Corporate Event Management (general)

DASAR-DASARDASAR-DASAR
MANAJEMENMANAJEMEN
PENYELENGGARAANPENYELENGGARAAN
ACARA KORPORATACARA KORPORAT
PERUSAHAAN, ORGANISASI,
LEMBAGA, INSTITUSI
dan sejenisnya
Corporate Event Management
Disusun oleh
J.L.Nawan
http://twitter.com/jlnawan | http://twitter.com/Event_INA (Twitter)
http://id.linkedin.com/in/jlnawan (LinkedIn)

CORPORATE EVENT MANAGEMENT FOR NON EVENT ORGANIZERS
CORPORATE EVENT MANAGEMENT
LATAR BELAKANG …
CORPORATE EVENT MANAGEMENT adalah pengetahuan/ketrampilan (skill)
tentang manajemen (pengelolaan) penyelenggaraan acara-acara (events)
keperluan korporat/perusahaan (corporate), termasuk organisasi, institusi,
lembaga dan sejenisnya.
Di International Dictionary of Event Management yang diterbitkan oleh John
Wiley & Sons Inc., corporate event didefinisikan sebagai “suatu acara (event)
yang disponsori/diprakarsai oleh perusahaan untuk mencapai suatu tujuan dan
sasaran tertentu, seperti menyenangkan pelanggan, memperkenalkan, dan
mempromosikan produk atau jasa baru, memberikan insentif atau pelatihan
untuk karyawan, serta kegiatan perusahaan lainnya.”
Masih banyak EO (event organizer) yang menganggap bahwa corporate event itu
mudah dikerjakannya; sama seperti events lainnya, hanya saja non-commercial.
Padahal ada banyak aspek dan faktor yang seringkali terlewatkan oleh para EO,
dan bahkan tidak mereka sadari dan kuasai dengan baik.
Corporate Events seringkali diremehkan para penyelenggaranya dan dianggap
mudah pelaksanaannya. Padahal ada tanggung jawab yang sangat beresiko di
sana ... yakni citra (image) perusahaan/organisasi yang menjadi host/owner
acara tersebut. Penyelenggara bertanggung jawab menjaga citra tersebut tanpa
terkecuali. Siapapun yang menjadi penyelenggara acara tersebut !
Di samping itu masih ada aspek-aspek budaya perusahaan (corporate culture),
nilai bersama kelompok (community collective values), budaya kerja personil
perusahaan (working culture), jejaring perusahaan di dalam industri (corporate &
business network), dan aspek yang sangat perlu memperoleh perhatian … apa
saja program korporat yang diperlukan (corporate program).
Budaya perusahaan mempengaruhi cara orang berfikir dan proses kerja mereka
sehari-hari, maupun cara mereka berhubungan dengan orang lain. Memperkuat
budaya perusahaan yang sudah ada atau menciptakan yang baru membutuhkan
dedikasi dari senior management, didukung dengan top-down approach pada
semua aspek kehidupan perusahaan. Corporate event digunakan untuk
mengkomunikasikan dan memperkuat falsafah tersebut melalui berbagai
kegiatan/acara seperti pelatihan (in-house training), penghargaan bagi karyawan
(appreciation reward), maupun anniversaries.
EVENT – JLNawan.2012 2

Tidak semua perusahaan setuju dengan falsafah “work hard, play hard”. Karena
budaya perusahaan melibatkan nilai-nilai, lingkungan, ritual, jaringan dan
kepribadian. Karena corporate event yang baik akan memperkuat dan
melegitimasi budaya perusahaan yang ada, dan sebaliknya keberhasilan
corporate event tergantung pada kendala dan peluang yang ada di dalam budaya
perusahaan.
EO atau penyelenggara wajib merancang sebuah corporate event yang dapat
memenuhi dan mencakup semua tujuan kepentingan klien
(perusahaan/organisasi/lembaga/institusi) dan sesuai/sejalan dengan budaya
korporat tersebut. Tolong diingat bahwa perusahaan memanfaatkan event
tersebut sebagai sarana mengkomunikasikan pesan perusahaan. Dan ketika
“pesan” tersebut sampai dengan tepat ke semua karyawan (dan keluarga
mereka) maupun mitra bisnis perusahaan, maka tanpa disadari event tersebut
telah memperluas employee’s pride, ambitious, ego dan bahkan productivity
motivation mereka.
Peran dan lingkup corporate event sangat bervariasi, mulai dari single-event
sampai multi-event di bawah satu tema yang memayunginya. Untuk dapat
mengevaluasi keberhasilan sebuah corporate event, harus ada pernyataan tujuan
yang terukur. Tujuan tersebut harus dievaluasi terus menerus pada setiap
tahapan perencanaan event (pre-event period/event planning period) untuk
memastikan apakah tujuan awalnya tetap tidak bergeser.
Corporate programme biasanya:
 Dibuat berdasarkan berbagai kebutuhan internal & eksternal
perusahaan/organisasi
 Event adalah salah satu jenis Corporate Promotion & Public Relations
Programme (below-the-line / direct approach)
 Event diusulkan berdasarkan temuan2 perusahaan/organisasi melalui SWOT
Analysis yang memerlukan program below-the-line, atau perpaduan program
non-event dengan event
 Disusun tahunan untuk kebutuhan penyusunan anggaran perusahaan dll.
SIFAT2
CORPORATE EVENT, AUDIENCE ………
Sebagaimana sudah diketahui, corporate events memang diperuntukkan bagi
kepentingan perusahaan/organisasi (dan sejenisnya), sehingga kepentingan
perusahaan/organisasi lah yang menjadi kepentingan utama. Budaya
perusahaan/organisasi menjadi faktor yang sangat berpengaruh, di samping
beberapa faktor lainnya.
Dengan demikian corporate event akhirnya harus menyandang beberapa sifat
yang sangat terkait dengan kepentingan tersebut.

 PREVENTIVE - event yang diselenggarakan untuk keperluan pencegahan; mis.
in-house training tentang peningkatan pelayanan bagi customer (in-house
training nya bagian event, peningkatan pelayanannya bagian customer
relations dan marketing), yang bertujuan untuk mencegah terjadinya
complaints
 CURATIVE - event yang diselenggarakan untuk penanggulangan; mis. press
conference terhadap suatu peristiwa/bencana/musibah yang dialami oleh
perusahaan
 EVALUATIVE - event yang diselenggarakan untuk menilai/evaluasi; mis.
appreciation reward event bagi karyawan yang berprestasi
 SPECIAL - event yang diselenggarakan untuk peristiwa-peristiwa khusus; mis.
Halal Bihalal, Natal bersama, perayaan corporate anniversary, product
launching.
Kadangkala ada corporate event yang menyandang lebih dari 1 sifat. Sebuah
corporate anniversary event, apabila melibatkan seluruh karyawan, mengundang
mitra dan rekanan, akan menyandang misi dari sifat-sifat “special” (karena acara
khusus tahunan), dan “evaluative” (karena sekaligus merupakan visualisasi
evaluasi masa kerja tahun terdahulu).
SIAPA saja yang sebenarnya terlibat di dalam perusahaan/organisasi atas
terselenggaranya sebuah event?
 Salah seorang pimpinan puncak (dari Board-of-Directors atau sejenisnya),
karena diperlukan kecepatan pengambilan keputusan pada beberapa hal
tertentu
 Apabila di perusahaan/organisasi tersebut ada Public Relations Dept. atau
Bagian Humas, maka mereka juga akan terlibat banyak
 Perusahaaan/organisasi yang tidak memiliki PR/Humas, seringkali
menyisipkan pekerjaan ini kepada Corporate Secretary (di perusahaan) atau
Sekretariat Jenderal (di organisasi)
 General Affair (di perusahaan) atau Bagian Umum/Rumah Tangga (di
organisasi) sering terlibat karena kebutuhan pemakaian barang2 inventaris,
dukungan logistik dll.
 Di beberapa perusahaan, bagian pemasaran (Marketing Dept) seringkali
terlibat untuk kepentingan tertentu (marketing gathering, product launching,
dll)
 Dan terakhir … yang tidak dapat dikesampingkan sama sekali, adalah … bagian
keuangan (Finance Dept di perusahaan)!!
Tentunya keterlibatan bagian2 lain akan sangat tergantung pada jenis event yang
diselenggarakan. Dan itupun akan sangat tergantung pada beberapa faktor
lainnya:

 Sesering apakah sebuah event diselenggarakan oleh/untuk
perusahaan/organisasi tersebut? Kalau sering (di atas 8 kali per tahun), lebih
baik serahkan event tertentu kepada penyelenggara yang profesional
 Besar atau kecilnya skala bisnis perusahaan tersebut, atau skala kegiatan
organisasi – semakin besar skalanya, semakin besar pula resiko yang akan
dihadapi
 Luas atau tidaknya jaringan perusahaan atau organisasi tersebut – perusahaan
atau organisasi yang memiliki banyak cabang akan semakin pelik dan rumit
mekanismenya
 Apakah perusahaan/organisasi sudah mencadangkan anggaran tetap setiap
tahunnya untuk berbagai event tersebut? Kalau sudah, maka diperlukan
ketrampilan personil untuk mengelolanya dengan baik.
Dengan demikian, maka perusahaan/organisasi harus menetapkan,
diselenggarakan sendiri atau diserahkan kepada penyelenggara profesional? Lalu
apa untung ruginya?
MENGERJAKAN SENDIRI mendatangkan keuntungan:
 Pengendalian dan pengawasan anggaran maupun jadual pekerjaan lebih
mudah, karena semuanya melibat personil sendiri;
 Kreativitas sesuai dengan kebutuhan;
 Perubahan2 lebih fleksibel, karena bisa diatur melalui mekanisme yang sudah
ada di perusahaan/organisasi;
… dan kerugiannya:
 Pengerahan staf/tenaga kerja terasa membebani seluruh
perusahaan/organisasi karena kadangkala melibatkan bagian2 lain;
 Kadangkala mengganggu tanggung jawab dan pekerjaan rutin para
karyawan/staf di dalam kehidupan kerja sehari-hari.
Bagamana kalau dipercayakan saja ke sebuah EO? Keuntungannya, a.l.:
 Perusahaan tidak perlu mengerahkan staf/tenaga kerja untuk pelaksanaan
event, karena EO sudah mengerahkan stafnya sendiri;
 Perusahaan tidak perlu berurusan dengan para pemasok kebutuhan event,
mis. kontraktor, transportasi, dll.
Lalu kerugiannya?
 Perusahaan harus mengawasi pekerjaan EO, karena EO tidak hanya melayani
1-2 klien;
 Perusahaan harus membayar biaya pelaksanaan plus professional fee /
management fee EO.
MANA YANG TEBAIK? Saya selalu mengatakannya …. TIDAK ADA YANG TERBAIK
dari kedua pilihan tersebut di atas. Keduanya sama baiknya dan sama tidak
baiknya!

