3. PERLEMBAGAAN PERSEKUTUAN –
PERKARA 74 DAN PERKARA 96 - 112
Perkara 97 : Semua hasil dan wang yang diterima oleh
Kerajaan hendaklah dimasukkan dalam
Kumpulanwang Disatukan:
- Persekutuan – Kumpulan Wang Disatukan
Persekutuan
- Negeri – Kumpulan Wang Disatukan bagi Negeri
semua pemberian, tanggungan dan perbelanjaan
hendaklah dipertanggungkan kepada
Kumpulanwang ini.
perbelanjaan selain dari perbelanjaan tertanggung
hendaklah dibentangkan di Parlimen untuk
kelulusan dalam Rang Undang-undang
Perbekalan/Rang Undang-undang perbekalan
tambahan.
PERUNDANGANPERUNDANGAN
4. AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957 ( DISEMAK 1972 )
Akta ini bersama-sama Akta Audit 1957 menyediakan
peruntukan perundangan bagi prosedur kewangan,
perakaunan harian dan pengauditan.
Seksyen 6(1)
- mempertanggungjawabkan Menteri
Kewangan secara keseluruhan ke atas
pengurusan Kewangan Persekutuan
PERUNDANGANPERUNDANGAN
5. 55
SIAPAKAH PEGAWAI PERAKAUNAN?
Sek. 3 Akta Tatacara Kewangan 1957 & AP 9:
“Seseorang Pegawai Yang Ada Urusan Berkenaan
Dengan Wang Awam Atau Aset Awam”
Bertanggung jawab:
(a) pungut, terima atau akaun wang awam; atau
(b) belanja / bayar apa-apa wang awam.
“…dipakai bagi Ketua Jabatan atau bagi pegawai
bawahannya yang paling rendah, apabila mereka
menguruskan wang awam”
PERUNDANGANPERUNDANGAN
6. 66
SIAPAKAH PEGAWAI PENGAWAL?
Akta Tatacara Kewangan 1957 & AP 10:
“…pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan
atau Menteri Besar atau Ketua Menteri di bawah
Seksyen 15A Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61]
bagi setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukan
bagi mana-mana tahun kewangan dalam anggaran,
bagi mengawal, tertakluk kepada sebarang arahan
yang ditujukan oleh pihak penguatkuasa kewangan,
perbelanjaan yang dikuatkuasakan dibawah tujuan
itu, dan termasuk semua tanggungjawab Pegawai
Perakaunan”
PERUNDANGANPERUNDANGAN
7. ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP)
AP memberi penjelasan/panduan mengenai
tatacara/prosedur kewangan. Ia diperjelaskan lagi melalui
Pekeliling/Surat Perbendaharaan:
AP yang dirujuk adalah ;
AP 10 – mempertanggungjawabkan Pegawai Pengawal
mengawal peruntukan dan segala wang awam yang
dipungut, diterima, disingkir atau dilupus.
AP 11 – kuasa Pegawai Pengawal ini boleh diturunkan
kepada pegawai bahawan secara bertulis.
AP 12 – Pegawai Pengawal masih bertanggungjawab dan
boleh dipanggil ke hadapan JK Akaun Awam (PAC)
untuk memberi penjelasan teguran.
AP 13 – Pegawai Pengawal dipertanggungjawabkan ke atas
pelaksanaan/pentadbiran dan program/projek.
PERUNDANGANPERUNDANGAN
8. Pengenalan - Am
Dalam sistem perbelanjaan dan bayaran
Kem./Jab. Persekutuan dibahagi kepada 2
Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) dan
Jabatan Tidak Mengakaun Sendiri
(JTMS)
JANM adalah pejabat pembayar bagi JTMS.
