ويضمن
. النجاعة والسرعة في اتسترجاع الوثائق
27. -الوثائق تصنيف نظام الثاني الفصل
: 02.06-)العشري ديوي تصنيفDewey Decimal Classification:(
ديوي كوسوث لويس ملفل ولد في10 ديسمبر تسنة1851 م في مدينة أدامز بنيويورك، درس فيجامعة ألفرد قبل أن يتخرج من
كلية أمهيرتست في1874 م والتي عمل فيها كمساعد لمين المكتبة واكتسب من عمله هذا خبرة تساعدته في اختراع نظام تصنيفه
المعرو ف باتسمتصنيف ديوي العشري. انتقل ملفل من نيويورك إلىبوتسطن .وهناك تساهم في تأتسيس مجلة المكتبات المريكية
توفي ديوي في26ديسمبر1931اً.م عن عمر يناهز الثمانين عام.
العشري ديوي تصنيف هو أول نظام تصنيف من نظمتصنيف المكتبات بالمعنى الحديث وأكثرها شهرة في نفس الوقت، وقد
صدرت الطبعة الولى منه عام1876 م، ويقوم هذا النظام على تقسيم المعرفة البشرية إلى عشرة أقسام رئيسية ويتفرع كل واحد
من القسام الرئيسية إلى عشرة شعب تمثل التفريعات الرئيسية للموضوع. كما أن كل شعبة تتفرع بدورها إلى عشرة فروع حسب
طبيعة الموضوع، وهكذا ينقسم كل فرع إلى عشرة وبذلك يمكن أن يستمر التقسيم العشري إلى ما ل نهاية
وتغطى هذه الموضوعات قاعدة واتسعة من الموضوعات المندرجة ضمن10 فروع من فروع المعرفة.
000معار ف عامة
100الفلسفة وعلم النفس
200الديان
300العلوم الجتماعية
400اللغات
500العلوم الطبيعية والرياضيات
600التكنولوجيا والعلوم التطبيقية
700الفنون
800الدب والبلغة
900الجغرافيا والتاريخ