Penting untuk kita sadari bahwa :
 Tiap perusahaan/organisasi menyelenggarakan berbagai event, sesuai dengan
keperluan dan kebutuhannya masing2
 Tiap perusahaan/organisasi mempunyai keterbatasan (dana, personil,
pengetahuan/ketrampilan), kebutuhan (beragam) dan budaya kerja yang
berbeda satu dengan yang lain, sehingga pola kerjanya tidak semua sama;
 Tiap perusahaan/organisasi mempunyai pilihan ... KERJAKAN SENDIRI atau ...
MINTA BANTUAN EO ..., pilihan ini juga tergantung kesiapan personil,
kesiapan anggaran, dan kesiapan-kesiapan lainnya.
Kalau akhirnya kita memutuskan untuk menggunakan jasa EO, maka:
Event manakah yang bisa diserahkan kepada EO? Apakah weekly meeting saja
harus dikerjakan oleh EO? EO berspesifikasi apa yang tepat? Adakah EO yang
spesialisasi corporate event? Kapan mulai melibatkan EO sebaiknya? Termasuk
konsep dan perencanaan kerjanya?
Sebaiknya kita pilah terlebih dahulu event apa saja yang akan diselenggarakan
setahun mendatang. Biasanya ada event yang hanya terkait pada kepentingan
internal. Tetapi ada juga event yang terkait pada eksternal, maupun keduanya
sekaligus.
RUPS sebuah perusahaan yang belum go-public tentunya bersifat internal.
Sangat berbeda dengan RUPS perusahaan yang sudah go-public (Tbk), maka
RUPS tersebut akan melibatkan kepentingan internal dan eksternal sekaligus.
Press Conference dan product launching, keduanya sangat bersifat eksternal.
Tetapi sebuah perayaan corporate anniversary bisa “berwajah dua” – internal
(karena evaluative) dan eksternal (karena special).
Event yang menuntut kerja keras, keketatan jadual kerja, personil yang mahir,
jaringan dengan pihak ketiga yang luas (pemasok, supplier, vendor dll.), jumlah
staf yang tidak kecil, pengalaman yang baik ……… tentunya lebih baik diserahkan
dan dipercayakan penyelenggaraannya kepada sebuah EO profesional (asal
sesuai dengan spesialisasinya). Tetapi event sederhana seperti employee
gathering yang hanya melibatkan 30 karyawan, cukup dikerjakan sendiri saja –
kalau tidak punya bagian yang khusus menanganinya, bisa saja dibuat sebuah
panitia tidak tetap (ad-hoc) untuk melaksanakannya.
Perusahaan/organisasi sebaiknya sudah merencanakan hal ini di tahun sebelum
tahun penyelenggaraannya – sedini mungkin. Karena untuk beberapa jenis event
yang rumit, diperlukan waktu yang cukup untuk menyusun persiapannya (pre-
event period). Tidak hanya karena kebutuhan terhadap keberadaan pihak terkait,
tetapi juga untuk menyusun sebuah rencana kerja yang teliti dan cermat (tidak
asal2
an). Pemesanan tempat (venue) tidak bisa tiba-tiba. Mengundang seorang
MC terkenal tidak bisa sembarang waktu – ybs juga harus memenuhi jadwal

kerjanya sendiri. Ini hanya beberapa contoh. Untuk corporate event berskala
menengah ke atas, persiapan selama 8-14 bulan sebelumnya dirasakan sudah
cukup ideal.
Setiap event mempunyai target audience yang tidak selalu sama. Sebuah press
conference yang terencana dengan baik, akan sangat teliti memilih media yang
diundang, agar sesuai dengan target audience yang diinginkan (dijadikan sasaran
sebagai penerima informasi). Press conference sebuah product launching
memerlukan ketelitian yang cermat, supaya product promotion message nya
sampai kepada penerima yang tepat.
Target audience (khalayak sasaran) mempengaruhi peran sebuah event dan
berdampak pada tujuan event tersebut serta bagaimana elemen budaya
perusahaan akan diposisikan dalam event. Bagi EO profesional yang mengerjakan
event tersebut, akan sangat berguna apabila mengetahui secara jelas khalayak
sasaran yang dijadikan tujuan utama event tersebut. Untuk setiap target
audience yang berbeda, diperlukan kreativitas konsep yang tidak sama.
Dengan demikian sebuah konsep event yang sukses di perusahaan A belum tentu
sukses di perusahaan B. Keduanya tidak memiliki budaya perusahaan yang sama,
belum tentu memiliki target audience yang sama, tidak memiliki sifat2
event yang
sama dlsb. untuk itu dibutuhkan kreativitas yang berbeda, meskipun kedua
perusahaan tersebut sama-sama memerlukan jenis event yang sama. Contohnya,
product launching perfume buatan domestik tidak sama kreativitasnya dengan
perfume buatan luar negeri.
Di era 80-90an, keperluan penyelenggaraan corporate event pada umumnya
masih didominasi oleh kalangan advertising agencies. Mengapa? Karena mereka
sudah faham betul budaya perusahaan klien mereka, melalui kerja sama di
bidang promosi dan periklanan. Mereka faham betul semua sifat-sifat, kebijakan,
struktur perusahaan, dan itulah yang paling membekali mereka untuk mampu
memenuhi harapan perusahaan dalam pelaksanaan sebuah corporate event.
Lagipula beberapa corporate event juga memerlukan dukungan promosi dan
periklanan, mis. product launching, press conference, corporate anniversaries dll.
Selewat akhir 90an, ketika bisnis EO mulai tumbuh “bagaikan jamur di musim
hujan”, maka beberapa EO mulai berani memasuki bisnis penyelenggaraan
corporate event. Modal utama mereka waktu itu a.l. jaringan pertemanan yang
akrab, biaya pelaksanaan yang lebih murah dan kreativitas yang lebih modern,
atraktif dan kadangkala lebih agresif.
Tetapi sebagaimana kelaziman bisnis yang terjadi, maka dari waktu ke waktu kita
bisa menyimak EO mana yang terus mampu bertahan (eksis) dan mana yang
kemudian hilang tenggelam. Kalau kita ingat beberapa faktor penentu yang
mampu membuat sebuah perusahaan EO tetap survive (ingat BASIC EVENT
MANAGEMENT), maka EO yang masih eksis saat ini di penyelenggaraan

corporate event tidak banyak lagi. Bahkan beberapa advertising agency malah
membuat anak perusahaan EO guna bersaing dan mempertahankan eksistensi
klien mereka. Atau beberapa perusahaan/organisasi besar malah membuat EO
sendiri (atau sebuah bagian yang bekerja sebagaimana layaknya sebuah EO)
dengan prioritas kerja untuk keperluan perusahaan/organisasi, dan kadangkala
menerima pesanan kerja dari mitra perusahaan.
Persaingan bisnis berjalan terus. Tetapi di balik itu semua, KREATIVITAS dan
KOMITMEN tetap harus dipertahankan apabila mau tetap eksis di bisnis ini.
PROJECT MANAGEMENT FOR CORPORATE EVENT
Konsep tentang perencanaan dasar dan siklus hidup sebuah event project
merupakan hal yang penting untuk diperhatikan oleh para praktisi event
management, khususnya corporate events.
Tidak seperti manajemen administratif, maka project management diharapkan
menguasai aspek-aspek perencanaan, penganggaran, program dan proses
pengembangannya. Sama seperti sebuah project, maka sebuah corporate event
juga harus menjalani siklus yang sama. Contohnya, sejumlah event sangat terkait
dengan anggarannya. Pada umumnya para penyelenggara harus jeli dan taktis
dalam mengatur siasat agar anggaran (dan ketersediaannya) tidak banyak
mempengaruhi tujuan penyelenggaraan sebuah corporate event dan tujuan
perusahaan menyelenggarakannya. Proses pengembangan harus dihadapi
dengan strategi yang tepat. Perubahan (selama bukan perubahan pada tujuan
penyelenggaraan dan melanggar budaya perusahaan) bisa diterima (ditolerir),
agar tujuan tetap terjaga. Seringkali ada perubahan yang harus diterima
kenyataannya, mempertimbangkan aspek-aspek yang muncul.
Beragam ide yang muncul di awal perencanaan perlu diakomodir dengan
kedewasaan dalam penerimaan yang tulus terhadap ide tersebut. Tidak perlu
disela dengan tanggapan2
yang memojokkan terlebih dahulu. Di Basic Event
Management bagian ini adalah bagian awal sebuah proses terjadinya sebuah
event.
Tentunya tidak salah apabila kemudian ada pertanyaan: “Apakah ide ini mungkin
untuk dilaksanakan?” Jawabannya dikembalikan kepada konsep itu, dan yang
mungkin masih perlu dikembangkan lebih lanjut. Jika konsep sudah dianggap
layak untuk dilaksanakan, maka kegiatan perencanaan dapat segera dimulai. Ini
bukanlah sebuah model linear dan mekanis. Selama proses perencanaan,
mungkin akan muncul sejumlah peluang atau resiko sehingga konsep awal
corporate event tsb perlu dimodifikasi. Dan harus pula difahami, bahwa sebuah
resiko akan selalu (tetap) ada dari setiap langkah yang diambil. Ini berarti bahwa
rencana/konsep sebuah corporate event adalah sebuah dokumen yang tidak