8
10. Peranan & Tanggungjawab
Pegawai Pengawal
Bertanggungjawab melaksanakan kewajipan
kewangan pejabat masing-masing dengan
sempurna – AP53
Dikehendaki Mengawal Perbelanjaan - AP54
Pengawasan Atas Perbelanjaan - AP57
10
11. AP 92 (a)
Bertanggungjawab atas betulnya semua perbelanjaan
AP 92 (b)
Bertanggungjawab atas semua perbelanjaan tanpa
kuasa sepatutnya
AP 102 (a)
Pegawai yang mengesahkan baucer bayaran adalah
bertanggungjawab diatas kebetulan dan
ketepatannya
AP 102 (b)
Jika berlaku kehilangan akibat sesuatu perakuan yang
tidak betul pada sesuatu baucer pegawai yang
memperakui akan dipertanggungjawabkan
11
Peranan & Tanggungjawab
Pegawai Pengawal
12. AP 103 (a)
Mempastikan bil dan tuntutan dibayar dengan segera
dalam tempoh 14 hari dari tarikh ianya diterima
AP 166 (b)
Bertanggungjawab sendiri membayar balik jika berlaku
kerugian ke atas perbelanjaan di bawah kawalannya
AP 59
Pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan
sempurna oleh seseorang bagi satu orang atau
perkhidmatan yang dibekalkan dengan suci hati kepada
kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan
12
Peranan & Tanggungjawab
Pegawai Pengawal
13. 1313
TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PENGAWAL DALAM
PERSEKITARAN ELEKTRONIK:
(1) Memberi Peranan kepada pegawai yang melaksanakan
tugas kewangan – secara bertulis – AP 11
(2) Menjaga keselamatan Kad Pintar dan No Pin
(3) Menentukan Had Kuasa Berbelanja (Kew.290) kepada
pegawai dengan sewajarnya – AP 11 & AP 101
(4) Mempastikan semua perbelanjaan dikawal dengan
sempurna
(5) Melakukan pusingan tugas jika ianya perlu
(6) Membuat semakan dengan dokumen asal sebelum
membuat pengesahan/perakuan
Peranan & Tanggungjawab
Pegawai Pengawal
14. 1414
TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PENGAWAL DALAM
PERSEKITARAN ELEKTRONIK (samb.):
(7) Tidak meletakkan semua tanggungjawab kepada seorang
atau pegawai yang sama dalam melakukan semua urusan
kewangan elektronik
(8) Melaksanakan peraturan-peraturan pelaksanaan sistem
yang telah ditetapkan oleh JANM
(9) Memaklumkan kepada pihak-pihak tertentu jika terdapat
sebarang keraguan
(10) Mendapatkan khidmat nasihat dari JANM jika terdapat
kemusykilan atau pertanyaan dalam peraturan-peraturan
kewangan dan akaun
Peranan & Tanggungjawab
Pegawai Pengawal
15. 1515
AP 11(a)
“Kewajipan kewangan dan perakaunan bagi
pegawai-pegawai bawahan yang bekerja di
bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah
dinyatakan dengan jelas olehnya, dan
khususnya setakat mana mereka itu
dibenarkan menjalankan bagi pihaknya,
tugas-tugas yang menjadi tanggung
jawabnya mestilah dinyatakan dengan
bertulis”.
Kuasa & Tanggungjawab
16. 1616
AP 101
“Seseorang Pegawai Pengawal atau Pemegang Waran
Peruntukan boleh memberi kuasa secara bertulis bagi
memperakui baucar dan, dalam hal yang demikian, ia
hendaklah menghantar kepada Pegawai Pembayar
yang bertanggung jawab di Perbandaharaan nama
pegawai yang diberi kuasa berserta dengan contoh
tandatangannya di dalam persekitaran manual dan
elektronik. Pemberian kuasa ini adalah terhad dan
tidak boleh meliputi perkara-perkara yang telah
ditetapkan oleh Pegawai Pengawal sebagai tanggung
jawab Pemegang Waran Peruntukan itu sendiri”.
Kuasa & Tanggungjawab
17. 1717
AP 102(a)
“…Pegawai Pengawal atau wakilnya yang diberi kuasa adalah
memperakui…Pegawai yang memperakui adalah
bertanggung jawab bahawa:
(1) perkhidmatan / bekalan diterima dengan sempurna;
(2) harga dikenakan - ikut kontrak / skala yg diluluskan,
atau patut dan munasabah mengikut kadar semasa;
(3) kebenaran telah didapati seperti yang dinyatakan;
(4) perhitungan dan pengiraan adalah betul;
(5) penerima adalah pihak yang berhak terima bayaran;
(6) bayaran - pertanggungan yg sepatutnya kpd Program
dan Aktiviti atau Projek atau akaun yg dinyatakan;
(7) peruntukan mencukupi & tidak dipertanggungkan
bagi Maksud lain.