statis. Sebagaimana diketahui dan dijelaskan di Basic Event Management,
setelah Term-of-Reference selesai, maka akan ada proses penyempurnaan /
perbaikan / perubahan sebelum menjadi sebuah Preliminary Proposal. Dan
begitu pula selanjutnya ketika akan menuju ke Final Proposal.
Satu hal yang pasti adalah bahwa dalam sebuah rencana corporate event akan
selalu ada perubahan. Perubahan apapun yang terjadi, event berlangsung dalam
batasan/koridor yang ditetapkan oleh klien – budaya perusahaan, tujuan
penyelenggaraan, target audience, dlsb.
Mengapa project management begitu erat hubungannya dengan corporate
event management? Coba simak 6 karakteristik berikut ini, lalu hubungkan
dengan sebuah corporate event.
 Proyek berbasis waktu, setiap aspek dari sebuah proyek selalu mempunyai
hambatan/tantangan soal waktu;
 Proyek adalah unik dan mencakup penggunaan sumber daya baru serta
mengggunakan sumber daya standar dalam sebuah kombinasi baru;
 Proyek mempunyai tanggal mulai dan selesai;
 Proyek mencakup ketidaklaziman yang dapat dipertimbangkan dan
kemungkinan resiko yang tak terduga;
 Tingkat kegiatan proyek selalu berbeda, berdasarkan lamanya proyek
berjalan;
 Proyek merupakan sebuah sistem yang dinamis dan menjadi sasaran
perubahan, dengan memanfaatkan sumber2
internal maupun eksternal.
Sudah bisa ditemukan kolom parallel keduanya? Antara sebuah proyek dan
sebuah corporate event?
Mari kita lengkapi informasi ini dengan yang berikut:
 konsep utama dari sebuah basic plan dan life cycle corporate event
management adalah pertimbangan yang diperlukan untuk seorang corporate
event planner;
 basic plan creativity memungkinkan corporate event planner untuk mengenali
dan mengontrol berbagai perubahan yang terjadi;
 corporate event plan adalah alat komunikasi dan project database yang
menjadi pedoman untuk mengukur perjalanan sebuah event;
 menanggapi (response) perubahan dan membuat keputusan yang dinamis
adalah faktor penentu keberhasilan dalam corporate event management;
 event management organization mengembangkan apa yang harus dilengkapi
dan mendistribusikannya ke unit-unit yang dikelolanya, menugaskan sumber
daya yang ada atau yang baru dan menjadwalkan unit kerja secara efisien;

 accountable & systematic approach sangat dibutuhkan di corporate event
management, karena faktor2 ukuran, tingkat kesulitan/kerumitan, keuangan,
tanggung jawab, resiko, aturan, budaya dll;
 project management yang diterapkan pada corporate event management
menerapkan pola kerja sebuah teamwork yang solid, cooperative, flexible,
accountable, controllable, balance, full of individual skill, professionalism dll;
 sebuah contact-sheet atau client-request-sheet akan sering membantu seluruh
team untuk memahami tujuan corporate event tersebut dan keinginan klien
(perusahaan);
 semakin dekat dengan D-Day (Hari-H), volume, duration dan frequency
pekerjaan bisa semakin ditingkatkan, disesuaikan dengan kebutuhan yang
mengacu pada jadwal kerja yang sudah disepakati (scope creep action);
 batasan waktu (deadline) untuk setiap tugas harus diperkirakan dan dipantau
terus menerus. Milestone merupakan kelengkapan dari suatu tugas yang
penting;
 tidak ada “superman”, jadi biasakanlah menyusun struktur pembagian kerja
yang terurai ke unit-unit kerja yang lebih kecil, sehingga mudah diawasi
jalannya dan dipantau langkahnya – tetapi ini bukan berarti bahwa sebuah
corporate event organization harus besar dan meluas kemana-mana;
 manfaatkan seluruh dan segala macam alat bantu, baik yang berbentuk
sebagai hardware (peralatan, perlengkapan, grafik, diagram, lembar isian dll.)
maupun software (skill, aplikasi, sistem, metode dll.).
RAGAM …
Masih ingat daftar ini kan?
 Shareholder meeting (RUPS)
 Board meeting (Rapat Dewan Direksi, Rapat Pengurus Pusat)
 Annual meeting (Rapat Kerja Tahunan)
 Dealers / Distributors meeting
 Press Conference, Press Gathering, Press Tour, Press Visit
 Product Launching (peluncuran produk)
 In-House training
 Marketing gathering
 Corporate Anniversary
 Employees gathering, Family gathering
 Workshop, in-house seminar, convention/congress (organization), symposium
 Open House (biasanya di lembaga pendidikan)
 Religious event
 Social Corporate Event
 Exhibition/trade show (pameran tunggal atau ikut serta sebagai peserta di
sebuah pameran untuk keperluan perusahaan)
 Tea walk, outing/outbound (termasuk juga di outdoor sport corporate event)

 Appreciation Reward/Achievement Reward event
 Peresmian kantor/cabang baru (new office ceremony/official corporate event)
 Serah terima jabatan, pelantikan (hand-over ceremony/inauguration
ceremony/official corporate event)
 Penandatanganan kerja sama/perjanjian (signing of agreement/official
corporate event)
 IPO expose (initial public offering)
dan beberapa corporate event untuk keperluan organisasi/institusi ………
DETAILS OF CORPORATE EVENT TYPES
Tercatat lebih dari 20 jenis corporate (and organization purpose) events yang
saat ini berkembang dengan pesat. Beberapa di antaranya juga dikenal di dalam
kelompok event lainnya, mis. corporate in-house seminar yang juga mirip dengan
seminar lainnya, pameran tunggal perusahaan yang menggunakan dasar2
penyelenggaraan sebuah pameran, corporate religious event yang juga tercatat
di dalam kelompok social events, sebuah MUNAS atau RAKERNAS yang
mempergunakan dasar2
penyelenggaraan conference/conventions dst.
Atau beberapa single corporate event yang berkolaborasi menjadi sebuah multi
corporate event (ada seminar-nya, ada press conference-nya, ada pameran
tunggal-nya, ada donor darah-nya dst.)
Hampir semua corporate events dapat digolongkan ke non-commercial events.
Biasanya perusahaan / organisasi sudah mencadangkan / mengalokasikan
sejumlah anggaran tahunan untuk keperluan tsb. Sehingga pihak
penyelenggara/pelaksana dalam menyusun anggaran agak sulit mengajukannya
dalam format “A-ke-Z”, dan harus menghitungnya dengan format “Z-ke-A”
(hitung mundur berdasarkan ketersediaan dana). Beberapa corporate event
masih bisa didukung oleh keberadaan sponsor, sepanjang tidak berbenturan
dengan budaya perusahaan dan kebijakan perusahaan pemilik event tsb (host of
the event).
Tantangan lain yang dihadapi oleh pihak penyelenggara/pelaksana adalah
apabila corporate event itu juga mempunyai tujuan charity. Maka penyusunan
anggaran akan semakin pelik dan diperlukan kehati-hatian yang tinggi.
Tingkat kesulitan penyelenggaraan/pelaksanaan sebuah corporate event sangat
tergantung pada corporate policy & culture. Hal yang sama juga dirasakan di
events untuk keperluan organisasi. Sangat berbeda dengan tingkat kesulitan di
commercial events yang mencermati keseimbangan antara revenue dan
expenditure penyelenggaraan event tsb.

SHAREHOLDER MEETING – juga dikenal dengan istilah RUPS (Rapat Umum
Pemegang Saham). Istilah ini lebih melekat pada perusahaan yang sudah go-
public (sudah berstatus Terbuka – Tbk). Dalam kondisi tertentu malah, ada
RUPST (tertutup) dan RUPSLB (luar biasa). Bagi perusahaan yang belum ‘Tbk’,
rapat pemegang saham (pemilik) biasanya berlangsung tertutup dan dibatasi
hanya untuk yang berkepentingan saja. Sementara di RUPS perusahaan2 ‘Tbk’,
acara dilangsungkan secara terbuka (kecuali RUPST dan RUPSLB), dihadiri oleh
semua pemilik saham, bahkan diliput oleh media/pers.
Tingkat kesulitannyapun berbeda. RUPS perusahaan ‘Tbk’ memerlukan persiapan
yang sangat cermat, proses pelaporan dan perijinan (di Indonesia melibatkan
Kementerian Keuangan, BAPEPAM, akuntan publik dlsb.)
Di Jakarta ada beberapa EO yang sangat menguasai prosedur ini dan mereka
kebanyakan hanya berbisnis di kalangan perusahaan ‘Tbk’, BAPEPAM,
Kementerian Keuangan dll (spesialisasi).
Frekuensinya tahunan (kecuali dalam keadaan tertentu/emergency situation).
Sangat disarankan bagi EO yang ingin menekuni sektor ini, untuk menguasai
prosedur RUPS berdasarkan ketentuan2 yang berlaku (bisa ditanyakan ke
Kementerian Keuangan, BAPEPAM dll.); dan sekaligus harus mempunyai tenaga
ahlinya, yang menjadi Project Coordinator saat pelaksanaan event.
Persiapannya mungkin akan lebih baik kalau sudah dimulai beberapa bulan
sebelumnya.
Di sebuah organisasi, tidak ada RUPS. Yang mirip dengannya adalah sebuah
pertemuan tingkat pimpinan (atau founder)yang akan mengambil keputusan
tentang kebijakan organisasi … Musyawarah Nasional (MUNAS), Musyawarah
Besar (MUBES), Kongres, Rapat Pimpinan Nasional (RAPIMNAS) dan sejenisnya.
Di lembaga atau institusi Pemerintah, RUPS hanya terjadi di kalangan
BUMN/BUMD, termasuk Rapat Dewan Komisaris.
Lembaga/institusi yang bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan
Negara/Pemerintahan (Presiden, Perdana Menteri), biasanya mempunyai
pertemuan dengan para pejabat terkait.
Tingkat kesulitannya mirip, apalagi kalau sudah melibatkan pejabat pemerintah
pusat/daerah. Baik dalam hal birokrasi, penyusunan acara, prosedur protokol
yang tidak bisa dihindari, keterbatasan anggaran yang tersedia dan faktor
keamanan (simak Event Risk Management).
Organisasi yang tidak mempunyai fasilitas ruang pertemuan besar (di kantor
mereka) biasanya memilih venue yang netral dan independent seperti hotel
berbintang atau convention center yang memenuhi syarat.
Sementara lembaga/institusi pemerintah biasanya sudah dilengkapi dengan
ruangan untuk keperluan ini di kantor pusat mereka.
BOARD MEETING – atau Rapat Dewan Direksi. Mirip dengan RUPS, tingkat
kesulitan di perusahaan berstatus ‘Tbk’ lebih tinggi daripada rapat direksi
perusahaan biasa atau perusahaan keluarga. Skalanya dan jumlah orang yang

terlibat mungkin lebih kecil, tetapi kesiapan, pengadaan materi dlsb. cukup
menuntut kecermatan kerja.
Board Meeting biasanya masih diselenggarakan sendiri oleh perusahaan; pihak
yang terlibat a.l. biasanya Corporate Secretary, Biro Hukum, kadangkala Public
Relations, bagian keuangan (sudah pasti!), General Affair.
Penyusunan agenda rapat, pemeriksaan perlengkapan rapat termasuk kondisi
venue atau ruangan yang dipergunakan, sistem pembuatan notulen/risalah
rapat/Minutes-of-Meeting (ada yang manual dan ada yang direkam), jeda dan
makan siang/malam, kesemuanya adalah elemen penyelenggaraan yang perlu
mendapat perhatian seksama.
Persiapannya tidak terlalu lama.
Di organisasi, lembaga dan institusi pemerintah, prosesnya mirip dengan RUPS
tersebut di atas. Hanya saja mungkin pejabat yang hadir tidak dalam posisi
setinggi sebelumnya.
Di BUMN/BUMD (State Owned Companies), Rapat Dewan Direksi diatur oleh
ketentuan yang baku, sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang ada.
Di forum ASEAN kita mengenal Summit Meeting (KTT) yang dihadiri oleh para
kepala negara/kepala pemerintahan, lalu didahului oleh Ministerial Meeting yang
dihadiri oleh para Menteri Luar Negeri dan diawali dengan Senior Officers
Meeting yang diikuti oleh para Direktur Jenderal dan setingkat mereka.
ANNUAL MEETING – Rapat Kerja Tahunan, juga populer dengan singkatan RKT.
Biasanya dengan alasan2 tertentu, seperti kebisingan, rutinitas atau gangguan
telepon dlsb., pertemuan antar bagian di sebuah perusahaan dalam kurun waktu
sekali setahun ini diselenggarakan di luar kota. Sebuah lokasi yang memiliki
fasilitas pertemuan (tidak harus meeting room, karena kadangkala suasana
pertemuan dibuat tidak resmi), fasilitas penginapan, dan fasilitas kegiatan
outdoor (kolam renang, lapangan), cukup memadai. Banyak perusahaan Jakarta
yang memanfaatkan berbagai fasilitas di kawasan Puncak-Cipanas dan
sekitarnya, Anyer, Bogor dll. sebagai pilihan venue.
Yang menjadi ‘tantangan’ bagi penyelenggara RKT adalah:
 Pengaturan penginapan bagi jumlah peserta yang (biasanya) tidak sedikit –
jumlah kamar, siapa tidur dengan siapa dlsb.
 Pengaturan transportasi menuju ke lokasi maupun transportasi kembali
(terutama kalau lokasi RKT berada cukup jauh dari kota asal)
 Pengaturan jadual kegiatan dan ketaatan maupun kepatuhan peserta
terhadap jadual tersebut, baik kegiatan inti (RKT itu sendiri) maupun acara
tambahan (hiburan, outing kecil2
an, “sambung rasa” antara manajemen dan
staf) – ini memerlukan kreativitas yang baik
 Menyusun menu harian selama berada di lokasi, terutama kalau RKT
berlangsung lebih dari 2 hari (ada RKT yang memerlukan 3 hari)
 Pengaturan peralatan yang diperlukan, terutama kalau sudah harus
menggunakan berbagai peralatan elektronik maupun IT.

Yang sangat harus disadari oleh penyelenggara (baik oleh internal maupun
apabila dikerjakan oleh EO/eksternal) adalah kepentingan corporate policy &
culture, end-target/end-result, objective/goals dari RKT tsb, keseimbangan
antara meeting-pressure (RKT kadangkala bisa dimulai jam 7-8 pagi sampai jauh
tengah malam) dengan pleasure maupun entertaining occasion, upaya
menghindari kesenjangan hospitality antara pimpinan dan staf yang terlampau
berkelebihan, dan tentunya ……… besar anggaran yang tersedia atau yang bisa
dialokasikan oleh perusahaan.
Survey lokasi, penyampaian paparan (presentation) rencana susunan acara
maupun mekanisme pelaksanaan, harus dibuat sebaik mungkin dan (bahkan)
serinci mungkin. Persiapannya membutuhkan waktu yang cukup panjang agar
bisa melengkapi semua aspek kebutuhan dengan benar. Makin terperinci, makin
cukup waktu yang tersedia, makin mudah menyusun anggaran!
Organisasi dan lembaga/institusi juga mengenal Rapat Kerja Tahunan. Biasanya
di RKT konten pertemuan lebih membahas soal pelaksanaan kebijakan yang
sudah ditetapkan oleh pertemuan tingkat tinggi.
Di BUMN/BUMD, RKT jarang sekali dipublikasikan.
DEALERS/DISTRIBUTORS MEETING – perusahaan yang banyak mengandalkan
kegiatan pemasaran, terutama perusahaan yang terkait dengan produk
konsumen (consumer products), dan dalam menjalankan program pemasaran
banyak tergantung pada jaringan di seluruh pelosok dan berbagai kota - baik
melalui kantor cabang, dealer, distributor maupun agen – seringkali mengadakan
acara ini.
Bahkan beberapa perusahaan mengadakan acara ini lebih dari satu kali di dalam
kurun waktu setahun. Bisa diselenggarakan berdasarkan wilayah pemasaran, bisa
berdasarkan jenis marketing network (ada cabang, ada dealer, ada distributor,
ada agen), dan bisa juga berdasarkan kurun waktu (tiap kuartal, tiap semester).
Corporate event ini tidak sepenuhnya bisa disebut sebagai internal event, karena
kadangkala di sebuah dealers/distributors meeting dihadirkan pula beberapa
mitra kerja, seperti advertising agency, media langganan, dll (dan ini bisa
membaur dengan sebutan kolaborasi dealers/distributor meeting dengan
marketing gathering).
Tingkat kesulitannya cukup tinggi pada aspek operasional. Karena melibatkan
jumlah peserta yang tidak sedikit, apalagi kalau ada peserta yang berasal dari
luar kota/berbeda pulau (di Indonesia), kebutuhan venue yang memenuhi syarat,
transportasi, apa saja yang ditanggung oleh perusahaan induk (pusat) dan apa
saja yang harus ditanggung sendiri oleh peserta, penginapan (board & lodging)
dan akomodasi dll.
Pengaturan jadual dan susunan acara juga harus teliti dan seksama, karena di
samping tujuan utama acara, yakni pertemuan bagi semua dealer / distributor /
agent, biasanya juga harus disediakan waktu bagi mereka untuk berbelanja
keperluan cindera mata/oleh-oleh.

Luangkan pula waktu untuk acara bebas, agar bagi mereka yang mempunyai
kerabat/keluarga di kota tempat acara diselenggarakan bisa berkunjung.
Lokasi venue tidak selalu harus berada di kota kantor pusat. Beberapa
perusahaan malah menjadikan acara ini sekaligus semacam dealers &
distributors gathering dan “jalan-jalan”.
Jelas bahwa persiapannya harus direncanakan sedini mungkin. Venue
reservation, transportation reservation, hotel dll memerlukan persiapan yang
matang – hindari peak season di lokasi tujuan!
Anggaran harus disusun dengan ketat dan sangat terperinci.
Ada perusahaan yang menyelenggarakan acara ini di kota lokasi kantor pusat,
dan sekaligus menyelenggarakan pameran tunggal atau product launching. Boleh
saja tentunya. Untuk beberapa alasan, kadangkala kolaborasi seperti ini malah
bisa menghemat biaya. Tentunya kalau memang waktunya bisa bertepatan dan
tetap sesuai dengan corporate policy & culture.
Yang dapat dipastikan, organisasi tidak menyelenggarakan dealers / distributors
meeting. Tetapi beberapa BUMN/BUMD (mis. Pertamina, Garuda Indonesia, PT
Pupuk Sriwijaya dll.) mengadakan pertemuan dengan para penyalur (setingkat
dealer/distributor) secara berkala dan diselenggarakan sesuai ketentuan baku
yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.
PRODUCT LAUNCHING – kegagalan acara product launching bukan hanya akan
“menewaskan” produk itu sendiri, bahkan lebih fatal lagi akan mengancam
perusahaan (produsen) yang “melahirkannya”. Tetapi terlampau hati-hati
merancang konsep acara secara detail dan strategi promosi maupun pemasaran
yang sangat cermat juga akan menghabiskan waktu dan enerji secara
berkelebihan. Timing dan business momentum nya akan terlanjur lewat. Tanpa
konsep? Itu nekad dan siap-siap menghadapi trial & error yang high risk.
Persiapan yang matang, terperinci, sigap, strategic, jeli, cermat, antisipatif,
dilengkapi dengan survey yang matang, analisis terhadap market trend, user
need, competitor maupun customer potential, sangat diperlukan.
Penyelenggara product launching kalau dikerjakan oleh EO (eksternal) mungkin
terlihat lebih ringan, karena EO hanya menjadi pelaksana penyelenggaraan acara
dan tidak terlibat di dalam complete concept-nya. Tetapi apabila acara ini
diselenggarakan sendiri oleh perusahaan (internal), maka resiko yang
dihadapinya cukup tinggi. Penyelenggara internal terlibat dengan marketing
strategy, promotion concept, dlsb. – seringkali juga melibatkan advertising
agency atau PR Firm/Consultant yang terikat kontrak dengan perusahaan.
Keduanya sama saja, karena keduanya harus tetap mempertahankan tujuan
akhir acara ini (yang bukan hanya “hura-hura”), yakni kepentingan pemasaran
produk dan kelangsungan hidup perusahaan.
Organisasi tidak mengenal acara ini. BUMN/BUMD sudah mulai menerapkan
‘gaya swasta’ untuk beberapa produk/jasa mereka. Pertamina dan Garuda