Kuasa & Tanggungjawab
18. Tanggungjawab
Pegawai Pembayar
Pegawai Pembayar adalah yang sebenarnya
membelanjakan wang awam
Pegawai Pembayar hendaklah berpuas hati
sebelum sesuatu pembayaran boleh dibuat -
AP93
Mempastikan perbelanjaan tidak melebihi
peruntukan
Telah diperakui oleh Pegawai Pengawal
Potongan dibuat bagi caruman / bayaran balik
dengan sempurna.
18
19. Peraturan
Semua urusan pembelian dan perolehan serta
perbelanjaan kerajaan tertakluk kepada
undang-undang , peraturan dan prosedur
seperti:
Perlembagaan Malaysia
Akta Prosedur Kewangan 1957
Arahan Perbendaharaan
Pekeliling Perbendaharaan
Pekeliling Akauntan Negara Malaysia
19
20. Penguatkuasaan
Perbendaharaan Malaysia adalah pihak
berkuasa pusat yang mengawal dan menyelia
pengurusan pembelian dan perolehan bekalan
perkhidmatan kerajaan samaada di Malaysia
atau di luar negeri (AP 166.1)
20
21. KAWALAN DALAMAN BELANJA & PROSES BAYARAN
•AP 58(a), AP 59, Ap 99, AP100, AP101, AP 102 & AP 103
•PP Bil. 4 / 2002, SPANM Bil. 1 / 2008 & SPP Bil. 8 / 2009
Had kuasa berbelanja yang ditetapkan dalam sistem
selaras dengan perwakilan kuasa menandatangani
baucar yang diluluskan
Pegawai yang bertukar / berhenti / bersara / tidak
bertugas – batal / tidak aktifkan capaian dalam sistem
Pegawai yang tidak bertugas – kad pintar tidak diguna
Pengasingan tugas – Pegawai Penyedia vs Pelulus
Dokumen sokongan bagi Baucar Bayaran (BB)
12
22. KAWALAN DALAMAN BELANJA & PROSES BAYARAN
(Samb…)
Patuhi Peraturan Kewangan
Pembayaran adalah wajar & dibuat dengan betul
Penjenisan pembayaran – rekod dengan betul
Bayaran kepada penerima yang sah
BB / dokumen sokongan – tebuk / cop “Telah Bayar”
Simpan BB – selamat, teratur & mudah dikesan
Perolehan harta modal di bawah OS 35000 – hanya
diluluskan oleh Pegawai Pengawal
AP 58(a) – hanya untuk Belanja Mengurus sahaja
Justifikasi pembayaran di bawah AP 58(a) & AP 59
12
23. Kawalan Perbelanjaan
Terbahagi Kepada Tiga
Peranan & Tanggungjawab Pegawai Pengawal
Penurunan Kuasa Pegawai Pengawal
Tanggungjawab Pegawai Pembayar.
23
24. Prosedur Perbelanjaan
Penurunan Kuasa
Penurunan Kuasa
Pembahagian Tugas
Pemeriksaan
Penyelenggaraan Rekod Perakaunan
- Daftar Bil
- Penyelenggaraan Buku Vot
- Penyelenggaraan Panjar
Pengesahan dan Penyesuaian
24
25. Jenis Perbelanjaan
Terbahagi Kepada Dua Jenis
Perbelanjaan Mengurus
- Perbelanjaan Bekalan - Vot B
- Perbelanjaan Tanggungan - Vot T
Perbelanjaan Pembangunan- Vot P
Vot B & P Memerlukan Kelulusan Parlimen
Vot T Kelulusan melalui Perlembagaan
25
27. Cara Pembayaran
Kod-kod Perakaunan – Bergantung Kepada
Kod Profil Sesebuah Kem/Jab
Vot – B10
Kod Jabatan - 231
Kod Pusat Tanggungjawab (PTJ) - 010101
Kod Pusat Tanggungjawab dan Pusat Kos
(PTJ/PK) - 010102
Program/Aktiviti - 020301
Objek - Objek Am 10000, Objek Sebagai 11000 & Objek
Lanjut – 11101.