Indonesia, maupun PT Telkom sudah berkali-kali menyelenggarakan product
launching yang megah. Beberapa tahun yang lalu Telkom meluncurkan
pelayanan sambungan langsung internasional 007 dengan konsep yang megah,
mahal dan fenomenal. Tetapi sayangnya tidak ditindak lanjuti dengan pola
pemasaran yang baik, sehingga tetap saja tertinggal di belakang SLI 001 nya
Indosat.
Nokia ketika meluncurkan Communicator (beberapa tahun y.l. di Jakarta) bahkan
melakukan kolaborasi yang menarik – ada product launching, ada market
launching, ada product display dan dilengkapi dengan press conference dan
direct sales launch pada hari yang sama dan di tempat yang sama. Direct sales
nya berlangsung meriah, dan hari itu semua stock habis terjual dengan harga
khusus. Bahkan masih tertinggal sebuah waiting list yang cukup panjang di sore
hari.
Sebagai sebuah corporate event memang product launching tampak sebagai
sebuah single event. Tetapi pada kenyataannya, sebuah product launching
melibatkan banyak sekali aspek terkait lainnya. Mulai dari tahap perencanaan
konsep yang harus sejalan dengan strategi pemasaran perusahaan, sifat dan
watak produk yang akan diluncurkan, target audience yang akan dijadikan
sasaran, konsep event itu sendiri, pola kerja sama parallel dengan kegiatan
promosi dan periklanan maupun publikasi, sampai pada konsep tindak lanjutnya
dst.
Beberapa EO di Jakarta memilih menjadi pelaksana lapangan saja dan tidak mau
(enggan) terlibat di konsep. Hal ini wajar saja, karena EO tersebut tidak memiliki
marketing knowledge yang cukup untuk memahami misi dan makna sebuah
product launching; atau tidak cukup menguasai product knowledge terkait.
(product) Launching is to bring a new product into the market, with publicity and
promotion. Jadi bukan cuma sekedar sebuah corporate event biasa. Ada misi, ada
tujuan, ada proses dan ada strategi yang harus dilalui. Oleh karena itu, (new)
product launching bukan menjadi tujuan akhir, sebab sebuah produk baru
‘dilahirkan’ (istilah yang terasa lebih tepat daripada ‘diluncurkan’) dengan
muatan berbagai konsep sinerji dari semua bagian/departemen dalam sebuah
perusahaan.
Coba simak – Kacang Garuda itu ‘makanan kecil’, tetapi untuk me-launching
Kacang Garuda bukanlah pekerjaan dan perkara kecil! Kita sering terjebak
dengan gemerlapnya acara launching sebuah mobil atau handphone, tetapi sulit
membayangkan launching produk amplas logam mulia yang terbaru!
Ada beberapa comment tentang product launching oleh para tokoh bisnis
Indonesia:

 The right timing, marketing effort and creativity … is like a golden apple on a
silver plate!
 Keep moving …. you’ll win the competition!
 Product launching is not the finish line, it just started!
 Value, not only volume!
 Passion! Minimized risk!
 Point of no return!
 Core benefit! Be focus and understand the product characteristic.
 It’s not only a promotion. It brings the product to the customer’s mind!
Itulah sebabnya apabila kita mengamati sebuah acara product launching yang
ditayangkan di media televisi, kita sering ‘terjebak’ oleh padatnya mata acara
hiburan dan product launching momentum-nya sendiri memperoleh porsi yang
teramat kecil.
Memperhatikan semua informasi di atas, bisa disimpulkan bahwa
penyelenggaraan product launching event membutuhkan waktu persiapan yang
cukup (panjang), enerji dan kreativitas, anggaran yang tidak kecil – kalau mau
jadi corporate event yang baik!
PRESS CONFERENCE, PRESS GATHERING, PRESS TOUR, PRESS VISIT – keempat
acara ini mirip, karena semuanya mempunyai target audience yang terarah jelas
(directive) …. yakni para media/pers terkait (related/relevant media/press).
Kalau di perusahaan ada Public Relations Dept./Bagian Humas, maka acara ini
adalah tanggung jawab mereka. Bagi perusahaan yang menggunakan jasa PR
Firm/Consultant, maka ini adalah kerja “bareng”.
Nah, bagi perusahaan yang tidak mempunyai PR Dept. dan tidak menggunakan
jasa PR Firm/Consultant, maka disarankan agar acara ini dipercayakan
pelaksanaannya kepada sebuah PR Firm/Consultant atau Media Relations
Agency/Specialist atau Advertising Agency yang mempunyai bagian media
relations services.
Mengapa begitu? Menyampaikan sebuah pesan bagi kalangan media/pers
memiliki suatu tata cara tersendiri. Apalagi kalau pesan ini adalah pesan
komersial. Media/pers akan mempunyai kriteria tersendiri tentang pesan mana
yang akan didahulukan pemberitaannya. Di mata kita seringkali kita anggap
sebuah berita itu sudah memenuhi syarat, tetapi bagi media/pers bisa saja
dianggap belum dan harus “mengalah” dibandingkan berita lain yang bagi
mereka lebih aktual dan mempunyai news value.
Nah, yang paling memahami cara fikir media/pers adalah kalangan praktisi public
relations dan media relations.
Para praktisi inilah yang bisa memberikan saran terbaik bagi kita untuk
menetapkan:

 Apakah kita memang memerlukan penyelenggaraan sebuah press conference?
 Atau cukup hanya dengan mengirimkan press release/news release saja? Atau
harus disertai pemuatan advertorial?
 Atau bahkan kita perlu menyelenggarakan sebuah press gathering yang
bersifat lebih bebas dan penuh keakraban, disertai makan siang/makan
malam bersama?
 Siapa yang akan menjadi moderator di press conference tersebut? Karena
harus ada seseorang yang mampu mengendalikan suasana agar semua
pertanyaan yang terkait dengan tujuan acara terjawab dengan baik
 Media/pers mana saja yang perlu diundang? Dan yang harus menerima
undangan apakah Pemimpin Redaksi nya, atau cukup ke wartawannya saja?
 Bagaimana dengan media elektronik seperti radio dan televisi? Siapa yang
harus diundang?
 Sebetulnya berapa orang yang diharapkan hadir dari setiap media?
Masih banyak pertanyaan yang sebetulnya bisa diajukan kepada praktisi media
relations yang menguasai dengan baik konsep penyelenggaraan acara ini.
Pertimbangan tentang waktu (jam dan hari) acara pun harus dengan seksama
direncanakan, karena terkait dengan kapan berita tersebut akan
dimuat/ditayangkan.
Sementara press tour dan press visit agak sedikit berbeda. Di press tour,
perusahaan mengundang beberapa media/pers tertentu untuk mengunjungi
sebuah objek yang terkait dengan kepentingan perusahaan tersebut, mis. pabrik,
site office, dll. Press visit mirip sekali dengan hal ini, tetapi prakarsanya datang
justeru dari kalangan media/pers yang ingin mengunjungi perusahaan untuk
keperluan peliputan yang lebih luas.
Ada satu hal yang amat penting untuk difahami dalam penyelenggaraan acara2
bagi media/pers ini – jangan pernah memberikan amplop yang berisi uang tunai
kepada media/pers! Baik dari sisi ketentuan dan peraturan, maupun dari tata
krama, hal ini dianggap tabu untuk dilakukan. Meskipun harus pula disadari
bahwa “tradisi” ini pernah menjadi semacam kelaziman di era terdahulu; tetapi
kemudian lahirlah kecenderungan negatif dari kelaziman tadi, yakni …
“pemuatan berita bisa dibeli”!
Di awal tahun 2010, Kementerian Komunikasi dan Informasi (KemKomInfo)
pernah menyelenggarakan acara dan kemudian membagikan telepon seluler
kepada para media/pers yang hadir. Telepon seluler ini disponsori oleh salah
satu merk terkenal. Dalam waktu singkat, kejadian ini menjadi bahan celaan dan
kritik keras dari berbagai kalangan. Bahkan beberapa media meminta agar
wartawan mereka yang menerimanya mengembalikan telepon seluler tadi.
Di beberapa event besar, termasuk international events, baik di penyelenggaraan
conference, congress, trade exhibition, sport events dan lain sebagainya,
seringkali penyelenggara menyediakan sebuah Press Center bagi kalangan
media/pers. Di Press Center yang lengkap biasanya tersedia:

Berbagai sarana komunikasi – telepon sambungan internasional (IDD),
pengiriman dan penerimaan facsimile, internet termasuk untuk keperluan email,
peralatan computers, termasuk printers, dlsb.
Di international sport event dan international conference, bahkan ada ruangan
besar yang berisi meja-meja kerja bagi para media/pers internasional, yang
sudah dilengkapi dengan berbagai keperluan pemberitaan – juga tersedia
ruangan bagi para juru foto dan juru kamera untuk mengerjakan hasil peliputan
mereka.
Kadang tersedia ruangan yang bisa dipinjam/dipakai untuk wawancara
radio/televisi dengan backdrop logo event tersebut.
Ada rak yang berisi press release/news release, foto2 yang boleh diambil oleh
media/pers untuk dimuat, dan printing promotion & publication materials
lainnya.
Kantin bagi para wartawan/media/pers beristirahat dan menikmati
makanan/minuman.
Dan kesemuanya itu adalah fasilitas gratis bagi kalangan media/pers yang
terdaftar (Registered Press). Jadi tidak untuk sembarang media/pers. Bagian
Humas (PR Section of the event) sudah menyusun daftar media/pers berdasarkan
pendaftaran resmi yang dilakukan sebelum event dimulai. Dengan demikian
hanya wartawan/media/pers yang mempunyai tanda pengenal resmi yang bisa
memanfaatkan semua fasilitas di Press Center.
Kongres organisasi berskala besar biasanya juga menyediakan sebuah Press
Center yang berukuran lebih sederhana. Bahkan pernah ada yang cuma
menyediakan ruangan kosong berikut meja kursi saja.
Bagi berbagai corporate event, keperluan media/pers ini sebaiknya direncanakan
sedini mungkin, karena kecermatan terhadap elemen2 kecil perlu disiapkan
dengan baik.
MARKETING GATHERING – event ini adalah sebuah corporate event yang
“bermuka dua” – ada sisi kepentingan internal dan ada sisi kepentingan eksternal
perusahaan. Bagi perusahaan yang mempunyai sales force berjumlah banyak,
marketing department yang besar, maupun marketing & distribution network
yang luas, corporate event ini merupakan ajang pertemuan mereka yang tidak
terlampau sering bisa terjadi. Di sini, mereka berkesempatan untuk saling
bertukar informasi, mis. tentang suasana pemasaran di daerah masing2
, berita2
terbaru tentang pesaing mereka dll. Dan itulah sebabnya sebuah marketing
gathering juga sangat mempunyai kepentingan internal yang kuat (bagi
perusahaan tertentu).
Di kepentingan eksternal, acara ini seringkali pula menghadirkan mitra bisnis
perusahaan dan rekanan, mis. advertising agency maupun media yang selama ini
membantu/mendukung perusahaan dalam keperluan promosi, agents dll.
Beberapa perusahaan sudah mempercayakan penyelenggaraannya kepada EO.

Suasana acara biasanya tidak telalu formil, bahkan beberapa di antaranya
menyisipkan pembicara tamu sebagai nara sumber perkembangan bisnis yang
ditekuni perusahaan. Salah sebuah radio swasta niaga bahkan pernah
menyelenggarakan marketing gathering di sebuah diskotik.
Pada dasarnya tingkat kesulitan event ini tidak telalu tinggi, dan persiapannya
tetap memerlukan waktu yang cukup (mulai dari konsep acara, penyebaran
undangan sampai akhir acara).
CORPORATE ANNIVERSARY – memperingati dan merayakan hari ulang tahun
perusahaan/organisasi memang merupakan event yang menarik. Dari yang
paling sederhana, cuma tumpengan di kantor saat makan siang, sampai
corporate anniversary yang menghabiskan ratusan juta rupiah di sebuah
convention center atau hotel berbintang lima yang fenomenal dan megah.
Sebagaimana sudah dikemukakan, corporate event yang satu ini mempunyai
beberapa sifat – evaluatif dan khusus.
Tema, tujuan dan sasaran event harus mampu dijabarkan dalam berbagai mata
acara. Harus diupayakan agar acara tidak didominasi dengan hiburan saja. Makna
sebuah peringatan bukan di aspek hiburannya saja.
EO atau penyelenggara yang menangani acara ini harus sangat kreatif dalam
menyusun konsep dan menciptakan mata acara yang menarik.
Jumlah audience akan berpengaruh pada pemilihan venue/lokasi, site/floor
plan/seating arrangement, anggaran dlsb., karena seringkali sebuah corporate
anniversary juga mengundang pihak eksternal, termasuk beberapa pejabat
terkait.
Persiapan sebaiknya dimulai beberapa bulan sebelum tanggal acara. Tingkat
kesulitan sangat tergantung pada besar kecilnya acara, jumlah undangan,
venue/lokasi, dan tentunya … anggaran yang tersedia.
Dan karena ini adalah sebuah peringatan ulang tahun perusahaan, maka faktor
budaya perusahaan tidak bisa diabaikan. Program perusahaan di tahun
mendatang bisa dijadikan masukan untuk dijadikan dasar pertimbangan dan
pemikiran kreativitas konsep acara.
Faktor usia juga sering dijadikan alasan besar kecilnya perayaan (tradisi di
Indonesia). Ulang tahun pertama, ketiga, kelima, kedelapan, kesepuluh,
keduapuluhlima, sering dijadikan alasan ukuran perayaan (bahkan untuk
peringatan tertentu bisa memperbesar anggaran yang disediakan).
Dan EO yang dipercaya untuk menjadi penyelenggara acara ini harus mendalami
seluruh budaya perusahaan secara baik termasuk misi dan tujuan yang ingin
dicapai dengan perayaan ini.
Di organisasi, biasanya ini juga dikaitkan dengan kongres tingkat nasional atau
musyawarah nasional, yang sekaligus merupakan ajang pergantian kepengurusan
tingkat pusat. Di lembaga pendidikan, peringatan ini juga sangat dihargai dengan
perayaan yang meriah. Di lembaga lain, bahkan kadangkala ada hari

peringatannya sekaligus, mis. Hari Koperasi, Hari Angkatan Bersenjata, Hari
Bahari dlsb.
EMPLOYEE GATHERING, FAMILY GATHERING – keduanya praktis sama.
Perbedaannya hanya di faktor kepesertaan. Employee gathering memang hanya
diperuntukan bagi karyawan, sementara family gathering memberikan
kesempatan bagi karyawan untuk membawa serta keluarganya (anak isteri).
Ada beberapa hal yang cukup penting untuk diperhatikan, antara lain:
Perlu survey lokasi dengan cermat agar memenuhi kebutuhan mata acara yang
diadakan, termasuk masalah air bersih, keamanan dan kenyamanan, penginapan
apabila ada lebih dari 1 hari, logistik termasuk urusan makanan dan minuman
Perencanaan tema, tujuan dan sasaran yang seksama bisa memberi makna dan
arti yang berbobot – seringkali perusahaan hanya berslogan “untuk menjalin
komunikasi dan mengurangi kesenjangan vertikal antara atasan bawahan”,
tetapi pada kenyataannya ketika acara dilaksanakan, kesenjangan itu tetap ada.
Penetapan waktu sangat penting agar tidak mengganggu rutinitas perusahaan,
terutama bagi perusahaan yang kehidupannya bersandarkan pada kapasitas
produksi (pabrik tidak bisa berhenti bekerja hanya karena mau acara employee
gathering!)
Tidak wajib diselenggarakan setiap tahun.
Perencanaan sebaiknya dibuat/disusun sedini mungkin, karena acara ini betul2
mengandalkan ketersediaan anggaran perusahaan. Meskipun demikian bukan
berarti bahwa tidak ada perusahaan yang bersedia menyisihkan anggaran besar
untuk acara ini. Pernah ada pabrik yang menyelenggarakan acara employee
gathering (tanpa keluarga) sehari penuh untuk 3400 karyawannya (hari itu pabrik
berhenti produksi dan hanya dijaga oleh keamanan) dengan anggaran yang
ratusan juta. Door prize tersedia sebanyak 150 buah, dari yang paling sederhana
(mis. rice cooker, iPod, handphone di bawah 1 juta rupiah) sampai sepeda motor.
Karyawan petugas keamanan yang tidak bisa ikut serta diberi kompensasi dalam
bentuk dana tunai.
Pada intinya acara ini lebih mengutamakan kesegaran mata acara untuk
menghibur karyawan (kadang termasuk keluarganya), memberikan penghargaan,
menanamkan rasa kekeluargaan, dan pleasure purpose.
EO sudah banyak yang dipercaya untuk penyelenggaraan acara ini. Tingkat
kesulitannya lebih banyak pada teknis operasional.
WORKSHOP, IN-HOUSE SEMINAR, CONVENTION/CONGRESS (ORGANIZATION),
SYMPOSIUM – beberapa perusahaan besar yang bergerak di jenis industri
tertentu kadangkala menyelenggarakan workshop untuk keperluan karyawan,
dan juga melibatkan mitra kerjanya. Atau bahkan in-house seminar (hanya untuk
karyawan) yang mengundang beberapa pembicara ahli dari luar perusahaan. Ini
termasuk kalangan perminyakan, industri besar, dll.

Di kalangan organisasi dan institusi tertentu, mereka juga menyelenggarakan
konvensi atau kongres, bahwa di organisasi profesi kalangan kedokteran dan
farmasi nama symposium sudah begitu akrabnya. Di Indonesia saja hampir tiap
bulan ada symposium dari kalangan ini yang dihadiri oleh para dokter,
paramedis, dan ahli farmasi.
Secara teknis operasional, acara ini 90% sama dengan jenis convention event.
Beberapa kelainan yang ada hanyalah faktor pendanaan (non-commercial, dana
perusahaan), pembicara (spesifik sesuai kebutuhan perusahaan), topik bahasan
(sangat spesifik sesuai bidang industri/bisnis perusahaan) dan lokasi (beberapa
perusahaan yang sudah mempunyai ruangan untuk pendidikan & pelatihan lebih
suka menyelenggarakannya di kantor supaya tidak mengeluarkan biaya terlalu
besar untuk keperluan venue).
Tingkat kesulitannya tidak terlampau tinggi dan persiapannya cukup sederhana –
apalagi kalau perusahaan yang rutin menyelenggarakannya setiap beberapa
bulan. Acara ini juga merupakan bagian dari peran dan fungsi adanya Diklat di
sebuah perusahaan. Beberapa EO sudah memperoleh kepercayaan sebagai
penyelenggara acara ini, tentunya dengan salah satu syarat yang paling
mendasar yakni, EO harus memahami betul kebutuhan industri terkait.
OPEN HOUSE – jangan diasumsikan bahwa ini adalah ‘open house’ yang
dilakukan oleh kepala negara atau pejabat-pejabat ketika menerima tamu di hari
raya keagamaan, atau sejenisnya.
Open House yang akan diulas di sini adalah sebuah acara yang banyak
diselenggarakan oleh lembaga pendidikan. Acara ini merupakan suatu multi
collaboration event yang unik, menarik, mampu menyerap banyak pengunjung
kalau dikelola dan diolah dengan baik, dan bahkan dinantikan oleh beberapa
kalangan karena kepentingannya.
Mengapa?
Coba kita simak, acara apa saja yang diolah secara multi collaboration event ini:
Ada seminar tentang lembaga pendidikan terkait atau tentang salah satu topik di
dunia pendidikan maupun profesi yang menarik, dengan menghadirkan
pembicara yang andal, terkenal dan populer
Ada pameran kecil yang menampilkan karya pada siswa/i maupun lulusan
lembaga pendidikan terkait (bahkan apabila ada jurusan desain busana, maka
juga diselenggarakan acara pagelaran busana/fashion show, ada pameran maket
oleh jurusan arsitektur dlsb.)
Ada coaching programme bagi pengunjung yang ingin mengenal salah satu
jurusan dengan lebih terperinci
Ada 1-on-1 counseling desk, dimana pengunjung bisa berdiskusi dengan para
ahli/mentor tentang jurusan yang diminatinya
Ada hiburan dan gerai-gerai makanan ringan maupun minuman bagi pengunjung
Dan … tentunya ada meja penerimaan siswa baru!
Apabila diolah dengan baik, maka acara ini bisa semarak mirip dengan PENSI
(pentas seni) para siswa/i – bedanya PENSI menitik beratkan konten acara pada