27
28. Cara Pembayaran
Butir-butir Bayaran – AP 99
Baucar disokong butir yang lengkap
Nama seseorang pegawai kerajaan tidak boleh
ditunjukkan sebagai penerima bayaran kecuali
bayaran gaji, pendahuluan dan pinjaman atau
tuntutan persendirian
Perakuan pegawai jika tuntutan ganti bayaran
(Kew.50 – PWR).
28
29. Cara Pembayaran
Butir-butir Bayaran – AP 99
Kontrak bekalan/kerja mengikut harga kontrak
Perakuan kerja /bekalan disempurnakan
Baucar satu penama kecuali ada dalam kontrak
Surat kuasa wakil/surat tadbir pusaka
Tandatangan setiap lembaran baucar
Pengenalan penerima / tandatangan ada saksi.
29
31. Prosedur / Tatacara Bayaran
Penyediaan Bayaran
Bayaran Gaji
Bayaran Tuntutan Perjalanan
Bayaran Perkhidmatan & Bekalan
- Bayaran Dengan Pesanan Tempatan (Am 75)
- Bayaran Dengan Borang Inden Kerja (JKR 58)
- Bayaran Dengan Perakuan Bayaran Interim (JKR 66).
31
32. Prosedur / Tatacara Bayaran
Penyediaan Baucer Gaji
Kewangan 8 (Kew.8)
Surat Lantikan / Surat Arahan Pertukar
Sijil Gaji Akhir ( LPC )
Penyata Perkiraan Jika Perlu
Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa
Surat Kelulusan Sesuatu Elaun/Pemberian
32
33. Prosedur / Tatacara Bayaran
Penyediaan Baucer Gaji
Sijil Gaji Akhir – AP 104
Tiada Bayaran Gaji, Elaun Dan Pencen Boleh
Dibayar Kecuali Secara Pendahuluan Sehingga
Sijil Gaji Akhir Dikemukakan
Tarikh Pembayaran Gaji – AP 105
Tidak boleh dibayar sebelum 25 hari bulan
kecuali hari perayaan
33
34. Prosedur / Tatacara Bayaran
Tuntutan Perjalanan – AP 100
Dikemukakan < 10 Haribulan
Hanya Satu Tuntutan Elaun Perjalanan
Kenderaan / Tambang Pengangkutan Awam
Mengikut Bulan Perjalanan Diselesaikan (?)
Menyatakan Tarikh, Masa, Jarak, Kadar,
Jawatan, Gaji Pokok, Jenis Tugas Dan Cara
Perjalanan Mengikut Borang Tuntutan
Tuntutan Perjalanan Rasmi Dan Perpindahan
Diasingkan
34
35. Prosedur / Tatacara Bayaran
Bayaran Perkhidmatan & Bekalan
Bayaran Dengan Pesanan Tempatan (Am 75)
Bayaran Dengan Borang Inden Kerja (JKR 58)
Bayaran Dengan Perakuan Bayaran Interim
(JKR 66)
35
36. Prosedur/Tatacara Bayaran
Bayaran Dengan Pesanan Tempatan
Pastikan Yang Berikut:
Pesanan Tempatan (PT) Hendaklah Lengkap
- Nama Pembekal Dengan Alamat Lengkap
- Butiran Lengkap Pada Perihal
- Amaun Dengan Angka & Perkataan
- Kod Caj Perakaunan , Pengesahan Jab. & Tarikh
- Perakuan Pembekal
- Perakuan Jabatan.