hiburan kesenian, sementara Open House menitik beratkannya pada penerimaan
siswa baru dan pagelaran hasil studi siswa yang sudah ada.
Beberapa lembaga pendidikan menyelenggarakan acara ini selama 1,5 hari. Pada
hari kedua, acara dititik beratkan pada acara yang statis (penerimaan siswa baru,
pameran, 1-on-1 counseling desk).
Di Indonesia baru ada segelintir lembaga pendidikan yang bersedia
mempercayakan acara ini ke EO. Alasan yang selalu dikemukakan adalah biaya
atau besar anggaran yang dibutuhkan. Mereka lebih suka mengerahkan
organisasi siswa/i atau membuat panitia khusus (ad hoc).
Dari berbagai informasi yang terkumpul, diperoleh kabar bahwa lembaga
pendidikan masih belum “berani” menghadirkan sponsor di acara ini. Ada
semacam kekhawatiran bahwa publik maupun kementerian terkait di
pemerintah akan menganggap bahwa mereka sudah meng-komersial-kan acara
tersebut.
Sementara itu sebuah perguruan tinggi swasta yang pernah mempercayakan
acara ini (dalam skala yang besar) kepada sebuah EO, bahkan berhasil
mengerahkan beberapa sponsor yang baik dan juga terkait dengan dunia
pendidikan secara langsung – ada sebuah bank dengan program tabungan
berbea-siswa, ada perusahaan asuransi jiwa berbea-siswa, ada penerbit yang
sekaligus pemilik toko buku besar, ada produsen alat tulis, ada distributor peranti
lunak komputer, dan unit usaha lembaga pendidikan tersebut yang bergerak di
dalam bidang kursus spesialisasi.
Acara ini memang sebaiknya direncanakan dan dikonsep jauh-jauh hari. Tingkat
kesulitannya tidak terlampau tinggi. Kejelian mencari dan mengusahakan
sponsor yang tepat membutuhkan ketekunan kerja.
RELIGIOUS EVENT – acara Berbuka Puasa Bersama, Halal Bihalal, Natal Bersama,
Paskah Bersama, termasuk dalam religious event. Belum banyak perusahaan
yang mempercayakan penyelenggaraan religious event kepada kalangan EO.
Wajar saja, karena acara ini masih dianggap sebagai acara internal yang memiliki
beberapa keterbatasan, termasuk keterbatasan anggaran, jumlah audience yang
juga tidak terlampau banyak, dan lain sebagainya.
Meskipun demikian, religious event meninggalkan beberapa catatan teknis yang
perlu memperoleh perhatian dari penyelenggara (siapapun), a.l.:
 Harus dipisahkan mata acara ibadah dan hiburan, agar undangan/tamu yang
bukan beragama sama tetap dapat menghadiri perayaan ini, di saat mata
acara hiburan
 Susunan acara yang monotone perlu mendapatkan peningkatan kreativitas
penyelenggara
 Seringkali penyelenggara yang berbentuk panitia khusus (ad hoc) melibatkan
jumlah orang yang tidak sedikit, sehingga terjadi ‘tumpang tindih’ di
pembagian tugas dan tanggung jawab.
Ketiga hal ini patut memperoleh perhatian, agar ‘warna’ religious event benar-
benar berbobot dan tidak lagi terasa membosankan.

Tingkat kesulitannya tidak terlalu tinggi, dan persiapannya pun tidak terlalu lama.
Yang menjadi ‘tantangan’ bagi penyelenggara adalah waktu penyelenggaraan
yang tidak boleh terlampau jauh dari hari raya terkait, sehingga penyelenggara
memang harus bekerja ekstra gesit.
SOCIAL CORPORATE EVENT – sebelum CSR (corporate social responsibility)
dikenal di Indonesia, sebetulnya social corporate event sudah sering
dilaksanakan, mis. donor darah bersama, pengumpulan dan penyerahan
sumbangan ke rumah-rumah yatim piatu maupun wisma lansia, dan beragam
kegiatan sosial lainnya. Sehingga dasar pemahaman acara ini sudah cukup
disadari dan menjadi sebagian budaya perusahaan.
Sejak CSR dikenal dan kemudian semakin populer di Indonesia, maka perusahaan
semakin menyadari kegiatan sosial apa saja yang sebetulnya mampu
memberikan manfaat bagi masyarakat. Jenisnya pun mulai bertambah. Beberapa
perusahaan besar menyisihkan keuntungan yang diraihnya untuk berbagai
kegiatan sosial. Bahkan kini dana untuk CSR sudah dianggarkan setiap tahunnya.
Ikut serta menyerahkan Qurban di Hari Raya Idul Adha, membangun atau
memperbaiki gedung-gedung sekolah (kebanyakan di daerah), turut membangun
fasilitas umum (perbaikan jalan, MCK bersama dll.), maupun fasilitas khusus
(rumah ibadah) sudah dikenal baik.
Di dalam public relations, berbagai kegiatan ini dikaitkan dengan community
relations – secara makro (generasi, bangsa) maupun mikro (lingkungan,
komunitas). Mulai dari bantuan bagi karyawan dan keluarganya yang mengalami
musibah (mikro), memberikan beasiswa kepada anak karyawan (mikro) sampai
pada bantuan bagi korban bencana alam (makro), pembangunan irigasi dan
instalasi air bersih di daerah terpencil (makro), turut menanam bibit pohon di
kawasan tertentu untuk mencegah erosi dan banjir (makro).
Ada kalimat yang sering dikumandangkan untuk kegiatan sosial seperti ini –
“Mana yang lebih bermanfaat, memberikan alat pancing (joran) atau
memberikan ikan hasil pancingan?”
Keterlibatan EO lebih banyak pada puncak acara peresmian kegiatan sosial itu
sendiri. Belum banyak perusahaan yang melibatkan EO dalam kegiatan sosial
seperti ini. Karena kegiatan sosial komunitas yang bersifat makro biasanya
membutuhkan waktu lama, sementara yang mikro bisa dilaksanakan sendiri oleh
perusahaan.
Anggaran memang sulit diukur seberapa besarnya, kesemuanya itu tergantung
pada kegiatan sosial apa yang akan dilaksanakan.
Sementara tingkat kesulitannya juga sangat tergantung pada kegiatan itu sendiri.
EXHIBITION/TRADE SHOW – perusahaan pabrikan (manufacturer) dan produsen,
maupun distributor barang impor skala besar, lebih mampu menyelenggarakan
pameran tunggal. Pertama, karena varian produk mereka yang luas/banyak (mis.
Unilever, Sinar Mas, Astra Group, Indo Group, OT Group, FMM). Dan kedua,

karena perusahaan sejenis ini memang berkemampuan untuk melakukannya
demi kepentingan pemasaran mereka.
Bagi perusahaan yang biasa-biasa saja, mereka lebih memilih menjadi peserta
sebuah pameran terkait. Harus kita sadari bahwa ada banyak sekali alasan keikut
sertaan sebuah perusahaan di pameran (pameran penjualan, pameran dagang
dll.).
Apabila perusahaan menyelenggarakan sendiri pameran tunggal, maka besar
sekali kemungkinan ada PEO (professional exhibition organizer) atau EO (event
organizer) yang terlibat di dalam acara tsb. karena tingkat kesulitan
penyelenggaraan sebuah pameran memang cukup tinggi.
Di dalam sebuah pameran tunggal, maka PEO atau EO yang dipercaya tadi, harus
menyusun dan menata seluruh prosedur dan proses kegiatan secara baik dan
terencana.
Beberapa perusahaan yang berpameran tunggal bahkan melakukan kolaborasi
event ini dengan peringatan tertentu keperluan perusahaan.
Unilever dalam memperingati kehadirannya di Indonesia, bahkan
menyelenggarakan pameran tunggal besar-besaran, yang merupakan salah satu
kegiatan mereka selama beberapa hari – sebuah multi collaboration event yang
sangat terencana dengan baik.
Anggaran tentunya cukup besar bagi pameran tunggal.
Sangat berbeda apabila perusahaan hanya menjadi peserta di sebuah pameran.
Maka di dalam kegiatan seperti ini EO tidak pernah dilibatkan, karena
konsentrasi pelaksanaannya merupakan tanggung jawab Marketing Dept.
perusahaan yang bekerja sama dengan PR Dept (kalau ada), advertising agency
rekanan (kalau terikat pada kerja sama) dan bagian-bagian lain di perusahaan
yang mampu mendukung keikut sertaan tsb.
Khusus mengenai pameran (exhibition) ada paket program terpisah.
OUTING/OUTBOUND, TEA WALK – termasuk beberapa outdoor sport event
lainnya (bersepeda bersama, jalan sehat di Minggu pagi), termasuk event yang
bisa dimanfaatkan untuk melestarikan budaya perusahaan. Melalui event seperti
ini jalinan kerja sama antar karyawan, kebersamaan dan kekeluargaan, fisik yang
sehat dan produktif, dll bisa dijadikan aspek manfaatnya.
Ada yang bisa diselenggarakan sebagai salah satu regular activity (jalan sehat
Minggu pagi) tiap sebulan sekali, atau bahkan ada juga yang diselenggarakan
berkaitan dengan corporate anniversary (bersepeda bersama), atau digabungkan
dengan employee/family gathering (tea walk, outing/outbound).
Kalau sudah digabungkan dengan corporate anniversary atau employee/family
gathering, biasanya EO mulai terlibat atau dipercaya untuk menjadi
pelaksananya.
Khusus untuk outing/outbound, di Indonesia sudah banyak berdiri outdoor
activities event organizer. Mereka memang specializing di sektor ini. Bahkan