36
37. Prosedur / Tatacara Bayaran
Bayaran Dengan Pesanan Tempatan
Invois Hendaklah Lengkap Seperti Berikut:
Tarikh Invois Hendaklah Sama / Selepas Tarikh PT
Butiran Bekalan / Perkhidmatan Hendaklah Sama
Amaun adalah betul
Nama Bank & Nombor Akaun Hendaklah Dicatatkan
Disahkan Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab
Keatas Pesanan Tersebut
Surat Kebenaran / Kelulusan
37
38. Prosedur / Tatacara Bayaran
Bayaran Perkhidmatan & Bekalan
Bayaran Dengan Borang Inden Kerja
(JKR58)
Sebelum Pembayaran Dibuat Pastikan Yang Berikut:
Borang Inden Kerja Hendaklah Lengkap
- Nama Pembekal Dengan Alamat Lengkap
- Arahan Kerja & Amaun Spt Dlm Tawaran Kerja
- Disahkan Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab
- Pengesahan Siap Kerja Oleh Pemborong
- Diperaku Oleh Pegawai Penyelia Kerja
38
39. Prosedur / Tatacara Bayaran
Bayaran Perkhidmatan & Bekalan
Bayaran Dengan Borang Inden Kerja
(JKR58)
Sekiranya Pembayaran Dibuat Lebih Dari Sekali
Salinan BIK Juga Hendaklah Dilengkapkan Dengan
Menyatakan Amaun Yang Patut Dibayar Dalam Tuntutan
Tersebut
Cara Tawaran Dibuat – Dokumen Perlu Disertakan
- Tender
- Sebut Harga
- Runding Terus (Nyatakan Cara Tawaran,
Pusingan, Undian dsb)
39
40. Prosedur / Tatacara Bayaran
Bayaran Perkhidmatan & Bekalan
Bayaran Dgn Borang Inden Kerja (JKR
58)
Dokumen Lain Yang Perlu Disertakan
- Salinan Yang Disahkan Sijil Pendaftaran Pusat
Khidmat Kontraktor
- Salinan Yang Disahkan Insuran Kerja
- Salinan Yang Disahkan Jaminan Bank
- Salinan Yang Disahkan Perakuan Terima Kerja
- Dokumen-Dokumen Lain Yang Berkaitan Jika Ada
40
41. Prosedur / Tatacara Bayaran
Bayaran Perkhidmatan & Bekalan Bayaran
Dengan Perakuan Bayaran Interim (JKR66)
Sebelum Pembayaran Dibuat Pastikan Yang Berikut:
Satu Salinan Dokumen Kontrak Hendaklah Diserahkan
kepada Pejabat Pembayar
Perakuan Bayaran Interim – JKR 66 Hendaklah Dilengkapkan
Dengan Sempurna
-Bahagian A – Adalah Untuk Menunjukkan Bayaran & Potongan
Yang Terdahulu
-Bahagian B – Adalah Untuk Perakuan Bayaran Semasa
41
42. Prosedur / Tatacara Bayaran
Pembayaran Disokong Dokumen Lengkap–
AP 107
Dokumen Lengkap Perlu Dikemukakan. Jika
Tidak Bayaran Tidak Boleh Dibuat Kecuali Sistem
Bayaran Pukal
42
43. Prosedur / Tatacara Bayaran
Baucar Asal Hilang – AP 108
Jika baucar asal hilang, maka pegawai mesti
mengemukakan salinan baucar pejabat dan
diakui sah oleh pegawai dan memperakui
bahawa bayaran tidak dua kali
43
44. Prosedur / Tatacara Bayaran
Menandatangani Baucar – AP 101
1. Tandatangan Pegawai Pengawal Atau Orang Yang
Diwakilkannya Dan Contoh Tandatangan.
2. Surat Pekeliling ANM Bilangan 1 Tahun 2008
i. Nilai < RM20,000 – gred <26
ii. Nilai > RM20,000 – gred >27
iii. EFT – Had Kuasa Berbelanja oleh PTJ
3. Pegawai Yang Menandatangani Terdiri:
i. Pegawai Penjaga Peruntukan
ii . Pegawai Yang Menyemak Dan Mengesahkan
iii. Pegawai Memperakui – Pegawai Terkanan
44
45. Prosedur / Tatacara Bayaran
Tanggungjawab Pegawai Yang Memperakui Baucar –
AP102
Memperakui Butir Bayaran Dalam Baucar Benar
i. Bekalan/perkhidmatan Sempurna
ii. Harga Ikut Kontrak/manasabah
iii. Kebenaran Diberikan/ Kiraan Betul
iv. Penerima Sebenar/program & Aktiviti
v. Wang Mencukupi
Bertanggungjawab atas kehilangan wang awam jika perakuan salah
Pastikan syarat pelarasan, pulang balik pendahuluan dan pinjaman
dipatuhi 45
46. Prosedur / Tatacara Bayaran
Bil Dibayar Segera – AP 103
Bil Dibayar Dalam Masa 14 hari
Daftar Bil Diselenggarakan Untuk Menunjukkan
i. Tarikh Bil
ii. Amaun
iii. Perakuan Pegawai Kerja Sempurna
iv. Tarikh Baucar Disediakan
v. Tarikh Baucar Dihantar Ke Pejabat Pembayar
vi. Tarikh Cek Disediakan
Tindakan Surcaj Dan Tatatertib Boleh Dikenakan
Jika Bil Lewat Dibayar
46
47. Prosedur / Tatacara Bayaran
Kaedah Perolehan
Pembelian Runcit
Pembelian melalui Kontrak Pusat - ePerolehan
Pembelian melalui Sebutharga
Pembelian melalui Tender
Pembelian Terus
Tender Terhad
Tender melalui Perundingan Terus
Pembelian Darurat
47
48. Peraturan Am Pembayaran
Kaedah Bayaran – AP 97
Pembayaran Dengan Cek Berpalang
Cek Tidak Berpalang Kepada Penerima Tanpa
Akaun Bank
Bayaran Secara Tunai – Perlu Patuhi AP 96
Pembayaran Dengan PWR
48
49. Peraturan Am Pembayaran
Kaedah Bayaran
Bayaran Melalui Cek
Tunai (AP 96)
Electronic Fund Transfer (EFT)
Sistem Bayaran Pukal
Panjar Wang Runcit
Bayaran Melalui Bank Deraf
Pemindahan Telegraf (TT)
Bayaran Melalui Baucer Jurnal
49
50. Peraturan Am Pembayaran
Pemeriksaan Daftar Pembayaran –
AP98(b)
Sebulan sekali
Pegawai yang ditukar dan yang mengganti
mesti mengesahkan daftar bayaran
Apa-apa selisih hendaklah dilaporkan kepada
Pegawai Pengawal, JANM atau Bendahari
Negeri
50
51. Peraturan Am Pembayaran
Perbelanjaan Tidak Diakui – AP 107
Sesuatu bayaran hendaklah dianggap sebagai
perbelanjaan tidak diakui jika tidak ada keterangan bahawa
ia telah dilakukan, dibenarkan, dan diselesaikan dengan
sepatutnya
Pegawai Pembayar mestilah meminta kelulusan
Perbendaharaan supaya pembayaran itu dibiar
dipertanggungkan kepada akaun.
Laporan mengikut Arahan Perbendaharaan 109
hendaklah dihantar dan disertai dengan baucer
asal/salinan pejabat yang diperakukan
51
52. Peraturan Am Pembayaran
Bayaran Dibawah AP58(a)
Kebenaran khas adalah dikehendaki untuk membayar
baucer yang dikemukakan selepas bulan pertama
tahun kewangan yang baru mengenai pertanggungan
tahun lepas
Masih mempunyai baki vot tahun berkenaan
Memohon kelulusan Perbendaharaan sekiranya baki
vot tahun berkenaan tiada
Sijil AP 58(a) hanya diluluskan oleh Akauntan sahaja
52
53. Peraturan Am Pembayaran
Bayaran Dibawah AP96
Mengeluarkan Wang Dari Perbendaharaan Untuk
Dibahagi-bahagikan
Cek Atas Nama Jawatan Pegawai
Disertakan Senarai Nama Penerima
Dikembalikan Kepada Perbendaharaan Setelah Senarai
Tersebut Diperakui Terima Untuk Disimpan Bersama
Baucer Asal
Wang Yang Tidak Dapat Diserahkan Dalam Tempoh 21
Hari Hendaklah Dikembalikan Kepada Perbendaharaan
53