termasuk tea walk, ecotourism maupun voluntourism. Mereka bukan hanya
bertindak selaku organizer/executor, tetapi juga menyediakan instructor dll.
Tingkat kesulitan tidak terlampau tinggi bagi organizer yang memang specializing
di sektor ini, tetapi tentunya akan cukup menyulitkan bagi EO biasa yang tidak
memahaminya secara baik. Anggaran sangat tergantung pada jumlah peserta,
lokasi, keragaman mata acara dan akomodasi yang diperlukan.
Kerja sama antara EO yang menjadi penyelenggara acara pokok dengan
specializing organizer bisa saja dilakukan agar tujuan event ini tercapai.
APPRECIATION REWARD, ACHIEVEMENT REWARD – seringkali kita menyaksikan
iklan berwarna sehalaman penuh di salah satu media cetak ibukota yang
memuat banyak foto karyawan sebuah perusahaan. Di iklan tersebut mereka
masing-masing memperoleh “gelar” atas keberhasilan mereka (prestasi kerja).
Perusahaan yang seringkali menampilkan iklan seperti ini adalah dari kalangan
bisnis property dan asuransi. Sales & Marketing force mereka memang bekerja
dengan target yang tidak kecil dan benar-benar membutuhkan ketrampilan
(selling skill) dan motivasi yang baik. Atas keberhasilan mereka maka perusahaan
memberikan apresiasi dalam bentuk penghargaan (beragam bentuknya, di
samping financial incentive, dan “gelar” tadi, kadangkala mereka juga menerima
bonus lain lagi). Sebuah iklan sehalaman penuh ditayangkan dan foto mereka
menghiasi iklan tersebut. Publik yang menjadi klien mereka turut bangga atas
keberhasilan ini.
Acara puncak biasanya diselenggarakan secara khusus di sebuah hotel
berbintang lima atau di convention center yang megah.
Acara seperti ini tingkat kesulitannya sedang-sedang saja. Barangkali yang harus
menjadi pertimbangan adalah : tujuan acara sejalan dengan budaya perusahaan,
biaya yang dikeluarkan harus sesuai dengan kebutuhan, intinya bukan soal
mewah dan “heboh” tetapi pesan perusahaan sebagai apresiasi bisa diterima
oleh karyawan dengan baik.
PERESMIAN KANTOR/CABANG BARU – ini adalah salah satu dari official
corporate event - acara2 perusahaan yang bersifat resmi. Tingkat kesulitannya
rendah. Anggaran biasanya terbatas, sesuai kebutuhan saja. Kecuali peresmian
gedung kantor pusat yang baru, yang biasanya diselenggarakan dengan sangat
meriah dan memerlukan anggaran tidak kecil. Faktor protokol peresmian lebih
mendominasi konsentrasi penyelenggara. Kreativitas atas bentuk peresmiannya
sendiri juga diperlukan dengan benar, menarik, memikat, dan bisa menjadi
bahan publikasi.
Acara ini juga kadang2
diimbuhi dengan beberapa acara tambahan lainnya, mis.
press conference atau pameran sederhana. Lokasi dan daftar undangan turut
menentukan kemeriahan acara.
Beberapa EO sudah pernah menerima pekerjaan ini.

SERAH TERIMA JABATAN, PELANTIKAN – (hand-over ceremony, inauguration
ceremony) official corporate event lainnya. Sifatnya bahkan lebih internal. Di
kalangan BUMN/BUMD atau kantor pemerintah, acara ini bersifat sangat resmi.
Standing atau seating arrangement dan tata cara protokol yang penting dikuasai
dengan baik oleh penyelenggara. Anggaran terbatas. Tingkat kesulitan cukup
rendah.
Daftar undangan biasanya juga terbatas. Susunan acara sangat mengikat karena
kepentingan protokol. Peliputan media/pers juga ada, kadang2 disertai dengan
press conference.
Di perusahaan swasta, acara ini jarang diselenggarakan secara besar2an, kecuali
pada perusahaan yang besar/multinasional atau sudah Tbk.
Masih jarang dipercayakan ke EO, karena sifat internalnya tadi.
PENANDA-TANGANAN KERJA SAMA/PERJANJIAN – (official signing ceremony of
agreement/MOU and such of) masih official corporate event. Mirip dengan acara
Serah Terima Jabatan/Pelantikan, acara ini juga biasanya bersifat internal.
Keterlibatan eksternal biasanya hanya pada peliputan media/pers yang disertai
dengan press conference.
Penanda-tanganan kerja sama/perjanjian yang melibatkan BUMN/BUMD, kantor
dan lembaga pemerintah biasanya sangat resmi, penuh dengan tata cara
protokol. Daftar undangan sangat berperan, apalagi kalau penanda-tangannya
dihadiri kepala negara atau pejabat tinggi lainnya.
Tingkat kesulitan dan ketersediaan anggaran mirip dengan Serah Terima. EO juga
masih sangat jarang menerima pekerjaan seperti ini, karena faktor internal yang
sangat berpengaruh di acara ini.
Saya berkesempatan menangani acara ini sebanyak 2 kali – yang pertama adalah
di perusahaan swasta asing, dan yang satu kali lagi di sebuah kementerian,
dimana penanda-tangan perjanjian adalah Direktur Jenderal terkait dan Duta
Besar negara sahabat terkait.
IPO (Initial Public Offering) EXPOSE – salah satu corporate event yang tersulit.
Membutuhkan persiapan yang sangat cermat, teliti, terperinci, lama, dan
menguras enerji. Acara ini hanya diselenggarakan ketika sebuah perusahaan
akan ‘go public’. Perusahaan diwajibkan untuk mempersiapkan semua elemen
yang penting. Mis. auditing, due diligence, publication, promotion, annual
corporate report, kerja sama dengan Kementerian Keuangan, BAPEPAM, ISX
(Indonesia Stock Exchange), dlsb. itu adalah alasan mengapa acara ini harus
dipersiapkan sejak lama. Salah satu bank pemerintah yang melakukan merger
dan kemudian ‘go public’ beberapa tahun lalu, mempersiapkannya lebih dari 1
tahun.
Di Jakarta ada beberapa EO yang spesialisasi dalam penyelenggaraan acara ini.
Mereka sudah sangat faham seluruh lika-liku dan proses pengerjaannya.

Kebanyakan di antara mereka sering bisa ditemui di BAPEPAM atau melalui
beberapa pejabat di Kementerian Keuangan.
Tingkat kesulitannya tinggi. Anggaran cukup besar (bahkan di beberapa
perusahaan tertentu, anggaran yang disediakan besar sekali). Prosedur dan
proses pengerjaannya sangat mengikat. Keterkaitan berbagai pihak sangat kuat.
Faktor budaya perusahaan menjadi faktor penentu. Peraturan pemerintah dan
ketentuan lainnya menjadi elemen referensi yang sangat penting. Pemilihan
venue harus cukup seksama. Keterlibatan media/pers di press conference
maupun peliputan sangat penting.
Protokol sering tidak bisa diabaikan karena kehadiran beberapa pejabat
pemerintah.
MUSYAWAH NASIONAL dan sejenisnya – ada MUNAS, MUKERDA, MUSDA,
RAPIMNAS, RAKERNAS, RAKERDA, KONGRES, MUKTAMAR dll. Begitu banyak
istilah (dalam bentuk singkatan) yang dipopulerkan di Indonesia. Pada dasarnya
ini termasuk salah satu convention event (lihat BASIC EVENT MANAGEMENT).
Tetapi karena kepentingannya melibatkan sebuah organisasi/perusahaan (besar),
maka juga dimasukkan ke dalam kelompok corporate event sebagai pelengkap.
Frekuensi penyelenggaraan biasanya tergantung pada masa bakti kepengurusan
(di dalam masa bakti tersebut, setiap tahun biasanya ada Rapat Kerja Tahunan
atau Rapat Pimpinan Nasional dan sejenisnya)
Tingkat kesulitan MUNAS (dan sejenisnya ini) adalah pada elemen kepesertaan
(banyak, berasal dari berbagai daerah), akomodasi (untuk peserta), pengambilan
suara (peralatan, waktu, besar ruangan, prosedur voting), jumlah ruangan untuk
pertemuan paripurna (plenary) dan pertemuan komisi/bidang (break out) &
penanganan materi, tanda pengenal, keamanan, jasa boga, kebersihan, parkir
dlsb.
Itupun sangat tergantung pada jenis organisasi yang menjadi Host-nya. Dari
pengalaman, akan sangat membantu apabila organisasi berasal dari kalangan
non-politisi, swasta, organisasi profesi dll. Mereka sangat kooperatif. Tetapi kalau
dengan kalangan politisi, sangat birokratif dan rumit. Bahkan tidak jarang, ada
kejadian terlalu banyak “kapten dalam satu kapal”.
Tingkat kesulitan tinggi. Sektor operasional bekerja “24/7” (24 jam sehari, 7 hari
seminggu … alias non-stop), karena seringnya perubahan teknis. Anggaran cukup
besar, bahkan di kalangan organisasi politik bisa besar sekali. Tetapi yang
menjadi masalah, hampir semua dana keperluan anggaran penyelenggaraan
tidak berasal dari induk organisasi (kebanyakan dari sponsor, sumbangan dan
mitra). Sehingga dana seringkali datang tidak tepat pada waktu diperlukan.
Banyak penyelenggara (sebagian adalah EO) yang terpaksa melakukan pre-
financing, sebuah tindakan yang mengandung resiko tinggi. Kesulitan tindakan ini
adalah jaminan penggantian dana yang sudah dikeluarkan. Untuk itu memang
sangat disarankan agar ada perjanjian terperinci sedini mungkin secara resmi dan
kuat dasar hukumnya, supaya penyelenggara/EO tidak dirugikan.

Disarankan pula, pada saat acara sudah dimulai, semua proses pembayaran
sudah selesai, kecuali beberapa elemen kecil. Ini perlu menjadi perhatian agar
tidak terjadi kasus “bubar jalan” alias “bubar ngilang” (sudah beberapa kali
terjadi). Hubungan EO dengan para mitra akan terusik apabila Host (klien) tidak
bertanggung jawab.
Corporate Event adalah salah satu jenis event yang penuh tantangan. Tingkat
kesulitan yang seringkali cukup tinggi, waktu persiapan yang biasanya sangat
singkat, ketersediaan anggaran yang kadangkala terbatas (termasuk tidak
mudahnya menghadirkan sponsor), dan budaya perusahaan yang selalu harus
dijadikan acuan paling mendasar.
Di sisi lain corporate event tetap memikat. Karena ada beberapa EO yang hanya
melayani beberapa perusahaan, tetapi dalam kontrak kerja bertahun-tahun. EO
tersebut bisa “hidup” dengan tenang dari captive customers ini (tentunya juga
captive revenue). Dan itu merupakan bukti bahwa EO spesialis akhirnya memang
diperlukan.
Semoga semua masukan ini bermanfaat dan terima kasih sudah mempercayakan
tugas ini kepada saya untuk turut menambah pengetahuan anda di bidang event
management.
Selamat bekerja dan … BE CREATIVE, BE COMMITED, BE PROFESSIONAL!
---oOo---

Corporate Event Management (general)

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to Corporate Event Management (general)

Similar to Corporate Event Management (general) (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (16)

Corporate Event Management (general)